Conoce como con nuestro sistema de recepción de facturación electrónica en SAP puedes aprovechar al máximo las facturas que recibes electrónicamente y automatizar tus cuentas por pagar en SAP: - Optimizar, automatizar y ganar tiempo en el proceso de recepción de facturas. - Sacar mayor provecho a tu sistema SAP ECC o S/4 HANA. - Tener todo el control y proceso contable en un mismo sistema. - Ahorrar en costos operativos y optimizar el tiempo de tus colaboradores. - Evitar costos de procesamiento por factura. - Centralizar el proceso de recepción de factura e integrar con los demás módulos de SAP como el financiero y logístico.

1. www.it-nova.co
IT.NOVA SAS
Ahorra costos y automatiza
la recepción de tus facturas
electrónicas en SAP
John Ferro – Socio Director
Carlos Marín – Socio Director
Febrero 21 - 2023

2. ¿Quiénes somos?
+10 países
Alianzas de
clase mundial
+1 un
millón
Bogotá +57 (1) 747 71 71
Medellín +57 (4) 448 71 41
CDMX +52 55 416 11 450
De usuarios activos en
analítica
+100 clientes
en Latinoamérica
Mas de 100 clientes satisfechos
con nuestros servicios y
soluciones
Colombia
México

3. ¿Qué hacemos?
Adquisición
Y extracción
Transformación
Consolidación
Explotación
Automatización
¡Gestionamos todo el ciclo de vida del dato para volverlo un activo estratégico para su
compañía !
Extracción de cualquier
fuente de dato, local o
cloud y levantamiento de
datos estructurados o no
estructurados como
lectura de sensores o
levantamiento de
información en campo
Proyectos de ETL / ELT,
integración, RPA,
calidad de datos,
gobierno de datos
Consolidación del dato
por medio de bodegas
de datos, lagos de datos,
Big data, virtualización
de datos, Bodegas de
datos en tiempo real,
Onpremise o cloud.
Explotación del dato por
medio de Reporteria
empresarial,
Inteligencia de negocios,
analítica avanzada y
datascience
Automatizamos la
analítica avanzada o
datascience, proyectos de
automatización con RPA o
BOTS analíticos

4. ¿Qué hacemos?
Gestión de datos
Automatización
Reportería
Empresarial
Inteligencia de
negocios
Analítica Avanzada
Ciencia de datos
Servicios delegados

5. ¿Con qué lo hacemos?
Tenemos las mejores soluciones para resolver tus retos de negocio

6. Ahorra costos y automatiza
la recepción de tus facturas
electrónicas en SAP

7. Retos
• Agilizar el proceso de CxP
• Disminuir la carga operativa y eliminar la transcripción manual de documentos
• Disminuir el margen de error asociado a la intervención manual (automatización)
• Emitir de manera automática los eventos de RADIAN
• Optimizar el proceso y evitar conflictos con los proveedores

8. Enfoque de solución
01 02 03 04
Carga documentos a
partir de una
ubicación o dirctorio
especifico
Cargar documentos
Aplicación de
validaciones básicas
de XML y registro en
el monitor de
recepción.
Validación y proceso
XML
Verificación de la
factura y aplicación
de las reglas de
negocio definidas.
Verificación reglas
de negocio
Procesamiento de
cada documento con
base en la información
contenida en el XML.
Procesamiento

9. BOT
Enfoque de solución
Receptor Facturas
Gestiona .ZIP
Gestiona .XML
Almacena
Información
Válida Reglas
negocio
Valida XML
Carga datos
Motor Recepción
Aprobación o
rechazo
Monitor
Recepción
Registro Pre
factura (MIR7)
Registro Pre
factura (FB60)
Consulta de
documentos
Lee Correo
Cargar Factura
Monitor
Eventos Radian
• Acuse de recibo de bienes o servicios
• Acuse de recibo de factura electrónica
• Acuse de aceptación de factura elec.

10. Extracción de documentos
Descargar los adjuntos de los
correos electrónicos a la ubicación
requerida, bien sea una ruta local,
un servicio FTP, consumo de web
service o una cuenta de
almacenamiento en la nube.
Componentes
• Conexión a Cuentas de Correo: Se realiza la conexión al servidor o cliente de correo requerido y se descargan los
adjuntos en una ubicación local
• Gestión de Archivos: Gestiona los procesos de copia, movimiento y renombre de cada tipo de archivo (XML, PDF,
ZIP, entre otros) a una ubicación local o remota
• Notificación: Programa y ejecuta las notificaciones del estatus del proceso realizado, a través del envío de un
correo electrónico o en un archivo de registro log
Proceso detallado
ETL / BOT

11. Cargar documentos
• Carga de los archivos XML y PDF con estructura válida en el monitor de
facturación.
• Log de ejecución en donde se indicarán los archivos procesados y su resultado.
• Carga de facturas recibidas de forma manual (ventanilla) a partir de un archivo
Excel
Validación y proceso XML
• Validaciones básicas a nivel del documento XML
• En caso de error, envío automático de mensaje de correo al proveedor y
responsable interno
• Visualización de la representación gráfica (con o sin pdf)
Validación reglas de negocio
• Validación objetos de negocio contenidos en el documento XML (pedido, orden
de compra, entrada de mercancía o aprobación del servicio)
• Relacionamiento de los documentos adjuntos referenciados en SAP (automático
y manual)
• Para los documentos correctos, el sistema permitirá el llamado de la BAPI SAP
estándar
Validación y procesamiento
Proceso detallado

12. El motor de facturación electrónica es
un programa desarrollado en ABAP el
cual puede ser programado o
ejecutarlo en línea y permite la carga
de los archivos de facturación
electrónica XML y PDF.
Motor de recepción de facturación electrónica
Funcionalidades

13. Nuestro sistema de recepción de
facturación electrónica provee un
monitor, el cual permite ver la
información de facturas.
Adicionalmente, permite ver el log de
errores y el documento XML y PDF
recibido, para que el usuario de
facturación electrónica pueda
gestionar los documentos.
Monitor de recepción de facturación electrónica
Funcionalidades

14. Funcionalidades
03
02
01 04
Contabilizar
Documentos
de referencia
Eventos
Radian
Asignación
por usuario
Por documento
para su
tratamiento y
gestión.
Generación de los
XML y
transmission
correspondiente.
Relación de
documentos de
referencia en
SAP.
Contabilización de
documentos en
SAP y referencia
en el monitor.

15. Algunos clientes de documentos electrónicos

16. Integración nativa con SAP ERP.
Usar un solo sistema para el proceso de facturación electrónica.
Monitorear toda la trazabilidad de los documentos (facturas, notas crédito, notas débito) y gestionar los
errores desde SAP.
Facilidad de ajustar el sistema a procesos propios de la
organización.
Usuarios familiarizados con el uso de SAP, lo cual ahorra tiempo y dinero en entrenamiento y curva de
aprendizaje.
Evite cargos adicionales por licencias, infraestructura y pagos mensuales y/o anuales por volumen de
recepción
$
Propuesta de valor

17. Parametrización en los
módulos de SD y/o FI para
la recepción de facturación
electrónica
Soporte mediante
consultoría por demanda
para cubrir cambios en la
normatividad
Consultoría en la definición
de procesos de recepción de
facturas y su impacto
Integraciones a través de SAP
PI/PO, HCI o Talend Open Studio
Consultora técnica ABAP y BASIS
para customizaciones y
adecuaciones del sistema
Propuesta de valor

18. Casos de uso
Datos Promedio mensual de facturas: 25.000
65% optimización del proceso
Proceso principal: Facturación de EDS para
cobro de combustible
Datos Promedio mensual de facturas: 34.000
85% optimización del proceso
Proceso principal: Facturación de servicios
de Mantenimiento de vehículos

19. Demostración

20. Sesión de Preguntas

22. IT-NOVA
@it_nova
IT-NOVA
info@it-nova.co
www.it-
nova.co
John Ferro
Socio Director
Móvil: + 57 3146412231
john.ferro@itnova.co
www.it-nova.co
Carlos Marín
Socio Director
Móvil: + 57 3156483049
carlos.marin@itnova.co