Presentación Curso Compras MM.pptx

Curso básico sobre Compras y
Reportes en SAP MM

Presentación y Planificación

Planificación de la Capacitación
Día 1:
• Presentación.
• Conceptos Básicos SAP MM.
• Flujo General del Proceso de Compras SAP.
• Importancia del uso correcto de los campos en las Ordenes de Compra.
Día 2:
• Repaso sobre los campos de las Ordenes de Compra.
• Maneras de realizar consultas individuales en las Ordenes de Compra.
• Transacciones y parámetros para realizar consultas masivas de las Ordenes de Compra.
• Campos y parámetros relevantes para realizar búsquedas relacionadas a la Recepción de Mercancía y su trazabilidad.

Planificación de la Capacitación
Día 3:
• Repaso sobre transacciones y parámetros para realizar consultas masivas de las Ordenes de Compra.
• Repaso sobre búsquedas y trazabilidad en Recepción de Mercancías.
• Identificación de parámetros claves en reportes correspondientes a Pagos de Proveedores.
• Parametrizaciones de usuario en Reportes de uso diario.
Día 4:
• Repaso sobre parametrizaciones de usuario según la necesidad de sus funciones.
• Uso y creación de Variantes en reportes de uso diario.
• Maneras de optimizar el tiempo al usar de manera adecuada el sistema.
• Evaluación Final.

Conceptos Básicos SAP MM
Sociedad FI
La sociedad es una unidad organizativa de Finanzas que estructura la empresa desde el punto de vista de la contabilidad
financiera. Cada sociedad tiene su propio balance y cuenta de ganancias y pérdidas.
Centro
Se refiere a una unidad operacional en logística que subdivide a la empresa desde el punto de vista de producción,
aprovisionamiento y planificación de necesidades. Un centro solo puede ser asignado máximo a una sociedad. Por ejemplo:
Centro de Producción o Centro de Distribución de la empresa.
Almacén
Se refiere a la unidad organizativa que facilita la difrerenciación de inventario dentro de un centro. Un centro puede tener uno
o varios almacenes. Por ejemplo: Almacén de materia prima, almacén de repuestos o almacén de producto terminado.

Organización de Compras
La organización de compras es la unidad organizativa responsable del aprovisionamiento de materiales y servicios para uno o
más centros y de la negociación de precios y condiciones de compras con el proveedor. Esta organización asume la
responsabilidad legal para todas las operaciones de compra.
Grupo de compras
La organización de compras se divide a su vez en grupos de compra que son responsables de las actividades de compra
diarias. Un grupo de compras puede actuar para varias organizaciones de compra.

Jerarquía de Compras
Centro 1A
Almacen 1A
Repuestos
Almacen 1B
Producto terminado
Almacen 1C
Materia prima
Org. De Compras A
Compra de Productos
Gpo. De
Compras
Materia prima
Gpo. De
Compras
Servicios
Gpo. De
Compras
Repuestos
Sociedad A Sociedad B

Organización de Compras específica de Centro
Centro 1A
Almacen 1A
Repuestos
Almacen 2A
Producto terminado
Org. De Compras A
Sociedad A
Org. De Compras B
Centro 2A
Almacen 1A
Producto terminado
Almacen 2A
Materia prima

Organización de Compras para todos los centros
Centro 1A
Almacen 1A
Repuestos
Almacen 2A
Producto terminado
Org. De Compras A
Sociedad A
Centro 2A
Almacen 1A
Producto terminado
Almacen 2A
Materia prima

Organización de Compras para todas las sociedades
Centro 1A
Almacen 1A
Repuestos
Almacen 2A
Producto terminado
Org. De Compras A
Sociedad A
Centro 2A
Almacen 1A
Producto terminado
Almacen 2A
Materia prima
Sociedad B

Tipos de Datos en SAP
Datos Maestros Datos Transaccionales
Material
Cliente
Orden de
Compra
Proveedor...
Material...
Factura
Cliente...
Material..
Pedido de
Cliente
Cliente...
Material...
Proveedor

Datos Maestros
Es un registro único que define las características de un material, proveedor, cliente, transporte, entre otros.
Contiene los registros de toda la información relacionada con el objeto. Por ejemplo: tipo de material o grupo de cuenta de
proveedor.
Solo pueden ser actualizados por las personas debidamente autorizadas.
Son registros compartidos por todos los módulos de SAP.
Datos transaccionales
Son aquellos generados a partir de las operaciones realizadas en el sistema. Cuentan con un número de identificación único.
Por ejemplo:
• Pedidos de cliente
• Pedidos de compra
• Facturas
• Entradas de mercancía

Maestro de Materiales
El maestro de materiales es el objeto de datos más importante del sistema SAP. Permite la representación de materias
primas, materiales auxiliares, material de oficina, productos semielaborados, productos terminados, medios auxiliares de
Fabricación, entre otros.
Tipos de Material
Los Tipos de Material permiten la agrupación de materiales con las mismas características. Ejemplo: materias primas,
productos terminados, mercaderías, etc.
Con el tipo de material determinamos:
• Vistas a completar en SAP (funcionalidades diferentes)
• Control del tipo de abastecimiento (pedido interno o externo)
• Control de numeración
• Control de precios y actualización de cantidades/valor

Ejemplo Empresarial
Para facilitar el proceso de compras y poder utilizar las funciones de optimización de compras, su empresa ha decidido crear
registros maestros de materiales para los materiales que se necesitan repetidamente. Esto también se aplica a los materiales
que no se pueden o no se desean mantener en stock.
Utilización del Registro Maestro de Materiales
El registro maestro de materiales contiene descripciones de todos los artículos y piezas que una empresa obtiene, fabrica y
almacena. El maestro de materiales es el repositorio central de información específica de materiales (como cifras de stocks
existentes y valoración de material). Integrando todos los datos referentes a un material en un único registro maestro se evita
el problema de la redundancia y además, de este modo, los datos almacenados pueden ser utilizados tanto por compras
como por otras áreas, como por ejemplo gestión de stocks, planificación de necesidades de material (MRP) y verificación de
facturas.

Datos Maestros de Materiales
Material
•Sector.
•Tipo de Material
Vistas
•Datos básicos.
•Compras.
•Pl. Necesidades.
•Ventas.
•....
Niveles
Organizativos
•Centro.
•Almacén.
•...
Pantallas
Asignación de números
Selección de campos.
Determinación de cuentas.
.....
Selección de campos.
Selección de pantallas.
.....

Datos Maestros de Materiales
Material
Datos básicos
Pl. Nec.
Stocks en
centro/almacén
Finanzas
Almacenamiento
Gestión de
almacén
Compras
Comercial
Planif Trabajo
Gestión de calidad
Pronóstico
Clasificación

Vistas del Maestro de Materiales
Datos básicos
Información general (por ejemplo, texto breve del material, unidad de medida base, peso y/o volumen)
Ventas
Información del pedido de cliente y determinación del precio (por ejemplo, precio de venta, cantidad mínima de pedido,
nombre del departamento de ventas responsable)
Compras
Datos disponibles de un material en la compra (por ejemplo, el grupo de compras responsable, tolerancias para faltas y
excesos de suministro, unidad de medida de pedido)
MRP
Información de planificación de necesidades de material (MRP) (por ejemplo, stock de seguridad, plazo de entrega previsto,
punto de pedido)

Vistas del Maestro de Materiales
Contabilidad
Información relevante para la valoración y el cálculo del coste (por ejemplo, control del precio, precio anterior y futuro,
valoración actual)
Almacenamiento
Información relacionada con el almacenamiento de un material (por ejemplo, condiciones de almacenamiento, unidad de
medida de salida, dimensiones de embalaje)
Pronóstico
Información de necesidades de material para predicciones (por ejemplo, cómo se suministra el material, período de
pronóstico, consumo/utilización pasado)

Ejercicio 1: Crear un Material en el Maestro de Materiales
Crear/modificar/visualizar registros maestros de materiales:
Menú SAP → Logística → Gestión de materiales → Maestro de materiales → Material → Crear/Modificar/Visualizar

Niveles Organizativos en Compras
Los datos de un material se guardan en distintos niveles organizativos. Desde el punto de vista de compras, el registro
maestro de materiales tiene los niveles organizativos cliente y centro.
Cliente
Este nivel contiene los datos aplicables a todas las sociedades de un grupo individual, todos los centros y todos los
almacenes que pertenecen a una empresa (grupo de empresas). Son un ejemplo de datos de material válidos para todos los
clientes el grupo de artículos, el texto breve de descripción del material, las condiciones de almacenamiento (el intervalo de
temperaturas, si el material es explosivo o perecedero, etc.) y el texto del pedido.
Centro
Este nivel contiene los datos relevantes para las ramas, centros o departamentos individuales dentro de una sociedad
concreta. Normalmente los datos específicos de compras se guardan en este nivel. Ejemplos de este tipo de datos son el
grupo de compras, la unidad de medida de pedido y varios indicadores de control (como pedido automático, gestión
obligatoria de libro de pedidos o utilización de la regulación por cuotas).

Registro Maestro de Proveedores
El maestro de proveedores contiene información sobre los proveedores de una empresa. Esta información se almacena en
registros maestros de proveedores individuales. Además del nombre y la dirección del proveedor, un registro maestro
contiene datos como:
• La moneda utilizada para transacciones con el proveedor
• Condiciones de pago
• Nombres de personas de contacto importantes (personal de ventas)
Puesto que, a efectos de finanzas, el proveedor es al mismo tiempo un acreedor de la empresa, el registro maestro de
proveedores también contiene datos financieros, tales como la cuenta asociada de la contabilidad principal., etc.) y el texto
del pedido.

El registro maestro de proveedores comprende las tres áreas siguientes:
Datos generales
Son datos que se aplican por igual a cada sociedad y a cada organización de compras dentro de su empresa (por ejemplo,
dirección, números de teléfono o idioma de comunicación con el proveedor).
Datos de sociedad
Son datos que se conservan en el nivel de sociedad (tales como datos sobre operaciones de pago o número de cuenta
asociada).
Datos de compras
Son datos importantes para las compras y se conservan para cada organización de compras (por ejemplo, persona de
contacto y condiciones de entrega).

En los datos de compras de un registro maestro de proveedores, entre otras cosas, se actualiza la moneda de pedido y las
condiciones de pago aplicables. Estos datos se extraen del registro maestro de proveedores para servir como valores de
propuesta en pedidos, contratos marco y registros info de compras.
La existencia de un registro maestro de proveedores es un requisito previo imprescindible para la creación de un documento
de compras externo (petición de oferta, pedido o contrato marco). Si todavía no se ha creado ningún registro maestro de
proveedores para un interlocutor comercial, puede utilizar los llamados registros maestros de proveedores esporádicos al
crear un pedido o una petición de oferta.
Los registros maestros de proveedores se pueden actualizar de forma centralizada o local. La actualización de los datos
maestros locales puede implicar que compras se encarga de la actualización en curso de los datos de compras y que los
acreedores se encargan de actualizar los datos contables.
Crear/modificar/visualizar registro maestro de proveedores:
Menú de SAP → Logística → Gestión de materiales → Compras → Datos maestros → Proveedor → Central →
Crear/Modificar/Visualizar.
Menú de SAP → Logística → Gestión de materiales → Compras → Datos maestros → Proveedor → Compras →
Crear/Modificar/Visualizar

Ejercicio 2: Crear un Proveedor en el Maestro de Proveedores
Crear un proveedor:
Menú de SAP → Logística → Gestión de materiales → Compras → Datos maestros → Proveedor → Central →
Menú de SAP → Logística → Gestión de materiales → Compras → Datos maestros → Proveedor → Compras →

Flujo General del Proceso
de Compras SAP

Flujo general del Proceso de Compras SAP
Escenarios de Compras
Compras de Materiales de Stock
 Importados
 Con Subcontratación
 A Consignación
 Por Contratos
Compras de Consumibles
Compras de Servicios
 Regulares
 Pedido Abiertos
 Servicios Públicos
Evaluación de Proveedores

Compras de Materiales de Stock
MM
Ofertas
Pedido de
Compras
Liberación
de
Pedidos
Entrada
de
mercancía
Verificación
de
Facturas
Pagos
Solicitud
de
Pedidos
TR
FI
Compras evalúa
ofertas y asigna el
Proveedor según
precios, calidad y/o
entrega.
Niveles de
aprobación
Impresión,
Entrada M / V.
Factura
Almacén actualiza
Entrada de
Mercancía (EM) y
Verificación de
Facturas (VF)
CxP efectúa los
pagos según la
disponibilidad y
vencimiento
Inventarios
1) XXX
Comp. EM / RF
1) XXX
2) XXX
CxP Prov.
2) XXXX
3) XXXX
Bancos
3) XXX
 Previsión
de liquidez
IVA
2) X
Ret.ISLR
Planificador
convierte Orden
Previsional a
Solicitud de
Pedido
 Generación de
asientos contables
Planificación
de
necesidades

Compras de Materiales Importados
Ofertas
Pedido
de
Compra
Liberación
de
Pedidos
Entrada
de
mercancía
Verificación
Facturas
costos ind.
Anticipos
Solicitud
de
Pedido
Almacén registra
EM y VF de los
costos indirectos
y aplica anticipo
 Asientos
contables
Comp. EM / RF
3) XXX
1) XXX
CxP Prov. Ppal
1) XXX
Compras
evalúa ofertas,
coloca Pedido
con estimación
de costos
indirectos de
adquisición
Conocim.
embarque
Prove.Ppal
Actualiza factura del
Proveedor principal y
autoriza anticipos
para la
nacionalización
Pagos
CxP Prov.
Arcanceles
2) XX
4) XX
 Imputación a costos, en casos de variaciones en factura despúes de consumo
Planificador
convierte Orden
Previsional a
Solicitud de
Pedido
Niveles de
aprobación
para impresión
de Pedido y
EM /VF
CxP efectúa los
pagos según la
disponibilidad y
vencimiento
TR  Previsión de liquidez
MM
CO
FI
Banco
2) XX
5) XX
Planificación
de
necesidades

Compras de Materiales con Subcontratación
1) Almacén facilita
componentes al proveedor,
según Pedido con lugar de
entrega del Proveedor de
maquila o desde el almacén.
2) Al recibir el producto,
actualiza EM y los consumos
de los componentes.
3) Verifica factura del
servicio.
Inventarios PT
2) XXX
Comp. EM / RF
1) XX
3) X
CxP Prov.
3) XX
4) XX
Bancos
4) XX
IVA
3) X
Niveles de
aprobación
p/imprimir
Pedidos y
actualizar
la EM y VF
 Generación de
asientos contables
Inventarios MP
1) XX
2) X
Costos Subcont
2) XX
2) XX
2) XX
 Imputación a Costos en casos de variaciones
en VF despues de consumos.
 Previsión de
liquidez
Planificador
convierte Orden
Previsional en
Solicitud de
Pedido
Compras determina
disponibilidad de los
componentes, coloca
Pedidos y/o instruye
entregas al Proveedor.
CxP efectúa los
pago del
servicio según
la disponibilidad
y
vencimientos.
MM
TR
FI
Lista
de
componentes
Liberación
de
Pedido
Entrada
de
mercancía
Verificación
de
Factura
Pagos
Solicitud
de
Pedido
Pedido
de
Compra
Material
facilitado al
proveedor
Planificación
de
necesidades

Compras de Materiales a Consignación
Registro
Info
Liberación
de
Pedido
Entrada
de
mercancía
Verificación
de
Factura
Pagos
Almacén actualiza las
EM, SM e informa al
Proveedor la creación
de la factura
correspondiente a los
consumos y gestión
de stock
Inventarios
1) XXX
Comp. EM / RF
1) XXX
2) XXX
CxP Prov.
2) XXXX
3) XXXX
Bancos
La determinación
del Proveedor es
por acuerdos
previos
Niveles de
aprobación
para
imprimir y
actualizar
la EM y
VF
 Generación de
asientos contables
Solicitud
de Pedido
Salidas
de
mercancía
1) XXX
 Imputación al elemento de
Costos por los consumos.
Planificación
de
necesidades
Planificador
convierte Orden
Previsional a
Solicitud de
Pedido
 Previsión de
liquidez
CxP efectúa los
pagos según la
disponibilidad y
vencimientos.
Pedido
MM
CO
TR
FI

Compras de Materiales por Contratos
Regulación
por
Cuotas
MRP
Libro
de
Pedidos
Entrada
de
mercancía
Verificación
de
Factura
Pagos
Contratos
Marcos
Almacén actualiza
la EM y VF de lo
recibido
Inventarios
1) XXX
Comp. EM / RF
1) XXX
2) XXX
CxP Prov.
2) XXXX
3) XXXX
Bancos
3) XXXX
Planificador
determina % de
las fuentes de
aprovisionamiento
s según
proyecciones.
 Generación de
asientos contables
Repartos
Sobre
P.Entrega
Planificación
de
necesidades
Compras evalúa
proveedores y
ofertas para
colocar Pedidos
Abiertos y Planes
de Entregas
Planificador
confirma e
informa la
programación
detallada a los
Proveedores
CxP efectúa los
pagos según la
disponibilidad y
vencimientos.
 Previsión
de liquidez
Liberación
de
Pedido
Niveles de
aprobación
para
imprimir y
actualizar
la EM y
VF
MM
TR
FI

Compras de Materiales Consumibles
Liberación
de
SolP
El resp. CeCo
recibe la
mercancía. El
Almacén actualiza
EM sin gestión de
stock y Verfica la
Factura.
Gastos
1) XXX
Comp. EM / RF
1) XXX
2) XXX
CxP Prov.
2) XXXX
3) XXXX
Bancos
3) XXX
SolP con
imputando a
Centro de Costo,
con o sin código
del material
Aprobación
por resp.
del CeCo
 Imputación al CeCO según el Pedido.
Determinación del
Proveedor por
evaluación de
precios y fecha de
entrega
Niveles de
aprobación
para imprimir
y actualizar la
EM y VF
 Generación de
asientos contables
 Previsión
de liquidez
Ofertas
Pedido de
Compras
Liberación
de
Pedidos
Entrada
de
mercancía
Verificación
de
Facturas
Pagos
Solicitud
de
Pedidos
CxP efectúa los
pagos según la
disponibilidad y
vencimientos.
MM
CO
TR
FI

Compras de Servicios – Ciclo Regular
Determinación de
Requer. Servicios
Aprobar
pedido de
compra
Seleccionar
Proveedor
Crear
Pedido
de Compra
Entrada de la
Cotización
Solicitar Ofertas
Aceptar Hoja
de Servicios
Crear Hoja
de Servicios
Verificación
de Factura
Gestión de
Pago Crear Solicitud de
Pedido
Liberar Solicitud de
Pedido

Compras de Servicios – Tipos
REGULARES: Servicios solicitados a través de Solicitud de Pedidos por cualquier departamento y aplica el ciclo de
abastecimiento completo.
PROVENIENTES DE UNA ORDEN DE MANTENIMIENTO: Servicios cuyo proveedor y especificaciones son determinados a
través de una orden o plan de mantenimiento.
PEDIDOS MARCOS: Servicios cuyo monto o rapidez de adquisición no justifican la realización del ciclo de abastecimiento
regular.
FACTURACIÓN PERIÓDICA: Servicios que deben ser cancelados en fechas periódicas por montos predefinidos.
PEDIDOS CON ESTRUCTURA DE SERVICIOS: Compras de Servicios que forman parte de un Proyecto y requieren pagos
parciales (valuaciones).
SERVICIOS SIN CICLO DE PROCURA: Servicios que serán cancelados directamente por finanzas, sin que se realice un
ciclo de abastecimiento. Por ejemplo los Servicios Públicos.

Compras de Servicios – Ciclo Regular
Ofertas
Solicitud
de
Pedido
Orden de
PM
Pedido
de
Compra
Verificación
de Factura
Pagos
Entrada
de
Actividad
Liberación
de
Pedidos
Libera
Solicitud
Pedidos
Resp.la Unidad
Organizativa
elabora Solicitud
de Pedido de
Servicios o desde
Ordenes de PM
Aprobación
por resp. del
CeCo. Sí es
de PM no
requiere
liberación.
Evalúa
proveedores
según precios,
servicios,
garantías y
cumplimiento
Niveles de
aprobación
para
imprimir y
actualizar
la EA y
VF
Resp. CeCo
elabora Hoja de
Servicio y
contabiliza el
servicio
aceptado
Finanzas
verifica la
Factura y
efectúa pago
según
vencimiento y
disponibilidad
Gastos
1) XXX
Comp. EM / RF
1) XXX
2) XXX
CxP Prov.
2) XXXX
3) XXXX
Bancos
3) XXX
 Generación de
asientos contables
 Previsión
de liquidez
MM
CO
TR
FI
PM 1 2 3

Compras de Servicios – Pedidos Marco
Ofertas
Pedido
de
Marco
Verificación
de Factura
Pagos
Liberación
de
Pedidos
Evalúa
proveedores
según precios,
servicios,
garantías y
cumplimiento
Niveles de
aprobación
para
imprimir y
actualizar
la EA y
VF
Finanzas
verifica la
Factura y
efectúa pago
según
vencimiento y
disponibilidad
Gastos
1) XXX
Comp. EM / RF
1) XXX
2) XXX
CxP Prov.
2) XXXX
3) XXXX
Bancos
3) XXX
 Generación de
asientos contables
 Previsión
de liquidez
MM
CO
TR
FI

Evaluación de Proveedores
El Departamento de Compras realiza evaluaciones continuas a los proveedores, orientada a establecer relaciones objetivas e
incentivar la selección de aquellos que muestren mejor desempeño.
Criterios
Principales
Criterios
Parciales
Precios
•Nivel de
precios
•Historial
de precios
Calidad
• Índice de
Calidad
•Reclamaciones
Entregas
•Fechas de entrega
•Cumplimiento de
cantidades
•Normas de envío
Servicios
•Catálogo
•Garantías
•Servicio
Técnico

Importancia del uso correcto
de los campos en las
Ordenes de Compra

Importancia del uso correcto de los campos en las Ordenes
de Compra
Fuentes de Aprovisionamiento posibles:

de Compra
Registro Info de Compras
El registro de información de compras (o registro info de forma abreviada) es una fuente de información para el departamento
de compras. Contiene datos sobre un determinado material y su proveedor. Contiene datos como el precio actual del
proveedor para el material. Los precios y otros datos almacenados en el registro info se utilizan como valores de propuesta
en documentos como pedidos.
Posiciones de Contrato Marco
Un contrato marco es un acuerdo a largo plazo entre la organización de compras y el proveedor que afecta al
provisionamiento de materiales o servicios sujetos a condiciones predeterminadas. Esto se aplica para un período redefinido
y una cantidad de adquisición total predefinida o un valor de adquisición concreto. Los dos tipos de contratos marco son los
pedidos abiertos y los planes de entregas.
Centro
Si el aprovisionamiento externo debe realizarse mediante el traslado desde otro centro, no es necesario mantener datos
especiales en compras, puesto que normalmente se realizará una liquidación interna. Sin embargo, también es posible crear
centros como proveedores. Para ello, debe entrarse una asignación de centro durante el mantenimiento del registro maestro
de proveedores.

de Compra
Registro Info de Compras
Cuando se crea un registro info, se extraen datos del registro maestro de materiales y de proveedores y se insertan en el
registro info como valores de Propuesta.
Un registro info contiene información del siguiente tipo:
• Los precios actuales y los costes de entrega para la organización de compras o centro responsable
• Número de material del proveedor
• Opciones de entrega (fecha de inicio o de finalización)
• Datos de fuente
• El número del último pedido
• El número de la oferta, si el registro info se ha generado automáticamente
• Indicador de control del precio
• Límites de tolerancia para excesos y faltas de suministro
• El plazo de entrega del material previsto por el proveedor

de Compra
Clases de Registro Info
• Registros info con registros maestros de materiales (por ejemplo, material de almacén)
Reflejan la relación entre un material o servicio y un registro maestro de materiales o un proveedor.
• Registros info sin registros maestros de materiales (por ejemplo, material de consumo)
Reflejan la relación entre un material o servicio y un registro sin un maestro de materiales o un proveedor.
El sistema propone como fuentes registros info para grupos de artículos cuando se crea manualmente una posición de
solicitud de pedido sin un registro maestro de materiales.

de Compra
Ejercicio 3: Crear un Registro Info de Compras
Un registro info puede aplicarse a todos los centros o a un único centro de una organización de compras. Los registros info se
pueden generar manualmente o automáticamente cuando se crea una oferta, una OC o un contrato marco.
Crear/modificar/visualizar registros info:
Menú SAP → Logística → Gestión de materiales → Compras → Datos maestros → Registro info →

de Compra
Condiciones
Las condiciones representan estipulaciones acordadas con los proveedores respecto a precios, descuentos y recargos,
gastos de transporte, etc. Estas condiciones se pueden crear en ofertas, registros info, contratos marco y pedidos.
También existe la opción de crear condiciones generales en el nivel del proveedor, por ejemplo. Entonces el sistema aplica
las condiciones para determinar el precio de compra. Se pueden introducir más condiciones manualmente en la misma OC.
Crear condiciones generales:
Menú SAP → Logística → Gestión de materiales → Compras → Datos maestros → Condiciones → Recargos/Reducciones
→ Por proveedor/Por emisor factura, etc.
Hay condiciones que son válidas para un período determinado y condiciones para las que no se puede especificar un período
de validez definido. En el último caso, la validez de las condiciones corresponde a la del documento de compras en cuestión.

de Compra
Propuesta de precio en Pedido
Un registro info puede contener datos de ofertas y pedidos además de los datos específicos de materiales y proveedores. Los
datos en el registro info (por ejemplo, el precio o el plazo de entrega previsto) se usan como datos de propuesta para los
pedidos.
Se pueden guardar datos como las condiciones de oferta actuales y futuras (descuentos/recargos, costes fijos, etc.) en el
registro info, de manera que se pueden adoptar en las OC creadas posteriormente. También se pueden almacenar las
condiciones de proveedor directamente del registro info.
Un registro info de compras puede aplicarse a todos los centros o a un único centro de una organización de compras.
Los registros info se pueden crear manual o automáticamente cuando se crea una oferta, una OC o un contrato marco. Los
datos de pedido se actualizan automáticamente en el registro info si está fijado el indicador Actualizar registro info en el
pedido.

de Compra
Pedido Abierto
Ejemplo empresarial
En compras, desea realizar un pedido abierto de entrega a largo plazo con su proveedor. Por este motivo, entra pedidos
abiertos como fuentes. Los pedidos abiertos son una forma de definir y almacenar condiciones acordadas con proveedores
en el sistema.
Los precios negociados centralmente (es decir, para todo un grupo de empresas) se representan en forma de pedidos
abiertos centrales. Éstos se pueden usar posteriormente como base para crear pedidos abiertos específicos de un centro o
planes de entregas.
Contrato Marco
Un contrato marco es un acuerdo a más largo plazo con un proveedor cubriendo el aprovisionamiento de materiales o la
prestación de servicios, sujeto a condiciones predeterminadas. Esto se aplica para un período predefinido y una cantidad de
adquisición total predefinida o un valor de adquisición concreto.
Un contrato marco no contiene datos sobre fechas de entrega específicas o cantidades a entregar. Estos datos se transmiten
al proveedor de dos maneras diferentes, en función del tipo de contrato marco. Se notifican al proveedor las cantidades y
fechas de entrega, ya sea en una forma especializada de pedido llamada orden de entrega para pedido abierto, o bien en una
orden de entrega.

de Compra
Contrato Marco
Menú SAP → Logística → Gestión de materiales → Compras → Contrato marco → Pedido abierto/Plan de entregas →
Pedidos Abiertos
Los pedidos abiertos se pueden crear sin referencia o con referencia a una solicitud de contrato marco, una petición de oferta
u otro pedido abierto.
Se pueden usar varios tipos de posición. El tipo de posición influye en el control de campos del documento.
Si la posición de pedido abierto es una posición de material de almacén, deben haberse creado como mínimo los datos de
compras y contabilidad en el registro maestro de materiales pertinente. Si la posición es para un material de consumo, los
datos de imputación ya se pueden almacenar en el pedido abierto.
Opcionalmente puede usar el tipo de imputación U. El uso del tipo de imputación U significa que los datos de imputación no
tienen que especificarse hasta que se crea el pedido.

de Compra
Clases de Pedido Abierto
• Pedidos abiertos de cantidad
El pedido abierto se cumple cuando se alcanza una cantidad destino estipulada por posición de pedido abierto como
resultado de la emisión de órdenes de entrega. Seleccione la clase de pedido abierto pedido abierto de cantidad (MK) si
conoce la cantidad total de cada posición a pedir durante la duración del pedido abierto.
• Pedidos abiertos de valor
El pedido abierto se cumple cuando se alcanza un valor destino global estipulado (valor total de todas las posiciones) como
resultado de la emisión de órdenes de entrega. Seleccione la clase de pedido abierto pedido abierto de valor (WK) si el
valor total de todas las órdenes de entrega emitidas para este pedido abierto no deben exceder un determinado importe.
• Pedidos abiertos distribuidos
Se trata de pedidos abiertos centrales que se ponen a disposición de otros sistemas SAP para la emisión de órdenes de
entrega para el pedido abierto.

de Compra
Pedido Abiertos para Grupo de Artículos
Los tipos de posición específicos de pedido abierto M (material desconocido) y W (grupo de artículos) están disponibles para
representar acuerdos contractuales para grupos de artículos.

de Compra
Tipos de posición M y W
Los tipos de posición M y W están pensados para la entrada de posiciones de pedido abierto sin especificación del número
de material.
Tipo de posición M
Recomendado para materiales similares del mismo precio. Estos pueden ser materiales con números de material diferentes o
materiales sin registros maestros de materiales.
Ejemplo de uso del tipo de posición M:
Ha configurado un pedido abierto con su proveedor que cubre varios tipos de papel de escribir (rayado, cuadriculado, blanco,
perforado de dos/cuatro agujeros, etc.). Los diferentes tipos de papel tienen el mismo peso, la misma calidad y el mismo
precio.
Al introducir esta posición de pedido abierto del tipo M, introduzca la descripción breve, el grupo de artículos, la cantidad
destino, la unidad de medida y el precio, pero ningún número de material. La descripción breve debe introducirse en la orden
de entrega para pedido abierto (por ejemplo, rayado, perforado con dos agujeros).

de Compra
Tipo de posición W
Recomendada para materiales que pertenecen al mismo grupo de artículos pero con precios diferentes. El tipo de posición W
sólo se puede usar en pedidos abiertos de valor.
Ejemplo de uso del tipo de posición W:
Ha configurado un pedido abierto con su proveedor para diversos tipos de cable. El pedido abierto debe cubrir todos los tipos
de cable incluidos en la lista de precios de proveedor. Sin embargo, la clase exacta sólo se determina cuando se crea un
pedido para un determinado cable. En vez de crear un pedido abierto para cada tipo de cable en el surtido del proveedor,
podría introducir el tipo de posición W y el grupo de artículos adecuado (por ejemplo, cable). Partiendo del texto breve,
quedaría claro que la posición de pedido abierto cubre todos los tipos de cable suministrados por el proveedor en cuestión.
Cada orden de entrega emitida para este pedido abierto contendría la especificación exacta del tipo de cable y la cantidad
(por ejemplo, coaxial de doble capa, 1 metro) y el precio.
Al introducir la clase de pedido abierto, introduzca sólo el texto breve y el grupo de artículos. No introduzca la cantidad
destino ni el precio. Es posible introducir condiciones adicionales. Por ejemplo, puede introducir un descuento en las
condiciones de cabecera si el proveedor garantiza un descuento para todos los pedidos referentes a un pedido abierto. El
descuento se calcula automáticamente cuando se crea una orden de entrega.

de Compra
Ejercicio 4: Pedido Abierto
En su empresa, se utilizan pedidos abiertos específicos de material y específicos de grupo de artículos.
Se le ha pedido que cree pedidos abiertos válidos para todos los centros y organizaciones de compras para el proveedor
PPMM.
Tarea 1: Crear pedido abierto central y emitir órdenes de entrega para pedido abierto.
* Ha cerrado un acuerdo contractual con el proveedor PPMM en relación con la compra de 10.000 un. del material MM.
* El período de validez del pedido abierto empieza hoy y termina en dos años.
* El acuerdo se aplica a todos los centros de la organización de compras OCA.
* Para dos centros, los precios difieren de los de las condiciones centrales. Los precios individuales se establecen así:
Precio central: 5,50 EUR / Precio para centro C1: 5,20 EUR / Precio para centro C2: 5,30 EUR más 2% porte (FRA1)
* El plazo de entrega previsto acordado es de 10 días. Introduzca el plazo de entrega previsto acordado en los datos
adicionales para la posición.
1.1- ¿Qué clase de acuerdo utiliza?

de Compra
Ejercicio 4: Pedido Abierto
Tarea 2: Crear pedido abierto de grupo de artículos.
* Ha cerrado otro acuerdo contractual con el proveedor PPMM.
* El tema del acuerdo es la adquisición de un total de 5000 cajas de embalaje.
* El pedido abierto, que se aplica solamente al centro C1, es válido por un año a partir de hoy. Las cajas de embalaje, que
deben suministrarse en 5 días, pertenecen al grupo de artículos 008 (Embalaje). El precio es 1 USD por caja.
2.1- ¿Qué clase de acuerdo utiliza?
2.2- ¿Qué tipo de posición utiliza? ¿Por qué?

de Compra
Planes de Entrega
Un plan de entregas es un acuerdo a largo plazo con un proveedor que cubre el aprovisionamiento de materiales sujeto a
unas condiciones predeterminadas. Las condiciones son válidas para un período predefinido y para una cantidad de
adquisición total predefinida.
Los planes de entregas tienen diferentes ventajas:
1. El uso de planes de entregas le permite reducir los tiempos de tratamiento y la cantidad de papeleo de su empresa. Un
reparto emitido en respuesta a un plan de entregas puede sustituir un gran número de pedidos estándar u órdenes de
entrega para pedido abierto.
2. Los repartos en documentos de compras no constituyen un documento independiente, sino que forman parte del plan de
entregas. De este modo, el aprovisionamiento mediante planes de entregas le permite reducir el volumen de documentos
utilizados.
3. Sólo tiene que mantener un pequeño stock en almacén, puesto que el almacenamiento de existencias lo realiza el
proveedor.
4. Los proveedores tienen compromisos de servicio a largo plazo que les permite negociar condiciones más favorables en
relación con los proveedores, algo que a su vez le beneficia. Los proveedores también pueden fabricar con una base continua
y automatizar los procesos, lo que da como resultado un nivel de calidad superior.

de Compra
Planes de Entrega
Los planes de entrega se pueden crear ya sea sin hacer referencia a otro documento, o bien haciendo referencia a una
solicitud de contrato marco, una petición de oferta u otro plan de entregas. Los planes de entregas también se pueden crear
haciendo referencia a un pedido abierto central, lo cual facilita el uso de precios negociados de forma centralizada.
Al crear un plan de entregas, se encuentran disponibles los siguientes tipos de posición:
* Estándar * Consignación * Subcontratación * Solicitante externo * Texto
La cantidad total de material que se debe suministrar especificada en la posición del plan de entregas puede dividirse en una
serie de cantidades parciales con fechas de entrega individuales en los repartos del plan de entregas.
Nota: Los planes de entregas son siempre específicos del centro. Los tipos de posición M y W no están permitidos.
Crear/modificar/visualizar plan de entregas:
Menú de SAP → Logística → Gestión de materiales → Compras → Contrato marco → Plan de entregas →

de Compra
Pedidos Limitados
El uso de pedidos limitados le permite simplificar el proceso de aprovisionamiento para materiales de consumo de poco valor
y así reducir costes y tiempo.
Ventajas de pedidos limitados
Con determinadas operaciones de aprovisionamiento, los costes de aprovisionamiento son desproporcionadamente elevados
en relación con el valor del material o servicio en cuestión. Este suele ser el caso con el material de oficina (como lápices y
agendas) y servicios de relativamente poca importancia (como pequeñas reparaciones, tareas de limpieza y servicios de
mensajería).

de Compra
Pedidos Limitados
La principal ventaja de utilizar pedidos limitados es, pues, la reducción que resulta de los costes de tratamiento de pedido.
Estos son notablemente inferiores porque:
• El pedido limitado es válido para un período más largo.
• No hay entrada de mercancías ni entrada de servicios.
• No es necesario crear posiciones de pedido para operaciones de aprovisionamiento individuales.
Al crear un pedido limitado, debe utilizar la clase de documento FO (pedido marco). Con esta clase de documento, los
campos de cabecera Inicio de validez y Fin de validez aparecen automáticamente, e Inicio de validez se define como campo
obligatorio.
Debe introducir el tipo de posición B (Límite) y un tipo de contabilización en el resumen de posiciones de pedido. La entrada
de este tipo de posición garantiza que la etiqueta Límites aparezca en la pantalla detallada de posición. Allí, introduzca un
límite global y un valor previsto.
El límite global representa el valor máximo por el que las facturas referentes a la posición de pedido se pueden contabilizar
sin que el sistema visualice mensajes.
El valor previsto es el valor final anticipado del pedido realizado al proveedor. Si trabaja con el procedimiento de liberación
para documentos de compras, este valor puede servir como base para asignar este pedido limitado a una estrategia de
liberación.

de Compra
Actividad Grupal 1:
Evalúe en su sistema los siguientes campos e indíquele a sus compañeros que pasaría si se utilizan de manera incorrecta en
las Ordenes de Compra:
1.1 - A nivel de Cabecera:
Pestaña de Entrega/Factura, Condiciones, Texto, Datos de Organización, Estrategia de Liberación.
1.2 - A nivel del Resumen de Posiciones:
Clase de Pedido, Tipo de Imputación, Tipo de posición, Material o Texto Servicio, Fecha de Entrega, Grupo de Artículo,
Centro, Grupo de Compras, Organización de Compras.
1.3 – A nivel del Detalle de Posición:
Diferenciación de Pestañas para casos de Materiales y Servicios, Factura, Condiciones, Imputación y Textos.

Repaso de los campos más
relevantes de las Ordenes de
Compra

Repaso de los campos más relevantes en las Ordenes de
Compra
Actividad Grupal 1:
Evalúe en su sistema los siguientes campos e indíquele a sus compañeros que pasaría si se utilizan de manera incorrecta en
las Ordenes de Compra:
1.1 - A nivel de Cabecera:
Pestaña de Entrega/Factura, Condiciones, Texto, Datos de Organización, Estrategia de Liberación.
1.2 - A nivel del Resumen de Posiciones:
Clase de Pedido, Tipo de Imputación, Tipo de posición, Material o Texto Servicio, Fecha de Entrega, Grupo de Artículo,
Centro, Grupo de Compras, Organización de Compras.
1.3 – A nivel del Detalle de Posición:
Diferenciación de Pestañas para casos de Materiales y Servicios. Factura, Condiciones, Imputación y Textos.

Maneras de realizar
consultas individuales en las
Ordenes de Compra

Maneras de realizar Consultas Individuales en las Ordenes de
Compra
Actividad Grupal 2:
Evalúe en su sistema las siguientes transacciones e indíquele a sus compañeros que ventajas ofrece cada una, y para qué
casos le sería útil:
2.1 – Tx ME2M
2.2 – Tx ME2N
2.3 – Tx ME2C
2.4 – Tx ME2S
2.5 – Tx ME2L
2.6 – Tx ME2K

Transacciones y parámetros
para realizar consultas
masivas de las Ordenes de
Compra

Transacciones y parámetros para realizar consultas masivas
de Ordenes de Compra
Actividad Grupal 3:
3.1 – Tx ME80FN
3.2 – Tx ME80AN
3.3 – Tx MN04
I. Debe identificar las Ordenes de Compra generadas que aún no estén liberadas.
II. Aplique filtros a sus búsquedas y obtenga datos clasificados según le sean de utilidad.

Campos y parámetros
relevantes para realizar
búsquedas relacionadas a la
Recepción de Mercancía y
su trazabilidad

Campos y parámetros relevantes para realizar búsquedas
relacionadas a la Recepción de Mercancía y su trazabilidad
Actividad Grupal 4:
4.1 – Tx MB51
4.2 – Tx MB52
4.3 – Tx MB5T
4.4 – Tx MMBE
4.5 – Tx MB01
4.6 – Tx MB1A
4.7 – Tx MIGO
4.8 – Tx MIGO_GI
4.9 – Tx MR51
4.10 – Tx RWBE

Repaso sobre campos y
parámetros para realizar
consultas masivas de las
Ordenes de Compra

Repaso sobre búsquedas y
trazabilidad en Recepción de
Mercancías

Identificación de parámetros
claves en reportes
correspondientes a Pagos de
Proveedores

Identificación de parámetros claves en reportes
correspondientes a Pagos de Proveedores
Actividad Grupal 5:
5.1 – Tx FBL1N
5.2 – Tx MC$4
5.3 – Tx MC$6
5.4 – Tx MC$G
5.5 – Tx MC$8
5.6 – Tx MB5S
5.7 – Tx MCE7
5.8 – Tx MC$1
5.9 – Tx MC$K
5.10 – Tx MC$0
5.11 – Tx MC$M

Parametrizaciones de
usuario en Reportes de uso
diario

Parametrizaciones de usuario en reportes de uso diario
Parametrizaciones
Prerrequisito: Debe contar con las autorizaciones de roles y seguridad correspondiente según su Departamento de Tecnología y Equipo Basis
SAP.
Los parámetros son valores de usuario que se pueden conservar en
memoria y que luego nos van a aparecer predefinidos cuando entremos
en las transacciones. Por ejemplo, podemos fijar la sociedad de finanzas
o controlling con la que trabajamos (parámetros BUK o CAC),
Organización de compras (EKO), Grupo de compras (EKG), etc.
Cuando entremos en una transacción que tenga estos campos y se
encuentre habilitada la recuperación de valores de memoria, estos campos
se llenarán con estos valores predefinidos, agilizando el trabajo de usuario.

La forma de localizar si un campo en una determinada transacción es susceptible de ser importado a partir de los valores en
memoria del usuario es hacer un F1 posicionados en el campo y buscar el valor “ID parámetro”.
Además, los parámetros nos pueden servir para guardar configuraciones predefinidas cuando las fijamos utilizando los
diferentes programas de SAP. Internamente, el sistema se ha guardado los valores de dicha configuración utilizando
parámetros de memoria.
• Para agilizar un poco el uso de los reportes diarios, existe la opción de “Parametrizar” los valores del usuario. Se pueden
configurar valores de propuesta para ciertas transacciones, esto se puede realizar mediante la opción Parámetros del
Usuario (Transacción SU3, pestaña Parámetros), para que cada vez que se ingrese a una Transacción determinada,
aparezcan ciertos valores propuestos.
• También se puede acceder a a los valores fijos como a los parámetros desde la opción de menú Sistema –> Valores
Prefijados –> Datos Propios.
Esta opción de menú esta disponible desde cualquier lugar, bien desde los menús o dentro de una transacción. Los
datos también se pueden mantener en las transacciones de gestión de usuarios (SU01 para un usuario individual o
la SU10 para la modificación de usuarios de forma masiva).

Actividad Grupal 6:
1. Identifique los campos que desearía mantener fijos en sus reportes.
2. Investigue si posee autorización para realizar sus propias parametrizaciones de usuario, o si requiere de apoyo del equipo
de TI y/o Basis SAP.

Repaso sobre
Parametrizaciones de
usuario en Reportes de uso
Diario

Creación y utilización de
Variantes en reportes de uso
diario

Creación y utilización de variantes en reportes de uso diario
Creación de Variante
Para entender mejor este concepto, realizaremos un ejemplo con un reporte de prueba:
1. En primer lugar, crearemos una variante de la manera tradicional. Para ello digitamos valores en los dos parámetros de
selección y luego presionamos el botón de guardar.
2. En el siguiente diálogo escribimos un nombre y una descripción para nuestra variante y presionamos de nuevo el botón
guardar.

3. Una vez hecho, al regresar a la pantalla de selección, veremos que ahora aparece el botón de seleccionar variante y al
presionarlo aparecerá un dialogo donde podremos seleccionarla para no tener que ingresar de nuevo estos valores.
4. OPCIONAL (ABAP): Para revisar como se almacenan los valores en la variante, ingresamos a la transacción SE38 y
seleccionamos la opción Variantes y luego Visualizar.

5. En el siguiente diálogo podemos usar el matchcode para seleccionar nuestra variante. Luego seleccionamos la opción
Valores y el botón visualizar
6. En la pantalla que se presenta podemos ver la forma en que se almacenan los valores de nuestra Variante.

7. Analicemos la línea 1
Podemos observar que se ha indicado al parámetro S_MATNR (Material) que se incluya un rango entre MAT1 y MAT5.
8. Supongamos que queremos excluir el valor MAT2. Para eso modificaremos la variante creada, presionando el botón
“Valores” y luego “Selecciones múltiples” :

9. En la ventana que aparece escogemos la opción Excluir valores individuales:
10. Presionamos Aceptar, Guardar, regresamos hasta la ventana inicial y elegimos de nuevo visualizar valores, donde
veremos que ahora existe una línea con el valor excluido
Fuente: Blog de Dairo Leonardo Lozano

Maneras de optimizar el tiempo al usar el sistema de manera
adecuada
Actividad Grupal 7:
1. Crear una variante a algún reporte de su preferencia.
2. Modificar la variante creada para excluir algún valor.

Maneras de optimizar el
tiempo al usar el sistema de
manera adecuada

adecuada
Recomendaciones
1. Usar y administrar periódicamente el menú Favoritos. Esta es una forma de personalizar SAP según las necesidades de
cada usuario, y en vez de buscar transacciones de uso frecuente en el menú de usuario SAP, estas están almacenadas
en el menú Favoritos e incluso en el orden de ejecución necesario.
2. Se pueden definir los campos de usuario en cada reporte, mediante la Opción Herramientas -> Campos Def Usuario ->
Opción Parametrización Personal.
3. En vez de introducir los valores en los criterios de selección cada vez que se vaya a ejecutar un reporte, se sugiere
introducir los valores una sola vez y guardar esta selección como una Variante. De esta manera la próxima vez que se
vaya a ejecutar este reporte para esos mismos criterios de selección, solo se debe seleccionar el nombre de la variante
asignada. De esta manera los resultados del reporte serán más pequeños y tomará menos tiempo de procesamiento en
el sistema.

adecuada
Actividad Grupal 8:
Según su experiencia de uso en SAP:
Indíquele a sus compañeros de qué forma ha logrado mejorar el tiempo de uso del sistema SAP en sus
operaciones diarias.

Contacto y consultas:
gabrieljim@gmail.com

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