Este documento explica cómo generar correspondencia personalizada utilizando datos de Excel en Word. Primero, se crea un documento de Excel con campos como número, nombre, grado y especialidad. Luego, se crea una plantilla de Word vinculada a esos campos. Finalmente, se seleccionan los destinatarios de Excel y se combinan los datos para generar correspondencia individualizada para cada destinatario.

2.  Bien comenzaremos a realizar una correspondencia, primeramente tendremos que
generar un documento en EXCEL.
 Abrimos el programa EXCEL, y comenzaremos:
 Como requisitos necesitaremos estos campos No. (numero de alumno), Nombre ,
Grado, Especialidad.

3.  Después de realizar esto comenzaremos , pero antes como mínimo tener tres datos
en cada campo, de esta manera:
 Después de haber realizado esto guardamos el documento con el nombre que
deseamos y también en el lugar que deseamos.
 Ahora como segundo paso abriremos Word, y también necesitaremos una plantilla
en Word en donde se mostrará los datos que tenemos en Excel.

4.  La plantilla que usaremos será esta:
 En ella necesitaremos que tengan los del documento
De Excel que son los campos (Nombre, Grado y
Carrera) pero excepto el del numero ya que Word
Los organiza según se haya enumerado en la lista.

5.  Para generar la correspondencia ya tendremos que haber generado nuestra
plantilla. Comencemos:
 Tendremos que visualizar en nuestra barra de herramientas la pestaña que diga
“Correspondencia”:
 Después de haber encontrado esto necesitaremos encontrar la opción que dice
“Seleccionar destinatarios”:

6.  Ahora que seleccionamos la opción saldrá un cuadro, y en ella seleccionaremos la
que diga “Usar lista existente”:
 Seleccionamos “Usar lista existente” y en ese cuadro que nos mostrará buscaremos
la ubicación del archivo Excel ( dirección donde se guardo el documento):

7.  Bien ahora que hemos encontrado el documento solamente pulsamos abrir y listo.
 Ahora nos sale otro cuadro en ella tenemos los números de hoja del documento:
 Pero en este caso solamente usaremos la Hoja1 ya que el contenido de la Hoja 1 no
es demasiado, seleccionamos Hoja1$ y botón “Aceptar” :

8.  Bien ahora que hemos hecho esto , ahora nos dirigiremos a la plantilla. Ahora nos
dirigimos a los campos que colocamos en ella, comenzaremos con el campo
“Nombre”:
 Una vez esto vincularemos el campo “Nombre” con el otro campo “Nombre” de
nuestro documento Excel. Nos dirigiremos a la pestaña “Correspondencia” y
buscaremos la opción que diga “Insertar Campo combinado”

9.  Seleccionaremos esa opción y buscaremos la que tenga relatividad con nuestro
campo:
 Seleccionamos el que diga Nombre:
 Y por ultimo nos colocara esto
En donde debe corresponder:

10.  Bien ahora con el campos Grado:
 De igual manera Seleccionaremos esa opción y buscaremos la que tenga
relatividad con nuestro campo:
 Seleccionamos el que diga Grado:
 Y por ultimo nos colocara esto
En donde debe corresponder:

11.  En donde debe corresponder:Bien ahora con el campos Carrera:
 De igual manera Seleccionaremos esa opción y buscaremos la que tenga
relatividad con nuestro campo:
 Seleccionamos el que diga Grado:
 Y por ultimo nos colocara esto

12.  Bien ahora para realizar la correspondencia, en la pestaña de correspondencia
seleccionaremos la opción “Finalizar y Combinar”:
 Ahora nos mostrara un cuadro en donde haremos los siguiente:
 Damos en donde diga “editar documentos indi..”:
 Y ahora que le damos imprimir documentos
Elegiremos el que diga “Todos” y esperaremos un
Momento para que realice la impresión de los
Documentos:

13.  Y por ultimo como vemos ha generado nuestros documentos: