Este documento resume las principales características de Microsoft Dynamics NAV 2009, incluida su capacidad para mejorar la eficiencia hasta en un 22% a través de un enfoque centrado en roles. También destaca cómo Dynamics NAV 2009 puede ayudar a las empresas a cumplir con regulaciones como Sarbanes-Oxley y Basel II al proporcionar información financiera transparente de toda la organización desde una sola base de datos.

1. COLUMBUS IT magazine
Foco en Dynamics NAV 2009
Aprenda cómo
Dynamics NAV 2009
le ayuda a:
Eficiencia
> página 4
Cumplimientos
> página 8
Retos Internacionales
> página 10
www.columbusit.es

2. Dynamics NAV módulos
Gestión Financiera Cadena Suministro Gestión Proyectos
Contabilidad Recepciones Recursos
XBRL Básico Facturación ventas Gestión capacidad
Log de Cambios Gestión de Pedidos de venta Costes Múltiples
Activos Fijos Descuentos Factura Venta Tareas
Períodos Contables Descuentos Línea Venta
Asignaciones Precio Líneas Venta
Presupuestos Impuestos de Ventas
Consolidación Pagos
Fabricación
Gestión de cuentas bancarias Facturación Compras Pedidos Producción
Conciliación Bancaria Gestión Pedidos Compra Producción Lista de Materiales
Cheques Descuentos Factura Compra Programación Producción
Registros Inter-company Descuentos Línea Compra Gestión de Versiones
Asignaciones Activos Fijos Precios Línea Compra Fabricación Ágil
Reclasificación Activos Fijos Vendedores / Compradores Planificación Suministro
Centros de Responsabilidad Inventario Previsión Demanda
Seguros Listas de Materiales Centros Máquina
Mantenimientos Múltiples Ubicaciones Carga Finita
Múltiples divisas Direcciones de envío alternativas
Agentes de Envío
Proveedores Alternativos
Referencias Cruzadas
Gestión
Ventas, Marketing y Recursos Humanos
Cargos Artículo
Gestión Servicio Informes de Análisis
Presupuestos Recursos Humanos Base
Gestión Campañas
Cumplimiento de Pedidos
Clasificación Contactos
Gestión de Devoluciones Venta
Gestión Contactos
Búsqueda Contactos
Envíos Directos Business Intelligence
Referencias y Reporting
Interacción / Gestión de
Traspasos Ubicaciones
Documentos
Substituciones artículos
Cola trabajos Funcionalidad de Análisis de
Artículos sin stock
Mail logging para Microsoft Negocio Base
Seguimiento de Artículos
Exchange Análisis de Negocio Avanzado
Recuentos cíclicos
Gestión de Oportunidades
Ubicaciones
Integración con Cliente Outlook
Hoja de trabajo coste estándar
Planificación y expediciones
Recogidas
Gestión de Contratos de Servicio
Recepciones de Almacén
Gestión de Casos de Servicio
Pick
Gestión de Pedidos de Servicio
Envíos de Almacén
Gestión de Tarifas de Servicio
Sistemas de gestión de almacén
Gestión Tareas
Picking interno y recogidas
Configuración Ubicación
Planificación Demanda Base
Planificación Demanda
Colaborativa
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3. Tema del magazine
Dynamics NAV 2009
En este magazine nos enfocamos en la solución ERP Microsoft Dynamics NAV
2009, la cual salió al mercado en Noviembre de 2008.
Los tres artículos principales en este número le darán una visión general muy
amplia de algunos de los aspectos más importantes de la nueva Dynamics NAV
2009.
Eficiencia
Una mejora en la eficiencia implica que los usuarios no pierden tiempo
innecesario en encontrar datos o buscar funciones. Dynamics NAV 2009
incorpora un enfoque por roles, el cual revolucionará el uso del sistema ERP.
Según un estudio se produce un 22% de mejora en el rendimiento de los
trabajadores que usan la solución.
> página 4
Cumplimiento
Los requerimientos de las compañías en cuanto a cumplimiento de leyes,
regulaciones y estándares crecen constantemente. Veremos cómo Dynamics NAV
2009 puede contribuir a reducir esta carga, por ejemplo cómo los estándares
como Sarbanes-Oxley Act y Basel II son cubiertos.
> página 8
Organizaciones internacionales
Las compañías internacionales o compañías que tienen diferentes sedes tienen
un reto especial a la hora de incorporar una solución de negocio: Una solución
difícilmente encaja con las necesidades de todas las sedes. En este artículo
investigaremos cómo podemos gestionar este tema con Dynamics NAV 2009 sin
necesidad de comprometer las necesidades individuales de las sedes.
> página 10
Si quiere más información acerca de Microsoft Dynamics NAV, por favor visite
nuestra página web: www.columbusit.es/navmag
¡Disfrute la lectura!
Atentamente,
Columbus IT
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4. Eficiencia
Microsoft Dynamics NAV ha desarrollado
un gran reto en los últimos 20 años; de
ser un sistema orientado a finanzas a Con un enfoque innovador basado en
ser un sistema empresarial completo.
Con 1.25 millones de usuarios en todo el roles, los usuarios pueden optimizar sus
mundo y 42 versiones específicas de país,
Dynamics NAV está mucho más extendido tareas diarias hasta un 22%.
que antes.
En Noviembre de 2008, Microsoft lanzó la
última versión y con ello, las posibilidades
de mejora y eficiencia han aumentado. El nuevo cliente basado en roles guía
al usuario a través de las mejores
A medida que Dynamics NAV cubre prácticas en cómo las tareas se resuelven
gradualmente más áreas, la eficiencia se escondiendo el 90% de las funciones en
convierte en más importante. Cuanto más Dynamics NAV de manera que usuario
tiempo emplean los usuarios en Dynamics se puede concentrar en el 10% que es
NAV, más importante es para ellos que relevante para su trabajo.
emplee con eficiencia su tiempo – lo cual
es un gran reto hoy en día. Englobar las funciones que el usuario
utiliza más, ayuda a aumentar su
Un estudio mostró recientemente que una eficiencia considerablemente – al mismo
semana laboral empieza a ser eficiente a tiempo.
partir del Martes a la 1 p.m. Empleamos
en la actualidad el 30% de nuestro El Centro de Rol más detallado
tiempo buscando datos e información. El centro de rol es un portal personal
Es más, sólo utilizamos el 40-60% de dentro de Dynamics NAV 2009,
la funcionalidad de nuestros sistemas proporciona al usuario acceso a las
informáticos. áreas seleccionadas de Dynamics NAV
basándose en la función, derechos y
La revolución de los roles a medida configuraciones personales de cada
Uno de los cambios más significativos usuario.
de Microsoft Dynamics NAV 2009 es el
interfaz de usuario basado en roles, el cual El centro de rol muestra datos específicos,
representa una innovación radical en la informes, notificaciones, documentos,
manera de utilizar el sistema. El objetivo resultados clave y tareas, según el rol
es dar a los usuarios la información y del usuario en la organización. De esta
herramientas necesarias para sus roles - y manera, los procesos de negocio están Ejemplos de Centros de Rol
dónde los necesiten - con el objetivo de más integrados con las tareas diarias de
mejorar su eficiencia. los empleados. La solución asegura que
los empleados recuerdan cada paso en los
4

5. procesos según su rol individual.
La usabilidad promociona la
eficiencia
El centro de rol no es sólo un nuevo
aspecto. En toda la aplicación, los
usuarios tienen la posibilidad de
optimizar su trabajo diario, por ejemplo
configurando accesos directos en el menú
superior de la pantalla, también familiar
en Office 2007 en cuanto apariencia
y funcionalidad. La familiaridad y los
métodos de trabajo comunes en la paleta
de Microsoft aumentan la eficiencia.
Microsoft también ha escuchado los La familiaridad y métodos comunes de trabajo aumentan la eficiencia.
requerimientos de los usuarios de
Dynamics NAV y se han realizado algunas
mejoras para facilitar el trabajo diario de de informe gráficos pueden ser insertados versión cliente básica.
los usuarios. en los centros de rol de manera que
el empleado recibe proactivamente En 10 de las 12 tareas diarias del estudio,
Las pestañas permiten ver la información informes que son relevantes para su rol el cliente basado en roles era mucho
más importante en una página. Cuando en cuestión. Si el empleado desea indagar más eficiente en relación con la versión
están cerradas la información más más en los resultados, sólo necesitará cliente clásica. Y el grado de satisfacción
importante se sigue mostrando. hacer un clic en el gráfico. expresado por los usuarios fue de 69
puntos con el cliente clásico y 93 puntos
BI para todos Dynamics NAV utiliza tecnología de SQL con la versión basada en roles.
Otra parte esencial del centro de roles Server, SharePoint y PerformancePoint
es la manera de pensar personalizada services, y juntos son una herramienta En un estudio similar de tareas periódicas
proporcionando la información que fuerte y flexible creada para Business más complejas, las tareas periódicas
los usuarios necesitan para tomar Intelligence y reporting. muestran una mejora de 14 puntos de
decisiones competentes. BI no es sólo porcentaje en la capacidad para ejecutar
para managers y analistas. Cada persona Resultados concretos tareas y la satisfacción aumentó de 67
en la organización debe tener acceso a los En el estándar, Dynamics NAV 2009 puntos con el cliente clásico a 80 puntos
informes y análisis que son relevantes contiene 21 centros de rol que pueden ser con el cliente basado en roles.
para sus roles. ajustados por el usuario individual y por el
cliente clásico. Los estudios de Microsoft Más información
Por lo tanto, el self-service de Business muestran una mejora del 22 por ciento Visite www.columbusit.es/navmag
Intelligence (BI) es una parte esencial de en la capacidad del usuario ejecutar sus
los nuevos centros de rol. Los elementos tareas diarias en comparación con la
5

6. Cada rol,
sus necesidades
El día empieza Una llamada del
En el trabajo con una reunión auditor
con Mary, Director Financiera El día de Mary empieza con una reunión Mary responde a una pregunta del
con gerencia para hablar de los resultados auditor sobre unas transacciones de
del mes pasado. Mary abre una vista de varios departamentos para poder
ventas desde el centro de rol, hace un realizar la auditoría. Mary encuentra los
despliegue de los resultados y exporta los departamentos y utiliza el rastreo de
datos a una hoja de cálculo Excel. auditoría para crear un informe con las
6 transacciones. 5

7. Mi día con mi centro de rol
Mis actividades: Las pilas de papeles
que me proporcionan una visión Mis listas: Aquí, puedo encontrar los listados
general y acceso directo a las tareas de datos que utilizo más frecuentemente
pendientes en las que debo trabajar. en mi trabajo y así puedo encontrar
rápidamente lo que necesito.
Mi comunicación: Outlook está
incluído en el centro de rol, y me Mis datos: Gráficos y estadísticas que me
proporciona una visión general de proporcionan la vista necesaria para tomar
los mails, citas y tareas sin salir de decisiones bien informadas.
Dynamics NAV.
Mis accesos directos: la pantalla de Mis notificaciones: Mensajes acerca
navegación me muestra las funciones de eventos y notificaciones que me
y vistas en Dynamics NAV que más permiten actuar proactivamente.
utilizo.
Monitorización Una última
del estado tarea
Entre reuniones, Mary comprueba En el centro de rol, Mary ve una
su centro de rol y ve que uno de sus notificación de que debe aprobar una
resultados clave ”Deudor, vencido 30+ orden de compra que está por encima de
días” está en rojo y excede la norma. la cantidad aprobada. Desde su centro de
Coordina una reunión para hablar con el rol, abre la orden de compra, la comprueba
jefe contable sobre el asunto. y la aprueba.
7

8. Cumplimiento
Los costes por cumplir con los estándares puede ser un reto para
las pequeñas y medianas empresas, pero seguir los estándares
puede ser también una oportunidad de negocio real.
En un clima económico en constante cumplirlos. es válida y con procesos de trabajo e
cambio, las exigencias de las compañías información transparente.
aumentan. Los costes para cumplir con esos
estándares pueden ser un gran reto para
Es necesario cumplir con los estándares las pymes. Los estándares pueden ser Dynamics NAV proporciona información
comunes en más y más áreas. Leyes e una oportunidad de negocio real para financiera de toda la organización. Todos
iniciativas como Sarbanes-Oxley Act y cualquier compañía ya que contribuyen los informes y análisis de Dynamics NAV se
Basel II así como un foco mayor en cumplir a proporcionar un mejor control sobre basan en los mismos datos.
con las legislaciones existentes han creado los procesos de negocio de la compañía y
nuevos retos que las compañías deben gestión del cliente. Esto hace posible que los empleados
tener presentes. encuentren fácilmente detalles, desde la
Información Accesible planificación de la producción hasta el
Incluso si una compañía no está Las compañías trabajan para cumplir estado del stock y pedidos de venta - en
directamente sujeta a los estándares con los estándares y son soportados una misma base de datos segura.
y regulaciones, puede que tenga por Dynamics NAV 2009 a medida que La estructura basada en roles única
requerimientos de partners para el sistema asegura que la información en Dynamics NAV 2009 contribuye a
Reunión de Una pregunta desde
En el trabajo Seguimiento con el producción
con John, Director Comercial Director
John se prepara para tener una reunión John responde a una duda del director de
con el CEO sobre los resultados de ventas producción, que solicita una explicación
de este mes. Directamente en su centro sobre algunas previsiones de ventas, de
de rol ve un gráfico con los resultados la cual él personalmente puede realizar
distribuidos por grupos de productos. el seguimiento de su desarrollo desde su
Despliega los resultados y los exporta a propio centro de rol. John mira el mismo
8 una hoja Excel. gráfico y indaga más en los resultados. 3

9. Es necesario cumplir con los estándares comunes en más y más áreas.
asegurar un alto nivel de precisión, ya
Acerca de los estándares
que la seguridad de los roles previene la Informes Efectivos
información incorrecta y redundante. Dynamics NAV 2009 contiene un gran El acta Sarbanes-Oxley es una ley
número de funciones de Business americana aprobada en el 2002, para
Seguir los Datos Intelligence que pueden ser utilizadas para responder a un gran número de escándalos
El objetivo clave cuando hay un gran crear informes más detallados como los financieros en el sector privado. El
número de estandarizaciones, es la requeridos por ejemplo, por el banco o los acta Sarbanes-Oxley establece los
capacidad para realizar el seguimiento estándares de Basel II. estándares para todas las compañías que
de los datos a través de los procesos proporcionan servicios públicos y cuya
contables hasta los documentos originales. Dynamics NAV 2009 también contiene intención es mejorar la auditoría estándar
más de 300 informes estándar y así, y mantener la responsabilidad de aquellas
Dynamics NAV 2009 proporciona una Dynamics NAV 2009 contribuye a hacer personas que informan la contabilidad y la
amplia funcionalidad de navegación, la que el cumplimiento de los estándares sea información financiera.
cual permite rastrear con facilidad los una oportunidad directa de negocio en vez
Otro estándar es Basel II, el cual establece
datos a través de todo el sistema. de un gasto innecesario.
un número de estandarizaciones
internacionales para el portafolio del
Dynamics NAV 2009 también hace posible Más información capital mínimo de los bancos, procesos
ver con precisión cómo, cuándo y quién ha Visite www.columbusit.es/navmag de auditoría y disciplina del mercado.
editado o creado datos en las diferentes Esto conlleva una gran demanda en las
cuentas. compañías que desean pedir prestado
dinero en esos bancos.
Reacción Una simple tarea
rápida administrativa
Por la tarde, John comprueba su centro de En el centro de rol John ve una notificación
rol y ve que los resultados de “valor ratio de que debe responder al recibo de gastos
del pipeline” está en rojo para uno de de un consultor que ha excedido el límite.
los consultores de ventas. Organiza una John abre el recibo directamente desde el
reunión con el consultor para hablar sobre centro de rol, comprueba los detalles y los
lo que ha sucedido y cómo el consultor aprueba electrónicamente.
puede conseguir más leads en el pipeline. 9

10. Organizaciones
Internacionales
Las compañías que son internacionales
o que tienen más de una sede tienen
un reto especial cuando incorporan una
El reto es obtener una sola solución que
solución de negocio: obtener una solución
de negocio que cubra las diferentes
cubra las diferentes necesidades de las
necesidades de cada sede. sedes.
Habitualmente, las diversas sedes en la
organización no tienen el mismo grado de
complejidad. podrá añadir las soluciones verticales o las subsidiarias a la empresa central.
funciones específicas para su sector y que Dynamics NAV puede transferir datos
La sede central normalmente tiene unos sean importantes para cada sede. entre varias estructuras de cuentas,
requerimientos muy especiales y las sedes gestionar el recálculo entre divisas y
más pequeñas normalmente no tienen Dynamics NAV asegura el intercambio crear informes financieros entre
recursos para incorporar y mantener el de datos con la solución de negocio de diferentes software y tecnologías.
sistema central de la empresa. la sede central tanto si es una solución
ERP Dynamics NAV, Dynamics AX u otra Visión interna y Business Intelligence
Estructura Multi-Sitio solución empresarial. La visión interna del negocio se mejora
La solución a este reto es dejar que la gracias a las herramientas de análisis
sede central utilice su propia solución Ventajas en Dynamics NAV.
corporativa y las otras sedes una solución Este acceso a Dynamics NAV de las sedes, Podrá crear cubos OLAP basados en
menos compleja. se integra con la solución de la sede central, los datos del sistema y el empleado no
y proporciona las siguientes ventajas: necesitará soporte avanzado en TI.
Esto requiere que las soluciones
implicadas sean idóneas para el Cubrir las necesidades locales Los empleados de finanzas pueden ver
intercambio de datos entre varias Cada sede individual obtiene una los informes con herramientas
estructuras. Aquí es dónde Dynamics NAV solución que encaja con sus familiares como SharePoint y Excel.
encaja, ya que es la solución perfecta para necesidades porque Dynamics NAV está
todas las sedes. diseñada para pequeña y mediana También podrá configurar
empresa y cubre toda la legislación notificaciones que se lancen cuando
Dynamics NAV en subsidiarias local y procesos de negocio. una situación crítica aparezca en una
En la práctica, el procedimiento es preparar sede y así la sede central puede
una versión común para Dynamics NAV, Consolidación financiera efectiva reaccionar proactivamente a la
la cual contendrá todas las funciones Dynamics NAV mejora los procesos situación actual en las subsidiarias.
generales para todas las sedes. Además para la consolidación financiera de las
10

11. Dynamics NAV integra a la compañía central con el
sistema TI, mientras cubre las necesidades de cada
subsidiaria según el tipo de negocio o tamaño de
la sede.
Sede Central AX,
NAV u otra solución
empresarial
Sede
Dynamics NAV
Sede
Dynamics NAV
Sede
Dynamics NAV
Un único enfoque no encaja a todos
Integración sencilla funciones de intercompañía en deberían por lo tanto tener diferentes
Dynamics NAV gestiona la integración Dynamics NAV le ayudan a crear todos los soluciones de negocio. Una misma medida
de datos entre la sede central, las documentos de ventas y compras puede no encajar igual para todos.
soluciones de TI necesarios así como las entradas
y las sedes con Dynamics financieras - a través de todas las Dynamics NAV le asegura el cumplimiento
NAV. Esto tiene lugar gracias compañías. Las transacciones entre de las necesidades informáticas de cada
a los estándares familiares: XML compañías se procesan como ventas y sede e intercambia de manera efectiva los
documentos, el servicio Web estándar compras comunes; no hay necesidad de datos de los procedimientos financieros y
y la integración del software, Microsoft dobles entradas y no hay necesidad de de la cadena de suministro entre sedes.
BizTalk. enviar, recibir o imprimir documentos.
Más información
Cadena de Suministro efectiva El resultado Visite www.columbusit.es/navmag
Las transacciones entre las compañías Las sedes centrales y subsidiarias tienen
son más sencillas de gestionar. Las diferentes necesidades de negocio y
11

12. Columbus IT es una consultora global de tecnología con más de 1,200 empleados que trabajan en 30 países.
Con más de 20 años de experiencia, destacamos por nuestras soluciones específicas para casa sector: Retail,
Fabricación e IEM, Distribución, Alimentación y muchos otros. También tenemos el reconocimiento de
nuestras referencias de Microsoft Dynamics ERP, CRM y soluciones de BI. Nuestros clientes nos eligen por
nuestra capacidad de hacer bien el trabajo, probado por más de 5000 instalaciones con éxito desde el 1989 - y
por nuestros empleados que tienen el más alto nivel de profesionalidad y confianza.
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Si estos son los profesionales que desea en su equipo de implementación ERP, BI o CRM, le invitamos a que
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