Este documento describe Microsoft Access, un programa de base de datos relacional creado por Microsoft. Explica que Access permite crear y consultar bases de datos, tablas, formularios e informes. También describe cómo se pueden usar consultas para buscar y recuperar datos específicos de una base de datos.

1. TRABAJO DE INFORMATICA VERONICA DELGADO CA 3-8

2. MICROSOFT ACCESS

3. CONCEPTO Access es un programa Sistema de gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal de pequeñas organizaciones. . Es un componente de la suite Microsoft Office . Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas HISTORIA

4. Open Office Access versión 1.0 fue lanzado en noviembre de 1992, rápidamente en mayo de 1993 se lanzó access 1.1 para mejorar la compatibilidad con otros productos de Microsoft e incluir el lenguaje de programación de Access Basic. Como empezar advierte sobre una serie de circunstancias en las que los controladores de dispositivo obsoletos o configuraciones incorrectas puede causar la pérdida de datos. Con la eliminación gradual de Windows 95, 98 y ME, la mejora de la confiabilidad de la red, y el lanzamiento de Microsoft de 8 Service Pack para el Jet Database Engine, la fiabilidad de las bases de datos de Access se ha mejorado enormemente tanto en tamaño como en número de usuarios.

5. Antes del lanzamiento de Access, el mercado de base de datos de escritorio estaba dominado por Borland con sus programas Paradox y dBase, y FoxPro. Microsoft Access fue el primer programa en masa de base de datos para Windows. Con la compra de FoxPro y la incorporación de sus rutinas de optimización Rushmore dentro de Access, Microsoft Access se convirtió rápidamente en la principal base de datos para Windows de manera efectiva eliminando la competencia que no daba transición en el mundo MS-DOS. Con Office 95, Microsoft Access 95 se convirtió en parte de Microsoft Open Office Professional Suite junto con Microsoft Excel, Word y PowerPoint y la transformación de Access Basic a Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Desde entonces, ha habido liberaciones de Microsoft Access con cada versión de Office. Esto incluye el Access 97 (versión 8.0), Access 2000 (versión 9.0), Access 2002 (versión 10.0), Access 2003 (versión 11.0) y Access 2007 (versión 12.0).

6. Que nos ofrece: Crear formularios para insertar y modificar datos fácilmente. Entorno gráfico para ver las relaciones entre las diferentes tablas de la base de datos. Tiene un sistema de seguridad de cifrado bastante primitivo y puede ser la respuesta a proyectos de programación de pequeños y medianos tamaños.

7. En Access podemos trabajar con: Bases de datos con las cuales podemos crear: Tablas Consultas Formularios Informes

8. ¿QUE SON LAS BASES DE DATOS? Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música . Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos. EJEMPLO

9. Ejemplo: Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de los proveedores están almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los números de teléfono de los proveedores, en archivos de información de productos en un armario y en una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el número de teléfono de un proveedor, tendría que actualizar la información en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario modificar la información en un solo lugar: el número de teléfono del proveedor se actualiza automáticamente en todos los lugares de la base de datos donde se utilice. ¿CÚAL ES?

10. TABLAS Sirve para almacenar los datos. Para crear una tabla de datos tenemos que posicionarnos en la ventana base de datos con el objeto tablas seleccionado , si hacemos clic en el icono se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear una tabla: Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna. Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación de la tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas.

11. Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra base de datos. Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base de datos. Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño . Este método consiste en definir la estructura de la tabla es decir definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves etc...

12. Otra forma más rápida de llegar a la vista diseño es desde la ventana Base de datos con el objeto tablas seleccionado , haciendo doble clic en la opción Crear una tabla en vista Diseño. En la barra de título tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1; a continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.

13. En la mueva ventana en el espacio “Nombre de Campo” insertamos el dato que deseamos; junto a este encontramos “Tipo de datos” en los cuales al momento de llenar los datos en la tabla podemos llenar con datos como son: Texto Memo Numero Fecha/hora Moneda Autonumérico Si/no Objeto OLE Hipervínculo Asistente para búsqueda

14. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos fichas ( General y Búsqueda ) para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres. Podemos definir un campo utilizando el generador de campos que permite definir campos a partir de los de unas tablas ejemplo y que se activa pulsando el icono de la barra de herramientas. Para más información sobre el generador de campos haz clic aquí . O bien podemos definir nosotros mismos los campos directamente como explicaremos a continuación.

15. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas. Ejemplo: La información de clientes que antes se guardaba en una lista de correo ahora reside en la tabla Clientes. La información de pedidos que antes se guardaba en una hoja de cálculo ahora reside en la tabla Pedidos.

16. CONSULTAS Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo , y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos.

17. CONSULTAS Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Serán estudiados tres tipos de consultas: De selección : selecciona y presenta registros en formato patrón De referencias cruzadas : selecciona y presenta registros en formato de planilla De acción : altera el contenido de registros en una única operación

18. Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinámico en el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir mientras la consulta esté activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de existir. Esto constituye una gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las consultas sobre ella automáticamente reflejarán esas alteraciones. Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones específicas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos: Elegir campos específicos de tablas específicas; Seleccionar informaciones vía criterios; Mostrar las informaciones en varios órdenes; Obtener datos de varias tablas simultáneamente; Calcular totales; Crear formularios e informes; Crear otras consultas y gráficos.

19. Generar una nueva consulta. La obtención de una nueva consulta es hecha a partir de la ventana Base de Datos, seleccionando Consultas y picando en la opción Nuevo . En respuesta aparecerá un cuadro de diálogo que le permite a Ud. elegir el modo de cómo, la consulta, debe ser construida. O Ud. mismo monta la consulta a través del modo Vista Diseño o Ud. utiliza los Asistentes, que facilitan el montaje tanto de consultas como de informes, formularios, etc. Al elegir el modo Vista Diseño, aparecerá la ventana Consulta de Selección sobrepuesta con la ventana de diálogo Mostrar tabla. Para cada tabla o consulta a adicionar, seleccione su nombre y pique en el botón Agregar . En el caso que se adicione una tabla / consulta equivocada, basta seleccionarla y apretar DEL para borrarla del área de tablas.

20. La activación de la ventana de diálogo Mostrar tabla también puede ser realizada a través del menú Consulta opción Mostrar tabla o por el botón correspondiente en la barra de herramientas. La ventana Consulta Selección posee dos áreas, el área de las tablas envueltas en la consulta y el área de la consulta propiamente dicha. En esta última área el montaje de la consulta es hecho a través del esquema QBE ( Query By Example ). En este esquema creamos las consultas arrastrando campos del área superior de la ventana para el área inferior. En la planilla QBE cada columna contiene informaciones al respecto del campo incluido en la consulta. La figura muestra la estructura de la consulta que fue denominada " Ingenieros de la Empresa ". Al accionar la ejecución de la consulta aparece el resultado presentado en la figura 3.4. Esta figura muestra que el resultado es presentado en una hoja de datos que, en principio, puede ser también usada para alterar y excluir registros.

22. Esta consulta tiene acceso a tablas distintas para recuperar la información de Id. de pedido, fecha de entrega, nombre de la organización y ciudad para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes de abril.

23. FORMULARIOS Los formularios constituyen pantallas para la entrada y presentación de informaciones. El layout de estas pantallas es determinado por el proyectista de la Base de Datos y puede comprender alguna sofisticación tal como el uso se colores, letras de diversos tipos y tamaños, figuras, botones, etc. En los formularios es posible presentar resultados de cálculos y efectuar consistencias sobre datos alimentados. Eventualmente se puede imprimir un formulario a pesar de que el Access posee un recurso específico para la presentación de informaciones impresas Informes

24. Existen tres tipos importantes de formularios: de columnas, tabular y subformularios. En general es posible crear rápidamente un formulario relativamente padronizado sobre los cuales si el proyectista lo desea, es posible hacer ajustes. La secuencia de pasos para la creación de un formulario a través del asistente es la siguiente: En la ventana Base de Datos, seleccionar Formularios y picar el botón Nuevos Elegir la opción Asistente de formulario Elegir la tabla o consulta para la cual el formulario será desarrollado. Seguir las indicaciones dadas por las ventanas presentadas por el sistema. Para generar un formulario rápidamente en el formato padrón basta elegir el asistente para autoformularios de columnas, tabular u hoja de datos

25. Al final de este proceso se puede inspeccionar el formulario generado en la ventana de diseño o en la ventana de formulario con los datos de la tabla o consulta. Accesoriamente se puede inspeccionar esa tabla o consulta en el formato padrón de la hoja de datos, basta accionar los botones correspondientes en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla. La figura 5.1 muestra el formulario generado para el PADRÓN DE EMPLEADOS.

26. Para verificar la distribución de las informaciones de ese formulario impreso, basta accionar el botón Vista preliminar . Este botón también puede ser accionado directamente en la ventana Base de Datos El sistema provee una visión de la impresión en formato compactado. Para visualizar detalles se puede accionar un zoom picando sobre la parte deseada. Para salir del modo de visualización de impresión, basta picar la tecla ESC o picar el botón Cerrar .

27. Las barras de herramientas para la construcción de formularios presentan recursos que dependen de la personificación usada (menú Ver , opción Barra de herramientas, personificar ). En general se presentan configuradas conforme la figura 5.3. Además de eso, también es empleado el cuadro de herramientas para construir rótulos y cuadros de texto conforme detalles a seguir. En caso en que las barras o el cuadro no estén visibles en modo diseño del formulario se hacen visibles a través de las opciones del menú Ver

28. El proyectista de formularios manipula controles en la ventana de diseño. Las acciones que él puede realizar en general comprenden selección, movimentación, redimencionamiento y ajuste de estos controles. Estas acciones básicas también valen para el desarrollo de informes siendo presentados a continuación.

29. Selección La selección del control es hecha picando sobre él, en respuesta aparecen marcas guías de manipulación (handles L ). Algunos controles, como cuadros de texto, poseen otro control asociado del tipo rotulo. Estos dos controles en general andan juntos.

30. Picando sobre el rótulo será considerado seleccionado el rótulo, picando sobre el cuadro de texto será considerada seleccionada el cuadro de texto. Es posible seleccionar múltiples controles picando el mouse fuera del área en la que están estos controles, arrastrando por sobre ellos hasta envolverlos y soltando enseguida el Mouse. Este procedimiento también puede ser usado para seleccionar solo cuadros de texto o solo rótulos dependiendo de cuales objetos fueron comprendidos por la selección. Otra forma de seleccionar múltiples controles es picando uno por uno en tanto se mantiene presionado la tecla SHIFT. Picando sobre el rótulo será considerado seleccionado el rótulo, picando sobre el cuadro de texto será considerada seleccionada el cuadro de texto. Es posible seleccionar múltiples controles picando el mouse fuera del área en la que están estos controles, arrastrando por sobre ellos hasta envolverlos y soltando enseguida el Mouse. Este procedimiento también puede ser usado para seleccionar solo cuadros de texto o solo rótulos dependiendo de cuales objetos fueron comprendidos por la selección. Otra forma de seleccionar múltiples controles es picando uno por uno en tanto se mantiene presionado la tecla SHIFT.

31. Movimiento: Para movilizar el par rótulo y cuadro de texto seleccionado se debe colocar el cursor sobe sus bordes inferiores hasta que él se trasforme en una mano. En este instante se debe picar y arrastrar. Para mover apenas el rótulo, picar en su guía de movimiento (el vector se transforma en una mano como el dedo indicado apuntando para la guía) y arrastrar. Para mover solamente el cuadro de texto utilizar su correspondiente marca guía. Observar que a pesar de que la movilización es por separado, los dos controles permanecen asociados.

32. En caso de ser necesario mover apenas uno de los dos elementos del par para otra sección (encabezado, pié), será necesario utilizar el menú Edición. Se selecciona el elemento y se utiliza Cortar . A continuación se selecciona la sección objetivo (en la zona gris fuera de la cuadrícula de diseño) y se acciona Pegar . Ahora los dos controles estarán definitivamente desasociados. Para restringir la dirección de movilización de los controles se recomienda mantener presionada la tecla SHIFT, seleccionar control y arrastrarlo. La dirección del primer movimiento prevalecerá y será la única según la cual podremos mover el control hasta soltar el botón del Mouse.

33. INFORMES. Los informes constituyen un recurso específico para la presentación de informaciones en papel impreso. El origen de estas informaciones puede ser una tabla o consulta. Además de eso, es posible incluir en el informe elementos gráficos para hacerlo mas atractivo. Como será visto, los informes también incluyen medios para agrupar y agregar datos.

34. Informes generados por asistentes Para mostrar como se genera un informe a través del asistente será utilizado el ejemplo que imprime la relación de empleados y sus salarios por cargo dentro de cada departamento. También deseamos imprimir el total de salarios por cargo y por departamento, como así también el total general de la empresa

35. Como es un informe que involucra informaciones con origen en las tablas de la base de datos, debemos crear inicialmente una consulta que comprenda todas las informaciones necesarias.

36. El informe en su versión original fue generado por el asistente del informe, opción seleccionada en la ventana Nuevo informe. En esta ventana también debe ser elegida la consulta empsal por cargo por depto cuyos registros irán a componer el informe generado. El asistente hace 6 preguntas comentadas a continuación.

37. Cuales campos son deseados en el informe. Incluir todos en el orden en que irán apareciendo las líneas. Depsig, depnom, carcod, carnom, empnum, empnom y carsal. Si son deseados niveles de grupo. Ciertamente son pues deseados totalizar salarios por cargo dentro de cada departamento. De esta forma los niveles de grupo en orden de prioridades son: depsig y carcod.

38. 3.-Cual es el orden de clasificación y Opciones de resumen informativo que se desea. El orden se refiere a la clasificación de las líneas de detalle: por empnom. Resumen se refiere a que será totalizado y en qué nivel: suma de carsal mostrado a nivel de detalle y resumen. 4.-Como se desea ordenar/distribuir el informe. El esquema mas adecuado a la versión final es el Esquema por nivel. 5.-Cual es el estilo deseado de fuentes y arte gráfica. : Negrita. 6.-Cual es el título que debe ser atribuido al informe; empsal por cargo por depto (versión original).

39. El informe generado por el asistente puede ser visto accionado por el botón Ver en la ventana Base de datos. Como se observa, el informe posee la estructura deseada pero presenta muchas diferencias con relación a la versión final. Entre otras cosas observamos que los campos no están distribuidos conforme lo deseado y posee medidas (largo) inadecuadas. Hay títulos en exceso, resúmenes no requeridos y no aparecen las líneas de separación que identifican los grupos en la versión final.

40. Todo eso tendrá que ser resuelto manualmente en la ventada de diseño. Para correr menos riesgos se sugiere que el usuario saque una copia del informe (vía Edición/copiar / pegar en la ventana base de datos) antes de iniciar esta actividad. En resumen las alteraciones realizadas fueron: Mover para el encabezado del informe el cuadro de texto de la fecha actual identificada por la función Ahora() en el pié de página. Ese movimiento puede ser por arrastre o vía Edición/cortar/pegar. Para apoyar la fecha a la derecha del cuadro accionar le botón correspondiente en la barra de herramientas. También incluir en el área del encabezado del informe un rótulo con el texto "(versión final)".

41. b.-Quitar del encabezado de página los rótulos no deseados y alterar otros para los textos "departamentos" y "cargo". c.-Mover para el encabezado depsig el cuadro de texto depnom. d.-Mover par el encabezado carcod el cuadro de texto carnom.

42. Creación de informes. Para crear un informe sin auxilio del asistente se selecciona Informe y Nuevo en al ventana de base de datos. En la ventana Nuevo informe se especifica la tabla o consulta que servirá de base para el informe y se selecciona la opción Vista diseño. A título de ejemplo será detallada la creación del informe de empleados por cargo a partir de la tabla PADRÓN DE EMPLEADOS .

43. Después de picar OK aparece la ventana de diseño del informe. Conviene especificar inicialmente cual será la organización del agrupamientos y clasificación de los campos comprendidos. Para esto se acciona el menú Ver opción Ordenar y agrupar o se acciona el botón correspondiente en la barra de herramientas. En respuesta aparece la ventana Ordenar y agrupar. En esta ventana se indica que habrá agrupamiento por código del cargo y los cargos deben ser listados en orden Ascendente. Por otro lado, dentro de cada cargo los empleados deben ser clasificados según su nombre (en verdad el nombre no constituirá grupo).

44. Para el código del cargo deseamos la inclusión de una línea adicional al final de cada grupo (pié de grupo ), pero no deseamos la línea adicional en el inicio ( encabezado de grupo ). Además de eso, el agrupamiento debe ser hecho por el código del cargo por entero y el segundo algunos caracteres iniciales, por lo tanto elegimos Agrupar cada Valor. Para esta opción el número de caracteres es irrelevante y no precisa ser especificado. Como para el nombre del empleado no deseamos agrupamiento alguno, no indicamos ni en el encabezado ni en el pié las propiedades del grupo. Después de cerrar esta ventana el sistema incorpora la línea adicional de pié de código del cargo a la ventana de estructura.

45. Ahora podemos detallar los campos que deseamos disponer en la ventana. Para esto, basta exhibir la ventana de campos y seleccionar el número y nombre del empleado y código del cargo (vía tecla CTRL). Se arrastra la selección para la línea de detalle. Los campos van acompañados de sus rótulos que precisan ser seleccionados, recortados y pegados en la línea de encabezado de página. A continuación, se debe definir la posición correcta de los cuadros, su dimensión y tipo de fuente. También falta incluir un título y accesorios estéticos.

46. Para evitar la repetición del código del cargo en cada línea se debe seleccionar su cuadro de texto en la línea detalle, mostrar su lista de propiedades e indicar si para la propiedad Ocultar duplicados. Para obtener la columna que numera los empleados dentro de cada grupo se debe adicionar un campo calculado en la línea de detalle. Habrá un cuadro de texto (quite el rótulo asociado) y digite la expresión =1. Esto indica, en principio, que su valor será siempre uno. Para obtener el efecto de cuenta o de acumulación basta exhibir su lista de propiedades e indicar Sobre grupo para la propiedad Suma parcial . Esto indica el sistema que a cada nuevo registro el valor del campo es sumado al valor anterior antes de ser impreso.

47. Para obtener la acumulación o total de empleados al final de cada grupo se adiciona un cuadro de texto calculada en la línea de pié de cargo. En su rótulo se digita el texto "total " y en el cuadro de texto se digita =suma(+1). Esto indica al sistema que la expresión entre paréntesis (+1) debe ser acumulada a cada, nuevo, registro impreso y cuando el grupo termina será impreso el total vigente y el acumulador será puesto en cero antes de iniciar el próximo grupo. Para numerar las páginas basta incrementar la línea de pié de página un cuadro de texto con la expresión =[Página]. Será accionada la función interna del sistema (página) que devuelve el número de página corriente. Ese texto aparece en la parte inferior de la página impresa pero no fue posible mostrarlo en la ventana de informe anteriormente presentada. Un medio más simple de incrementar la numeración de páginas en el informe es a través del menú Insertar opción Número de pagina. En la ventana de diálogo que aparece enseguida, es posible elegir la opción, el tipo y el alineamiento de la numeración. La ventana con la estructura final consta en la figura 7.8.

49. MACROS Una macro es una especie de rutina que puede ser ejecutada en respuesta a algún evento que ocurre en el sistema. Por ejemplo, podemos accionar una rutina cuando una exclusión de registro estuviera para ser efectiva y esta rutina puede exigir confirmación por el usuario. El Access provee una serie de aciones que serán ejemplificadas en este texto.

50. Creación de una macro: Para crear una macro se selecciona Macros en la ventana Base de Datos y se acciona el botón Nueva . Para alterar una macro se utiliza el botón Diseño y para ejecutar una macro (en general para testear) se utiliza el botón Ejecutar .

51. Esta ventana muestra una macro constituida de 4 acciones. Esa macro será activada en un formulario (detallado mas adelante) a través del accionar de un botón y va a presentar en la pantalla una ventana tipo hoja de datos correspondiente a la tabla PADRÓN DE DEPARTAMENTOS . Como se observa, para la acción Abrir Tabla tenemos que especificar 3 parámetros: cual es la tabla a ser abierta, de que forma ella es exhibida (hoja de datos), y cual es la acción del usuario que será admitida sobre la ventana exhibida (solamente lectura).

52. La acción Abrir Tabla es inmediatamente seguida de la acción de posicionamiento de la ventana recién abierta porque deseamos elegir su dimensión y posición. La opción Desplazar tamaño especifica la dimensión (largo y alto) y posición (derecha, abajo) en relación a la pantalla; las dos acciones iniciales de esta macro: Eco y reloj de arena proveen un control adicional sobre el proceso de presentación de la tabla. La acción Eco debe tener el parámetro Eco activo especificado como siendo no . Esto indica que eventuales procesos intermediarios que ocurren durante el montaje de la tabla en la pantalla no serán exhibidos. En general no hay realmente interés en exhibir esos procesos. Mientras tanto, como esto puede significar que durante un breve espacio de tiempo el usuario quedará sin ningún tipo de respuesta en la pantalla, se acciona la acción Reloj de arena para mostrar el icono correspondiente hasta que la tabla a sea definitivamente presentada en la pantalla.

53. Vale recordar que la ventana de montaje de macros funciona análogamente a las ventanas de construcción de tablas. Podemos redimensionar las columnas, seleccionar y mover líneas, eliminarlas y redimensionar sus alturas. Eventualmente puede ser hasta necesario incrementar dos columnas adicionales de nombres de macros y de condiciones. Esto es hecho vía condiciones y grupos de macros y es visto en los ejemplos que siguen.

54. Macros para mostrar tablas, formularios e informes. A partir de la tabla PADRÓN DE EMPLEADOS fue desarrollado anteriormente un formulario de columna simple. Esa misma tabla dio origen a un formulario en formato tabular presentado adelante y que será utilizado para mostrar algunos recursos implementables a través de macros. La construcción de ese formulario puede ser hecha a través de un asistente y no será detallado aquí. La figura 8.3. muestra el formulario en uso presentando los datos de la tabla en la forma de columnas. Al frente del formulario aparece la ventana con la tabla PADRÓN DE DEPARTAMENTOS accionada a través del botón deptos del formulario.

55. El botón deptos no es incluido por el asistente generador de formulario. Él es incorporado por el proyectista en la ventana de proyecto vía cuadro de herramientas. Al botón debe ser atribuido un texto para la leyenda. Conviene también atribuir un nombre (interno) al control/botón.

56. Finalmente es necesario especificar cual acción el debe ejecutar cuando fuese picado con el Mouse. Para eso se especifica el nombre de la macro con las acciones deseadas en la propiedad Al hacer clic del botón. La macro mostrada en el ítem anterior fue la macro asociada al evento al hacer clic conforme se puede observar en la ventana del proyecto correspondiente Si el botón Asistente de controles de la barra de herramientas estuviera activado, el proceso será un poco diferente. En la primera ventana de diálogo que aparece luego del diseño del botón de comando, la categoría a ser seleccionada es Miscelánea y acción es Ejecutar macro . La próxima pantalla pide la definición de la macro que va a ser utilizada para el control, que en nuestro caso es mostrar PADRÓN DE DEPARTAMENTOS . En la pantalla siguiente se debe elegir Texto y digitar el nombre del botón (correspondiente a la leyenda) y picar Avanzar. Después se elige un nombre que va a ser atribuido al control, para uso interno del Access y picar Concluir.

57. La macro funciona presentando en la pantalla la ventana de la tabla PADRÓN DE DEPARTAMENTOS . La activación de una ventana se sobrepone a las otras que por ventura estuvieran activas. Cualquier ventana puede ser movida, minimizada, cerrada y redimencionada. Mientras tanto esto interpone un problema si cerramos la ventana del formulario sin cerrar la ventana de la tabla Efectivamente esta continúa abierta. A pesar de ella poder ser cerrada manualmente, se puede forzar su cierre si la ventana del formulario fuera cerrada. Para esto construimos la macro "cerrar padrón" construida de una acción de cerrar. La acción tiene dos parámetros: el tipo de objeto a cerrar (en nuestro caso la tabla) y el nombre del objeto.

58. Esa macro es especificada en la propiedad / Evento del formulario que ocurre cuando él es cerrado (Al Cerrar): Al cerrar , antes del formulario ser cerrado ahora es ejecutado a la acción de cerrar la tabla, es la tabla activa o no en la pantalla.

60. VOCABULARIO En la presemación fueron utilizadas leyendas mnemotécnicas para facilitar las elaboraciones posteriores: Sigla del departamento (depsig) Nombre del departamento (depnom) Código del cargo (carcod) Nombre del cargo (carnom) Número del empleado (empnum) Nombre del empleado (empnom) Salario del Cargo (carsal)

61. GRACIAS POR LA ATENCION