Este documento describe los pasos del ciclo de vida de proyectos en LibrePlan Audiovisual. Incluye la gestión de modelos de presupuestos, la creación de presupuestos, la planificación del proyecto, y el seguimiento y control del coste y la productividad. Permite crear presupuestos a partir de plantillas, planificar los gastos en el tiempo, registrar los costes reales, y medir la productividad para controlar el proyecto.

1. 1 Earnings are the straight-time hourly wages or
salaries paid to employees. They include incentive
pay, cost-of-living adjustments,
and hazard pay. Excluded are premium pay for
Ciclo de vida de proyectos
overtime, vacations, and holidays; nonproduction
bonuses; and tips. The mean is computed by
totaling the pay of all workers and dividing by the
number of workers, weighed by hours.
con LibrePlan Audiovisual
Level 9 ..................................................
37.84 15.6 37.47 15.8 – –
Level 10..................................................
98.10 14.1 98.10 14.1 – –
Level 11..................................................
105.23 21.8 105.23 21.8 – –
Level 12..................................................
162.25 3.3 162.25 3.3 – –
Not able to be leveled....................................
18.39 4.0 18.91 4.1 13.03 4.0
First-line supervisors/managers of helpers,

2. Contexto del proyecto

3. Contexto
● LibrePlan Audiovisual es una adaptación de la herramienta
LibrePlan desarrollada por Igalia y Wireless Galicia con
fondos públicos, y la colaboración del Cluster del
Audiovisual Galego (CLAG) para resolver ciertas
problemáticas del sector Audiovisual de Galicia.
● El proyecto de partida LibrePlan es una aplicación web de
Software Libre de planificación, seguimiento y control de
proyectos.
● Es una herramienta genérica de planificación de proyectos y
recursos, con usuarios en todo el mundo, y una activa
comunidad de desarrollo.
http://www.libreplan.com/es/audiovisual

4. Contexto
● Al tratarse de una aplicación web, y para permitir que
todos los usuarios de una organización puedan
acceder a LibrePlan desde cualquier localización es
necesario que se encuentre instalado en un servidor
web con un sistema GNU/Linux y conectividad a
internet.
● Para conectarse al servidor de LibrePlan Audiovisual
simplemente es necesario un equipo con uno de los
navegadores web actualmente soportados
(principalmente Chrome o Firefox) y acceso a la red.

5. Fases del ciclo de vida en
LibrePlan Audiovisual
1. Gestión de modelos de presupuestos
2. Creación del presupuesto
3. Planificación del proyecto
4. Seguimiento y control de coste y productividad

6. Ciclo de vida
1. Existe una lista administrable de plantilllas de presupuesto.
2. Se crea un nuevo presupuesto a partir de uno de los modelos
existentes.
3. Se cubren los costes de cada un de los items del presupuesto, y se
eliminan o añaden líneas según sea necesario.
4. Se definen estimaciones de ejecución del gasto para las líneas del
presupuesto, y se planifica el proyecto.
5. Una vez planificado el proyecto, se refinan las previsiones de gasto
automáticas del presupuesto inicial si es necesario.
6. Se introducen los plazos y las productividades de rodaje previstas.

7. Ciclo de vida
7. A través de partes de coste, se imputan los gastos
ejecutados de cada item del proyecto.
8. Se realizan reajustes de las previsiones de gasto y toma
de decisiones en función del gasto realizado en cada item
del proyecto.
9. Se introducen las productividades reales de rodaje, para
contrastarlos con las estimaciones y reajustar las previsiones
10. Se repiten los pasos 7 a 9 hasta la finalización del proyecto
11. El proyecto finaliza y sus datos quedan registrados para
consulta posterior y extracción de conclusiones

8. Modelos de presupuesto

9. Modelos de presupuesto
● Son estructuras administrables en forma de árbol en las
se agrupan los elementos que imputan coste en un
proyecto.
● Inicialmente tendrán la estructura de capítulo, subcapítulo
e ítem.
● Sólo se puede especificar el coste a nivel de item, y los
capítulos y subcapítulos muestran los totales agregados.
● Se calculará el coste de cada línea del ítem de la
siguiente forma:
coste item = (costeunitario * duración * unidades )
+ vacacións + indemnización (se proceden).

10. Modelos de presupuesto

11. Modelos de presupuesto
● La lista de modelos de presupuestos existentes está en
Planificación > Modelos de presupuesto.
● En esta pantalla se podrán crear nuevos modelos de
presupuesto o modificar los existentes.
● Durante la edición de un modelo, el botón 'añadir' en la pestaña
de 'árbore de modelos' introduce un nuevo elemento al final del
listado, o dentro del nodo seleccionado.
● Se introducen los valores defectivos en todos los campos que
tendrá la plantilla cuando se utilice para crear proyectos a partir
de la misma.

12. Presupuestos

13. Presupuesto
● Resultado de crear un nuevo proyecto partiendo
de un modelo de presupuesto, cubriendo con
valores específicos para una produción los costes
y duraciones concretas.
● Tiene dos columnas complementarias que
permiten introducir la fecha de comienzo y fecha
de fin estimado de ejecución del coste de cada
item.
● Permite añadir nuevos items, o eliminar capítulos
o subcapítulos completos que no queramos
utilizar en el proyecto.

14. Presupuesto

15. Presupuesto
● Mediante el botón Nuevo de la pantalla principal, se crea un nuevo
presupuesto, indicando fundamentalmente el nombre del proyecto, el
modelo a emplear, fechas de inicio y fin.
● Esto crea un presupuesto tomando como partida los datos del
modelo seleccionado, en el que se irán introduciendo los datos
específicos del proyecto concreto.
● Todos los elementos de los que no se especifiquen fechas de inicio y
fin, se asumirá que imputan gasto al intervalo total del proyecto.
● Para visualizar los presupuestos creados, se accederá a la
perspectiva Lista de proyectos.

16. Plan de proyecto

17. Plan de proyecto
● Una vez que se decide planificar el presupuesto, se crea el plan de proyecto mediante
la opción de Cerrar presupuesto.
● Se posibilita planificar el gasto a nivel de capítulo, subcapítulo o item, en función del
nivel de detalle a emplear en el seguimiento del proyecto (presionando en el icono de
Planificar de la fila de cada capítulo, subcapítulo o item, respectivamente).
● De este modo, se distribuye automáticamente el total del costo de cada item del
presupuesto en el rango temporal indicado por las fechas de inicio y fin indicadas.
● Las modificaciones en el plan de proyecto no modifican el presupuesto inicial, lo cual
se puede consultar en la correspondiente perspectiva (Presupuesto).
● El plan de proyecto se puede acceder desde una perspectiva de la edición del árbol de
tareas e información del proyecto (Detalles del proyecto), una representación gráfica
(Planificación de proyecto) o una vista numérica detallada de gastos orzamentados,
planificados y reales en el tiempo (Administración avanzada).

18. Plan de proyecto

19. Plan de proyecto
● Para planificar a nivel de item, podemos expandir el árbol completamente, o
abrimos cada nodo con el botón correspondiente en el icono de la carpeta.
● Es posible ajustar (o añadir) las fechas de inicio y fin en este punto, las cuáles se
emplearán en el momento de presionar en Planificar para cada elemento.
● Se mostrarán en el diagrama de Gantt y en la asignación avanzada, sólo aquellas
tareas que se encuentren planificadas.
● La forma de añadir o eliminar elementos del plan de proyecto es análogo al de
administración de los modelos de presupuesto.
● Hechas las modificaciones deseadas, se debe presionar en el icono de Guardar,
para almacenar los cambios realizados.

20. Plan de proyecto
● Desde la perspectiva de Planificación de proyecto es posible mover
o redimensionar la tareas, lo que hará una redistribución de la
previsión de gasto de la misma uniforme en el tiempo indicado.
● En la parte inferior se muestra una gráfica que permite contrastar en
tiempo real el agregado de la previsión de los gastos del proyecto
sobre el gasto real que se va registrando.
● La perspectiva de Asignación Avanzada permite manipular en el
nivel de detalle seleccionado la previsión del gasto a planificar, así
como consultar los agregados de los costos incorporados mediante
los partes de coste de trabajo.

21. Plan de proyecto

22. Plan de proyecto

23. Partes de coste
● Mediante la opción del menú Coste > Gastos, se accede
a uno listado donde se encuentran los partes de gasto
realizados.
● Se permite agrupar los gastos en partes con la
granularidad temporal deseada.
● En cada parte, se introducirán valores de gasto asociados
a los elementos planificados, con la fecha en la que se
realiza la imputación.
● El botón de mostrar costes en la planificación muestra
barras que indican porcentualmente el porcentaje del
presupuesto estimado consumido, tanto a nivel de
items como de elementos agrupados.

24. Partes de coste

25. % consumido por tarea

26. Productividad de rodaje
● En la perspectiva Productividad de rodaje podemos introducir las
fechas de comienzo y fin de la fase en la que se va a medir el
progreso dentro del intervalo total del proyecto.
● Seleccionamos el tipo de unidad y el número total de elementos a
producir.
● Realizamos el ajuste de la distribución lineal automática
presentada si es necesario mayor nivel de detalle.
● A medida que introducimos progresos reales, el sistema permite
readaptar la planificación futura, y muestra la proyección de la
productividade actual con las mediciones reales existentes.

27. Productividade de rodaje

28. Cierre de proyecto
● Se repiten las tareas de monitorización, control
y planificación necesarias al largo de todo el
proyecto.
● Finalizado el proyecto, este queda almacenado
y proporciona métricas de desvío y cueste.
● Permite calcular los beneficios o pérdidas del
proyecto, y qué elementos del presupuesto
introdujeron las variaciones.

29. Dudas, comentarios, observaciones
libreplan-audiovisual@igalia.com
http://www.libreplan.com/audiovisual/