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DocOpenERP - Manual openerp.230209
- 1. Tabla de Contenidos PREFACIO...........................................................................................................................................6 El software de fuente abierta al servicio de la gestión.....................................................................6 La Solución Open ERP....................................................................................................................7 CONOCIENDO OPEN ERP..............................................................................................................10 Conectándose a Open ERP............................................................................................................10 Barra de preferencias.................................................................................................................11 Idiomas en Open ERP..........................................................................................................13 Solicitudes.................................................................................................................................13 Las solicitudes como un mecanismo de comunicación interna............................................13 Configuración de usuarios........................................................................................................16 Gestión de Asociados.....................................................................................................................17 Lista de Asociados................................................................................................................17 Categorías de los Asociados.................................................................................................18 Funcionalidades.............................................................................................................................20 Tour Guiado por Open ERP...........................................................................................................20 Asociados..................................................................................................................................20 Búsqueda de un asociado.....................................................................................................20 Formulario del asociado.......................................................................................................21 Acciones posibles sobre un asociado...................................................................................22 Contabilidad y Finanzas............................................................................................................24 Tableros de control....................................................................................................................25 Productos...................................................................................................................................25 Recursos Humanos....................................................................................................................27 Control de Inventario................................................................................................................28 Gestión de relación con Clientes y Proveedores.......................................................................29 Gestión de Compras..................................................................................................................31 Gestión de ventas......................................................................................................................31 Conceptos generales del flujo de trabajo............................................................................................33 Personalización de la Compañía Principal................................................................................33 Categorías de Asociados...........................................................................................................34 Productos y sus categorías........................................................................................................35 Ubicaciones de stock.................................................................................................................37 Creación de un plan de cuentas.................................................................................................39 Flujo de Trabajo.............................................................................................................................40 Pedido de compra......................................................................................................................40 Recepción de mercadería..........................................................................................................42 Control de facturas de compra..................................................................................................43 Pago al proveedor......................................................................................................................44 De la Propuesta de Ventas a el Pedido de Ventas......................................................................45 Preparación de mercadería para despachar a clientes...............................................................46 Facturación de Mercadería........................................................................................................48 Pago del cliente.........................................................................................................................48 Gestión de relaciones con los clientes................................................................................................50 Asociados.......................................................................................................................................51 Contactos...................................................................................................................................52 Categorías de los asociados.......................................................................................................53 Gestión de casos.............................................................................................................................53 Configuración de CRM.............................................................................................................54 Secciones..............................................................................................................................54 Categorías.............................................................................................................................55
- 2. Menú.....................................................................................................................................55 Uso de casos..............................................................................................................................57 Generación de calendarios........................................................................................................59 Análisis de desempeño..............................................................................................................60 Automatización de acciones usando reglas...............................................................................61 Usando el servidor de correo electrónico..................................................................................66 Perfiles de prospectos....................................................................................................................66 Uso efectivo de los perfiles.......................................................................................................67 Herramientas de Comunicación.........................................................................................................69 Interfaz de Mozilla Thunderbird....................................................................................................69 Instalación de la extensión de Thunderbird..............................................................................70 Interfaz de usuario de Thunderbird...........................................................................................71 Interfaz de Microsoft Outlook.......................................................................................................72 Instalación de la extensión de Outlook.....................................................................................72 Uso de la extensión de Outlook................................................................................................73 Interfaz de Microsoft Word............................................................................................................73 Instalación de la extensión de Word..............................................................................................74 Uso de la interfaz de Word........................................................................................................74 Contabilidad General..........................................................................................................................76 Desde la facturación hasta el pago.....................................................................................................76 Flujo de trabajo contable y generación automática de facturas.....................................................79 Facturas en Borrador.................................................................................................................80 Facturas abiertas o pro forma....................................................................................................80 Saldar entradas de facturas y pagos..........................................................................................81 Un sistema basado en archivos.................................................................................................83 Facturación.....................................................................................................................................83 Carga de una factura de cliente.................................................................................................85 Gestión de Impuestos...........................................................................................................90 Cancelación de una factura...................................................................................................91 Creación de la factura de un proveedor....................................................................................93 Notas de crédito........................................................................................................................97 Pago de facturas........................................................................................................................97 Entradas contables.........................................................................................................................98 Gestión de estados bancarios....................................................................................................99 Gestión de caja........................................................................................................................102 Entrada manual en un libro.....................................................................................................103 Proceso de reconciliación........................................................................................................104 Reconciliación automática.................................................................................................105 Reconciliación manual.......................................................................................................106 Gestión de pagos..........................................................................................................................108 Proceso para la gestión de órdenes de pago............................................................................109 Preparación y ejecución de órdenes........................................................................................110 Análisis Financiero...........................................................................................................................114 Gestión de cuentas a pagar / acreedores y cuentas por cobrar /deudores....................................114 Análisis financiero de asociados.............................................................................................115 Múltiples pasos de seguimiento..............................................................................................116 Situación del Asociado............................................................................................................118 Cuentas e Impuestos establecidos por ley....................................................................................120 Impuestos................................................................................................................................120 Configuración de una estructura impositiva.......................................................................121 Casos de Impuestos............................................................................................................122 Objetos de Impuestos.........................................................................................................123
- 3. Uso de Impuestossobre Productos, Asociados, Proyectos y Cuentas................................126 Los libros mayores y la hoja de balance.................................................................................128 Los libros.................................................................................................................................128 Declaración de Impuestos.......................................................................................................129 Análisis Financiero de la Compañía............................................................................................131 Indicadores de gestión.............................................................................................................131 Análisis de tiempo de los indicadores................................................................................132 Definición de sus propios indicadores................................................................................133 Buena gestión presupuestaria..................................................................................................133 El Tablero de Control de Contabilidad....................................................................................135 Configuración de cuentas.................................................................................................................137 Plan de cuentas.............................................................................................................................137 Creación de un plan de cuentas...............................................................................................138 Planes de cuentas virtuales......................................................................................................140 Libros...........................................................................................................................................142 Configuración de un Libro......................................................................................................142 Control y Asistencia para la carga de datos............................................................................143 Períodos y Años Fiscales.............................................................................................................144 Definiendo un período o un año fiscal.........................................................................................145 Cierre a fin del año..................................................................................................................145 Condiciones de Pago....................................................................................................................146 Entradas al comienzo de un año..................................................................................................147 Gestión efectiva de la compañía.......................................................................................................148 Cuentas Analíticas............................................................................................................................148 Para cada empresa, su propio plan analítico................................................................................150 Caso 1: Una empresa fabricante industrial.............................................................................150 Caso 2: Un estudio de abogados.............................................................................................153 Caso 3: Una compañía de servicios de IT...............................................................................155 Configuración de las cuentas analíticas.......................................................................................158 Configuración del plan de cuentas..........................................................................................158 Creación de los libros..............................................................................................................160 Registros analíticos......................................................................................................................161 Entradas automáticas...............................................................................................................162 Carga manual de registros.......................................................................................................164 Análisis Financiero......................................................................................................................164 Análisis por cuenta..................................................................................................................165 Balance Analítico...............................................................................................................165 Balance Analítico Invertido................................................................................................165 El Libro Mayor de Costo....................................................................................................166 El Libro Mayor de Costo (solo cantidades)........................................................................166 Indicadores Clave....................................................................................................................167 Recursos Humanos...........................................................................................................................169 Gestión de RR. HH......................................................................................................................169 Gestión de Personal.................................................................................................................170 Gestión de Contratos de Empleo.............................................................................................171 Entrada y Salida......................................................................................................................172 Hojas de Asistencia......................................................................................................................173 Configuración de empleados...................................................................................................174 Carga de datos en la hoja de asistencia...................................................................................175 Evaluación de costos de servicio............................................................................................178 Gestión por departamento.......................................................................................................180 La Gestión de Servicios....................................................................................................................183
- 4. Políticas de gestiónde precios.....................................................................................................183 Creación de lista de precios....................................................................................................185 Versiones de Listas de Precios............................................................................................185 Reglas para calcular precio.................................................................................................186 Lista de Precios por defecto...............................................................................................188 Caso de uso de listas de precios..............................................................................................188 Definición de la lista de precios.........................................................................................190 Condiciones de contratos de clientes..................................................................................191 Otras bases para el cálculo de precios.....................................................................................193 Gestión de precios en varias monedas....................................................................................193 Gestión de Contratos de Servicios...............................................................................................194 Contrato con precios fijados...................................................................................................194 Contratos costo - reembolso....................................................................................................196 Contratos con precio fijado facturados a medida que se lleva a cabo el servicio...................198 Contratos limitados a una cantidad.........................................................................................201 Planeamiento que mejora el liderazgo.........................................................................................201 ¿Planeamiento por tiempo o por tareas?.................................................................................203 Creación de planes..................................................................................................................205 Uso correcto del planeamiento................................................................................................205 Planeamiento en todos los niveles de la jerarquía...................................................................206 Tratamiento de gastos..................................................................................................................207 Un proceso integrado..............................................................................................................207 Reclamo de gastos...................................................................................................................208 Organización interna y Gestión de proyectos...................................................................................211 Gestión de proyectos....................................................................................................................211 Definición de un proyecto y sus tareas...................................................................................212 Gestión de tareas.....................................................................................................................213 Asignación de roles: Gerentes de cuenta y Gerente de proyecto............................................215 Facturación de tareas...............................................................................................................216 Planeamiento y prioridades en la gestión................................................................................218 Delegación eficiente................................................................................................................219 El arte de la productividad sin estrés...........................................................................................220 No todo lo urgente es necesariamente importante..................................................................221 Organizando su vida sistemáticamente...................................................................................222 Contexto..................................................................................................................................222 Cajas de tiempo..................................................................................................................222 Metodología y procesos iterativos......................................................................................223 Algunos resultados convincentes.......................................................................................226 Personalización de Open ERP..........................................................................................................227 Creación de un Módulo de Configuración...................................................................................228 Personalización del menú............................................................................................................230 Dejar que los usuarios cambien ellos mismos sus contraseñas...............................................230 Personalización de la página de inicio para cada usuario.......................................................232 Asignación de valores por defecto a los campos....................................................................233 Cambio de terminología..........................................................................................................234 Traducción a través de un archivo CSV.............................................................................234 Cambios a través de la interfaz cliente...............................................................................236 Gestión de derechos de acceso.....................................................................................................237 Grupos y Usuarios.......................................................................................................................238 Derechos de acceso para los menús........................................................................................238 Derechos de Acceso a Objetos................................................................................................240 Historial de modificación........................................................................................................242
- 5. Configuración de losflujos de trabajo.........................................................................................242 Definición de los Flujos de Trabajo........................................................................................243 Configuración de reportes............................................................................................................243 Gestión de reportes estadísticos..............................................................................................244 Modelar un nuevo reporte..................................................................................................244 Personalización de los tableros de control.........................................................................246 Gestión de plantillas de documentos con OpenOffice.org......................................................246 Instalación del módulo de OpenOffice.org........................................................................248 Conexión de OpenOffice.org a Open ERP.........................................................................248 Modificación de reportes....................................................................................................248 Creación de un nuevo reporte.............................................................................................250 Creación de encabezados comunes para reportes...................................................................251 Importar y exportar información..................................................................................................252 El formato CSV para estructuras de bases de datos complejas...............................................252 Campos muchos-a-uno.......................................................................................................254 Campos muchos-a-muchos.................................................................................................255 Campos uno-a-muchos.......................................................................................................255 Ejemplos de importación de archivos CSV............................................................................256 Categorías de Asociados.....................................................................................................256 Nuevos Asociados..............................................................................................................258 Exportar Información..............................................................................................................259 Metodología de implementación......................................................................................................262 Planeamiento y Análisis de los Requerimientos..........................................................................262 Métodos de planeamiento.......................................................................................................264 Despliegue...................................................................................................................................264 Opciones de despliegue...........................................................................................................265 La Ofeta de Software como un Servicio (SaaS).................................................................265 Hosting por un proveedor...................................................................................................266 Instalación Interna..............................................................................................................268 Procedimiento de Despliegue..................................................................................................269 Entrenamiento del usuario...........................................................................................................271 Soporte y mantenimiento.............................................................................................................271 Actualizaciones y mejoras......................................................................................................272 Versión Migración...................................................................................................................273
- 6. PREFACIO1 Los Sistemas deInformación han jugado un rol cada vez más visible en la mejora de la competitividad de los negocios a lo largo de los últimos años. No son sólo herramientas para manejar tareas repetitivas, sino que se están usando para guiar y promover todas las actividades diarias de una compañía. Un software de gestión integrada es un recurso clave que otorga una ventaja competitiva significativa. La respuesta habitual de una empresa a las necesidades de agilidad, fiabilidad y respuesta a expectativas que crecen rápidamente es crear una organización basada en departamentos, con una estructura lineal integrada alrededor de sus procesos operativos. Para aumentar la eficiencia entre la gente de ventas, los contadores, el personal de logística y todos los demás, usted debería tener un entendimiento común de sus problemas. Para esto se necesita un lenguaje común que permita compartir las referencias, las políticas y la comunicación en la organización. Un sistema ERP (por Enterprise Resource Planning, planificación de recursos empresariales) constituye la plataforma ideal para este punto de referencia común. El software de fuente abierta al servicio de la gestión Los riesgos y los costos de integración son barreras importantes para todas las ventajas que Usted obtiene de estos sistemas. Ésta es la razón por la cual, todavía hoy, pocas PyMEs usan ERP. Además, los vendedores más grandes de ERP, como SAP, Microsoft y Oracle, no han sido capaces de reconciliar el poder y la cobertura integral de un ERP con la simplicidad y flexibilidad deseadas por los usuarios. Y esto es precisamente lo que están buscando las PyMEs. 1Este manual está basado en Open ERP: a modern approach to integrated business management systems, escrito por los creadores de Open ERP, Fabian Pinckaers y Geoff Gardiner. Para conocer más sobre ellos y Tiny SRL, el editor de Open ERP, visite http://www.openerp.com/.
- 7. Los procesos dedesarrollo de software de fuente abierta y los nuevos modelos de negocios adoptados por sus desarrolladores, brindan un nuevo modo de resolver dichos problemas de costo y calidad para esta clase de software empresarial. Para que un sistema ERP esté totalmente disponible para las PyMEs la prioridad es la reducción de costos. El software de fuente abierta lo hace posible al reducir los costos de desarrollo al permitir la reutilización constante de las librerías de software de fuente abierta, eliminar los intermediarios (distribuidores) con todos gastos generales de venta, eliminar los costos de ventas con la publicación libre del software y reducir considerablemente los gastos de marketing. Al existir una interacción abierta entre miles de colaboradores y asociados trabajando en el mismo proyecto, el escrutinio resultante beneficia enormemente la calidad del software producido. Y usted no puede ser todo al mismo tiempo: contador, desarrollador de software, vendedor, profesional de calidad ISO 9001, especialista en productos agrícolas, experto en las costumbres y hábitos de los vendedores farmacéuticos, sólo para empezar. Con estos requerimientos tan amplios, qué podría ser mejor que una red mundial de asociados y colaboradores. Cada uno de ellos suma su propia colaboración de acuerdo a su capacidad profesional. A través de este libro, usted verá que los resultados superan cualquier expectativa razonable cuando este trabajo está bien organizado. Pero el desafío real del desarrollo es que esta solución sea tan simple y flexible como completa. Y para alcanzar este nivel de calidad usted necesita un líder y coordinador que sea capaz de organizar todas estas actividades. Entonces, el equipo de desarrollo de Open ERP es responsable por la mayor parte de la organización, sincronización y coherencia del software. Y Open ERP ofrece un gran desempeño en todas estas áreas.
- 8. La Solución OpenERP Gracias a su modularidad, los desarrollos en colaboración de Open ERP han sido limpiamente integrados, permitiendo que cualquier compañía elija lo que necesita de una larga lista de funciones disponibles. Como en la mayoría de los softwares de fuente abierta, la accesibilidad, la flexibilidad y la simplicidad son claves para el desarrollo. La experiencia ha demostrado que no se necesita entrenar a los usuarios en el sistema durante meses, porque ellos pueden bajarlo y directamente comenzar a usarlo. Así, usted encontrará los módulos para todos los tipos de necesidades, permitiendo que su compañía construya un sistema personalizado, agrupando y configurando los módulos que mejor se adapten entre los cientos que están disponibles. Ellos van desde módulos muy específicos, como la interfaz EDI para productos agrícolas, hasta el módulo de automatización genérica para pedir sandwichs, que se ocupa de las preferencias de su personal a la hora de comer. Los resultados son impresionantes. Open ERP es el software de gestión más bajado del mundo, con más de 600 descargas por día. Está disponible en 18 idiomas y tiene una red mundial de colaboradores y asociados. Más de 800 desarrolladores participan en los proyectos del sistema de desarrollo colaborativo de Tiny Forge. Open ERP es, que se sepa, el único sistema de gestión que se usa rutinariamente no sólo en grandes compañías, sino también en otras muy pequeñas e incluso muchas independientes. Esta diversidad ilustra la flexibilidad del software: una coordinación bastante elegante entre las expectativas de la gente sobre las funcionales del software y una gran simplicidad en su uso. Y esta diversidad también es evidente en los varios sectores y comercios que usan el software, incluyendo productos agrícolas, textiles, remates públicos, TI y asociaciones comerciales. Finalmente, este software nace de la combinación de un código de alta calidad,
- 9. arquitectura bien calculaday el uso de tecnologías abiertas. De hecho, si usted es una persona dedicada a la TI, se sorprenderá de encontrar que el tamaño de Open ERP no supera los 4 MB una vez instalado. Hemos recorrido un largo camino desde los días en los que las únicas personas que podían esperar beneficios de un ERP eran los dueños de una fábrica enorme en algún remoto estado industrial. Este libro es más que un manual sobre Open ERP. Es un trabajo que trata acerca de técnicas avanzadas de gestión realizadas a través de estas herramientas de TI. Usted verá qué prácticas de gestión pueden ser útiles, qué es posible y cómo alcanzarlas con Open ERP. Consideramos que Open ERP está para eso: no como un fin en sí mismo, sino como la herramienta que usted use para poner en marcha un sistema de gestión de avanzada. Este libro está dirigido a directores y gerentes que tienen la ambición de mejorar el desempeño del equipo de gestión de su compañía. Ya cuentan con grandes responsabilidades y tienen la influencia de hacer que las cosas pasen en su compañía. Es probable que muchos lectores provengan de PyMEs y empresas independientes, por la amplitud de funciones que necesitan ser analizadas e involucradas en el cambio. Los mismos principios, sin embargo, se aplican a compañías más grandes.
- 10. CONOCIENDO OPEN ERP Comiencea descubrir Open ERP para familiarizarse con la interfaz de usuario. Este recorrido guiado provee una introducción a muchas de las características disponibles en el sistema. Es comprensible que tenga un poco de aprehensión cuando se siente por primera vez frente a su computadora para conectarse con Open ERP, ya que los sistemas de ERP son conocidos por su complejidad y por el tiempo que toma aprender a usarlos. Después de todo, son sistemas de planeamiento de gestión de empresas, capaces de manejar la mayoría de los elementos de empresas globales. Pero aún siendo éste el caso con el software propietario, Open ERP es una excepción en la clase de software de gestión. A pesar de su exhaustividad, las facilidades de interfaz y gestión de flujos de trabajo son muy simples e intuitivas de usar. Por esta razón Open ERP es uno de los pocos paquetes de software con clientes de referencia tanto en negocios muy pequeños (que requieren simplicidad) como en grandes cuentas (que requieren una amplia cobertura funcional). Conectándose a Open ERP Para conectarse a Open ERP, usted cuenta con un nombre de Usuario y una Contraseña. Estos datos deben ingresarse en los campos correspondientes en la ventana de inicio. Esta ventana aparece normalmente al iniciar el programa. Si esto no ocurre, puede acceder a ella a través del menú en la parte superior de la pantalla: Archivo > Conectar, o bien a través de un atajo: Ctrl + O. Usted debería ver una ventana como ésta: CAPTURA Ingrese sus datos y haga click en Aceptar. Esta acción lo llevará a la pantalla de inicio. Su nombre de ingreso determina sus derechos de usuario, es decir, a
- 11. qué información yfuncionalidades tiene acceso. Es posible que en lugar de ingresar a la pantalla de inicio, se muestre directamente un tablero de control, cuyas características básicas se detallarán más adelante. Desde el tablero de control puede acceder a la pantalla inicio. Si está usando el cliente web, puede llegar al menú haciendo click en el enlace Menú Principal en la parte superior izquierda de la ventana. Si está usando el cliente Windows, el menú está en la primera pestaña (que está escondida , siendo la segunda pestaña en el tablero de control que aparece al principio). Una vez que se muestre el menú principal, podrá ver los siguientes ítems: ● La barra de Preferencias en la parte superior derecha, que muestra nombre de usuario, enlaces a la página de inicio, Preferencias, Acerca de y Salir. ● Abajo, información sobre el sistema de Solicitudes. ● Enlaces al Menú principal y los atajos. ● Información sobre copyright en la parte inferior de la página. ● El contenido principal de la ventana flanqueada por la barra de herramientas del menú y algunos enlaces arriba y a la derecha. CAPTURA PANTALLA PÁGINA 52 (TOTAL)/ 40 (PAGINADO) Hay 3 menús disponibles a la izquierda: ● Asociados, ● Contabilidad & Finanzas ● Administración
- 12. Barra de preferencias Cuandose conecta a Open ERP, la barra de Preferencias indica con qué usuario está conectado. Usted encontrará a la derecha un enlace a la Página de Inicio, que lo lleva ya sea al tablero de control o a los menús disponibles, dependiendo de la configuración de usuario. Generalmente a cada usuario del sistema se le muestra un tablero de control diseñado para mostrar indicadores y documentos urgentes, que son los más útiles para alguien en la posición del usuario dentro de la compañía. Usted verá cómo asignar tableros de control a diferentes usuarios más adelante. Nota: Multinacionales y zonas horarias Si usted tiene usuarios en diferentes países, ellos pueden configurar su propia zona horaria. Los datos referidos a horarios (de creación y modificación de archivos, por ejemplo) se ajustarán al huso horario del usuario. El siguiente elemento en la barra de herramientas es un enlace a Preferencias, que lo llevará a una página donde el usuario actual puede especificar una zona horaria y un idioma. ● El campo Idioma permite cambiar el idioma de trabajo del usuario. Para ello, deben cargarse otros idiomas en el sistema para que el usuario sea capaz de elegir una alternativa. ● El campo Zona horaria indica a Open ERP la ubicación del usuario. Ésta puede ser diferente a la del servidor. Todos los datos en el sistema se convierten automáticamente al huso horario del usuario. El enlace Acerca de brinda información sobre el desarrollo del software de Open ERP. El enlace Salir le permite desconectarse y volver a la página de ingreso original, para que usted pueda conectarse a otra base de datos, o bien a la misma base de datos con un usuario diferente.
- 13. El enlace Solicitudesse encuentra por debajo de la barra de herramientas. Veremos sus características más adelante. Idiomas en Open ERP Actualmente, hay más de 20 idiomas disponibles. Cada usuario del sistema puede elegir en qué idioma trabajar a través del enlace Preferencias. Usted puede, incluso, asignar un idioma a un asociado (cliente o proveedor) y en este caso todos los documentos enviados a este asociado serán traducidos automáticamente al idioma elegido. Más información sobre idiomas La versión base del Open ERP (en francés) está traducida a los siguientes idiomas: inglés, alemán, chino, español, italiano, húngaro, holandés, portugués, rumano, sueco y checo. Otros idiomas están disponibles en www.tinyforge.org: árabe, afgano, austríaco, búlgaro, indonesio, finlandés, tai, turco y vietnamita. Solicitudes El enlace Solicitudes se encuentra por debajo de la barra de herramientas. Es visible únicamente si usted está conectado a una base de datos. Si su base de datos es nueva, dirá Sin solicitudes. Puede hacer click en este vínculo para ver las solicitudes que le han enviado en cualquier momento. Las solicitudes como un mecanismo de comunicación interna Las solicitudes son un poderoso mecanismo de comunicación entre los usuarios del sistema. También son usadas por el mismo Open ERP para enviar mensajes de sistema a los usuarios. Las solicitudes tienen ventajas distintivas respecto a los correos electrónicos tradicionales:
- 14. ● se enlazan con otros documentos de Open ERP, ● se adjunta un historial de eventos a la solicitud, ● usted puede monitorear los eventos de forma efectiva desde los mensajes enviados por ellos. Open ERP usa este mecanismo para informar a los usuarios sobre ciertos eventos del sistema. Por ejemplo, si hay un problema relativo al reabastecimiento de un producto, Open ERP envía una solicitud al gerente de producción. Para enviar una solicitud, siga los siguientes pasos: 1. Haga click en el enlace Solicitudes. Esto abre una ventana que muestra todas sus solicitudes pendientes. 2. Haga click en Nueva para crear y enviar una nueva solicitud. 3. Complete el Asunto de la solicitud, por ejemplo ¿Cómo estás? y describa su inquietud en el campo. 4. Haga click en el botón Buscar que se encuentra a la derecha del campo Enviar a y seleccione en la ventana que se abre el usuario a quien quiere enviar su solicitud. 5. Usted puede enlazar esta solicitud a otros documentos del sistema usando el campo Referencias que puede ser, por ejemplo, un asociado, un presupuesto o una factura impugnada. 6. Haga click en Enviar a para mandar la solicitud al receptor. Luego haga click en Menú principal para volver a la pantalla original. CAPTURA PÁGINA 55 (TOTAL)/ 43 (PAGINADO)
- 15. Para revisar sussolicitudes: 1. Haga click en el enlace de la derecha la etiqueta Solicitudes para abrir una lista de sus solicitudes. Es posible que todavía aparezca la frase Sin solicitudes ya que esta información no se actualiza al instante, sino periódicamente. La lista se solicitudes se abre y usted verá las solicitudes recibidas. 2. Puede hacer click en el botón Editar, representado por un lápiz, al extremo derecho de la línea de solicitud. Esto abre la solicitud en modo de edición. 3. Haga click en el botón Responder y escriba su respuesta en el campo Solicitud que aparece en lugar del mensaje original. 4. Haga click en Enviar a para guardar su respuesta y enviarla al remitente original. Ventaja de la solicitud sobre el correo electrónico La ventaja de una solicitud de Open ERP comparada con un conjunto de correos electrónicos acerca de un tema, es que la solicitud contiene toda la conversación en un solo lugar. Usted puede monitorear fácilmente una discusión completa, con los documentos adjuntos y revisar rápidamente una lista de discusiones incompletas con el historial en cada solicitud. Mire la solicitud y su historial, y luego ciérrela. 1. Haga click en la pestaña Historial en el formulario Solicitud para ver la solicitud original y todas las respuestas. Haciendo click en cada línea, puede obtener más información sobre cada elemento. 2. Vuelva a la primera pestaña, Solicitud, y haga click en Fin de la solicitud para configurarla en Cerrado. Esto aparecerá en un color gris.
- 16. La solicitud yano estará activa y no será visible en las búsquedas ni aparecerá en su lista de solicitudes pendientes. Nota: Información disparadora Usted puede enviar una solicitud con una fecha futura. No aparecerá en la lista de espera de los receptores hasta la fecha indicada. Este mecanismo es muy útil para configurar alertas antes de un evento importante. Configuración de usuarios Si usted es el Administrador y se conecta como tal, tiene todo el acceso que necesita para configurar usuarios. Haga click en Administración > Usuarios > Usuarios para desplegar la lista de usuarios definida en el sistema. Haga click en el nombre del usuario que desea configurar para abrir un formulario no editable del mismo. Haga click en la pestaña Seguridad para ver que si este usuario es miembro de grupo alguno, tiene roles o es sujeto de reglas especializadas. El usuario admin, como puede ver si sigue la misma secuencia para ver su definición, es un miembro del grupo admin, que le da más derechos avanzados para configurar nuevos usuarios. Definición: Roles, grupos y usuarios Los usuarios y los grupos proveen la estructura para derechos de acceso específicos a diferentes documentos. La configuración responde a la pregunta: "¿Quién tiene acceso a qué?". Los roles se usan en procesos de negocios para permitir o bloquear ciertos pasos en el flujo de trabajo de un documento dado. Por ejemplo, puede asignar el rol de aprobar una factura. Los roles responden a la pregunta "¿Quién debería hacer esto?" Haga click en Administración > Usuarios > Grupos por debajo del menú principal para abrir la lista de grupos definidos en el sistema. Si abre la vista en formulario del grupo admin haciendo click en su nombre en la lista, la primera
- 17. pestaña le muestrala lista de todos los usuarios que pertenecen a este grupo. Haga click en la pestaña Seguridad para ver los detalles de los derechos de acceso a ese grupo. Éstos están detallados más adelante, pero ya puede ver más arriba en la ventana la lista de derechos reservados para el grupo admin. Por convención, en Open ERP el grupo admin tiene derechos de acceso al menú Configuración en cada sección. Así, Asociados / Configuración se encuentra en la lista de derechos de acceso pero Asociados no se encuentra allí porque es accesible a todos los usuarios. Puede crear nuevos usuarios para integrarlos al sistema y asignarlos a grupos predefinidos para garantizarles ciertos derecho de acceso. Luego pruebe sus derechos de acceso cuando se conecte como esos usuarios. La gestión define estos derechos de acceso como se describen posteriormente. Derechos de acceso en versiones posteriores de Open ERP Hay un área donde las futuras versiones de Open ERP están cambiando: muchos grupos están siendo predefinidos y el acceso a muchos de los menús y los objetos serán tecleados en estos grupos por defecto. Esto contrasta con el enfoque más liberal de 4.2.2 y anteriores, donde los derechos de acceso podían ser definidos pero no activados por defecto. Gestión de Asociados En Open ERP, un asociado representa una entidad con la que Usted puede hacer negocios. Éste puede ser un prospecto, un cliente, un proveedor, o aún un empleado de su compañía. Lista de Asociados Haga click en Asociados en el menú principal para abrir la lista de asociados. Luego haga click sobre el primer asociado para obtener sus detalles,
- 18. apareciendo un formulariocon varias pestañas: ● La pestaña General contiene la información principal sobre la compañía, como el nombre de la corporación, su idioma primario, los diferentes contactos de ese asociado y las categorías a las que pertenece. ● La pestaña Info extra contiene información que es un poco menos inmediata. ● La pestaña Historial de eventos contiene el historial de todos los eventos en los que ha estado involucrado el asociado. Estos eventos se crean automáticamente por medio de diferentes documentos del sistema: facturas, solicitudes de soporte, etc. Éstos le dan una vista rápida del historial del asociado en una sola pantalla. ● La pestaña Propiedades contiene la configuración del asociado relativa a contabilidad, inventario y otras áreas. CAPTURA PÁGINA 59 (TOTAL)/ 47 (PAGINADO) Definición: Categorías de los Asociados Las categorías de los asociados le permiten segmentar a los diferentes asociados según su relación con usted (cliente, prospecto, proveedor, etc.). Un asociado puede pertenecer a varias categorías, pudiendo ser al mismo tiempo cliente y proveedor, por ejemplo. Categorías de los Asociados Usted puede listar a sus asociados por categoría usando el menú Asociados > Asociados por categoría. Esto abre una estructura jerárquica de categorías donde cada una de ellas puede ser dividida en subcategorías. Haga click en una categoría para obtener una lista de asociados en esa categoría. Por ejemplo, haga click en todos los asociados de la categoría Proveedor o
- 19. Proveedor de componentes.Usted verá que si una compañía está en una subcategoría (como Proveedor de componentes), también aparecerá cuando haga click en la categoría madre (como Proveedor). CAPTURA PÁGINA 60 (TOTAL)/ 48 (PAGINADO) El administrador puede definir nuevas categorías. Entonces usted creará una nueva categoría y la enlazará a un asociado. 1. Use Asociados > Configuración > Categorías > Editar categorías para llegar a una lista de las mismas categorías que vio antes pero en una lista y no en una estructura jerárquica de árbol. 2. Haga click en Nueva para abrir un formulario vacío para crear una nueva categoría. 3. Ingrese Mis prospectos en el campo Nombre de la categoría. Luego haga click sobre el ícono Buscar a la derecha del campo Categoría madre y seleccione Prospecto en la lista que aparece. 4. Luego guarde su nueva categoría usando el botón Guardar. Atención: Campos obligatorios Los campos azules son obligatorios. Si Usted intenta guardar un formulario mientras uno de estos campos está vacío, este campo se vuelve rojo para indicar que hay un problema. Es imposible guardar el formulario hasta que haya completado cada campo obligatorio. Usted puede revisar la estructura de su nueva categoría usando Asociados > Asociados por categoría. Usted debería ver la nueva estructura Prospectos / Mis prospectos aquí. CAPTURA PÁGINA 61 (TOTAL) / 49 (PAGINADO) Para crear un nuevo asociado y enlazarlo a esta nueva categoría, abra un
- 20. formulario de nuevoasociado para modificarlo. 1. En la pestaña General, tipee Nuevo asociado en el campo Nombre. 2. Luego haga click en el ícono de búsqueda a la derecha del campo Categorías y seleccione su nueva categoría de la lista que aparece: Prospecto / Mis prospectos. 3. Guarde su asociado haciendo click en Guardar. El asociado ahora pertenece a la categoría Prospecto / Mis prospectos. 4. Controle la modificación en el menú Asociados > Asociados por categoría. Seleccione la categoría Mis prospectos. La lista de asociados se abre y allí usted encontrará a su nuevo asociado. Nota: Buscando documentos Si necesita buscar en una larga lista de asociados, es mejor usar el criterio de búsqueda disponible que desplazarse a través de la lista de asociados entera. Es un hábito que le ahorrará mucho tiempo mientras busca toda clase de documentos. Ejemplo: Categorías de Asociados Un asociado puede ser asignado a varias categorías. Esto le permite crear clasificaciones alternativas como necesarias, generalmente en una forma jerárquica. Algunas estructuras que se usan con frecuencia son: * Ubicaciones geográficas * Interés en ciertas líneas de productos * Suscripción a boletines de noticias. * Tipo de industria Funcionalidades
- 21. Toda la funcionalidadde Open ERP está contenida en sus diversos módulos. Muchos de éstos, los módulos centrales, se cargan automáticamente durante la instalación inicial del sistema y pueden actualizarse en línea más tarde. Aunque la mayoría no está instalada en su base de datos al comienzo, los módulos están disponibles en su computadora para su instalación inmediata. Hay módulos adicionales que pueden ser cargados en línea desde el sitio oficial de Open ERP http://openerp.com. Estos módulos están inactivos cuando se cargan en el sistema, y pueden ser instalados en una etapa aparte. Tour Guiado por Open ERP Asociados Para que se familiarice con la interfaz de Open ERP, comenzará a trabajar con información sobre los asociados. Haciendo click en Asociados > Asociados, aparecerá una lista de asociados que fueron cargados automáticamente cuando usted creó la base de datos con la opción Cargar datos de demostración tildada. Búsqueda de un asociado Arriba de la lista de asociados verá un formulario de búsqueda que le permite filtrar rápidamente a los asociados. Hay dos pestañas disponibles para ello: Búsqueda básica y Búsqueda avanzada, diferenciándose en que la última muestra más campos para restringir su selección. Si usted no ha aplicado filtro alguno, la lista muestra cada asociado en el sistema. Por razones de espacio, sólo muestra los primeros asociados (el cliente web llega, por defecto, hasta 20, pero puede seleccionar hasta un máximo de 100 por página). Si quiere mostrar otros archivos puede buscarlos o navegar a través de toda la lista usando las flechas Primero / Previo / Próximo / Último. CAPTURA PANTALLA PÁGINA 69 (TOTAL) / 57 (PAGINADO)
- 22. Cliente Windows: Límitede lista de 80 Por defecto, en este cliente se muestran solamente los primeros 80 archivos, para evitar sobrecargar la red y el servidor. Se puede cambiar este límite haciendo click sobre el ícono + a la izquierda del criterio de búsqueda, y puede cambiar el punto de inicio para que empiece más allá que la primera entrada. Si hace click en el nombre de un asociado, se abre la vista del formulario correspondiente del mismo en modo sólo lectura. En la lista puede hacer click en el ícono de lápiz para abrir el mismo formulario en modo Editar. Una vez que tiene un formulario puede alternar entre los dos modos haciendo click en Guardar o Cancelar cuando esté en el modo Editar, y en Editar cuando esté en el modo Solo Lectura. En este último modo, además, usted puede navegar toda la lista que ha seleccionado, como si estuviera en la vista Lista. También puede hacer click en Buscar para ver el formulario en vista Lista otra vez. Formulario del asociado El formulario del asociado contiene varias pestañas, referidas al archivo en uso: ● General ● Info extra ● Historial ● Propiedades Los campos en una pestaña no son todos del mismo tipo. Algunos, como Nombre, contienen texto libre, otros como Idioma le permiten elegir un valor de una lista de opciones. Unos le brindan una vista de otro objeto (como Contactos del asociado, porque un asociado puede tener varios contactos) o una lista de enlace a otro objeto (como Categorías). Hay opciones para tildar, como el campo Activo en la pestaña Info extra; campos numéricos (como
- 23. Límite de crédito)y campos de fecha (como, obviamente, Fecha). La pestaña Historial le da un vistazo general rápido de las cosas que le han ocurrido al usuario, un paneo de información útil como pedidos, facturas abiertas y solicitudes de soporte. Open ERP genera los eventos automáticamente a partir de los cambios en otros documentos referidos a este asociado. Es posible agregar eventos manualmente, como una nota registrando un llamado telefónico. Para agregar un nuevo evento, haga click en Crear un nuevo registro a la derecha del campo Eventos del asociado. Esto abre un cuadro de diálogo nuevo de Eventos de asociado que permite crear y agregar un evento al asociado en uso. Acciones posibles sobre un asociado A la derecha del formulario de asociado hay una barra de herramientas que contiene una lista de posibles Reportes, Acciones y Enlaces acerca del asociado mostrado en el formulario. Puede generar documentos PDF acerca del objeto seleccionado (o, en una vista de lista, acerca de uno o más objetos seleccionados), usando los siguientes botones en la sección Reportes de la barra de herramientas. ● Etiquetas: imprime etiquetas de direcciones para los asociados seleccionados. ● Pagos vencidos: genera cartas de seguimiento para pagos vencidos de los asociados. Cada carta se imprime en el idioma del asociado o, por defecto, en español. Algunas acciones pueden iniciarse con los siguientes botones en la sección Acciones de la barra de herramientas: ● Arquitectura de la compañía: abre una ventana mostrando a los asociados y sus "hijos" (derivados y asociados dependientes) en una
- 24. estructura jerárquica. Cliente Windows: Reportes, acciones y enlaces Cuando usted está viendo un formulario en el cliente Windows, los botones a la derecha del formulario son atajos a los mismos Reportes, Acciones y Enlaces descritos en el texto. Cuando está viendo una lista (como la lista de asociados), esos botones no están disponibles. En cambio, puede acceder a Reportes y Acciones a través de dos de los botones de la barra de herramientas arriba de la lista, Imprimir y Acción. Los asociados son usados a lo largo de todo Open ERP en otros documentos. Por ejemplo, el menú Gestión de ventas > Pedidos de ventas > Todos los pedidos de ventas trae todas las órdenes de venta en una vista de lista. Haga click en el nombre de un asociado (más que en el número de orden) en una de esas líneas y obtendrá el formulario de asociado (más que el formulario de pedido de venta). Nota: Click derecho y atajos En el cliente Windows no tiene hipervínculos a otros tipos de documentos. En cambio, puede hacer click derecho en una vista lista para mostrar los campos vinculados (esto es, campos que tengan enlace a otros formularios) en esa línea. En el cliente web verá atajos de hipervínculos en varios de los campos de un formularios que está en modo Solo Lectura, así puede desplazarse a los formularios para esas entradas. Cuando el formulario Web está en modo Editar, puede en cambio mantener apretado el botón Ctrl del teclado y hacer click derecho en el campo, para obtener todos los campos enlazados en un menú emergente tal como lo haría en el cliente Windows. Usted puede probar esto rápidamente yendo a una de las órdenes de venta en Gestión de ventas > Pedidos de ventas > Todos los pedidos de ventas y viendo que Usted puede llegar del campo de asociado al formulario de
- 25. ese pedido deventas usando tanto el cliente web con el formulario en Solo Lectura y Editar, como en el cliente Windows. CAPTURA DE PANTALLA PÁGINA 72 (TOTAL) / 60 (PAGINADO) Contabilidad y Finanzas Los capítulos siguientes están dedicados a la contabilidad general y analítica. Aquí se brinda un breve vistazo a las funciones provistas por estos módulos como introducción. La Contabilidad está totalmente integrada a todas las funciones de la compañía, ya sea general, analítica, presupuestaria o auxiliar. La función contable de Open ERP es de doble entrada y soporta múltiples divisiones de la compañía y múltiples compañías, como así también múltiples monedas e idiomas. La contabilidad que está integrada a lo largo de todos los procesos de la compañía simplifica el trabajo de ingresar información contable, porque muchas de las entradas se generan automáticamente mientras otros documentos están siendo procesados. Puede evitar ingresar datos dos veces en Open ERP, lo que comúnmente representaría una fuente de errores y demoras. Así, la contabilidad de Open ERP no sirve solamente para reportes financieros, también es el punto de anclaje para muchos de los procesos de gestión de la compañía. Por ejemplo si uno de sus contadores congela el crédito de uno de sus clientes, esto bloqueará inmediatamente cualquier otra acción relacionada con el crédito de esa compañía (como una venta o un envío). Open ERP también provee contabilidad analítica integrada, que le permite la gestión por actividad comercial o proyecto y provee detallados niveles de análisis. Puede controlar sus operaciones basado en necesidades de gestión de
- 26. negocios, más queen los cuadros de cuentas que generalmente cumplen solamente requerimientos legales. Tableros de control Los tableros de control le dan una vista general de toda la información que es relevante para Usted en una sola página. El menú Tableros de control le da acceso a tableros predefinidos para Contabilidad, Producción y Gestión de Proyectos. Definición: Tableros de control A diferencia de la mayoría de los otros sistemas de ERP y sistemas basados en estadísticas, Open ERP deja que los tableros de control sean provistos a todos los usuarios del sistema, no sólo a los directivos y contadores. Los usuarios pueden tener, cada uno, su propio tablero de control, adaptado a sus necesidades, para permitirles administrar su propio trabajo de forma efectiva. Por ejemplo, un desarrollador usando el Tablero de control de Proyectos puede ver información tal como una lista de las próximas tareas, historial de finalización de tareas y un análisis del estado de progreso de los proyectos relevantes. Los tableros de control son dinámicos, lo que le permite navegar fácilmente alrededor de toda la información base. Usando los íconos arriba de un gráfico, puede filtrar la información o agrandar el gráfico. Puede hacer click en cualquier elemento de la lista para obtener estadísticas detalladas del elemento seleccionado. Los tableros de control se adaptan a las necesidades de cada usuario y cada compañía. Nota: Construcción de los tableros de control La versión 4.3 de Open ERP contiene un editor de tableros de control. Esto le permite construir su propio tablero de control para que se ajuste a sus necesidades específicas
- 27. usando sólo unospocos clicks. Productos En Open ERP, un producto es un material crudo, un producto almacenable, un consumible o un servicio. Puede trabajar con productos enteros o con patrones que separan la definición de productos y variantes. Por ejemplo, si vende camisetas en diferentes talles y colores: ● El producto patrón es la "Camiseta" que contiene información común a todos los talles y colores. ● Las variantes son "Talle: S" y "Color: Rojo", las cuales definen los parámetros para ese talle y color. ● El producto final es la combinación de los dos, camiseta en talle S y color rojo. El valor de este enfoque para algunos sectores es que Usted puede definir un patrón en detalle y todas sus posibles variantes rápidamente en lugar de contar cada ítem como un producto entero. Ejemplo: Patrones y variantes de productos Un producto puede definirse como un total o como un producto patrón y distintas variantes. Las variantes pueden estar en una o varias dimensiones, dependiendo de los módulos instalados. Por ejemplo, si trabaja en textiles, las variantes del producto patrón para "camiseta" son: * Talle: S, M, L, XL, XXL. * Color: blanco, gris, negro, rojo. * Calidad de la tela: 125 g/m2, 150 g/m2, 160 g/m2, 180 g/m2. * Escote: redondo, en V.
- 28. Esta separación detipos de variantes requiere el módulo opcional Moda. Usándolo puede evitar una explosión en el número de productos para manejar en la base de datos. Si toma el ejemplo de arriba, es más fácil gestionar un patrón con 15 variantes en 4 tipos diferentes, que 160 productos totalmente distintos. El menú Productos le da acceso a la definición de productos y sus patrones y variantes, y a las listas de precios. Terminología: Consumibles En Open ERP, un consumible es un producto físico que es tratado como un producto inventariable, excepto que esa gestión de inventario no es tomada en la contabilidad del sistema. Puede comprarlo, enviarlo o producirlo, pero Open ERP siempre asumirá que hay suficiente de ese producto en stock. Nunca dispara una excepción de reabastecimiento. Abra un formulario de producto para ver la información que lo describe. Varios tipos diferentes de producto se encuentran en la información de demostración, dando un buen vistazo de las opciones posibles. Las listas de precios (Productos > Listas de precios de productos) determinan los precios de compra y venta y los ajustes derivados del uso de diferentes monedas. La Lista de precios de compra por defecto usa el campo de producto Costo para basarse en un precio de compra. La Lista de precios de venta por defecto para tomar un precio de venta cuando emite un presupuesto. Las listas de precios son sumamente flexibles y le permiten disponer de toda una política de gestión de precios. Se componen de reglas simples que le permiten constituir un conjunto de reglas para las situaciones más variadas: descuentos múltiples, precios de venta basados en precios de compras, reducciones de precios, promociones en todo un rango de productos, entre otras.
- 29. Recursos Humanos El módulode Gestión de Recursos Humanos provee funcionalidades como: ● Gestión de personal y calendario de días no laborales ● Gestión de contratos de empleo ● Gestión de beneficios ● Gestión de días no laborables y licencias por enfermedad ● Gestión de procesos de reclamos ● Gestión de desempeño de personal ● Gestión de aptitudes y competencias Muchos de estas funciones son provistas por módulos opcionales cuyos nombres comienzan con hr_ en vez del módulo central HR, pero están todas cargadas en el menú principal de Recursos Humanos. Los diferentes temas se tratan en detalle en la cuarta sección de este libro, dedicado a la organización interna y a la gestión de un negocio de servicios. Control de Inventario Control de Inventario tiene varios submenús que en conjunto proveen las operaciones que Usted necesita para administrar el stock. Así, Usted puede: ● Definir sus depósitos y estructurarlos alrededor de ubicaciones y distribuciones de su preferencia. ● Administrar la rotación de inventario y niveles de stock.
- 30. ● Ejecutar pedidos de remito generados por el sistema. ● Ejecutar envíos con notas de envío y calcular gastos de envío. ● Manejar lotes y números de serie para la trazabilidad. ● Calcular niveles teóricos de stock y automatizar tasación de stock. ● Crear reglas para reabastecimiento automático de stock. Por lo general, los pedidos de remito y los envíos se definen automáticamente calculando los requerimientos basados en ventas. El personal de almacén usa los remitos generados por Open ERP, producidos automáticamente en orden de prioridad. La administración de stock, como la contabilidad, es de doble entrada. Así los stocks no aparecen y desaparecen mágicamente en un depósito, sino que se mueven de un lugar a otro. Y, como la contabilidad, este sistema de doble entrada le da una gran ventaja cuando va a auditar el stock, porque cada ítem perdido tiene una contraparte en algún otro lugar. La mayor parte del software de gestión se limita a generar listas de productos en depósitos. Gracias a este sistema de doble entrada Open ERP administra automáticamente tanto stock de proveedores como de clientes, lo que presenta muchas ventajas: completa trazabilidad desde el proveedor hasta el cliente, gestión de stock consignado y análisis de movimientos de stock equivalentes. Más aún, como los planes de cuenta, las ubicaciones de stock son jerárquicas, y así Usted puede llevar a cabo análisis en varios niveles de detalle. Gestión de relación con Clientes y Proveedores Open ERP provee varias herramientas para la gestión de relaciones con
- 31. asociados, disponibles através del menú CRM & SRM. Terminología: CRM & SRM CRM quiere decir Customer Relationship Management, Gestión de Relaciones con el Cliente, un término estándar para sistemas que gestionan relaciones con los clientes. Lo mismo aplica para SRM, pero en este caso para Supplier, es decir, Proveedor. El concepto de caso es usado para manejar arbitrariamente diferentes tipos de relación, cada una derivada de un método genérico. Usted puede usarlo para todo tipo de comunicación, como preguntas sobre pedidos, problemas de calidad, gestión de un call center, solicitudes de soporte, etc. Open ERP asegura que cada caso sea manejado efectivamente por los usuarios del sistema, clientes y proveedores. Puede reasignar automáticamente un caso, rastrearlo para el nuevo responsable, enviar recordatorios por correo electrónico y levantar otros procesos y documentos de Open ERP. Todas las operaciones son archivadas, y un servidor de correos electrónicos le permite actualizar un caso automáticamente desde los correos electrónicos enviados y recibidos. Un sistema de reglas le permite configurar acciones que puedan mejorar automáticamente los procesos de calidad, asegurando que los casos abiertos nunca queden sin atención. Además de esas funciones, Usted tiene herramientas para mejorar la actividad de todo el personal en su trabajo diario: ● Un editor de documentos con interfaz con Open Office.org ● Interfaces que sincronizan sus contactos y su calendario de Outlook con Open ERP ● Una extensión de Outlook que permite guardar automáticamente sus correos electrónicos y adjuntos en un Sistema de Gestión de Documentos
- 32. integrado con OpenERP. ● Un portal para sus proveedores y clientes que les permite acceder a información limitada (por Usted) del sistema. Usted puede implementar una política de mejora continua para todos sus servicios,usando algunas de las herramientas estadísticas de Open ERP para analizar las diferente comunicaciones con sus asociados. Con ellas, Usted puede ejecutar una política de mejora real para gestionar su sistema de calidad. Usted podrá ver más detalles de CRM más adelante. Gestión de Compras La gestión de compras le permite rastrear las cotizaciones de precios de sus proveedores y convertirlas en Pedidos de Compras cuando lo requiera. Open ERP tiene muchos métodos para monitorear facturas y rastrear la recepción de mercadería pedida. Usted puede manejar envíos parciales en Open ERP, así puede mantener el rastreo de ítems que todavía deben ser enviados, y puede enviar recordatorios automáticamente. Las reglas de gestión de reabastecimiento permiten que el sistema genere automáticamente órdenes de comrpa en borrador, o usted puede configurarlo para ejecutar un proceso impulsado directamente por las necesidades de la producción actual. Nota: Visualización del flujo de trabajo Open ERP puede mostrarle el flujo de trabajo de cualquier proceso operativo y el estado actual de un documento siguiendo el flujo de trabajo, para ayudarle a entender los procesos de su empresa. Esta operación está disponible en el cliente Windows, no así en el cliente Web.
- 33. Por ejemplo, abraun formulario de Pedido de Compra en el cliente Windows. Haga click en Extensiones > Ejecutar una extensión y luego seleccione Imprimir flujo de trabajo y dé Ok. A medida que progresa el Pedido de Compra, usted puede reemprimir el flujo de trabajo mostrado. El estado del pedido se marca con nodos rojos. ESQUEMA DEL FLUJO DE TRABAJO DE UNA ORDEN DE COMPRA Gestión de ventas El menú de Gestión de Ventas le da básicamente la misma funcionalidad que el menú de Gestión de Compra, la habilidad de crear nuevos pedidos y revisar los pedidos existentes en sus varios estados, pero hay diferencias importantes en los flujos de trabajo. La confirmación de un pedido dispara el envío de la mercadería, y el tiempo de facturación se define por una configuración en cada pedido individual. Los cargos de envío pueden ser gestionados usando una grilla de tarifas para diferentes transportadores.
- 34. Conceptos generales delflujo de trabajo Ahora que ya conoce algunas de las muchas funcionalidades de Open ERP, le mostraremos en detalle algunos de los pasos del flujo de trabajo con los que deberá familiarizarse para optimizar el uso de Open ERP. Personalización de la Compañía Principal Comience personalizando su base de datos renombrando la Compañía Principal desde el valor por defecto Tiny sprl al nombre de su compañía. Cuando imprima documentos estándares como presupuestos, pedidos y facturas, usted encontrará esta información en los encabezados y pies de estos documentos. Para hacerlo, haga click en Asociados > Asociados y haga click sobre Tiny sprl. Aparecerá un formulario en modo solo lectura, al que puede hacer editable haciendo click en el botón Editar en la parte superior izquierda del formulario. Cliente web: Formulario editable Cuando va del modo lista al modo formulario de un ítem, usted generalmente hace click sobre el nombre en la vista de la lista para que aparezca una vista no editable o sobre el ícono de lápiz a la mano derecha de la línea para abrir una vista editable. Puede ir y venir entre editabe y no editable cuando esté en la vista de formulario. Cambie lo siguiente: ● Nombre: el de Su compañía ● Contacto: el de Su Contacto ● y todos los otros campos que desee, como la dirección y los números telefónicos, y luego haga click en Guardar.
- 35. Desde el MenúPrincipal, haga click en Administración > Configuración > Base > Definir Compañía Principal para editar esta entrada, incluyendo encabezados y pies. Para cambiar la moneda, hágalo tanto en Administración > Configuración > Base > Compañía Principal como en Productos > Listas de Precios > Listas de Precios. Categorías de Asociados Como se ha dicho antes, un asociado es toda entidad con la que su empresa hace negocios, ya sea un proveedor, un cliente o sus mismos empleados. Por eso es conveniente establecer categorías de asociados. Son muy útiles para organizar grupos de asociados, pero no tienen un comportamiento que afecte a los mismos, por lo que pueden asignarse como se desee. Para hacerlo, use el menú Asociados > Configuración > Categorías > Editar categorías. Haga click en Nueva, lo que abrirá un nuevo formulario para definir Categorías de asociado. Puede definir entonces las dos categorías básicas escribiéndolas en Nombre de la categoría y guardándolas: ● Proveedores ● Clientes Ahora usted puede asignar esas categorías a sus asociados. Para cargar un asociado, vaya a Asociados > Asociados. Haga click en el botón Nuevo para abrir un formulario en blanco y agregar la información de su nuevo asociado. Los campos básicos que debe llenar son: ● Nombre ● Nombre de contacto
- 36. ● Tipo de dirección ● Categoría Ahora puede hacer click en Guardar. Nota: Tipo de dirección Si tiene guardados varios contactos para el mismo asociado, usted puede especificar qué contacto se usa para los varios documentos especificando el Tipo de dirección. Por ejemplo, para un mismo asociado la dirección de envío puede diferir de la de facturación. Si los tipos de direcciones están correctamente asignados Open ERP puede seleccionar automáticamente la dirección apropiada durante la creación del documento. Una factura, entonces, se dirige al contacto que ha sido asignado con Tipo de dirección de Factura. Si eso no existe, se envía a la dirección por defecto. Para controlar cómo se han asignado las categorías a los asociados, puede ir al menú Asociados > Categorías de asociados y al hacer click en cada categoría, verá a los asociados que pertenecen a cada una de ellas. Recuerde que un asociado puede pertenecer a más de una categoría. Productos y sus categorías A diferencia de las categorías de asociados y sus asociados asignados, las categorías de productos tienen un efecto sobre los productos asignados a ellas, y un producto sólo puede pertenecer a una categoría. Seleccione el menú Productos > Configuración > Categorías de productos y haga click en Nueva para obtener un formulario vacío para definir una categoría de producto. Ingrese el nombre correspondiente, por ejemplo: Radiadores en el campo Nombre y haga click en Guardar. Podrá ver que otros campos, especialmente aquellos en Propiedades contables, se completan automáticamente con
- 37. valores de cuentasy libros diarios. Éstos son los valores que van a afectar los productos. Campos equivalentes en un producto van a tomar los mismos valores si están vacíos al momentos de guardar el formulario. Definición: Campos de propiedades Las propiedades están definidas por parámetros en el menú Administración > Personalizar > Propiedades. Sólo completan los campos cuando el formulario se guarda y sólo si esos campos están vacíos en ese momento. Usted puede omitir manualmente estas propiedades cuando lo considere necesario. Los campos de propiedades se usan todo a lo largo del sistema de Open ERP, y particularmente en un ambiente multicompañía. Allí, los campos de propiedades en un formulario de asociado pueden ser llenados con diferentes valores dependiendo de la compañía del usuario. Por ejemplo, las condiciones de pago para un asociado pueden diferir dependiendo de la compañía desde la cual se dirigen hacia él. Definición: UM UM es una abreviación para Unidad de Medida. Open ERP maneja múltiples unidades de medida para cada producto: usted puede comprar en toneladas y vender por kilo, por ejemplo. La conversión entre cada categoría se hace automáticamente (una vez que usted haya configurado el índice de conversión en el formulario del producto primero). Ventaja: Gestión de unidades de medida doble La gestión de inventario completa puede llevarse a cabo con dos unidades de medida (UM y UV, por Unidad de Venta). Por ejemplo, una compañía puede almacenar y vender jamón por pieza, pero venderla y valuarla por peso. No hay
- 38. relación directa entreestas dos unidades así que se debe hacer una operación de pesaje. Esta funcionalidad es crucial en la industria agroalimentaria, y puede ser igualmente importante en fabricación, químicos y muchas otras industrias. Para crear un nuevo producto, vaya al menú Productos > Productos y haga click en Nuevo. Ingrese el producto en el campo Nombre, por ejemplo, Radiador de Aleación de Aluminio, para seguir con el caso planteado antes. Luego haga click en el ícono de Búsqueda a la derecha del campo Categoría y seleccione la categoría correspondiente (en este caso, sería Radiadores). Continúe con el Tipo de producto, que este ejemplo sería Producto Almacenable, su valor por defecto. Los campos Método de abastecimiento, UM predeterminada y UM de la compra también pueden permanecer en sus valores por defecto, a menos que usted desee cambiarlos. HERMOSA CAPTURA DE UN FORMULARIO DE PRODUCTO Después haga click en la pestaña Abastecimiento y cargue los campos Precio de costo y Precio de lista. En la pestaña Propiedades haga click en Guardar, con lo que las Propiedades de Inventario toman valores por defecto (como las Propiedades contables en la categoría de producto), pero las Propiedades Contables aquí permanecen vacías. Cuando ocurren transacciones de productos, las cuentas Ingresos y Gastos que usted haya definido en la Categoría de Producto se usan para el Producto a menos que una cuenta sea especificada aquí, para omitir lo anterior. Una vez que el producto está guardado, cambia a un estado no editable. Si usted ha cargado información incorrecta o ha dejado un campo requerido en blanco, quedará editable y necesitará hacer click de pestaña en pestaña hasta encontrar un campo color rojo, con un mensaje de error debajo, que usted debe llenar correctamente.
- 39. Ubicaciones de stock Hagaclick en Control de inventario > Ubicaciones para ver la jerarquía de las ubicaciones de stock. Estas localizaciones han sido definidas cuando la base de datos fue creada. Desde el Menú principal, haga click en Control de Inventario > Configuración > Ubicaciones para ver una lista de las ubicaciones (no la vista en árbol). Luego haga click en el nombre de una ubicación para ver un formulario descriptivo. Cada locación tiene un Tipo de ubicación y una Ubicación madre que define la estructura jerárquica. Una Cuenta de Inventario puede ser asignada a una ubicación. Desde el Menú Principal, haga click en Control de inventario > Configuración > Depósitos para ver una lista de depósitos. Nota: Valuación de stock Si usted quiere una valuación de stock en tiempo real que rastree todos los movimientos de stock, debe asignar una cuenta a cada ubicación de stock. Como los productos se agregan a y se toman desde cada ubicación, Open ERP genera una entrada contable para esa ubicación definida por la configuración del producto que se está moviendo, y una valuación de stock basada en el Costo Estándar o el Precio Promedio. Por ejemplo, si usted asigna una cuenta a la ubicación Proveedor será capaz de ver el valor del stock que ha tomado del proveedor. Su contenido debería ser valuado en sus cuentas. Así gestiona el inventario en consignación. Un Almacén contiene una ubicación de ingreso, una ubicación de inventario y una ubicación de salida para productos vendidos. Usted puede asociar un almacén con un asociado para darle una dirección al almacén. Ésa no tiene que ser necesariamente su propia compañía: usted puede especificar fácilmente otro asociado que puede estar almacenando stock por usted.
- 40. Atención: Estructura deubicación Cada almacén está compuesto por tres ubicaciones: Entrada, Salida y Stock. Su stock disponible está dado por el contenido de la ubicación Stock. La ubicación Entrada puede ser colocada como hija de la ubicación Stock, lo que significa que cuando se consulte por las cantidades de productos, también tome en cuenta el contenido de la ubicación Entrada. La ubicación Salida nunca debe ser colocada como hija de la ubicación Stock, ya que los productos almacenados allí ya están empacados listos para enviar al cliente y no deben ser considerados como disponibles para la venta. Creación de un plan de cuentas Usted puede crear un plan de cuentas mientras crea la base de datos, o trabajar con el plan mínimo que está en Open ERP (un puñado de cuentas necesarias sin jerarquía, impuestos o subtotales). Una serie de planes de cuentas ha sido definida para Open ERP, algunos de los cuales se ajustan a las necesidades de las distintas legislaciones nacionales. Usted puede tomar uno de ellos sin cambiarlo si así le parece, o tomarlo como un punto de partida y diseñar un plan de cuentas completo que se ajuste a sus necesidades exactas, incluyendo cuentas para inventario, amortización de activos e impuestos. Usted también puede tener múltiples planes de cuentas en paralelo, para poner todas sus cuentas de transacciones en diferentes planes, con diferentes arreglos para impuestos y amortización, agregados en forma diferente para varias necesidades. Antes de usar cualquier plan de cuentas usted necesitará especificar un Año Fiscal. Éste define los diferentes períodos disponibles para las transacciones contables. Para hacerlo:
- 41. 1. Seleccione Gestiónfinanciera > Configuración > Períodos > Años fiscales y haga click en Nuevo para abrir un formulario en blanco de definición de Año fiscal. 2. Dé un nombre a ese Año fiscal (como Año financiero 2009, por ejemplo), y un Código (AF 2009) y seleccione la Fecha de comienzo y la Fecha de finalización. 3. Luego haga click en uno de los botones Crear períodos mensuales o Crear períodos trimestrales para crear un conjunto de períodos apropiado para el año fiscal, como se muestra en la figura. Luego, haga click en Guardar. CAPTURA AÑO FISCAL Y PERIODOS CONTABLES Haga click en Gestión financiera > Planes > Planes de cuentas y luego haga click en Abrir planes en el Año fiscal que ha creado para ver una estructura jerárquica de las cuentas. Puede hacer click en el ícono de expandir/ colapsar en el nodo superior del árbol para ver los detalles de este plan. Flujo de Trabajo Pedido de compra Para hacer un Pedido de Compra a su proveedor, use el menú Gestión de Compra > Pedido de Compra para abrir un formulario nuevo de Pedido de Compra. Debe completar los siguientes campos: ● Depósito: a pesar de no ser un campo obligatorio, esta selección completa automáticamente el campo obligatorio Domicilio Destino en la pestaña Envíos de la compra. ● Asociado: el nombre de su proveedor. Cuando complete este campo, Open ERP automáticamente llena los campos
- 42. Dirección y Listade precios a partir de la información del registro del Asociado. Luego haga click en el ícono Crear nuevo archivo a la derecha del campo Línea de la Orden de Compra. Esto guarda automáticamente el cuerpo del Pedido de compra y abre la ventana Línea de Pedido de compra. Ingrese la siguiente información: ● Producto: tipee parte del nombre y haga click en el ícono al final de la línea Buscar/ Abrir un recurso para completarlo. Cuando usted selecciona un producto en la línea de producto, Open ERP automáticamente completa los siguientes campos a partir de la información existente en el registro del Producto: ● UM del producto: la unidad de medida para este producto ● Descripción: la descripción detallada del producto ● Fecha programada: basada en el "lead time" del producto. ● Precio unitario: del producto. ● Cuenta analítica: si se especifica alguna cuenta aparecerá en la línea de pedido. ● Impuestos: impuestos aplicables definidos en el asociado, si se hubieran especificado. Si no se hizo, los definidos en el producto, si se los hubiera especificado. Usted puede editar cualquiera de los campos para ajustarse a los requerimientos del pedido de compra al momento de cargar los datos.
- 43. También debe ingresar: ● Cantidad Haga click en Aceptar y cierre la ventana de Línea de pedido de compra haciendo click en el botón Cerrar. Puede confirmar el pedido de una línea haciendo click en Guardar, que hace que el formulario pase a no editable y esté en un estado de Solicitud de presupuesto. Luego haga click en Confirmar Orden de Compra, que se corresponde con la aprobación de un gerente o de Cuentas y mueve el pedido al estado Confirmado. Finalmente haga click en Aprobado por proveedor para indicar que el proveedor ha acusado recibo del pedido, que pasa a Aprobado. Si hace click en la pestaña Envíos de la compra usted verá el Remito que ya ha sido creado, listo para ser usado por su departamento de Recepción de mercadería. Atención: visibilidad de una ventana A veces una ventana hija, tal como la ventana de Línea de Pedido de Compra, sale de foco y desaparece detrás de la ventana principal. Si una ventana no se abre como usted lo espera, chequee que no esté escondida detrás de la ventana principal, minimizando esta ventana a la barra de tareas. Recepción de mercadería Después de confirmar la orden tendrá que esperar que su proveedor le envíe los productos. Típicamente lo debería hacer alguien de Almacén más que de Compras. Esta persona debería abrir el menú Control de inventario > Remitos > Recepción de mercadería, usando el ícono expandir/colapsar más que haciendo click directamente en Remitos. Cuando aparece la ventana de Remitos, seleccione el nombre de la entrada en la lista para visualizar el mismo Remito y haga click en Validar para cargar el formulario Hacer remito. Haga click en Hacer picking para indicar que ha recibido todo lo que
- 44. esperaba. Para controlar losniveles actuales de stock, use el menú Control de inventario > Ubicaciones, encuentre Stock en la jerarquía usando los controles de expandir y colapsar para ir a lo largo del árbol y haga click sobre él. Eso le mostrará todo en la ubicación Stock y los niveles inferiores, incluyendo Stock real (la cantidad real registrada en esa ubicación y bajo ella) y Stock virtual (las cantidades esperadas a futuro cuando todos los recibos y los despachos se hayan llevado a cabo). LISTA DE PRODUCTOS Y NIVELES DE STOCK Alternativamente puede hacer click en la línea de nivel superior Ubicaciones para resaltarla (no el texto Ubicaciones en sí mismo) y luego apretar el botón Imprimir en la parte superior derecha del formulario para probar los diferentes reportes disponibles (tales como Lotes por ubicación). Cliente Web: Cómo volver a Open ERP después de imprimir reportes PDF Cuando esté usando el cliente web, estos documentos no son parte de la página web estándar, sino que son generados en formato PDF, que usted puede imprimir o adjuntar a un correo electrónico o guardar en el disco. Usted no tiene los enlaces de navegación habituales en estas páginas. Open ERP no es totalmente consistente en la visualización de estas páginas en la versión 4.2.2, así que la página de PDF no aparece en una nueva pestaña o ventana como debería ser (y como es en otras áreas de Open ERP), sino que reemplaza a la página estándar de Open ERP en formato web. Una vez que termine con el documento PDF, usted tendería a cerrar simplemente la ventana, lo que cerraría totalmente a Open ERP. En lugar de ello, haga click en el botón Volver en su navegador de Internet para volver a Open ERP.
- 45. Ventaja: Trazabilidad endoble entrada Open ERP opera con un esquema de transferencia de stock de doble entrada similar al contable. Por ello, usted puede hacer varios análisis de los niveles de stock en su almacén, junto a los correspondientes niveles de ubicaciones virtuales en sus proveedores. Las ubicaciones de sus proveedores muestran niveles negativos una vez que usted ha recibido la mercadería. Control de facturas de compra Cuando reciba una factura de su proveedor, vaya al menú Gestión financiera > Facturas > Facturas del proveedor > Facturas de proveedores en borrador para abrir una lista de facturas de proveedores esperando recepción (tendrá que usar el ícono de expandir/colapsar en Factura del proveedor en lugar de hacer click en el texto, lo que crearía una nueva factura). Estas facturas le permiten a su Departamento de Cuentas comparar el precio y las cantidades pedidas contra el precio y las cantidades de la factura del proveedor. No es infrecuente recibir una factura con detalles más favorables al proveedor que aquéllos acordados al momento de la compra. Si al confirmar el Pedido de Compra del proveedor el campo Control de facturación estaba en OrderOn (valor por defecto), la factura se creó automáticamente en ese momento. Otras opciones le permiten crear facturas al momento de recibir la mercadería o bien manualmente. El estado inicial de una factura es Borrador. Haciendo click en la factura de su pedido usted puede ver su contenido y comparar la mercadería registrada allí con la recibida desde su proveedor. Si hay alguna diferencia es posible cambiar las líneas de pedido para, por ejemplo, agregar un gasto de envío. Haga click en Validar para confirmar la factura y pasarla al estado Abierta. Las entradas contables se generan automáticamente una vez que la factura es
- 46. validada. Para verlos efectos en su plan de cuentas, use el menú Gestión financiera > Planes > Plan de cuentas. Pago al proveedor Seleccione el menú Gestión financiera > Facturas > Facturas de proveedor > Facturas de proveedor abiertas para obtener una lista de facturas de proveedor que no han sido pagadas todavía. Haga click en el ícono Editar (el lápiz) al extremo derecho de la línea para abrir la factura en modo editable, o bien busque la factura por número de pedido o, más generalmente, por facturas próximas a su fecha de pago. Haga click en Pagar factura en la barra de tareas a la derecha del formulario, lo que abre una ventana con una descripción del pago. Seleccione Libro Banco en el campo Libro. Luego haga click en Pagar factura en la parte superior derecha del formulario, lo que lleva a cabo la acción de pago dentro de Open ERP y luego vuelve al menú principal. Comentario: Pago de una factura El método descripto aquí es para aquellas compañías que no usan su sistema contable para pagar facturas sino solamente para registrarlas. Si está usando el módulo contable de forma completa, otros métodos más eficientes le permiten gestionar los pagos, tal como cargar estados contables, reconciliar papeles, usar herramientas para preparar pagos, tener interfaz con los bancos. Usted puede monitorear el impacto contable de pagar la factura a través del plan de cuentas disponible desde el menú Gestión financiera > Planes > Plan de cuentas. Open ERP automáticamente crea entradas contables desde el pago y puede reconciliar el pago con la factura. De la Propuesta de Ventas a el Pedido de Ventas En Open ERP las propuestas de ventas y los pedidos de ventas se gestionan usando documentos que se basan en la misma funcionalidad común que los
- 47. pedidos de compras,con cambios en su detalle y en su flujo de trabajo. Para crear una nueva propuesta de venta, use el menú Gestión de ventas > Orden de venta lo que creará un nuevo pedido en estado Cotización. Entonces seleccione Local por defecto en el campo Sucursal. La sucursal está vinculada con un almacén, el que define la ubicación desde la que usted despachará la mercadería. Llene el campo Asociado. Esto llenará automáticamente otros campos (si es que el asociado ya estaba cargado en la base de datos): Contacto de pedido, Dirección de facturación, Dirección de envío y la Lista de Precios Por defecto. Éstos son solo valores por defecto y puede modificar estos campos según su necesidad. CAPTURA PEDIDO DE VENTA Haga click en el ícono Crear nuevo registro a la derecha del campo Línea de orden de venta. Éste guarda el formulario de pedido principal y abre una ventana de Línea de orden de venta. Seleccione el producto a vender. Aunque el campo Producto no es obligatorio, es usado por Open ERP para seleccionar el producto específico y así varios otros campos pueden ser llenados automáticamente en la línea de orden de venta, tales como: Descripción, UM del Producto, Precio unitario, Demora en la entrega e Impuestos. Cargue la cantidad que sea necesaria y haga click en Guardar. La línea aparece en el formulario de presupuesto. Una línea de pedido en blanco reaparece para que usted pueda ingresar otra línea. Cuando termine, haga click en Cerrar para volver al formulario de pedido. En la pestaña Otros datos de esta Orden de Ventas seleccione una Política de envío desde la lista desplegable. Vuelva a la primera pestaña Orden de venta y valide el documento haciendo click sobre Confirmar Orden, lo que calcula precios y cambia el estado de la orden desde Cotización a En progreso. Si usted está en negociación con el cliente, debería seguir haciendo click en Calcular y Guardar, manteniendo el documento en estado Cotización tanto como sea necesario. En la última pestaña del pedido, Historial, usted puede ver el Remito que ha sido creado y será capaz de ver cualquier factura que haya sido generada
- 48. relacionada a estaorden. Desde el Menú Principal haga click en Productos > Productos para desplegar una lista de productos. Su Stock real y su Stock virtual pueden diferir si usted va a necesitar más productos para despachar a sus clientes que los que tiene en existencia. Preparación de mercadería para despachar a clientes El gerente de locales selecciona el menú Control de inventario > Remitos > Envío de mercaderías > Remitos confirmados esperando asignación para obtener una lista de pedidos a despachar. Consejo: Cálculo de requerimientos En este momento su Orden de Venta está esperando que se reserven productos para cumplir con el pedido. Una actividad de reserva de stock se realiza periódicamente para calcular las necesidades, lo que también lleva a las cuentas las prioridades del cliente. El cálculo puede iniciarse desde el menú Producción > Calcular requerimientos. Esto reserva los productos automáticamente. Aunque Open ERP se da cuenta automáticamente de que los ítems en esta orden necesitarán ser despachados, todavía no ha asignado ningún ítem específico desde ninguna ubicación para cumplir con el pedido. Entonces usted puede mover el producto desde la ubicación Stock hasta la ubicación Salida (definidas en Local de Venta en el Pedido de Ventas), por lo que empiece este proceso haciendo click en Asignar. La línea Mover cambia desde el estado Confirmado hasta el estado Asignado. Ahora cree un Remito haciendo click en el botón Remito en la sección Reportes de la barra de herramientas a la derecha del formulario. También puede crear una Nota de despacho haciendo click en el botón Enviar reporte. Estos dos documentos son creados en una nueva ventana o pestaña de su navegador, por lo que pueden ser impresos y luego cerrarse.
- 49. Luego, haga clicken Validar en el Remito para marcar el movimiento que usted estaría haciendo físicamente en sus locales. Aparecerá un formulario de Hacer remito permitiéndole transferir unidades entre ubicaciones y hacer un paquete con ellas dentro del proceso. Haga click en Hacer remito en la parte superior izquierda del formulario para hacer la transferencia. La línea de Movimiento cambia su estado a Hecho. Las mercaderías están ahora en la Plataforma de Salida, que ha sido definida por defecto en Open ERP como Salida, como un paquete único con un Número de Lote. Para registrar cuándo el transportador retira el paquete, use el menú Control de inventario > Pedidos de Envío > Pedidos de Envío a Procesar. Seleccione la línea apropiada para abrir el formulario de Movimiento de Stock, luego haga click en Mover el lote. El estado cambia a Movido. El empaque está definido por las Órdenes de venta, así que si usted empaca menos paquetes que los que están pedidos, Open ERP automáticamente gestiona el recordatorio para futuros envíos. Para analizar los movimientos de stock que usted ha hecho durante estas operaciones siga los siguientes pasos. 1. Seleccione el menú Control de inventario > Ubicaciones. 2. Seleccione la primera línea haciendo click en algún punto de ella, pero no sobre el mismo texto Ubicaciones. Luego haga click en el ícono Imprimir arriba de la lista más a la derecha. 3. Seleccione el reporte Lotes por ubicación y haga click en el botón Ok para obtener un reporte detallado del Stock en cada ubicación. Nota: Jerarquía de ubicación Los productos pueden ser encontrados en la ubicación Entrada luego de haber sido recibidos, en lugar de la ubicación Stock, pero son considerados parte del stock porque Entrada es una ubicación hija de Stock.
- 50. Si usted quiereponer una estación de Control de Calidad en Mercaderías, todo lo que necesita es poner Entrada en el mismo nivel que Stock. Luego movería manualmente los ítems desde Entrada hasta Stock cuando ellos pasen los controles de Recepción de Mercadería. Facturación de Mercadería Use el menú Gestión Financiera > Facturas > Factura de Clientes > Factura de Clientes en Borrador para abrir una lista de facturas generadas por Open ERP. Éstas están en estado Borrador, lo que significa que no tienen todavía presencia en el sistema contable. Usted encontrará que una factura borrador se crea una vez que ha despachado la mercadería si ha seleccionado Facturación Automática después de Envío. Una vez que ha confirmado una factura, Open ERP le asigna un número único, y se generan todas las entradas correspondientes. Para hacerlo, abra la factura y haga click en Crear, lo que mueve la factura al estado Abierta. En este punto, usted puede enviar a su cliente la factura a pagar. Haga click en Facturas en la sección Reportes de la barra de herramientas a la derecha del formulario para obtener un documento PDF que puede imprimirse o enviarse al cliente. Usted también puede adjuntar el documento PDF al registro de factura de Open ERP. Guarde el PDF en algún lugar conveniente de su PC (como en el escritorio). Luego haga click en el botón Agregar un adjunto a este recurso que está a la derecha del formulario de factura (parece un clip). Explore hasta el archivo que acaba de guardar en el cuadro de diálogo que aparece y haga click en Cerrar este cuadro. Esto le da un registro permanente y no editable de su factura en el sistema de Open ERP. Si en este momento revisa su plan de cuentas, puede ver el impacto de estas actividades en su contabilidad, una nueva línea de ingreso desde la factura.
- 51. Pago del cliente Registrarun pago de una factura por parte de un cliente es esencialmente lo mismo que el proceso de pagar a un proveedor. Desde el menú Gestión financiera > Facturas > Factura de cliente > Facturas de clientes abiertas haga click en el nombre de la factura que usted quiere marcar como pagada: 1. Use el botón Pagar factura en la sección Acción de la barra de herramientas a la derecha para abrir una ventana que le permita registrar el pago. 2. Seleccione el Libro Libro banco y haga click en Pagar factura. La factura se marca como pagada y usted volverá al Menú Principal. CAPTURA DE FACTURA A PAGAR Chequee su plan de cuentas otra vez para ver su balance bancario en la cuenta Caja Chica.
- 52. Gestión de relacionescon los clientes El departamento de ventas es el motor de toda su compañía. El éxito en las ventas impulsa la motivación del staff y el dinamismo general de la compañía, lo que le permite seguir innovando y sentar las bases de futuros éxitos. La clave para un éxito en las ventas continuo es una efectiva gestión de relaciones con los clientes (CRM, por sus siglas en inglés). Las capacidades de Open ERP en CRM son flexibles y altamente desarrolladas para asistirlo en el manejo de todos los aspectos tanto de las relaciones con el proveedor como con el cliente. Las herramientas analíticas lo ayudan a entender sus controladores de desempeño, y la automatización de datos y procesos lo conduce a nuevos niveles de eficiencia. Open ERP puede compartir información a través de sus interfaces con las aplicaciones office más comunes, minimizando la interrupción de sus operaciones cuando lo instale por primera vez. Su personal puede construir sobre su productividad previa siguiendo con el uso de sus sistemas de correo electrónico y herramientas office, ahora conectadas a Open ERP, transfiriendo a la interfaz de Open ERP solo cuando lo necesiten. Se dice con frecuencia que el cliente es el que manda. En el mundo de los negocios, usted debería idealmente tratar a todos sus clientes como el centro de la atención. El módulo CRM de Open ERP está diseñado para hacer realidad este objetivo, ayudando a los empleados del negocio a entender mejor las necesidades de sus clientes, y automatizando sus esfuerzos de comunicación. Terminología: CRM y SRM CRM es la abreviatura de Customer Relationship Management, Gestión de Relación con el cliente, y SRM es la de Supplier Relationship Management, Gestión de Relación con el proveedor. Si se quiere enfocar en sus clientes, necesita herramientas que se lo faciliten.
- 53. Herramientas que capturentodo el conocimiento que tenga disponible, que lo ayuden a analizar lo que sabe y que le hagan más fácil el uso de ese conocimiento y análisis. Una ventaja crucial que Open ERP le brinda es que conoce más acerca de sus clientes y su habilidad para proveerlos porque está gestionando su contabilidad, ventas, compras, manufacturas y cumplimiento como así también está comunicando todo su personal interno. El módulo CRM de Open ERP usa esa información y ofrece varias características significativas que permiten que usted y su personal monitoreen y controlen efectivamente sus relaciones con clientes y proveedores, delegando los asuntos a la gente más apropiada, manteniendo un historial de comunicaciones y eventos, calificando prospectos y detectando problemas. También usa varias herramientas estadísticas para que pueda analizar las relaciones cuantitativamente como, por ejemplo, el desempeño de su servicio al cliente y de la calidad de sus proveedores. Usando análisis de desempeño, usted puede fácilmente establecer una política de mejora continua desarrollando un sistema basado en reglas en Open ERP. Para minimizar el trabajo de retipeo, Open ERP le provee un servidor de correo electrónico que enlaza sus correos electrónicos con las bases de datos. Ésta es una característica significativa, muchos de sus empleados van a trabajar automáticamente con Open ERP a través del correo electrónico sin conectarse nunca ni tener que aprender un nuevo sistema. Finalmente, usted verá un método eficiente de calificar prospectos o clientes que le permite ofrecer un servicio a medida del valor potencial de cada uno de ellos. Asociados En Open ERP, un asociado representa a las entidades con las que usted puede hacer negocios. Algunos posibles tipos de asociados son:
- 54. ● Proveedores ● Fabricantes ● Clientes ● Empleados ● Prospectos El concepto de un asociado es mucho más flexible aquí que en otras aplicaciones de gestión, porque un asociado puede corresponder a un tipo o a varias combinaciones de estos tipos. Esto evita el doble ingreso de datos y y provee gran flexibilidad en las características disponibles. Entonces, un asociado puede ser tanto su proveedor como su cliente al mismo tiempo. Este característica es particularmente importante cuando tiene subsidiarias o franquicias ya que las transacciones entre la casa central y sus subsidiarias en estos casos será generalmente bidireccional. Para obtener la lista de asociados, use el menú Asociados > Asociados. CAPTURA FORMULARIO ASOCIADOS A la derecha del formulario del asociado, usted encontrará todas las acciones, reportes y atajos disponibles para el asociado seleccionado. Esto le permite ver rápidamente el historial de un pedido del asociado, o imprimir una carta de aviso. Para crear una compañía en Open ERP (esto es, un nuevo asociado), usted debería como mínimo ingresar el Nombre de la compañía en el formulario de asociado. Contactos Usted puede tener varios contactos para un solo asociado. Los contactos
- 55. representan empleados dela compañía con los que usted está en contacto, junto a sus detalles de dirección. Para cada dirección, usted puede indicar su tipo (Por defecto, Factura, Envíos, Contacto, Otra). Basado en esto, Open ERP puede proveer una dirección que se ajuste a la función del contacto cuando esté generando un documento en cualquiera de las etapas del proceso de Open ERP. Los contactos pueden cargarse en la primera pestaña, General, del formulario de Asociados, o puede acceder directamente a la lista de direcciones a través del menú Asociados > Contactos de asociado. Puede buscar un subconjunto de asociados y contactos usando su Nombre de compañía o nombre de Contacto, o alguno de los otros campos de búsqueda tanto en la Búsqueda básica como en la Búsqueda avanzada. Nota: Asociados independientes o gente física Si usted quiere representar una persona física más que una compañía, en Open ERP el nombre de esa persona puede ser tipeado directamente en el campo Nombre en el formulario de Asociado. En este caso, no cargue el Nombre de contacto. Categorías de los asociados Open ERP usa categorías jerárquicas para organizar a los asociados. Para llegar a la lista de categorías de asociados disponibles, use el menú Asociados > Asociados por categoría. CAPTURA EJEMPLO CATEGORÍAS ASOCIADOS Haciendo doble click en una de las categorías en la estructura de categorías de asociados, usted obtiene una lista de los asociados en esa categoría. Si hace click en una categoría que tiene subcategorías, obtendrá una lista de todos los asociados en la categoría principal y en todas sus subcategorías. Como las categorías están estructuradas jerárquicamente, puede aplicar una acción a cualquier nivel de la estructura: una actividad de promoción de
- 56. marketing, por ejemplo,puede aplicarse a todos los clientes, o selectivamente solo a aquéllos en una categoría y sus subcategorías. La estructura en forma de árbol es muy útil cuando usted está ejecutando cualquiera de los reportes estadísticos. Usted puede estructurar reportes en cualquier nivel de la jerarquía usando esta segmentación de asociados. Use el menú Asociados > Configuración > Categorías > Editar categorías para definir una nueva categoría. Gestión de casos Las siguientes secciones describen los pasos que usted podría usar para implementar una política efectiva de gestión de relaciones con clientes. Ésta se implementa basando nuevos tipos de caso en el caso en el sistema de manejo de casos que Open ERP tiene incorporado. Definición: Caso Caso es un término genérico que se refiere a una discusión con un asociado acerca de un tema específico. Éste puede ser de cualquier categoría, como el monitoreo de respuestas a un aviso de empleo, o un pedido de compra o venta, o un problema de calidad post-venta. Un caso se usa para el seguimiento del historial de mensajes sobre un tema y para automatizar algunas operaciones en respuesta a ciertas condiciones. Las estadísticas de caso generadas por el sistema pueden ser usadas por sus gerentes para mejorar la gestión de interacciones con clientes y proveedores. Configuración de CRM La gestión de casos es un sistema genérico que puede ser configurado para ajustarse a sus necesidades. Usted puede desarrollar tres casos tipo, para ver cómo construir los siguientes sistemas:
- 57. 1. Un sistemapara gestionar oportunidades comerciales. 2. Un sistema para gestionar contratos de soporte en dos niveles. 3. Un sistema para gestionar calidad de proveedores. Secciones Para manejar cada uno de estos tipos de casos, usted debe crear diferentes secciones en Open ERP usando el menú CRM & SRM > Configuración > Caso > Secciones. Usted puede definir, por ejemplo, las siguientes cuatro secciones: ● Ventas ● Nivel de soporte 2 _ Nivel de soporte 1 ● Calidad Ponga el nombre en el campo Sección de caso. Usted construirá una estructura de árbol para las secciones usando el campo Sección Madre en el formulario Sección. Entonces usted puede decir que Nivel de soporte 2 es la sección madre de Nivel de soporte 1. Open ERP no restringe el orden en el que usted puede definir estas dos secciones, ya que puede grabar la sección madre mientras define la sección hija. Un gerente puede ser asignado a cada sección (desde la lista de usuarios de sistema de Open ERP) y puede agregarse una dirección de correo electrónico. Los casos de esta sección se conectan automáticamente a esta dirección de correo electrónico, los mensajes de casos salen automáticamente desde esta dirección y los correos a esta dirección se conectan automáticamente a esta
- 58. sección del sistemaCRM. Haga click en el menú CRM & SRM > Casos > Casos por sección para obtener las secciones en una lista jerárquica, y luego haga click en el nombre de una sección para listar los casos que han sido asignados a esa sección. Categorías Una vez que haya definido las diferentes secciones, usted puede crear Categorías, que se usan para diferenciar los casos en una sección. Las categorías se crean usando el menú CRM & SRM > Configuración > Casos > Categorías. Menú Una vez que las secciones y las categorías están definidas, usted puede crear algunos menús para hacer más fácil el uso de estos casos. Use el menú CRM & SRM > Configuración > Crear menús para una nueva sección. El procedimiento es crear el nombre del nuevo menú en Nombre de menú base, seleccione el nombre de un Menú Padre para el menú, y un nombre de Sección de caso, luego haga click en Crear entradas de menú. Cada vez que ejecute esta utilidad, Open ERP genera una estructura de menú similar a la figura siguiente. CAPTURA ACORDE AL CASO Un paso más allá: Secciones de casos a partir de la versión 4.3 Desde la versión 4.3 de Open ERP, usted será capaz de seleccionar el modo vista que quiera cuando el menú sea abierto para mostrar los casos para cada sección: comercial, mesa de ayuda, solicitudes de soporte, etc. Su selección de vista determina el tipo de formulario que se
- 59. abre cuando semuestra un caso en cada sección. Así el formulario que sigue a una solicitud de soporte puede diferir de un formulario para una oportunidad de negocios. Si usted está trabajando en un idioma diferente al por defecto, usted puede definir las etiquetas en ese lenguaje luego de haber creado los nuevos menús. Nota: Personalizar el menú Usted puede renombrar menús si a usted no le gusta el modo en el que han sido generados por el sistema. Para hacerlo, seleccione la línea del menú haciendo un solo click sobre ella, pero no sobre el texto de menú, y luego haga click en el ícono Cambiar. Usted verá una vista de formulario de la definición del menú. Si está en modo Editar, usted puede cambiar este nombre y la posición en la jerarquía, y puede seleccionar un ícono diferente para el mismo. También puede elegir una acción diferente para cuando se haga click sobre ese menú. Si usted ha guardado o cancelado el formulario de menú para que no esté en modo Editar, usted puede duplicarlo o borrarlo completamente. Duplicarlo puede ser útil en algunas ocasiones, guardando una copia en otro lado del menú jerárquico y tal vez haciéndolo accesible a diferentes grupos de usuarios. Uso de casos Aunque usted haya creado árboles de menú especiales para cada uno de los tipos de caso que ha definido, puede seguir usando el sistema de caso genérico a través de CRM & SRM > Casos. Los nuevos tipos de casos son solo versiones del caso genérico. Ventaja: Transferibilidad de casos Es muy útil basar toda la gestión de las relaciones con los clientes sobre un sistema genérico, como lo hace Open ERP.
- 60. Ya que cadasección es solo una especialización del sistema genérico, usted puede transferir solicitudes desde una sección hacia otra, y esto significa que usted no pierda casos en el sistema mientras delegue trabajo hacia otro personal en la compañía. Suponga, por ejemplo, un pedido de soporte que se convierte en una oportunidad de negocios. O una solicitud de servicios post venta que se convierte en un asunto de calidad de proveedor donde se encontró una falta en un producto. Usted puede también rastrear ítems a lo largo de toda la compañía. CAPTURA DE UNA ENTRADA DE OPORTUNIDAD DE NEGOCIOS Para cargar una nueva oportunidad de negocios, puede usar el menú por defecto que haya creado o usar los menús genéricos CRM & SRM > Casos > Casos por sección, o bien CRM & SRM > Casos > Todos los casos. Los campos a llenar son: ● Una Descripción del caso. ● La Sección, que en caso de ingresar desde Casos por sección se completará automáticamente con la sección correspondiente. ● Una Prioridad ● El Asociado ● El Contacto de Asociado, que se completa automáticamente cuando se ingresa en nombre del Asociado, pero puede ser sobreescrito.
- 61. ● La dirección de Correo electrónico del asociado, que también se completa automáticamente pero puede sobreescribirse. ● La persona en su compañía que será el Usuario responsable para el caso. Ventaja: El servidor de correo electrónico Verá más tarde en este capítulo que los casos pueden generarse automáticamente desde los correos electrónicos. Si el servidor se configura adecuadamente, usted no deberá cargar los casos manualmente a través del sistema de menú, sino que serán directamente creados desde los correos electrónicos entrantes. Una vez que ha sido creado, un caso comienza en el estado Borrador. Usted puede abrirlo para indicar que está trabajando en él haciendo click en el botón Abrir. Para cargar texto acerca de la solicitud o acciones tomadas para satisfacerla, tipee una entrada como texto libre. Para guardar el historial de sus comentarios, haga click en Guardar historial. Si usted hace click en Enviar a asociado y guardar historial, el asociado también recibirá una copia de su comentario tal como usted lo ha guardado. Mientras el caso esté abierto puede hacer click en Cerrar si ya ha sido completado o bien en Cancelar si es necesario. Si quiere esperar una respuesta de parte de un asociado, haga click en Pendiente. Si usted ha organizado las secciones en una estructura jerárquica, puede hacer click sobre Subir un nivel. El caso entonces sube a la sección madre. Esto es útil, por ejemplo, para transferir asuntos desde un usuario de nivel de experiencia más bajo que maneja la sección hija, a un usuario con más experiencia responsable de la sección madre. Método: Asignación de casos Para asignar un caso, hay dos enfoques disponibles.
- 62. Cualquier caso puedeser asignado por el usuario que creó el caso original, o este campo puede dejarse en blanco. Usted puede revisar la lista de casos sin asignación y elegir uno para usted mismo. También es posible un método mixto: todos los casos llegan sin asignar y un usuario es responsable por la división de trabajo a la sección que corresponda. Puede ver el historial de comentarios y acciones sobre la solicitud en cualquier momento, mirando en el Historial del caso, que tiene su propia pestaña. Usted puede crear sus propios atajos desde menús como Mis solicitudes de soporte y Mis oportunidades de negocios para listar rápidamente los casos de los que es responsable. Generación de calendarios El cliente Web de Open ERP puede mostrar cualquier tipo de recurso en forma de una agenda. Desde la versión 4.3.1 usted puede generar vistas de calendario para cada uno de sus casos a medida que cree menús para esos casos. Entonces si quiere implementar un calendario compartido para su calendario en Open ERP, tiene que: 1. Crear una sección Calendario de reuniones. 2. Crear menús para esta sección especificando que quiere una vista de calendario desde CRM & SRM > Configuración > Crear menús para una nueva sección. Usted obtendrá menús que le permitirán gestionar calendarios para cada empleado, y además tendrá un calendario compartido para la compañía. Esta vista de calendario es totalmente dinámica. Puede mover un evento o cambiar su duración solo usando su mouse.
- 63. CAPTURA MUY MONONA DE UN CALENDARIO SEMANAL/ MENSUAL Usted puede cambiar la vista y volver al modo lista, formulario o gráfico usando los botones que están arriba a la derecha. Las herramientas de búsqueda y los filtros habituales de Open ERP le permiten filtrar los eventos mostrados en el calendario o, por ejemplo, mostrar el calendario a solo algunos empleados por vez. Ventaja: El calendario genérico A diferencia del software CRM tradicional, la vista de calendario de Open ERP no está limitada a mostrar reuniones. Está disponible para cualquier tipo de recurso. Así, además de los casos aquí explicados, puede obtener calendarios de tareas, envíos, pedidos, ventas o licencias de personal. Esta vista es muy útil para planeamiento o para tener una visión global de una lista de elementos. Análisis de desempeño Ya que todas las comunicaciones con sus clientes están integradas al sistema de Open ERP, usted tiene varias maneras de analizar el desempeño de sus equipos. Existe un módulo que puede ayudarlo con esto, report_crm. A través del menú CRM & SRM > Reportes para crear diferentes reportes. CAPTURA DE ANÁLISIS DE DESEMPEÑO Si usted quiere analizar el desempeño de su grupo de servicio y soporte, por ejemplo, use el gráfico desde CRM & SRM > Reportes > Todos los meses > Casos por usuario y sección. Haga click en el menú para obtener una vista en lista, luego haga click en el botón Gráfico en la parte superior derecha de la lista. El sistema le muestra sus estadísticas por usuario y es posible filtrar cada sección y usar otros criterios de búsqueda. Por ejemplo, puede tipear un rango de datos, hacer click en Filtrar y ver cómo cambiar el gráfico reflejando los nuevos datos. Por defecto, el sistema provee una lista conteniendo la siguiente información
- 64. para cada mes,usuario y sección, y una indicación del estado de cada conjunto de información: ● Número de casos ● Demora promedio en cerrar la solicitud ● Ingreso estimado para una oportunidad de negocio ● Costo estimado ● Ingreso estimado multiplicado por la probabilidad de éxito, para darle un gráfico de estimated weighted revenue. Nota: Navegando a través de las estadísticas Puede obtener más información acerca de un usuario o una sección de casos desde estos reportes, yendo más allá de los datos mostrados. En el cliente web haga click en la fila de texto apropiada de una de las líneas (como Usuario o Mesa de ayuda y soporte) para abrir un formulario para eso, y haga click en la barra de herramientas Acción a la derecha del formulario Usuario o Sección que se despliega. En el cliente Windows haga click derecho sobre el texto, lo que abrirá un menú con las mismas opciones que en el cliente Web. En la versión 4.3.1 y posteriores, será capaz de especificar que la vista gráfico aparezca por defecto para que pueda presentar la información más visualmente. Automatización de acciones usando reglas El análisis de estadísticas le da una mejor base para gestionar todos sus servicios y las relaciones con clientes y proveedores. Pero usted puede hacer
- 65. más que sólover los gráficos de estadísticas de vez en cuando. Si el desempeño de una sección, un usuario o una categoría de un caso está comenzando a causar preocupación, entonces usted puede usar el sistema de reglas de Open ERP para monitorear la situación más de cerca. Las reglas le permiten gatillar acciones automáticamente dependiendo de criterios que usted defina para cada caso. Ellas proveen un buen modo de implementar una política de mejora continua apropiada para sus relaciones con los clientes y calidad de servicio. Usando estas reglas usted puede: ● Enviar correos electrónicos automáticamente al cliente durante las diferentes fases de una solicitud de soporte, para mantener al cliente al tanto de los progresos ● Asignar el caso a otra persona si el encargado está de vacaciones ● Enviar un recordatorio al proveedor si su respuesta está demorando demasiado ● Marcar siempre un caso como urgente si viene de un gran cliente ● Transferir el caso al servicio técnico si la solicitud es acerca de una falla técnica Para definir nuevas reglas use el menú CRM & SRM > Configuración > Casos > Reglas. CAPTURA DE PANTALLA DE UNA REGLA Los criterios para la activación de esta regla se definen en la parte principal de la pantalla. Estos criterios son:
- 66. ● Una condición sobre el estado inicial (por ejemplo, durante la creación de un caso: Estado inicial: Ninguno, estado eventual: Borrador). ● Una condición sobre el estado final (por ejemplo en el cierre de un caso enviar una confirmación o un correo electrónico de agradecimiento). ● La sección de caso donde se aplica la regla. ● La categoría del caso. ● Una condición sobre el encargado del caso (por ejemplo, enviar copias con el progreso del caso a un gerente si la solicitud del cliente está manejada por un aprendiz). ● Una condición sobre el nivel de prioridad (por ejemplo, para proveer diferentes tipos de reacción dependiendo de la urgencia de la solicitud). ● Un asociado o una categoría donde aplicar la regla. ● Una fecha para la activación _ reporte por la fecha de creación _ reporte por la fecha de la última acción _ reporte por el tiempo que ha estado activo Si usted tiene definidos varios criterios, Open ERP aplicará la regla solo si todos los criterios son válidos. Usted define la acción que se tomará si la regla se cumple en la segunda pestaña de la parte más baja de la ventana de configuración. Se incluyen las siguientes acciones:
- 67. ● Cambiar el estado del caso ● Mover el caso a una nueva sección ● Asignar el caso a un gerente de sistema ● Cambiar la prioridad del caso ● Enviar un recordatorio al encargado del caso o a un asociado ● Adjuntar información (o no) a un recordatorio ● Enviar copias de la discusión del caso a direcciones de correo electrónico específicas ● Enviar a un correo electrónico predefinido Ejemplo 1: Mejora en la calidad del soporte Usted, por ejemplo, en un gráfico que analiza el desempeño del equipo de soporte, ve que el usuario X toma un tiempo promedio de 3 días y 4 horas para cerrar un caso. Es mucho tiempo. Después de analizar los datos en profundidad, ve que muchos casos se cierran en menos de dos días, pero algunos toman más de 10 días. Pensando en la calidad del servicio, usted puede automatizar ciertas acciones. Puede enviar copias de la discusión a un experto técnico si el caso permanece abierto por más de 2 días, definido por la siguiente regla: * Nombre de regla: Copiar a un experto después de dos días. * Estado del caso inicial: Abierto. * Estado del caso final: Abierto. * Responsable: Usuario X. * Fecha de aplicación: Fecha de creación. * Demora después de la fecha de aplicación: 2 días.
- 68. * Agregar veedores(cc): expert@miempresa.com.ar * Recordar responsable: Sí. Después de que se defina la regla, el experto recibirá una copia de toda la discusión entre el Usuario X y el cliente para cada caso que permanezca abierto después de dos días. Será capaz de interactuar en la discusión para evitar más demoras o mayores problemas. Algunas compañías usan varios niveles de soporte. El primer nivel está manejado por el personal de soporte menos calificado y los niveles superiores por usuarios de mayor experiencia. Un usuario en el nivel 1 puede subir el caso a un nivel superior cuando sea necesario. Para entrenar sistemáticamente a los empleados del nivel 1, usted puede crear la siguiente regla: cuando el caso sea subido de nivel, ellos seguirán recibiendo copias del progreso del caso. Si un usuario en el nivel de soporte 1 no puede manejar una solicitud, puede subirla al nivel 2. Luego, cuando un experto del nivel 2 responde la solicitud del cliente, la persona de soporte del nivel 1 también recibe la respuesta al problema que él originalmente no pudo resolver. Así, su equipo puede ser educado automáticamente escuchando las llamadas de soporte en vivo. Suponga que usted brinda dos tipos de contrato de soporte a sus clientes: Super y Normal. Usted puede crear una regla que sube la prioridad de un caso automáticamente si el asociado está en la categoría de contrato de soporte Super. Defina el caso de esta manera: * Nombre de regla: Prioridad para asociados Super. * Estado del caso inicial: / * Estado del caso final: Open * Categoría del asociado: Contrato de soporte Super. * Establecer prioridad a: Alta. Las mejoras en las relaciones con los clientes pueden venir del uso inteligente de estas reglas. Con el sistema de control de estadísticas usted puede gestionar ciertos acuerdos de nivel de servicios con sus clientes sin un gran esfuerzo de su parte. Así usted puede ser selectivo al responder a esos asociados basado en
- 69. la calidad específicadel servicio que han contratado. Ejemplo 2: Rastreo de calidad de proveedores Recuerde que un asociado de Open ERP puede ser al mismo tiempo proveedor y cliente. Usted puede usar el mismo mecanismo para la gestión de calidad de proveedor como para el soporte a clientes. Si alguien de su personal detecta un problema de calidad de un producto de un proveedor, debería crear un nuevo caso en la sección Calidad. Si el servidor de correos electrónicos está instalado todo lo que necesita es copiar un email a una dirección especificada (por ejemplo, quejas@miempresa.com.ar), mientras envía su correo electrónico de queja al proveedor. El caso se crea automáticamente en Open ERP y la respuesta del proveedor cerrará el caso y será puesta automáticamente en el historial del caso. En este caso el usuario puede agregar acciones correctivas o preventivas conformes a ISO 9001, sin tener que cargar cada acción en Open ERP, mucha de la información viene simplemente de los correos electrónicos. Las estadísticas del sistema proveen un análisis sobre el número y el costo de los problemas de calidad de los diferentes proveedores. Si ciertos proveedores no ofrecen la calidad de servicio que usted espera, puede crear automáticamente reglas que: * Envíen un recordatorio al proveedor luego de unos días si el caso permanece abierto * Recuerden al gerente de producción llamar al proveedor y resolver la situación si el caso no ha sido cerrado en una semana * Seleccionar y calificar sus proveedores sobre la base de la calidad de servicio. Ventaja: El portal CRM El módulo de Open ERP portal_service le permite abrir partes de su funcionalidad CRM a clientes y proveedores. Ellos
- 70. pueden conectarse consu sistema usando su propio usuario y contraseña y seguir sus pedidos y solicitudes en línea. Por ejemplo, un cliente puede hacer una solicitud directamente a su sistema, evitando quizás un largo proceso de ingreso de datos. Usando el servidor de correo electrónico Para automatizar la creación de los casos en uso usted puede instalar el servidor de correos electrónicos. Éste le permite usar el CRM de Open ERP sin tener que abrir la interfaz de Open ERP. Los usuarios pueden crear casos actualizados solo enviando y recibiendo correos electrónicos. Este sistema trabaja con la mayoría de los clientes de correo electrónico como MS Outlook o Thunderbird. SIMPÁTICA CAPTURA DE PANTALLA SOBRE EL SERVIDOR Perfiles de prospectos Durante las actividades de preventa, es muy útil calificar rápidamente sus prospectos. Puede hacer una serie de preguntas para descubrir qué producto ofrecer al cliente, o cuán rápido debería manejar la solicitud. Método: Hacer perfiles Este método de rápida calificación de prospectos se usa frecuentemente en compañías que hacen las preventas por teléfono. Una lista de prospectos se importa al sistema de Open ERP como un conjunto de asociados y los operadores entonces hacen una serie de preguntas a cada prospecto. Las respuestas a estas preguntas permiten calificar automáticamente a cada prospecto, lo que lleva a que se le ofrezca un servicio específico basado en esas respuestas. EJEMPLO SIMPÁTICO + ESQUEMA La persona de ventas empieza haciendo las preguntas y en un par de minutos
- 71. de trabajo puededecidir qué proponer al prospecto. Los detalles del prospecto y sus respuestas se cargan en Open ERP. El sistema de perfilación automáticamente clasifica los prospectos en las categorías de asociados apropiadas. Esto le permite a su personal de venta seguir a los prospectos eficientemente y adaptar su enfoque basado en el perfil de cada cliente. Por ejemplo, pueden enviar una carta basada en una plantilla desarrollada para una categoría de asociado específica. Para la proposición de ventas, usarán el editor y generador de reportes de Open ERP. Uso efectivo de los perfiles Para usar el sistema de perfilación, necesitará el módulo crm_profiling. Usted puede crear una lista de preguntas y las posibles respuestas a través del menú CRM & SRM > Configuración > Segmentación > Preguntas. Para obtener un esquema similar al mostrado puede crear las siguientes preguntas y respuestas: Preguntas Respuestas ¿Periodista? Sí / No ¿Sector de la Industria? Comercio / Distribución / IT / Otros ¿Personal? 1 / 2-20/ 21-50/ 51-100/ > 100 ¿Función del contacto? Toma decisiones / No toma decisiones
- 72. Herramientas de Comunicación OpenERP provee toda la información que usted necesita para perseguir las oportunidades comerciales de su compañía eficientemente. Pero para permanecer productivo con toda la información que tiene que manejar es esencial que usted siga usando sus herramientas usuales de comunicación conectándolas con Open ERP y no debe restringirse a la interfaz de Open ERP. Open ERP puede hacer la mayor parte de las cosas que necesita para concretar sus oportunidades comerciales efectivamente. Pero puede haber un poco para aprender, lo que reduce su eficiencia mientras lo hace. Y si eso es cierto para un usuario constante del sistema, es doblemente cierto para un usuario ocasional o para alguien que ya hace un uso intensivo de las aplicaciones Office estándares y no puede cambiar fácilmente. Entonces para aquéllos que necesitan continuar usando sus aplicaciones Office tradicionales para mantener su eficiencia, Open ERP puede equiparse con adaptadores para las interfaces más comunes. Sus usuarios pueden participar en muchos procesos soportados por Open ERP sin dejar su ambiente basado en Office con el que ya están familiarizados, y pueden evitar la doble carga de datos vinculándose a la base de datos de Open ERP automáticamente. Se describen los tres módulos siguientes: ● Interfaz de Mozilla Thunderbird ● Interfaz de Microsoft Outlook ● Interfaz de Microsoft Word El capítulo es una mezcla de instrucciones de instalación y configuración, y ejercicios básicos de interacción. Interfaz de Mozilla Thunderbird La extensión de Mozilla Thunderbird le permite llevar a cabo una serie de operaciones de Open ERP directamente desde el cliente de correo electrónico de Thunderbird:
- 73. ● crear un contacto o asociado desde un correo electrónico ● guardar un correo electrónico y sus adjuntos en Open ERP ● enviar cualquier archivo adjunto a un documento Open ERP (tales como propuestas, proyectos y tareas). Instalación de la extensión de Thunderbird Para ser capaz de usar la extensión de Thunderbird, usted necesita el módulo email_interface. No está cargada en el núcleo de Open ERP 4..2.2 pero puede estarlo en una futura versión. Una vez que la tenga en los archivos de sistema de su servidor, se instala de la misma manera que los otros módulos. Luego tendrá que instalar la extensión de Thunderbird. Para hacerlo, use el archivo tiny_plugin-2.0.xpi que se encuentra en el directorio de extensiones del módulo email_interface. Luego siga los siguientes pasos: 1. Desde Thunderbird, Herramientas > Módulos Complementarios. 2. Haga click sobre el botón Instalar. 3. Seleccione el archivo tiny_plugin-2.0.xpi. 4. Haga click sobre Instalar ahora y luego reinicie Thunderbird. Una vez que la extensión ha sido instalada, usted solo tiene que crear un atajo en su barra de herramientas de Thunderbird para la función Archivar a Open ERP. Hágalo así: 1. Haga click derecho sobre la barra de herramientas y seleccione Personalizar. 2. Ubique el ícono Archivar a Open en la barra de herramientas en el lugar
- 74. que desee. Atención: Versión de Thunderbird La extensión de Open para Thunderbird sólo funciona con la versión 2.0 y superiores de Thunderbird. Por eso, fíjese en su versión antes de la instalación y descargue la última versión que necesite desde la siguiente dirección: http://www.mozilla.org/products/thunderbird/. Interfaz de usuario de Thunderbird Cuando haya instalado el módulo, lo primero que hay que hacer es conectarlo con Open ERP desde Thunderbird. Para hacerlo use el menú Herramientas > Extensión de Open. Una ventana de configuración aparece permitiéndole ingresar datos de configuración acerca de su servidor de Open ERP. CONFIGURACIÓN PARA ACCEDER A OPEN ERP DESDE THUNDERBIRD Para archivar un correo electrónico en Open ERP desde Thunderbird, seleccione el correo electrónico y haga click sobre Archivar en Open. Alternativamente, usted puede hacer click derecho para que aparezca un cuadro de diálogo de búsqueda. Esto le permite seleccionar un objeto que le gustaría agregar a su correo electrónico y sus adjuntos. Usted puede seleccionar un asociado, una tarea, un proyecto, una cuenta analítica o cualquier otro objeto. SELECCIÓN DE UN OBJETO DE OPEN ERP DESDE THUNDERBIRD Un paso más lejos: Gestión de documentos La extensión de Thunderbird es compatible con la gestión de documentos de Open ERP. Si usted instalase el módulo documento podría: * buscar a través del contenido de los documentos de
- 75. su compañía (losque tienen el tipo .doc, .pdf, .sxw y .odt) y también en correos electrónicos archivados * tener un sistema de archivos compartido que esté conectado a diversos documentos de Open ERP para compartir información y acceder a ella con su navegador favorito * organizar y estructurar sus documentos (tales como proyectos, asociados y usuarios) en el sistema de Open ERP. Si usted no puede encontrar a un asociado o contacto que se corresponda con su correo electrónico en Open ERP es posible crear uno en el momento usando simplemente la información contenida en el correo electrónico y haciendo click sobre el botón Crear. CREACIÓN DE UN CONTACTO EN EL MOMENTO DESDE THUNDERBIRD Para acceder a la información archivada desde diferentes documentos en Open ERP, usted puede usar la interfaz Correo Electrónico Thunderbird que aparecer sobre los documentos de Open ERP. Interfaz de Microsoft Outlook Todo lo que puede hacer con la extensión de Thunderbird, es posible con la extensión de Microsoft Outlook, permitiéndole llevar a cabo una serie de operaciones de Open ERP directamente desde Outlook, tales como: ● crear un contacto o asociado desde un correo electrónico ● archivar un correo electrónico y sus adjuntos en Open ERP ● enviar cualquier archivo adjunto a un documento de Open ERP (tales como propuestas, proyectos y tareas). Atención: Versiones de Outlook La extensión de Microsoft Outlook funciona con Microsoft Outlook 2003 y 2007, pero no con Outlook Express.
- 76. Instalación de laextensión de Outlook Para empezar, debe instalar el módulo email_interface en Open ERP, el mismo usado por la extensión Thunderbird. No necesita instalarlo de nuevo si ya lo hizo. Una vez que haya instalado el módulo todo lo que necesita es ejecutar el autoinstalador de Windows tiny_outlook_plugin-X.exe donde X corresponde al número de versión descargado. Este archivo puede encontrarse en la lista de módulos en el sitio oficial de Open ERP. La instalación es entonces automática. Uso de la extensión de Outlook La utilización de la extensión de Microsoft Outlook es bastante similar a la extensión de Thunderbird. En Outlook encuentre el menú Herramientas > Opciones de Open ERP. MENÚ DE CONFIGURACIÓN PARA LA INTERFAZ ENTRE OUTLOOK Y OPEN ERP En la ventana que usa para configurar la extensión de Outlook usted puede ingresar parámetros para acceder al servidor de Open, con varias opciones para: ● manejar archivos ● elegir color para los correos electrónicos transferidos a Open ERP. Una vez que la carga de datos del servidor está completada, haga click en Probar la conexión para controlar que sus parámetros lo hagan funcionar correctamente. Cuando Outlook está configurado, usted puede archivar en Open ERP un correo electrónico y sus archivos adjuntos desde la barra de herramientas. Una vez que el correo electrónico es enviado a Open ERP es marcado con otro
- 77. color en Outlookpara que usted recuerde no archivarlo otra vez. Interfaz de Microsoft Word CONFIGURACIÓN DE ACCESO A OPEN ERP DESDE WORD Open ERP provee una extensión de Microsoft Word que le permite crear sus propias plantillas de documentos. Lo que es más, usted puede usar la herramientas de combinación Herramientas > Combinar documentos para insertar datos desde Open ERP mientras genera diferentes documentos de negocios. Entonces es posible crear plantillas para un número de necesidades, tales como propuestas, cartas de acuerdos de negocios o solicitudes de precio. Cada usuario puede crear su propio documento y usar la extensión para obtener datos desde Open ERP. La extensión es muy útil para automatizar fácilmente acciones de negocios. Instalación de la extensión de Word El módulo para conectar Microsoft Word se encuentra también en la lista de módulos de Open ERP en http://openerp.com/ Una vez que se ha descargado, instale el archivo tiny_word_plugin-X.exe. Cuando el programa esté instalado, usted debe ejecutar Microsof Word y configurar los parámetros que le permitirán acceder al servidor de Open ERP desde Word. Haga click en el menú Herramientas > Opciones de Open ERP. MENÚ PARA ACCEDER A LA CONFIGURACIÓN DE LA EXTENSIÓN Uso de la interfaz de Word Comience por seleccionar el módulo desde el cual usted quiere hacer un reporte, por ejemplo un Pedido de Ventas. Desde Word usted puede acceder a todos los campos en un Pedido de Open ERP, y todos los campos enlazados para ese pedido tales como desde Líneas de Pedido y desde Productos en esas Líneas de Pedido. SELECCIONE EL MÓDULO QUE GENERARÁ EL REPORTE
- 78. Complete su documentoe inserte los campos de Open ERP en los lugares apropiados. AGREGUE CAMPOS DE OPEN ERP EN UN DOCUMENTO DE WORD Atención: Campos en rojo Cuando usted ha seleccionado algunos campos y los agregó a su documento de Word, algunos de ellos aparecen en rojo. Esto indica que usted no puede usar un campo en particular porque tiene una compleja relación de datos que solo puede ser descubierta cuando comience a usar el campo. SELECCIÓN DE DOCUMENTOS DE OPEN ERP PARA SER USADOS EN LA COMBINACIÓN Seleccione la herramienta de combinación haciendo click sobre Realizar combinación de mail desde la barra de herramientas. Esto conecta Microsoft Word con Open ERP, punto en el cual busca los datos para insertar en el documento. Esta herramienta le permite seleccionar qué documentos deben ser incluidos en el reporte. Haga su selección y haga click en Comenzar Combinación para ejecutar la herramienta que produce sus diferentes documentos. Word entonces genera los documentos insertando los datos de Open ERP, en una página por cada documento seleccionado. Más adelante verá otro módulo más poderoso que le permite crear reportes completos en OpenOffice.org a través de una interfaz agregada directamente en Open ERP. De este modo podrá crear sus propias plantillas, tales como faxes y facturación. Estos reportes pueden ser exportados en PDF dejando Open ERP, o pueden ser editados antes de enviarlo a un cliente. Así puede personalizar los detalles de sus faxes y facturas como lo necesite, aunque se basen en sus plantillas. RESULTADO DE COMBINAR UN DOCUMENTO DE WORD CON DATOS DESDE OPEN ERP
- 79. Contabilidad General Cuando estábien integrado con un sistema de gestión, un sistema de contabilidad ofrece a una compañía beneficios especiales además de las obvias habilidades que debe tener para reportar la posición financiera. Esta parte trata de los aspectos prácticos de la contabilidad y del rol de ésta a lo largo de toda la compañía. El módulo de contabilidad de Open ERP no sólo le permite manejar claramente sus operaciones, siguiendo el flujo de trabajo desde la facturación hasta el pago. También le posibilita usar varias herramientas para el análisis financiero basado tanto en información en tiempo real como el historial reciente, dependiendo del análisis. Su estructura contable puede configurarse para ajustarse a las necesidades de su compañía. Desde la facturación hasta el pago Este capítulo expone el flujo de trabajo de contabilidad básica en Open ERP, desde el ingreso de una factura hasta el registro de un pago. Se describen todas las operaciones, desde la entrada de recibos de contabilidad y el tratamiento del proceso de reconciliación, incluyendo los pedidos de pago. La contabilidad es el núcleo de la administración de una compañía: todas las operaciones de la compañía tienen un efecto allí. Tiene un rol informativo y, debido a los datos que provee, un sistema de contabilidad confiable y detallado puede y debe tener un rol importante en la toma de decisiones. En muchas compañías, la contabilidad se limita a producir reportes legales y satisfacer la curiosidad de los directores acerca de ciertas direcciones estratégicas, y a imprimir el balance general y el estado de ingresos varias veces al año. Incluso hay frecuentemente varias semanas de demora entre la
- 80. realidad y elreporte. Recomendación: Valuación de su función de contabilidad En muchas pequeñas compañías, la función contable se usa escasamente. No sólo usted ve que los datos para la documentación se ingresan en el sistema dos veces, sino que también los resultados se usan, con frecuencia, solo para producir documentación legal y listados periódicos, algunas semanas más tarde, del balance general y los estados de ingresos. Por contraste, integrando sus cuentas con su sistema de gestión, esto le permite: * Reducir el esfuerzo de ingresar datos, ya que solo debe hacerlo una vez. * Ejecutar sus procesos con el beneficio de una visión financiera: negociar contratos, predecir el flujo de fondos, etc. * Obtener información útil de manera sencilla y cuando lo necesite, por ejemplo: la posición de crédito de un cliente. Como puede ver, la contabilidad por lo general es subutilizada. La información que provee es una herramienta muy efectiva para dirigir una compañía si está integrada al sistema de gestión. Para que usted sea efectivo haciéndolo, la información contable es necesaria en todos los procesos de su compañía, por ejemplo: ● Para preparar presupuestos es importante conocer la posición financiera exacta del cliente, y ver en el historial si hay demoras en los pagos. ● Si un cliente dado ha excedido su límite de crédito, la contabilidad puede detener automáticamente envíos futuros a ese cliente. ● Si se gastó el 80% del presupuesto de un proyecto, pero sólo se ha
- 81. completado el 20%de este proyecto, puede renegociar con el cliente, o revisar y mandar en los objetivos del proyecto. La contabilidad general de Open ERP tiene un manejo óptimo de estas necesidades por la estrecha integración entre todos módulos. Más aún, las transacciones, las acciones y los análisis financieros ocurren en tiempo real, para que usted no sólo pueda monitorear la situación sino también administrarla efectivamente. El módulo contable en Open ERP es de doble entrada, multimoneda y multicompañía. Terminología: Contabilidad * Contabilidad General (o financiera), para identificar los activos y los pasivos de la compañía. Se maneja usando un sistema de doble entrada que asegura que cada transacción se acredita a una cuenta y se debita de otra. * Contabilidad Analítica (o de gestión, o de costos), sistema contable independiente que refleja las cuentas generales, pero estructurada a los largo de ejes que representan las necesidades de gestión de la compañía. * Contabilidad Auxiliar, refleja las cuentas de los clientes y/o proveedores. * Cuentas presupuestarias, predefinen la asignación esperada de recursos, usualmente al comienzo del año financiero. Método: Multicompañía Hay un surtido de métodos para integrar a Open ERP en un ambiente multicompañía: * Si las compañías tienen pocos documentos en común (productos, asociados, cualquier fuente de Open ERP), usted debería instalar bases de datos separadas. * Si las compañías comparten muchos documentos, puede
- 82. registrarlos en lamisma base de datos e instalar los documentos multicompañía de Open ERP para manejar con precisión los derechos de acceso. * Es posible sincronizar tipos de documentos específicos en varias bases de datos usando el módulo synchro. Una de las grandes ventajas de integrar cuentas con todos los demás módulos, es evitar el doble ingreso de datos en documentos contables. Así, en Open ERP, un pedido genera automáticamente una Factura, y ésta genera automáticamente las entradas contables. Esto deviene en recordatorios a los clientes, presentaciones de impuestos, y así sucesivamente. Esta integración tan fuerte le permite: ● Reducir trabajo de ingreso de datos. ● Disminuir notablemente el número de errores en el ingreso de datos. ● Obtener información en tiempo real y tener tiempos rápidos de reacción (para recordatorios de facturas, por ejemplo) ● Ejercer control por tiempos sobre todas las áreas de gestión de la compañía. Aviso para contadores Cuando usted crea una base de datos, puede elegir instalar sólo los módulos contables eligiendo el perfil Sólo Contabilidad. Usted debería instalar el portal web. Con la gestión apropiada de derechos, esto permite a los fideicomisarios proveer a los clientes acceso a sus datos en tiempo real. También les da la oportunidad de trabajar en ciertos documentos que no tienen impacto contable directo, como presupuestos. Esto puede dar un servicio de valor agregado que mejora sustancialmente la relación entre los fideicomisarios y sus clientes.
- 83. Todas las cuentasse mantienen en la moneda por defecto (la cual está especificada en la definición de la compañía), pero cada cuenta y/o transacción tiene una moneda secundaria (definida en la cuenta). El valor de las transacciones multimonedas se sigue, entonces, en las dos monedas. Flujo de trabajo contable y generación automática de facturas El siguiente cuadro muestra el flujo de trabajo financiero seguido por cada factura: CAPTURA DE PANTALLA "EN CASTELLANO" PÁGINA 151 (TOTAL)/139 (PAGINADO) En general, cuando usted usa todas las funcionalidades de Open ERP, las facturas no necesitan ser ingresadas manualmente. Las facturas en borrador se generan automáticamente a partir de otros documentos como los Pedidos de compra. Facturas en Borrador El sistema genera propuestas de facturas que inicialmente están en estado Borrador. Mientras estas facturas permanecen sin confirmación, no tienen impacto contable en el sistema. No hay nada que impida a los usuarios crear sus propias facturas si así lo desean. La información que se necesita para la fa facturación se toma automáticamente del formulario de Asociado (como las condiciones de pago y la dirección de facturación), o del Producto (como la cuenta que se va a usar), o de una combinación de los dos (como los impuestos aplicables y el precio del producto). Ventajas de las facturas en borrador Hay varias ventajas en trabajar con facturas en borrador: * Tiene un estado de validación intermedio antes de que la factura se apruebe. Esto es muy útil cuando sus contadores no son los que crean la factura inicial, pero son necesarios
- 84. para aprobarla antesde que la factura entre a la Contabilidad. * Le permite crear facturas por adelantado, sin aprobarlas al mismo tiempo. También puede listar todas las facturas esperando aprobación. Facturas abiertas o pro forma Se puede aprobar (o validar) una factura en el estado Abierto o en el estado Pro forma. Una factura pro forma no tiene un número de factura, pero las entradas contables sobre la factura que es creada corresponden a los montos que Open ERP guardará como a pagar por el cliente. Además, está cerrada, es decir que no se pueden realizar cambios en una factura pro forma. Comentario sobre la factura pro forma En algunos países, no está permitido generar entradas contables desde facturas pro forma. En cambio, se crea un reporte desde el pedido de compra, que imprime una factura pro forma que no tiene consecuencias contables en el sistema. Una factura abierta tiene un número de factura único. La factura se envía al cliente y se marca en el sistema como esperando pago. Saldar entradas de facturas y pagos En Open ERP, una factura es considerada paga cuando sus entradas contables han sido saldadas con las entradas de pago. Atención: Pagos y saldo Para evitar sorpresas, es importante entender la idea de la conciliación y su relación con el pago de facturas. En una factura, usted encontrá un campo Saldada y una opción para tildar Pagada. Se diferencian solo si una factura ha sido pagada (usando la reconciliación de archivos) pero ha sido subsecuentemente marcada como no reconciliada.
- 85. Terminología: Reconciliación La reconciliación enlaza entradas en una cuenta simple que se cancelan mutuamente. Se saldan una a otra (suma de créditos = suma de débitos). Esto se aplica generalmente a pagos contra sus correspondientes facturas. Si el proceso de reconciliación, Open ERP no podría marcar las facturas que han sido pagadas. Imagine la siguiente situación con el cliente Pérez & cía.: ● Factura 145: 50 ● Factura 167: 120 ● Factura 184: 70 Si usted recibe un pago de 120, Open ERP va a demorar la conciliación porque hay una variedad de facturas a pagar. Podría conciliar tanto las facturas 145 y 184 juntas, o bien la 167. Usted puede cancelar una factura si la función Permitir cancelar entradas ha sido activada en el libro diario y las entradas todavía no han sido saldadas. Puede moverlas luego desde Cancelado, a través del estado Borrador para modificarlas y regenerarlas. Nota: Tratamiento en lotes Generalmente, diferentes transacciones se agrupan juntas y se manejan al mismo tiempo, en lugar de hacerlo factura por factura. Esto se llama lote de trabajo o manejo de lotes. Usted puede seleccionar varios documentos en la lista de facturas: tildar las opciones de las líneas de interés usando el cliente web y hacer click en el botón de atajo apropiado a la derecha, o hacer mayúsculas + click con el ratón en el cliente Windows y usar la acción o el botón de imprimir en la parte superior. Esto le dará la opción de una de varias posibles acciones en los objetos seleccionados.
- 86. A intervalos regulares,independientemente de las facturas, se puede usar un procedimiento de importación automática, o un procedimiento manual de cuentas para hacer estados bancarios. Éstos comprenden todos los pagos de proveedores y clientes y transacciones generales, como aquéllas entre cuentas. Cuando una cuenta se valida, Open ERP genera automáticamente las entradas contables correspondientes. Las facturas se marcan como pagadas cuando las entradas contables sobre la factura han sido saldadas con entradas contables acerca de su pago. Esta transacción de reconciliación puede llevarse a cabo en varios lugares del proceso, dependiendo de su preferencia: ● en el ingreso de datos para el estado de cuentas ● manualmente desde los archivos de cuentas ● automáticamente usando la reconciliación inteligente de Open ERP. Usted puede crear archivos contables directamente, sin usar la factura y los estados de cuenta. Para hacerlo, use la entrada de datos rápida en un libro diario. Algunos contadores prefieren este enfoque porque están más acostumbrados a pensar en términos de archivos contables que en términos de facturas y pagos. Sin embargo, usted debería usar los formularios designados para facturas y estados bancarios más que la entrada manual de datos. Es más fácil y se maneja con un sistema de control de errores. Un sistema basado en archivos Todas las transacciones contables en Open ERP se basan en archivos, hayan sido creados por una factura o directamente. Así, los recordatorios de asociado se generan simplemente de la lista de
- 87. entradas no saldadasen la cuenta de cuentas a cobrar de ese asociado. En un solo recordatorio usted encontrará el conjunto completo de facturas no pagadas, como así también pagos no conciliados, tales como adelantos. De forma similar, los estados financieros como el libro mayor, el saldo de cuentas, el balance cronológico y los diversos libros diarios, todos se basan en entradas contables. No importa si usted generó la entrada desde un formulario de factura o directamente en el libro diario de facturas. Es lo mismo para la declaración de impuestos y otros estados financieros legales. Al usar contabilidad integrada, usted debería seguir el proceso estándar de facturación porque algunos módulos dependen directamente de los documentos de factura. Por ejemplo, un pedido de venta de un cliente puede ser configurado para esperar el pago de la factura antes de hacer el envío. En ese caso, Open ERP automáticamente genera una factura en borrador para enviar al cliente. Facturación En Open ERP, el concepto de "factura" incluye los siguientes documentos: ● La factura del cliente ● La factura del proveedor ● Una nota de crédito del cliente ● Una nota de crédito del proveedor Solo el tipo de facturas y el modo de representación difieren para cada uno de los cuatro documentos. Todos se almacenan en el mismo tipo de objeto en el sistema. Usted obtiene la forma correcta para cada uno de los cuatro tipos de factura
- 88. desde el menúque usa para abrirlos. El nombre de la pestaña le permite distinguir los tipos de factura cuando está trabajando en ellas. Técnica: Tipos de facturas Hay muchas ventajas en derivar los diferentes tipos de facturas desde el mismo objeto. Las dos más importantes son: * En un ambiente multicompañía con facturación entre compañías, una factura de cliente de una compañía se convierte en una factura de proveedor para la otra. * Le permite trabajar y buscar todas las facturas desde el mismo menú. Si está buscando un historial de facturación, Open ERP le provee facturas tanto de proveedores como de clientes, como así también notas de crédito. Terminología: Nota de crédito Una nota de crédito es un documento que le permite cancelar una factura o parte de una factura. Para acceder a las facturas en Open ERP, use los submenús de Gestión financiera > Facturas. La mayoría de las veces, Open ERP genera automáticamente las facturas, a medida que se van generando desde otros procesos en el sistema. Así, generalmente no es necesario crearlas manualmente, sino simplemente validarlas o aprobarlas. Open ERP usa las siguientes formas de generación de facturas: ● Desde pedidos de proveedores o clientes. ● Desde la recepción o el envío de mercaderías. ● Desde trabajos llevados a cabo (hojas de asistencia, Capítulo 10).
- 89. ● Desde tareas completadas (Capítulo 12) ● Desde cargos por honorarios u otros gastos recargables (Capítulo 12) Los diferentes procesos generan facturas en Borrador. Éstas deben ser aprobadas por el usuario de sistema que corresponda y enviadas al cliente. Para obtener la lista de facturas en borrador generadas por Open ERP, puede usar el menú Gestión financiera > Facturas > Facturas de cliente > Facturas de cliente en borrador . Hay un menú similar para las facturas de compras que no han sido recibidas o aprobadas: Gestión financiera > Facturas > Facturas de proveedor > Facturas de proveedor en borrador. También es posible ingresar facturas manualmente. Esto se hace generalmente para facturas que no están asociadas a un pedido (usualmente pedidos de compra) o notas de crédito. Si el sistema no ha sido configurado correctamente, usted podría necesitar editar la factura antes de enviarla al cliente. Por ejemplo, si usted no ha notado que el cliente está exento de impuestos, la factura que usted genera desde un pedido contendrá los impuestos en las tasas habituales. Es posible, entonces, suprimir esto de la factura antes de validarla. Carga de una factura de cliente El principio de ingresar datos para facturas en Open ERP es muy simple, ya que permite a los usuarios que no son contadores crear sus propias facturas. Esto significa que su información contable puede mantenerse actualizado todo el tiempo a medida que los pedidos se colocan y reciben, y sus impuestos son calculados. Al mismo tiempo, permite que la gente que tiene más conocimiento contable mantenga control total sobre las entradas contables que están siendo generadas. Cada valor propuesto por Open ERP puede ser modificado después
- 90. de ser necesario. Comiencecargando manualmente una factura de cliente. Para esto, use Gestión financiera > Facturas > Facturas de cliente. CAPTURA DE PANTALLA PÁGINA 155 (TOTAL)/ 143 (PAGINADO) Un nuevo formulario de factura se abre para que ingrese información. El documento se compone de tres partes: ● La parte superior, con información del cliente. ● El cuerpo principal, con líneas detalladas de factura ● La parte inferior, con detalles sobre los impuestos, y los totales. Para ingresar un documento en Open ERP, usted siempre debería llenar los campos en el orden en el que aparecen en la pantalla, ya que de esa manera algunos campos se llenan automáticamente por las selecciones hechas en los anteriores. Se selecciona el asociado, por ejemplo, y los campos siguientes se llenan automáticamente: ● La dirección de facturación corresponde al contacto al que se le dio el tipo de dirección Factura en el formulario de asociado (o el tipo de dirección Por defecto). ● La cuenta de asociado corresponde a la cuenta dada en las Propiedades que se encuentran en la tercera pestaña del formulario de asociado. Por defecto, el software está configurado con la cuenta Cuentas a Cobrar. ● Una condición de pago puede especificarse para este caso o, si ha sido definida por defecto, en el área de Propiedades en el formulario de asociados. Las condiciones de pago se generan por reglas para el pago de la factura. Por ejemplo: 50% a 21 días y 50% a 60 días desde fin de mes.
- 91. Definición: Los camposde Propiedades Los campos de Propiedades en el formulario del Asociado o en el de Producto son campos multicompañía. El valor que el usuario ve en estos campos dependen de la compañía para la que el usuario trabaja. Si trabaja en un ambiente multicompañía que usa una sola base de datos, usted tiene varias tablas de cuentas. Las cuentas de activo y pasivo para un asociado dependen de la compañía para la que trabaja el usuario. Nota: Viendo relaciones de asociado Usted siempre puede acceder a más información desde un campo de relación en Open ERP. En el cliente web una relación es un hipervínculo si el formulario es de solo lectura, llevándolo al formulario principal para esa entidad, con todas las acciones y enlaces. En el cliente web en modo editar, y en el cliente Windows, puede presionar el botón Ctrl en el teclado al mismo tiempo que hace click derecho en el campo para obtener un diálogo desplegable con enlaces y otras opciones. Así usted puede hacer click sobre el campo de un asociado y obtener rápidamente los siguientes datos del mismo: * Compras y ventas en curso * Solicitudes de CRM * Facturas abiertas * Archivos de cuentas * Cuentas a cobrar y a pagar Usted puede agregar una breve Descripción a la factura y seleccionar la moneda que quiere para facturar. Atención: Descripción de la factura La descripción de la factura es más un título que un comentario. Si quiere agregar comentarios más detallados,
- 92. puede usar elcampo Notas en la parte inferior de la segunda pestaña Info extra. Una vez que el encabezado de la factura está guardado, usted debe ingresar las diferentes líneas de factura. Puede usar cualquiera de estas dos técnicas: ● Ingresas el campo completo manualmente ● Usar un producto para completar los diferentes campos automáticamente Seleccione el producto Radiador de aleación de titanio en el campo de producto de una línea de factura. Los siguientes campos se llenan automáticamente: ● Descripción: viene desde el producto, en el lenguaje del asociado. ● Cuenta de crédito/débito: determinada por la cuenta de compras o ventas definidas en las propiedades del producto. Si ninguna cuenta está especificada en el formulario del producto, Open ERP usa las propiedades de la categoría con la que se asocia el producto. ● Unidad de medida: definida por defecto en el formulario del producto. ● Precio por unidad: está dado por el precio de lista en el formulario del producto y se expresa sin impuestos. ● Impuestos: provistos por el formulario de producto y el de asociado. Nota: Gestión de precios con impuesto incluido Por defecto, Open ERP factura y procesa los precios sin impuestos, los que se manejan como una figura aparte. Si quiere tener facturas con impuestos incluidos puede agregar el módulo correspondiente. Éste agrega un campo en cada factura que le permite indicar si la factura incluye o no los impuestos.
- 93. Nota: Información sobreel producto Cuando esté ingresando datos de la factura, a veces puede ser útil tomar la mayor información del producto que está facturando. Ya que usted está todavía en modo editar, si presiona Ctrl mientras hace click derecho sobre el campo Producto (tanto en el cliente web como en el Windows). Seleccione los reportes disponibles. Open ERP provee tres reportes estándar sobre el producto: * Pronósticos de futuro stock * Estructura de costo de producto * Ubicación del producto en sus almacenes Es posible ingresar varias líneas de factura y modificar los valores que Open ERP sugiere automáticamente. Una vez que las líneas de factura han sido ingresadas, puede hacer click en Calcular sobre la factura para obtener la siguiente información: ● Detalles de impuestos calculados ● Tasa de impuestos ● Impuestos totales ● Precio total En el área Impuestos en la parte inferior izquierda de la factura encontrará los detalles de los totales calculado para los diferentes impuestos usados en la factura. Técnica: Cálculos de impuestos Usted puede hacer doble click en una de las líneas en el sumario de impuestos de la factura. Open ERP le muestra el
- 94. detalle de loscargos de impuestos que van a ser su declaración de impuestos a fin de mes. Le indica el total que va a ser computado en las diferentes partes de la declaración legal. Esto le permite gestionar la declaración en Open ERP automáticamente. CAPTURA DE PANTALLA PÁGINA 158 (TOTAL)/ 146 (PAGINADO) Antes de aprobar la factura, usted puede modificar la fecha y el período contable, que se ingresan por defecto con la fecha de hoy. Estos campos se encuentran en la segunda pestaña Otra información. Nota: El diseño de la factura Si usted quiere que el diseño de la factura sea más elaborado, puede instalar el módulo account_invoice_layout. Esto le permite agregar varios elementos entre las líneas, como subtotales, secciones, separadores y notas. Haga click en Validar cuando quiera aprobar la factura. Ésta pasa del estado Borrador al estado Abierta. Cuando haya validado una factura, Open ERP le dará un número único desde una secuencia definida. Por defecto, toma la forma Año / Número de secuencia, por ejemplo 2008/00101. Si quiere modificar los números de secuencia, use el menú Administración > Personalizar > Secuencias > Secuencias. Las entradas contables correspondientes a esta factura se generan automáticamente cuando usted aprueba la factura. Usted puede verificar el detalle de esto abriendo el ícono Abrir en el campo Transacciones en la segunda pestaña de la factura. Gestión de Impuestos Los detalles del formulario de producto y del formulario de asociado determinan la selección de impuestos aplicables para una línea de factura. Por
- 95. defecto, Open ERPtoma cuenta de todos los impuestos definidos en el formulario de producto. Si un impuesto está definido en la pestaña de Propiedades del formulario del Asociado, Open ERP hará el cálculo de impuestos en base a los impuestos del Asociado. Así, un Asociado que está definido como exento de impuesto, por ejemplo, va a tener precedencia sobre los impuestos definidos en el producto. Tome el caso del siguiente producto: NECESITAMOS UN EJEMPLO AQUÍ. Consejo: Facturas ocasionales Cuando cree una factura para un producto que solo va a ser vendido o comprado puna sola vez, no tiene que codificar un nuevo producto, pero tendrá que dar un poco de información manualmente en la línea de factura: * Precio de venta * Impuestos que aplican * Cuenta * Descripción del producto Cancelación de una factura Por defecto, Open ERP no le permitirá cancelar una factura una vez que ésta haya sido aprobada. Las entradas contables ya se crearon, y teóricamente usted no puede retractarse y borrarlas. Sin embargo, en muchos casos es más conveniente cancelar una factura cuando hay un error que producir una nota de crédito y conciliar las dos entradas. Su actitud respecto a esto dependerá de la legislación vigente en su jurisdicción contable y su adherencia a la pureza contable. Open ERP se acomoda a cualquier enfoque. Se puede permitir la cancelación de una factura tildando la opción Permitir cancelar entradas en el libro diario correspondiente a esta factura. Entonces podrá cancelar la factura si se cumplen las siguientes dos condiciones: 1. Las entradas contables no han sido reconciliadas o pagadas. Si esto ya ocurrió, tendrá que cancelar la reconciliación.
- 96. 2. El períodocontable o el año fiscal no se ha cerrado todavía. Si ya se cerró, no hay modificaciones posibles. La cancelación de una factura tiene el efecto de modificar automáticamente las correspondientes entradas contables. Cuando la factura se cancela, usted tiene la posibilidad de ponerla de vuelta en el estado Borrador. Esto significa que puede modificarla y aprobarla otra vez más tarde. Consejo: Numeración de facturas Algunos países requieren que usted tenga números de facturas continuos sin brechas en la secuencia. Si luego de cancelar una factura que usted no está regenerando, encuentra una brecha dentro de la numeración, usted debe ir y modificar la secuencia, rehacer la factura y reemplazar el número de secuencia con su valor original. Usted puede controlar las secuencias usando el menú Administración > Personalizar > Secuencias > Secuencias. Atención: el cancelar una factura producirá una brecha en la numeración de sus facturas. Se recomienda enfáticamente recrear esta factura y reaprobarla para llenar el hueco en la numeración. Ventaja: Duplicación de un documento La función Duplicar puede ser aplicada a todos los documentos del sistema: usted puede duplicar cualquier cosa, un producto, un pedido o un envío. Algunos Puntos 1. Duplicar facturas: En vez de ingresar una nueva factura cada vez, usted puede basar una factura en una anterior similar y duplicarla. Para hacerlo, primero busque una factura existente que se ajuste a lo que desea. En el cliente web, muestre la factura en el modo Solo Lectura y luego haga click en Duplicar. En el cliente Windows, seleccione Formulario > Duplicar en el menú superior.
- 97. La duplicación creauna nueva factura en el estado Borrador. Esto le permite modificarla antes de aprobarla. La duplicación de documentos en Open ERP es una función inteligente, que permite que la factura duplicada tenga su propio número de secuencia, la fecha del día y el estado borrador, aún cuando la factura en la que se basa ya esté pagada. 2. Guardar preferencias de asociado: Open ERP tiene muchas funciones que lo ayudan a ingresar información rápidamente. Si usted factura con frecuencia los mismos productos al mismo asociado, puede guardar las preferencias de la última factura usando valores por defecto condicionales. Para probar esta funcionalidad, cree una factura para un asociado dado y agregue varias líneas. Luego haga click en el nombre sobre una línea de factura y seleccione Convertir esto en valor por defecto. Tilde la opción que indica que esto sólo se aplicará a este asociado. La próxima vez que haga una factura para este asociado, las líneas de factura serán creadas automáticamente y usted sólo deberá modificar las cantidades antes de confirmar la factura. Para los impuestos, se recomienda poner el monto por defecto en las líneas de factura. Haciendo esto no olvidará agregar el impuesto cuando esté cargando facturas manualmente. 3. Obtener información con click derecho Cuando esté creando una factura, frecuentemente tendrá que encontrar información extra sobre el asociado para completarla. Para obtener más información sobre cualquier campo en Open ERP, todo lo que debe hacer es mantener apretado la tecla Ctrl y hacer click derecho, y así Open ERP le mostrará automáticamente la información relativa a ese asociado, como: * Tareas completadas * Detalles de beneficios * Movimientos recientes * Últimos pedidos Haga lo mismo para obtener información sobre los productos que
- 98. está facturando. Porejemplo: ¿hay suficiente stock? ¿cuándo ingresará más stock? ¿cuáles son los costos y los precios de lista normal para este producto? Haciendo estos datos accesibles mientras está facturando, Open ERP simplifica su trabajo. Creación de la factura de un proveedor El formulario que gestiona las facturas de proveedor es muy similar al de las facturas de clientes. Sin embargo, ha sido adaptada para simplificar el ingreso rápido de datos y monitorear los montos registrados. Método: Ingreso de datos Muchas compañías no codifican las facturas a proveedores, sino que simplemente ingresan los datos contables correspondientes al libro diario de Compras. Esto se aplica en particular a los usuarios enfocados en el sistema contable más que en todas las capacidades provistas por un sistema ERP. Los dos enfoques llegan al mismo resultado contable, pero prefieren uno u otro dependiendo de sus habilidades. Sin embargo, cuando use las funciones de Gestión de Compra en Open ERP usted debería trabajar directamente en las facturas, porque proveen los Pedidos de Compra o los documentos de Recepción de Mercadería. Para codificar una nueva factura de proveedor, use el menú Gestión Financiera > Facturas > Facturas de proveedor. Todo es similar a la factura de cliente, comenzando con el Libro diario y luego el Asociado, lo que completa automáticamente los siguientes campos: ● Dirección de facturación ● Cuenta del asociado Al contrario de la factura de cliente, no tiene que ingresar condiciones de pago,
- 99. simplemente una Fechalímite. Y si usted no tiene una fecha límite, Open ERP asume que esa factura va a ser pagada en efectivo. Si usted quiere codificar condiciones de pago más completas que solo la fecha límite, puede usar el campo Término de pago que puede encontrar en la segunda pestaña, Otra info. Luego de eso, usted ingresa el Total de la factura con impuestos incluidos. Open ERP usa este monto para controlar si todas las líneas de factura han sido ingresadas correctamente antes de dejarlo validar la factura. Indique la Moneda si la factura no va a usar la moneda por defecto, y luego puede ingresar las Líneas de factura. Tal como en la factura de cliente, usted tiene la opción de ingresar todos los datos manualmente o usando un producto para completar automáticamente muchos de los campos. Ingresando un productos, estos valores se completan automáticamente: ● La Cuenta del producto se completa de las propiedades del formulario del producto o de la Categoría del producto si nada está definido en el producto mismo ● Los Impuestos vienen del formulario del producto y del formulario del asociado, basados en los mismos principios que en la factura de cliente. ● La Cantidad está configurada por defecto en 1, pero puede cambiarse manualmente. ● El Precio por unidad se calcula automáticamente del precio total después de deducir los diferentes impuestos aplicables. Haga click en Calcular para verificar que los diferentes montos corresponden a los indicados en la factura de papel del proveedor. Cuando apruebe la factura, Open ERP verifica que el monto total indicado en el encabezado corresponde a
- 100. la suma delos montos sin impuestos sobre las líneas de factura y los diferentes impuestos aplicables. Nota: El botón Calcular Aunque usted debería calcular la factura antes de aprobarla, no tiene que presionar el botón Calcular. Si usted aprueba la factura directamente, el software calcula los diferentes impuestos por sí mismo y verifica el total. Este botón se una solamente para hacer un control previo del monto mostrado antes de que usted lo confirme finalmente. Open ERP completa automáticamente la Fecha de facturación y el período contable, pero usted puede cambiar esos valores manualmente en la segunda pestaña de la factura antes de guardarla. Terminología: Fechas y Períodos contables Los períodos contables se tratan como declaraciones de períodos legales. Por ejemplo, una declaración de impuestos para una factura depende del período contable y no de la fecha de facturación. Dependiendo de si sus declaraciones se hacen mensualmente o trimestralmente, el año fiscal contiene doce o cuatro períodos. Las fechas se muestran en el documento creado en el sistema contable y se usan para calcular fechas límite. Las dos piezas de información no tienen que tener la misma fecha. Suponga que usted recibe una factura el 5 de enero, pero está fechada el 31 de diciembre del año anterior por su proveedor. En este caso, puede cargarla en el período contable de enero y poner la fecha de factura como 31 de diciembre. La fecha límite estará basada en la fecha de 31 de diciembre, pero la factura será reconocida en el año fiscal actual para la declaración de impuestos. Usted puede encontrar que los montos no corresponden con los que le ha dado su proveedor en papel por razones que pueden incluir:
- 101. ● El proveedor tuvo un error en los cálculos ● Los montos fueron redondeados de forma diferente Técnica: Redondeo de Impuestos Frecuentemente ocurre que un proveedor agrega 1 al total porque el cálculo de los impuestos ha sido redondeado hacia arriba. Algunos montos de impuestos no son válidos a causa de este redondeo. Por ejemplo, es imposible llegar al monto de 145,50 si usted está trabajando con 2 decimales de precisión y una tasa de 19,6%. * 121.65 x 1,196 = 145,49 * 121,66 x 1,196 = 145,51 En este caso usted puede modificar un valor en las líneas en las que se basa el total, o el monto total de impuestos en la parte inferior izquierda del formulario: ambos son editables para que usted pueda modificarlos para ajustarlos al total. Cuando los totales coinciden usted puede validar la factura. Open ERP entonces genera las entradas contables correspondientes. Usted puede gestionar estas entradas usando los campos Cuenta en la factura y en cada línea de factura. Notas de crédito Ingresar una nota de crédito de un cliente es casi idéntico a ingresar una factura de cliente. Comience desde el menú Contabilidad Financiera > Facturas > Reembolsos a cliente. De forma similar, ingresar una nota de crédito a un proveedor es lo mismo que hacer una factura a proveedor, usando el menú: Contabilidad Financiera > Facturas > Reembolsos a proveedor.
- 102. Es fácil generarrápidamente una nota de crédito a partir de una factura existente. Para hacerlo, seleccione una factura de un cliente o proveedor y haga click en Reembolsar factura en la barra de herramientas a la derecha. Open ERP abre para usted un nuevo formulario de nota de crédito en el modo Borrador para que usted pueda modificarla antes de aprobarla. Nota: Acreditación de varias facturas Usted puede reembolsar varias facturas en una sola operación. Desde el cliente web usted puede ver una lista de facturas y tildar las opciones al costado de aquéllas que quiere reembolsar. Luego haga click en la acción Reembolsar factura de la barra de herramientas de la derecha. En el cliente Windows haga una selección múltiple de facturas haciendo click en Ctrl sobre las líneas que quiera seleccionar. Luego ejecute la acción haciendo click sobre el ícono Acción en la barra de íconos y seleccionado Reembolsar factura. Pago de facturas Open ERP marca a una factura automáticamente como pagada una vez que las entradas de facturas han sido saldadas con las entradas de pago. No tiene que marcar las facturas como pagadas usted mismo: Open ERP lo hace cuando usted reconcilia sus pagos. Consejo: Saldar una nota de crédito Generalmente usted salda las entradas contables de una factura con su/s pago/s. Pero usted también puede reconciliar una factura con las entradas de la nota de crédito correspondiente, para cancelarlas mutuamente. Probablemente usted haya notado el botón de acción Pagar factura en la barra de herramientas a la derecha del formulario de factura. Esto le deja ingresar pagos y saldar entradas rápidamente. Esta funcionalidad se usa en compañías que usan Open ERP como un simple sistema de facturación y no para contabilidad total. Ellos codifican sus pagos manualmente en diferentes
- 103. facturas. Usted quizáno use esta funcionalidad si tiene toda su contabilidad en Open ERP. Es más conveniente gestionar los pagos de facturas cuando está ingresando estados bancarios y transacciones de fondos. Esto permite un mejor control de las transacciones financieras y una mayor flexibilidad en áreas como: ● Adelantos y pagos parciales de facturas ● Pagos de varias facturas por varios pagos ● Control fino de diferentes fechas límites en las mismas facturas ● Gestión de ajustes si hay montos diferentes a los de la factura Entradas contables Pueden usarse varios métodos de creación de entradas contables. Usted ya ha visto cómo una factura crea sus propias entradas, por ejemplo. Esta sección trata, en orden, de: ● Gestión de estados bancarios ● Gestión de caja ● Entradas manuales en libros diarios Usted verá cómo proceder al ingresar transacciones financieras. En Open ERP usted usa el mismo formulario para manejar estados bancarios que para manejar la caja. Los dos tipos de transacción difieren solamente en el libro diario que se usa.
- 104. Gestión de estadosbancarios Open ERP provee una herramienta visual para la gestión de estados bancarios que simplifica el ingreso de datos a las cuentas. Tan pronto como una entrada de estado es validada, Open ERP genera automáticamente la entrada contable correspondiente. Esto permite que la gente no contable ingrese transacciones financieras sin preocuparse por cosas como créditos, débitos y contrapartes. Comience creando una línea de estado. Para hacer esto, use el menú Gestión Financiera > Entradas > Estados. Esto abre un formulario de ingreso de datos para estados. CAPTURA DE PANTALLA PÁGINA 166 (TOTAL) / 154 (PAGINADO) Open ERP sugiere automáticamente la referencia de estado (Nombre) y la Fecha desde la línea de estado precedente. Usted puede configurar su propia referencia gestionando secuencias en el menú Administración. Luego, usted debe seleccionar el Libro Diario. Idealmente, cuando usted configure su compañía, va a crear por lo menos un libro diario para cada cuenta de banco y otro para la caja. Entonces seleccione el que corresponda a la cuenta de banco cuyo estado está manejando. La moneda que está usando para la línea de estado es la del libro diario seleccionado. La moneda se convierte automáticamente en la moneda principal de la compañía cuando usted confirma la entrada, usando las tasas en efecto a la fecha de entrada (lo que significa que usted necesitará que se creen primero tasas de conversión de moneda válidas). Open ERP completa automáticamente el balance inicial basado en el balance final del estado anterior. Usted puede modificar este valor y forzar otro. Esto le permite ingresar estados en el orden que prefiera. También, si ha perdido una página de su estado puede ingresar las siguientes inmediatamente sin tener que esperar por un duplicado desde el banco.
- 105. Luego, complete elbalance final, que corresponde al último valor en la cuenta después de todas las entradas de estado. Este monto será el control para las operaciones antes de aprobar el estado. Después debe ingresar todas las líneas del estado. Cada línea corresponde a una transacción bancaria. Ingrese la línea de transacción.. Cuando escriba el nombre del Asociado, Open ERP automáticamente le propondrá la cuenta correspondiente. Open ERP precompleta el monto total debido para el cliente o proveedor. (Monto). Esto le da una simple indicación del pago efectivo. Usted debe ingresar en monto que aparece en su línea de estado: un signo negativo para un retiro y un signo positivo para un pago en efectivo o depósito. Cuando la entrada de pago ha sido hecha es posible reconciliarla directamente con la entrada contable para las facturas. Presione la tecla Ctrl en el teclado (necesario en el cliente Web, pero no en el cliente Windows) y presione la tecla F1 mientras su cursor está en el campo Reconciliar sobre la línea de pago. CAPTURA DE PANTALLA PÁGINA 167 (TOTAL) / 155 (PAGINADO) Entonces aparece el formulario de reconciliación. A la derecha encontrará el monto para el pago. Debe seleccionar las facturas pagadas por esta transacción (Entradas). Para que pueda reconciliar esto el monto de pago debe corresponder exactamente con uno o varias fechas límite de factura. Método: Reconciliación Hay otros métodos de reconciliación: desde entradas contables, cuando el pago se guarda directamente sobre una factura, o usando la herramienta de reconciliación automática. Pero si puede, usted debería hacer la reconciliación cuando esté codificando el pago porque es el momento en el que usted tiene toda la información que necesita manejar para reconciliar el pago con la factura correspondiente.
- 106. Atención: Reconciliación parcial En Open ERP solo es posible la reconciliación total. Para ingresar un pago parcial para una factura, hay varios métodos: * No reconcilie el monto de ese pago, solo el saldo entero. * Reconcilie de una vez, pero haga un ajuste contable en la cuenta de crédito del asociado. En este caso, la factura será marcada como pagada. Si usted ve una diferencia entre el pago y las facturas a reconciliar, puede notar esa diferencia en la segunda parte del formulario, Cancelar. Usted debe indicar entonces qué cuenta debe ser usada para este ajuste. Esta diferencia se explica generalmente por: ● pérdidas y ganancias ● diferencias de cambio ● descuentos dados por pago rápido Cuando la reconciliación está completa, es decir que el pago equivale a la suma de pagos debidos y los ajustes, entonces usted puede cerrar el formulario de reconciliación. La operación de reconciliación es opcional, usted puede hacerlo más tarde o nunca. Sin embargo, hay dos efectos importantes: ● Marcar que las facturas han sido pagadas. ● Prevenir que los montos de pago y los montos de facturas aparezcan en recordatorios a los clientes. A menos que los haya reconciliado, el cliente verá estos montos en la carta recordatorio (y no después del balance ya que se cancelan el uno al otro).
- 107. Finalmente, una vezque ha ingresado las líneas de su estado bancario, puede validarlas. Open ERP genera automáticamente las entradas contables correspondientes si el balance calculado equivale al balance final indicado en el encabezado. Las facturas reconciliadas se marcan como pagadas en ese punto. Un usuario con destrezas contables avanzadas puede ingresar entradas contables directamente en el libro diario del banco. La cuenta resultante es la misma, pero la operación es más compleja porque usted debe conocer las cuentas para usarla y debe tener dominados los conceptos de crédito y débito. Gestión de caja Para gestionar la caja, usted usa el mismo formulario que antes. Al comienzo del día debe indicar el monto inicial de efectivo en la entrada (saldo de comienzo). En lugar de confirmar la entrada inmediatamente, puede dejarla en estado Borrador. Todas las transacciones a lo largo del día se ingresan en este estado. Cuando cierre la caja, generalmente al final del día, debe ingresar el monto encontrado en la misma en el campo Saldo final. Luego confirme el estado para cerrar el estado de caja del día y generar automáticamente las entradas contables. Atención: Validación del estado Las entradas contables se generan solamente cuando el estado se confirma. Entonces, si el estado total no ha sido aprobado (es decir al final del día, en el caso de la caja chica), no debería sorprenderle si los pagos de asociados no han sido deducidos de su cuenta correspondiente. Entrada manual en un libro Las facturas y los estados producen entradas contables en los diferentes libros diarios. Pero usted puede igualmente crear entradas directamente en uno de ellos usando los formularios para ayudarse.
- 108. Para hacerlo, useel siguiente menú: Gestión Financiera > Entradas > Entradas en libro. Usted también puede usar el menú Libros abiertos, que es un atajo desde los libros diarios o los períodos que ya tienen entradas contables pero todavía no hay sido cerrados. Seleccione el libro diario y el período contable. Una ventana se abrirá, permitiéndole ingresar la información contable en una lista editable. Después puede ingresar los datos de una factura de proveedor. Como usted recordará, usualmente Open ERP genera estas entradas automáticamente. Si usted no ha creado una factura usted tendrá que ingresar valores manualmente. Llene esos campos en este orden: ● Fecha efectiva: fecha de facturación. ● Movimiento: deje este campo vacío así Open ERP pueda llenarlo automáticamente desde el próximo número en la secuencia para validaciones de línea. ● Ref.: referencia desde la factura de proveedor. ● Ref. Asociado: asociado en cuestión. ● Cuenta: cuenta para la línea de compra (Compra de productos). ● Nombre: descripción de la línea de factura (Radiador de aleación de titanio). ● Crédito: 1196. Presione la tecla Enter en su teclado para validar esta primera línea. El próximo número de la secuencia se asigna a su entrada contable. Su línea se colorea de rojo y toma el estado Borrador. Cuando una línea está en estado borrador no se
- 109. refleja en lacontabilidad. Open ERP no la validará hasta que se haga la línea que la salde (así los montos de créditos deben saldar los montos de débito para ese conjunto de entradas). Open ERP ahora propone que se llene la línea de saldo contable. Si la cuenta usada (en este caso la cuenta 600) incluye impuestos por defecto en esta definición Open ERP propone automáticamente impuestos asociados con el monto ingresado. En esta etapa usted puede modificar y validar esta segunda línea de la cuenta, o reemplazarla con otra información tal como una segunda línea de compra. Cuando haya ingresado todos los datos de sus líneas, Open ERP automáticamente propone entradas contrapartes, basadas en las entradas de crédito. Si lo valida, se hacen coincidir las entradas contables y las líneas pasan del estado Borrador (rojo) al estado Abierta (negro). Nota: Completar una entrada de saldo Cuando una entrada contable se iguala, Open ERP la pasa automáticamente al estado abierto y se prepara para ingresar la próxima información. Si usted quiere agregar alguna otra línea de saldo, puede ingresar el número de la entrada en la nueva línea que está cargando. En este caso, la línea completa permanece en Borrador hasta que todo el conjunto se salda en cero. Proceso de reconciliación La operación de reconciliación consiste en igualar entradas en diferentes cuentas para indicar que éstas están relacionadas. La reconciliación se usa generalmente para: ● Igualar entradas de facturas con pagos para que las facturas se marquen como pagadas y los clientes no reciban recordatorios de pago (reconciliación en una cuenta de cliente)
- 110. ● Igualar depósitos y retiros con sus respectivos pagos ● Igualas facturas y notas de créditos para cancelarlas Un contador debe llevar a cabo una reconciliación sobre una lista de entradas contables para que la suma de créditos iguales la suma de débitos para las entradas igualadas. En Open ERP la reconciliación solo puede realizarse en cuentas que han sido configuradas como reconciliables (el campo Reconciliar). No confundir reconciliación contable con reconciliación de estados bancarios Es importante no confundir estos dos términos. El primero consiste en relacionar entradas de cuentas unas con otras, mientras que el segundo consiste en verificar que su estado bancario corresponde con las entradas de esta cuenta en su sistema contable. Hay diferentes métodos de reconciliar las entradas. Usted ya ha visto la reconciliación de entradas mientras ingresa datos en una cuenta. Aquí se describen las reconciliaciones automáticas y manuales. Reconciliación automática Para la reconciliación automática, le pedirá a Open ERP que haga su propia búsqueda de entradas a reconciliar en una serie de cuentas, por lo que tratará de encontrar entradas para cada asociado donde los montos corresponden. Dependiendo del nivel de complejidad que elija cuando comience a usar la herramienta, el software podrá reconciliar desde dos hasta nueve entradas al mismo tiempo. Por ejemplo, si eligió nivel 5, Open ERP reconciliará tres facturas y dos pagos si los montos totales se corresponden. CAPTURA DE PANTALLA PÁGINA 161 (TOTAL)/ 159 (PAGINADO) Para iniciar la herramienta de reconciliación, haga click en Gestión
- 111. Financiera > ProcesamientoPeriódico > Reconciliación > Reconciliación automática. Se abre un formulario, pidiéndole la siguiente información: ● Cuenta a reconciliar: puede elegir una, varias o todas las cuentas reconciliables. ● El período a tomar en consideración (Comienzo de período / Final de período). ● El Poder de reconciliación (desde 2 hasta 9). ● Información necesaria para el ajuste (detalles de Movimiento de Cancelación). Nota: Reconciliación automática Usted puede reconciliar: * Todas las Cuentas a Cobrar, las cuentas de sus clientes de tipo Deudor * Todas las Cuentas a Pagar, las cuentas de sus proveedores de tipo Acreedor La opción de ajuste le permite reconciliar entradas aunque sus montos no sean exactamente equivalentes. Por ejemplo, Open ERP permite que clientes extranjeros cuyas cuentas están en monedas diferentes tengan una diferencia de hasta 0,50 unidades de moneda y pongan la diferencia en una cuenta de cancelación. Nota: Valores por defecto Si usted inicia la herramienta de reconciliación automática regularmente, debería configurar los valores por defecto para cada campo presionando la tecla Ctrl y usando el click derecho (cuando el formulario está en modo editar usando el cliente web, o usando el cliente Windows). Esto significa que usted no tendrá que volver a escribir todos los campos
- 112. cada vez. Reconciliación manual Parala reconciliación manual, abra las entradas para reconciliar una cuenta a través del menú Gestión Financiera > Procesamiento Periódico > Reconciliación manual. Usted también puede iniciar la reconciliación manual desde cualquier pantalla que muestre entradas contables. Seleccione las entradas que quiera reconciliar. Desde la selección, Open ERP indica la suma de débitos y créditos para las entradas seleccionadas. Cuando éstas están igualadas, puede hacer click en Reconciliar entradas. Ejemplo: Caso real de reconciliación Suponga que usted ha ingresado detalles de un pedido de cliente. En ese momento se puede preguntar qué hay de extraordinario en la cuenta del cliente (la lista de facturas no pagadas y pagos no reconciliados). Para verla desde el formulario de pedido, haga click derecho sobre el campo de Asociado y seleccione la vista A pagar y a Cobrar. Open ERP abre una lista de entradas contables no reconciliadas. CAPTURA DE PANTALLA PÁGINA 161 Usted nota un factura por 1900 y un pago dos semanas más tarde de 1900 con la misma referencia. Usted puede seleccionar las dos líneas en esa vista. El total al final de la página muestra que el monto de crédito iguala al monto de débito para la línea seleccionada. Haga click en Reconciliar entradas para reconciliar las dos líneas. Después de esto, estas líneas no puede ser seleccionadas y no aparecerán cuando las entradas se listen otra vez. Si hay alguna diferencia entre las dos entradas, Open ERP le sugerirá que haga un ajuste. Este ajuste es una entrada compensadora que permite una reconciliación completa. De todos modos, usted debe especificar el libro diario y la cuenta a ser usados para el ajuste.
- 113. Por ejemplo, siusted quiere reconciliar las siguientes entradas: Entradas para reconciliación Fecha Ref. Descripció Cuenta Débito Crédito n 12 Mayo 08 FAC23 Alquiler 4010 544,50 auto 25 Mayo 08 FAC44 Seguro de 4010 100,00 auto 31 Mayo 08 PAY01 Facturas 23, 4010 644,00 44 En la reconciliación, Open ERP muestra una diferencia de 0,50. En esta etapa usted tiene dos posibilidades: ● No reconciliar, y el cliente recibe una solicitud por 0,50. ● Reconciliar y aceptar un ajuste de 0,50 que se tomará directamente de la cuenta P&L. Open ERP genera automáticamente la siguiente cuenta: Cuenta de Cancelación Fecha Referencia Descripció Cuenta Débito Crédito n 03 Junio 08 AJ001 Ajuste: 4010 0,50 pérdidas y beneficios 03 Junio 08 AJ001 Ajuste: xxx 0,50 pérdidas y beneficios Las dos facturas y el pago serán reconciliados en la primera línea de ajuste. Las dos facturas serán marcadas automáticamente como pagadas. Gestión de pagos
- 114. Open ERP lebrinda formularios para preparar, validar y ejecutar órdenes de pago. Esto le permite gestionar asuntos como: 1. Pagos provistos en varias fechas límites 2. Fechas automáticas de pago 3. Separación de preparación de pagos y aprobación de pagos en su compañía 4. Preparación de una orden durante la semana conteniendo varios pagos, y posterior creación de un archivo de pago al final de la semana. 5. Creación de un archivo para pago electrónico que pueda ser enviado a un banco para su ejecución. 6. División de pagos dependiendo de los saldos disponibles en sus varias cuentas de banco. Proceso para la gestión de órdenes de pago Para usar la herramienta para gestionar pagos primero debe instalar el módulo account_payment, que es parte del núcleo del sistema de Open ERP. El workflow para la gestión de pago es el siguiente: ESQUEMA PÁGINA 163 El sistema le permite ingresar una serie de pagos a realizar desde sus diversas cuentas bancarias. Una vez que los diferentes pagos han sido registrados, usted puede validar las órdenes de pago. Durante la validación usted puede modificar y aprobar las órdenes de pago, enviando la orden al banco para la transferencia electrónica de fondos o solo imprimir cheques como desee. Por ejemplo, si tiene que pagar una factura de proveedor para un monto
- 115. grande, usted puededividir los pagos entre varias cuentas bancarias de acuerdo a su saldo disponible. Para hacer esto, usted puede preparar varias órdenes en borrador y validarlas una vez que esté satisfecho con la división de pagos. Este proceso puede ser agendado regularmente. En algunas compañías, una orden de pago se mantiene en estado Borrador y los pagos se agregan a la lista borrador cada día. Al final de la semana es la tarea de un contador trabajar en todas las órdenes de pago en espera. Una vez que la orden de pago está confirmada, todavía hay un paso de validación que un contador debe realizar. Usted puede imaginar que esas órdenes serían preparadas por un administrativo de cuenta, y luego aprobada por un gerente para seguir adelante con el pago. Un paso más lejos: Flujo de trabajo de pago Un flujo de trabajo de Open ERP está asociado con cada orden de pago. Para ver una visualización de ello, tendrá que usar el cliente web. Seleccione una orden de pago y haga click en Extensiones > Imprimir flujo de trabajo desde el menú en la parte superior. Usted puede integrar reglas más complejas para gestionar órdenes de pago adaptando el flujo de trabajo. Por ejemplo, en algunas compañías los pagos deben ser aprobados por un gerente bajo cierto flujo de fondos o condiciones de límite de valores. ESQUEMA PÁGINA 164 Cuando el gerente de cuentas valida el documento, Open ERP genera un registro de banca con todas las órdenes de pago. Usted puede entonces enviar el archivo a través de su conexión electrónica con su banco para ejecutar todos sus pagos. En negocios pequeños, generalmente es la misma persona la que ingresa las órdenes de pago y la que las valida. En ese caso usted debe solamente hacer
- 116. click en losdos botones, uno después de otro, para confirmar el pago. Preparación y ejecución de órdenes Para cargar una orden de pago, use el menú Gestión Financiera > Pago > Órdenes de pago. CAPTURA DE PANTALLA PÁGINA 166 Open ERP entonces sugiere un número de referencia para su orden de pago. Como es habitual, usted puede cambiar el punto de partida para esta secuencia desde el menú Administración. Luego usted tiene que elegir uno de los varios medios de pago disponibles para su compañía. Éstos tienen que ser configurados cuando usted configure el sistema contable usando los menús Gestión Financiera > Configuración > Tipo de pago y Gestión Financiera > Configuración > Modo de pago. Algunos ejemplos: ● Cheques ● Transferencias bancarias ● Tarjeta Visa sobre una cuenta FORTIS ● Caja chica Luego debe indicar la Fecha preferida para el pago: ● Fecha límite: cada operación será efectuada en la fecha límite de la factura ● Directamente: las operaciones será efectuadas cuando las órdenes se validen.
- 117. ● Fecha acordada: usted debe especificar una fecha de pago efectivo en el campo Fecha estipulada que sigue. Esta fecha es particularmente importante para la preparación de transferencias electrónicas porque las interfaces bancarias le permiten seleccionar una futura fecha de ejecución. Entonces para configurar su Open ERP de forma más fácil usted puede elegir pagar todas sus facturas automáticamente en la fecha límite. Luego usted debe seleccionar las facturas a pagar. Éstas pueden ingresarse manualmente en el campo Línea de pago, pero es más fácil agregarlas automáticamente. Para ello, haga click en Agregar líneas de pago y Open ERP propondrá líneas con fechas límites de pago. Para cada fecha límite usted podrá ver: ● La Fecha efectiva de la factura ● La referencia Ref. y la descripción de la factura, Nombre ● La fecha límite para la factura ● El monto a pagar en la moneda por defecto de la compañía ● El monto a pagar en la moneda de la factura Usted puedo entonces aceptar el pago propuesto por Open ERP o seleccionar las entradas que pagará o no pagará de esa orden. Open ERP le da toda la información necesaria para hacer una decisión de pago para cada ítem de la línea: ● Cuenta ● Cuenta de banco del proveedor
- 118. ● Monto que será pagado ● Monto a pagar ● El proveedor ● Monto total debido al proveedor ● Fecha límite ● Fecha de creación Usted puede modificar los tres primeros campos de cada línea: la cuenta, la cuenta de banco del proveedor y el monto que pagará. Este arreglo es muy práctico porque le brinda completa visibilidad de todas las deudas comerciales a pagar de su compañía. Usted puede pagar solo una parte de la factura, por ejemplo, y cuando prepare su próxima orden de pago, Open ERP automáticamente le sugerirá el pago del remanente debido. Cuando el pago haya sido preparado correctamente, haga click en Confirmar. El pago entonces cambia al estado Abierto y aparece un nuevo botón que puede ser usado para iniciar el proceso de pago. Dependiendo del método de pago elegido, Open ERP provee un archivo conteniendo todas las órdenes de pago. Usted puede enviar esto al banco para hacer las transferencias de pago. En futuras versiones de Open ERP, se espera que el sistema sea capaz de preparar e imprimir cheques.
- 119. Análisis Financiero Este capítuloestá dedicado a la carga impositiva establecida por ley y los reportes financieros de Open ERP. Ya sea que necesite reportes acerca de proveedores y clientes, o bien declaraciones para varios propósitos legales, Open ERP le permite llevar a cabo un amplio rango de análisis paramétricos de la salud financiera de su compañía. Si quiere analizar la salud general de su empresa o revisar el estatus de una Cuenta por Cobrar en detalle, las cuentas de su compañía son el lugar para definir sus indicadores de negocios. Para llevarle la situación más acertada de su compañía, los diferentes reportes contables de Open ERP son flexibles, y los resultados se calculan en tiempo real. Esto le permite automatizar acciones recurrentes y cambiar sus operaciones rápidamente cuando hay un problema general de la empresa (como una caída marcada de los fondos, o las cuentas por cobrar escalando demasiado) o bien un problema local (un cliente que no ha pagado o gastos excesivos en el presupuesto de un proyecto). Este capítulo describe los variados reportes y declaraciones financieras provistas por el módulo contable de Open ERP. También reseña cómo Open ERP maneja los impuestos de compras y ventas, y el reporte de impuestos. Gestión de cuentas a pagar / acreedores y cuentas por cobrar /deudores Open ERP provee numerosas herramientas para la gestión de cuentas de clientes y proveedores. Usted verá: ● Análisis financiero de asociados, para entender los reportes que le permiten llevar a cabo un análisis de todos sus asociados. ● Recordatorios multinivel, un sistema automático para preparar cartas o correos electrónicos cuando las facturas permanezcan impagas. ● Análisis detallado de asociados individuales.
- 120. Análisis financiero deasociados Cuando los miembros de su departamento de cuentas se conectan al sistema de Open ERP, se encuentran inmediatamente con el Tablero de Control Contable. Por defecto, contiene un gráfico útil para analizar cuentas por cobrar. Para tener acceso, instale el módulo board_acount. Luego mírelo usando el menú Tableros de Control > Contabilidad > Tablero de Control Contable. TABLERO DE CONTROL CONTABLE En el tablero de control, el gráfico a la derecha llamado Cuentas por cobrar acumuladas representa sus cuentas pendientes semana por semana. Esto le da un vistazo del monto acumulado de sus deudores por semana. Todos los gráficos de Open ERP son dinámicos. Así, por ejemplo, usted puede filtrar la información haciendo click sobre Zoom y luego Filtrar en el formulario de búsqueda. O sólo hacer click en Zoom para abrir una ventana más grande para un gráfico, luego hacer click en Buscar para mostrarlo en una vista de lista. Para obtener un reporte más detallado del balance a lo largo acumulado (en orden por fecha pasada) use el menú Finanzas > Contabilidad > Reportes > Cuentas de Asociados > Balance de Asociado Acumulado. BALANCE ACUMULADO EN UN PERÍODO DE 30 DÍAS Cuando abra ese reporte, Open ERP pregunta el nombre de la compañía, el período fiscal y el tamaño del intervalo a ser analizado (en días). Luego Open ERP calcula una tabla de balance de crédito por período. Si usted solicita un intervalo de 30 días, Open ERP genera un análisis de acreedores por el mes pasado, los dos meses pasados y así sucesivamente. Para un análisis por asociado usted puede usar el balance de asociado que obtiene a través del menú Gestión Financiera > Reportes > Cuentas de Asociado > Balance de Asociado. El sistema entonces provee un reporte en
- 121. PDF conteniendo unalínea por asociado representando el balance de crédito acumulado. BALANCES DE ASOCIADOS Si quiere información detallada acerca de un asociado usted puede usar los Libros de Asociados a los que llega a través del menú Gestión Financiera > Reportes > Cuentas de Asociados > Libro de Asociado. LIBRO DE ASOCIADO Finalmente, puede mirar entradas contables individuales en la búsqueda de información útil. Para buscar entradas contables: ● por libro, a través del menú Gestión Financiera > Entradas > Entradas por libro ● por cuenta, a través del menú Gestión Financiera > Planes > Planes de cuentas y haga doble click en la cuenta correspondiente ● haciendo una búsqueda global, a través del menú Gestión Financiera > Entradas > Buscar entradas ● por asociado, haciendo click derecho sobre el campo del asociado en algún formulario que lo muestre, o usando los botones a la derecha del formulario de asociado. Ventaja: Exportar entradas Es muy útil recordar que usted puede exportar todo tipo de recursos en Open ERP. Desde el cliente web necesita navegar a una lista de búsqueda para el recurso, luego hacer click en el enlace Exportar en la parte inferior izquierda de la lista. Desde el cliente Windows use el menú Formulario > Exportar. Esto le permite hacer fácilmente su propio análisis en Microsoft Excel o en OpenOffice.org Calc, exportando entradas contables. Múltiples pasos de seguimiento Para automatizar la gestión de seguimiento (recordatorios) usted debe instalar el módulo account_followup. Éste se instala automáticamente como parte del
- 122. perfil contable, perono es parte de otros perfiles. Una vez que el módulo esté instalado configure sus niveles de seguimiento usando el menú Gestión Financiera > Configuración > Términos de pago > Seguimientos. Los niveles de seguimiento son relativos a la fecha de creación de una factura y no a la fecha de vencimiento. Esto le permite establecer condiciones de pago tales como 'pagables en 21 días' y enviar un mensaje a los 30 días, o lo recíproco. Por cada nivel usted debería definir el número de días y crear una nota que será automáticamente agregada a la carta recordatorio. La secuencia determina el orden del nivel en orden ascendente. Ejemplo de Configuración de Niveles de Seguimiento Secuencia Nivel Días Descripción 1 Nivel 1 30 días netos Primer recordatorio de pago 2 Nivel 2 40 días netos Segundo recordatorio de pago 3 Nivel 3 60 días desde fin Notificar de mes Usted puede enviar sus recordatorios por carta o correo electrónico con el menú Gestión Financiera > Manejo periódico > Enviar seguimientos. FORMULARIO PARA LA PREPARACIÓN DE CARTAS DE SEGUIMIENTO Open ERP le presenta una lista de asociados a quienes mandar recordatorios de pago, la cual puede modificar antes de empezar con el procedimiento. En la segunda pestaña del formulario usted puede proveer la información que enviará en el recordatorio. Luego, el sistema le da un reporte en PDF con todos los recordatorios para cada asociado. Cada carta está escrita en el lenguaje del asociado (si esto está disponible) y entonces usted puede tener cartas en varios idiomas en el mismo
- 123. PDF en variaspáginas. Para analizar la fecha de vencimiento de clientes o proveedores antes de empezar el procedimiento de recordatorio, use los submenús de Gestión Financiera > Procesamiento periódico >Enviar seguimientos: ● Entradas a cobrar ● Entradas a pagar Así usted obtiene la lista de entradas no conciliadas en cuentas de tipo A pagar y Por Cobrar. Usted puede entonces modificar la fecha y el último seguimiento y el nivel de recordatorio de cada entrada. Para obtener un reporte detallado por asociado, use el menú Gestión Financiera > Reportes > Seguimientos. Los diferentes reportes son pantallas de Open ERP clásicas, así usted puede filtrarlas y explorar los elementos en detalle. PANTALLA QUE RESUME LOS SEGUIMIENTOS Situación del Asociado En el uso diario de Open ERP, un gerente senior frecuentemente tendrá que buscar rápidamente información financiera entre los datos de asociado. Para esto, puede usar los botones a la derecha del formulario cuando abra un formulario de asociado, para ir directamente a: ● una carta recordatorio desde el botón Reporte de Pagos Vencidos, ● la lista de Facturas abiertas, ● un atajo a Todas las entradas contables, ● las solicitudes CRM no cerradas desde Casos Abiertos,
- 124. ● un atajo a las A pagar y Por cobrar no conciliadas. Estos enlaces también están disponibles al hacer click derecho sobre un campo de asociado en cualquier formulario. El reporte Pagos vencidos produce un documento PDF el cual es usado para seguimiento pero no modifica ninguna de las entradas contables del asociado. Su uso no incrementa el nivel de seguimiento, por lo que puede usarse repetidamente sin ningún problema. En Open ERP puede buscar un asociado sobre la base del valor de su deuda. Entonces, si busca los asociados con un monto de crédito entre 1 y 999999999, obtendrá la lista de asociados que tienen pagos pendientes. Usted puede seleccionar toda la lista e imprimir cartas de seguimiento para todos ellos. A la derecha del formulario de asociado hay un atajo a Facturas abiertas. Este enlace incluye todas las facturas definidas en el sistema, a saber: ● Facturas de clientes ● Facturas de proveedores ● Notas de crédito ● Notas de crédito de los proveedores Consejo: Recordatorios desde entradas contables Las compañías que no tienen registros computarizados tienen a rastrear los pagos desde facturas y papeles, y no desde una cuenta de asociado formal. Sin embargo, es mejor crear cartas de recordatorio desde las cuentas a cobrar de un asociado que desde facturas sin pagar. Usando el sistema Open ERP usted puede tomar cuenta fácilmente de todos los adelantos, pagos no
- 125. conciliados, notas decrédito y pagos de crédito. Entonces, es mejor enviar una carta basada en las entradas contables de facturas y pagos no conciliados, que desde una lista de facturas sin pagar. En los enlaces que aparecen en el formulario de asociado, dos botones permiten la apertura de entradas contables de asociado: ● Todas las entradas contables ● Por cobrar y A pagar El primer botón es útil para obtener un análisis histórico del cliente o proveedor. Usted puede tener información acerca de temas importantes como volumen de ventas y demoras en los pagos. El segundo botón es un filtro que muestra sólo los créditos y débitos abiertos para el asociado. Finalmente, tenga presente que todas las funciones sobre el formulario de asociados son accesibles desde cualquier documento de Open ERP haciendo click derecho sobre un campo de Asociado. Esto es extremadamente útil para tener acceso rápido a la información desde cualquier pantalla. Cuentas e Impuestos establecidos por ley Esta sección trata acerca de cuentas e impuestos que son obligatorios legalmente: ● la estructura de impuestos provista por Open ERP, ● los libros mayores contables, ● el balance contable (usado para producir la declaración de ingresos y la hoja de balance), ● los diferentes libros diarios (generalmente, centralizados y detallados),
- 126. ● la declaración de impuestos. Impuestos Usted puede adjuntar impuestos a las transacciones financieras para poder: ● agregar impuestos al monto que paga o es pagado ● reportar sobre los impuestos en varias categorías que usted debería pagar a las autoridades fiscales ● rastrear impuestos en sus cuentas generales ● gestionar el pago y reembolso de impuestos usando el mismo mecanismo que Open ERP usa para otras transacciones monetarias. Ya que la estructura detallada de impuestos es un mecanismo para llevar a cabo políticas gubernamentales, y la recaudación de impuestos es tan crítica para sus autoridades fiscales, los requerimientos y los reportes impositivos pueden ser complejos. Open ERP tiene un mecanismo flexible para administrar los impuestos que puede ser configurada a través de su interfaz gráfica de usuario o a través de mecanismos de importación de datos para ajustarse a los requerimientos de las muchas jurisdicciones impositivas. El mecanismo impositivo puede ser usado además para gestionar otras transacciones financieras similares, tales como regalías a autores basadas en el valor de las transacciones a través de una cuenta. Configuración de una estructura impositiva En el sistema de impuestos de Open ERP, están involucrados tres objetos principales: ● un Caso de Impuesto (o Código de Impuesto), usado para reportes
- 127. impositivos, que puedeconfigurarse en una estructura jerárquica para que múltiples códigos de impuestos puedan organizarse en árboles de la misma manera que un Plan de Cuentas. ● un Impuesto, el objeto impositivo básico que contiene las reglas para calcular el impuesto sobre la transacción financiera se adjunta y está vinculado a las Cuentas Generales y a los Casos de Impuestos. Un impuesto puede contener múltiples impuestos hijos y basar su cálculo en aquellos impuestos más que en la transacción base, proveyendo una flexibilidad considerable. Cada impuesto pertenece a un Grupo de Impuestos (actualmente solo IVA u Otro). ● las Cuentas Generales que registran los impuestos debidos y pagados. Ya que las cuentas generales se discuten en otra parte de este manual y no son específicas para impuestos, no serán detalladas en esta sección. Usted puede adjuntar a los productos cero o más Impuesto a Proveedor o Impuesto a Cliente, para poder contabilizar por separado los impuestos de compra y venta (o IVA de salida o de ingreso). Como usted puede adjuntar más de un impuesto, puede gestionar un IVA o un Impuesto de Ventas por separado de un Impuesto Eco sobre el mismo producto. También puede adjuntar un Impuesto por defecto a un asociado, lo que reemplaza a cualquier impuesto perteneciente al mismo Grupo de Impuestos que pueda haber sido definido para un producto. Entonces usted puede definir un Exento de Impuestos en el grupo IVA y asignarlo a asociados que declaren hacer caridad. Todos las ventas de productos a una caridad estarían exentas del IVA aún cuando los productos mismos lleven varias tasas de impuestos, pero impuestos no IVA todavía pueden ser aplicados.
- 128. Casos de Impuestos LosCasos de Impuestos también se conocen en Open ERP como Códigos de Impuestos. Se usan para reportes de impuestos, y pueden establecerse en una estructura jerárquica para formar árboles de la misma forma que un Plan de Cuentas. Para crear un nuevo Caso de Impuestos, use el menú Gestión Financiera > Configuración > Impuestos > Códigos de Impuestos. Usted debe definir los siguientes campos: ● Nombre del Código de Impuesto: un nombre único requerido para identificar el caso. ● Compañía: un enlace requerido que adjunta el caso a una compañía específica, tal como la Compañía Principal. ● Código de Caso: un código corto para el caso. ● Código Padre: un enlace a un Caso de Impuesto Padre que forma la base de la estructura de árbol como un Plan de Cuentas. ● Signo para la cuenta madre: elija 1.00 para agregar el total a la cuenta madre o -1.00 para restarlo. ● Descripción: un campo de texto libre para propósitos de documentación. Usted también puede ver dos campos de solo-lectura: ● Total del Año: una cifra única mostrando el total acumulado en este caso para el año financiero. ● Total del Período: una cifra única mostrando el total acumulado para el
- 129. período financiero actual(tal vez 1 mes o 3 meses). Usted probablemente necesitará crear dos casos de impuestos para cada tasa de impuesto que deba definir, uno para el impuesto mismo y otro para el monto de la factura sobre el que se basa el impuesto. Y creará casos de impuesto que no vinculará a Objetos de Impuesto (similar a los tipos de Vista de Cuenta General) solo para organizar la estructura de árbol. Para ver la estructura que ha construido usted puede usar el menú Gestión Financiera > Procesamiento periódico > Impuestos. Esta vista del árbol refleja la estructura de los Casos de Impuestos y muestra la situación impositiva actual. Objetos de Impuestos Los objetos de impuestos calculan el impuesto sobre las transacciones financieras a las que están adjuntados, y se enlazan a las Cuentas Generales y a los Casos de Impuestos. Para crear un nuevo Caso de Impuesto, use el menú Gestión Financiera > Configuración > Impuestos > Impuestos. Usted debe definir los siguientes campos: ● Nombre de Impuesto: un único nombre requerido para este impuesto (tal como IVA 21%). ● Compañía: un enlace requerido a una compañía asociada con el impuesto, tal como la Compañía Principal. ● Grupo Impositivo: IVA u Otro, usado para determinar cuáles impuestos sobre productos pueden ser sustituidos por impuestos sobre asociados. ● Tipo de Impuesto: un campo requerido indicando cómo calcular el impuesto: Porcentaje, Fijo, Ninguno o Código Phyton (el último es encontrado en el campo Cómputo de código en la pestaña Cómputos especiales).
- 130. ● Tipo Aplicable: un campo requerido que indica si el monto base debería ser usado sin cambia (cuando el valor es verdadero) o si debería ser procesado por el Código Phyton en el campo Código Aplicable en la pestaña Cómputos especiales cuando el valor es Código). ● Monto: un campo requerido cuyo significado depende del Tipo de Impuesto, siendo un multiplicador sobre el monto base cuando el Tipo de Impuesto es Porcentaje, y un monto fijo cuando el Tipo de Impuesto es Fijo. ● Incluir en el monto base: cuando está tildado, el impuesto se agrega al monto base y no se muestra separadamente. ● Dominio: sólo se usa en desarrollos especiales, no en el sistema núcleo de Open ERP. ● Cuenta de Impuesto de Factura: una Cuenta General usada para registrar montos de impuestos facturados, la que puede ser la misma para varios impuestos o dividirse para que cada impuesto esté asignado a una cuenta. ● Cuenta de Reembolso de Impuesto: una Cuenta General usada para registrar reembolsos de impuestos facturados, la que puede ser la misma que la Cuenta de Impuestos de Factura o, en algunas jurisdicciones impositivas, deben estar separados. ● Impuestos sobre Hijos: cuando está tildada, el cálculo de impuesto se aplica a la salida desde otros cálculos de impuestos especificados en la Cuenta de Impuestos Hijos (así usted tiene impuestos sobre impuestos), de otro modo el cálculo se aplica sobre el monto base sobre la transacción. ● Cuenta de Impuestos Hijos: otras cuentas impositivas que pueden ser usadas para proveer la cifra para el impuesto.
- 131. Nota: Usando ImpuestosHijos Usted puede usar impuestos hijos cuando tiene una situación impositiva compleja que usted quiere esconder a sus usuarios finales. Por ejemplo, usted podría definir un producto de gastos de kilometraje con un impuesto compuesto formado por dos impuestos hijos, un elemento privado no reclamable y un elemento impositivo reclamable. Cuando su personal venga a reclamar el kilometraje, no necesitan saber acerca de este impuesto, pero el impacto contable de su reclamo será automáticamente gestionado por Open ERP. Los campos arriba aplican los impuestos que usted especifica y los registran en las cuentas generales pero no le proveen documentación que sus autoridades fiscales puedan necesitar. Para esto, use la pestaña de Declaración de Impuestos para definir qué Casos de Impuestos deberían ser usados para este impuesto: ● Facturas/ Código base: caso de impuesto para registrar el monto facturado sobre el que se basa el impuesto. ● Facturas/ Código de Impuesto: caso de impuesto para registrar el monto de impuesto facturado. ● Facturas Reembolsadas/ Código base: caso de impuesto para registrar el monto de la factura de reembolso en el que se basa el impuesto. ● Facturas Reembolsadas/Código de Impuesto: caso de impuesto para registrar el monto del impuesto de la factura de reembolso. Uso de Impuestos sobre Productos, Asociados, Proyectos y Cuentas Cuando usted ha creado una estructura de impuestos consistente en Casos de Impuestos y Objetos de Impuestos, usted puede usar los impuestos en sus
- 132. variados objetos denegocios para que las transacciones financieras puedan ser asociadas con impuestos y cargos similares a impuestos. Consejo: Clientes minoristas Cuando le vende a usuarios finales más que a negocios, usted querría (o alguien podría pedirle) mostrar precios que incluyan impuestos en sus documentos de facturación más que un precio que tenga el precio más el impuesto. Para hacerlo en Open ERP, sólo instale el módulo account_tax_include. A cada factura se le da un nuevo campo Método de Precio, en el cual usted elige Impuesto incluido o Impuesto excluido. Los precios se visualizan entonces apropiadamente. Usted puede asignar un impuesto a un asociado para que éste invalide cualquier impuesto definido en un Producto. Usted haría esto, por ejemplo, si un asociado es una obra de caridad y paga un IVA o un Impuesto de ventas más bajo o incluso cero en sus compras. Asumiendo que usted tiene un IVA o impuesto de venta para obras de caridad apropiado en el Grupo de Impuestos IVA,use el menú Asociados > Asociados para abrir y editar un formulario de un Asociado de obra de caridad, y entonces: ● seleccione la pestaña Propiedades ● establezca el Impuesto por defecto para el impuesto IVA para Caridad. Usted puede asignar múltiples impuestos a un Producto. Asumiendo que ha configurado los impuestos apropiados, use el menú Productos > Productos para abrir y editar una definición de Producto, entonces: ● seleccione uno o más Impuestos de Cliente para cualquier producto que usted pueda vender, el que pueda incluir un Impuesto de Ventas o IVA de salida, y un Impuesto ECO de ventas, ● seleccione uno o más Impuestos de Proveedor para cualquier
- 133. producto que ustedpueda comprar, el que pueda incluir un Impuesto de Compras o IVA de entrada y un Impuesto ECO de Compras. Generalmente. cuando usted hace una compra o venta, los impuestos asignados al producto se usan para calcular los impuestos que debe o que le deben. Pero cuando hace una transacción con un asociado que tiene definido un Impuesto por defecto, por ejemplo una venta a una obra de caridad con Impuestos para caridad, ese impuesto será usado en lugar de otros impuestos de Producto en el mismo grupo, en este caso reemplazando el Impuesto de Ventas o IVA de salida estándar. Usted también puede asignar múltiples impuestos a un Proyecto, así las facturas del Proyecto llevan una tasa apropiada de impuestos (la facturación de proyectos se verá en detalle más adelante). Un paso más allá: Regiones Impositivas El módulo de tercera parte import_export puede ser usado para extender el sistema de impuestos de Open ERP, para que usted pueda asignar impuestos a diferentes cuentas dependiendo de la ubicación del Asociado. A éste se le da una nueva Ubicación de Asociado, que puede ser Local, Sudamérica o Afuera, así los impuestos y bases impositivas puedan ser canalizadas a diferentes cuentas. Este módulo podría ser la base de una contabilidad impositiva basada en la ubicación más ambiciosa. Usted puede asignar múltiples impuestos a una cuenta para que cuando usted transfiera dinero a través de la cuenta pueda atraer un monto de impuesto. En este caso, este 'impuesto' puede no ser un impuesto legalmente requerido, pero sí algo parecido, como regalías por derechos de autor o comisión por ventas. Los libros mayores y la hoja de balance Para imprimir el balance de cuentas o los libros mayores usted debería ir al Plan de Cuentas. Para hacerlo, vaya al menú Gestión Financiera > Planes >
- 134. Planes de Cuentas. Seleccioneel período contable en el que está interesado y haga click en Abrir Planes, luego seleccione una o varias cuentas para análisis haciendo click y resaltando la o las líneas apropiadas. Haga click sobre el botón Imprimir y Open ERP le pedirá seleccionar ya sea el Libro Mayor General, el Balance de Cuenta o un Control Analítico. Si usted selecciona una cuenta que tiene subcuentas en la jerarquía, usted puede automáticamente analizar la cuenta y sus cuentas hijas. Ventaja: Balance Simulado Cuando usted esté imprimiendo balances de cuenta, si usted tiene instalado el módulo account_simulation, Open ERP le preguntará qué nivel de simulación desea ejecutar. Los resultados variarán dependiendo del nivel seleccionado. Usted puede, por ejemplo, imprimir el balance dependiendo de varios métodos de amortización. Más generalmente le permite hacer análisis usando más niveles de simulación que los que usted esperaría. Al momento de escribir este libro, un nuevo módulo está en los estadíos finales del desarrollo para Open ERP, account_reporting. Está siendo desarrollado para permitir el uso de reportes configurables para hojas de balance o declaraciones de ganancias en formatos requeridos legalmente. Los libros Para obtener los diferentes libros diarios, use el menú Gestión Financiera > Reportes > Imprimir libros. Terminología: Libros Note que hay diferentes tipos de libros en Open ERP: * Libros de cuentas (detallados en este capítulo) * Libros de compras (para distribución de provisiones provistas o en ciertas fechas) * Libros de ventas (clasificando ventas por su tipo de
- 135. transacción) * Libros de facturación (para clasificar ventas por modo de facturación: diaria/ semanal/ mensual) y automatización de las tareas. Para obtener estos diferentes libros, instale los módulos sale_journal y purchase_journal. Luego seleccione uno o varios libros diarios y haga click en Imprimir. Open ERP le propone entonces los tres siguientes reportes: ● Entradas contables detalladas ● Libro general ● Libro agrupado por cuenta IMPRIMIENDO UN LIBRO DIARIO Declaración de Impuestos La información requerida para una declaración de impuestos se genera automáticamente por Open ERP a partir de las facturas. En la sección sobre la facturación usted habrá visto que puede obtener detalles de la información impositiva desde el área inferior izquierda de una factura. Usted puede también obtener información sobre las entradas contables en las columnas de la derecha. Open ERP mantiene un cuadro de impuestos al que llega desde el menú Gestión Financiera > Procesamiento periódico > Impuestos. La estructura del cuadro es para calcular la declaración de impuesto pero también todos los otros impuestos pueden ser calculados. EJEMPLO DE UNA DECLARACIÓN DE IMPUESTOS El cuadro de impuesto representa el monto de cada área en la declaración de impuestos de su país. Está representado en una estructura jerárquica que le
- 136. permite ver eldetalle solo de lo que le interesa y oculta los subtotales menos interesantes. Esta estructura puede ser alterada como lo desee para ajustarse a sus necesidades. Usted puede crear varios cuadros de impuestos si su compañía está sujeta a cuentas de diferentes tipos de impuestos o similares, tales como derechos de autor. Cada entrada contable puede ser vinculada a una de las cuentas de impuestos. Esta asociación se hace automáticamente por los impuestos que han sido configurados previamente en las líneas de factura. Ventaja: Declaración de impuestos Algún software contable gestiona la declaración de impuestos en una cuenta general dedicada. La declaración entonces está limitada al balance en el período especificado. En Open ERP usted puede crear un cuadro de impuestos independiente, lo que tiene varias ventajas: * es posible asignar solo una parte de la transacción de impuesto * no es necesario gestionar varias cuentas generales diferentes dependiendo del tipo de venta o tipo de impuesto * puede reestructurar su cuadro de impuestos como lo desee. En cualquier momento usted puede controlar su cuadro de impuestos para un período dado usando el siguiente reporte: Gestión Financiera > Reportes > Reportes de Impuestos. Esta información se actualiza en tiempo real. Esto es muy útil porque le permite prever en cualquier momento el impuesto que debe al comienzo y al final del mes o cuatrimestre. Además, para su declaración de impuesto usted puede hacer click en una de las cuentas de impuestos para investigar las entradas detalladas que componen el monto total. Esto le ayuda a buscar errores cuando ha codificado una factura con impuesto completo donde debería haber cero impuesto para
- 137. una obra decaridad. En algunos países, el impuesto puede calcularse sobre la base de pagos recibidos en lugar de hacerlo sobre facturas enviadas. En estos casos elija Basar en Pagos en lugar de Basar en Facturas en el formulario Seleccionar período. Aunque usted haga su declaración sobre la base de facturas enviadas y recibidas puede ser interesante comparar los dos reportes para ver el monto de impuesto que usted paga pero todavía no ha recibido de sus clientes. Análisis Financiero de la Compañía Usted verá aquí las herramientas de análisis para la situación financiera de su compañía, en particular: ● Indicadores de gestión ● Presupuestos ● Tablero de Control de Contabilidad Indicadores de gestión Terminología: Indicadores Financieros Los indicadores, a veces llamados razones financieras, son herramientas para analizar las finanzas de una compañía. Le permiten comparar dos cuentas o sets de cuentas desde la hoja de balance o la cuenta de ganancias y pérdidas, en la forma de una razón. También le permiten medir la salud financiera de una compañía y hacer comparaciones desde un año al próximo o contra aquéllos de otras compañías. Para definir los indicadores contables en Open ERP usted debería instalar el módulo account_report. Cuando lo instale, los indicadores financieros usuales se registran en Open ERP. Usted puede consultar sus indicadores, calculados en tiempo real, desde el
- 138. menú Gestión Financiera> Reportes > Reportes de cliente (¿o personalizado?). Los indicadores definidos por defecto en Open ERP son los siguientes: ● Indicadores de Capital Circulante: determina si la compañía puede pagar sus deudas a corto plazo en condiciones normales. Se calcula a partir de (Reservas + Fondos + Activos actuales) / Pasivos actuales. ● Razones Financieras: le permiten calcular la liquidez de la compañía. Se define como sigue: (Activos actuales - Reservas) / Pasivos actuales. ● Activos fijos: en una empresa en marcha, el valor de los activos fijos está cubierto en primer lugar por el capital de los dueños y en segundo lugar por todos los pasivos a largo plazo. Idealmente, este indicador será mayor que 1. Consejo: Cálculo de indicadores El cálculo de indicadores puede tomar un tiempo en Open ERP porque usted debe analizar todas las entradas contables de la compañía. Entonces es mejor no calcular todos los indicadores de una vez, sino una pequeña selección para mantener el tiempo de cálculo dentro de los límites. Análisis de tiempo de los indicadores Usted puede analizar los indicadores financieros a lo largo de dos ejes. Usted debe tener una cifra calculada en un instante particular de tiempo cuando compara cuentas, balances y las razones entre ellos. Pero también puede calcular una serie de tiempo para seguir el cambio de un indicador dado a lo largo de la vida de la compañía. Para hacer un análisis temporal de sus indicadores, debe instalar el módulo account_report_history del set de módulos de extensiones extra. Una vez que este
- 139. módulo está instalado,usted puede hacer click en un indicador financiero para obtener un gráfico de su evolución en el tiempo. HISTORIA DE UN INDICADOR CONTABLE Definición de sus propios indicadores Usted puede definir sus propios indicadores en Open ERP usando el menú Gestión Financiera > Configuración > Reportes Personalizados > Nueva Fórmula de Elemento de Reporte. DEFINICIÓN DE UN NUEVO INDICADOR Usted debería asegurarse que las cuentas en las que basa sus indicadores tengan códigos de cuenta únicos, porque los códigos son usados en la creación de fórmulas. Cree una fórmula usando la sintaxis indicada en las instrucciones al pie del formulario: ● Total de débitos en una cuenta general: débito ('12345') ● Total de créditos en una cuenta general: crédito ('12345') ● Balance de una cuenta general: balance ('12345') ● Valor de otro indicador: reporte ('IND') Donde: ● 12345 representa el código de una cuenta general. ● IND representa el código de otro indicador. Entonces, usando esta notación, la razón de fondos se define por balance ('4', '5') / (balance '1'), ése es el balance en cuentas 4 y 5 dividido por el balance en la cuenta 1.
- 140. Buena gestión presupuestaria OpenERP gestiona sus presupuestos usando tanto la Contabilidad General como la Analítica. Usted verá cómo hacerlo para las Cuentas Generales ahora y para las Analíticas más adelante. Use el menú Gestión Financiera > Configuración > Presupuestos > Presupuestos generales para definir un nuevo presupuesto. Aunque usted pueda modificar un presupuesto en cualquier momento para hacer una revisión, lo mejor para usted es no hacerlo. En lugar de editar un documento de presupuesto existente, haga una nueva versión para así mantener sus estimados originales a salvo para una comparación. Esto le permite analizar sus perspectivas cambiantes de la compañía de revisión a revisión. Comience la carga de datos ingresando un Código y un Nombre en la primera pestaña de su nuevo presupuesto. La Dirección del presupuesto puede ser para Productos o Cargos, elija uno. Luego, en la segunda pestaña, Dotaciones/ Gastos usted puede definir los cargos por período. Por cada período usted puede definir una cantidad y/o un monto gastado en la moneda actual del plan de cuentas. También es posible crear automáticamente los diferentes gastos e ingresos sobre los períodos de un solo año fiscal. Para hacerlo, haga click en Distribuir en la segunda pestaña. Una ventana se abrirá solicitando el año fiscal sobre el cual quiere presupuestar, y las cantidades y montos totales para ese año. Si usted quiere que su presupuesto cubra varios años, repita la operación varias veces. Una vez que los cargos han sido generados usted puede modificarlos manualmente para revisar los cargos período por período. Una vez que los montos han sido asignados sobre el período, usted debe especificar la cuentas para crear este presupuesto en la tercera pestaña, Cuentas. Para hacerlo, haga click en Agregar y haga selecciones múltiples para las diferentes cuentas para ser representadas por el presupuesto. Una vez que las tres pestañas se completaron, puede guardar su presupuesto. Recordatorio: Selección múltiple
- 141. Usted puede seleccionarvarios elementos (cuentas, asociados, etc) al mismo tiempo desde una lista. En el cliente web, tilde al lado de su nombre en la vista lista. En el cliente Windows, haga click sobre cada elemento mientras presiona la tecla Ctrl. IMPRESIÓN DE UN PRESUPUESTO Para imprimir un presupuesto y hacer cálculos de gastos al presupuesto, use el menú Gestión Financiera > Reportes > Imprimir presupuestos. Open ERP le da entonces una lista de presupuestos disponibles. Seleccione uno o más presupuestos y haga click sobre Imprimir para configurar el reporte. La figura anterior da el ejemplo de un presupuesto producido por Open ERP. El Tablero de Control de Contabilidad TABLERO DE CONTROL CONTABLE Si usted ha instalado el módulo board_account, Open ERP le da un tablero de control de contabilidad que puede ser presentado a su personal contable cuando se conecten con el sistema (si usted lo ha configurado como su Página de Inicio). Este tablero de control provee un análisis de la salud financiera de la compañía en un vistazo. ● Cuentas analíticas para cerrar: cuando está gestionando casos cada cuenta analítica es un proyecto o un contrato. Esta área muestra las cuentas que deber ser cerradas (por ejemplo, contratos vencidos, horas de soporte excedidas). ● Cuentas para facturar: muestra las cuentas analíticas donde hay cargos para ser facturados. ● Facturas en borrador: le da la lista de facturas esperando ser aprobadas por un contador.
- 142. ● Costos para facturar: le da el cambio semanal que puede ser, pero todavía no ha sido, facturado ● Cuentas por cobrar vencidas: da un gráfico semana de las cuentas por cobrar que todavía no han sido conciliadas. ● Ingresos vencidos: le da un gráfico semanal de la facturación de la compañía. En cada panel del tablero de control de los contadores usted puede hacer click sobre el botón Zoom en la parte superior derecha para investigar el detalle de sus indicadores financieros. El Tablero de Control de Contabilidad está dinámicamente integrado, lo que significa que usted puede navegar fácilmente a través de la información si necesita más detalles acerca de ciertos factores, y editar las entradas si es necesario.
- 143. Configuración de cuentas Lascuentas deben ser configuradas para ajustarse a las necesidades de su empresa. Este capítulo explica cómo modificar su plan de cuentas, libros, derechos de acceso, balances de cuenta iniciales y valores por defecto de la configuración inicial en las cuentas de su Open ERP. Open ERP le permite adaptar y reconfigurar muchas funciones para facilitar la tarea del ingreso de datos: ● Agregando controles para el ingreso de datos ● Personalizando las pantallas ● Llenando los campos automáticamente durante el ingreso de datos con la información ya conocida por el sistema. Plan de cuentas Durante la instalación, se le da al sistema un plan de cuentas por defecto. Puede ver los planes de cuentas activos usando el menú Gestión financiera > Planes > Planes de cuenta. Ventaja: Planes jerárquicos Muchos de los paquetes de software contable representan sus planes de cuenta en forma de lista. También puede hacer esto en Open ERP si así lo desea, pero la vista de árbol ofrece varias ventajas: * Le permite mostrar y calcular solo las cuentas que le interesan. * Le permite tener una visión global de las cuentas (cuando usted visualiza solo cuentas sumarias). * Simplifica las búsquedas semánticamente. * Es más intuitivo, porque usted puede buscar cuentas
- 144. sobre la basede su clasificación. * Es más flexible porque usted puede reestructurarlo fácilmente. La estructura del plan de cuentas es jerárquica, con subtotales de cuentas llamados vistas de cuentas. Usted puede desarrollar un conjunto de vistas de cuentas con solo aquellos elementos que le interesen. Para obtener el detalle de las entradas contables que le importan, todo lo que necesita es hacer click en la cuenta. Usted también puede elegir el ícono Imprimir después de seleccionar una o varias cuentas (haga Ctrl + click sobre cada línea que quiera seleccionar). El software le da a elegir entre, por lo menos, dos reportes: imprimir el libro mayor o el balance de las cuentas seleccionadas. La visualización del plan de cuentas puede tomar varios segundos porque Open ERP calcula los débitos, créditos y balance de cada cuenta en tiempo real. Si usted quiere trabajar con un plan de cuentas que tiene estructura pero no muestra totales, use la función Gestión financiera > Planes > Planes de cuentas > Planes de cuentas rápidos. CAPTURA DE DEFINICIÓN DE UNA CUENTA Creación de un plan de cuentas Para agregar, modificar o borrar cuentas existentes, use el menú Gestión financiera > Configuración > Cuentas generales > Definición de cuentas. Ventaja: Campos multi-idioma En Open ERP, los campos multi-idioma se marcan con una pequeña bandera a su derecha. Haga click en la bandera para obtener una traducción del valor del campo en los diferentes idiomas instalados. Usted puede también editar la traducción. Esto le permite gestionar eficientemente otros idiomas
- 145. cuando los necesite.El valor del campo aparece en el idioma del usuario actual o, en el caso de reportes impresos para un asociado, en el idioma de este último. Los principales campos de cuenta son: ● Nombre: el nombre de la cuenta es un campo multi-idioma, por lo que hay una bandera a la derecha. ● Activar: si usted desactiva una cuenta (destildando la opción), ya no estará visible en el plan de cuentas, pero puede ser reactivada después. Solo las cuentas que no son necesarias para las entradas contables pueden ser desactivadas. ● Tipo de Cuenta: los tipos de cuenta determinan el uso de una cuenta en cada libro. Por defecto, están disponibles los siguientes tipos: Vista, A cobrar, A pagar, Ingreso, Gasto, Impuestos, Fondos, Activo, Patrimonio Neto. Usted puede agregar nuevos tipos a través del menú Gestión financiera > Configuración > Plan de cuentas > Tipos de Cuentas. Use el tipo Vista para las cuentas que componen la estructura de los planes y no tienen información contable propia. Comentario: Tipos de cuentas Los tipos de cuentas se usan principalmente a título informativo. Los dos únicos tipos que tienen un efecto particular son A cobrar y A pagar. Estos dos tipos se usan en los reportes sobre los créditos y débitos de los asociados. Se calculan de la lista de entradas no reconciliadas en las cuentas de uno de estos dos tipos. ● Número de cuenta: el código no está limitado en el número de dígitos. Use el código 0 para todas las cuentas raíces. ● Moneda: la moneda por defecto de esa cuenta:
- 146. ● Método de pasaje al siguiente ejercicio: determina cómo se va a tratar la cuenta y sus entradas al cerrar los libros a fin de año. Hay cuatro métodos disponibles. 1. Balance: una entrada se genera para el balance de la cuenta y se la lleva al nuevo año (generalmente para cuentas bancarias). 2. Ninguno: ninguna entrada contable se transfiere al nuevo año financiero. 3. Detalle: todas las entradas se mantienen para el nuevo año fiscal. 4. No reconciliada: solo las entradas no reconciliadas se trasladan al nuevo año fiscal (generalmente para cuentas de terceros). ● Reconciliar: determina si usted puede reconciliar las entradas en esta cuenta. Active este campo para cuentas de asociados y para control de cuentas. ● Madres: determina cuál cuenta es la madre de ésta, para crear la estructura de árbol del plan de cuentas. ● Impuestos por defecto: éste es el impuesto por defecto aplicado a compras o ventas usando estas cuenta. Permite que el sistema genere entradas de impuestos automáticamente cuando se cargue información en un libro manualmente. La estructura de árbol de las cuentas puede ser alterada tan frecuentemente como usted desee sin tener que recalcular ninguna de las entradas individuales. Así usted puede reestructurar fácilmente su cuenta a lo largo del año para reflejar mejor la realidad de su compañía.
- 147. Planes de cuentasvirtuales La estructura de un plan de cuentas se impone por la legislación en efecto del país respectivo. Desafortunadamente, esa estructura no siempre se corresponde con la vista que el gerente de una compañía necesita. En Open ERP usted puede usar el concepto de planes de cuentas virtuales para gestionar diferentes representaciones de las mismas cuentas simultáneamente. Estas representaciones pueden ser mostradas en tiempo real sin tener que cargar información adicional. Así, su plan de cuentas general puede ser el que le exigen las leyes de su país, y su gerente puede tener tantos planes virtuales como necesite, basados en las cuentas del plan general. Por ejemplo, el gerente puede crear una vista por departamento, una vista de flujo de fondos y liquidez, o cuentas consolidadas para diferentes compañías. Lo más interesante de los planes de cuentas virtuales es que pueden ser usados del mismo modo que el plan de cuentas por defecto para toda la organización. Por ejemplo, usted puede establecer presupuestos de sus cuentas consolidadas o de las cuentas de una de sus compañías. Ventaja: Cuentas virtuales Las cuentas virtuales le permiten proveer diferentes representaciones de uno o varios planes de cuentas existentes. Crear y reestructurar planes de cuentas virtuales no tiene impacto en las entradas contables. Usted puede usar los planes virtuales sin riesgo de alterar el plan de cuentas general o futuras entradas contables. Ya que se usan para obtener diferentes representaciones de las mismas entradas, son muy útiles para: * Consolidación de varias compañías en tiempo real. * Cálculos de depreciación. * Vistas de flujo de fondos. * Obtención de vistas más útiles que las impuestas por
- 148. ley. * Presentación de planes sumarios a otros usuarios. Entonces, hay buenas razones para visualizar la ejecución de transacciones financieras a través de planes virtuales, como presupuestos e indicadores financieros basados en vistas especiales de la compañía. Para crear un nuevo plan de cuentas usted debería crear una cuenta raíz usando el menú Gestión Financiera > Configuración > Cuentas Generales > Definición de Cuentas. Su cuenta del nivel superior debería tener el Código 0 y el Tipo Vista. Luego usted puede elegir su estructura creando otras cuentas de Tipo Vista como sea necesario. Chequee su estructura virtual usando el menú Gestión Financiera > Planes > Planes de Cuentas. Finalmente, cuando tenga su estructura, debe hacer coincidir las cuentas generales y las virtuales. Para ello, busque las cuentas generales y asegúrese que cada cuenta no Vista tenga también una cuenta virtual en el campo Madres. Usted puede check through su plan de cuentas general como así también su plan virtual que le da otra representación de la compañía. Todas las acciones y estados en su cuenta general también están disponibles en las cuentas virtuales. Finalmente, usted puede hacer planes de cuentas virtuales desde otros planes virtuales. Esto puede darle una dimensión adicional para análisis financieros. Libros Todas sus entradas contables deben aparecer en un libro contable. Entonces usted debe, como mínimo, crear un Libro Ventas para facturas de clientes, un Libro Compras para facturas de proveedores y un Libro Fondos para transacciones bancarias y en efectivo.
- 149. Configuración de unLibro Para ver, editar o crear nuevos libros use el menú Gestión Financiera > Configuración > Libros > Definición de Libros. Tal como en Cuentas Generales, los libros pueden ser desactivados para hacerlos invisibles: para ello destilde la opción Activar. CAPTURA DEFINICIÓN DE UN LIBRO CONTABLE Usted tiene que asociar una vista con cada libro. La vista del libro indica los campos que deben ser visibles y requeridos para entrar información contable a ese libro. La vista determina tanto el orden de los campos como las propiedades de cada uno de ellos. Por ejemplo, el campo Número de Cuenta debe aparecer al ingresar datos en el libro de banco pero no en otros libros. Antes de crear una nueva vista para un libro, chequee que no hay nada similar definido por otro libro. Usted debería crear solamente una nueva vista para nuevos tipos de libros. Nota: Personalización de vistas Con frecuencia, usted tendrá que editar una vista de libro. Por ejemplo, para un libro en una moneda extranjera, usted agrega un campo para la moneda y esta moneda debe estar en la vista de libro. En cambio, para simplificar el ingreso de datos la vista de libro para el banco es diferente de una para los libros de facturación. Usted también puede crear una secuencia para cada libro. Esta secuencia da la numeración automática para entradas contables. O bien, varios libros pueden usar la misma secuencia si usted así lo desea. Las cuentas crédito y débito por defecto, permiten la generación automática de entradas equivalentes cuando usted está ingresando información rápidamente en el libro. Por ejemplo, en un libro bancario usted debería poner una cuenta
- 150. bancaria asociada parala correspondencia automática de créditos y débitos, así no tiene que crear entradas equivalentes para cada transacción manualmente. Un libro puede ser marcado como siendo centralizado. Cuando usted hace esto, las entradas equivalentes no serán de cada entrada sino que pertenecerán globalmente al libro y al período dados. Usted tendrá una línea de crédito y una línea de débito centralizadas para cada uno de estos libros, significando que tanto el crédito como el débito aparecen en la misma línea. Control y Asistencia para la carga de datos Usted puede realizar dos tipos de control en los libros en Open ERP, controles sobre las cuentas financieras y controles de acceso para grupos de usuarios. Para evitar errores durante la carga de datos, usted puede colocar condiciones en las cuentas generales acerca de quién puede usar una cuenta dada. Para hacerlo, usted debe listar todas las cuentas o todos los tipos válidos de cuentas en la segunda pestaña , Control de carga. Si usted no ha agregado ninguna cuenta allí, Open ERP no aplica restricciones sobre la carga de datos en las cuentas o libros. Si usted lista cuentas y los tipos de cuenta que pueden ser usados en un libro, Open ERP previene que usted use una cuenta que no esté en esa lista. Este paso de verificación comienza en el momento en el que usted guarda la carga. Esta funcionalidad es útil para limitar los posibles errores de carga de datos. También, en un libro bancario, es posible restringir las cuentas que van a enlazarse a los bancos a las clases 1 a 5. Usando esto usted evita que el usuario haga falsas cargas en el libro. Consejo: Control de carga de datos En contabilidad no es una buen a idea permitir una entrada directamente desde la cuenta de banco A a la cuenta de banco B. Si usted carga una transacción desde el Banco A al Banco B la transacción será contabilizada dos veces.
- 151. Para evitar esteproblema, pase la transacción a través de la cuenta intermediaria C. Al momento de la carga de datos, el sistema chequea el tipo de cuenta que es aceptada en el libro bancario: solo se aceptan cuentas que no son de tipo Banco. Si su contador define adecuadamente este control, se evita que los usuarios no contables transfieran pagos de un banco a otro, reduciendo sus riesgos. Períodos y Años Fiscales Terminología: Períodos y Años Fiscales Un año fiscal corresponde a 12 meses para una compañía. En muchos países el años fiscal se corresponde con el año calendario, pero no es así en otros. El año fiscal se divide en períodos contables mensuales o trimestrales. La gestión de Open ERP del año fiscal es lo suficientemente flexible para permitirle trabajar en varios años al mismo tiempo. Esto le da varias ventajas, como crear presupuestos de 3 años y estados a través de varios años calendarios. Definiendo un período o un año fiscal Para definir su año fiscal use el menú Gestión Financiera > Configuración > Períodos > Año fiscal. Usted puede crear varios años por adelantado para definir presupuestos a largo plazo. CAPTURA DE DEFINICIÓN DE UN AÑO FISCAL Y PERÍODOS Primero ingrese la fecha del primer día de su año fiscal y la del último día. Luego, para crear los períodos haga click sobre uno de los dos botones inferiores dependiendo de si usted quiere crear doce períodos de un mes o bien cuatro de 3 meses: ● Crear Períodos Mensuales
- 152. ● Crear Períodos Trimestrales Cierre a fin del año Para cerrar a fin de año, use el siguiente menú: Gestión Financiera > Procesamiento de Final de Año > Cerrar un Año Fiscal. Se abre un formulario preguntándole la información necesaria para crear entradas para empezar el año siguiente. CAPTURA CIERRE AÑO FISCAL Cuando el año es cerrado usted ya no puede crear o modificar ninguna transacción financiera en ese año. Entonces usted siempre debería hacer una copia de respaldo de la base de datos antes de cerrar el año fiscal. No es obligatorio cerrar el año fiscal y usted puede hacerlo en algún momento del año siguiente cuando sus cuentas se manden finalmente a las autoridades legales, y no se permiten más modificaciones. También es posible cerrar un período contable. Usted, por ejemplo, puede cerrar un período mensual cuando se ha hecho una declaración de impuestos. Cuando se cierra un período usted no puede modificar las entradas de ese período. Para cerrar un período contable use el menú Gestión Financiera > Procesamiento de Final de Año > Cerrar un Período. Condiciones de Pago Usted puede definir las condiciones de pago que necesite en Open ERP. Las condiciones de pago determinan las fechas límite para pagar una factura. Para definir nuevas condiciones de pago, use el menú Gestión Financiera > Configuración > Condiciones de Pago > Condiciones de Pago. CAPTURA DEFINICIÓN DE CONDICIONES DE PAGO Para configurar nuevas condiciones comience por dar un nombre al campo Condición de Pago. El texto que ponga en el campo Descripción será usado
- 153. en facturas, asíque cargue una descripción clara de las condiciones de pago aquí. Luego cree líneas individuales para calcular las condiciones en la sección Condición de Pago. Usted debe dar un nombre a cada línea (Nombre de línea). Éste es a título informativo y no afecta el cálculo real de las condiciones. El campo Secuencia le permite definir el orden en que las reglas son evaluadas. El campo Valor le permite calcular el monto a pagar por cada línea: ● Porcentaje: la línea corresponde al porcentaje del monto total, el factor siendo dado en Monto. El número indicado en Monto debe tomar un valor entre 0 y 1. ● Monto Fijado: es un valor fijado dado por la caja Monto. ● Balance: indica el remanente después de contabilizar las otras líneas. Piense cuidadosamente acerca de configurar la última línea del cálculo a Balance para evitar errores de redondeo. El número más alto de la secuencia es evaluado al último. Los últimos dos campos, Número de días y Condición, permiten el cálculo de las demoras en pago para cada línea. La Condición de demora puede ser configurada en Días netos o Fin de mes. Por ejemplo, si usted lo configura a 15 días desde el fin del mes, Open ERP agrega 15 días a la fecha de hoy y configura el pago para el final del mes en el que está la nueva fecha. Entonces la fecha de pago para 15 días desde el fin de mes será: ● el 31 de enero, si hoy es 5 de enero. ● el 28 de febrero, si hoy es 20 de enero.
- 154. Usted puede agregarcondiciones de pago a un asociado a través de las Propiedades en el formulario de Asociado. Entradas al comienzo de un año Para actualizar todas sus cuentas, cree un Libro de tipo Situación en modo Equivalencia Centralizada para evitar una equivalencia en cada línea. Para cada cuenta que necesita actualización, ingrese información contable en el Libro. Para esta operación, use el menú Gestión Financiera > Entradas > Entradas de Libro. También puede usar la herramienta genérica de importación de Open ERP si usted carga el balance de cada una de sus cuentas desde otro software contable.
- 155. Gestión efectiva dela compañía Su compañía es una mezcla entrelazada de gente y procesos que forman todo el sistema. Si quiere que éste sea eficiente, y ser capaz de gestionarlo efectivamente, usted tiene que organizarlo y hacerlo sistemático, y optimizar sus operaciones. Trazos de una gestión pobre pueden perturbar tola la cadena de valor agregado. Esta parte presenta un enfoque a una mayor eficiencia, mostrando soluciones concretas al aplicar Open ERP a los diferentes problemas en una compañía de servicios. Para cada función empresarial, Open ERP le permite automatizar las tareas recurrentes, sistematizar procesos complejos, simplificar la transmisión de información y controlar todo el conjunto de operaciones. Cuentas Analíticas En el corazón de los procesos de la compañía, las cuentas analíticas (o cuentas de costo) son herramientas indispensables para la adecuada gestión de sus operaciones. Al contrario de sus cuentas financieras, no son sólo para el personal contable, sino también para los gerentes generales y de proyectos. Usted necesita una referencia común para cada usuario, servicio o documento para integrar todos los procesos de su compañía efectivamente. Esa base común es provista en Open ERP por las cuentas analíticas (o cuentas de gestión, o cuentas de costo, como también son llamadas). Las cuentas analíticas se presentan frecuentemente como una base para las decisiones estratégicas empresariales. Pero por toda la información que coordinan, las cuentas analíticas de Open ERP pueden ser una herramienta de gestión muy útil, en el centro de la mayoría de los procesos del sistema. Hay varias razones para esto:
- 156. ● Muchas de las operaciones de la compañía se reportan automáticamente en las cuentas, por lo que ellas reflejan su actividad de gestión completamente. ● A diferencia de las cuentas generales, la estructura de las cuentas analíticas no está regulada por obligaciones legales, por lo que cada compañía puede adaptarlas a sus necesidades. Ventaja: Independencia de las cuentas generales En algunos paquetes de software, las cuentas analíticas son administradas como una extensión de las cuentas generales (por ejemplo, usando los dos últimos dígitos del código de la cuenta para representar las cuentas analíticas). En Open ERP, las cuentas analíticas están vinculadas con las cuentas generales pero se tratan de forma totalmente independiente. Así, usted puede ingresar un surtido de operaciones analíticas que no tienen equivalencia en las cuentas financieras generales. Mientras que la estructura del plan general de cuentas es impuesto por ley, el plan de cuentas analítico se construye para ajustarse lo mejor posible a las necesidades de la compañía. Tal como en las cuentas generales, usted encontrará entradas contables en las diferentes cuentas analíticas. Cada entrada analítica puede ser vinculada o no a una cuenta general, como usted lo desee. A la inversa, una entrada en una cuenta general puede ser vinculada a una, varias o ninguna cuenta analítica. Usted descubrirá numerosas ventajas de esta representación independiente. Éstas son algunas: ● Usted puede gestionar muchas operaciones analíticas diferentes ● Usted puede modificar un plan analítico durante el curso de una actividad, gracias a su independencia
- 157. ● Usted puede evitar una explosión en el número de cuentas generales ● Incluso las compañías que no usan las cuentas generales de Open ERP, puede usar las cuentas analíticas para la gestión Importante: ¿Quién gana con las cuentas analíticas? A diferencia de las cuentas generales, las cuentas analíticas en Open ERP no son tanto acerca de la contabilidad como son una herramienta de gestión para todos en la compañía. Es por eso que también se las llama cuentas de gestión. Los principales usuarios de las cuentas analíticas son los directores, los gerentes generales y los gerentes de proyecto. Las cuentas analíticas constituyen una poderosa herramienta que puede ser usada de muchas maneras. El truco es crear su propia estructura analítica para un plan de cuentas que se ajuste a las necesidades de su compañía. Para cada empresa, su propio plan analítico Para ilustrar claramente las cuentas analíticas, usted puede seguir tres casos, cada uno en un tipo de compañía diferente: 1. Una empresa fabricante industrial 2. Un estudio de abogados 3. Una compañía de servicios de IT Caso 1: Una empresa fabricante industrial En la industria, usted encontrará con frecuencia planes de cuentas estructurados en los departamentos y productos en los que la compañía misma está estructurada.
- 158. Entonces el objetivoes examinar los costos, ventas y márgenes por departamento y por producto. El primer nivel de la estructura comprende los diferentes departamentos y los niveles más bajos representan los rangos de productos que la compañía fabrica y vende. Ejemplo: Representación Analítica del plan de cuentas para una empresa fabricante industrial 1. Departamento de marketing 2. Departamento comercial 3. Departamento de administración 4. Producción * Rango de productos 1 Subgrupos: * Rango de productos 2 En el uso diario es útil marcar la cuenta analítica en cada factura de compra. La cuenta analítica es aquélla a la que deberían asignarse los costos de esa compra. Cuando la factura es aprobada, esto generará automáticamente las entradas tanto para la cuenta general como para las cuentas analíticas correspondientes. Entonces, para cada entrada en las cuentas generales hay al menos una entrada analítica que asigna costos al departamento que incurrió en ellos. Aquí vemos una posible distribución de algunas entradas contables generales del ejemplo visto anteriormente, asignadas a varias cuentas analíticas: Estructura de entradas de cuentas generales y analíticas (Caso 1)
- 159. Cuentas Generales Cuentas Analíticas Título Cuenta Débito Crédito Cuenta Valor Compra de materia prima 600 1500 Producción Rango 1 1500 Subcontratistas 602 450 Producción Rango 2 -450 Nota de crédito por 600 200 Producción Rango 1 200 materiales defectuosos Cargos de transporte 613 450 Producción Rango 1 -450 Costos de personal 6201 10000 Marketing -2000 Comercial -3000 Administración -1000 Producción Rango 1 -2000 Producción Rango 2 2000 RR. PP. 614 450 Marketing 450 La representación analítica por departamento le permite investigar los costos asignados a cada departamento en la compañía. El plan de cuentas analítico muestra la distribución de los costos de la compañía usando el ejemplo anterior: Plan de Cuentas Analítico (Caso 1) Cuenta Total Departamento de Marketing -2450 Departamento Comercial -3000 Departamento de Administración -1000 Producción -6200 Producción Rango 1 - 3750 Producción Rango 2 -2450 En este ejemplo de una estructura jerárquica en Open ERP usted puede analizar no sólo los costos de cada rango de producto, sino también los costos de toda la producción. El balance de una cuenta resumen (Producción) es la suma de los balances de las cuentas hijas. Un reporte que relacione tanto las cuentas generales como las analíticas le permite obtener una estructura de costos en un departamento dado. Un análisis del departamento Producción / Producto Rango 1 se muestra en esta tabla:
- 160. Reporte combinando cuentasgenerales y analíticas para un departamento (caso 1) Producción / Producto Rango 1 Cuenta General Monto 600 - Materia Prima 1300 613 - Cargos de Transporte -450 6201 - Costos de Personal -2000 Total -3750 Los ejemplos anteriores se basan en la estructura de costos de la compañía. Las asignaciones analíticas pueden ser así de efectivas para ventas. Esto le da la rentabilidad (ventas - costos) de diferentes departamentos. Alternativa: Representación por rango de producto único Esta representación analítica por departamento y por producto se usa generalmente en compañías comerciales e industriales. Una variante de esto es no dividirlo en departamentos comercial y de marketing sino asignar cada costo a su correspondiente rango de producto. Elegir uno sobre los otros depende en cómo mira usted sus esfuerzos de marketing. ¿Es un costo global asignado en una manera general o cada rango de producto tiene responsabilidad por sus propios costos de marketing? Caso 2: Un estudio de abogados Los estudios de abogados generalmente adoptan la gestión por caso, donde cada caso representa el expediente de un cliente actual. Todos los gastos y productos se adjuntan a un expediente dado. Una de las principales preocupaciones de los estudios de abogados es la facturación de las horas trabajadas y la rentabilidad por caso y por empleado. Como muchos de los procesos del sistema, las horas trabajadas se integran en
- 161. la contabilidad analítica.Cada vez que un empleado ingresa una hoja de asistencia por un número de horas, eso automáticamente genera cuentas analíticas correspondientes al costo de esas horas en el caso concerniente. El cargo horario es una función del salario del empleado. Entonces, un estudio de abogados va a optar por una representación analítica que refleje la gestión del tiempo que los empleados destinan a los casos de los diferentes clientes. Ejemplo: Representación de un plan de cuentas analítico para un estudio de abogados 1. Ausencias * Ausencias pagadas * Ausencias no pagadas 2. Proyectos internos * Administrativo * Otros 3. Casos de clientes * Cliente 1 Caso 1.1 Caso 1.2 * Cliente 2 Caso 2.1 Todos los gastos y ventas se adjuntan a un caso. Esto da la rentabilidad de cada caso y, a un nivel consolidado, de cada cliente. Es inusual facturar por los diferentes casos. Los casos no se corresponden con ninguna entrada en las cuentas generales ni vienen de facturas de compra o venta.. Están representados por las variadas operaciones analíticas y no tienen equivalencias exactas en las cuentas generales. Son calculados sobre la base del costo horario por empleado. Estas entradas son automáticamente creadas en planillas de trabajo de facturación (billing worksheets).
- 162. Al final delmes cuando usted pague salarios y beneficios, usted los integrará a las cuentas generales peor no a las analíticas, porque ya han sido contabilizados al facturar cada cuenta. Un reporte que relaciona información desde las cuentas generales y analíticas le permite comparar los totales, así usted puede reajustar sus estimaciones de costo horario por empleado dependiendo del tiempo realmente trabajado. La siguiente tabla le da un ejemplo de las diferentes entradas analíticas que usted puede encontrar para su cuenta analítica: Entradas analíticas para el plan de cuentas (Caso 2) Título Cuenta Monto Cuenta Débito Crédito General Estudiar el expediente Caso 1.1 -15 (1 h) Buscar información (3 Caso 1.1 -45 h) Consulta (4 h) Caso 2.1 -60 Cargos de servicio Caso 1.1 280 705 - Servicios 280 facturación Compra de artículos Administra -42 601 - Compra de 42 de librería ción muebles Combustible - Viaje a Caso 1.1 -35 613- Transportes 35 cliente Salarios del personal 6201 - Salarios 3000 Usted verá instantáneamente que esto le permite hacer un estudio detallado de la rentabilidad de diferentes transacciones. En este ejemplo, el costo del Caso 1.1 es 95,00 (la suma de los costos analíticos de estudiar el expediente, buscar información y los gastos de servicio), pero ha sido facturada por 280,00, lo que le da una ganancia bruta de 185,00. Pero un interés en cuentas analíticas no se limita a un simple análisis de la rentabilidad de los diferentes casos. Esta misma información puede ser usada para la recarga automática de servicios al cliente al final del mes. Para facturar a clientes tome los costos analíticos en ese mes y aplique un factor de precio de venta para generar la
- 163. factura. Si elcliente requiere detalles de los servicios usados en el caso, usted puede imprimir las entradas de servicio en la cuenta analítica para este caso. Ventaja: Facturación de costos analíticos La mayor parte del software que gestiona facturación le permite recargar por horas trabajadas. En Open ERP estos servicios son representados automáticamente por los costos analíticos. Pero muchos otros documentos de Open ERP pueden generar también costos analíticos, tales como notas de crédito y compra de mercaderías. Entonces, cuando usted facture al cliente al final del mes, es posible incluir todos los costos analíticos, no solo las horas trabajadas. Así, usted puede fácilmente recargar todo el costo de sus viajes al cliente. Caso 3: Una compañía de servicios de IT Muchas compañías de servicios de IT enfrentan los siguientes problemas: ● Planeamiento de proyectos ● Facturación, rentabilidad y seguimiento financiero de proyectos ● gestión de contratos de soporte Para lidiar con estos problemas, usted usaría un plan analítico de cuentas estructuradas por proyecto y por contrato. Una representación de esto está dada en el siguiente ejemplo: Ejemplo: Representación analítica de un plan de cuentas para una compañía de servicios de IT 1. Proyectos internos * Administrativo y Comercial * Investigación y Desarrollo 2. Proyectos de los clientes
- 164. * Cliente 1 Proyecto 1.1 Proyecto 1.2 * Cliente 2 Proyecto 2.1 Proyecto 2.2 3. Contratos de soporte - 20 h * Cliente X * Cliente Y La gestión de servicios, gastos y ventas es similar a la presentada anteriormente para los abogados. La facturación y el estudio de rentabilidad también son similares. Pero ahora veamos los contratos de soporte. Estos contratos están limitados usualmente a un número de horas prepagadas. Cada servicio destinado en las cuentas analíticas muestra las horas remanentes de soporte disponibles. Para la gestión de contratos de soporte, usted usaría las cantidades y no los montos en las entradas analíticas. En Open ERP cada línea analítica lista el número de unidades vendidas o usadas, como así también qué encontraría usualmente allí - el monto en unidades de moneda. Entonces usted puede sumar las cantidades vendidas y usadas en cada cuenta analítica para determinar si quedan horas del contrato de soporte. Para diferenciar servicios de otros costos en la cuenta analítica usted usa el concepto de libro analítico. Las entradas analíticas se asignan en los diferentes libros: ● Libro de servicio ● Libro de gastos
- 165. ● Libro de ventas ● Libro de compras Entonces para obtener la estructura detallada de un contrato de soporte usted solo tiene que mirar el libro de servicio para la cuenta analítica correspondiente al contrato en cuestión. Finalmente, la cuenta analítica puede ser usada para pronosticar futuras necesidades. Por ejemplo, el planeamiento mensual del personal en diferentes proyectos puede ser visto como un presupuesto analítico limitado al libro servicio. Las entradas contables se expresan en cantidades (tales como número de horas y número de productos) y en montos en unidades de moneda. Así usted puede establecer el planeamiento sobre la base de cantidades. El análisis del presupuesto analítico le permite comparar el presupuesto (es decir, su plan) con los servicios realmente llevados a cabo a fin de mes. Consejo: Presupuestos de fondos Los problemas de gestión de fondos están entre las mayores dificultades que enfrentan las pequeñas empresas en crecimiento. Es muy difícil predecir el monto de dinero que estará disponible cuando una compañía es joven y está en rápida expansión. Si la compañía adopta la gestión por caso, entonces el planeamiento de personal puede ser representado en el reporte de las cuentas analíticas, como acaba de ver. Pero como usted conoce el precio de venta de cada uno de los diferentes proyectos, puede ver lo fácil que es usar el plan en las cuentas analíticas para anticipar precisamente los montos que usted facturará en los meses siguientes. Configuración de las cuentas analíticas
- 166. Para la configuracióninicial de buenas cuentas analíticas usted debería: ● Configurar el plan de cuentas ● Crear los diferentes libros Configuración del plan de cuentas CAPTURA DE LA CONFIGURACIÓN DE UNA CUENTA ANALÍTICA Comience eligiendo la representación analítica que mejor se ajuste a su compañía antes de ingresarla a Open ERP. Para crear las diferentes cuentas analíticas, use el menú Gestión financiera > Configuración > Cuentas analíticas > Cuentas analíticas. Para crear una cuenta analítica usted debe llenar los campos principales: ● El Nombre de Cuenta ● El Código de Cuenta, que se usa como un atajo para seleccionar la cuenta. ● El Tipo de Cuenta, tal como en las cuentas generales el tipo Vista es usado para cuentas virtuales empleadas solamente para crear una estructura jerárquica y para subtotales, y no para guardar entradas contables. ● La Cuenta analítica madre, que define la jerarquía entre las cuentas. Si el proyecto es por un tiempo limitado usted puede definir aquí una fecha de comienzo y otra de final. El campo Estado se usa para indicar si el proyecto está en marcha (Abierto), esperando por información del cliente (pendiente),Borrador o Cerrado. Finalmente, si la cuenta analítica es un proyecto de un cliente usted puede
- 167. completar los campossobre el Asociado, los que necesitaría para facturarle: ● El Asociado ● Una Lista de precios que muestra cómo deberían cargarse los servicios asociados al proyecto. ● Un Precio máximo de facturación, mostrando el precio máximo que puede cobrarse sin considerar el gasto real. ● Una Cantidad máxima, para contratos con un límite de horas prefijado. ● Un campo de Facturación, que define una tasa de facturación y si el proyecto debe ser facturado automáticamente desde los servicios representados por los costos de la cuenta analítica. Métodos: Facturación En Open ERP hay varios métodos disponibles para la facturación automática: * Las compañías de servicio usan habitualmente la facturación desde los pedidos de compra, cuentas analíticas o, más raramente, tareas de gestión de proyectos. * Las compañías fabricantes y comerciales más frecuentemente usan la facturación desde envíos o desde pedidos de compras de sus clientes. CAPTURA DE UN PLAN ANALÍTICO PARA PROYECTOS Una vez que ha definido las diferentes cuentas analíticas usted puede ver su plan a través del menú Gestión Financiera > Planes > Plan de cuentas analítico. Técnica: Configuración de una cuenta analítica La pantalla de configuración de una cuenta analítica puede
- 168. variar dependiendo delos módulos instalados en su base de datos. Algunos de estos módulos agregan estadísticas de gestión muy útiles a la cuenta analítica. Creación de los libros Una vez que el plan analítico ha sido creado para su compañía, usted tiene que crear los diferentes libros. Éstos le permiten categorizar las diferentes entradas contables según su tipo: ● Servicios ● Reembolso de gastos ● Compra de materiales ● Gastos variados ● Ventas ● Entradas de situación (situaciones especiales como instalación del software) Atención: Libros mínimos Como mínimo usted debe crear un libro analítico para Ventas y otro para Compras. Si usted no crea estos dos, Open ERP no validará las facturas vinculadas a una cuenta analítica porque no sería capaz de crear una entrada contable analítica automáticamente. CAPTURA CREACIÓN LIBRO ANALÍTICO Para definir sus libros analíticos, use el menú Gestión Financiera > Configuración > Libro > Definición de Libro Analítico. Crear un libro
- 169. analítico es muyfácil. Sólo dele un Nombre, un Código y un Tipo. Los tipos disponibles son: ● Ventas, para ventas a clientes y notas de crédito. ● Compras, para compras y gastos surtidos. ● Fondos, para entradas financieras. ● Situación, para ajustar cuentas cuando comienza una actividad, o al final del año financiero. ● General, para todas las otras entradas. El tipo de libro permite que el sistema seleccione automáticamente el libro analítico basado en la naturaleza de la operación. Por ejemplo, si usted ingresa una factura para un cliente, Open ERP buscará automáticamente un libro analítico del tipo Ventas. Registros analíticos Tal como en la contabilidad general, las entradas analíticas deben pertenecer a una cuenta y a un libro analítico. Los registros analíticos pueden ser distinguidos de los generales por las siguientes características: ● No son necesariamente documentos legales contables. ● No pertenecen necesariamente a un período contable existente. ● Se gestionan de acuerdo a su fecha y no a un período contable. ● No generan entradas de crédito o débito, pero sí un monto positivo (ingreso) o negativo (costo).
- 170. REGISTRO DE UNA CUENTA ANALÍTICA La figura representa las entradas en una cuenta analítica para un proyecto de un cliente. Allí usted puede ver: ● Los costos de servicio para el personal trabajando en el proyecto ● Los costos por el reembolso de gastos de un viaje devuelto al cliente ● Compras de mercaderías que han sido enviadas al cliente ● Ventas por recargo de estos costos Entradas automáticas La contabilidad analítica está totalmente integrada con los otros módulos de Open ERP, por lo que usted nunca deberá reingresar los registros. Se generan automáticamente por las siguientes operaciones: ● La confirmación de una factura genera entradas analíticas por ventas o compras conectadas a la cuenta mostrada en la línea de factura. ● La entrada de un servicio genera una entrada analítica por el costo de este servicio en un proyecto dado. ● La fabricación de un producto genera una entrada por el costo de producción de cada operación en el rango del producto. Otros documentos vinculados a una de estas tres operaciones producen registros analíticos indirectamente. Por ejemplo, cuando esté cargando un pedido de venta de un cliente usted puede vincularlo a la cuenta analítica del cliente. Cuando usted esté gestionando por caso o proyecto, marque el
- 171. proyecto con esepedido. Este pedido entonces va a generar una factura al cliente, que será vinculada con la cuenta analítica. Cuando se valide la factura se crearán automáticamente registros de contabilidad analítica y general para el correspondiente proyecto. Los recibos de gastos de un empleado se pueden vincular con una cuenta analítica para reembolso. Cuando un recibo es aprobado por la compañía, se genera una factura de compra. Esta factura representa un débito de la compañía a favor del empleado. Cada línea de la factura de compra está entonces vinculada con una cuenta analítica que asigna automáticamente los costos de ese recibo al proyecto correspondiente. Para visualizar las entradas generales que siguen a estas diferentes acciones usted puede usar uno de los siguientes menús: 1. Para ver todas las entradas: Gestión Financiera > Entradas > Entradas Analíticas > Entradas Analíticas. 2. Para ver las entradas por cuenta, haga click en el campo Cuenta Analítica de cualquier línea de las Entradas Analíticas para ver los detalles de esa entrada. Luego use el Nombre de Cuenta analítico para iniciar una búsqueda de todas las entradas con ese nombre (solo haga click en el hipervínculo Fecha sobre una línea en el cliente Web, o haga doble click en la línea en el cliente Windows). 3. Para ver todas las entradas por Libro: Gestión Financiera > Entradas > Entradas Analíticas > Entradas por Libro, y haga click sobre alguno de los nombres de libro. Nota: Revisar una cuenta jerárquica En el plan de cuentas analíticas, si usted hace click sobre una cuenta, Open ERP abre una ventana mostrando las entradas analíticas correspondientes. La intención es que si usted abre una cuenta tipo Vista, Open
- 172. ERP abra todaslas entradas pertenecientes a sus cuentas hijas. Esto puede ser muy útil para abrir las entradas pertenecientes a varias cuentas, tales como todos los proyectos de clientes. Carga manual de registros A pesar de que muchas entradas analíticas se producen automáticamente desde los otros documentos de Open ERP, a veces es necesario hacer entradas de registros manualmente. Esto suele pasar con ciertas operaciones analíticas que no tienen equivalencia en las cuentas generales. Para hacer entradas manualmente, use el menú Gestión Financiera > Entradas > Entradas Analíticas > Entradas por Libro. Comentario: Entradas Analíticas Para hacer una entrada analítica, Open ERP le pide especificar una cuenta general. Esto se da solamente para información en los diferentes reportes cruzados. No creará nuevas entradas en las cuentas generales. Seleccione un libro y complete los diferentes campos. Escriba un gasto como una cifra negativa y un ingreso como una cifra positiva. Nota: Ingreso de fecha Para ingresar una fecha en la lista editable, usted puede usar la herramienta calendario en el cliente Web o si, en el cliente Windows, usted ingresa solo el día del mes, Open ERP completa automáticamente el mes y el año cuando usted presiona la tecla Tab. Ejemplo: Redistribución de costo Uno de los usos de la entrada manual de información para las operaciones analíticas es la reasignación de costos. Por ejemplo, si una creación ha sido hecha para un proyecto determinado pero puede ser usada de nuevo en otro, usted puede reasignar parte del costo al segundo proyecto.
- 173. En este caso,haga una entrada positiva en la primera cuenta y una negativa por el mismo monto en la cuenta del segundo proyecto. Análisis Financiero Varios reportes diseñados para el análisis financiero se basan en las cuentas analíticas. Muchos de ellos están disponibles directamente desde el árbol de cuentas o desde la forma vista de la cuenta. Análisis por cuenta Desde un formulario analítico, haga click en el botón Imprimir para seleccionar un reporte. Open ERP propone los siguientes análisis financieros: ● Balance Analítico ● Balance Analítico Invertido ● Libro Mayor de Costo ● Libro Mayor de Costo (solo cantidades) Balance Analítico CAPTURA BALANCE ANALÍTICO El balance analítico es un reporte que relaciona las cuentas analíticas con las cuentas generales. Brinda los balances de las cuentas analíticas descompuestas por cuenta general para un período dado. Este reporte es útil para analizar la rentabilidad de los proyectos. Le da la rentabilidad de un proyecto para las diferentes operaciones realizadas para llevarlo a cabo. Balance Analítico Invertido CAPTURA BALANCE ANALÍTICO INVERTIDO
- 174. El balance analíticoinvertido provee un reporte similar relacionando las cuentas generales con las cuentas analíticas. Este reporte muestra los balances de las cuentas generales descompuestas según las cuentas analíticas seleccionadas, para un periodo dado. Esto le permite analizar sus costos según la cuenta general. Por ejemplo, si examina su cuenta general de sueldos de personal, usted puede obtener todos los costos de salario descompuestos según las diferentes cuentas (o proyectos) analíticas. El Libro Mayor de Costo CAPTURA LIBRO MAYOR DE COSTO Mientras que los dos reportes anteriores brindan resultados sumados por cuenta, el libro mayor de costo provee todas las entradas detalladas para las cuentas seleccionadas. Esto permite un análisis detallado de cada operación llevada a cabo en uno o varios proyectos. El Libro Mayor de Costo (solo cantidades) CAPTURA LIBRO MAYOR DE COSTO (SOLO CANTIDADES) El último reporte brinda el detalle de entradas para una cuenta analítica y una lista de libros seleccionados. Solo se reportan las cantidades para este análisis, no los costos ni los ingresos. Este reporte se usa frecuentemente para imprimir el número de horas trabajadas en un proyecto, sin mostrar los costos y los ingresos. Así usted puede mostrárselo a un cliente como un registro de las horas trabajadas en un proyecto en particular. Para restringir el reporte a horas trabajadas, sin incluir ventas y compras, seleccione solo el libro servicios para imprimir el reporte. Nota: Impresión múltiple Para imprimir varias cuentas analíticas de una sola vez,
- 175. usted puede haceruna selección múltiple sobre las diferentes cuentas en el árbol de cuentas. Para ello, seleccione las líneas de cuentas usando la combinación Ctrl + clik. Luego haga click en Imprimir en el árbol o en la vista lista para exportar la selección completa a un solo documento PDF. Nota: Multicompañía En un ambiente multicompañía, cada compañía tiene su propio plan general de cuentas en la misma base de datos. Los dos planes generales de cuentas son independientes pero pueden vincularse en un tercer plan usando una cuenta vista para hacer la consolidación. Si las diferentes compañías colaboran en proyectos conjuntos, ellas pueden compartir el mismo plan de cuentas analítico. En este ambiente, los reportes cruzados como el balance y el balance invertido son muy útiles porque permiten hacer un análisis por compañía vinculándolo a las cuentas generales. Indicadores Clave Si usted usa cuentas analíticas con una estructura de cuentas por proyecto de cliente, usted puede instalar el módulo correspondiente que agrega tres nuevas pestañas al formulario de cuenta analítica: ● Indicadores de gestión en la pestaña Resumen de Análisis ● Estadísticas mensuales en la pestaña Estadísticas por mes. ● Estadísticas por cada usuario en la pestaña Estadística por usuario. CAPTURA DE INDICADORES DE GESTIÓN PARA UNA CUENTA ANALÍTICA La figura muestra todos los indicadores de gestión. Éstos le permiten ver
- 176. rápidamente los siguienteselementos: ● Rentabilidad del proyecto. ● Si puede facturar todavía un servicio al cliente o no. ● El monto de los servicios a facturar. ● Los diferentes márgenes. DESCOMPOSICIÓN DE LOS COSTOS MENSUALES DE UNA CUENTA ANALÍTICA CUENTAS ANALÍTICAS EN GESTIÓN DE PROYECTOS Estos diferentes menús le brindan vistazos rápidos que son muy útiles para los proyectos en marcha. Para cada proyecto usted puede chequear si hay servicios sin facturar, y ver la fecha de la última factura y la del último servicio sin facturar, y reportes sobre los montos recibidos y aquéllos que se espera recibir. Los gerentes de proyectos tienen toda la información necesaria para gestionar bien sus proyectos, mostrados en una sola página. Con esta información ellos puede llevar a cabo diferentes operaciones necesarias para gestionar el proyecto, como facturación automática, planeamiento de proyecto, actualización de clientes y presupuesto para recursos. Un paso más allá No ha habido discusión de presupuestos analíticos en esta sección porque por el momento ese módulo está siendo completamente revisado. Sin embargo, vale la pena probarlos porque ofrecen la posibilidad de: * Pronosticar proyectos a mediano plazo. * Controlar los costos del proyecto. * Comparar con las cuentas generales.
- 177. Recursos Humanos Para comenzar,este capítulo trata de los recursos humanos y los servicios de empleados. Una compañía es efectiva solamente si puede contar con el buen trabajo de sus empleados. Los módulos de recursos humanos de Open ERP le permiten administrar eficientemente importantes aspectos del trabajo del personal, tales como sus destrezas, contratos y tiempo de trabajo. Gestión de RR. HH. Para establecer un sistema que esté integrado con la gestión de una compañía, usted necesita empezar con una lista actualizada de colaboradores. No confundir: Empleado y Usuario Para Open ERP, un "empleado" representa a la persona física que tiene un trabajo contratado con la compañía. Esto incluye todo tipo de contrato: contratos por períodos tiempos fijos o indeterminados, y también contratos de servicio independientes. Un usuario es la persona física a la que se le da acceso a los sistemas de la compañía. Muchos empleados son usuarios pero algunos usuarios no son empleados: asociados externos pueden tener acceso a partes del sistema. Usted puede administrarlos a través de los módulos de portal. Aquí hay algunos ejemplos de funciones que dependen de la lista de empleados: ● El costo de un servicio, que depende del contrato de trabajo de un empleado. ● El planeamiento de un proyecto, que depende del patrón de trabajo de los
- 178. colaboradores del proyecto. ● La tarifa a facturar al cliente, que depende de la función de trabajo del empleado. ● La cadena de comando o responsabilidades, que se relaciona con la estructura jerárquica de la compañía. Gestión de Personal Para definir un nuevo empleado en Open ERP, use el menú Recursos Humanos > Empleados > Nuevo Empleado. CAPTURA DE DESCRIPCIÓN DE UN EMPLEADO Comience ingresando el Nombre del empleado y la Compañía para la cual trabaja. Usted puede entonces crear un nuevo usuario del sistema Open ERP que esté enlazado con este empleado llenando en el campo Nombre de Usuario. Aún cuando el empleado no sea un usuario, es mejor crear un acceso al sistema para la mayor parte del personal para poder controlar sus derechos de acceso desde el comienzo. Consejo: Hacer un enlace entre el empleado y usuario Si el empleado es tiene una cuenta de usuario en el sistema, usted no debería olvidar enlazar su cuenta al formulario de empleado. Al crear este enlace, se realiza un llenado automático en el campo Empleado en los formularios relevantes, como registros de servicios y gastos. Luego cargue la dirección del empleado. Ésta aparece en el formulario de contacto de asociado en Open ERP. Ya que sus empleados son gente con la que su compañía tiene contactos, es lógico que tengan entradas tal como cualquier otro asociado en su base de datos. Luego ingrese el nombre del empleado como el Nombre de un nuevo asociado y la dirección en el formulario de Contacto. Luego todas las funciones que apliquen a un asociado pueden
- 179. aplicarse a unempleado. Esto se vuelve particularmente importante porque usted puede rastrear débitos y créditos en las cuentas, por lo que puede rastrear pagos de sueldo, por ejemplo. Entonces es posible indicar tanto un libro analítico y un producto enlazado a este empleado. Si lo hace de esa manera, entonces esta información puede ser usada para rastrear servicios. Usted debe completar los siguientes campos: ● Libro Analítico: por ejemplo, el libro Servicios. ● Producto: usted puede crear, por ejemplo, un producto llamado Empleado full time. Luego complete la siguiente información acerca del contrato de trabajo del empleado: ● Horas de trabajo por semana: el número de horas trabajadas por semana. ● Número de días de vacaciones al año ● Comenzó el: día de comienzo del contrato. ● Jefe: nombre del superior inmediato del empleado. ● Categoría: posición que ocupa el empleado. ● La hoja de asistencia del empleado (usando Grupo de Trabajo del empleado). CAPTURA DE UNA HOJA DE ASISTENCIA Las diferentes categorías de hojas de asistencia pueden definirse en el menú Recursos Humanos > Configuración > Categorías de Hojas de
- 180. Asistencia. Gestión de Contratosde Empleo CAPTURA DE DEFINICIÓN DE CONTRATO DE TRABAJO PARA UN EMPLEADO En el formulario del empleado, en la pestaña Contrato, usted puede ingresar información: ● Nombre de Contrato: por ejemplo, full time, 38 horas por semana. ● Función del empleado: por ejemplo, secretaria. ● Horas de trabajo por día ● Fecha de comienzo ● Fecha de finalización: si está especificada. ● Sueldo y el Tipo de sueldo (Bruto Mensual o Neto Semanal, por ejemplo). Entrada y Salida En algunas compañías, el personal tiene que firmar la entrada al llegar al trabajo y firmar la salida al final del día. Si cada empleado ha sido enlazado a un usuario del sistema, ellos pueden firmar la entrada en Open ERP usando el menú Recursos Humanos > Asistencias > Entrada / Salida. Si un empleado se olvida de firmar la salida, el sistema propone que lo haga manualmente y tipee la hora a la que se fue cuando vuelva al día siguiente. Así se administran fácilmente las firmas de salida olvidadas. Un administrador puede entonces ver si un empleado ha llegado viendo directamente el formulario. Mire la lista de empleados usando el menú
- 181. Recursos Humanos >Empleados, y puede ver si están presentes o ausentes. Para obtener el detalle de asistencias desde el formulario de un empleado en Open ERP, usted puede usar los tres reportes disponibles: ● Imprimir Hoja de Asistencia por semana ● Imprimir Hoja de Asistencia por mes ● Imprimir Reporte de Error de Asistencia El último reporte, acerca de gestionar cambios, puede mostrar si un empleado ha ingresado el tiempo de entrada o salida manualmente. Esto muestra la diferencia entre la hora de salida esperada y la hora ingresada por el empleado al firmar la salida. Esto le permite descubrir fácilmente a la gente que sistemáticamente distorsiona su asistencia. Hojas de Asistencia En muchas compañías de servicios donde se ha integrado Open ERP, las hojas de asistencia o de servicio han revolucionado las prácticas de gestión. Estas hojas de servicio son producidas por cada empleado a medida que trabajan en los diferentes casos o proyectos que están en marcha. Cada uno de ellos está representado por una cuenta analítica en el sistema. A lo largo del día, cuando los empleados trabajan en uno u otro proyecto, agregan una línea a las hojas de asistencia con detalles del tiempo usado en cada proyecto. Al final del día, cada empleado debe marcar todo el tiempo trabajado en el cliente o en proyectos internos para sumar el número total de horas trabajadas en el día. Si una cuenta no está en el sistema, entonces el tiempo se agrega a las horas que no han sido asignadas en el día. CAPTURA DE UNA HOJA DE ASISTENCIA PARA UN DÍA DE TRABAJO
- 182. No confundir: Hojade Asistencia y Asistencia La hoja de asistencia no intenta ser una forma disfrazada de formulario de asistencia. No hay control sobre los tiempos de servicio y el empleado el libre de codificar 8 ó 9 horas o más de servicio cada día si así lo desea. Si usted decide usar el sistema, es importante aclarar este punto con su personal. El objetivo no es controlar horas, porque los empleados deciden por sí mismo qué van a ingresar, sino rastrear las tareas que están en marcha y la asignación de costos entre ellas. Entre los muchos usos de un sistema como éste en una compañía, aquí están algunos de los más importantes: ● Permitir el rastreo de los costos reales de un proyecto contabilizando el tiempo usado en él. ● Rastrear los servicios provistos por diferentes empleados. ● Comparar las horas realmente usadas en el proyecto con las estimadas inicialmente. ● Facturación automática basada en las horas de servicio provistas. ● Obtener una lista de horas de servicio de un determinado cliente. ● Conocer los costos necesario para dirigir la compañía, tal como los costos de marketing, los costos de entrenamiento para nuevos empleados y las tarifas de facturación para un cliente. Configuración de empleados Para ser capaz de usar las hojas de asistencia, usted primero debe definir
- 183. aquellos empleados queson usuarios del sistema. Los formularios de definición de empleados contienen la información necesaria para usar esa planilla tal como el título de trabajo y los costos horarios. Dos campos son de particular interés para usted cuando gestione las hojas de asistencia: el Libro Analítico y el Producto. En el libro analítico se guardarán todas las entradas analíticas acerca de los costos de tiempos de servicio. Éstos le permiten aislar el costo de servicio de otros cosos de la compañía, tales como la compra de materia prima, gastos, etc. Usted puede usar diferentes libros para cada empleado para separar costos por departamento o por función. El empleado también se asocia con un producto en su base de datos en Open ERP. Un empleado está enlazado con un producto para que pueda ser "comprado" (subcontratado) o "facturado" (gestión de proyectos). Usted tiene que crear un producto para cada tipo de trabajo en su compañía. La siguiente información es importante en el formulario de producto: ● Nombre del producto: tal como Secretaria, Vendedor, Gerente de Proyecto. ● Tipo de producto: siempre Servicio. ● Unidad de medida: Hora o Día. ● Lista de Precios: precio de venta de los servicios del empleado para la posición concerniente. ● Precio Estándar: costo promedio de servicio expresado en la unidad de medida elegida. Como con los Asociados, usted debería crear una Categoría de Producto
- 184. llamada Empleados enla configuración de producto. En resumen, cada empleado de la compañía, en la mayoría de los casos, corresponde a: ● Un formulario de Asociado ● Un formulario de Empleado ● Un Usuario de sistema Y cada puesto de trabajo en la compañía corresponde a un Producto. Carga de datos en la hoja de asistencia Una vez configurados los empleados, los diferentes usuarios del sistema pueden cargar sus hojas de asistencia en el menú Recursos Humanos > Codificación de horas > Para mí > Mis trabajos del día. Consejo: Atajos Una buena idea es que todos los empleados que usen hojas de asistencia ubiquen este menú en sus atajos. Esto es porque necesitarán volver a ellos varias veces al día. Haga click en Nuevo para obtener una línea de hoja de asistencia editable, para cargar los campos en este orden: 1. El Usuario se propone por defecto, pero usted puede cambiarlo se está codificando la primera hoja de asistencia para otro empleado de la compañía. 2. La Fecha se propone automáticamente con la fecha de hoy, pero es posible cambiarla si está codificando la hoja de asistencia para un día anterior.
- 185. 3. La CuentaAnalítica representa el trabajo o el proyecto para el que usted está cargando la hoja de asistencia. 4. La Cantidad representa el número de horas o días que usted ha trabajado. Un texto libre está disponible en cada ídem para su Descripción. Los otros campos se completan automáticamente pero pueden ser modificados: el Producto, la Unidad de medida, el Costo del servicio y la Cuenta General asociada. Las horas se codifican a lo largo del día por cada empleado. Esto ayuda a revisitar la lista al final del día para verificar que el número de horas de asistencia en la compañía ha sido apropiadamente contabilizada. El total ingresado se muestra en la parte superior derecha de la lista de horas de servicio. La precisión de los servicios cargados es crucial para calcular la rentabilidad de los diferentes trabajos y la recarga de servicios. Diferentes reportes están disponibles para verificar la carga de datos de los empleados. Ellos mismos pueden verificar su propia hoja de asistencia usando los siguientes reportes: ● Imprimir las hojas de asistencia por mes, usando el menú Recursos Humanos > Reportes > Hojas de asistencia > Imprimir mis hojas de asistencia. ● Revisando todas las entradas de servicio usando el menú Recursos Humanos > Horas codificadas > Para mí > Todo mi trabajo. Usted puede usar los filtros para analizar sus servicios por proyecto, por período o por producto. Técnica: Costo de Servicios Por defecto, Open ERP está configurado para mostrar el coso
- 186. de cada serviciocuando un empleado codifica el número de horas por proyecto. Usted puede modificar este campo agregando el atributo invisible= Verdadero en la vista de la hoja de asistencia. El valor en este campo muestra a los empleados el costo de su tiempo usado en la compañía, así que ocultar este campo puede no ser siempre la mejor opción. CAPTURA DEL RESUMEN DE UNA HOJA DE ASISTENCIA PARA UN EMPLEADO Los gerentes pueden hacer uso de los diferentes reportes para administrar las hojas de asistencia fácilmente. Usted puede imprimir un resumen en la forma de una tabla por usuario y por día en el menú Recursos Humanos > Reportes > Hoja de Asistencia > Imprimir resumen de hoja de asistencia. Esto le ayuda a ver cuándo un empleado ha olvidado de codificar su hoja de asistencia un determinado día. Se disponen de muchos gráficos a través de los menús Recursos Humanos > Reportes > Este mes / Todos los meses, por ejemplo: ● Hoja de asistencia por usuario ● Hoja de asistencia por cuenta ● Hoja de asistencia por factura ● Hoja de asistencia diaria por cuenta GRÁFICO DE UNA HOJA DE ASISTENCIA POR CUENTA La información para estos gráficos puede ser cambiada usando los filtros disponibles en la parte superior de la pantalla. Si quiere obtener cifras más exactas, cambie a la vista en modo lista.
- 187. Nota: Tablero decontrol El tablero de control para gestionar proyectos tiene una vista gráfica que resume la hoja de asistencia del usuario actual para los últimos siete días. Se puede asignar un tablero de control a usuarios de tal forma que aparezca cuando ellos se conecten a Open ERP. Entonces, cada empleado podrá darse cuenta si ha olvidado de completar su hoja de asistencia cuando se desconecten del sistema. Evaluación de costos de servicio Usted ya sabe que las hojas de asistencia se relacionan estrechamente con las cuentas analíticas. Los diferentes proyectos reportados en las hojas de asistencia corresponden a esas cuentas. Las entradas de las hojas de asistencia en sí mismas son entradas analíticas. Estas entradas comprenden varias operaciones analíticas que no se corresponden con ninguna de las cuentas generales. Por lo tanto, todas las operaciones que modifiquen y creen líneas de hojas de asistencia automáticamente impactan en la correspondiente línea analítica y, a la inversa, son modificadas automáticamente por cambios en esa línea. Técnica: Hoja de asistencia y entradas analíticas La implementación de hojas de asistencia en Open ERP relacionadas a entradas analíticas se gestiona por un mecanismo hereditario: el objeto de la hoja de asistencia hereda al objeto de la entrada analítica. La información, entonces, no se codifica en la base de datos como dos eventos separados, lo que evita muchos problemas de sincronización. Sí se guardan en dos tablas separadas, porque un servicio es una entrada analítica, pero una entrada analítica no es necesariamente un servicio. No es un enfoque clásico, pero es lógico y pragmático. Las hojas de asistencia de los empleados son un buen indicador de cómo los costos de servicio se distribuyen a través de los diferentes casos como son reportados en las
- 188. cuentas analíticas. Una cuentaanalítica debería reflejarse en las cuentas generales, pero no hay equivalencia directa de estas cuentas analíticas en las cuentas generales. En cambio, si los costos horarios de los empleados se contabilizan correctamente, las entradas de la hoja de asistencia mensual deben ser saldadas por el salario más el paquete de beneficios pagado a todos los empleados a fin del mes. A pesar de todo esto, es bastante difícil resolver el costo horario promedio de un empleado precisamente porque éste depende de: ● Las horas extras que ha trabajado ● Los feriados y las licencias por enfermedad ● Las variaciones de salario y los costos asociados, tales como los cargos por cobertura social. Los reportes que le permiten relacionar cuentas generales a las cuentas analíticas son herramientas valiosas para mejorar su evaluación de los diferentes costos horarios de los empleados. La diferencia entre los balances de productos en las cuentas analíticas y en las cuentas generales, divididos por el número total de horas trabajadas, puede entonces ser aplicada al costo del producto. Algunas compañías compensan esa diferencia llevando a cabo otra operación analítica a fin de mes en una cuenta creada para ese propósito. Esta cuenta analítica debería tener un balance que tienda a cero. Como tiene un sistema con hojas de asistencia integrada, usted puede: ● Rastrear la rentabilidad de proyectos en las cuentas analíticas ● Ver el historial de entradas de hojas de asistencia por proyecto y por empleado
- 189. ● Ajustar regularmente los costos horarios comparando sus tarifas con la realidad Importante: Rentabilidad de un proyecto Es muy importante controlar precisamente los costos y la rentabilidad de un proyecto. Esto le permite hacer buenas estimaciones y rastrear asignaciones de presupuestos a los diferentes servicios y sus proyectos, como costos de ventas. Usted también puede refinar sus argumentos sobre la bases de hechos claros en lugar de conjeturas si tiene que renegociar un contrato con un cliente luego de un bajón en el proyecto. Los análisis de rentabilidad por proyecto y por empleado están disponibles desde las cuentas analíticas. Ellos toman todas las facturas en cuenta, como así también el costo del tiempo empleado en cada proyecto. El historial de servicios por proyecto está disponible en las hojas de asistencia o en las cuentas analíticas. Por ejemplo, si un cliente pregunta por el historial de un contrato de soporte, usted puede usar el reporte Libro Mayor de Costo (sólo por cantidad) sobre una cuenta analítica. En el reporte usted imprimirá sólo los libros que seleccione, entonces elija el libro de hojas de asistencia. Gestión por departamento Cuando se usan correctamente, las hojas de asistencia pueden ser una buena herramienta de control para los gerentes de proyecto y pueden llamar la atención sobre costos y tiempos. Cuando los equipos de empleados son importantes, se debe implementar un sistema de control. Todos los empleados deberían completar sus hojas de asistencia correctamente porque esto forma la base del control de planeamiento, la gestión financiera y la facturación de proyectos. Verá luego que es se puede facturar servicios automáticamente a fin de mes
- 190. basándose en lashojas de asistencia. Pero al mismo tiempo, algunos contratos se limitan a horas prepagadas. Estas horas y su deducción del límite original también se gestionan por las hojas de asistencia. En esa situación, las horas que no son codificadas en las hojas de asistencia representan pérdida de dinero para la compañía. Entonces es importante establecer seguimientos efectivos de las hojas de asistencia de servicio y su codificación. ESQUEMA DEL PROCESO DE APROBACIÓN DE UNA HOJA DE ASISTENCIA Para ingresar información a la hoja de asistencia cada empleado usa el menú Recursos Humanos > Hojas de asistencia > Mis hojas de asistencia > Mi hoja de asistencia actual. En la parte superior de la pantalla el usuario comienza con las horas de entrada y de salida. El sistema permite el control de la asistencia día por día. Los dos botones, Entrada y Salida, permiten completar automáticamente las horas en el área de la izquierda. Estas horas pueden ser modificadas por el empleado, por lo que no es un sistema de control verdadero. El área en la parte inferior de la pantalla representa una planilla de las entradas de los empleados para un día seleccionado. En total, esto debería comprender el número de horas trabajadas en la compañía cada día. Esto provee una verificación simple de que el tiempo de asistencia del día completo ha sido codificado adecuadamente. DETALLE DE LAS HORAS TRABAJADAS POR DÍA POR UN EMPLEADO La segunda pestaña de la hoja de asistencia Por día brinda el número de horas trabajadas en los diferentes proyectos. Cuando hay una brecha entre la asistencia y las entradas en la hoja de asistencia, usted puede usar la segunda pestaña para detectar los días o las entradas que no han sido codificadas correctamente.
- 191. La tercera pestaña,Por cuenta, muestra el tiempo trabajado en todos los proyectos. Esto le permite retroceder y tener una vista general del tiempo en el que un empleado ha trabajado en diferentes proyectos. Al final de la semana o del mes, el empleado confirma su hoja de asistencia. Si el tiempo de asistencia en la compañía corresponde a las entradas codificadas, la hoja de asistencia completa es confirmada y enviada a su gerente de departamento, quien es responsable de la aprobación o de pedir correcciones. Cada gerente puede mirar una lista de las hojas de asistencia de su departamento esperando aprobación usando el menú Recursos Humanos > Hojas de asistencia > Hojas de asistencia de mi departamento > Hojas de asistencia a validar. Luego las aprueba o las regresa a su estado inicial. Para definir la estructura del departamento, use el menú Administración > Usuarios > Estructura del Departamento > Definir departamentos. Consejo: Importancia de las aprobaciones A primera vista, la aprobación de las hojas de asistencia por el gerente de departamento puede parecer un estorbo burocrático. Esta operación, sin embargo, es crucial para la gestión efectiva. Hay muchas compañías donde los gerentes están tan cargados de trabajo que ignoran qué están haciendo sus empleados. Por eso este proceso de aprobación le brinda al gerente un esbozo del trabajo de cada empleado al menos una vez a la semana, por las horas trabajadas en los diferentes proyectos. Una vez que se aprueban las hojas de asistencia, usted puede usarlas como control de costos y par facturar horas a sus clientes.
- 192. La Gestión deServicios Este capítulo se enfoca en la gestión de contratos, y los servicios asociados con eso. El proceso completo de gestión de servicios se estudia aquí desde la definición de precios y contratos hasta la facturación automática de los servicios, pasando por el planeamiento y el tratamiento de costos adicionales tales como los recibos de gastos. Políticas de gestión de precios Algunas compañías son conocidas por sus listas de precios complicadas. Se usan muchas formas de variación de precios, tales como devoluciones de fin de año, descuentos, cambios de términos y condiciones con el tiempo, prepagos, descuentos escalonados, promociones estacionales y reducciones de precios progresivas. Terminología: Descuentos, Devoluciones y Reducciones En algunas jurisdicciones contables usted tiene que diferenciar entre los siguientes términos: * Descuentos: reembolso al cliente, generalmente a fin de año, que depende de la cantidad de mercadería comprada en un período dado. * Devoluciones: reducción en la línea de pedido o en la línea de facturación si una cierta cantidad de mercadería es comprada de una sola vez o es vendida en el marco de una actividad promocional. * Reducción: una reducción extraordinaria resultante de un defecto de calidad o una variación en un producto de acuerdo con una especificación. La gestión inteligente de precios es difícil, porque requiere que usted integre varias condiciones de los clientes y proveedores para crear estimaciones rápidamente o para facturar automáticamente. Pero si usted tiene un mecanismo de gestión de precios eficiente, usted puede mantener márgenes
- 193. elevados y responderrápidamente a los cambios en las condiciones del mercado. Un buen sistema de gestión de precios le brinda la oportunidad para variar uno o todos los factores relevantes cuando usted está negociando un contrato. Para ayudarlo a trabajar más efectivamente, los principios de lista de precios de Open ERP son extremadamente poderosos aunque estén basados en reglas simples y genéricas. Usted puede desarrollar tanto la lista de precios de venta como la de compras capaces de acomodarse a condiciones tales como la fecha, la cantidad solicitada y el tipo de producto. No confundir: Los diferentes precios Es importante no confundir el precio de venta y el precio base de un producto. En la configuración básica de Open ERP el precio de venta se hace igual al precio base marcado en el archivo del producto, pero usted puede variar el precio de venta en respuesta a las condiciones de sus clientes. Es lo mismo para el precio de compra y el costo estándar. El precio de compra es el precio de venta de su proveedor, el cual cambia en respuesta a diferentes criterios tales como cantidades, fechas y proveedor. Esto se fija automáticamente por el sistema contable. Cada lista de precios se calcula a partir de políticas definidas, entonces usted tendrá tantas listas de precios de ventas como políticas activas de venta tenga la compañía. Por ejemplo, una compañía que vende productos a través de tres canales puede crear las siguientes listas de precios: 1. Distribución principal: * Lista de precios para Supermercado Patito * Lista de precios para Supermercado Ramón 2. Ventas por correo
- 194. 3. Clientes alpaso Una única lista de precios puede existir en varias versiones, pero solo se permite que una esté activa en un tiempo dado. Estas versiones le permiten establecer diferentes precios en diferentes momentos. Así, la lista de precios para clientes al paso podría tener cinco versiones diferentes, por ejemplo: Otoño, Verano, Ofertas de verano, Invierno, Primavera. Los clientes directos verán precios que cambian con las estaciones. Cada lista de precios se expresa en una sola moneda. Si su compañía vende productos en varias monedas, tendrá que crear tantas listas de precios como monedas tenga. Los precios en una lista de precios pueden depender de otra lista, lo que significa que usted no tiene que repetir la definición de todas las condiciones para cada producto. Así, una lista de precios en dólares puede estar basada en una lista de precios en pesos. Si el índice de conversión de la moneda entre pesos y dólares cambia, o los precios en pesos cambian, las tarifas en dólares pueden ajustarse automáticamente. Creación de lista de precios Para definir una lista de precios use el menú Productos > Listas de precios > Listas de precios. Para cada lista usted tendrá que definir: ● Un Nombre para la lista. ● Un Tipo de lista: Venta para clientes o Compra para proveedores. ● La Moneda en la que se expresan los precios. Versiones de Listas de Precios Una vez que la lista está definida, usted debe darle al menos una versión. Para hacerlo, use el menú Productos > Listas de Precios > Versiones de Listas
- 195. de Precios. Laversión contiene todas las reglas que le permiten calcular un precio para un producto y una cantidad dada. Luego dé el Nombre de esta versión asociada. Si la lista solo tiene una versión, usted puede usar el mismo nombre para la lista de precios y la versión. En el campo Lista de Precios seleccione la lista de precios que ha creado. Luego indique la Fecha de inicio y la Fecha de finalización de esta versión. Estos campos son opcionales: si usted no quiere poner ninguna fecha, esta versión estará activa permanentemente. Use el campo Activo en las versiones para activar o desactivar una versión de lista de precios. Nota: Actualización automática de la lista de precios Es posible hacer que cualquier lista de precios dependa de una de las otras listas. Entonces usted puede decidir hacer su lista de precios de venta dependiendo de la lista de compra a su proveedor a la que agrega un margen de ganancia. Los precios se calculan automáticamente como una función del precio de compra y no necesitan ajustes manuales extras. Reglas para calcular precio CAPTURA DE REGLAS DE UNA VERSIÓN DE LISTA DE PRECIOS Una versión de lista de precios está formada por un conjunto de reglas que se aplican a los precios base de los productos. Usted define las condiciones para una regla en la primera parte de la pantalla de definición llamada Rules Test Match. La regla se aplica al Producto o Plantilla de Producto y/o la Categoría de Producto. Si se aplica una regla a una categoría, entonces se aplica automáticamente a todas sus subcategorías (usando la estructura de árbol para categorías de producto). Si usted establece una cantidad mínima en Cantidad Mínima la regla sólo se aplicará a una cantidad igual o mayor que la indicada. Esto le permite establecer tarifas reducidas en etapas que dependen en las cantidades
- 196. pedidas. Varias reglas puedeaplicarse en ese sentido. Open ERP evalúa las reglas en secuencia para seleccionar cuáles aplicar al cálculo de precios especificado. Si varias reglas son válidas, entonces solo se usa la primera en secuencia para el cálculo. El campo Secuencia determina el orden, empezando por el número más bajo. Una vez que una regla ha sido seleccionada, el sistema tiene que determinar cómo calcular el precio a partir de la regla. Esta operación está basada en los criterios expuestos en la parte baja del formulario, etiquetada como Cómputo de precio. El primer campo que tiene que completar está etiquetado como Basado en. Usted debe indicar el modo de calcular el precio del asociado. Usted tiene que elegir entre: ● La Lista de precios establecida en el archivo de producto ● El Costo estándar en el archivo de producto ● Otra lista de precios dada en el campo Si otra lista de precios ● El precio que varía como una función de un proveedor definida en la Sección Asociado del formulario de producto. Muchos otros criterios pueden ser considerados y agregados a la lista, como verá más adelante. Luego, varias operaciones pueden aplicarse al precio base para calcular el precio de venta o de compra para el asociado en las cantidades especificadas. Para calcularlo, usted aplica la fórmula mostrada en el formulario: Precio = Precio base x (1 - campo1) + campo2 El primer campo (campo1 en la fórmula) representa un descuento. Por ejemplo,
- 197. ingrese 0,20 paraun descuento del 20% sobre el precio de lista. Si el precio está basado en el Costo Estándar, usted puede ingresar -0,15 para obtener un aumento del 15% en el precio de venta comparado con el costo estándar. El campo2 es un suplemento fijado expresado en la moneda de la lista de precios. El monto se agrega (o se deduce, si es negativo) al monto calculado después del descuento aplicado por el campo1. Usted también puede especificar un Método de redondeo. El cálculo de redondeo se hace al número más cercano. Por ejemplo, si usted pone 0,50, un precio de 45,66 se redondeará a 45,65. Y un precio de 14,567 redondeado al 100 más cercano, dará un precio de 14,600. La adición del campo2 se aplica luego del cálculo de redondeo, el que puede ser muy útil en situaciones de precio específicas. Por ejemplo, si usted quiere que su precio termine en 9,99, redondee a 10 y luego agregue un suplemento de -0,01 en el campo2. Los campos Margen mínimo y Margen máximo aseguran que usted puede garantizar un margen de ganancia sobre el precio base. Un margen de 10 le permite asegurarse que el retorno no será menor a un margen de 0. Si usted pone este campo a 0, entonces no tendrá efectos en el cálculo. Una vez que la lista de precios esté definida, usted puede asignarla a un asociado. Para hacerlo, encuentre un Asociado y seleccione su pestaña de Propiedades. Usted puede entonces cambiar la Lista de precios de venta y la Lista de precios de compra que están cargadas por defecto para el asociado. Lista de Precios por defecto CAPTURA DE LISTA DE PRECIOS POR DEFECTO Cuando usted instala el software se crean dos listas de precios por defecto: una para compra y otra para ventas. Cada una contiene solo una versión de la lista
- 198. de precios yuna sola línea en esa versión. El Precio de Venta se coloca por defecto al valor dado en la Lista de Precios en el archivo del producto. No hay descuento, ni suplemento ni redondeo alguno para influir en el cálculo de precio. Esta regla por defecto se aplica a todos los productos y todas las categorías de producto para una cantidad mínima de 1. Entonces el precio de venta de un producto viene del precio especificado en el archivo del producto. En este sentido, las compañías que no necesiten listas de precios especializadas pueden usar simplemente el precio definido en el archivo del producto. El precio para compras definido en la Lista de Precios por defectos se establece del mismo modo por el Costo Estándar del producto en el archivo de producto. Caso de uso de listas de precios Tomemos el caso de una compañía que comercia sistemas de IT, para quienes se han configurado las siguientes categorías de producto: Todos los productos: 1. Accesorios ● Impresoras ● Scanners ● Teclados y mice 1. Computadoras ● Portátiles _ Portátiles de pantalla grande
- 199. ● Computadoras - Computadoras de oficina _ Computadoras profesionales Además, los productos presentados en la siguiente tabla están definidos en la moneda del plan de cuentas instalado. Ejemplos de productos con sus diferentes precios Producto Lista de Precios Precio Estándar Precio por defecto del proveedor Acer Portátil 1200 887 893 Toshiba Portátil 1340 920 920 Teclado Cherry 100 50 50 Computadora de 1400 1000 1000 oficina Definición de la lista de precios Ahora defina la lista de precios para revendedores como ésta: ● Para computadoras portátiles, el precio de venta se calcula de la lista de precios del proveedor Acer, con un suplemento del 23% sobre el precio de compra. ● Para todos los otros productos, el precio de venta está dado por el costo estándar en el archivo del producto, sobre el que se agrega un 31%. El precio debe terminar en ".99". ● El precio de venta de los teclados Cherry se fijan en 60 para la cantidad mínima de 5 teclados comprados. De otra manera se usa la regla de arriba.
- 200. Asuma que lalista de precios de Acer está definida en Open ERP. La lista de precios para revendedores y la versión de la lista de precios contienen tres líneas: 1. Línea Acer ● Categoría de Producto: Portátiles. ● Basado en: Otra lista de precios. ● Lista de precios si hay otra: Lista de precios de Acer. ● campo1: -0,23. ● Secuencia: 1 1. Línea Cherry ● Plantilla de producto: Cherry, teclado ● Cantidad mínima: 5 ● campo1: 1 ● campo2: 60 ● Secuencia: 2 1. Línea Otros Productos: ● Basado en: Lista de precios estándar. ● Campo1: -0,31.
- 201. ● Campo2: -0,01. ● Secuencia: 3. El campo Secuencia a la segunda regla debe configurarse debajo que la de la tercera regla de este ejemplo. Si no se hace así, la tercera regla siempre será aplicable porque una cantidad de 5 es mayor que una cantidad de 1 para todos los productos. Note también que para fijar un precio de 60 para los teclados Cherry, se usó la fórmula Precio = Precio base x (1-1.0) + 60. Condiciones de contratos de clientes La compañía comercial puede establecer ahora condiciones específicas para un cliente, como la compañía Compumax, que puede haber firmado un contrato válido con las siguientes condiciones: ● Para Portátiles Toshiba, Compumax se beneficia con un descuento del 5% sobre el precio de reventa. ● Para todos los otros productos, las condiciones de reventa no cambian. La lista de precios para Compumax, llamada "Contrato Compumax", contiene dos reglas: 1. Línea Toshiba portátil: ● Producto: Toshiba portátil. ● Basado en: Otra lista de precios. ● Lista de precios si hay otra: Lista de Precios revendedor.
- 202. ● Campo1: 0,05. ● Secuencia: 1. 1. Línea Otros Productos: ● Producto: ● Basado en: Otra lista de precios. ● Lista de precios si hay otra: Lista de precios de revendedor. ● Secuencia: 2. Una vez que esta lista ha sido cargada, encuentre el archivo de asociado para la compañía Compumax. Haga click sobre la pestaña Propiedades y luego el campo Lista de Precios de Venta para seleccionar Contrato Compumax. Ya que el contrato es válido por un año, complete los campos Fecha de inicio y Fecha de finalización en la versión de lista de precios. Entonces cuando el personal de venta prepare un estimado para Compumax, los precios propuestos se calcularán automáticamente a partir de las condiciones del contrato. Otras bases para el cálculo de precios Open ERP provee una manera de hacer precios dependiendo de cualquier campo del formulario de producto, no solo los campos predefinidos: Lista de precios y Precio de Costo. Para hacerlo, use el menú Productos > Configuración > Tipos de precio. Luego cree una nueva entrada correspondiente a un nuevo tipo de precio. Ingrese el nombre del campo (por ejemplo: Precio al público) y la moneda en que se expresa. Nuevos campos se agregan al archivo del producto para que puedan usarse en los cálculos.
- 203. Una vez quehaya hecho esto, usted puede hacer una dependencia sobre el nuevo tipo de precio en la lista de precios. Así, al agregar el campo Peso y/o Volumen usted puede variar el precio de una pieza de producto como una función de su peso y/o su volumen. Esto es diferente que definir un precio por peso porque en ese caso la unidad de medida por defecto sería peso y no por pieza (por ejemplo, usted podría tener una caja de cerezas con un precio por unidad, más que 200 gr de cerezas con un precio por gramo). Gestión de precios en varias monedas Desde que cada lista de precios se definen en una sola moneda usted debe crear listas de precios separadas para las otras monedas en las que vende. Entonces, si su compañía comercial quiere empezar un catálogo de productos en otra moneda, usted tiene varias posibilidades: ● Codificar el precio en una nueva lista de precios independiente y mantener las listas en dos monedas separadas. ● Crear un campo en el formulario de producto para la nueva moneda y hacer la lista de precios dependiente del nuevo campo: los precios se mantienen separados, excepto en el archivo de producto. ● Crear una nueva lista de precios para la segunda moneda y hacer que esta lista dependa de otra lista de precios o de un precio de producto: la conversión entre monedas se hará automáticamente según los últimos índices. Esta solución suele ser la más flexible y la más simple para mantener a medida que cambien los precios. Gestión de Contratos de Servicios Los contratos pueden tomar diferentes formas en Open ERP, dependiendo de su naturaleza. Así, usted puede tener diferentes tipos de contrato de servicio tales como: ● Contratos con precios fijados.
- 204. ● Contratos costo-reembolso, facturados cuando se completan los servicios. ● Contratos con precios fijados, facturados mensualmente a medida que los servicios se llevan a cabo. Caso: Presupuestos de contrato Algunas compañías se comprometen a contratos sobre la base de un volumen requerido a un cierto precio por un periodo definido. En este caso, el contrato se representa por medio de una lista de precios para este cliente específico. La lista de precios se enlaza en la pestaña Propiedades del formulario de este asociado, apareciendo cada vez que algo es comprado o vendido a este asociado (dependiendo si es un acuerdo de venta o de compra). Open ERP automáticamente selecciona un precio basado en esta lista de precios acordada. Contrato con precios fijados Los contratos con precios fijados para la venta de servicios se representan en Open ERP en un Pedido de Venta. En este caso, la provisión de servicios se gestiona como cualquier otro producto consumible o almacenable. Usted puede agregar nuevos pedidos usando el menú Gestión de ventas > Pedidos de venta. PROCESO DE MANEJO DE UN PEDIDO DE VENTA El nuevo documento Pedido de Ventas comienza en el estado Presupuesto, por lo que el estimado no tiene impacto contable en el sistema hasta que no sea confirmado. Cuando usted aprueba el documento, su estimado pasa al estado En Progreso. Una vez que la orden ha sido aprobada, Open ERO generará automáticamente una factura y/o una propuesta de documento de envío basados en los
- 205. parámetros configurados enel pedido. La factura será gestionada en el sistema dependiendo del campo Política de Envío, en la segunda pestaña del pedido Otra información: ● Pago antes del envío: Open ERP crea una factura en el estado Borrador. Una vez que sea confirmada y pagada, se activa el envío. ● Facturación automática después del envío: la orden de envío se produce cuando el pedido es validado. Una factura en borrador se crea cuando el envío ha sido completado. ● Envío y facturación manual: Open ERP comienza el envío a partir de la confirmación del pedido, y agrega un botón sobre el que usted hará click cuando esté listo para crear una factura. ● Facturación desde el remito: la factura se creará a partir del remito más que desde el pedido. Este método es el más usado en las compañías comerciales. Atención: Envío de un pedido El término 'envío' debería ser tomado en el sentido más amplio en Open ERP. El efecto de un envío depende de la configuración del producto vendido. Si su tipo es tanto Producto almacenable como Consumible, Open ERP hará una solicitud para packing. Si el tipo de producto es Servicio, el programador de Open ERP creará una tarea en el sistema de gestión del proyecto, o creará una orden de venta de subcontrato si el Método de obtención del producto es Hacer a la orden. La facturación después del envío es: facturación por los servicios cuando las tareas han sido cerradas. Cuando firme un nuevo contrato usted solo tiene que ingresar el pedido en el sistema y Open ERP rastreará el pedido.
- 206. Esto trabaja bienpara pequeños pedidos. Pero para pedidos de servicios de más valor usted quizá quiera facturar varias veces a lo largo del contrato, por ejemplo: ● 30% al momento del pedido ● 40% al momento de completarlo ● 30% un mes después que el sistema esté en producción En este caso, usted debería crear varias facturas para un único pedido, y para ello tiene dos opciones: ● No manejar la facturación automáticamente desde el pedido, sino hacer facturación manual. ● Crear facturas borrador y vincularlas a la tercera pestaña Historial, en la sección Facturas Relacionadas. Cuando cree una factura desde el pedido, Open ERP deduce los montos de las facturas ya vinculadas al pedido para calcular el valor a facturar propuesto. Contratos costo - reembolso Algunos contratos no se facturan desde un precio fijo en el pedido, sino a partir del costo de los servicios llevados a cabo. Esto pasa frecuentemente en el sector de la construcción o en grandes proyectos. El enfoque que usted use para esto es totalmente diferente porque en vez de usar los pedidos de ventas como la base de la factura, usted debe usar las cuentas analíticas. Para esto usted debe tener instalado el módulo hr_timesheet_invoice. Se crea una cuenta analítica para cada nuevo contrato. Los siguientes campos deben ser completados en esa cuenta analítica:
- 207. ● Asociado: asociado relacionado con el contrato. ● Lista de precios de venta: lista de precios de los productos (servicios) especificados en el contrato. ● Índice de Facturación: por ejemplo, 100%. La selección de un índice de facturación es una forma indirecta de especificar que el proyecto será facturado sobre la base de los costos analíticos. Esto puede tomar diferentes formas, como el envío de los servicios, compra de materia prima y reembolsos de gastos. Consejo: Listas de precios e índice de facturación Usted puede seleccionar una lista de precios sobre la cuenta analítica sin tener que usarlo en índices específicos de facturación. Este caso es para un proyecto de cliente que va a ser facturado, pero no directamente a partir de los costos analíticos. Poniendo la lista de precio en la cuenta analítica hace posible comparar las ventas reales con el mejor caso donde todos los servicios serían facturados. Para obtener esta comparación usted debe imprimir el balance analítico a partir de la cuenta analítica. Los servicios se cargan sobre hojas de asistencia por varias personas que trabajan sobre el proyecto. Periódicamente, el gerente de proyecto o gerente de cuenta usa el siguiente menú para preparar una factura: Gestión Financiera > Procesamiento Periódico > Facturación sobre una base temporal > Horas no facturadas. PANTALLA PARA FACTURACIÓN DE SERVICIOS Open ERP luego mostrará todos los costos que no han sido facturados todavía. Usted puede filtrar la lista propuesta y hacer click en el botón de acción apropiado para generar las facturas correspondientes. Usted puede seleccionar el nivel de detalle con el que se reporta en la factura, tal como la fecha y los
- 208. detalles de losservicios. Los gerentes de proyectos o los gerentes de cuentas pueden facturar servicios sobre diferentes proyectos cuando lo necesiten. Para un pantallazo general de eso, ellos puede abrir los proyectos de los que que son responsables desde el menú Gestión de Proyectos > Cuentas Analíticas. Seleccione un proyecto, y abra sus entradas analíticas usando el botón Costos a facturar. Usted encontrará una lista de costos que pueden ser facturados al cliente: ● Tiempo trabajado ● Reembolso de gastos ● Compra de materia prima Usted puede entonces facturar las líneas seleccionadas usando la acción Facturar costos. Contratos con precio fijado facturados a medida que se lleva a cabo el servicio Para proyectos de gran valor, la facturación de precios fijados basados en los pedidos de ventas no siempre es apropiada. En el caso de proyectos de servicio planeados para ejecutarse en 6 meses aproximadamente, la facturación podría estar basada en lo siguiente: ● 30% en el momento del pedido ● 30% a mitad de camino del proyecto ● 40% al momento del envío
- 209. Este enfoque seusa con frecuencia en una compañía pero hay otras opciones. Este método de facturación puede dar varios problemas para la organización y la facturación del proyecto: ● Es muy difícil determinar si el proyecto está en camino o no. El punto final es difuso lo que puede resultar en una discusión con el cliente al momento de la facturación final. ● Si el proyecto toma más o menos tiempo que el pronosticado, esto resultará efectivamente infra o sobre facturación durante el proyecto. ● Usted tendrá una respuesta apropiada dependiendo del cliente. Por ejemplo, si el cliente se toma un largo tiempo para firmar la aprobación del proyecto, usted no puede facturar el 40% remanente aunque usted haya provisto el servicio acordado adecuadamente. ● El gerente de cuenta y el gerente de proyecto son con frecuencia diferentes personas. El gerente de proyecto tiene que avisar al gerente de cuenta cuándo el cliente puede ser facturado, pero ese momento puede ser fácilmente olvidado o confundido. ● El proyecto puede ser fijado por costos de servicios pero tiene extras acordados, como reembolso por gastos de viajes. La facturación desde el pedido no se adapta bien a este enfoque. Open ERP brinda un tercer método de facturación de servicios que puede ser útil en proyectos largos. Esto consiste en la facturación periódica del proyecto sobre la base del tiempo trabajado hasta un monto fijado que no puede sobrepasarse. Al final del proyecto se genera una factura final o una nota de crédito para ajustarse al monto total del valor fijado para el proyecto. Para configurar un proyecto así, usted debe establecer una tasa de facturación, una lista de precios y un monto máximo sobre la cuenta analítica para el proyecto. Los servicios se facturan a lo largo del proyecto, ya sea por el
- 210. gerente de proyectoo por el gerente de cuenta, tal como los proyectos que se facturan por tiempo trabajado. Los gerentes pueden aplicar un reembolso sobre la factura final si el proyecto toma más tiempo para completarse que el permitido por el contrato. Cuando se termina el proyecto usted puede generar la factura de cierre usando el botón Factura Final en la cuenta analítica. Esto calcula automáticamente el balance final de la factura, tomando los montos ya cargados en la cuenta. Si el monto ya facturado es más grande que el máximo acordado, entonces Open ERP genera una nota de crédito borrador. Este enfoque ofrece muchas ventajas en comparación con los métodos tradicionales de facturación en fases para contratos de precios fijados: ● Los contratos con precios fijados y los contratos costo-reembolso se facturan de la misma forma, lo que hace que los procesos de facturación de la compañía sean simples y sistemáticos aún cuando los proyectos sean mixtos. ● Todo se factura sobre la base del tiempo trabajado, haciendo fácil predecir la facturación a partir de planes vinculados a las diferentes cuentas analíticas. ● Este método de procedimiento educan a los gerentes de proyecto y al cliente porque los reembolsos tienen que darse por el trabajo hecho si el proyecto se derrumba. ● La facturación sigue el curso del proyecto y evita la depender de la buena voluntad del cliente en la aprobación de ciertas fases. ● La facturación de gastos sigue el mismo flujo de trabajo, y por eso es muy simple. Consejo: Negociación de contratos
- 211. En la negociacióndel contrato, las condiciones de facturación son dejadas de lado frecuentemente por el cliente. Entonces puede ser dificultoso aplicar este método de facturación. Contratos limitados a una cantidad Finalmente, ciertos contratos se expresan en términos de una cantidad en vez de un monto fijo. Los contratos de soporte que comprenden un número de horas prepagadas son un ejemplo. Usted puede configurar un máximo número de horas para cada cuenta analítica. Cuando los empleados carguen su tiempo trabajado sobre el contrato de soporte en las hojas de asistencia, las horas se deducen automáticamente del máximo establecido en cada cuenta analítica. Usted debe también nombrar a alguien en la compañía responsable de la renovación de contratos vencidos. Ellos se transforman en los responsables de buscar a lo largo de la lista de cuentas aquéllas que muestren horas remanentes en negativo. El contrato de cliente puede limitarse a cierta cantidad de horas, y también puede limitarse en plazos. Para ello, usted debe establecer una fecha de finalización para la correspondiente cuenta analítica. Planeamiento que mejora el liderazgo El planeamiento en una compañía toma con frecuencia la forma de una reunión periódica entre los diferentes equipos. Cada equipo tiene un cierto número de proyectos y objetivos que ellos deben organizar y para los que deben establecer prioridades. Idealmente, estas reuniones de planeamiento deben ser cortas pero regulares y sistemáticas. Pueden ser semanales o mensuales dependiendo del tipo de actividad. Una reunión de planeamiento tiene generalmente tres etapas:
- 212. 1. Minutos delperíodo precedente y análisis del trabajo realizado comparado con el trabajo planeado. 2. Presentación de nuevos proyectos. 3. Planeamiento del próximo período. La función de planeamiento cubre varios objetivos que serán descriptos en esta sección: ● Planeamiento de proyectos en vivo contra los compromisos que se han hecho a los clientes. ● Determinación de requerimientos de RR. HH. en el mes por venir ● Establecimiento de trabajo para cada empleado para los períodos por venir ● Análisis del trabajo realizado en los períodos precedentes ● Paso de los objetivos de alto nivel a niveles más bajos en la estructura de la compañía Consejo: El rol social del planeamiento Algunos gerentes de proyecto creen que pueden gestionar el planeamiento ellos solos. Están generalmente sobrecargados de trabajo y piensan que las reuniones son una pérdida de tiempo. Aún cuando el personal pueda gestionar su trabajo por ellos mismos, estas reuniones regulares también sirven para tranquilizar a todos. Si ellas, usted puede caer en situaciones de estrés excesivo a partir de: * Sentimientos de sobrecarga de trabajo porque han perdido de vista sus prioridades.
- 213. * Falta deretroalimentación y rastreo del trabajo que ya se completó. * Impresión de pobre organización si ésta no ha sido explicitada. Así, el rol social del planeamiento no debería ser dejado de lado. Todos hemos experimentado un ambiente de estrés en una compañía derivado de la falta de comunicación y planeamiento. ¿Planeamiento por tiempo o por tareas? Hay dos grandes enfoques al planeamiento empresarial: el planeamiento por tarea y el planeamiento por tiempo. Usted puede gestionar ambos con Open ERP. En el planeamiento por tarea, el gerente de proyecto asigna tareas de los diferentes proyectos a cada empleado durante un período dado. Los empleados entonces pueden llevar a cabo con precisión el trabajo que se les ha asignado. El planeamiento por tiempo consiste en asignar, a cada empleado, un tiempo en cada uno de los diferentes proyectos por el período concerniente. Las tareas de cada proyecto se ordenan por prioridad y pueden ser directamente asignadas a un usuario o permanecer sin asignación. Cada empleado entonces elige la tarea que hará a continuación, basado en los planes y en las prioridades relativas de las tareas. PLANEAMIENTO MENSUAL DEL TIEMPO DE TRABAJO DE CADA EMPLEADO La figura muestra una sesión de planeamiento mensual donde los planes han sido hechos para que cada empleado pase un número de días de trabajo en varios proyectos. En este enfoque de planeamiento basado en el tiempo, las prioridades del cliente no figuran más en el planeamiento, pero están explícitas en la lista de tareas. Entonces este enfoque le ayuda a separar el planeamiento de recursos humanos en proyectos, de la priorización de tareas en un proyecto.
- 214. Ejemplo: Comparación delos dos métodos de planeamiento Para ilustrar las diferencias entre el planeamiento por tiempo y el planeamiento por tarea, tome el caso de un proyecto de IR que tiene un tiempo de trabajo estimado de seis meses. Este proyecto está gestionado por ciclos iterativos de desarrollo de alrededor de un mes y se hace una presentación al cliente al final de cada ciclo para marcar el progreso del proyecto. En esta reunión usted planea qué debe llevarse a cabo el mes siguiente. Al final del mes, el gerente de cuenta para el proyecto factura al cliente por el trabajo realizado en el proyecto. Suponga que el proyecto tiene una demora porque es más complejo de lo que esperaba. Hay dos maneras de resolver el retraso si usted no tiene más recursos: usted puede demorarse en la entrega de las funciones planeadas, o bien estar a tiempo pero con menos funciones que las planeadas. Si su planeamiento se basa en fases y tareas, usted reportará en la reunión con el cliente que tomará varias semanas completar todo lo que ha sido planeado para la fase actual. En cambio, si usted está planeando por tiempo usted mantendrá la reunión con el cliente para cerrar la fase de desarrollo actual y planear la nueva, pero solo será capaz de presentar parte de las funcionalidades planeadas. Si el cliente es sensible a la demora, el primer enfoque causará un malestar agudo. Usted tendrá que replanear el proyecto y todas sus fases futuras para tomar en cuenta esa demora. Es probable que haya problemas más tarde con la facturación, porque será difícil para usted facturar por un trabajo que ha sido completado pero que todavía no ha sido mostrado al cliente. El segundo enfoque requerirá que usted reporte las funciones que no han sido completadas, y cómo encajarían en una futura fase de planeamiento. Sin embargo, esto no supondrá una pausa en el tiempo de trabajo asignado al proyecto. Usted tendría que generar dos listas: un plan para el personal para los diferentes proyectos, y la lista de tareas priorizadas para el proyecto del cliente. Este enfoque ofrece varias ventajas sobre el primero:
- 215. * El clientetendrá la opción de demorar el final del proyecto planeando una fase extra, o dejando ir algunas funciones menores para ser capaz de entregarle un sistema final más rápidamente. * El cliente puede replanear las funciones tomando en cuenta la nueva demora. * Usted será capaz de hacer que el cliente se de cuenta gradualmente que el proyecto progresa bajo presión y que el trabajo es quizás más complejo que lo que se había estimado al principio. * Una demora en la entrega de varias de las funciones no afectará necesariamente ni la facturación mensual ni el planeamiento del proyecto. Ser capaz de separar el planeamiento de los recursos humanos de la priorización de tareas simplifica la gestión de asuntos complejos, como el ajuste de las licencias de los empleados o el manejo del constante cambio en las prioridades en los proyectos. Creación de planes Con el módulo report_analytic_planning usted puede crear sus planes mensuales a través del menú Recursos Humanos > Planeamiento > Planeamiento. Sobre cada línea línea de planeamiento usted debería cargar el usuario, la cuenta analítica concerniente y la cantidad de tiempo asignado. La cantidad será expresada en horas o en días dependiendo de la unidad de medida usada. Para cada línea, usted puede agregar una nota breve acerca del trabajo a realizar. Una vez que el plan ha sido guardado, use las otras pestañas del formulario de planeamiento para chequear que el monto de tiempo asignado a los empleados o a los proyectos es correcto. El tiempo asignado debe corresponder con el del contrato de empleo de los empleados, por ejemplo 37,5 horas por semana. El tiempo pronosticado para el proyecto debe ajustarse al compromiso que usted ha tomado con el cliente.
- 216. Usted debería, idealmente,completar todo el planeamiento para el presente período. Usted también puede completar algunas líneas en el planeamiento de meses futuros, reservando recursos sobre los diferentes proyectos en respuesta a los compromisos con los clientes, por ejemplo. Esto le permite gestionar los recursos humanos disponibles para los meses que vienen. Uso correcto del planeamiento Los planes pueden ser impresos y/o enviados por correo electrónico a los empleados. Si usted instala el módulo board_project cada empleado puede tener acceso a un tablero de comando que le mostrará gráficamente el tiempo que se le ha asignado para un proyecto y el tiempo que ha consumido hasta ahora. Así, cada empleado puede decidir a qué proyectos dará prioridad. Luego selecciona una tarea en el proyecto de prioridad más alta, ya sea una tarea asignada directamente a ese empleado o bien una que no está asignada pero que es capaz de completar y es de alta prioridad. Al final del período usted puede comparar la duración del trabajo efectivo sobre los diferentes proyectos con el que se estimó al comienzo. Imprima el plan para obtener una comparación del tiempo de trabajo planeado y el tiempo real trabajado. COMPARACIÓN DE HORAS PLANEADAS, HORAS TRABAJADAS Y PRODUCTIVIDAD DE EMPLEADOS POR PROYECTO Usted puede estudiar además varias de las estadísticas de sus proyectos desde el menú Recursos Humanos > Reportes > Planeamiento. Planeamiento en todos los niveles de la jerarquía Para disponer de un planeamiento a lo largo de toda la compañía, usted puede usar un sistema de delegación de planeamiento. Para ello necesita el módulo report_analytic_planning-delegate. Con este módulo, el formulario de entrada de planeamiento cambia para reflejar la estructura jerárquica de la compañía. Para ingresar datos en una línea usted puede:
- 217. ● Asignar a un empleado tiempo para un proyecto. ● Asignar tiempo para un proyecto a un gerente de departamento para su equipo completo. Usted puede asignar el tiempo de trabajo en proyectos para el total de un departamento, sin tener que detallar las tareas de cada empleado. Entonces, cuando un gerente de departamento cree su propio plan encontrará qué se requiere de su grupo por su gestión al pie del formulario. En la parte superior del formulario hay lugar para asignar el trabajo en detalle a cada miembro del departamento. Si usted no tiene que planear tiempo de trabajo en un borrador final, usted puede hacerlo sobre una cuenta analítica que depende de cuentas hijas. Esto significa que usted puede crear planes para objetivos de alto nivel del equipo de gerentes y luego distribuirlos hacia abajo a través de los diferentes departamentos para establecer un presupuesto de tiempo para cada empleado. Cada gerente luego usa sus propios planes para gestionar su nivel de la jerarquía. Tratamiento de gastos Los gastos de los empleados son cargos ocasionados en nombre de la compañía. La compañía entonces los reembolsa al empleado. Los recibos encontrados con más frecuencia son: ● Viaje en auto, reembolsado por unidad de distancia (kilómetro). ● Gastos de comida, reembolsados en base a la factura. ● Otros gastos, como librería y libros, destinados a la compañía pero llevados a cabo por el empleado.
- 218. Un proceso integrado ESQUEMA DE UN PROCESO DE REEMBOLSO DE GASTOS Los gastos generados por empleados se agrupan en períodos de una semana o un mes. Al final del período, el empleado confirma todos los gastos y una planilla con el resumen se envía al gerente de departamento. El gerente es responsable de aprobar todas las solicitudes de gastos generadas por su equipo. La planilla de gastos debe estar firmada por el empleado, quien también adjunta allí todos los recibos. Una vez que la planilla ha sido aprobada por el jefe de departamento se envía a los contadores, quienes registran responsabilidad de la compañía hacia el empleado. Contabilidad puede también pagar esta factura y reembolsar al empleado que ha puesto el dinero previamente. Algunos recibos son para los gastos del proyecto, entonces éstos pueden ser adjuntados a la cuenta analítica. Los costos incurridos se agregan al costo suplementario de la cuenta analítica cuando la factura es aprobada. Usted necesitar facturar al cliente por estos gastos, dependiendo del contrato preciso que se ha negociado. Los gastos de viaje y subsistencia se manejan así generalmente. Éstos pueden ser recargados al cliente a fin de mes si el precio del contrato ha sido negociado más expensas. Si usted tiene que seguir muchos pasos para reclamar estos gastos, esto puede transformarse rápidamente en algo engorroso, sobre todo para aquellos empleados que alegan varias líneas de gastos diferentes. Si usted tiene un buen sistema que integre la gestión de estos reclamos, usted puede evitar muchos problemas y aumentar sutilmente la productividad de su personal. Si sus sistemas manejan sus gastos bien, usted puede evitar pérdidas significativas estableciendo los términos de venta efectivamente. En contratos con precio fijado, los reembolsos se facturan habitualmente de acuerdo con el gasto real. Le conviene sistematizar su tratamiento y automatizar el proceso al
- 219. máximo, para recargartanto como pueda contractualmente. Reclamo de gastos Con el módulo hr_expenses usted puede automatizar la gestión de reclamo de gastos. Los usuarios pueden cargar sus gastos a través del menú Recursos Humanos > Gastos > Mis gastos. Un formulario de gastos comienza en el estado Borrador. Un empleado carga una línea por cada gasto individual. Sobre una línea se carga el producto, la cantidad, el monto total incluyendo impuestos, y también la cuenta analítica del proyecto relacionado para cualquier gasto que pueda ser recargado. El conjunto de gastos aceptados por la compañía debe haber sido creado previamente usando el formulario de producto de Open ERP. Usted, por ejemplo, podría crear un producto con los siguientes parámetros para el reembolso de gastos de viaje en auto a 0,25 el kilómetro: ● Producto: viaje en auto ● Unidad de medida: km ● Costo Estándar: 0,25 ● Precio de venta: 0,30 ● Tipo de producto: Servicio El empleado mantiene su planilla de gastos en estado Borrador mientras la completa a lo largo del período. Al final del período (semana o mes) puede confirmar su formulario de gastos usando el botón Confirmar en el formulario. Esto lo pasa al estado En espera de validación. Al final del período el gerente de departamento puede acceder a la lista de
- 220. formularios de gastosesperando aprobación usando el menú Recursos Humanos > Gastos > Todos los Gastos > Gastos esperando validación. Atención: Gestión de roles Usted debe asignar el rol Recursos Humanos - Gastos a un usuario para permitirle que apruebe estos gastos. Usted debería asignar este rol únicamente a las personas responsables de proyectos o departamentos. Usted puede asignar también el rol Recursos Humanos - Facturación de gastos a usuarios responsables de crear facturas. Estos roles pueden superponerse (la misma persona que aprueba los gastos de su grupo de contabilidad puede ser también responsable de crear las facturas). El gerente de departamento puede entonces aprobar los gastos, los que automáticamente crea una factura proveedor en nombre del empleado, para que éste pueda ser reembolsado. Una cuenta analítica se codifica sobre cada línea de la factura. Cuando se confirma la factura, las entradas de contabilidad analítica y general se generan automáticamente tal como se hace con cualquier otra factura. Si usted establece su facturación sobre la base de servicio de tiempo o costos analíticos, el gasto será automáticamente recargado al cliente cuando se genere su factura por los servicios asociados con el proyecto. La facturación a partir de hojas de asistencia le permite preparar todas sus facturas en un sistema integrado, todas los gastos y hojas de asistencia para el proyecto de un cliente.
- 221. Organización interna yGestión de proyectos Si usted cuenta con un buen sistema para la gestión de tareas, entonces toda su compañía será beneficiada. Los módulos de gestión de proyectos de Open ERP le permiten gestionar y rastrear las tareas eficientemente, trabajar en ellas efectivamente, delegarlas rápidamente y rastrear las tareas delegadas estrechamente. Open ERP también ayuda a manejar el tiempo personal de sus empleados en la organización, y este capítulo propone una metodología orientada a mejorar la productividad de los ejecutivos. Gestión de proyectos En el capítulo previo usted lidió con la gestión financiera de los proyectos, que estaba basada en las cuentas analíticas de Open ERP, estructurados en casos. Esta forma de trabajar le permite analizar planes de tiempo y presupuestos, controlar la facturación y gestionar sus diferentes contratos. En este capítulo usted puede usar la gestión de proyectos operacional para organizar tareas y planear el trabajo que necesita para que las tareas se completen. Todas las operaciones necesarias se llevan a cabo a través del menú Gestión de proyectos. Terminología: Proyecto En Open ERP, un proyecto está representado por una serie de tareas a ser completadas. Los proyectos tienen una estructura de árbol que puede ser dividida en fases y subfases. Esta estructura es muy útil para la organización del trabajo. Mientras que las cuentas analíticas miran las actividades pasadas de la compañía, el rol de la gestión de proyectos es planear el futuro. Aún cuando hay una relación cercana entre los dos (tal como cuando un proyecto ha sido planeado y luego completado a través de Open ERP), hay todavía dos diferentes conceptos, contribuyendo cada uno a un flujo de
- 222. trabajo flexible. La mayoríade los proyectos de los clientes están representados por: ● Una o varias cuentas analíticas en el sistema de cuentas para rastrear el contrato y sus diferentes fases. ● Uno o varios proyectos en la gestión de proyectos para rastrear el proyecto y las diferentes tareas a ser completadas. Definición de un proyecto y sus tareas Para definir un nuevo proyecto, vaya al menú Gestión de proyectos > Configuración > Proyectos y haga click en Nuevo. Si el proyecto se divide en diferentes fases, usted puede crear un subproyecto para cada una de las fases. Luego establezca el proyecto padre en cada subproyecto. Cuando consulte la lista de proyectos (Gestión de proyectos > Todos los proyectos ), usted accederá a una vista jerárquica de los proyectos y sus diferentes fases y subfases. Tildando la opción Avisar al gerente, usted puede configurar la sistema para que envíe al gerente del proyecto una solicitud cada vez que se cierra una tarea. El estatus de un proyecto puede tomar los siguientes valores: ● Abierto: cuando el proyecto está siendo llevado a cabo. ● Pendiente: cuando está pausado. ● Cancelado: cuando el proyecto ha sido cancelado y por lo tanto abortado. ● Hecho: cuando el proyecto ha sido completado exitosamente.
- 223. En la segundapestaña, Información del Asociado, usted puede cargar información acerca del asociado si éste es un proyecto relacionado con un cliente o con un proveedor. Si usted tilda la opción Avisar al Gerente, debería definir un encabezado y un pie de página en la misma pestaña para usar en un correo electrónico. Open ERP prepara entonces un correo electrónico que el usuario puede enviar al cliente cada vez que una tarea se complete. El contenido de este correo está basado en detalles de las tareas de proyecto y puede ser modificado por el usuario antes de ser enviado. Nota: Estudio de satisfacción del cliente Algunas compañías tienen un sistema donde los correos electrónicos se envían automáticamente al final de una tarea solicitando al cliente que complete una encuesta en línea. La encuesta les permite hacer diferentes preguntas acerca del trabajo llevado a cabo para evaluar la satisfacción del cliente a medida que el proyecto progresa. Esta función puede ser usada por compañías certificadas ISO 9001, para medir la tasa de satisfacción del cliente. Una vez que un proyecto ha sido definido, usted puede codificar las tareas a realizarse. Para esto, usted tiene dos posibilidades: ● Codificar nuevas tareas directamente en el formulario de proyecto usando la tercera pestaña, Tareas. ● Desde el menú Gestión de proyectos > Todas las tareas, cree una nueva tarea y asígnela a un proyecto existente. Gestión de tareas Cada tarea contiene uno de los siguientes estatus, dependiendo del estado: ● Borrador: la tarea ha sido ingresada pero no ha sido validada todavía por la
- 224. persona que debehacerlo ● Abierta: la tarea está siendo realizada ● Cerrada: la tarea está completa ● Cancelada: la tarea ha sido cancelada y no se realizará ● Pendiente: la tarea está esperando por un documento o por otra tarea para ser realizada Una tarea puede ser asignada a un usuario, que se transforma en el responsable de cerrarla. Pero usted también podría dejarla sin asignar para que nadie en particular sea el responsable: varios miembros de un equipo, en cambio, son colectivamente responsables de las tareas para las que ellos tienen las herramientas. TAREAS EN GESTIÓN DE PROYECTOS Cada usuario gestiona entonces su propia tarea usando los diferentes menús disponibles. Para abrir la listas de tareas no cerradas que usted tiene asignadas específicamente, use el menú Gestión de Proyectos > Mis tareas > Mis tareas abiertas. O para abrir las tareas no asignadas, vaya a Gestión de Proyectos > Todas las tareas > Tareas no asignadas y seleccione las tareas en estado Borrador y Abierta de esa lista. Consejo: Atajos Cada usuario debería crear un vínculo al menú Mis Tareas Abiertas en sus propios atajos, porque tendrán que consultar este menú varias veces al día. Cuando un usuario trabaja en una tarea, él puede cargar su trabajo en la lista del campo Trabajo de tarea al pie del formulario. Las Horas efectivas se calculan automáticamente a partir del trabajo allí codificado. Nota: Tareas y hoja de asistencia
- 225. El módulo hr_timesheet_projectle brinda una forma de crear la hoja de asistencia diaria automáticamente desde el trabajo efectivo hecho para cada una de las diferentes tareas. De este modo usted no tiene que codificar los servicios dos veces, una para la tarea del proyecto y otra para la hoja de asistencia. Cuando usted quiera completar su hoja de asistencia, use el menú Recursos Humanos > Hojas de Asistencia > Mis hojas de Asistencia > Importar Proyectos. Asignación de roles: Gerentes de cuenta y Gerente de proyecto En algunas compañías se definen dos responsabilidades diferentes para cada proyecto importante: ● Alguien responsable por el cliente ● Alguien responsable por la gestión del proyecto técnicamente La persona responsable por el cliente, el gerente de cuenta del cliente, aprueba las solicitudes del cliente, escribe propuestas de ventas y asegura que estas actividades y la facturación progresen apropiadamente. Él es responsable de la definición funcional de las necesidades de los clientes. El gerente de cuenta debería tener un perfil de ventas, ventas técnicas o financiero. La persona responsable del seguimiento técnico del proyecto se llama gerente de proyecto. Hace que el proyecto ocurra, organizando y subcontratando las diferentes tareas del proyecto. El gerente de proyecto debería ser responsable de un equipo de desarrollo que lleve a cabo el proyecto y tener generalmente un perfil técnico. En Open ERP, el gerente de cuenta del cliente sería responsable de mantener las cuentas analíticas para el proyecto, y debería ser cargado en el campo Gerente de Cuenta en la primera pestaña del formulario de la cuenta analítica. El gerente de proyecto es responsable del mismo y sus diferentes
- 226. tareas debería tambiénser cargado en el campo Gerente de proyecto en la primera pestaña del formulario del proyecto. Una cuenta analítica se vincula a un proyecto en la segunda pestaña del formulario del proyecto, Información del Asociado. Si usted no hace esa distinción entre los roles, entonces ponga a la misma persona en ambos campos. Facturación de tareas Ya se han visto varios métodos de facturación: ● Facturación desde un pedido de ventas ● Facturación sobre la base de los costos analíticos (tiempos de servicio, gastos) ● Facturación sobre la base de las entregas ● Facturación manual Existe otro método, sin embargo: facturación a partir de las tareas a medida que éstas se cierran. Para hacerlo, primero configure el proyecto con una Lista de Precios y un producto cuyos detalles serán listados en la factura. Los diferentes modos de facturación en el campo Modo de fijación de precio son: ● Por proyecto: el precio de venta se fija y anota en el proyecto. ● Por hora: se establece una tarifa horaria, y la factura se creará en base al tiempo estimado por el gerente de proyecto para esa tarea. ● Por hora efectiva: se establece una tarifa horaria, y Open ERP usa el campo Horas efectivas para crear el monto de la factura cuando se
- 227. completa la tarea. Elasociado al que se factura debe ser especificado en la definición del proyecto. Pero si usted tiene un proyecto con múltiples clientes puede codificar un cliente diferente en cada tarea individual. Esto significa que usted puede configurar proyectos soporte genéricos y facturar cada tarea a un cliente diferente. Para facturar automáticamente diferentes tareas, use el menú Gestión de Proyectos > Todas las tareas > Tareas Cobrables. Seleccione las líneas de las tareas que quiera facturar desde alguno de los submenús y haga click en Facturar tareas desde el menú de acciones a la derecha del formulario para crear las facturas. Para ser facturada, la tarea debe haber sido marcada como tal. Tilde la opción Para ser facturada en la pestaña Información extra en el formulario de definición de tarea. Nota: Facturación por proyecto Si su facturación está basada en tareas a una tasa acordada por cada proyecto, usted puede especificar tareas al comienzo de un proyecto o una fase. Entonces por cada fase en un proyecto que va a ser facturado, usted crea un recibo de tarea o una nota de entrega. Cuando la tarea ha sido cerrada el gerente de cuenta puede facturar automáticamente todos los proyectos o fases de proyectos que se muestren en la lista de tareas a facturar. Aunque la facturación de tareas pueda parecer útil en ciertas situaciones, es mejor facturar desde el servicio o desde pedidos de compra. Estos métodos de facturación son más flexibles, con varios niveles de precios configurados en la lista de precios,y diferentes productos que pueden ser facturados. Además es de mucha ayuda limitar el número de métodos de facturación en su compañía extendiendo el uso de un método de facturación que usted ya tenga.
- 228. Si usted quiereconectar su Pedido de Ventas con las tareas de Gestión de Proyectos, debería crear productos tales como Asesor y Desarrollador Senior. Estos productos deberían ser configurados con el Tipo de Producto Servicio, un Método de Obtención Hacer a la orden y un Método de Provisión (en la segunda pestaña, Obtención) de Producir. Una vez que haya configurado esto, Open ERP creará automáticamente una tarea en la gestión de proyectos cuando el pedido esté aprobado. Usted también puede cambiar alguno de los parámetros del pedido, que afectan a la factura: ● Política de Envío: Pago previo a la entrega, o Facturación automática después del envío (en el cierre de la tarea). ● Facturar sobre: Cantidades pedidas o Cantidades enviadas (horas efectivas en la tarea). Planeamiento y prioridades en la gestión Pueden usarse muchos métodos para el ordenamiento de las tareas según sus respectivas prioridades. Open ERP ordena las tareas basado en una función de los siguientes campos: Secuencia, Prioridad y Fecha límite. Use el campo Secuencia en la segunda pestaña, Información extra, para planear un proyecto compuesto de varias tareas. en el caso de un proyecto de IT, por ejemplo, donde las tareas de los desarrolladores se realizan en un orden determinado, la primera tarea a realizarse será el número de secuencia 1, luego los números 2, 3, 4 y así sucesivamente. Cuando usted abra la lista de tareas, estarán listadas en su orden de secuencia. Si el proyecto está compuesto de tareas sin orden aparente, usted puede dejar el número de secuencia en su valor por defecto. En este caso usted usa el campo Prioridad, que puede tomar uno de los siguientes valores: Muy baja, Baja, Media, Urgente, Muy urgente.
- 229. Finalmente, si latarea no tiene una secuencia ni una prioridad, Open ERP usa la fecha en el campo Fecha límite para ordenar las tareas. Usted puede usar uno de estos tres métodos de ordenamiento, o bien combinarlos, dependiendo del proyecto. Usted puede establecer una grilla de asistencia (o las hojas de asistencia) en el archivo de proyecto. Si usted no especifica nada, Open ERP asume por defecto que usted trabaja 8 horas al día de lunes a domingo. Una vez que una grilla se especifica, usted puede hacer un gráfico Gantt del proyecto, usando el botón Imprimir. El sistema entonces calcula un plan de proyecto para la entrega más temprana usando el ordenamiento de tareas y la grilla de asistencia. Punto: Vista Calendario El cliente Web de Open ERP le puede dar una vista de calendario de las diferentes tareas. Esto es todo basado en la fecha límite y muestra todas las taras que tienen una fecha límite. Usted puede entonces borrar, crear o modificar tareas usando simplemente arrastrar y soltar. Esto no está disponible en el cliente Windows. VISTA CALENDARIO DE LAS TAREAS DEL SISTEMA Delegación eficiente Para delegar una tarea a otro usuario, usted puede simplemente cambiar la persona responsable para esa tarea. Sin embargo, el sistema no lo ayuda con el seguimiento de tareas que haya delegado, tal como el monitoreo del trabajo realizado, si lo hace de esta manera. FORMULARIO DE LA DELEGACIÓN DE TAREAS A OTRO USUARIO En cambio, usted puede usar el botón Delegar sobre una tarea a partir de la versión 4.3 de Open ERP.
- 230. Al hacer clicken Delegar se crea una nueva tarea para el usuario que usted especifique. Su propia tarea se mueve al estado Pendiente y se modifica para reflejar el cambio de requerimiento para aprobar el trabajo cuando esté completado. Cuando el usuario a quien se ha asignado esta nueva tarea la completa, su propia tarea, que consiste ahora en aprobar el trabajo hecho pasa del estado Pendiente al estado Abierta. Esta tarea (la de aprobar el trabajo que ha delegado) entonces aparece en su lista de tareas junto con todas las demás en las que está trabajando. El sistema le permite modificar tareas en todos los niveles en la cadena de delegación, para agregar información adicional. Una tarea pueden entonces comenzar como un objetivo global y transformarse en algo más detallado a medida que es delegada hacia abajo en la jerarquía. La segunda pestaña en el formulario de tarea le da un historial completo de la cadena de delegación de cada tarea. Usted puede encontrar un enlace a la tarea madre allí, y las diferentes tareas que han sido delegadas. El arte de la productividad sin estrés Ahora desvíese ligeramente de la gestión empresarial pura y mire algunas de las herramientas que Open ERP le ofrece para mejorar su propia gestión de tiempo personal. No es tanto un desvío ya que la buena organización es la clave para una mejor productividad en su trabajo diario. El módulo project_gtd de Open ERP está inspirado en el trabajo de dos libros enfocados en la gestión de tiempo eficiente: ● Getting things done, The art of stress-free productivity, de David Allen (2001), frecuentemente referido por sus iniciales GTD (una marca registrada desde 2005). Este libro está construido alrededor del principio de que la gente debería escribir claramente todas sus tareas
- 231. extraordinarias y guardarlos detalles acerca de esas tareas en un sistema digno de confianza. Entonces no tienen que preocuparse por tener todas estas cosas en sus cabezas. Ya que ellos están bastante seguros de que esa información está bien guardada, pueden permitirse relajarse y tener tiempo y energía para concentrarse en manejar ellos mismos las tareas sistemáticamente. Nota: Desestrésese usted mismo Limpie las tareas que atestan sus pensamientos registrándolas en un sistema organizado. Esto inmediatamente le ayuda a desestresarse y organizar su trabajo de la mejor forma posible. Si usted se siente estresado por tener mucho trabajo, haga el siguiente ejercicio para convencerse de los beneficios. Tome algunas hojas de papel en blanco y escriba todo lo que pase por su cabeza acerca de las cosas que tiene que hacer. Para cada tarea, anote la siguiente acción para hacer en una línea adyacente, y clasifíquela según la fecha en la que se ha comprometido a hacerla. Al final del ejercicio se sentirá mejor organizado, considerablemente menos estresado y mucho más libre de preocupaciones. ● Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, de Stephen Covey (1989): el autor asesora a organizaciones en el uso de estas prácticas y predica sobre las mejoras en la productividad de la organización resultantes. Nuestro objetivo en este desvío no es detallar la metodología completa, sino describir las herramientas de soporte provistas por el módulo project_gtd. No todo lo urgente es necesariamente importante La primera modificación al sistema básico de Open ERP que hace este módulo es una separación de los conceptos de urgencia e importancia. Las tareas ya no se clasifican por un único criterio sin por el producto de dos criterios, permitiéndole priorizar temas que son tanto urgentes como importantes en una
- 232. única lista. Muchos gerentescon una pesada carga de trabajo usan la urgencia como su único método de priorización. La dificultad es entonces en resolver cómo planear las tareas sustanciales (como los objetivos a mediano plazo). Éstas no son urgentes pero son muy importantes. Ejemplo: Distinción entre urgente e importante Si usted está muy organizado, las tareas urgentes pueden (y con frecuencia deberían) tener menos precedencia que las tareas importantes. Tome un ejemplo de la vida cotidiana: el caso de tener algún tiempo con sus hijos. Para la mayoría de la gente, esa tarea es importante. Pero si usted tiene una vida profesional ocupada, los días y las semanas fluyen con tareas urgentes sin fin que deben resolverse. Aunque usted gestione bien su tiempo, usted puede dejar ir varios meses sin pasar tiempo con sus chicos porque la tarea de verlos nunca es tan urente como su otro trabajo, a pesar de su importancia. En Open ERP, la urgencia está dada por la Fecha límite de la tarea y la importancia por la Prioridad. La clasificación de las tareas entonces resulta del producto de dos factores. Tanto las tareas más importantes como las más urgentes aparecerán en el tope de la lista. Organizando su vida sistemáticamente En esta sección se presenta una metodología para que usted se organice usando los conceptos de contexto y caja de tiempo. Contexto El contexto está determinado por el ambiente de trabajo en el que usted debe estar para lidiar con ciertas tareas. Por ejemplo, usted podría definir los siguientes contextos:
- 233. ● Oficina: para tareas que tengan que ser resueltas en su lugar de trabajo (como llamar a un cliente o escribir un documento). ● Casa: para tareas que tengan que ser llevadas a cabo en su dirección privada (como encontrar a personal de limpieza o cortar el césped). ● En movimiento: cosas para las que usted debe ir de un lado a otro (como ir de comprar o al correo). ● En viajes: para tareas que usted pueda manejar en el avión o en el ómnibus mientras esté haciendo un viaje de negocios (como escribir un artículo o analizar un nuevo producto). Un empleado/usuario del sistema puede crear sus propios contextos usando el menú Gestión de Proyectos > Configuración > Gestión de tiempo > Contextos. Cajas de tiempo Luego usted tiene que definir las cajas de tiempo. Usted tiene que completar las tareas en el intervalo de tiempo especificado por una caja de tiempo. Usted usualmente define las cajas de tiempo con los siguientes períodos: ● Día: para las tareas que deben resolverse hoy. ● Semana: para las tareas que deben resolverse esta semana. ● Mes: para tareas que deben ser completadas durante el mes. ● Largo plazo: para tareas que deban resolverse en más de un mes. Una tarea puede ser puesta en una y sólo una caja de tiempo a la vez. Usted debería distinguir entre una caja de tiempo y la fecha límite para
- 234. completar una tarea,porque esta última está usualmente fijada por los requerimientos del gerente de proyecto. En cambio, una caja de tiempo se selecciona de acuerdo a lo que un individuo puede hacer. Para definir las cajas de tiempo de su compañía, use el menú Gestión de proyectos > Configuración > Gestión de tiempo > Cajas de Tiempo > Mis cajas de tiempo. Metodología y procesos iterativos Para organizar eficientemente sus tareas, Open ERP usa un método basado en el seguimiento sistemático y proceso iterativo: Método: Proceso iterativo 1. Identifique todas las tareas que debe realizar, incluyendo todo lo que lo mantiene despierto a la noche, y cárguelas en su Bandeja de Entrada, que encontrará en el menú Gestión de Proyectos > Gestión de tiempo > Bandeja de entrada. 2. Clasifique las tareas en su Bandeja de Entrada periódicamente, asignándoles un contexto y una caja de tiempo. Esto indica tanto cuándo y dónde se deben realizar las tareas. Si una tarea toma menos de 10 minutos, podría ser realizada inmediatamente. 3. Todos los días, lleve a cabo el siguiente proceso: * Primero en la mañana, seleccione las tareas contenidas en la caja de tiempo de esta semana con las quiere trabajar hoy. Se presentan en orden de importancia y urgencia, por lo que usted debería seleccionar las tareas más cercanas al tope de la lista. * Realice cada tarea, es decir, trabaje en las tareas usted mismo o delegue a otro usuario. * Al final del trabajo del día, vacíe la caja de tiempo del día y vuelva todas las tareas no cerradas a la caja de tiempo de la semana. 4. Repita el mismo proceso cada semana y cada mes para las respectivas cajas de tiempo.
- 235. No confundir: Agenday Caja de Tiempo La idea de la caja de tiempo es independiente a la de una agenda. Ciertas tareas, como las reuniones, deben realizarse en una fecha precisa. Entonces no pueden ser manejadas por una caja de tiempo, sino por una agenda. El ideal es poner el mínimo de cosas en la agenda y poner solo las tareas que tienen una fecha fija. El sistema de caja de tiempo es más flexible y más eficiente para lidiar con múltiples tareas. Comience por cargar todas las tareas requeridas por la gestión de proyectos. Éstas pueden haber sido cargadas por otro usuario y asignadas a usted. Es importante codificar todas las tareas que estén dando vueltas en su cabeza, para sacarlas de su mente. Una tarea puede ser: ● Trabajo a ser realizado ● Un pequeño objetivo a mediano o largo plazo ● Un proyecto complejo que todavía no ha sido dividido en tareas Un proyecto o un objetivo de varios días puede ser resumido en una sola tarea. Usted no tiene que detallar cada operación si las acciones que deben realizarse son lo suficientemente claras para usted. Debe vaciar su Bandeja de Entrada periódicamente. Para hacerlo, use el menú Gestión de Proyectos > Gestión de Tiempo > Mi Bandeja de Entrada. Asigne a cada tarea una caja de tiempo y un contexto. Esta operación no debería tomarle más que unos minutos, porque usted no está lidiando con las tareas en sí, sólo está clasificándolas. En este punto usted puede comenzar el ciclo diario iterativo. En la mañana abra la caja de tiempo usando el menú Gestión de Proyecto > Gestión de
- 236. Tiempo > Micaja de tiempo para hoy. CAJA DE TIEMPO CON TAREAS DEL DÍA Luego haga click sobre el botón en la parte superior derecha: Planear la caja de tiempo. Este procedimiento le permite seleccionar las tareas del día entre aquéllas en la caja de tiempo para la semana. Esta operación le da un pantallazo general de las tareas y objetivos en el mediano plazo y le hace revisarlas al menos una vez al día. Es entonces cuando usted debería decidir asignar parte de su tiempo ese día a ciertas tareas basado en sus prioridades. Ya que las tareas están clasificadas por prioridad, es suficiente con tomar las primeras de la lista, hasta el número de horas en su día. Esto le tomará solamente un minuto, porque la selección no se toma de todas las tareas que debe realizar a futuro, sino de aquéllas seleccionadas para esta semana. Una vez que la caja de tiempo ha sido completada, usted puede comenzar su trabajo en las tareas del día. Para cada tarea usted puede comenzar a trabajar sobre ella, delegarla, cerrarla o cancelarla. Al final del día usted vacía la caja de tiempo usando el botón en la parte superior derecha. Todas las tareas que no se han realizado se mandan de vuelta a la caja de tiempo general y se ponen entre las tareas que serán planeadas la mañana siguiente. Haga lo mismo cada semana y cada mes usando los mismos principios, pero solo usando las cajas de tiempo apropiadas para esos períodos. Los atajos a la derecha de la caja de tiempo lo ayudan a usar eficientemente el sistema con: ● Un enlace directo a la Bandeja de Entrada ● La lista de todas sus tareas abiertas
- 237. ● La lista de todas sus tareas pendientes ● Sus fechas límites ● Un enlace a todas las tareas en la caja de tiempo. Algunos resultados convincentes Después de unos días de practicar este método cuidadosamente, los usuarios han reportados las siguientes mejoras: ● Una reducción en el número de tareas y objetivos olvidados ● Una reducción en el estrés al sentirse más en control de la situación ● Un cambio de las prioridades en los tipos de tareas realizadas diariamente ● Mayor percepción de la urgencia e importancia de tareas y objetivos e la organización de tiempo a largo plazo. ● Mejor manejo de la delegación de tareas y la selección de cuáles tareas son mejores para delegar ● Un aumento en el enfoque de trabajo importante, más que en el menos importante pero superficialmente más interesante. Finalmente, es importante notar que este sistema está totalmente integrado con la función de gestión de proyectos de Open ERP. El personal puede usar o no este sistema dependiendo de sus propias necesidades. Este sistema es complementario a la función de gestión de proyectos que maneja la organización de equipo y el planeamiento de la compañía.
- 238. Personalización de OpenERP Después de que usted haya probado y evaluado Open ERP, necesitará configurarlo para ajustar el software a las necesidades de su compañía. Su flexibilidad le permite configurar los diferentes módulos, adaptándolos a su industria o sector de actividad. Diseñado para gerentes de proyectos ERP, esta sección trata de la administración y configuración del sistema, dándole poderosas herramientas para integrar el software con una compañía, y dirigir y seguir el proyecto, tomando nota de diferentes problemas, un rango de tipos de proveedores, riesgos de implementación y las opciones disponibles para usted. Este capítulo es para los administradores de un sistema Open ERP. Usted aprenderá a configurar y personalizar Open ERP para ajustarlo a las necesidades de su compañía y las de cada usuario individual del sistema. Open ERP le brinda una gran flexibilidad en los modos de configurarlo y usarlo, lo que le permite modificar su apariencia, el modo general en el que funciona y las diferentes herramientas de análisis elegidas para ajustarse más a las necesidades de su compañía. Estos cambios de configuración se llevan a cabo a través de la interfaz del usuario. Cada usuario puede organizar su propia página de inicio y su propio menú, y usted puede también personalizar Open ERP asignándole a cada usuario su propio tablero de comando en su página de inicio para darles la información más actualizada. Así, todos pueden ver inmediatamente la información más relevante para ellos cada vez que se conecten. El menú principal de Open ERP puede ser reorganizado totalmente. La gestión de derechos de acceso le deja asignar ciertas funciones a usuarios del sistema específicos. Usted también puede asignar roles, los cuales definen la parte que cada usuario del sistema cumple en el flujo de trabajo que mueve los documentos del sistema de estado a estado (tal como la habilidad de aprobar
- 239. solicitudes de gastopor parte de los empleados). Definición: Personalización La palabra personalización se usa muchas veces como parametrización. La palabra configuración también está estrechamente relacionada, siendo el proceso general de establecer opciones de configuración que moldeen el sistema a las necesidades operacionales de una compañía determinada. Usando el módulo Diseñador de reporte OpenOffice.org usted puede cambiar cualquier parte de cualquiera de los reportes producidos por el sistema. El administrador del sistema puede configurar cada reporte para modificar la distribución y el estilo, o aún que se provee allí. Ventaja: El editor de reporte de OpenOffice.org La extensión de OpenOffice.org le permite no sólo configurar los reportes de los productos básicos en Open ERP, sino también crear nuevas plantillas de reporte. Cuando el usuario imprime estos reportes a través de la interfaz de cliente de Open ERP, OpenOffice.org se abre con el reporte conteniendo toda la información seleccionada. Usted también puede crear fácilmente documentos de fax, presupuestos o cualquier otro documento comercial. Esta funcionalidad le permite extender considerablemente la productividad de su personal de venta, quienes tienen que enviar muchas propuestas a los clientes. Finalmente, usted verá cómo importar sus datos a Open ERP automáticamente, para migrar todos sus datos de una sola vez. Creación de un Módulo de Configuración Poder hacer una copia de respaldo de sus opciones de configuración específicas en un módulo de Open ERP dedicado solo a eso es muy útil. Esto le permite:
- 240. ● Duplicar automáticamente las opciones de configuración instalando el módulo en otra base de datos. ● Reinstalar una base de datos limpia con su propia configuración en caso de tener problemas con la configuración inicial. ● Publicar su configuración específica para beneficiar a otras compañías del mismo sector industrial. ● Simplificar las migraciones, si usted ha modificado algunos elementos de la configuración básica, hay un riesgo en devolverlos a su estado original después de la migración, a menos que haya guardado las modificaciones en un módulo. Comience instalando el módulo base_module_record de la manera usual. Luego comience a grabar sus acciones usando el menú Administración > Gestión de Módulos > Grabación de Módulos > Comenzar a grabar. Haga manualmente todos los cambios de configuración a través de la interfaz del usuario como lo haría normalmente (tal como gestión de menú, asignación de tableros de comando, personalización de la pantalla, nuevos reportes y gestión de derechos de acceso, cuyos detalles se describirán más adelante). Una vez que ha hecho esto, vaya al menú Administración > Gestión de Módulos > Grabación de Módulos > Guardar el Menú Grabado. Un paso más allá: Contribuyendo al desarrollo de Open ERP Una vez que su configuración personal ha sido guardada en un módulo, instale el módulo base_module_publish. Esto le da una nueva acción posible, Publicar Módulo, en el menú Administración >Gestión de Módulos > Módulos. Use esta función para publicar su módulo en el sitio oficial de Open ERP. Podrá entonces ser usado por otras compañías con las mismas necesidades que las suyas. Y en el futuro
- 241. usted podría beneficiarsecon las mejoras hechas por esas compañías. No olvide crear de antemano una cuenta de usuario en http:// openerp.com. Luego, Open ERP crea un archivo comprimido para usted conteniendo todas las modificaciones que usted ha hecho mientras estaba llevando a su trabajo de configuración. Usted podría reinstalar este módulo en otras bases de datos y/o publicarlo en línea para ayudar a otras compañías. Esto podría terminar siendo útil si usted quiere instalar un servidor de prueba para los usuarios de la compañía y darles la misma configuración que el servidor de producción. Para instalar un nuevo módulo guardado en formato comprimido, use el menú Administración > Gestión de Módulos > Importar un nuevo módulo. Personalización del menú La organización del menú de Open ERP no está sujeta a restricción alguna, así que puede modificar todas la estructura, la terminología y todos los derechos de acceso para adaptarlos a sus necesidades específicas de la mejor forma posible. Sin embargo, antes de hacer todo eso tal como lo haría con otro software, debería balancear los costos y los beneficios de hacer tales cambios, tal como la necesidad de entrenar usuarios, mantener nueva documentación y continuar las alteraciones a través de las subsecuentes versiones del software. Esta sección describe cómo proceder para cambiar la estructura del menú y la página de inicio, personalización la terminología de los menús y formularios en la interfaz del usuario y gestionar derechos de acceso de los usuarios a los menús y los objetos de negocios subyacentes. Dejar que los usuarios cambien ellos mismos sus contraseñas Al conectarse como administrador a la base de datos, dos menús le dan acceso a formularios para cambiar su contraseña:
- 242. ● Administración > Usuarios > Usuarios le da una lista de todos los usuarios: haga click en su propio nombre en esa lista y aparece un formulario conteniendo un campo con su contraseña (por el momento, no haga click en el ícono Editar que se encuentra en la parte superior del formulario, ni en el ícono Editar a la derecha de la lista de usuarios). ● Administración > Usuarios > Usuarios > Cambiar mi contraseña le muestra otra lista, con sólo usted esta vez: haga click sobre su propio nombre y verá un formulario donde solo la contraseña y la firma pueden ser editadas (por ahora, siga sin editar). Estos dos cuadros mencionados arriba se encuentran en el ramal Administración de su menú, que solo es visible para los usuarios que son miembros del grupo admin. Usted puede hacer un ítem de menú accesible a todo el mundo moviéndolo o duplicándolo, por lo que puede hacer el menú Cambiar mi Contraseña accesible a todos. Para hacerlo, seleccione el ítem del menú Administración > Usuarios > Usuarios > Cambiar mi Contraseña. Luego haga click sobre la línea conteniendo la palabra Administrador (pero no sobre el nombre Administrador) y haga click sobre el botón Cambiar para traer el ítem del menú como un formulario editable (puede hacer lo mismo usando el cliente Windows, seleccionando la línea y haciendo click sobre el botón Vista). Usted podría ahora editar este formulario, cambiar su Menú Padre (lo que mueve la entrada a una parte diferente del sistema del menú), editar su nombre de Menú (para cambiar cómo aparece en el árbol de menú), o darle un nuevo Ícono. También podría darle una nueva Acción. En lugar de editar este formulario, que es la entrada original del menú, duplíquela. Con el cliente web usted debe hacer primero el formulario sólo- lectura haciendo click sobre el botón Cancelar, luego haga click en el botón Duplicar que aparece (en el cliente Windows, haga click en Formulario > Duplicar Formulario en la parte superior del menú). El formulario que queda
- 243. es la entradaduplicada, no el original. CAPTURA FORMULARIO CAMBIO CONTRASEÑA Para mover esta entrada duplicada, cambie el campo Menú Padre borrando lo que está allí y reemplazándolo con otro menú que todos puedan ver, tal como Herramientas o Recursos Humanos, y asegúrese que la entrada se mueva al final de la lista del menú reemplazando la Secuencia con 99. Usted puede experimentar con los íconos si lo desea. Guarde el formulario y luego haga click en el Menú Principal para ver los resultados. Atención: Duplicar el menú Usted debería duplicar un menú antes de modificarlo. De este modo usted siempre mantendrá un enlace al menú original que funciona si así lo necesita. Atención: Gestión de Contraseñas Si usted deja que los usuarios cambien ellos mismos las contraseñas, no tendrá control directo sobre la contraseña que han elegido. Usted debería tener una política escrita acerca de la fortaleza de la contraseña para tratar de mantener un nivel de seguridad en su sistema. Personalización de la página de inicio para cada usuario Cuando usted se conecte a Open ERP por primera vez, aparece una página de inicio. En un sistema mínimo, usted sólo obtiene el menú principal, el mismo que usted obtiene por defecto cuando hace click en el botón Menú Principal. A medida que agrega funcionalidades a la base de datos, usted obtiene más opciones para la página de inicio, con diferentes tableros de control asignados automáticamente a varios roles de la compañía a medida que sean creados. El administrador puede cambiar tanto la página de inicio como la del menú principal individualmente para cada usuario del sistema, y puede adaptar el software a cada rol en la compañía para ajustarse mejor a las necesidades de
- 244. cada uno. Para hacermodificaciones para un usuario en particular, edite de nuevo la configuración del usuario en Administración > Usuarios > Usuarios. Abra el formulario para un usuario en particular, y seleccione diferentes entrada de menú para los campos Acción de Inicio y Acción de Menú. SELECCIÓN DE UNA NUEVA PÁGINA DE INICIO La Acción de Inicio es el ítem del menú que se abre automáticamente cuando usted se conecta, y a la que se llega luego haciendo click en el enlace Inicio en la barra herramientas superior derecha del cliente web. Allí usted puede elegir cualquier página a la que llegaría a través de cualquier menú (alguno de los tableros de control podría ser muy útil). La Acción de Menú es aquélla a la que llega a través del botón Menú Principal en el cliente web (y el botón Menú en el cliente Windows). Usted puede elegir allí el menú principal y los tableros de control Atención: Acciones en el menú de administrador Es muy fácil cambiar la página de inicio y el menú de los diferentes usuarios. Sin embargo, usted no debería cambiar el menú del administrador principal porque podría hacer inaccesibles ciertos menús por error. Asignación de valores por defecto a los campos Usted puede configurar fácilmente el sistema para poner valores por defecto en varios campos a medida que abre nuevos formularios. Esto le permite precompletar los campos con información por defecto para simplificar el trabajo de sus usuarios al cargar nuevos documentos. Para hacer esto, abra la ventana de formulario de su elección. Por ejemplo, abra un nuevo formulario de asociados haciendo click en el botón Nuevo luego de hacer click en el menú Asociados > Asociados. Ingrese un país, por ejemplo Brasil en el campo País del Contacto de Asociado.
- 245. ● Si está usando el cliente Web, haga Ctrl + click derecho (o sea, click derecho mientras el cursor está en el campo y la tecla Control se presiona en el teclado). ● Si está usando el cliente Windows, sólo haga click derecho mientras el cursor está en el campo. Luego elija Establecer por defecto. Aparece un cuadro de diálogo Preferencias de Campo, donde usted puede seleccionar el botón Valor aplicable para: y elija Para todos (o Solo para usted) Para chequear esta nueva configuración, abra un nuevo formulario de asociado. El campo País debería contener ahora la entrada Brasil. Ésta es una característica muy poderosa. Un administrador puede usar esta funcionalidad para redefinir el comportamiento de todo su sistema. INSERTANDO UN NUEVO VALOR POR DEFECTO Cambio de terminología Usted puede usar la funcionalidad de traducción de idioma de Open ERP para sustituir su terminología estándar con terminología que se ajuste mejor a su compañía. Es más sencillo adaptar el software con diferentes términos específicos de su industria. Además esto puede fortalecer la aceptación de su nuevo sistema Open ERP, porque todos serán capaces de conservar su vocabulario habitual. Usted puede hacer esto de dos maneras: ● Traducirlos en un archivo CSV, el que le da una vista global de todos los términos del sistema, para que pueda buscarlos y reemplazarlos donde sea. ● Traducir las frases directamente en el cliente, lo que significa que puede
- 246. cambiarlas en sucontexto y esto puede ser muy útil cuando esté traduciendo. Definición: CSV CSV es un formato de texto libre, que representa información tabular donde los valores están separados por comas. Estos archivos usan una extensión .csv y el formato es una forma muy común de exportar datos desde un sistema de software a otro. Cada línea del archivo corresponde a un registro en la tabla, y las celdas de cada fila están separadas por comas. Traducción a través de un archivo CSV Para traducir o modificar todas las frases del sistema, primero tiene que exportar un archivo de traducción en formato CSV. Haga click en Administración > Traducción > Exportar idioma para abrir el formulario de exportación y bajar el archivo de traducción. Usted puede seleccionar un idioma traducido allí, o simplemente Nuevo Idioma. Open ERP crea entonces un archivo CSV el cual usted tiene que guardar en su computadora (asegurándose que agrega una extensión .csv al archivo que ha elegido), luego abra en OpenOffice. Calc o Microsoft Excel. Atención: Formato UTF-8 El archivo CSV está codificado en el formato UTF-8. Asegúrese de que usted conserva este formato cuando abra el archivo en un programa de hoja de cálculo porque sino se arriesga a ver una sucesión de caracteres extraños en lugar de caracteres acentuados. CAPTURA ARCHIVO CSV DE TRADUCCIÓN El archivo contiene cinco columnas: tipo, nombre, res_id, src y valor. Debe asegurarse de que la primera línea, la cual especifica los nombres de estas
- 247. columnas, permanezca sinser tocado. El campo src contiene el texto base en inglés y el campo valor contiene una traducción a otro idioma convencional o a una frase técnica. Si no hay nada en el campo valor entonces la traducción en inglés será usada automáticamente en el formulario que ve. Nota: ¿Cuándo debería modificar el texto? La mayor parte del tiempo, usted encontrará el texto que quiere modificar en varias líneas del archivo CSV. ¿Qué línea debería modificar? Remítase a las dos columnas Tipo y Nombre. Alguna línea tiene el nombre ir.ui.menu, lo que muestra que es una entrada de menú. Otras tienen un tipo de selección, lo que indica que usted vería esta entrada en un menú desplegable. Usted debería entonces cargar el nuevo archivo en su sistema Open ERP usando el menú Administración > Traducción > Importar idioma. Ahora tiene dos formas de seguir: ● Puede sobreescribir la traducción previa usando el mismo nombre que antes. ● Puede crear un nuevo archivo de traducción que los usuarios puedan seleccionar en sus Preferencias. Si no está conectado al idioma traducido, haga click en Preferencias, seleccione el idioma en Idioma y finalmente haga click en Ok para cargar el nuevo idioma con su nueva terminología. Nota: Traducciones parciales Usted puede cargar algunas de las líneas en un archivo de traducción borrando la mayor parte de las líneas y luego cargando solo las que han cambiado. Open ERP entonces cambia solamente las líneas cargadas y deja las originales como estaban.
- 248. Cambios a travésde la interfaz cliente Para modificar la terminología usada en Open ERP usted necesita comenzar con un archivo de traducción cargado en el sistema, tal como el Nuevo idioma descrito antes. Luego usted debería abrir el formulario que usted quiere traducir. A través del cliente web, haga click en el botón Traducir este recurso en la parte superior derecha del formulario, y directamente a la derecha del botón Buscar solo visible cuando el formulario está en modo solo-lectura no editable. Se muestran todos los términos que pueden ser traducidos: ● Los datos en el sistema (contenidos en los Campos) ● Los títulos de los campos (las Etiquetas) ● Todos los botones Acción a la derecha del formulario ● Los términos usados en la forma Vista El procedimiento es ligeramente diferente usando el cliente Windows. En éste usted debe hacer click derecho con el mouse sobre una etiqueta o botón. Usted puede elegir traducir el ítem o toda la vista. Éste método es simple y rápido cuando usted solo tiene unas pocas entradas para modificar, pero puede volverse cansador y representar una pérdida de tiempo si tiene que cambiar algunos términos a lo largo de todo el sistema. En ese caso podría ser mejor usar el método de traducción que emplea un archivo CVS. Cliente Windows: Tomando las traducciones En el cliente Windows los términos modificados no se actualizan inmediatamente. Para ver los efectos de las modificaciones, debe cerrar la ventana en uso y volver a abrir el formulario. Gestión de derechos de acceso
- 249. Una de lasáreas más importantes en la configuración de Open ERP es cómo gestionar los derechos de acceso a la información en el sistema. Usted está planeando poder toda la información significativa de su negocio en el sistema, pero la mayor parte de su personal necesita ver solo parte de ella, o incluso mucho menos. ¿Quién debería tener acceso para qué y cómo debería usted manejar eso? El enfoque de Open ERP a la gestión de derechos es altamente flexible. Cada usuario puede pertenecer a uno o más grupos, y el o los grupos a los que pertenece determinan: ● La visibilidad de cada ítem del menú ● La accesibilidad Por ejemplo, el grupo Stock solo puede tener acceso a algunos de los menús en Control de Inventario, y puede no tener acceso a la información contable. Cada usuario del sistema que trabaja en Tiendas es miembro del grupo Stock. Si algunos usuarios trabajan en otros lados, también se les dará membresía de otros grupos. Los usuarios de Open ERP también pueden pertenecer a varios roles. Mientras el grupo determina los derechos de acceso del usuario, cada rol determina los deberes del usuario. Esto se gestiona a nivel de flujos de trabajo, los que forman los procesos de negocio de la compañía. Grupos y Usuarios Para configurar los derechos de acceso, debe comenzar definiendo los grupos. Es importante que los grupos sean representativos de las funciones de trabajo de la compañía y no de empleados individuales. Entonces, si su Director de Finanzas es la misma persona que su Director de
- 250. Ventas, usted deberíacrear un grupo para cada uno, aunque sean la misma persona, y ambos grupos deben asignarse a ese usuario. Esto le da flexibilidad para el futuro. Usted debería crear también grupos en áreas departamentales que tienen diferentes niveles de derechos de acceso. Por ejemplo, si usted crea un grupo de Director de Ventas y otro de Ventas, evite asignar exactamente los mismos derechos a cada grupo. El primero podría ver todos los reportes, mientras el segundo podría estar limitado a ver presupuestos. Usted puede hacer al Director de Ventas un miembro de los dos grupos, y darle al grupo Director de Ventas un set limitado de derechos extras, o darle al grupo Director de Ventas todos los derechos necesarios para que el Director de Ventas pertenezca solo a este grupo. Usted debería elegir el esquema que le de la mayor flexibilidad y luego apegarse a él para mantener la consistencia. Consejo: Flexibilidad en la gestión de acceso Para tener flexibilidad, usted puede asegurarse que un miembro del personal confiable (quizá un director, o alguien en cuentas, o incluso el administrador del sistema) tenga amplios derechos para usar el sistema, y esté autorizado por la gestión para llevar a cabo tareas especificas para la gente. Derechos de acceso para los menús Como dijimos antes, primero debe configurar los grupos, para luego definir los derechos de acceso para cada uno de esos grupos y as personas que serán sus miembros. Para crear un nuevo grupo, use el menú Administración > Usuarios > Grupos. Ingrese el nombre del nuevo grupo que desea crear, por ejemplo, Stock1. Luego, para crear un nuevo usuario vinculado a esto, use Administración > Usuarios > Usuarios para cargar la siguiente información:
- 251. ● Nombre: por ejemplo, Personal de Tienda ● Nombre de usuario: Tiendas ● Contraseña: Tiendas ● Compañía: el nombre de su compañía. ● Acción: Menú ● Acción de Menú: Menú En la segunda pestaña del formulario de usuario, Seguridad, agregue el grupo Stock1 que acaba de crear. GRUPOS QUE TIENEN ACCESO AL MENÚ CONTROL DE INVENTARIO Guarde el usuario, y luego vaya al menú Administración > Seguridad > Definir accesos a los ítems del menú para obtener una lista de menús. Filtre esta lista usando el campo de búsqueda Menú para tener el ítem de menú Control de Inventario. En el formulario que describe el menú, agregue Stock1 en el campo Grupos. Mientras esté en eso, también agregue el grupo Admin. Desde ahora en adelante, solo los miembros de los grupos Stock1 y Admin podrán ver este ítem de menú en su lista de menú principal. Info: Jerarquía de Menú Como los menús son jerárquicos, no hay necesidad de esconder accesos a los menús más bajos: una vez que ha configurado Control de Inventario de esta manera, todos los menús de nivel más bajo se hacen inaccesibles para los miembros de otros grupos. Importante: Seguridad Este método de gestión de accesos a menús no garantiza
- 252. que usuarios queno tienen acceso a objetos de negocios ocultos en el sistema accedan a ellos de otra manera. Por ejemplo, esconder el menú Facturas no evitará que la gente alcance facturas a través de órdenes de compra y venta, o adivinando la URL. Para la gestión efectiva de seguridad, usted debe usar los métodos para la gestión de derechos de acceso a objetos presentada en la siguiente sección. Más información: Configuración de acceso inicial En la configuración inicial, el usuario Admin, un miembro del grupo Admin tiene acceso el menú Configuración en cada sección del menú principal. Por ejemplo, Asociados > Configuración es visible en el menú del administrador entre los otros ítems del menú de Asociado, pero solo las otras entradas del menú son visibles para otros usuarios. De forma similar, la entrada de menú Administración es visible solamente para los usuarios que son miembros del grupo Admin. Derechos de Acceso a Objetos Los derechos de acceso de menú determinan quién puede acceder a qué menú, pero no define lo que usted puede hacer una vez que ingresó al menú. Los controles de acceso sobre los objetos le dan la posibilidad de definir qué pueden hacer los usuarios con su información una vez que acceden a ella. El control de acceso a objetos está estructurado de la misma manera que el acceso a los menús. Definición: Objeto Un objeto representa un documento en el sistema. Los objetos están enlazados a tablas de la base de datos y también tienen conceptos y adicionales, tales como la función de campos, la herencia desde otros objetos y
- 253. métodos de catalogarlospara darles comportamiento. Si no se asigna un grupo a un objeto, todos los usuarios pueden acceder a él sin restricción alguna. A la inversa, cuando un control de acceso es definido para un objeto, un usuario debe ser miembro de un grupo que posea derechos de acceso adecuados para tener algún tipo de acceso a ese objeto. Usted siempre debe asegurarse que no deje afuera al grupo Admin de ningún objeto de la administración de control y opciones de configuración. Usted puede gestionar cuatro modos de acceso sobre objetos independientemente: ● Acceso para lectura: los miembros del grupo pueden leer la información en el objeto. ● Acceso para crear: los miembros del grupo pueden crear un nuevo registro en el objeto. ● Acceso para escribir: los miembros del grupo pueden modificar los contenidos de los archivos en el objeto. ● Acceso para borrar: los miembros del grupo pueden borrar registros en el objeto. CAPTURA CONTROL DE ACCESO A FACTURAS PARA EL GRUPO ADMIN Para configurar los derechos de acceso a los objetos de Open ERP, use el menú Administración > Seguridad > Controles de Acceso. Usted le da un Nombre al control de acceso, selecciona un Grupo, y el objeto (Modelo), luego tilde la opción correspondiente a cada uno de los cuatro modos de Acceso. Si usted no especifica ningún grupo en las reglas de acceso, la regla es aplicada a todos los grupos. Para remover acceso a un objeto para todos los
- 254. usuarios, usted puedecrear una regla: ● que esté definida para un objeto especifico, ● que no esté vinculada a un grupo, ● para la que ninguna de las cuatro opciones de acceso esté tildada. Usted puede crear reglas adicionales sobre el mismo objeto para dar derechos específicos a ciertos grupos. Historial de modificación CAPTURA HISTORIAL DE REGISTRO DE ASOCIADO Cada registro en la base de datos de Open ERP lleva una nota de su historial. Usted puede encontrar entonces quién y cuando creó ese registro, y quién lo modificó y cuándo ocurrió eso. Haga click sobre el ícono Ver registro en la parte superior derecha de cualquier formulario en el cliente web (pero solo cuando sea de solo lectura, no cuando es editable) para visualizar un cuadro de diálogo mostrando esta información, como se muestra en la figura. esto puede ayudarle a identificar si hay algún problema con la información de los registros. Configuración de los flujos de trabajo Los flujos de trabajo representan los diferentes procesos de negocios de la compañía. Son completamente configurables y definen el patrón que cualquier objeto de Open ERP (como un pedido) debe seguir dependiendo de las condiciones (por ejemplo, un pedido sobre un cierto valor debe ser aprobado por un director de ventas, o en caso contrario por cualquier personal de ventas, antes de que se pueda comenzar con el envío). CAPTURA FLUJO DE TRABAJO PARA UN PEDIDO La figura muestra el flujo de trabajo estándar para un pedido. Usted puede verlo desde el cliente Windows comenzando con Gestión de Ventas >
- 255. Pedidos de Ventas> Todos los Pedidos de Ventas. Seleccione un pedido, luego vaya al menú Agregados > Ejecutar un Agregado > Imprimir Flujo de Trabajo para ver el menú. Está diseñado realmente para administradores, entonces no está disponible a través del cliente web. Definición de los Flujos de Trabajo Los flujos de trabajo pueden ser creados y modificados en la interfaz de usuario de Open ERP. DEFINICIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO PARA UN PEDIDO DE VENTA Usted puede ver las especificaciones del flujo de trabajo para el pedido anterior usando el menú Administración > Nivel Bajo > Base > Flujo de Trabajo. Es el proceso llamado sales.order.basic. Todos los nodos que aparecen en el gráfico están listados en el campo Actividades y todas las flechas están listadas en el campo Transiciones. Configuración de reportes Open ERP tiene dos tipos distintos de reportes: ● Reportar estadísticas: éstos son información calculada, representada frecuentemente en forma de listas o gráficos. Estos reportes son dinámicos y usted puede navegar a través de la información que compone las cifras a través de la interfaz cliente. ● Reportar documentos: se usan para imprimir documentos del sistema. Usualmente, el resultado es un PDF generado por una selección hecha en la pantalla. Además, Open ERP le permite abrir estos reportes en OpenOffice.org para editar los cambios que desee antes de enviarlo a su cliente. Debido al poder del motor de Open ERP, estos dos tipos de reportes pueden ser creados o modificados sin necesidad de desarrollo alguno y esto puede ser
- 256. realizado directamente enla interfaz cliente de Open ERP o desde OpenOffice.org. Gestión de reportes estadísticos Muchos reportes se configuran de antemano en Open ERP. Usted puede encontrarlos en los submenús Reportar bajo cada entrada de menú principal. Usted también puede instalar más nuevos reportes usando los diferentes módulos cuyos nombres habitualmente comienzan con report_. Modelar un nuevo reporte Open ERP le da la posibilidad de desarrollar su propio análisis para ajustarse a sus necesidades específicas. Para definir un nuevo análisis de la información del sistema usted debería instalar el módulo base_report_creator. Esto le permite crear consultas complejas sobre la base de datos, en una forma simple y visual. Una vez que el módulo está instalado, cree un nuevo reporte usando el menú Tableros de Control > Configuración > Personalizar Reportes. Dé un Nombre de Reporte a su nuevo reporte y seleccione los objetos que usted va a analizar. Por ejemplo, podría seleccionar: Asociado, Pedido de Venta y Línea de Pedido de Venta. Luego vaya a la segunda pestaña, Ver Parámetros, para seleccionar las vistas que quiere en su reporte. Seleccione Árbol en la Primera Vista y Gráfico en la Segunda Vista. Usted puede elegir el tipo de gráfico mostrado usando los campos Vista de Gráficos. Usted también podría seleccionar Calendario como una vista si fuera a agregar el campo Fecha en su reporte. Ventaja: El Agregado MS Excel El Agregado Microsoft Excel le permite conectar a Open ERP y extraer la información seleccionada automáticamente. Usted puede entonces aplicar fórmulas y gráficos para hacer sus propios tableros de control de medidas directamente en Excel. El archivo .xls puede ser guardado y, cuando se lo
- 257. reabre, se reconectacon Open ERP para refrescar las diferentes listas y gráficos con los datos actualizados. CAPTURAS VARIAS En la tercera pestaña, Campos para mostrar, usted puede agregar filtros sobre todos los campos de los objetos seleccionados (Filtros sobre campos). Para hacerlo, use el botón Agregar Filtro en la parte superior del formulario. En la cuarta pestaña debe indicar cuáles de los campos en la lista quiere que sean mostrados en su reporte (Campos para mostrar). Complete la pantalla junto con las líneas: 1. El campo Secuencia da el orden de los campos mostrados. 2. Campo, la segunda columna, le permite seleccionar un campo de alguno de los tres objetos que ha seleccionado en la primera pestaña. 3. Método de agrupamiento, la tercera columna, le permite determinar la operación de agrupamiento que va a ser aplicada en este campo: _ Agrupado: le permite agrupar entradas de documentos con el mismo valor en este campo. _ Suma: le da la suma de los valores en este campo. _ Mínimo: le da el mínimo de todos los valores que aparecen en este campo. _ Máximo: le da el máximo de todos los valores que aparecen en este campo. _ Promedio: le da el promedio aritmético de todos los valores en este
- 258. campo. 4. Modo Gráfico, la cuarta columna, determina si el campo aparecerá en la vista gráfica y, si lo hace, en qué eje (X o Y). 5. Modo Calendario, la quinta columna, le permite especificar el campo que puede ser la base de una vista calendario. Una vez hecho esto, puede Guardar el reporte que ha definido. Haga click en el botón Abrir Reporte a la derecha del formulario para obtener el análisis requerido. CAPTURAS VARIAS Personalización de los tableros de control Desde la versión 4.3 de Open ERP, usted puede igualmente definir medidas para poner en sus propios tableros de control. Para hacerlo, use el menú Tableros de control > Configuración > Definición de los Tableros de Control. Un tablero de control es una selección de reportes previamente definidos en Open ERP. Usted puede elegir entre cientos de reportes predefinidos y, para cada reporte, indicar su posición en el tablero de control. CAPTURA DE LA DEFINICIÓN DE UN NUEVO TABLERO DE CONTROL Tal como los campos en los reportes, el campo Secuencia determina el orden en el cual las vistas aparecen en el tablero de control. Una vez que el tablero de control ha sido definido, usted puede usar el botón Crear Menú para crear una entrada de menú para su tablero de control desde cualquier parte del sistema de menú.
- 259. Gestión de plantillasde documentos con OpenOffice.org Para personalizar sus documentos imprimibles en Open ERP, use el módulo base_report_designer. Ventaja: El Agregado OpenOffice.org Writer Usted puede crear sus propios reportes en unos pocos minutos usando la aplicación OpenOffice.org Writer. Esta herramienta puede dar a su equipo una gran mejora en su productividad. Usándola, puede crear plantillas para todos los documentos de la compañía, reduciendo el trabajo de crear y diseñar información y documentos para clientes. El sistema es tanto simple como poderoso, porque le brinda los beneficios de todas las facilidades de diseño ofrecidas por OpenOffice.org Writer como así también toda la información y los cálculos provistos por Open ERP. Usted puede crear o modificar reportes directamente desde OpenOffice.org y luego usarlos en Open ERP. Técnicas: Independencia de OpenOffice.org OpenOffice.org solo se usa para generar nuevas plantillas de documentos. El administrador del sistema es la única persona que tiene que instalarlo. Una vez que las plantillas de documentos han sido definidas, los usuarios no necesitan llevar a cabo su trabajo normal. Ellos pueden usar tanto OpenOffice.org como MS Office, como lo prefieran. La extensión de OpenOffice.org le permite buscar campos en Open ERP e integrarlos en sus plantillas de documentos. Usted puede usar loops de información en tablas o secciones, permitiéndole adjuntar varias líneas a una orden, por ejemplo. Una vez que el nuevo reporte ha sido definido, aparece directamente en el cliente Open ERP para los usuarios del sistema. Hay dos formas de usar los reportes:
- 260. ● Hacer el reporte produce en documento PDF con información en él que refleja el registro seleccionado (por ejemplo, una factura). ● Hacer el reporte abre un documento para modificación en OpenOffice.org con información en él que refleja el registro seleccionado. Esto le permite modificar el documento en OpenOffice.org antes de enviarlo al cliente (como un Presupuesto). Los reportes personalizados se almacenan en la base de datos de Open ERP y son accesibles para todos aquéllos que tienen derecho a usar su base de datos sin necesidad de instalar OpenOffice.org en sus propias computadoras. Las modificaciones del documento se aplican a una sola base de datos. Instalación del módulo de OpenOffice.org Usted debería instalar dos componentes antes de usar el editor de reporte: ● El módulo base_report_designer, primero en su instalación de Open ERP si no estuviera allí todavía, y luego en la base de datos de Open ERP en la que lo quiera usar. ● El OpenOffice.org Report Designer en la instalación de OpenOffice.org en el sistema de la computadora de su administrador. Comience por instalar el módulo base_report_designer tal como cualquier otro módulo de Open ERP. Para instalar la extensión de OpenOffice.org, busque el archivo openreport.zip provisto con la distribución Report Designer. Controle que OpenOffice.org esté correctamente instalado en su computadora y que usted tenga derechos de administración para la instalación. MENÚ REPORTES DE OPEN EN OPENOFFICE.ORG WRITER Inicie OpenOffice.org Writer, seleccione Herramientas > Administrador de Extensiones para abrir el cuadro de diálogo y buscar el archivo openreport.zip para instalarlo. Luego cierre la aplicación y reinicie el Writer: un nuevo menú
- 261. aparece en labarra de menú superior: Open ERP Report. Conexión de OpenOffice.org a Open ERP Seleccione Open Report > Parámetros del servidor en el menú superior de OpenOffice.org Writer. Usted puede ingresar entonces sus parámetros de conexión al servidor de Open ERP. Aparecerá un mensaje si usted se ha conectado exitosamente. Modificación de reportes El editor de reporte le permite: ● Modificar reportes existentes que reemplazarán a los originales en su base de datos de Open ERP. ● Crear nuevos reportes para el objeto seleccionado. Para modificar un reporte existente, seleccione Reporte de Open > Modificar reporte existente. Elija, por ejemplo, el reporte Solicitar un presupuesto en el cuadro de diálogo Modificar reporte existente y luego haga click en Guardar en Directorio de Temporales. CAPTURA DE LA MODIFICACIÓN DE UNA PLANTILLA Luego, OpenOffice.org abre el reporte en modo editar. Usted puede modificarlo usando las funciones estándar del Writer de OpenOffice.org. El documento se modifica en su versión en Español. Se traducirá a otro idioma cuando lo use a través de la interfaz del cliente, si usted así lo ha determinado. Entonces, usted solo necesita modificar la plantilla una sola vez, aunque su sistema use otros idiomas, pero necesitará agregar traducciones como se indicó previamente, si usted agrega campos o cambia el contenido de los existentes. Atención: Reportes viejos
- 262. Los reportes másviejos no han sido todos convertidos al nuevo formato soportado por Open ERP. Las expresiones de datos en el viejo formato se muestran entre doble paréntesis y no en campos de OpenOffice.org. Usted puede transformar el formato de un reporte viejo al nuevo formato desde el menú de OpenOffice.org Reporte de Open > Convertir Paréntesis - Campos. Desde la barra de herramientas de Open en OpenOffice.org es posible: ● conectar al servidor de Open ERP, proveyendo los parámetros de conexión ● agregar un loop: seleccione un campo relacionado entre los campos disponibles del objeto propuesto, por ejemplo Líneas de Pedido. Cuando se imprima, este loop será ejecutado para cada línea del pedido. El loop puede ser puesto en una tabla (las líneas serán repetidas) o en una sección de OpenOffice.org. ● agregar un campo: usted puede ir a través de la base de datos de Open ERP desde el objeto seleccionado y luego a un campo en particular. ● agregar una expresión: ingrese una expresión en el lenguaje Pyhton para calcular valores de cualquiera de los campos en el objeto seleccionado. Técnica: Expresiones de Phyton Usando el botón Expresión usted puede ingresar expresiones en lenguaje Phyton. Estas expresiones puede usar todos los campos del objeto para sus cálculos. Por ejemplo, si usted hace un reporte sobre un pedido, puede usar la siguiente expresión: '%2f' % (amount_total * 0,9) En este ejemplo, amount_total es un campo del objeto Pedido. El resultado será 90% del total del pedido, formateado a dos decimales.
- 263. Guarde el reportemodificado y envíelo al servidor usando el menú Reporte de Open > Enviar a Servidor. Aparece entonces un cuadro de diálogo Enviar al servidor. No modifique el Nombre Técnico si quiere que la modificación reemplace el reporte original. Cambie el formulario Nombre de Reporte a Mod Pedido de Venta, tilde la opción Encabezado Corporativo y haga click en Enviar reporte al servidor. Usted puede controlar el resultado en Open ERP usando el menú Gestión de Ventas > Pedidos de Venta > Todos los pedidos. Creación de un nuevo reporte Para crear un nuevo reporte, seleccione Reporte de Open > Abrir nuevo reporte en el Writer de OpenOffice.org, luego eleija una plantilla de base para el nuevo reporte. Por ejemplo, elija Pedido de Venta del cuadro de diálogo Abrir nuevo reporte, luego haga click en Usar modelo en reporte. La plantilla general está compuesta de loops (tal como la lista de pedidos seleccionada) y campos del objeto, con los que también puede ser loopeado. Formatéelos a sus requerimientos y luego guarde la plantilla. Las plantillas de reportes existentes componen una rica fuente de ejemplos. Usted puede comenzar agregando los loops y varios campos para crear una plantilla mínima. Cuando el reporte ha sido creado, envíelo al servidor haciendo click en Reporte de Open > Enviar al servidor, lo que hace aparecer el cuadro de diálogo Enviar al servidor. Ingrese el Nombre Técnico de pedido.venta para hacer que aparezca además de los otros pedidos de venta. Renombre la plantilla como Nueva Pedido de Venta en Nombre de Reporte, tilde la opción Encabezado Corporativo y finalmente haga click en Enviar reporte al servidor. Para enviarlo al servidor, usted puede especificar si prefiere que Open ERP
- 264. produzca un PDFcuando el usuario imprima el documento, o si Open ERP debería abrir el documento para editarlo en el Writer de OpenOffice.org antes de imprimirlo. Para hacerlo, elija PDF o SXW (un formato de documentos de OpenOffice.org) en el campo Seleccionar tipo de reporte. Creación de encabezados comunes para reportes Cuando guarde reportes nuevos y aquéllos que haya modificado, se le dará la opción de seleccionar un encabezado. Este encabezado es una plantilla que crea un encabezado y un pie de página estándar que contiene información definida en cada base de datos. El encabezado está disponible para todos los usuarios del servidor de Open ERP. Esta plantilla puede encontrarse en el sistema de archivos del servidor en el directorio extensiones/personalizar y es común a todos los usuarios del servidor. Aunque los reportes adjuntan información acerca de la compañía que los imprimen, usted puede reemplazar varios nombres en la plantilla con valores desde la base de datos, pero la configuración de la página permanecerá común a todas las bases de datos del servidor. Si su compañía tiene su propio servidor o un servidor alojado, usted puede personalizar esta plantilla. Para agregar el logo de la compañía, usted debe conectarse al servidor de Open ERP como un usuario con permisos para editar archivos del servidor. Vaya al directorio extensiones/personalizar, copie su logo (en un archivo de formato gráfico estándar), luego edite el archivo corporate_rml_header.rml en un editor de texto. El texto en el formulario <image file="corporate_logo.png" x="1cm" y="27.4cm" width="6cm"/> debería aparecer después de la línea <!--logo--> para mostrar su logo en cada página que use el encabezado corporativo. Importar y exportar información Cada formulario en Open ERP tiene un mecanismo estándar para importar información desde un archivo CSV. Ése es el mismo formato usado en las traducciones.
- 265. Nota: Formularios ylistas Usted tiene acceso a las funciones Importar y Exportar en el cliente web en un único formulario en modo vista de sólo lectura - usted no puede acceder a Importar o Exportar en otra vista o cuando el formulario es editable. Si está usando el cliente Windows, usted puede encontrar las funciones en el menú superior Formulario > Importar... y Formulario > Exportar... El formato de archivo CSV es un formato de texto compatible con la mayoría de los programas de hojas de cálculo y es fácilmente editable como una hoja de trabajo. La primera línea contiene el nombre del campo en el formulario. Todas las líneas subsecuentes son información, alineadas con sus respectivas columnas. El formato CSV para estructuras de bases de datos complejas Cuando usted importa información, tiene que resolver el problema de representar una estructura de base de datos en formato plano .csv. Para hacerlo, en Open ERP hay dos soluciones posibles: ● Importar un archivo CSV que ha sido estructurado de un modo particular para permitirle cargar varias tablas de base de datos diferentes desde un único archivo (tales como asociados y contactos de asociados en un archivo CSV). ● Importar varios archivos CSV, cada uno correspondiendo a una tabla de base de datos específica, que tiene vínculos explícitos entre las tablas. Comience por construir el encabezado del archivo CSV. Abra la herramienta de importación sobre el objeto en el que esté interesado y seleccione los campos que quiere importar en su base de datos de Open ERP. Debe incluir cada campo que está coloreado de azul ya que son obligatorios, y cualquier otro campo que sea importante para usted.
- 266. SELECCIÓN DE CAMPOS PARA IMPORTAR Use los nombres de campo como nombres de columna en la primera línea de su archivo CSV, aplicando un campo por columna. Si su archivo CSV tiene esos nombres en la primera línea cuando usted importe su archivo CSV, Open ERP automáticamente corresponderá el nombre de la columna con el nombre del campo de la tabla. Cuando usted haya creado su archivo CSV, lo hará haciendo click sobre el botón Nada para limpiar los Campos a importar, luego seleccione su archivo CSV por medio de la búsqueda de un Archivo para importar y luego haciendo click en el botón Detección automática. Para importar información CSV que se corresponda con la estructura de su base de datos, necesita distinguir los siguientes tipos de campos en la interfaz de Open ERP: campos muchos-a-muchos (entre múltiples fuentes y destinos),campos muchos-a-uno (desde múltiples fuentes a un solo destino) y campos uno-a-muchos (desde un solo origen a muchos destinos). Definición: Tabla en primer plano Cada una de esos tipos se describe en relación a una tabla en primer plano, la tabla cuyo formulario de entrada usted está viendo y cuyas entradas serían actualizadas por un simple archivo CSV. Solo por que uno de estos campos de relación aparezca en la tabla en primer plano, no significa que hay un campo inverso en la tabla relacionada, pero puede haberlo. Entonces no hay un campo uno-a-muchos en el formulario de usuario para reflejar el campo uno-a-muchos Vendedor en el formulario de asociado, pero hay un campo muchos-a- uno Asociado en el formulario de Contacto de Asociado para reflejar el campo uno-a-muchos Contacto de Asociado en el formulario de Asociado. Vea las capturas siguientes para notar las diferencias: CAPTURAS SURTIDAS
- 267. Todos los otroscampos se codifican en el archivo CSV como un campo en cada columna. Campos muchos-a-uno Los campos muchos-a-uno representan una relación entre la tabla en primer plano y otra tabla en la base de datos donde la tabla principal tiene una entrada única para la otra tabla. Open ERP trata de vincular el nuevo archivo en la tabla en primer plano con una de las entradas en la otra tabla buscando y correspondiendo el Nombre o el Código con el valor en el archivo CSV. Usted también puede trabajar con identificadores en vez de los nombres de los recursos. Para hacerlo, usted debe importar un primer archivo (por ejemplo, Productos) con una columna llamada id en su archivo CSV que contiene un identificador para cada producto. El identificador es una línea de caracteres que es única para cada una de las líneas que están siendo importadas y guardadas. Cuando usted importe otros archivos que se vinculen con la primera tabla, usted puede usar el identificador en vez de los nombres. Para hacerlo, el título de la columna en su CSV debe terminar en :id (por ejemplo, Producto :id). Ventaja: Importar con identificadores La gestión de identificadores libres de texto le permiten simplificar considerablemente la conversión de otra base de datos a Open ERP. Usted puede crear una columna id que contenga el identificador usado en la base de datos original para cada tabla que esté importando. Para otras tablas relacionadas a ésta, usted pude usar la relación de identificador a la entrada en la tabla original. No necesita una conversión compleja para crear enlaces a la tabla original. Campos muchos-a-muchos Los campos muchos-a-muchos se manejan tal como los campos muchos-a-uno
- 268. en tratar derecrear la relación entre tablas: ya sea en buscar por nombres o usando los identificadores. Hay varios valores posibles en un campo muchos-a-muchos. Además, un asociado puede tener varias categorías asociadas. Usted debe separar los diferentes valores con una coma. Campos uno-a-muchos Estos campos son un poco diferentes. Tome, por ejemplo, el campo Contactos de Asociado en el formulario de Asociado, el cual contiene todos los contactos vinculados. Para importar un campo como éste, usted no tiene que vincular a una entrada existente en otra tabla, sino que puede en cambio crear y vincular a varios contactos de asociado usando el mismo archivo. Usted puede entonces especificar varios valores para campos diferentes vinculados a este objeto por el campo uno-a-muchos. Cada campo debe ponerse en una columna de la tabla, y el título de esa columna debe ser expresado en el formulario campo_uno- a-muchos/campo_objeto enlazado. Por ejemplo, para importar asociados con muchos contactos para los cuales usted especifica un nombre y una ciudad, usted crearía el siguiente archivo CSV: Ejemplo de importación de campos uno-a-muchos Nombre Código Dirección/Contac Dirección/Ciudad to Jaja SA Jaja Juan Pérez Buenos Aires Pepe Le Pú Tucumán Arot SA Arot José Muñoz Córdoba Hotel Presidente En este ejemplo, los campos Nombre y Código pertenecen a la tabla Asociado, y los campos Contacto y Ciudad pertenecen al Contacto
- 269. vinculado a esteasociado. Cuando importe este archivo tendrá tres asociados: ● Jaja SA: con dos contactos. ● Arot SA: con un contacto. ● Hotel Presidente: sin contactos. Nota: Simetría en campos de relación Dependiendo de la estructura de su información puede ser más fácil usar el formulario uno-a-muchos o el muchos-a- uno al relacionar dos tablas, mientras que los campos relevantes existen en ambos extremos de la relación. Por ejemplo, usted puede: * Importar un asociado con diferente contacto en un solo archivo (uno-a-muchos). * Importar los asociados primero, y luego contactos con el campo vinculando al asociado en un formulario muchos-a-uno. Ejemplos de importación de archivos CSV Aquí tiene dos ejemplos para ilustrar el concepto de importación de datos. El primero es importar categorías de asociados, y luego importar algunos asociados y sus contactos junto a enlaces a las categorías que acaba de crear. Aunque usted puede crear nuevos contactos al mismo tiempo que crea asociados (porque puede hacerlo para relaciones uno-a-muchos). Categorías de Asociados Comience por crear categorías de asociados en un archivo CSV: 1. Cree la siguiente tabla en su programa de hoja de cálculo:
- 270. Columna A Columna B Línea 1 Nombre de Categoría Categoría madre Línea 2 Calidad Línea 3 Oro Calidad Línea 4 Plata Calidad Línea 5 Bronce Calidad En la primera línea, Nombre de Categoría y Categoría Madre son los títulos de las columnas que corresponden a los nombres de campos en el formulario Categoría de Asociado. La Columna A es para las diferentes categorías de asociado y la Columna B indica si esa categoría tiene una categoría madre. Si la columna B está en blanco quiere decir que la categoría está en el nivel superior. 2. Guarde el archivo de hoja de cálculo en formato CSV (separado por comas) y póngale de nombre categorias.cvs. 3. En Open ERP, seleccione Asociados > Configuración > Categorías > Editar Categorías. 4. Haga click en Importar (arriba a la izquierda de la lista) para que aparezca el cuadro de diálogo Importar Información, en el cual encontrará la lista de campos que pueden ser importados. 5. Haga click en Explorar... en el campo Archivo a Importar y seleccione el archivo CSV que acaba de crear, categorias.csv. Luego haga click en Autodetectar para hacer coincidir los nombres en el archivo CSV con los nombres disponibles en Categorías de Asociado. 6. Haga click en Importar arriba a la derecha del cuadro de dialogo para cargar su información. Debería aparecer el mensaje 4 objetos importados en un nuevo cuadro de diálogo. Cierre éste y el cuadro de diálogo Importar información para volver a la página original.
- 271. 7. Haga clicken Asociados > Asociados por Categoría para ver el árbol de categorías, incluyendo la nueva rama Calidad que ha cargado. Cliente Windows: Cuadro de diálogo para importar archivos CSV El cuadro de diálogo que usa en el cliente Web para importar un archivo CSV es ligeramente diferente al del cliente Windows. En este último se muestran los campos requeridos y no incluye aquellos campos que no pueden ser completados (como los campos calculados). Nuevos Asociados Aquí se muestra cómo crear nuevos asociados con varios contactos, y cómo vincularlos a nuevas categorías: 1. Ingrese la siguiente tabla en su programa de hoja de cálculo. Columna A Columna B Columna C Columna D Línea 1 Nombre Categorías Contacto/ Vendedor Nombre Línea 2 Publicidad Ruiz Plata, Oro Pedro Ruiz Administrador Línea 3 Juan Pérez Línea 4 Tiny sprl Fabien Administrador Pinckaers La segunda línea corresponde a la creación de un nuevo asociado, con dos categorías existentes, que tiene dos contactos y está vinculada a un vendedor. 2. Guarde el archivo bajo el nombre asociados.csv. 3. En Open ERP, seleccione Asociados > Asociados y luego importe el archivo que acaba de guardar. Aparecerá un mensaje confirmando que ha importado y guardado la información. 4. Verifique que ha importado la información. Un nuevo asociado debería aparecer (PublicidadRuiz), con un vendedor (Administrador), dos contactos (Pedro Ruiz
- 272. y Juan Pérez)y dos categorías (Plata y Oro). Exportar Información El mecanismo genérico de Open ERP le permite exportar fácilmente cualquier información a cualquier ubicación en su sistema. No está restringido lo que puede exportar, aunque usted puede restringir quién puede importar esa información usando las facilidades de derechos de gestión discutidos arriba. Usted puede usar esto para exportar su información en hojas de cálculo o en otros sistemas tales como paquetes contables especializados. El formato de exportación es usualmente CSV, pero usted también puede conectarse directamente a Microsoft Excel usando el mecanismo COM de Microsoft. Técnica: Acceso a la base de datos Los desarrolladores pueden usar también otras técnicas para acceder automáticamente a la base de datos de Open ERP. Las dos más útiles son: * Usando el servicio Web XML-RPC. * Accediendo a la base de datos PostgreSQL directamente. Para ilustrar la exportación de datos, usted puede seguir los pasos siguientes para exportar información sobre un asociado específico usando el cliente web: 1. En Open ERP, seleccione Asociados > Asociados para mostrar una lista de asociados. Busque un Nombre específico (en este caso, Ruiz) para visualizar solo la única línea. 2. Haga click en Exportar para que aparezca el cuadro de diálogo Exportar información. 3. Todos los campos disponibles se muestran en la sección Todos los campos a la izquierda, que corresponde a todos los campos visibles en el formulario, incluyendo todos los campos que vienen de vínculos a otras
- 273. tablas en labase de datos subyacente. 4. Seleccione los campos que le interesan agregándolos a la sección Campos para exportar usando el botón Agregar. 5. Haga click en Exportar para exportar un archivo CSV o, si su cliente está en una PC Windows, usted tiene la opción de abrir la información en una hoja de cálculo de Microsoft Excel. La información se exporta en una tabla similar a la que aparece abajo. Columna A Columna B Columna C Columna D Línea 1 Nombre Categorías/ Contacto Vendedor Nombre de categoría Línea 2 Publicidad Ruiz Plata Pedro Ruiz Administrador Línea 3 Oro Línea 4 Juan Pérez En la tabla de arriba: ● La Columna A contiene información en texto para el campo Nombre en la Tabla de Asociados. ● La Columna B contiene información en texto para el campo Nombre de categoría en la tabla relacionada mucho-a-mucho Categoría de Asociado: si hay muchas categorías están listadas en esa columna con muchas otras líneas que quedan en blanco excepto por cualquiera otros campos en la tabla Categoría de Asociado que pueden haber sido seleccionadas también. ● La Columna C contiene información en texto para el campo Nombre en la tabla asociada uno-a-muchos Contacto de Asociado: si hay varios contactos de asociado entonces están listadas en esa columna con otras líneas que quedan en blanco excepto por cualquier otro campo en las tablas de contacto de asociado que puede haber sido seleccionado.
- 274. ● La Columna D contiene información en texto para el vendedor, el cual es el campo Nombre en la tabla relacionada muchos-a-uno Usuario. Está listada solamente sobre la misma línea que el mismo Asociado. Consejo: Grabador de módulo Si usted quiere ingresar información manualmente en Open ERP, usted debería usar el Grabador de Módulo, descripto en la primera sección de este capítulo. Haciendo esto usted generará un módulo que puede ser reusado fácilmente en diferentes bases de datos. Entonces si hay problemas con una base de datos usted será capaz de reinstalar el módulo de información que ha generado con todas las entradas y modificaciones que ha hecho para este sistema.
- 275. Metodología de implementación Ustedpuede tener dominados los aspectos técnicos de administración y eso de su sistema de gestión empresarial, pero tiene todavía un largo camino por recorrer integrando Open ERP a su compañía. Este trabajo está más relacionado con los negocios y con lo social que con lo técnico. El proceso de implementación de Open ERP abarca varias fases diferentes: evaluación, planeamiento, configuración, migración de datos, despliegue y entrenamiento de usuarios, e impacta tanto en el soporte como en el mantenimiento. La gestión de proyectos ERP, y la gestión de proyectos IT en general, son el sujeto de varios otros libros que usted podría querer investigar por sí mismo. Los elementos de la metodología presentada aquí no intentan ser una revisión exhaustiva, sino un vistazo general breve de las diferentes fases necesarias para implementar Open ERP en su compañía. Definición: Implementación La implementación abarca todo el proceso de integración y despliegue de Open ERP, incluyendo evaluarlo, establecer especificaciones, planear el despliegue, la configuración del software, cargar los datos, la instalación y el entrenamiento de los usuarios. No se extiende realmente a la personalización del software, ni el soporte ni el mantenimiento. Planeamiento y Análisis de los Requerimientos El planeamiento y el análisis de los requerimientos son las claves para el éxito de una implementación. En esta etapa usted debería formar un equipo de gestión para definir los costos y beneficios del proyecto, seleccionar un equipo de proyecto y exponer las etapas detallas que tendrá que llevar a cabo. Open ERP es tan fácil de comenzar a usar que no es siempre obvio, particularmente para el staff de IT, que un plan de requerimientos claro es necesario para la implementación exitosa del sistema. La dificultad no reside
- 276. particularmente en lainstalación del software ni en su configuración, sino más en: ● saber qué configurar ● decidir si debería adaptar el software o tal vez cambiar su método de trabajo para algunos de los procesos especializados ● formar equipos que puedan especificar y trabajar en algunos de los cambios ● asegurarse que sus usuarios están comprometidos con el cambio. La implementación del sistema ERP es un proyecto que se lleva cabo usando tecnología de la información pero es un proyecto de negocios más que un proyecto IT en sí mismo. El desafío de este tipo de proyecto está en cambiar el comportamiento de aquéllos involucrados en todos los niveles de la empresa. La gente en el departamento de IT será ciertamente una parte integral del proyecto pero deberían ser comandados por alguien en una posición directiva que entienda el impacto del negocio a lo largo de la organización y tenga experiencia en proyectos técnicos. Idealmente el gerente de proyecto debería conocer bien la compañía, tanto sus singularidades como sus diferentes procesos estándares. Si la empresa no tiene su propio grupo de IT, usted probablemente esté mejor eligiendo una oferta de sistema de software como servicio. Esto significa que usted subcontrata toda la dificultad tecnológica, desde la instalación del servidor hasta su mantenimiento, siempre estando seguro de la instalación de una arquitectura robusta con su redundancia, servidores de respaldo y separación de autenticación y datos. Recordatorio: La oferta de Sistema de Software como Servicio (SaaS)
- 277. Este servicio estáofrecido por un proveedor en la forma de una suscripción mensual que incluye todo el material IT (servidores), mantenimiento del sistema, hosting y soporte. Este servicio puede ser particularmente útil para pequeñas compañías que quieren hacer crecer su sistema integrado de gestión rápidamente, a un bajo costo, basadas en la misma estructura de sistemas que son usadas por grandes bancos. Métodos de planeamiento Los métodos de planeamiento varían en su grado de complejidad, formalidad y nivel de automatización. No es la intención de este capítulo dirigirlo hacia un método u otro. Los menús de Open ERP están organizados para llevarlo a través de una implementación en un orden sensato, para que la información que deba ser ingresada se encuentre primero en el sistema de menú. Los formularios también están organizados de manera tal que si usted ingresa datos en el orden natural, más tarde los campos se completen automáticamente por los anteriores donde sea posible. Los mismos menús brindan varias sugerencias de implementación de gran ayuda, como los submenús de Administración > Configuración que son útiles para la configuración del software. Las nuevas funciones como el Grabador de Módulo le permiten acelerar significativamente la configuración de datos. Los módulos externos, tal como el Planeador de Implementación implem que lo ayuda a desarrollar planes de implementación de alto nivel, son también producidos por desarrolladores de terceras partes. Estos planes, diseñados para gestionar o investigar Open ERP, detallan la estructura del software y los diferentes pasos requeridos para su implementación. Despliegue
- 278. Como ya havisto, la estructura completa de Open ERP incluye los siguientes elementos: ● Un servidor de base de datos ● Un servidor de aplicación de Open ERP ● Un servidor web eOpen ● Varios clientes que acceden al servidor de Open ERP: pueden ser tanto clientes web como clientes Windows. Definición: Despliegue El despliegue es el proceso de poner una base de datos de Open ERP en un estado listo para la producción, donde pueda ser usado por todos en su negocio para el trabajo diario. Usted usualmente configuraría el Open ERP y cargaría datos en él sobre un sistema de desarrollo, entrenaría personal sobre ése u otro sistema de entrenamiento y lo desplegaría sobre un sistema de producción que tiene mejor protección contra fallas, seguridad y performance. Opciones de despliegue Para desplegar Open ERP en su compañía, tiene disponibles varias opciones: ● un Sistema de Software como servicio u Oferta sobre demanda que incluye el equipamiento, el hosting, el mantenimiento y el soporte sobre un sistema configurado a sus necesidades por adelantado. ● una instalación interna, que usted puede gestionar por sí mismo o hacer gestionar por una compañía de servicios IT tal como un asociado de Open ERP. ● hosting por un proveedor de servidor sobre el cual se instala Open ERP,
- 279. lo que lepermite proceder a agregar adaptaciones sobre su servidor. Los dos primeros enfoques son los que se usan más frecuentemente. La Ofeta de Software como un Servicio (SaaS) Saas es un paquete completo brindado por un proveedor, que incluye los siguientes servicios: servidor hardware, hosting de la solución genérica, instalación y configuración inicial, redundancia de la arquitectura, respaldos, mantenimiento de sistema y soporte. Está provisto en la forma de una suscripción mensual con un precio por usuario fijo. Estos paquetes no permiten desarrollar módulos específicos para sus necesidades. Todo lo contrario, ofrecen un servicio a un precio establecido basado en módulos de software estándares que contienen pocos riesgos de migración. Los proveedores Saas se limitan generalmente a los módulos certificados y validados por el autor original y gerente de proyecto, Tiny. Aquí están las ventajas principales de una solución Saas: ● Un retorno de inversión imbatible (costo de implementación: 0, costo de licencias: 0). ● Costos que están controlados y no darán sorpresas (la oferta incluye mantenimiento, migraciones frecuentes y soporte). ● Una solución cerrada, instalada en menos de 24 horas. ● Paquetes adaptados y preconfigurados para diferentes sectores de la actividad. ● Una estructura fuerte garantizada para tener acceso permanente y constante, alcanzable desde cualquier lado.
- 280. Este servicio estárecomendado para pequeñas compañías con menos de 15 empleados. Hosting por un proveedor A primera vista, un sistema alojado de Open ERP parece similar a Saas: provee Open ERP desde una instalación remota a través de un explorador web. Pero en general las similaridades terminen allí. Para compararlo con un paquete SaaS, usted debería controlar si el hosting provee adecuadamente los siguientes elementos: ● Hardware de servidor ● Hosting ● Mantenimiento ● Futuras migraciones ● Respaldos ● Redundancia de servidor ● Soporte telefónico y vía correo electrónico ● Actualizaciones frecuentes de los módulos Así mismo, infórmese sobre los siguientes puntos: ● La versión de Open ERP propuesta ● Los costos de implementación (configuración, carga de datos,
- 281. entrenamiento) ● El costo de personalización (si es que se propone) ● La tecnología y el procedimiento usados para asegurar su base de datos ● La tecnología y el procedimiento usados para prevenir fallas de sistema ● La tecnología y el procedimiento usados para restaurar un sistema en falla ● Las limitaciones en el número de usuarios, el número de usuarios simultáneos y el tamaño de la base de datos ● El nivel de soporte y sus costos ● El procedimiento para actualizar Open ERP (a versiones corregidas) ● El procedimiento adoptado para las actualizaciones (a versiones corregidas y con nuevas funcionalidades). Llamar a esos proveedores puede ser una buena solución si usted quiere confiarles todas las especificaciones técnicas para el funcionamiento de Open ERP, especialmente si usted necesita módulos personalizados o de extensión que están en la versión estable lanzada por Tiny. Instalación Interna Las medianas y grandes empresas típicamente instalan Open ERP usando sus propios recursos internos. Usualmente prefieren tener su propio servicio IT a cargo del mantenimiento. Estas compañías pueden hacer el trabajo de implementación ellas mismas internamente, o volcarse a un asociado de Open ERP que hará el trabajo de
- 282. implementación o losasistirá. Generalmente, las compañías prefieren una solución intermedia que consiste en: 1. Volcar la implementación inicial sobre un asociado para limitar los riesgos y demoras de la integración. Esto les permite ser gestionados por expertos y obtener una configuración de alta calidad. 2. Hacerse cargo ellas mismas de las necesidades simples una vez que el software ha sido implementado. Es más conveniente para ellas ser capaces de modificar las tablas de bases de datos, formularios, plantillas y flujos de trabajo internamente que depender de un proveedor. Una instalación interna será probablemente más cara que un paquete Saas o un servicio de Hosting. Aún si se pone usted mismo a cargo de todo, le tomará un poco de tiempo aprender a gestionar la implementación a menos que el equipo ya tenga experiencia con Open ERP. Esto representa un riesgo significativo. Sin embargo, una implementación interna puede ser particularmente interesante si: ● usted quiere mantener sus datos dentro de su compañía ● piensa que quiere modificar su software ● quiere un paquete específico de módulos ● le gustaría una respuesta muy rápida ● quiere que el software esté disponible aunque se caiga su conexión de Internet. Estos factores, y el acceso a los recursos necesarios para manejar una
- 283. implementación y elsubsecuente mantenimiento, son las razones por las que grandes y medianas empresas usualmente lo hacen por ellas mismas, al menos parcialmente. Procedimiento de Despliegue El despliegue de una versión de Open ERP es bastante simple cuando su servidor ha sido configurado en su entorno de producción. La seguridad de los datos será entonces un elemento clave. Cuando usted haya instalado el servidor, usted debería crear al menos dos bases de datos: ● una base de datos de desarrollo o de prueba, en la cual los usuarios pueden probar el sistema y familiarizarse con él y ● una base de datos de producción, la cual será la usada por la compañía en el uso diario. Nota: Numeración de las versiones Open ERP usa un modelo de numeración de versiones que comprende 3 números A.B.C (por ejemplo, 4.2.2), donde cambios en el número A significan un cambio funcional mayor, cambios en el número B significan una actualización que incluye un lote de errores corregidos y alguna nueva funcionalidad, y el número generalmente se refiere a algunas actualizaciones limitadas o arreglos en la funcionalidad existente. El número B es notable: si es impar, es para una versión de desarrollo que no está designada para un entorno de producción. Los números pares son para versiones estables. Si usted ha preparado un módulo de datos para Open ERP (esto es, un módulo que consiste solo en datos, no funcionalidad alterada), usted debería probarlo en su versión de desarrollo y controlar que no requiera más ajustes manuales.
- 284. Si corre correctamente,eso muestra que está listo para cargar sus datos en la base de datos de producción. Usted puede usar procedimiento de respaldo de la base de datos de Open ERP en diferentes etapas de la configuración. Entonces, si hace un paso en falso que no puede solucionar, siempre puede volver a una etapa anterior. Ya que sus datos describen mucho del valor de su compañía, tenga especial cuidado tanto cuando necesite transferirla (en respaldos y a lo largo de su red de trabajo) como cuando esté gestionando la contraseña del super administrador. Asegúrese de que la conexión entre una PC cliente y los dos servidores está correctamente asegurada. Usted puede configurar Open ERP para usar el protocolo HTTPS, el que provee seguridad para la transferencia de datos. Definición: HTTPS El protocolo HTTPS es el protocolo estándar seguro por usar los protocolos SSL o TSL. Permite a un usuario verificar su identidad en el sitio al cual quiere acceder, usando un certificado de autenticación. También garantiza la integridad y confidencialidad de los datos enviados entre el usuario y el servidor. Puede, opcionalmente, proveer autenticación de cliente altamente segura usando un certificado numerado. El puerto HTTPS por defecto es 443. Usted podría también usar la base de datos PostgreSQL directamente para respaldar y restaurar datos sobre el servidor, dependiendo de derechos de acceso y la disponibilidad de contraseñas para el servidor. Entrenamiento del usuario Tiny y sus asociados proveen dos tipos de entrenamiento: ● Entrenamiento técnico en Open ERP: el objetivo de este entrenamiento intensivo es permitirle desarrollar sus propios módulos modificando y
- 285. adaptando los existentes.Cubre la creación de nuevos objetos, menús, reportes y flujos de trabajo, y también de interfaces con software externo. Dura cinco días y está diseñado para personal de IT. ● Entrenamiento de usuario: esto le permite ser productivo tan rápido como sea posible en el uso de Open ERP. Todos los módulos son detallados con ejemplos concretos y diferentes ejercicios. Para mayor realismo, el entrenamiento usa datos de una compañía ficticia. Este entrenamiento también dura cinco días. Está diseñado para aquéllos responsables de un proyecto ERP, los que serán capaces de entrenar empleados internamente. Tanto Tiny como los asociados de Open ERP puede proveer entrenamiento personalizado. Esto, aunque es más caro, está enfocado en sus propias necesidades. Sus necesidades de entrenamiento dependen del tipo de despliegue que haya elegido. Si ha optado por un desarrollo Saas, el entrenamiento técnico no es muy útil. Soporte y mantenimiento Cuando use realmente su ERP, usted obtendrá mayor valor por su inversión. Por esa razón el mantenimiento y el soporte son críticos para el éxito a largo plazo. ● El soporte apunta a asegurar que los usuarios finales obtengan la máxima productividad del uso de Open ERP, respondiendo a sus preguntas sobre el uso del sistema. El soporte puede ser técnico o funcional. ● El mantenimiento apunta a asegurar que el mismo sistema siga en función como se requiere. Esto incluye actualizaciones, lo que le da acceso a la última funcionalidad disponible.
- 286. Algunos asociados ofrecenmantenimiento preventivo. Esto asegura que todos los desarrollos específicos para su sistema son revisados y probados para cada nueva versión para que permanezcan compatibles con la base de datos de Open ERP. Si usted no ha anticipado sus necesidades con un contrato de mantenimiento preventivo, los costos de migración después de unos cuantos años pueden resultar significativos. Si los módulos especiales que ha desarrollado se vuelven muy viejos, usted podría necesitar eventualmente un nuevo desarrollo para sus especificaciones. Actualizaciones y mejoras Hay cuatro fuentes de cambio de código para Open ERP: ● parches provistos por Tiny para corregir fallas: después de la validación estos parches no causarán efectos secundarios ● actualizaciones menores: que juntan todas las correcciones en un paquete, y se anuncian generalmente con una modificación en el número de versión, como de 4.2.0 a 4.2.1 ● mejoras, que empaquetan todas las correcciones y las mejoras a la funcionalidad en un lanzamiento mayor, tal como de 4.0.3 a 4.2.0 ● nuevas funciones generalmente lanzadas en forma de nuevos módulos. Usted debería establecer un procedimiento con su proveedor para definir cómo responder a los cambios en el código de Open ERP. Para actualizaciones simples, su equipo de mantenimiento evaluará los parches para determinar si son beneficiosos para el uso de su Open ERP. Estos parches deberían ser probados en una instancia de Open ERP sin conexión antes de ser instalado en su versión de producción.
- 287. El equipo demantenimiento debería también hacerse cargo de las actualizaciones regulares del software. Los parches y las actualizaciones sólo pueden instalarse si usted tiene el acceso necesario al servidor de Open ERP. Usted debe instalar primero el parche o la actualización y luego reiniciar el servidor usando la línea de comando: –update=all-. Una vez que Tiny ha lanzado una versión nueva mejorada su respuesta debería ser cautelosa. Si usted está perfectamente satisfecho con el sistema existente, sería mejor no tocar la nueva versión. Si usted quiere tener acceso a la nueva funcionalidad provista por una versión mejorada, tiene que llevar a cabo una delicada operación. La mayoría de las mejoras requieren que sus datos sean migrados porque las bases de datos antes y después de la mejora pueden ser un poco diferentes. Versión Migración Open ERP tiene un sistema para manejar las migraciones automáticamente. Para actualizar módulos específicos o toda la base de datos, solo necesitará iniciar el servidor con el argumento: update=NAME_OF_MODULE o –update=all–. Las nuevas versiones estables de Open ERP a veces requieren operaciones que no están provistas en la migración automática. Tiny tiene la política de soportar la migración desde todos los lanzamientos estables oficiales hasta el último. Los scripts se proveen para cada nuevo lanzamiento de una versión estable. Éstos llevan a cabo la mejora desde la mayor versión previa hasta la nueva versión mayor. Los gerentes responsables de la migración entre dos versiones de Open ERP encontrarán la documentación y los scripts necesarios en el directorio doc/migrate del servidor de Open ERP. El procedimiento de migración se ejecuta de la siguiente manera:
- 288. 1. Haga unacopia de seguridad de la base de datos desde la versión vieja de Open ERP. 2. Detenga el servidor en el que corre la vieja versión. 3. Inicie el script llamado pre.py para las versiones entre las que se está moviendo. 4. Inicie la nueva versión sobre el servidor usando la opción -update=all. 5. Detenga el servido en el que corre la nueva versión. 6. Inicie el script llamado post.py para las versiones entre las que se está moviendo. 7. Inicie la nueva versión sobre el servidor y pruébela. Una migración nunca es un proceso fácil. Puede ser que su sistema no funcione como antes o que a veces requiera nuevos desarrollos en la funcionalidad de los módulos que ya han sido instalados. Por esto, usted debería moverse a una nueva versión sólo si tiene una necesidad real y debe contratar a un asociado competente para que ayude si la versión que está usando difiere grandemente de la versión básica de Open ERP. De forma similar, usted debería tener cuidado porque esta migración no corrige una configuración que haya sido hecha incorrectamente. Puede ser el caso, por ejemplo, que la estructura del menú principal haya sido modificada sin guardarla. Usted podría encontrar que está haciendo conjeturas erróneas acerca de esa estructura cuando cargue datos que fueron grabados con el Grabador de Módulos.