Características básicas de Microsoft Office 2013

2.  Office 2013 presenta una nueva forma de trabajo
en la nube el cual ayuda a mantenernos conectados
con todos nuestros documentos a través de los
distintos dispositivos móviles en el mercado.
 Cuando instala Office 2013 y accedes a cualquiera
de las aplicaciones, aparecerá una ventana que nos
da la bienvenida a Office 2013, pulse clic en el
botón Siguiente y luego aparecerá un vídeo donde
nos hace una demostración de cómo trabaja el
nuevo Office 2013. Puede terminar de ver el vídeo
o simplemente hacer clic en la X para cerrar

3.  Todos los programas de Office 2013 presentan casi la misma
estructura y el diseño de sus ventanas. Todos los programas de
Office 2013 tiene la famosa Cinta de opciones, que desde Office
2010 se había decidido implementar. En la versión de Office 2007
solo lo utilizaba Word, Excel, Access, PowerPoint y parte de
Outlook.

4.  En Office 2013 aún existe una barra de herramientas que contiene algunos
comandos comunes para trabajar con los archivos llamada Acceso rápido.
Esta Barra de herramientas de acceso rápido se encuentra a la izquierda
de la barra de título y en programas como Word, Excel entre
otros, presenta tres botones clásicos (Guardar, Deshacer y
Rehacer/Repetir).

5.  A la derecha de la barra de herramientas de acceso rápido se encuentra una flecha de
nombre Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Al hacer clic en esta flecha se
muestran varios comandos que puede agregar a la barra. Todos los comandos de esta lista que
tengan un visto bueno (Checking) nos indica que están activos y por lo tanto se muestran en la
barra. Haga clic en el nombre de un comando para activar o desactivarlo.
 Además de la lista de comandos que aparece en la flecha Personalizar barra de herramientas
de acceso rápido, también encontrará tres opciones importantes.
 Modo táctil: Permite activar el comando Modo táctil en la barra de herramientas de acceso
rápido. Cuando hace clic sobre el comando Modo táctil, la Cinta de opciones de la aplicación
sufre ciertos cambios de visualización. La siguiente imagen muestra una cinta de opciones con
comandos más grandes y una separación adecuada para el manejo de pantallas touch.

6.  Más comandos: Desde esta opción podrá activar el cuadro
de diálogo Opciones de Word con la opción Barra de
herramientas de acceso rápido activa. Con esta opción podrá
personalizar los comandos que se encuentran en la barra.

7.  Mostrar debajo de la cinta de opciones: Permite mover la barra de
herramientas de acceso rápido y posicionarlo por debajo de la Cinta de
opciones. Cuando la barra está por debajo de la cinta, entonces ahora
aparecerá la opción Mostrar por encima de la cinta de opciones.

8.  LA CINTA DE OPCIONES
Aunque fue una novedad en Office 2007, en esta versión, todos
los programas han adoptado la Cinta de opciones al igual que en
Office 2010. Con la cinta de opciones, podemos trabajar
intuitivamente con las aplicaciones, ya que están muy bien
organizadas por nombres en sus respectivas fichas, además, cada
ficha posee su propio grupo y cada grupo sus propios
comandos.

9.  El nuevo Backstage es una interfaz para trabajar con los archivos de sus
programas. Se puede ingresar al Backstage desde la ficha Archivo que en
realidad, reemplaza al botón de Office en la versión 2007. Cuando hace clic en la
fichaArchivo, podrá ingresar al nuevo Backstage y encontrará una serie de
opciones interesantes, entre ellas, las opciones de Imprimir y la vista preliminar.

10. La MiniBarra de herramientas está presente en todas las aplicaciones de Office
2013, generalmente cuando se escribe texto. Al seleccionar un texto o hacer clic
derecho en esa selección, aparece una pequeña barra de herramientas (por ello
el nombre Mini Barra) con una serie de comandos de fácil uso.
La siguiente imagen muestra la MiniBarra de herramientas en acción.
Simplemente se selecciona el texto y mueva lentamente el puntero hacia arriba
de la selección, verá como poco a poco se va mostrando los comandos.

11. En esta nueva versión de Office se mantiene el modo Live preview o vista preliminar
en vivo. Por ejemplo, cuando se selecciona un texto y hace clic en la flecha del
comando Tamaño de fuente por ejemplo, al señalar cada opción de la lista
desplegable podrá ver una vista previa en vivo, de esta manera puede saber si lo que
va a aplicar es lo adecuado para su trabajo, y si está de acuerdo, simplemente hace
clic en el ítem para aplicarlo

12. En Office 2013 encontrará la barra de estado del programa en la parte inferior de la
ventana de la aplicación. Por lo general la barra de estado presenta diversos detalles del
contenido de su documento. Por ejemplo, cuando trabaja en Word 2013 la barra de
estado presentará información sobre el número de páginas que contiene el documento o
el idioma del mismo. Si usa Excel 2013 encontrará información sobre la celda si está en un
estado de introducción de textos o inclusive los resultados rápidos de algunas funciones.
Al extremo derecho encontrará la Barra de herramientas Vista. Desde esta sección podrá
ver las diversas vistas que posee una aplicación como la Vista Diseño de Impresión o
Lectura en Word 2013, o vistas de Presentación en PowerPoint.

13. Desde hace mucho tiempo que los paneles y los cuadros de diálogo aún siguen
existiendo a pesar de todos los cambios que ha habido en Office desde sus primeras
versiones. Tanto los paneles como los cuadros de diálogo presentan comandos u
opciones adicionales para trabajar con sus textos o cualquier objeto.
En la cinta de opciones, más específicamente a la derecha de los nombres de
grupos, encontrará un pequeño botón llamado Iniciador de cuadros de diálogo. Este
iniciador dará pie a que aparezcan en pantalla un cuadro de diálogo o un panel si es el
caso. Por ejemplo, en el grupo Portapapeles encontrará un Panel y en el grupo Fuente se
activará un cuadro de diálogo.

14.  Office 2013 ha sido creado para completar su experiencia con los dispositivos
táctiles. Por lo tanto al activar el modo táctil los comandos se ajustarán para que les
sea más fácil la navegación y uso de sus herramientas preferidas. Pero, también
debe saber que dependiendo del tamaño de resolución de su pantalla, la forma en
cómo se muestran los comandos en Office 2013 puede variar.

15.  Casi todas las aplicaciones de Office 2013 tienen el mismo método para guardar un
archivo. Puede comenzar un documento en blanco y luego, después de cinco
minutos, guardarlo. Otras aplicaciones como Access 2010, te obliga a guardar primero la
base de datos para que pueda comenzar a trabajar. Para acceder a las opciones de
guardar, debe ingresar a la vista Backstage desde la ficha Archivo. En esta vista, puede
encontrar dos comandos comunes, como por ejemplo Guardar y Guardar como.

16. Cuando trabajamos con Access 2010 deberá crear primero la base de
datos. Las bases de datos de Access 2010 se guardan por defecto en la
carpeta Mis documentos o la biblioteca Documentos.
Para crear una base de datos en blanco y que esta se guarde
automáticamente en la biblioteca Documentos, siga estos pasos.
1° En el Backstage, haga clic en Base de datos del escritorio en blanco.

17. Para conservar el formato de sus archivos cuando los comparte con otros
usuarios o imprime mediante métodos comerciales, puede usar los programas
de Microsoft Office para guardar los archivos como PDF sin necesidad de otro
software ni de complementos. Use el formato PDF si desea que un archivo:
Tenga la misma apariencia en la mayoría de los equipos.
Tenga un tamaño de archivo pequeño.
Cumpla con un formato de la industria.
Por ejemplo, currículos, documentos legales, boletines, archivos para lectura e
impresión únicamente, y archivos para impresión profesional.
Guardar un documento en PDF
Ahora aprenderá a como guardar sus documentos en un formato PDF.

18.  Puesto que uno de los propósitos del formato PDF es impedir que se modifique el
formato original de los archivos, no es posible convertir o guardar fácilmente un
archivo PDF en otro formato de archivo si no tiene el archivo de origen.
 Para cambiar el archivo PDF, realice uno de estos procedimientos:
 Abra el archivo de Office original en el programa de Office, incorpore los cambios
y, a continuación guarde el archivo en formato PDF otra vez.
 Use una aplicación de otro fabricante, como Adobe Acrobat para PDF, o use algún
otro programa que puede descargar en línea.
 La siguiente imagen muestra un archivo PDF que está siendo editado desde Word
2013.

19.  Puede volver a abrir un archivo guardado para continuar con su
trabajo o realizar algunos cambios en el mismo. El cuadro de
diálogo Abrir es la ventana en donde podrá navegar por las
diversas carpetas y encontrar el archivo requerido.

20.  Puede estar trabajando con varios archivos a la vez en un mismo
programa; pero si ya terminó con una, lo mejor es cerrarla. No
confunda Cerrar un archivo con salir de una aplicación. El
comando Cerrar se aplica a al archivo, esto indica que la
aplicación seguirá abierta.

21.  Arrastrar y colocar con el botón derecho ón:
 Seleccione el texto y luego arrastre con el botón derecho del mouse (no
con el izquierdo) a una nueva ubicación. Después de soltar el botón
derecho del ratón, un menú contextual aparece con las opciones Mover
aquí o Copiar aquí. Seleccione alguna opción para mover o copiar el
texto.

22.  Seleccione un texto y pulse clic derecho sobre el mismo, aparece el menú
contextual y entre ellas las opciones de Copiar, Cortar. Haga clic en
Copiar para guardar un duplicado y clic en Cortar para mover el texto.
Icono Nombre Descripción
Mantener formato de origen Si ha copiado un texto con
formato, al pegar, este
mantendrá todo el formato de
original.
Combinar formato Combina parte del formato
original y el formato que se
aplicó en el lugar donde pegará
el texto.
Mantener solo texto Simplemente mantiene el texto
sin formato original, pero si el
lugar donde pegará el texto
posee formato, el texto pegado
lo hereda.

23.  Existen cuatro atributos que se aplican a un texto, también conocidos como estilos de fuente, estos son
Normal, Cursiva, Negrita y Subrayado.
 Normal: Este estilo es utilizado por Office para indicar que una fuente carece de estilo.
 Cursiva: Cursiva es usado para enfatizar, cuando introduce un nuevo termino y para marcar palabras
extranjeras (extrañas) tales como handsofthelp.
 Negrita: El texto en Negrita llama la atención a sí mismo.
 Subrayado: El Texto en subrayado también llama la atención a si mismo, pero utilice subrayado pocas
veces.
 Para aplicar un atributo, seleccione el texto y siga estas técnicas:
 Ficha Inicio: En el grupo Fuente, haga clic en los botones Negrita, Cursiva o Subrayado.
 Teclado: Pulse Ctrl + N para aplicar texto en negrita, Ctrl + K para aplicar texto en cursiva y Ctrl + S para
aplicar un subrayado.
 MiniBarra de herramientas: La MiniBarra de herramientas también ofrece los comandos
Negrita, Cursiva y Subrayado.
Cuadro de diálogo Fuente: Active el cuadro de diálogo Fuente desde el Iniciador de cuadro de diálogo
en el grupo Fuente. En la ficha Fuente, en el cuadro de lista Estilo de fuente puede aplicar alguno de
estos atributos.
Cuando desee eliminar un estilo de fuente (atributos), vuelve a hacer clic los botones Negrita, Cursiva o
Subrayado por segunda vez, o también utilice el botón Borrar formato en el grupo Fuente.

24.  Puede aplicar un color de fuente al texto desde el comando Color de
fuente en el grupo Fuente. Al hacer clic directamente en el botón, se
aplica el último color elegido. Puede elegir un color haciendo clic en la
flecha junto a la misma y elegir el color deseado.

25.  Mientras está trabajando con cualquier archivo en alguna aplicación de
Office 2013, generalmente ocurren errores simples o quizá desastrosos. El
comando Deshacer, permite retroceder un paso cada vez y así resolver
los errores, si es que hubiese uno.
 El comando Deshacer se encuentra en la Barra de herramientas de acceso
rápido o también puede pulsar Ctrl + Z.
 Cuando existen diversas acciones aplicadas a un archivo, por ejemplo un
documento de Word, aparece una flecha junto al comando Deshacer y al
hacer clic sobre la misma aparece una lista de acciones realizadas a la cual
usted puede retroceder.