Gestión Contacto Eventos

Presentación

www.agasoluciones.com

Pre-Evento
PBX. Contacto Administrativo (1) 3417949
PBX. Contacto Operaciones (1) 2849044

Centro de Contacto
Telefónico (Call Center)
Plataforma Web
1. Confirmación General de Datos
2. Telemercadeo
3. Convocatoria
4. Confirmación de Asistencia
5. Aplicación web para Clientes - Seguimiento del
Avance de Campaña en Tiempo Real


Pre-Evento

Gestión de Contacto Web:
Este servicio tiene como objetivo llevar la
información a un sector especifico determinado por
nuestros clientes acerca de su evento a través de
herramientas que utilizan la internet.

1. Formulario Web de Inscripción: Formulario con
campos personalizados para cada evento que
permiten la Generación Automática del
Código de Barras de confirmación de registro
para agilizar el proceso de acreditación en sitio.
2. Aplicación web para Clientes - Seguimiento del
Registro Web en Tiempo Real


Pre-Evento
3. Pagos On-Line: Integramos nuestros formularios web de inscripciones con la plataforma
de pagos on line para obtener un proceso unificado de recaudo y registro de inscripciones.

4. Mailing Informativo: Manejamos una plataforma de mailing especializado para obtener
reportes detallados de la efectividad de cada mensaje enviado. Estos mensajes
informativos pueden ser diseñados por el cliente o por nosotros mismos y permiten llevar
su información de manera efectiva y eficaz .

5. Mailing De Generación de Expectativa: Mensajes vía mail que permiten ir creando
conocimiento acerca de su evento y familiarizar a sus contactos e invitados con el tema y
propósito de la convocatoria.

6. Mailing De Confirmación de Asistencia (con link a Formulario de Inscripción), Este envío
permite confirmar la realización del evento y llevar un enlace directo al sitio de
inscripciones web para ir consolidando la base de datos de inscritos.


Pre-Evento

Gestión de Correo Físico
1. Alistamiento
2. Entrega (Masivo, Personalizado, VIP)
3. Seguimiento y Reporte
Implante de Software y/o Agente de Pre-
Inscripciones en Oficinas del Cliente

4. Aplicación web para Clientes - Seguimiento
del Avance de Entregas y Visualización
de Pruebas de Entrega.


Solución en Sitio
Acreditación / Registro: PBX. Contacto Operaciones (1) 2849044
Nuestro servicio de acreditación para eventos provee
la aplicación y el personal operativo de la misma.
Nuestra aplicación WEB suministra información en
tiempo real a través de Internet del número de
personas acreditadas, las Estadísticas del estado de
Registro pueden ser accedidas desde cualquier
dispositivo con conexión a Internet.
Los campos en el formulario de Registro son
personalizados a los requerimientos de cada evento y
estos permiten la confirmación y captura de
información correspondiente a datos de contacto,
información de pagos y patrocinios, asignación a
actividades internas de cada evento y control de
entrega de material (maletines, agendas).


Solución en Sitio
1.Acreditación PBX. Contacto Operaciones (1) 2849044

Personalizada:
(Digitador, Equipos y Software): Nuestro
servicio de registro en sitio provee
personal calificado, equipos portátiles y la
aplicación especializada para el manejo y
reporte de la información
correspondiente al comportamiento de
registro y acreditación de participantes.
Este sistema permite personalizar
escarapelas estándar (opalina o
propalcote 180 gr) 10 cm X 12.5 cm con
código de barras, escarapela con foto,
sticker adhesivo con código de barras o
carné en PVC a color


Solución en Sitio

Lectura de Código de
2.
Barras de Cédula:
Implementamos la lectura del código de
barras de la nueva cédula colombiana,
para captura automática de datos,
especial para eventos abiertos donde la
base de datos es conformada en sitio.


Solución en Sitio

3. Identificación
y Control de
Acceso por RFID: (radiofrecuencia):
Este novedoso sistema consta de la
implantación de un chip en la escarapela del
participante para su reconocimiento e
identificación mediante antenas ubicadas en
puntos estratégicos de acceso al evento y
conferencias. Estos pueden ser utilizados
para crear saludos personalizados en
pantalla y voz en el momento que es
detectado el chip de la escarapela, dando
una bienvenida innovadora a sus
participantes VIP, conferencistas o casas
comerciales del evento.


Solución en Sitio

4.Autoregistro
Los módulos de autoregistro son puntos
adicionales de registro donde el participante
puede por si mismo llevar a cabo el proceso
de registro a través de un sistema de pantalla
táctil. Este modulo igualmente puede ser
destinado durante el transcurso del evento
como punto de información o toma de
encuesta de satisfacción.


Solución en Sitio

5. Control de Acceso por Biometría:
(Lector de Huella Digital). Implementamos
controles de acceso de reconocimiento
biométrico para eventos donde el control de
asistencia es de alta prioridad. Servicio
especial para capacitaciones de amplio
calendario, cursos y actualizaciones con
requisito de tiempos cumplidos para
certificación.


Solución en Sitio
6.Control de Acceso por
Código de Barras:
(Lector de Código de Barras): Ubicados en la
entrada de cada una de las salas de conferencias,
según La distribución del programa académico.
Nuestro sistema permite llevar a cabo el control de
asistencia a la entrada de las conferencias por
medio de código de barras para poder obtener
curvas de asistencia a las actividades y
consolidados de asistencia por persona. Por medio
de este mismo sistema es generado el certificado
de asistencia de cada participante, agilizando la
entrega del mismo y controlando si se requiere la
asistencia mínima al evento para la generación del
mismo.


Solución en Sitio
Suministro de Material:
Ponemos a su disposición el diseño y suministro de material
necesario para el proceso de registro y certificación del evento.

1.Escarapelas Opalina: Documento de
identificación de participantes con imagen del evento. Tamaño
estándar 10 cm X 12.5 cm en opalina de 180 gr, con impresión full
color por una sola cara o ambas. Estas pueden ser suministradas
con funda plástica y cordón o cinta marcada en screen con logo de
patrocinio o imagen del evento.

2.Escarapela Dura: Escarapelas en formato
duro en cartón plastificado que permite evitar el uso de funda
plástica. La personalización de estas en sitio es llevada a cabo a
través de sticker adhesivo frontal.


Solución en Sitio

3.Certificados: Diplomas en opalina de 180 gr
para personalización mediante impresora laser.

4.Certificado-Escarapela: Formato
unificado (diploma y escarapela en uno) con borde troquelado
para separación después de personalizado. Utilizado para
eventos que permiten certificar la asistencia en el mismo
momento del registro, evitando el proceso de personalización y
entrega de diploma al cierre del evento.

5. Fundas con Cordón o Cinta Marcada: Funda *Proceso automático de personalización de
plástica portaescarapela y cordón o cinta marcada en screen certificados en sitio mediante lectura de
con logo de patrocinio o imagen del evento. código de barras en escarapela


Solución en Sitio

Puntos de Información
Automáticos:
Estos puntos informativos son dispuestos en lugares
estratégicos del evento para consulta de los
participantes en diferentes temas. Son versátiles tanto
en su presentación como en su funcionalidad. Estos
puntos pueden ser pantallas de 42" con base o módulos
de pantalla táctil multipropósito.

1. Mapas o Guías de Feria

2. Encuesta de Satisfacción en Sitio
3. Programación Académica
4. Test
5. Concursos

Post-Evento

Administración y Actualización de Bases de Datos
Certificado Web (Publicado por 12 meses)
Encuesta de Satisfacción On-Line
Memorias del Evento

1. Diseño Multimedia
2. Replicación (cd o DVD)
3. Empaque y Marcado
4. Distribución (Correo Físico)


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