ENTORNO DE ACCESS

ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
ESCUELA DE FINANZAS Y COMERCIO ESTERIOR
INGENIERÍA EN COMERCIO EXTERIOR
CUARTO SEMESTRE

IMPLEMENTACIÓN DEL
SISTEMA DE BASE DE
DATOS
 ENTORNO DE ACCESS
 CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS
 OBJETOS DE LA BASE DE DATOS

ING.CAIZA RICHARD
INTEGRANTES:
GUAMÁN LUIS
REMACHE GABRIELA

PERIODO ACADEMICO 2013 - 2014

INGENIERIA EN COMERCIOEXTERIOR
FADE

UNIDAD I
ENTORNO DE ACCESS

BASE DE DATOS

Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto organizados para un uso
determinado de tal modo que resultefácil acceder a ellos para gestionarlos y actualizarlos.

ENTORNO DE ACCESS


o
o

o

Botón de Office
Barras
Titulo
Acceso Rápido
Bandas
Inicio

INFORMATICA APLICADA II
ACCESS

FADE

o Crear
o Herramientas de Base de Datos

CINTA DE OPCIONES

Las tradicionales barras de herramientas de las versiones anteriores de Access 2007 se
sustituyeron en esta versión 2010 por la llamada de cinta de opciones.

ACCESS

FADE

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer
clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús, organizados en
categorías o grupos.
Para referirnos a un determinado botón necesitaremos saber en qué pestaña se encuentra y el
grupo. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque
tienen un color atenuado, gris.
La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para simplificarte el
trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán
pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla o conjunto de teclas que
deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Ejemplo:

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Para ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de la cinta, si necesitas disponer de más
espacio de trabajo. Para ello, deberás hacer doble clic sobre cualquiera de las pestañas o utilizar
el botón situado en la parte derecha de la cinta
. Las opciones volverán a mostrarse en el
momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña o pulses de nuevo el botón.

PESTAÑAS

Cada uno de los nombres de la cinta de
opciones se llama pestañas, que contienen
un grupo de comandos reunidos según las
propiedades comunes que sugieren sus
denominaciones.

ACCESS

FADE

PESTAÑA ARCHIVO

La pestaña Archivo es especial y como tal, está destacada
con un fondo rosado. Al contrario que el resto de
pestañas, no despliega una ficha típica de la cinta de
opciones con herramientas para modificar el documento,
sino que despliega un menú con acciones relativas al
propio archivo:






Guardar
Imprimir
Abrir
Nuevo
Entre otros.

En versiones anteriores se encontraban en el botón Office.
A este menú también puedes acceder desde el modo de
acceso por teclado tal y como vimos para la Cinta de
opciones pulsando Alt + A.

BARRA DE TITULOS

Indica el nombre del documento ventana, encabeza casi todas la ventanas y cuadros de dialogo
del sistema.

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

ACCESS

FADE

BARRA DE ACCESO RAPIDO

Contiene las operaciones más habituales de Access como GUARDAR o DESHACER.
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras.

BOTONES DE CONTROL

Contiene los botones de minimizar, maximizar y cerrar ventana

INICIADOR DE CUADRO DE DIALOGO

Permite acceder a un cuadro de dialogo o a un panel de tareas relacionadas a un grupo de la cinta
de opciones.

BOTONES DE VISTA

Permite definir el modo de visualización de los objetos. Por ejemplo la tabla tiene las siguientes
vistas:





Vista hoja de datos
Vista tabla dinámica
Vista grafico dinámico
Vista diseño

ACCESS

FADE

BARRA DE ESTADO

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el
estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en
cada momento.
Los nombres de los botones se muestran en un pequeño cuadro informativo al dejar el cursor
sobre uno de ellos, de forma que no es necesario que los memorices. Con el uso ya irás
aprendiendo la forma de los botones que más utilices.

OBJETOS O ELEMENTOS DE ACCESS





Tablas
Consultas
Formularios
Informes

AYUDA DE MICROSOFT ACCESS (F1)

Access incorpora una documentación muy útil que explica las distintas opciones y características
del programa. Su consulta frente a una duda es muy recomendable.
Para acceder a ella podemos:

Hacer clic en el botón de Ayuda
, en la zona derecha de la Cinta de opciones o también se
puede hacer del modo directo sin necesidad de usa el mouse, pulsando la tecla F1.

El programa también ofrece otras opciones interesantes, como:Pulsar Ayuda en la pestaña
Archivo.
En este apartado además encontrarás enlaces a las webs de Microsoft que te facilitarán
información sobre las novedades de esta versión en concreto, ayuda técnica o actualizaciones del
programa.
ACCESS

FADE

UNIDAD II
CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS

CREAR UNA BASE DE DATOS MEDIANTE UNA PLANTILLA
 una carpeta diferente de la que se muestra
debajo del cuadro de nombre de archivo, haga
clic en, busque la carpeta en la que desea
guardar la base de datos y, a continuación, haga
clic en ACEPTAR. También puede crear y
vincular la base de datos a un sitio de Windows
SharePoint Services 3.0.
 Haga clic en CREAR. Access crea o descarga
la base de datos y, a continuación, la abre.
Aparece un formulario en el que puede empezar
a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de
ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registro (el
cuadro atenuado o la barra que aparece a la izquierda del registro) y luego siguiendo este
procedimiento:
En el grupo REGISTROS de la ficha INICIO, haga clic en ELIMINAR.

ACCESS

FADE



Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y
empiece a escribir.

CREAR UNA BASE DE DATOS SIN PLANTILLA

Si no le interesa utilizar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias tablas,
formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayoría de los casos, este proceso
implica alguna o ambas de estas operaciones:
 Escribir, pegar o importar datos en la tabla que se crea al crear una nueva base de datos y,
a continuación, repetir el proceso con las nuevas tablas que cree mediante el comando
Tabla en la ficha Crear.
 Importar datos de otros orígenes y crear tablas en el proceso.
Para obtener más información sobre cómo planear y diseñar una base de datos, o sobre cómo
crear relaciones, formularios, informes o consultas, visite los vínculos de la sección Vea también
de este artículo.

CREAR UNA BASE DE DATOS EN BLANCO
 En la página Introducción a Microsoft Office
Access, en Nueva base de datos en blanco, haga clic
enBase de datos en blanco.

 En el panel BASE DE DATOS EN BLANCO,
escriba un nombre de archivo en el cuadro NOMBRE
DE ARCHIVO. Si no especifica una extensión de
nombre de archivo, Access la agrega automáticamente.
 Para cambiar la ubicación predeterminada del
archivo, haga clic en BUSCAR UNA UBICACIÓN
(situado
junto al cuadro NOMBRE DE ARCHIVO), busque la
nueva ubicación y, a continuación, haga clic en
ACEPTAR.
DONDE COLOCAR LA BASE DE DATOS

ACCESS

FADE

Haga clic en Crear
 Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, a continuación,
abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la
columna AGREGAR NUEVO CAMPO.
Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y
como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.

 Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen.
 Si, de momento, no desea incluir información en Tabla1, haga clic en CERRAR. Si realizó
cambios en la tabla, Access le pedirá que guarde los cambios efectuados en la tabla. Haga
clic en SÍ para guardar los cambios, haga clic en NO para descartarlos o haga clic en
CANCELAR para dejar la tabla abierta.

AGREGAR UNA TABLA

Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo
Tablas en la FICHA CREAR.
Crear una tabla empezando en la vista HOJA DE DATOS. En la vista Hoja de datos, puede escribir
datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo plano. Los
nombres de los campos se asignan mediante números (Campo1, Campo2...) y Access define
automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que escribe.
 En el grupo TABLAS de la ficha CREAR, haga clic en TABLA
. Access crea la tabla y
selecciona la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.
 En el grupo CAMPOS Y COLUMNASde la ficha HOJA DE DATOS, haga clic en Nuevo
campo

.

Access muestra el panel PLANTILLAS DE CAMPOS, que contiene una lista de los tipos de campos
utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de
ACCESS

FADE

datos, Access agregará un campo por ese nombre y establecerá sus propiedades en los valores
correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las propiedades más adelante si lo desea. Si
arrastra el campo, deberá arrastrarlo hasta un área de la hoja de datos que contenga datos.
Aparece una barra de inserción vertical, que le indica dónde se colocará el campo.

 Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro
origen, tal y como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de
Access.
 Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de
columna y escriba el nuevo nombre.
Es recomendable asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qué contiene
cuando lo examine en el panel LISTA DE CAMPOS.
 Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna y, a
continuación, arrastre la columna a la ubicación que desee.
Puede seleccionar también varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a una nueva
ubicación. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el título de la primera
columna y, a continuación, con la tecla MAYÚS presionada, haga clic en el título de la última
columna.

PROPIEDAD

TAMAÑO DE CAMPO

FORMATO

MASCARA DE ENTRADA

DESCRIPCIÒN
El valor máximo de caracteres que se puede
almacenar en el campoes 255. Para los campos
numéricos, esta propiedad define el tipo de
número que se va a almacenar (Entero largo,
Doble, etc.). Para permitir un almacenamiento
de los datos más eficaz, es aconsejable asignar
la menor cantidad de espacio prevista para los
datos.
Puede
aumentar
ese
valor
posteriormente si cambian sus necesidades.
Esta propiedad define el modo en que se
muestran los datos. No afecta a los datos reales
cuando se almacenan en el campo. Puede
seleccionar un formato predefinido o
especificar un formato personalizado.
Utilice esta propiedad para especificar un
modelo para todos los datos que se incluyan en
este campo. De este modo, se asegurará de que
todos los datos se escriben correctamente y
contienen el número de caracteres necesario.
ACCESS

FADE

VALOR PREDERTEMINADO

REQUERIDO

Para obtener ayuda en la creación de una
máscara de entrada, haga clic en situado en el
margen derecho del cuadro de propiedades.
Utilice esta propiedad para especificar el valor
predeterminado que aparecerá en este campo
cada vez que se agregue un nuevo registro. Por
ejemplo, si hay un campo de fecha/hora en el
que siempre desea registrar la fecha en la que
se agregó el registro, puede escribir "Fecha"
(sin las comillas dobles) como valor
predeterminado.
Esta propiedad indica si un valor es necesario
en este campo. Si establece esta propiedad en
Sí, Access no permite que se agregue un nuevo
registro a menos que se especifique un valor
para este campo.

DATOS EXTERNOS

CAPITULO III
ACCESS

FADE

OBJETOS DE LA BASE DE DATOS

Una base de datos se define como un conjunto de datos relacionados que se almacenan de forma
que se pueda acceder a ellos de manera sencilla, con la posibilidad de efectuar consultas,
ordenaciones en base a diferentes criterios, imprimir informes, etc.
El objetivo principal de una base de datos es unificar toda la información del sistema para evitar
redundancias, sin perder las distintas perspectivas, que de la misma tienen los usuarios, Los datos
se organizan y se mantienen en un conjunto estructurado que no está diseñado para una
aplicación concreta, sino que tiende a satisfacer las necesidades de información de toda la
organización.
Las herramientas software desarrollado para soportar el concepto de base de datos se conocen
como Sistemas Gestores de Bases de Datos (SGBD).
Un SGBD se caracteriza por:
Descripción centralizada de todos los datos.
Posibilidad de definir vistas parciales de dichos datos para los distintos usuarios.
ACCESS como SGBDR.
Access es un programa que permite definir, desarrollar, mantener y utilizar bases de datos
relacionales. Este tipo de herramientas se llama habitualmente generadores de aplicaciones

Access posee una serie de herramientas y objetos para almacenar y gestionar información. Dentro
de un archivo de base de datos, pueden existir elementos llamados objetos de tipos o naturalezas
diferentes:







Tablas
Formularios
Informes
Consultas
Macros y código
Plantillas

ACCESS

FADE

TABLAS: Son las encargadas de almacenar los datos. El almacenamiento de los mismos se
realiza de forma organizada gracias a la estructura de las tablas, la buena estructuración de las
tablas es imprescindible para realizar con eficacia todas las operaciones necesarias. Las tablas son
los elementos principales. Si no hay tablas, no tienen sentido el resto de los elementos propios de
una base de datos. Si no tenemos los almacenes principales de información, es decir las tablas,
¿qué se puede hacer?

Unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán
ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los CAMPOS y sus características
CONSULTAS: Permiten dar respuesta a preguntas que se puedan plantear respecto a los datos
almacenados en las tablas, además permiten realizar cálculos y operaciones con los datos
almacenados. De esta forma se pueden filtrar los datos para trabajar únicamente con aquellos que
se precisen en cada momento. Permiten establecer una serie de criterios que aplicados sobre una
o varias tablas devuelven ciertos datos de éstas. Estos criterios, de cara a utilizarlos en sucesivas
ocasiones, se pueden guardar, en lo que se ha dado en llamar una consulta.

ACCESS

FADE

aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y
presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)

Formularios: Se encargan de presentar los datos procedentes de tablas o consultas con un
formato personalizado y "elegante". De esta forma se presentan los datos de forma atractiva,
pudiendo al mismo tiempo realizar todas las operaciones habituales con registros: añadir,
modificar, eliminar, etc. Es mejor trabajar con los datos de las tablas viéndolos a través de un
formulario en vez de en forma de tabla de filas y columnas. Son la interfaz de los trabajos.

Elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y
visiblemente más atractiva.
Informes: Crean resúmenes y presentan los datos de tablas y consultas con un formato
personalizado, fundamentalmente de cara a "sacarlos" por impresora (aunque no siempre). Las
posibilidades para ello inmensas. De este modo los datos pueden ser analizados e impresos con
una gran calidad en cuanto a diseño, formato y distribución.

Permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.

ACCESS

FADE

Macros: Son pequeños programas que permiten realizar una serie de operaciones repetitivas en
una sola acción, sin necesidad de conocimientos de programación (no es preciso conocer un
lenguaje de programación como por ejemplo Visual Basic u otro). Se integran en aplicaciones
Access.
Conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.

Objetos de cliente: Conjunto de instrucciones y procedimientos de programación, escritos con
Visual Basic para Aplicaciones (VBA), que permiten personalizar la base de datos. Para diseñar
módulos sí es necesario saber programar.
Programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic

ACCESS

ENTORNO DE ACCESS

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