Este documento resume el XX Seminario del Sistema Nacional de Archivos en Colombia sobre archivos y acceso a la información. Detalla la evolución de las leyes de transparencia y archivos en México desde 2002, incluida la nueva Ley Federal de Archivos de 2012. También describe los retos actuales como la falta de infraestructura archivística adecuada y la necesidad de articular mejor los archivos a nivel nacional y estatal para facilitar el acceso a la información pública.

1. XX Seminario del Sistema Nacional de Archivos:
Archivos y acceso a la información.
Archivo General de la Nación Colombia
Archivos: Un recurso imprescindible para la
transparencia y el acceso a la información
Cecilia Azuara Arai
Secretaria de Acceso a la Información
Medellín, Colombia
11 de octubre de 2012

2. Antecedentes
• Hasta 2002 se contaba con disposiciones orientadas
fundamentalmente a regular la vigencia documental.
• La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental (LFTAIPG),
publicada el 11 de junio de 2002, prevé entre sus
objetivos el de mejorar la organización, y manejo de
documentos.
• A partir de la LFTAIPG se inician esfuerzos importantes
por regular, no sólo la vigencia documental, sino la
organización y conservación de los archivos.

3. Antecedentes
• El 20 de febrero de 2004, se publican en el DOF los
Lineamientos Generales para la organización y
conservación de los archivos de las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal. (IFAI en
coordinación con el Archivo General de la Nación)
• Los Lineamientos establecen los criterios de organización y
conservación de la documentación contenida en los
archivos de las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal, con el objeto de que éstos
se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar
un acceso expedito a la información contenida en los
mismos.

4. Lineamientos generales para la organización y conservación de
archivos de las dependencias y entidades de la administración
pública federal
• La organización de los archivos deberá asegurar la
disponibilidad, localización expedita, integridad y
conservación de los documentos de archivo que poseen
las dependencias y entidades.
• El titular del área coordinadora de archivos de cada
institución deberá actualizar periódicamente el catálogo
de disposición documental, que incluye los periodos de
vigencia de las series documentales, sus plazos de
conservación y su carácter de reserva o
confidencialidad.

5. Recomendaciones para la organización y conservación de
correos electrónicos institucionales de las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal (10/02/09)
• Con las Recomendaciones se garantiza el acceso de los
ciudadanos a las comunicaciones enviadas y recibidas
por los servidores públicos, a través de las herramientas
informáticas de comunicación institucional.
• Se distingue entre las comunicaciones de carácter
estrictamente personal y aquéllas que se constituyen en
documentos al amparo de la LFTAIPG.

6. Los documentos como herramienta para la efectiva
rendición de cuentas.
• Los documentos dan cuenta de las actividades que
llevan a cabo los servidores públicos en el ejercicio de
sus funciones.
• Por información se entiende, la contenida en los
documentos que los sujetos obligados generen,
obtengan, adquieran, transformen o conserven por
cualquier título.
• Los documentos pueden estar en cualquier medio, sea
escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u
holográfico.

7. Reforma al artículo 6º constitucional (2007)
• La fracción I establece la publicidad de la información en
posesión de cualquier autoridad, órgano y organismo federal,
estatal y municipal, determina la reserva temporal por
razones de interés público y dispone que deberá prevalecer
principio de máxima publicidad.
• La fracción V establece que los sujetos obligados deberán
preservar sus documentos en archivos administrativos
actualizados.

8. Aprobación de la LFA
• El 8 de diciembre de 2011 el Pleno de la Cámara de
Diputados aprobó por 310 votos a favor, cero en contra
y cero abstenciones la Ley Federal de Archivos (LFA).
• La LFA fue publicada en el Diario Oficial de la
Federación (DOF) el 23 de enero de 2012 y entró en
vigor al día siguiente.

9. Principales objetivos de la LFA
 Promover el uso, métodos y técnicas que garanticen la
localización y disposición expedita de documentos a través
de sistemas modernos de organización y conservación de los
archivos, que contribuyan a la eficiencia gubernamental, la
correcta gestión gubernamental y el avance institucional;
 Asegurar el acceso oportuno a la información contenida en
los archivos y con ello la rendición de cuentas, mediante la
adecuada administración y custodia de los archivos que
contienen información pública gubernamental;

10. Principales objetivos de la LFA
 Regular la organización y conservación del sistema
institucional de archivos de los sujetos obligados, a fin
de que éstos se preserven actualizados y permitan la
publicación en medios electrónicos de la información
relativa a sus indicadores de gestión y el ejercicio de
recursos públicos, así como aquella que por su
contenido tenga un alto valor para la sociedad.

11. Organización y administración de los
archivos en la LFA
 La Ley genera un vínculo y una trayectoria, entre los archivos
administrativos y los archivos históricos.
 Se obliga a contar con un área coordinadora de archivos (artículo
10), cuyo responsable deberá cubrir el perfil que se estipule en el
Reglamento; será nombrado por el titular de la dependencia o
entidad o por el titular de la instancia u órgano que determinen los
otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal, y
formará parte del Comité de Información (CI) o su equivalente como
asesor en materia de archivos, con voz y voto (artículo 11).

12. Responsables de los archivos
Archivo de trámite
• Los sujetos obligados deberán nombrar a los
responsables de los archivos de trámite,
concentración, y en su caso, histórico (artículo
13 de la LFA).
• Los responsables de los archivos de trámite
serán nombrados por el titular de cada unidad
administrativa, quien deberá ser debidamente
capacitado para cumplir con sus funciones.

13. Responsables de los archivos
Archivo de concentración
• Los sujetos obligados contarán con un archivo de concentración,
adscrito al área coordinadora de archivos, en donde se conservará
aquella documentación de uso esporádico que debe mantenerse
por razones administrativas, legales, fiscales o contables (Artículo
15).
• El responsable del archivo de concentración deberá contar con
conocimientos y experiencia en archivística, y será nombrado por el
titular de la dependencia o entidad o por el titular de la instancia u
órgano que determinen los otros sujetos obligados distintos al
Poder Ejecutivo Federal.

14. Archivo histórico
• El archivo histórico estará adscrito al área coordinadora de
archivos y se constituirá como fuente de acceso público,
encargado de divulgar la memoria documental institucional,
estimular el uso y aprovechamiento social de la
documentación, y difundir su acervo e instrumentos de
consulta (artículo 17).

15. Administración de los archivos
Instrumentos de control y consulta archivística
• Conforme al artículo 19 de la LFA, los sujetos obligados deberán
elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que
propicien la organización, administración, conservación y
localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar al
menos con los siguientes:
I. Cuadro general de clasificación archivística
II. Catálogo de disposición documental
III. Inventarios documentales
IV. Guía simple de archivos

16. Consejo Nacional de Archivos
• El artículo 35 de la LFA determina la creación del Consejo Nacional
de Archivos (Conarch) como un órgano colegiado que tiene por
objeto establecer una política nacional de archivos públicos y
privados, así como las directrices nacionales para la gestión de
documentos y la protección de la memoria documental nacional.
• El Conarch está integrado por representantes de los archivos de los
distintos ámbitos de gobierno: municipal, estatal y federal, así como
un representante de la Asociación de Archivos y Bibliotecas
Privadas (artículo 37 de la LFA).

17. Facultades del IFAI
• En coordinación con el AGN y la Secretaría de la Función Pública
(SFP) emitir los Lineamientos que establezcan las bases para la
creación y uso de sistemas automatizados de gestión y control de
documentos, tanto en formato físico como electrónico (artículo 21).
• Elaborar en coordinación con el AGN los Lineamientos generales
para la organización y conservación de los archivos del Poder
Ejecutivo Federal (artículo 44, fracción XXIV).
• Determinar procedente el acceso a información confidencial con
valor histórico (artículo 30)

18. Información confidencial con valor histórico
• Dicho procedimiento debe guardar un equilibrio entre la protección
de los datos personales contenidos en los documentos históricos y
el derecho de acceso a estos últimos.
• En este sentido, la LFA dota, en su artículo 30, al IFAI o a la
autoridad equivalente en los sujetos obligados distintos al Poder
Ejecutivo Federal, de facultades para determinar procedente el
acceso a información confidencial con valor histórico cuando:

19. Información confidencial con valor histórico
I. Se solicite para una investigación o estudio que se considere relevante
para el país, siempre que el mismo no se pueda realizar sin el acceso a la
información confidencial, y el investigador o la persona que realice el
estudio quede obligado por escrito a no divulgar la información confidencial,
ni ninguna que pueda hacer identificable a su titular;
II. El interés público en el acceso sea mayor a cualquier invasión a la
privacidad que pueda resultar de dicho acceso;
III. El acceso beneficie de manera clara y evidente al titular de la información
confidencial; y
IV. Sea solicitada por un biógrafo autorizado por el titular de la información
confidencial.

20. Otras disposiciones relevantes de la LFA
• Las dependencias y entidades de la APF deberán notificar al AGN a
más tardar el 15 de abril de cada año (artículo 22 de la LFA) el
listado de documentos desclasificados el año previo y que
hayan sido objeto de reserva con fundamento en el artículo 13,
fracciones I a IV de la LFTAIPG.
• Los servidores públicos federales que deban elaborar un acta de
entrega-recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión,
deberán entregar a quienes los sustituyan en sus funciones, los
archivos organizados e instrumentos de consulta y control
archivístico que se encontraban bajo su custodia (artículo 23).

21. Otras disposiciones relevantes de la LFA
• Bajo ninguna excepción los servidores públicos podrán sustraer
documentos de archivo al concluir su empleo, cargo o comisión (artículo
7).
• El Artículo 54 de la LFA, señala las principales causas de
responsabilidad administrativa de los servidores públicos por
incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley, entre las cuales
se encuentra:
I. Hacer ilegible, extraer, destruir, ocultar, inutilizar, alterar, manchar,
raspar, mutilar total o parcialmente y de manera indebida, cualquier
documento que se resguarde en un archivo de trámite, de
concentración o histórico;
[…]

22. Retos a nivel nacional
• A partir de la publicación de la LFTAIPG en junio de
2002, en un lapso de 6 años se publicaron Leyes
similares en las 32 entidades federativas.
• Desde 2002, se han publicado y actualizado 27 leyes de
archivos estatales, con la finalidad de organizar y
permitir el acceso a la información pública custodiada en
los archivos estatales y municipales.

23. Retos a nivel nacional
• De 32 entidades federativas, sólo 4 (Jalisco, Tamaulipas,
Tlaxcala y Estado de México) se encuentran en edificios
construidos ex profeso, los demás se encuentran en
espacios adaptados, con problemas graves y malas
condiciones.
• Las leyes estatales son heterogéneas, la mayoría se
concentra en archivos históricos y no generan un vínculo
entre estos y los archivos administrativos.

24. Retos a nivel nacional
• Existen asimetrías importantes en la materia y los
archivos estatales siguen desvinculados de la rendición
de cuentas.
• El AGN ha fungido como autoridad moral. Ha rescatado
archivos municipales y ha realizado esfuerzos
importantes por articular a los archivos estatales y
municipales.
• Con la creación del Consejo Nacional de Archivos se
pretende generar una política nacional. Su primera
tarea: contar con un diagnóstico nacional.

25. Perspectivas
• Contar con políticas archivísticas de aplicación nacional
de tal manera que se cuente con criterios homogéneos
en la organización y conservación de archivos.
• Implementar una política de gestión de información en
las dependencias y entidades de la Administración
Pública Federal, que permita identificar cuáles son
aquellos procesos que están obligadas a documentar.

26. Perspectivas
• Vincular la gestión documental a la forma en que debe
publicarse la información, de tal suerte que se genere
una efectiva rendición de cuentas y se incremente la
utilidad social de los documentos.
• Crear una cultura archivística por medio de la
capacitación de los servidores públicos, que permita
tener un conocimiento de la normatividad en la materia y
que al mismo tiempo logre revalorar la función de los
archivos.