La carta presenta una propuesta de Docutek S.A.S. para prestar servicios técnicos a los equipos de impresión del Senado de la República de Colombia, incluyendo mantenimientos preventivos y correctivos, durante un periodo de 9 meses. La propuesta detalla los equipos, servicios, alcance del contrato, valores agregados, planes de contingencia, confidencialidad y mecanismos de inspección.

1. CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA

2. CARTA DE PRESENTACIÓN
Servicio Técnico a Equipos de Impresión
Senado de la República de Colombia
Neiva, Enero 13 de 2013
Señores:
SENADO DE LA REPUBLICA
Bogotá D.C.
DOCUTEK S.A.S., es una compañía proveedora de productos y servicios,
en Soluciones Documentales y Tecnología, que le ayudan a optimizar su
operación a través de sistemas integrales de comunicación y lograr así el
objetivo principal de su Empresa.
Contamos con un equipo altamente capacitado directamente por los
fabricantes, lo cual nos permite garantizar a nuestros clientes una
solución óptima y operación continua.
Nos caracterizamos por usar tecnología de punta, la amabilidad de
nuestra gente, la pronta respuesta a los requerimientos y la calidad de
las marcas que representamos en Colombia.
Basados en el respaldo obtenido de las marcas y la experiencia en el
mercado, nos permitimos ofrecer para los diferentes equipos de
Impresión instalados en sus Oficinas, los siguientes productos y servicios:

3. CARTA DE PRESENTACIÓN
Servicio Técnico a Equipos de Impresión
Senado de la República de Colombia
 Venta de Equipos de Impresión, Fotocopiado y Scanner.
 Renta o Outsourcing de Equipos de Impresión.
 Impresión Masiva de Documentos.
 Servicio Técnico especializado.
 Tóner y consumibles.
 Repuestos.
 Software de Gestión Documental
La prioridad de nuestra compañía es prestar el mejor servicio y proveer
los mejores productos al precio más favorable para nuestros clientes,
con la única finalidad de su satisfacción en la operación de sus Equipos.
Esperamos contar entre nuestros distinguidos clientes con una
Corporación como EL SENADO DE LA REPUBLICA.
Gracias por su atención.
Atentamente,
ALEX MAURICIO GAITAN
Representante Legal

4. PROPUESTA TÉCNICO-ECONÓMICA
Servicio Técnico a Equipos de Impresión
Senado de la República de Colombia
SERVICIOS Y SOLUCIONES DOCUMENTALES DOCUTEK S.A.S. con Nit.
900.521.688-7, de acuerdo con las condiciones que se estipulan en el
pliego de condiciones, presentamos la siguiente propuesta para la
prestación del Servicio Técnico a equipos de impresión en las Oficinas
del Senado de La República, incluyendo atención permanente,
mantenimientos preventivos y correctivos, instalación de Repuestos
suministrados por el Senado de La República y en caso de que nos sea
aceptada por El Senado de La República, nos comprometemos a firmar el
contrato correspondiente.
OBJETO.
SERVICIOS Y SOLUCIONES DOCUMENTALES DOCUTEK S.A.S.. Prestará
Servicio Técnico a equipos de impresión instalados en las Oficinas del
Senado de La República, incluyendo atención permanente¬
mantenimientos preventivos y correctivos, instalación de Repuestos
suministrados por el Senado de La República.
ALCANCE DEL CONTRATO
SERVICIOS Y SOLUCIONES DOCUMENTALES DOCUTEK S.A.S.,
Prestará Servicio Técnico a equipos de impresión instalados en las
Oficinas del Senado de La República, incluyendo atención permanente,
mantenimientos preventivos y correctivos, instalación de Repuestos
suministrados por el Senado de La República en un periodo de 09 meses,
a partir del 1 de Marzo de 2014 hasta el 30 de Noviembre del 2014.

5. PROPUESTA TÉCNICO-ECONÓMICA
Servicio Técnico a Equipos de Impresión
Senado de la República de Colombia
Ejecución de mantenimiento preventivo, correctivo, atención oportuna
de fallas de los equipos con mala calidad de impresión. Envió de
informes de los de repuestos e insumos requeridos por los diferentes
equipos, en tiempo oportuno para realizar su correspondiente instalación
sin afectar la operación continua de los Equipos en sus oficinas.
Lo anterior se realiza mediante personal técnico de planta en las
instalaciones del Senado de la República en la ciudad de Bogotá.
Para garantizar el correcto y permanente funcionamiento de los Equipos
se requiere mantener un Stop de los consumibles utilizados por estos, de
los cuales se dará un listado inicialmente a la persona encargada de la
Ejecución del Proyecto por parte del Contratante.
Valores agregados a nuestro servicio son: capacitación en la operación de
los equipos, instrucción de corrección en caso de anomalía leve,
asistencia presencial, telefónica o internet para solución de anomalías
leves, suministro de los manuales de operación y software de impresoras
para su instalación y operación.
DESCRIPCION Y REQUISITOS DEL SERVICIO
El servicio técnico ofrecido para los Equipos de Impresión en Las
instalaciones del Honorable Senado de La República, tiene como
principal objetivo mantener el optimo y continuo funcionamiento de los
procesos de impresión adelantados en las diferentes oficinas.

6. PROPUESTA TÉCNICO-ECONÓMICA
Servicio Técnico a Equipos de Impresión
Senado de la República de Colombia
IDENTIFICACION Y UBICACIÓN DE LOS EQUIPOS

7. PROPUESTA TÉCNICO-ECONÓMICA
Servicio Técnico a Equipos de Impresión
Senado de la República de Colombia
Los Equipos mencionados es la cantidad informada, no obstante por
mejoramiento de las actividades que utilizan este recurso puede reducir
o incrementar el número de equipos hasta 10 adicionales, esto con
información previa de parte del Contratante.
CARACTERISTICAS MINIMAS DE LOS SERVICIOS
•Mantenimientos Preventivos
Atención Técnica, consistente en la visita del personal especialista quien
revisará el equipo, además de darle servicio de limpieza y ajustes
necesarios a las diferentes unidades y partes del mismo. Se realizarán 3
servicios a cada Equipo en el término de la duración del Contrato.
•Mantenimientos Correctivos
Asistencia especializada, consistente en la visita del personal
capacitado, acudiendo a la falla reportada por los usuarios, realizando
revisión del Equipo, diagnosticando el motivo y procediendo a realizar la
reparación correspondiente o el reporte de los repuestos requeridos. Se
realiza cada vez que el Equipo presente alguna falla.
INICIO DE LABORES E INFORMES
Todos los servicios serán iniciados y adelantados conforme al cronograma
establecido inicialmente para la ejecución del proyecto.
Al inicio del contrato se realizará el diagnóstico de cada Equipo,
estableciendo prioridad sobre aquellos que requieran asistencia

8. PROPUESTA TÉCNICO-ECONÓMICA
Servicio Técnico a Equipos de Impresión
Senado de la República de Colombia
CONTINGENCIA Y SOPORTE
SERVICIOS Y SOLUCIONES INTEGRALES S.A.S. presentará un plan de
Contingencia y soporte, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
• Tiempo máximo de respuesta.
• Tiempo máximo de solución.
• Equipo y personal dedicado.
PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD
SERVICIOS Y SOLUCIONES INTEGRALES S.A.S. se obliga y
compromete a observar rigurosa confidencialidad con toda la
documentación entregada por EL SENADO DE LA REPUBLICA, tanto de
su propiedad, como de terceros, que hubieren podido servir de
soporte en el estudio de otros documentos. Por ello, ninguno de los
documentos podrá ser revelado total o parcialmente a terceros.
Este acuerdo de confidencialidad obliga al contratista, no solo durante la
duración del contrato con EL CONTRATANTE, sino hasta que dicha
documentación se haya hecho pública sin restricción.
Teniendo en cuenta que el contratista recibirá y tendrá acceso a diversa
información de carácter reservado y confidencial, éste se
compromete expresamente a:

9. PROPUESTA TÉCNICO-ECONÓMICA
Servicio Técnico a Equipos de Impresión
Senado de la República de Colombia
Mantener en forma confidencial y guardar con la debida reserva toda la
información relativa al contrato que se celebre y a no revelar sus
términos o condiciones técnicas a persona alguna, salvo autorización
previa y escrita de EL CONTRATANTE o autoridades competentes.
Hacer que sus representantes, asesores y colaboradores cumplan con
esta obligación de confidencialidad, haciéndoles saber y pactando en los
contratos correspondientes esta obligación.
No utilizar la información, ni permitir que sus representantes, asesores,
colaboradores la utilicen de alguna manera que pueda resultar
perjudicial para EL CONTRATANTE o cualquiera de ellos, salvo con
relación a la prestación de los servicios.
No hacer, permitir, solicitar y no asistir a otras entidades, personas o
empresas, revelando la información suministrada.
No duplicar, imprimir o de cualquier forma reproducir cualquier
información suministrada, excepto para el uso del objeto del contrato.
En caso de incumplimiento de lo anterior, EL CONTRATANTE podrá dar
por terminado el contrato, sin que esto exonere al contratista para que
responda por los perjuicios ocasionados.

10. PROPUESTA TÉCNICO-ECONÓMICA
Servicio Técnico a Equipos de Impresión
Senado de la República de Colombia
INSPECCIÓN
EL SENADO DE LA REPUBLICA, podrá inspeccionar en cualquier momento
la prestación de los servicios contratados, pudiendo efectuar esta
inspección mediante su propio personal o el que para ello designe.
Atentamente,
Nombre: SERVICIOS Y SOLUCIONES INTEGRALES DOCUTEK S.A.S.
Nit o C.C. No: 900.521.688-7
Matrícula No: 00230634 de la Cámara de Comercio de Neiva
Dirección: Calle 20A Bis No.44-17
Correo Electrónico: gerencia@docutek.com.co
Ciudad: Neiva
______________________________
ALEX MAURICIO GAITAN
C.C. 88.229.358 Expedida en Cúcuta
REPRESENTANTE LEGAL

11. ATENCIÓN A CLIENTES
Oficina Principal en Neiva Calle 20ª BIS N°44 – 17
Agencia Cúcuta Calle 14 N°11-63 LOCAL 106
Tel. (7) 5739633 - 5739470
Cel. 3177148668 – 3123826372
Email: servicioalcliente@docutek.com.co
docutek.sas@gmail.com
Colombia