Presentada en las XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía, en Granada, el día 7 de noviembre de 2015

1. La colaboración digital
comunidades, tecnología e innovación
modelo colaborativo en la BNE
Ana Carrillo Pozas
XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía
Granada, 6 y 7 de noviembre de 2015

2. 1. ¿Qué es la colaboración digital?
La Colaboración digital - @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)

3. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Llegar juntos es el principio.
Mantenerse juntos, es el
progreso.
Trabajar juntos es el éxito.
Henry Ford (1863-1947)
Colaboración

4. Avances tecnológicos en colaboración y comunicación
en las organizaciones - Era digital
INTRANET
Empresa
2.0
s. XXI
2006 -
s. XX
Años 90
Correo-e Intranets Móviles
Foros, blogs,
wikis…
Intranets /
Redes
sociales
corporativas
Ecosistemas
digitales de
colaboración

5. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
La supervivencia de una
organización depende
cada vez más
de su capacidad de
movilizar y organizar el
trabajo de sus miembros
utilizando
la tecnología digital.
Colaboración digital
Oscar Berg (2015) @oscarberg

6. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
¿Qué es la colaboración digital?
La colaboración digital es el lugar virtual en el que convergen personas,
contenidos, servicios y procesos de colaboración para compartir
conocimiento y alcanzar un objetivo.
Imagen de opensource.com en Flickr (2010): https://flic.kr/p/7EfwoQ

7. 2. Retos para la colaboración digital
La Colaboración digital - @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)

8. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Los retos de la colaboración digital
Estructuras organizacionales
jerárquicas.
Retos tecnológicos.
Imagen de opensource.com en Flickr (2010). https://flic.kr/p/7S895j

9. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
“Organizational charts”, por Manu Cornet (27/06/2011). www.bonkersworld.net
Las estructuras organizativas
jerárquicas y verticales han
creado una cultura de relación
no colaborativa.
Reto 1: Diseños organizacionales
De jerarquías a “redarquías”

10. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Reto 2: Tecnológico
1. Proliferación de soluciones
tecnológicas colaborativas.
2. El software social en la nube:
crea oportunidades
abundantes para la
participación pero introduce
desafíos en el control de los
activos digitales de las
organizaciones.
3. La inversión no es sólo
tecnológica: la tecnología por
sí sola no construye
comunidades de trabajo
colaborativo ni crea una cultura
de la colaboración.
Imagen de opensource.com en Flickr (2010) https://flic.kr/p/7EfwbL
Imagen de opensource.com en Flickr (2010) https://flic.kr/p/8pLVg9

11. 3. El potencial de la colaboración digital
La Colaboración digital - @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)

12. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Redes Informales de relaciones y comunicaciones
Imagen de opensource.com en Flickr (2010) https://flic.kr/p/7HaGkd
Junto a las estructuras
jerárquicas y verticales
discurren en paralelo redes
informales de relaciones y
comunicaciones.

13. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Redes de conocimiento
El PLE de una organización. Carlos Magro. http://bit.ly/1Q8XjH9
“Social network”, por Oscar Berg (2015). https://flic.kr/p/xfhUZP
Entorno personal de aprendizaje de
una organización
Redes sociales corporativas y
personales
Las redes de conocimiento no residen únicamente en
el interior de las organizaciones

14. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Socialización del conocimiento
Imagen de opensource.com en Flickr (2010) https://flic.kr/p/7ZiTft
Cuando los individuos interaccionan unos con otros y comparten su
conocimiento, éste se incrementa y llega a ser más valioso que la suma de
conocimientos individuales.
Socialización del conocimiento = patrón para crear conocimiento en una
organización.
Ikujiro Nonaka (1991)

15. 4. Plataformas tecnológicas
colaborativas
La Colaboración digital - @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)

16. Múltiples soluciones
Dion Hinchcliffe (2015). How digital collaboration is fragmenting.... http://dionhinchcliffe.com/2015/06/29/how-digital-collaboration-is-fragmenting-and-why-its-
a-major-opportunity/

17. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Objetivos principales de las plataformas de
colaboración
• Mejorar la comunicación general, la conexión de
personas, la posibilidad de compartir información.
• Impulsar la productividad y efectividad de los equipos de
trabajo en proyectos y procesos de negocio.
• Ser el soporte de las comunidades que estimulan el
aprendizaje y la innovación, difunden las mejores
prácticas, y fomentan el trabajo en red entre iguales,
para fortalecer las relaciones profesionales e
interpersonales.

18. La tecnología acelera la colaboración
“Transforming the communication culture” y “Groups vs Teams”, Oscar Berg (2015). https://flic.kr/p/wXER6j y https://flic.kr/p/wXF4p5
Tecnologíacolaborativa

19. 4. Estrategias de implantación de
modelos colaborativos
La Colaboración digital - @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)

20. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Estrategias de implantación de modelos
colaborativos
Valores
Cultura
organiza-
cional
Estrate-
gias
integrada
s
Formación
continua
MetodologíaMotivación
Métricas

21. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Estrategias: Cultura organizacional
• Cultura compartida y liderazgo organizacional.
• Estructuras más participativas y relacionales.
• Implantación de metodologías colaborativas.
• Valores compartidos.

22. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Estrategias: integrada
Elements of modern enterprise collaboration, 2015. http://www.zdnet.com/article/how-collaboration-ended-up-in-it-why-it-may-move/ /
Tecnología
Contenido e
Información
Integración
Acceso
Competencias
Objetivos

23. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Estrategias de implantación
Metodología
• Diseño de la comunidad.
• Roles del moderador.
• Motivación y participación.

24. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Estrategias de implantación
Métricas
Hacen referencia a las consecuencias que tienen las actividades de las
comunidades en la creación de valor de la organización.
Indicadores de Impacto
• ¿Ha mejorado la eficacia de la tarea?
• ¿Qué procedimientos han mejorado?
• ¿Qué valor ha aportado a la organización?
Referido al nivel de participación de los miembros en las actividades
de las comunidades
Indicadores de
actividad
• Nº participantes
• Nº intervenciones
• Herramientas que utilizan
Hace referencia al número de productos de conocimiento elaborados.
Se trata de medir los objetivos propuestos para una comunidad
Indicadores de
producción o calidad
• ¿Qué productos ha creado la comunidad?
• ¿Con qué frecuencia o periodicidad?

25. 5. Modelo colaborativo de la BNE
La Colaboración digital - @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)

26. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Elementos del modelo colaborativo de la BNE
Diseño de
espacios de
colaboración
Metodología y
procedimientos
de trabajo
colaborativo
Gestión
documental
para la
elaboración de
productos de
conocimiento
Formación
permanente
Integración de la
solución
colaborativa en
la Intranet

27. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Vinculación de espacios a procesos
Procesos de la BNE
Adquisiciones Valoración Procesos técnicos
Gestión de las
colecciones
Atención al
ciudadano
Actividad cultural
Espacios de
colaboración
vinculados a los
procesos
Gestión
de las
coleccio
nes de
música
GT
Normali
zación
GT
RDA
Gestión
de las
coleccio
nes de
seriadas
GT
Fondos
MARC
Proceso
técnico
de
música
Proceso
técnico
de
seriadas
Adquisic
iones de
fondos
de
música
GT
Donativ
os
GT
Conserv
adores
Web
GT
Herrami
entas
de
recolecc
ión
GT
Depósit
o Legal
Electrón
ico

28. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Alfresco Share v. 4.2c Community Edition
App Mapa de Procesos
Esquema metadatos ENI
Tecnología colaborativa en BNE
Procesos de la BNE Espacios de
colaboración
Espacio
colabora
ción
Espacio
colabora
ción
Espacio
colabora
ción
Mapa de
Procesos
Ingreso Selección Depósito
Adquisición
Los espacios de
colaboración (en Alfresco)
se vinculan a un
proceso/subproceso del
mapa
La vinculación provee de
metadatos a los productos de
conocimiento de los grupos o
comunidades (documentos)

29. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Evolución de espacios de colaboración
4
8
21
24
42
46
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
Nº espacios de colaboración en BNE

30. 6. Conclusiones: ¿cómo innovar?
La Colaboración digital - @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)

31. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
De jerarquías A modelos en red
Estructurar la organización en base a redes de
colaboración
“The_hierarchical_organization_problems”, Oscar Berg (2015). https://flic.kr/p/wiqyLV
“The_hierarchical_organization_hub_and_spoke_network”, Oscar Berg (2015).
https://flic.kr/p/xcYrYJ
“Communication_interaction_collaboration”, Oscar Berg (2015). https://flic.kr/p/wigyad “Transforming the communicatin culture”, Oscar
Berg (2015). https://flic.kr/p/wXER6j

32. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Transición hacia modelos de trabajo en red
La transición desde la jerarquía hacia la redarquía (modelos organizativos
en red) puede realizarse mediante
comunidades de práctica = pieza que conecta las actividades de negocio
con las redes sociales.
Harold Jarche (2013)

33. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Modelo de madurez de comunidades
The Community Maturity Model (CMM). The Community RoundTable, 2009. http://www.communityroundtable.com/research/community-maturity-model/

34. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Colaboración digital abierta
• Adoptar modelo relacional para conectar
redes de conocimiento.

35. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Transformación digital
Improving a process with social technology. Oscar Berg (2015). https://flic.kr/p/xfRpSa
Incorporación de la tecnología digital y los modelos colaborativos en
todos los procesos de la organización.

36. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Vincular la colaboración con la estrategia de gestión
del conocimiento de la organización
• Vincular la necesidad del trabajo
colaborativo con las líneas estratégicas.
• Identificar el conocimiento que queremos
movilizar a través de la colaboración.
• Realizar una gestión documental de los
productos de conocimiento.

37. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Beneficios
• Aumento del acceso al
conocimiento.
• Ruptura de silos.
• Localización de expertos
y talento.
• Ser más relevantes.
• Acelerar la innovación.
• Aprovechar el valor de la
inteligencia colectiva.
• Adoptar modelos
relacionales de gobierno
abierto y transparencia.
• Mejora de la satisfacción
del cliente y empleado.

38. La Colaboración digital - Ana Carrillo Pozas @anacarrillop - XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía (Granada, 2015)
Éxito
Una empresa exitosa es aquella que
constantemente crea conocimiento nuevo,
lo convierte en un resultado valioso para la
organización y lo incorpora rápidamente en
nuevos productos y tecnologías, buscando,
como único propósito, la innovación
continua. Y, como hemos visto, es la
colaboración la que genera conocimiento.
Ikujiro Nonaka

39. Ana Carrillo Pozas
@anacarrillop
Jefe de Servicio de Web, Intranet y Medios
Sociales