El documento explica los pasos para combinar correspondencia en Word 2010 utilizando una base de datos en Excel. Estos incluyen: 1) Crear un documento en Excel con la información tabulada y una carta en Word como documento base. 2) Seleccionar la opción de combinación de correspondencia en Word y utilizar el documento actual como base. 3) Examinar la ubicación de la base de datos en Excel para insertar los campos de nombre, dirección y otros datos de cada registro de manera individualizada en cada carta generada.

1. PASOS: COMO COMBINAR
CORRESPONDENCIA EN WORD 2010
YENNI CAMACHO
SAMIR SALGADO
Facultad de Ciencias Agrícolas
Montería - Córdoba

2. 1. Para desarrollar estas combinaciones es necesario crear
un documento en Excel con la información tabulada y una
carta en Word (usándolo como documento base, no
importando cual sea su contenido).

3. 2. Vamos a decirle a Word que
cree varios documentos, luego
nos dirigimos a nuestra base de
datos, en este caso en particular
se ha realizado una tabla en Excel,
Sin embargo se puede utilizar
otra herramienta en la cual
tengamos nuestros datos i.e: Una
taba en Access, en el directorio de
Outlook , etc. Teniendo guardado
el documento con cualquier
nombre no es de mucha
importancia, para el presente
caso se guardará en el escritorio
para mayor facilidad.

4. 3. Ahora nos vamos a iniciar combinación de correspondencia
y seleccionamos la última poción (paso a paso por el asistente)

5. Quedando de la siguiente forma y escogemos la opción
carta para que nos genere documentos y posteriormente
en la parte inferior derecha damos click a la opción
siguiente

6. Seguidamente en el paso dos escogemos utilizar
documento actual y en la parte inferior derecha
escogemos la opción siguiente: seleccionando
destinatarios.

7. Luego le damos la opción examinar (que es la opción que
aparece al ser la primera vez) y le damos click a la opción
examinar.

8. Como resultado de la opción anterior nos generará una
ventana donde seleccionaremos la ubicación de la base
de datos

9. Word nos reconoce el documento de Excel que habíamos
creado con anterioridad y seleccionamos la hoja 1, que es el
sitio en donde tenemos la información y le damos aceptar

10. Luego nos aparecerá una ventana con la información de la
base de datos y le damos la opción aceptar

11. Luego de eso damos click en la parte inferior derecha en
escribir carta y posteriormente en más

12. Luego colocamos el cursor en el documento frente del
escrito NOMBRE y damos click en la opción más elementos y
nos generará una ventana

13. Luego en nombre voy a seleccionar nombre y le damos
click en insertar y cierro, lo que indica que le estamos
diciendo a Word que nos ingrese los datos de la columna
nombre

14. De la misma forma coloco el cursor frente de la palabra
DIRECCIÓN y repetimos el paso anterior quedando así, lo
podemos realizar con el número de datos cualquiera

15. Luego pasamos al siguiente paso y le damos la opción
siguiente: vista previa

16. Quedándonos de la siguiente forma y luego le damos click
en la opción siguiente y seguidamente cilck en la opción
editar cartas individuales.

17. Luego nos aparecerá un recuadro que nos pide combinar
en un nuevo documento la cantidad que deseemos y click
en aceptar

18. Y finalmente tenemos realizadas las cinco cartas con
nombre, dirección y correo distinto