Este documento describe las funciones básicas de Microsoft Access. Access permite crear y administrar bases de datos. Los usuarios pueden agregar, modificar y eliminar datos, así como organizar y compartir la información de varias maneras. Las bases de datos de Access contienen tablas compuestas de campos y registros. Los usuarios pueden crear consultas para recuperar datos específicos de las tablas y bases de datos.

1. MICROSOFT
ACCESS

2. ¿QUÉ ES EL ACCESS?
• Access es una aplicación que viene con el paquete
Office de Microsoft.
• Sirve para crear y manejar bases de datos.
• Con Access, puede:
- Agregar más datos a una base de datos, por
ejemplo, un elemento nuevo en un inventario.
- Modificar datos existentes en la base de
datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un
elemento.
- Eliminar información, por ejemplo, si se ha
vendido o retirado un artículo.
- Organizar y ver los datos de distintas formas.
- Compartir los datos con otros usuarios
mediante informes, mensajes de correo electrónico,

3. • Se puede acceder al programa a través de:
A- El botón de inicio situado en la esquina
inferior izquierda de la pantalla y después buscar en Todos los
programas y localizar Microsoft Office y dentro pulsa
sobre Microsoft Access.
B- Del icono de Access que tengas en el escritorio.
Seguidamente se abre la pantalla inicial .
Cada usuario puede decidir qué elementos
quiere que se vean en cada momento.

4. BASE DE DATOS
Una base de datos es una • Para crear una nueva base de
herramienta para datos debemos:
recopilar y organizar - Hacer clic sobre la
información. opción Nuevo de la
pestaña Archivo.
En las bases de datos, se
puede almacenar
información sobre - Se mostrarán las distintas
personas, productos, opciones para nuevos archivos.
La opción Base de datos en
pedidos, o cualquier otra
blanco es la que debe estar
cosa.
seleccionada si queremos partir
Una base de datos de cero, aunque también
informatizada es un podríamos partir de una base
contenedor de objetos y existente o una plantilla.
puede contener más de (se explicará más adelante)

5. CAMPOS Y REGISTRO
• Cada tabla se compone de campos y registros.
• En Access, cada columna en una tabla es un campo y cada fila
de una tabla representa un único registro que reúne la
información de un elemento de la tabla.
• El Campo es la unidad básica de una base de datos. Un campo
puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Los
nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en
blanco y caracteres especiales. No pueden llevar
puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden tener
espacios en blanco en el medio. La descripción de un
campo, permite aclarar información referida a los nombres del
campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de
información que cargaremos en dicho campo, esta puede ser:
Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un

6. Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u
hora
Moneda: para introducir datos en formato número y con
el signo monetario
Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera
automáticamente el contenido
Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si
queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.
Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja
de cálculo, sonido, etc.
Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página
Web
Asistente para búsquedas: crea un campo que permite
elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante
un cuadro de lista o un cuadro combinado.
• Los tipos de datos más utilizados son los números, el texto, la
fecha y la moneda pero el Access no se limita a esto: podemos
insertar también hipervínculos y además imágenes y sonidos.

7. PARA CREAR UNA TABLA
• Microsoft Access proporciona dos métodos para crear una base
de datos.
1º. Se puede crear una base de datos en blanco y agregarle más
tarde las tablas, formularios, informes y otros objetos; éste es el
método más flexible pero requiere que cada elemento de la base
de datos sea definido de forma separada.
2º. El segundo método consiste en usar un Asistente que crea en
una sola operación las tablas, formularios e informes necesarios
para el tipo de base de datos elegido por el usuario; ésta es la
forma más sencilla de empezar a crear una base de datos.
En ambos casos, después de haber creado su base de datos podrá
modificarla y extenderla cuando lo desee.

8. • El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir
directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en
la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
• Para crear una Vista diseño hay que hacer clic en el botón de la barra de
estado inferior. También en caso de estar editando una
tabla, encontraremos el botón Ver> Vista Diseño, en la
pestaña Campos de las Herramientas de tabla.
• Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio
SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la
lista o tabla con otras con acceso al mismo sitio.
• Desde el grupo Plantillas también podemos acceder a Elementos de
aplicación, que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles.
Sólo tendrás que rellenarla con sus datos.

9. • Esta la Vista Diseño de la tabla:
• En la pestaña tenemos el nombre de la tabla.
• A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las
columnas que componen la tabla.
• En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas
(General y Búsqueda) para definir las propiedades del campo,
es decir, características adicionales de la columna.
• Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da
algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer.

10. • Después se rellena cada celda de la columnas que componen la
tabla:
• En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al
pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto
nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de
tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable
de la derecha y elegir otro tipo.

11. • Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave
principal.
• La clave principal proporciona un valor único para cada fila de
la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que
con esta clave podamos saber el registro al cual identifica.
• Para asignar una clave principal a un campo hay que:
1ºHacer clic sobre el nombre del campo que será clave
principal.
2ºEn la pestaña Diseño de Herramientas de tabla, hacer
clic sobre el botón Clave principal del grupo Herramientas.

12. • Y finalmente, para guardar una tabla hay que:
- Ir a la pestaña Archivo y elegir la opción Guardar.
- O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra
de Acceso Rápido.
• Después se asigna un nombre a la tabla:

13. CONSULTAS
• Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente
las presenta en la pantalla. Hay tres tipos de consultas:
De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón
De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de
planilla
De acción: altera el contenido de registros en una única operación
• Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es
dinámico en el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y
con el sentido de solo existir mientras la consulta esté activa. Al cerrar una
consulta, el conjunto de registros deja de existir.
• Las consultas constituyen un recurso práctico-para obtener informaciones
Calcular totales
específicas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:
- Crear formularios e
- Elegir campos específicos de tablas específicas
informes
- Seleccionar informaciones vía criterios Crear otras consultas y
-
- Mostrar las informaciones en varios órdenes
gráficos.
- Obtener datos de varias tablas simultáneamente

14. • La obtención de una nueva
consulta es hecha a partir de la
ventana Base de Datos,
seleccionando Consultas y
picando en la opción Nuevo.
Así, aparecerá un cuadro de
diálogo que permite elegir el
modo de cómo, la consulta,
debe ser construida. O también
se puede ver a través del modo
Vista Diseño o utilizar los
Asistentes, que facilitan el
montaje tanto de consultas
como de informes,
formularios, etc.
• Al elegir el modo Vista

15. • Para adicionar campos a la consulta se deben
seleccionar los campos en la tabla. Se puede
seleccionar varios campos picando y
apretando simultáneamente SHISFT o CTRL.
Enseguida, apuntar para alguno de los campos
seleccionados y arrastrarlo para la
línea Campo: en el área inferior.
• También es posible adicionar un campo
seleccionándolo desde el Campo en el área
inferior abriendo el cuadro de combinaciones
que aparece cuando el punto de inserción está
posicionado en el área del Campo y elegir
entre los campos listados.
• Para adicionar todos los campos de la tabla a
la planilla es necesario inicialmente
seleccionar todos los campos. Para ello hay
que picar dos veces en la barra de título de la
tabla.
• Para insertar un campo entre otros ya
existentes basta arrastrar un campo
seleccionado, en la parte superior, para el
campo que quedará a la derecha del campo

16. FORMULARIOS
• Los formularios constituyen pantallas para la entrada y presentación de
informaciones.
• En los formularios es posible presentar resultados de cálculos y efectuar
consistencias sobre datos alimentados.
• Existen tres tipos importantes de formularios: de columnas, tabular y
subformularios.
• En general es posible crear rápidamente un formulario :
- En la ventana Base de Datos, seleccionar Formularios y picar el
botón Nuevos
- Elegir la opción Asistente de formulario
- Elegir la tabla o consulta para la cual el formulario será
desarrollado.

17. INFORMES
• Los informes constituyen un
recurso específico para la
presentación de
informaciones en papel
impreso.
• El origen de estas
informaciones puede ser una
tabla o consulta. Además de
eso, es posible incluir en el
informe elementos gráficos Ejemplo de Informe
para hacerlo mas atractivo.
• Los informes también
incluyen medios para

18. FIN
Moisés Castrillo
Alberto García