Ped

Se refiere al proceso electrónico de datos (PED), que forman
parte de la organización de una empresa y que solamente
proporcionan servicio a otras divisiones, áreas o
departamentos de la misma empresa.
Muchos de los atributos de un sistema PED afectan al auditor
y al trabajo que este desempeña

Lcdo. Eliécer Boadas

a) La información es un recurso clave en la empresa para:
Planear el futuro, controlar el presente y evaluar el pasado.

b) Las operaciones de la empresa dependen cada vez más de
la sistematización.
c) Los riesgos tienden a aumentar, debido a:
 Pérdida de información
 Pérdida de activos.
 Pérdida de servicios/ventas.


d) La sistematización representa un costo significativo para
la empresa en cuanto a: hardware, software y personal.
e) Los problemas se identifican sólo al final.
f) El permanente avance tecnológico.


La confirmación externa es el proceso de obtener y evaluar
evidencia de auditoría a través de una comunicación directa
de un tercero, en respuesta a una solicitud de información
sobre una partida particular que afecta las aseveraciones
hechas por la administración en los estados financieros. Al
decidir a qué grado usar las confirmaciones externas, el
auditor considera las características del entorno en que
opera la entidad que esta siendo auditada y la práctica de los
potenciales participantes en el manejo de solicitudes de
confirmación directa.


Con frecuencia se usan las confirmaciones externas en
relación con los saldos de cuentas y sus componentes, pero
no necesitan restringirse a estas partidas.

POR EJEMPLO, el auditor puede pedir confirmación externa
de los términos de convenios o transacciones que tenga una
entidad con terceros. La solicitud de confirmación se diseña
para averiguar si se han hecho modificaciones al convenio, y
si es así, cuáles son los detalles relevantes.


Organizaciones de todo tipo pueden tener la necesidad de
demostrar su responsabilidad con el sistema de gestión de
calidad implantado (SGC) y la práctica asociada de Auditoria
de calidad se ha tornado como una forma de satisfacer esta
necesidad. La intención de estos sistemas es la de ayudar a
una organización a establecer y mejorar sus políticas,
objetivos, estándares y otros requerimientos de calidad.


El sector de auditoría no puede escapar a las consignas del
momento que son lograr cada día mejores niveles tanto en
calidad, como en costos, productividad y plazos. El mayor
nivel de calidad y en plazos perentorios resulta fundamental.
Para ello deben concentrarse la utilización de los recursos de
la forma más eficiente posible, mejorando de manera
continua los niveles de performance. Los controles deben
centrarse en cuestiones o elementos significativos y con un
creciente impacto en la organización.


Se refiere al conjunto de guías, normas o convenios
establecidos por la empresa (o por un ente externo) con la
finalidad de definir, simplificar y estandarizar las actividades
necesarias para lograr una alta calidad de los productos de
software.
La Organización Internacional para la Estandarización (ISO)
es una federación de alcance mundial integrada por cuerpos
de estandarización nacionales de 130 países, uno por cada
país.
La ISO es una organización no gubernamental
establecida en 1947. La misión de la ISO es promover el
desarrollo de la estandarización y las actividades con
ella relacionada en el mundo con la mira en facilitar el
intercambio de servicios y bienes, y para promover la
cooperación en la esfera de lo intelectual, científico,
tecnológico y económico.


Cuando los programadores enlazan sus programas para
formar una secuencia, ésta ha de probarse en su conjunto
para garantizar que cumplen su cometido. La auditoria
deberá verificar, si la preparación de los datos de prueba
deberá llevar consigo:

 Recopilación de un conjunto de datos que refleje todas las
variantes de los valores y errores que puedan surgir.
 Preparación de una planificación de los resultados que ha
de producir el sistema cuando ejecute los datos de prueba.


Una vez verificada la preparación de los datos de prueba, el
auditor se preocupará de la calidad de la verificación de los
resultados, la oportunidad de las pruebas y que las mismas
no han provocado corrupciones en las rutinas y/o archivos.

La capacidad de revisión y corrección de la computadora
puede utilizarse para descubrir, en la preparación del
material de entrada, errores que no habían sido advertidos
por la revisión humana.


Las verificaciones programadas para determinar la validez de
los datos de entrada o fuente son:

Verificación de • usan para determinar si un cierto código (clave) de
existencia transacción continua es valido.

Verificación de • se usa en aquellas transacciones en las cuales
combinación diversos sectores o campos del registro se
relacionan lógicamente entre sí.

Verificación de • tienen por objeto asegurar que la entrada tenga él
totalidad número total de datos prescritos en todas las
categorías de información

Verificación de • se usan para probar los campos de registro y ver si
razonabilidad no se han excedido ciertos límites
predeterminados.


 Datos de pruebas

Se ensaya la aplicación con datos de prueba contra resultados
obtenidos inicialmente en las pruebas del programa para
detectar resultados no válidos. Esta técnica se utiliza en la fase
de prueba del programa, antes de ser enviada a producción y
cuando se llevan a cabo modificaciones a un programa, por
tanto, los programas utilizados para digitar los datos de prueba
deben ser los mismos que se encuentran en producción y que se
utilizan para procesar los movimientos diarios.


 Pruebas integrales

Permite examinar el proceso de la aplicación en su ambiente
normal de producción, pues se procesan datos de prueba en la
misma aplicación en producción junto con los datos reales, lo
cual permite disponer de los mismos archivos maestros. Los
resultados de la prueba se comparan contra resultados pre
calculados o predeterminados para examinar la lógica y
precisión de los procesos. Se presenta un proceso de
información simultáneo para comparar contra resultados
predeterminados.


 Registros extendidos

Técnica muy particular y útil para los auditores que han
desarrollado ciertas destrezas en el análisis de datos; y, consiste
en la conservación histórica de todos los cambios que haya
sufrido una transacción en particular, convirtiéndose en un LOG
de auditoría.
Se incluye en algún tipo de registro información significativa
sobre las transacciones o el sistema, que luego pude ser
consultada por el auditor.
EJEMPLO: Agregar un campo de control a un registro -
Software de Auditoría..


 Rastreo

Mediante esta técnica se establece el orden en que han sido
ejecutadas las rutinas durante una determinada transacción, lo
cual permite evaluar si el orden secuencial en que se va
ejecutando cada una de las etapas del procesamiento
electrónico de datos coincide con los procesos institucionales
preestablecidos.


 Etiquetado

Durante la toma de un inventario físico, generalmente las
etiquetas o tiquetes de conteo de inventario serial mente
numerados se adhieren a cada lote de bienes. El diseño de la
etiqueta o tiquete de conteo y los procedimientos para
utilizados tienen por objeto prevenir varios problemas comunes:

a) Omisión accidental de bienes en el conteo
b) Doble conteo de bienes.


 Etiquetado

Muchas compañías utilizan equipos o grupos de dos empleados
para contar los inventarios. A cada equipo se le proporciona una
secuencia de etiquetas numeradas serial mente y se le exige
devolver al supervisor de inventario físico cualquier etiqueta
anulada o no utilizada.


 Etiquetado

El conteo real de las etiquetas de inventario y su retiro son
realizados por los empleados del cliente. Aunque las etiquetas
de inventario estén aún adheridas a los bienes, los auditores
pueden hacer esos conteos de prueba como lo consideren
apropiado en cada circunstancia, por ello harán una lista en sus
papeles de trabajo de los números de las etiquetas de los cuales
se efectuaron conteos de prueba. Los empleados del cliente sólo
retirarán las etiquetas del inventario después que los auditores
indiquen que están satisfechos con la precisión del conteo.


 Etiquetado

Al comparar sus conteos de prueba con las etiquetas de
inventario, los auditores están alerta de errores no solamente en
las cantidades, sino también en los números de partes,
descripciones, unidades de medida y todos los demás aspectos
del artículo inventariado. Para los conteos de prueba de
inventario de bienes en proceso, los auditores deben asegurarse
de que el porcentaje o etapa de terminación indicada en la
etiqueta de inventario sea el apropiado.


 Etiquetado

Si los conteos de prueba realizados por los auditores indican
discrepancias, los bienes son inmediatamente recontados de
nuevo por los empleados del cliente, y el error es corregido. Si
se encuentra un número excesivo de errores, el inventario de
todo el departamento o aun de toda la compañía debe ser
contado nuevamente.


 Etiquetado

Los clientes que utilizan un equipo de computador pueden
facilitar el conteo y resumen del inventario a través de etiquetas
de inventario que puedan ser leídas por una máquina. Con
anterioridad al inventario físico, deben codificarse las etiquetas
con números de etiqueta, números de partes, descripciones y
precios unitarios. Después del inventario físico. se ingresa la
información de las etiquetas al computador, el cual multiplica la
cantidad por el precio unitario para cada renglón del inventario
e imprime un resumen completo del inventario.


 Recopilar y comparar

La recopilación de material de evidencia es un paso clave en el
proceso de la auditoría, el auditor de sistemas debe tener
conocimiento de cómo puede recopilar la evidencia examinada.
Algunas formas son las siguientes:

 Revisión de las estructuras organizacionales de sistemas de
información.



 Revisión de documentos que inician el desarrollo del sistema,
especificaciones de diseño funcional, historia de cambios a
programas manuales de usuario, especificaciones de bases de
datos, arquitectura de archivos de datos, listados de
programas, etc.; estos no necesariamente se encontrarán en
documentos, si no en medios magnéticos para lo cual el
auditor deberá conocer las formas de recopilarlos mediante
el uso del computador.
 Entrevistas con el personal apropiado, las cuales deben tener
una naturaleza de descubrimiento no de acusatoria.



 Observación de operaciones y actuación de empleados, esta
es una técnica importante para varios tipos de revisiones,
para esto se debe documentar con el suficiente grado de
detalle como para presentarlo como evidencia de auditoría.
 Auto documentación, es decir el auditor puede preparar
narrativas en base a su observación, flujo gramas,
cuestionarios de entrevistas realizados. Aplicación de técnicas
de muestreo para saber cuando aplicar un tipo adecuado de
pruebas (de cumplimiento o sustantivas) por muestras.
 Utilización de técnicas de auditoría asistida por computador
CAAT, consiste en el uso de software genérico, especializado
o utilitario.


Luego de recopilar evidencia de auditoría, el siguiente paso es
evaluar la información recopilada con la finalidad de desarrollar
una opinión. Se han de comparar los objetivos de los sistemas
desarrollados con las operaciones actuales, para ver si el estudio
de la ejecución deseada corresponde al actual.


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