Modelo portal de compras sharp v2

1. Portal de
Compras
Presentación de Producto

2. Operativos •Acumulación de labores manuales de digitación
•Costos adicionales de procesamiento
Normativos
•Falta de acceso a los archivos XML y sustentos adjuntos
•Riesgo de acotaciones por declaración de documentos
electrónicos no informados, rechazados o dados de baja
Control
• Carencia de control del proceso
integral
• Colas y uso intensivo de papel
Problemática del Procesamiento Manual de C.E.

3. Situación Actual
• Cada vez más proveedores serán emisores
electrónicos; sin embargo, la información
recibida por email se sigue buscando,
descargando y procesando de forma manual.
• En lugar de sacar provecho de las ventajas del
intercambio electrónico de información, se
genera más trabajo operativo.
Bandeja de
Entrada Email
Proveedor Emite
Facturas Electrónicas
Procesamiento
Manual de la
Información

4. Beneficios Esperados
• Automatizar progresivamente el proceso de
registro de facturas de proveedores, sean estas
físicas o electrónicas.
• Habilitar una plataforma virtual corporativa de
intercambio de información con los proveedores.
• Digitalizar el proceso de recepción de
documentos en Mesa de Partes y las
comunicaciones con sus proveedores.

5. • El Proveedor puede validar la
información de OC, HES y
MIGO en línea, asi como
adjuntar la información
digitalizada (imágenes) de
documentos que antes tenía
que entregar físicamente.
• Registro semi automático de
documentos
• ELIMINACION DE COLAS
Beneficios
de la
Integración
Integración con SAP

6. Nuestra Solución
2. Las facturas
electrónicas llegan
a la Bandeja de
Entrada Email
1. El Proveedor Emite
Facturas Electrónicas
Web de
Recepción de
Facturas
PDF + XML
D
A
5. La data
adjunta se
archiva y
organiza en
carpetas del
cliente
7. Desde SAP podrá
visualizarse la
información adjunta y
el log de ocurrencias:
fecha de correo, fecha
de validación, fecha de
contabilización, etc.
8. Se exportará a la
web la información del
pago de las facturas
para consulta de
Proveedores
B
3. La data electrónica se
sube a la Web, previa
validación en SUNAT, y
queda lista para ser
complementada por el
Proveedor
4. El Proveedor ingresa
para complementar la data
de sus facturas
electrónicas (documentos
adjuntos orden de compra
HES, etc.) o a registrar la
data de sus facturas físicas
F
E
6. Previa validación
de que los datos
ingresados sean
correctos, se pre
registran las
facturas en SAP

7. Diseño

8. Funcionalidad
Validación de Facturas Electrónicas
• Las facturas electrónicas se extraen de la
bandeja de correo (XML y PDF).
• Se valida cada documento en SUNAT.
• Archivo de información adjunta en servidor de
base de datos.
• Pre registro de documentos.

9. Funcionalidad
Market Place de Proveedores
• Vista para relacionar facturas con MIGO y HES.
• Vista para adjuntar facturas físicas.
• Vista para adjuntar información complementaria:
orden de compra, actas, guías firmadas, etc.
• Vista de consulta de estado de facturas:
Registrada, Aceptada, Rechazada, Pagada.
• Vista de descarga de documentos por factura:
retenciones y detracciones.

10. Funcionalidad
Integración con SAP
• 100% integrado con SAP.
• Interfaz de envío de HES y MIGO. SAP – Web.
• Interfaz de actualización de facturas, archivos y
pre registro. Web – SAP.
• Interfaz de registro y pago de facturas. SAP –
Web. Consulta de proveedores.
• Interfaz recepción de facturas electrónicas.
Email – Web.

11. Diseño Web Responsive
Por cada comprobante el proveedor determinará el tipo de operación y subirá
los correspondientes adjuntos que se hayan definido como pre requisitos…

12. Diseño Web Responsive
Luego se ingresan los
datos complementarios
OC y Guías (por
ejemplo), en caso que
no hubieran sido
incluidas dentro del
XML.
Se realizan validaciones
de importe, moneda,
RUC, entre otros…
Hasta que se
ingresan los valores
correctos y la
validación es exitosa
Y el documento se
envía a SAP

13. Diseño Web Responsive
Una vez que los
documentos son
recibidos /
contabilizados en
SAP, se actualizan
en el Portal sus
fechas de pago
estimadas en
función a las
condiciones de
pago…
Cuando el
comprobante es
pagado, el
proveedor verá el
cambio de estado
y podrá acceder a
los detalles del
pago efectuado

14. Integración con SAP
• Monitor SAP con filtros configurables.
• Acceso a la información adjunta y a los datos
cargados en Web

15. Arquitectura

16. Arquitectura Sugerida
Proveedores
Servidor de
Aplicación
Web
(DMZ)
Servidor de
Correos
(bandeja de
recepción de
comprobantes)
Servidor de
Base de Datos
y Archivos
Servidor Windows 2016. 16
Gb RAM. PuntoNet Core, SQL
Server 2016 y 200 Gb de
Disco Duro.
Servidor Windows
2016. 16 Gb RAM y 200
Gb de Disco Duro
(*) Arquitectura Serverless:
Se realizarán adaptaciones en ciertos componentes,
tales como el storage y los servicios de validación y
publicación front end, de manera que el costo mensual
pueda ser reducido. Existirá igual un servidor central que
permita orquestar las operaciones, y el efecto final del
conjunto será el descrito en esta lámina. La arquitectura
final resultante será detallada dentro de un documento
específico: Manual de Arquitectura Cloud.

17. Cronograma Base

18. Cronograma Propuesto
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12
Análisis
DESARROLLO Go Live
Recepción de Facturas (web)
PRUEBA DE
USUARIO
PREP.
FINAL
DESARROLLO
Integración SAP
PRUEBA DE
USUARIO
PREP.
FINAL

19. Retorno de Inversión

20. Análisis del Retorno de la Inversión
Mejoras Esperadas Ahorro en Soles x comprobante
Búsqueda y descarga de documentos XML y PDF en
bandeja de correo. (1 minuto)
1 minuto ≈ S/ 0.3
Validación en SUNAT. (2 minutos) 2 minutos ≈ S/ 0.6
Validación de datos de Orden de Compra y HES o
MIGO. (1 minuto)
1 minuto ≈ S/ 0.3
Digitación de datos de comprobante en transacción
MIRO. (2 minutos)
2 minutos ≈ S/ 0.6
Costo de oportunidad por personal realizando
actividades sin valor agregado
A definir por Empresa
Costo de oportunidad por el riesgo de ingresar
datos errados con el posterior reproceso y el riesgo
de perder información sensible (XML).
A definir por Empresa
Total Aproximado S/ 1.8
Sobre una base de 5,000 documentos mensuales, el costo anual mínimo es de
aproximadamente USD 35,000 (sin considerar costo de oportunidad y riesgos)

21. GRACIAS