Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones
Taller etapas del ciclo vital del documentoGuio Tor A.
Este documento describe las etapas del ciclo vital de los documentos y los procesos de la gestión documental. Explica que el ciclo vital incluye las etapas de archivo de gestión, archivo central e histórico. También define ocho procesos de gestión documental como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final. Finalmente, presenta el marco normativo para la gestión documental en Colombia.
El documento habla sobre la importancia de los archivos y la gestión documental. Explica que los archivos son importantes para garantizar derechos como el acceso a la información, y son fuentes para la historia y la identidad cultural. También describe los componentes y procesos de un programa de gestión documental como la clasificación, organización, consulta y disposición final de documentos.
Este documento establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Define conceptos clave como comunicaciones oficiales, correspondencia, documento electrónico de archivo y establece lineamientos sobre unidades de correspondencia, radicación de documentos, control de comunicaciones y conservación documental. El objetivo es normalizar los procedimientos de correspondencia como parte de la gestión documental en las entidades.
Este documento modifica el Acuerdo número 07 de 1994 relacionado con el reglamento general de archivos en Colombia. Se actualiza el artículo 67 para incluir definiciones actualizadas de términos archivísticos como acceso a documentos, acervo documental, administración de archivos, almacenamiento de documentos, entre otros. El documento provee definiciones concisas de más de 50 términos relacionados con la archivística.
Modulo 1 Marco normativo en materia de archivos de trámiteEloy Caloca Lafont
La reforma constitucional de 2007 estableció el carácter público de la información del Estado y la obligación de los órganos públicos de almacenar la información en archivos de trámite. La Ley Federal de Archivos de 2012 y su reglamento de 2014 definen el archivo de trámite como la unidad responsable de resguardar los documentos en uso corriente y establecen las funciones de su encargado. La más reciente Ley General de Archivos de 2018 refuerza las obligaciones de los sujetos obligados en materia de administración y conservación documental así como la
Modulo 1 marco normativo en materia de archivos de tramiteEloy Caloca Lafont
El marco normativo relacionado con los archivos de trámite en México es amplio y muy variado. Tiene como antecedentes, la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental del 11 de junio de 2002, actualmente derogada, y los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos de la Administración Pública Federal de febrero de 2004. Actualmente, las regulaciones correspondientes a los archivos de trámite se concentran en la Reforma Constitucional al Artículo 6o del 2007, en la Ley Federal de Archivos, publicada en 2012, en el Reglamento de la Ley Federal de Archivos del 2014, y en la Ley General de Archivos, recientemente promulgada.
Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012
Este trabajo es el resultado de las visitas realizadas en los diferentes archivos donde se indago sobre el programa de gestión documental y sus implicaciones.
Taller etapas del ciclo vital del documentoGuio Tor A.
Este documento describe las etapas del ciclo vital de los documentos y los procesos de la gestión documental. Explica que el ciclo vital incluye las etapas de archivo de gestión, archivo central e histórico. También define ocho procesos de gestión documental como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final. Finalmente, presenta el marco normativo para la gestión documental en Colombia.
El documento habla sobre la importancia de los archivos y la gestión documental. Explica que los archivos son importantes para garantizar derechos como el acceso a la información, y son fuentes para la historia y la identidad cultural. También describe los componentes y procesos de un programa de gestión documental como la clasificación, organización, consulta y disposición final de documentos.
Este documento establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Define conceptos clave como comunicaciones oficiales, correspondencia, documento electrónico de archivo y establece lineamientos sobre unidades de correspondencia, radicación de documentos, control de comunicaciones y conservación documental. El objetivo es normalizar los procedimientos de correspondencia como parte de la gestión documental en las entidades.
Este documento modifica el Acuerdo número 07 de 1994 relacionado con el reglamento general de archivos en Colombia. Se actualiza el artículo 67 para incluir definiciones actualizadas de términos archivísticos como acceso a documentos, acervo documental, administración de archivos, almacenamiento de documentos, entre otros. El documento provee definiciones concisas de más de 50 términos relacionados con la archivística.
Modulo 1 Marco normativo en materia de archivos de trámiteEloy Caloca Lafont
La reforma constitucional de 2007 estableció el carácter público de la información del Estado y la obligación de los órganos públicos de almacenar la información en archivos de trámite. La Ley Federal de Archivos de 2012 y su reglamento de 2014 definen el archivo de trámite como la unidad responsable de resguardar los documentos en uso corriente y establecen las funciones de su encargado. La más reciente Ley General de Archivos de 2018 refuerza las obligaciones de los sujetos obligados en materia de administración y conservación documental así como la
Modulo 1 marco normativo en materia de archivos de tramiteEloy Caloca Lafont
El marco normativo relacionado con los archivos de trámite en México es amplio y muy variado. Tiene como antecedentes, la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental del 11 de junio de 2002, actualmente derogada, y los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos de la Administración Pública Federal de febrero de 2004. Actualmente, las regulaciones correspondientes a los archivos de trámite se concentran en la Reforma Constitucional al Artículo 6o del 2007, en la Ley Federal de Archivos, publicada en 2012, en el Reglamento de la Ley Federal de Archivos del 2014, y en la Ley General de Archivos, recientemente promulgada.
Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012
Este trabajo es el resultado de las visitas realizadas en los diferentes archivos donde se indago sobre el programa de gestión documental y sus implicaciones.
Este documento describe las tres fases del ciclo vital de un documento: activa, semiactiva e inactiva. En la fase activa, los documentos se producen y utilizan en el curso de una gestión y se almacenan en el archivo de trámite. En la fase semiactiva, los documentos se almacenan en el archivo de concentración y su uso es eventual. En la fase inactiva, los documentos se almacenan en el archivo histórico y están disponibles para su uso por el público.
La implementación de un programa de gestión documental permite incrementar la productividad de una organización al facilitar la ubicación y manejo de la información y reducir documentos no importantes. Ofrece ventajas como reducir los tiempos de consulta de documentos, los costos de archivo y recuperación de información, y mejorar el acceso a la documentación y la atención a clientes.
El documento presenta las instrucciones para una tarea sobre gestión documental que incluye explicar el ciclo vital de los documentos, la importancia de las unidades de correspondencia, los procesos de gestión documental, el decreto 2609 de 2012, la clasificación de archivos y los valores de los documentos. El objetivo es lograr que los estudiantes comprendan las herramientas de gestión documental y puedan aplicar los procesos de manera práctica.
El documento habla sobre el acceso y consulta de documentos de archivos públicos y privados en Colombia. Las personas tienen derecho a consultar documentos públicos y obtener copias, siempre que los documentos no tengan carácter reservado según la constitución o la ley. Las autoridades deben garantizar otros derechos como la intimidad y el buen nombre de las personas. La ley se modifica para que los documentos dejen de tener carácter reservado a los 30 años.
Este decreto establece las normas para la gestión de documentos en todas las entidades públicas de Colombia. Define el ámbito de aplicación, los tipos de información cubiertos y las responsabilidades en materia de gestión documental. También establece los principios del proceso de gestión documental como la planeación, eficiencia y control, entre otros. Por último, indica los componentes que deben tener las políticas de gestión documental de cada entidad.
Este documento presenta información sobre dos entidades, la privada COSEINPRO y la pública METROPLÚS. COSEINPRO es una empresa comercial y de servicios en propiedad raíz con sede en Medellín, Colombia. Su misión es brindar servicios profesionales en el sector inmobiliario. METROPLÚS es una entidad pública que coordina archivos en Medellín. Ambas entidades producen diferentes tipos de documentos y utilizan sistemas de ordenación y almacenamiento para conservarlos.
El documento clasifica a los productores de documentos en tres categorías: directivos, responsables administrativos, y personal administrativo. También los clasifica según el nivel de sistema de información en el que operan: nivel operativo, de conocimiento, gerencial, y estratégico. Cada nivel genera diferentes tipos de documentos dependiendo de las funciones y necesidades de información de quienes trabajan en él. La clasificación permite entender mejor los documentos que se producen y su gestión.
Esta actividad vamos a estudiar la gestión documental como herramienta para el avance y soporte de la administración de las instituciones, teniendo en cuenta que el archivo es la memoria de toda empresa.
La gestión documental implica la generación y administración de documentos en cualquier formato, permitiendo la recuperación y conservación de información de acuerdo a principios de racionalización y economía. Incluye determinar el tiempo de retención de documentos y eliminar aquellos que ya no son necesarios, preservando los más valiosos.
Este documento presenta el Reglamento General de Archivos de Colombia. Establece las directrices para la organización y funcionamiento de los archivos oficiales en el país. Define conceptos clave, tipos de archivos y fases de formación. También describe los órganos de dirección, coordinación y asesoría del Sistema Nacional de Archivos, incluyendo las funciones del Archivo General de la Nación y los comités departamentales y evaluadores de documentos. El objetivo es regular la gestión documental en las entidades públicas y salvaguardar el patrimonio documental de
Grupo 06 SEGURIDAD EN LA INFORMACIÓN, NORMATIVIDAD GEDRafael Contreras
Este documento presenta información sobre la legislación colombiana relacionada con documentos electrónicos y la seguridad de la información electrónica. Explica decretos y leyes como la Ley 594 de 2000, el Decreto 2609 de 2012 y la Ley 527 de 1999, los cuales regulan temas como la gestión de documentos electrónicos, firmas digitales y la validez legal de documentos electrónicos. También presenta conceptos clave sobre seguridad informática como autenticidad, integridad y no repudio aplicados a documentos electrónicos.
Jornada Tecnica Nuevas Herramientas Tecnologicas de Gestion DocumentalAdapting
Presentación de Adapting en la Jornada Técnica 'Nuevas Herramientas Tecnologicas de Gestión Documental'.
En la Universidad del Norte de Barranquilla, Colombia.
Organizada por Adapting, Universidad del Norte, Alemsys, ASP Solutions, Cámara de Comercio de Barranquilla
Este documento modifica el Acuerdo No. 07 de 1994 relacionado con el Reglamento General de Archivos en Colombia. Se actualiza el Artículo 67 y el Glosario, definiendo términos clave como archivo, documento, serie documental, conservación, descripción y otros. El objetivo es normalizar conceptos archivísticos en el marco legal colombiano.
Este documento presenta las actividades y tareas relacionadas con la gestión documental, incluyendo explicar el ciclo vital de los documentos, las unidades de correspondencia, los procesos de gestión documental y su normatividad, y un análisis del Decreto 2609 de 2012. También incluye resúmenes de otros decretos y circulares relacionadas con la gestión de documentos.
Este documento establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Define conceptos clave como comunicaciones oficiales, correspondencia, documento electrónico de archivo y establece lineamientos sobre unidades de correspondencia, firmas responsables, procedimientos de radicación, control y conservación de comunicaciones oficiales recibidas y enviadas a través de diferentes medios.
Este documento establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Define conceptos clave como comunicaciones oficiales, correspondencia, documento electrónico de archivo y establece lineamientos sobre unidades de correspondencia, radicación de documentos, control de comunicaciones oficiales y conservación documental.
El documento trata sobre el ciclo vital de los documentos. Presenta tres oraciones:
1) El ciclo vital de los documentos incluye tres fases (archivos de gestión, archivos intermedios e históricos) y varias etapas como planeación, producción, organización y eliminación.
2) Una unidad de correspondencia centraliza la recepción, radicación y distribución de comunicaciones de una entidad siguiendo el Acuerdo 60 de 2001.
3) El Decreto 2609 de 2012 reglamenta parcialmente la Ley 594 de
Los documentos se dividen en dos clases principales: documentos de archivo y documentos electrónicos. Los documentos de archivo contienen información en formato físico como papel y se conservan en archivadores tangibles, mientras que los documentos electrónicos contienen información digital almacenada en computadoras. Ambos tipos de documentos comparten el objetivo de organizar y proteger la información, pero difieren en que los documentos de archivo no pueden separarse de su soporte físico y su autenticidad depende de firmas, mientras que los documentos electrónicos
Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado
Este documento establece las reglas para la organización y manejo de los expedientes pensionales en Colombia. Define términos clave como expediente pensional, archivo electrónico, disposición final de documentos, y clasifica los principales tipos de documentos que componen un expediente pensional, como registros civiles de nacimiento y matrimonio. Además, describe las características que debe tener un expediente pensional, como integridad, secuencialidad y cumplimiento de normas técnicas. El objetivo es garantizar los derechos pensionales y proteger la inform
Este documento describe las tres fases del ciclo vital de un documento: activa, semiactiva e inactiva. En la fase activa, los documentos se producen y utilizan en el curso de una gestión y se almacenan en el archivo de trámite. En la fase semiactiva, los documentos se almacenan en el archivo de concentración y su uso es eventual. En la fase inactiva, los documentos se almacenan en el archivo histórico y están disponibles para su uso por el público.
La implementación de un programa de gestión documental permite incrementar la productividad de una organización al facilitar la ubicación y manejo de la información y reducir documentos no importantes. Ofrece ventajas como reducir los tiempos de consulta de documentos, los costos de archivo y recuperación de información, y mejorar el acceso a la documentación y la atención a clientes.
El documento presenta las instrucciones para una tarea sobre gestión documental que incluye explicar el ciclo vital de los documentos, la importancia de las unidades de correspondencia, los procesos de gestión documental, el decreto 2609 de 2012, la clasificación de archivos y los valores de los documentos. El objetivo es lograr que los estudiantes comprendan las herramientas de gestión documental y puedan aplicar los procesos de manera práctica.
El documento habla sobre el acceso y consulta de documentos de archivos públicos y privados en Colombia. Las personas tienen derecho a consultar documentos públicos y obtener copias, siempre que los documentos no tengan carácter reservado según la constitución o la ley. Las autoridades deben garantizar otros derechos como la intimidad y el buen nombre de las personas. La ley se modifica para que los documentos dejen de tener carácter reservado a los 30 años.
Este decreto establece las normas para la gestión de documentos en todas las entidades públicas de Colombia. Define el ámbito de aplicación, los tipos de información cubiertos y las responsabilidades en materia de gestión documental. También establece los principios del proceso de gestión documental como la planeación, eficiencia y control, entre otros. Por último, indica los componentes que deben tener las políticas de gestión documental de cada entidad.
Este documento presenta información sobre dos entidades, la privada COSEINPRO y la pública METROPLÚS. COSEINPRO es una empresa comercial y de servicios en propiedad raíz con sede en Medellín, Colombia. Su misión es brindar servicios profesionales en el sector inmobiliario. METROPLÚS es una entidad pública que coordina archivos en Medellín. Ambas entidades producen diferentes tipos de documentos y utilizan sistemas de ordenación y almacenamiento para conservarlos.
El documento clasifica a los productores de documentos en tres categorías: directivos, responsables administrativos, y personal administrativo. También los clasifica según el nivel de sistema de información en el que operan: nivel operativo, de conocimiento, gerencial, y estratégico. Cada nivel genera diferentes tipos de documentos dependiendo de las funciones y necesidades de información de quienes trabajan en él. La clasificación permite entender mejor los documentos que se producen y su gestión.
Esta actividad vamos a estudiar la gestión documental como herramienta para el avance y soporte de la administración de las instituciones, teniendo en cuenta que el archivo es la memoria de toda empresa.
La gestión documental implica la generación y administración de documentos en cualquier formato, permitiendo la recuperación y conservación de información de acuerdo a principios de racionalización y economía. Incluye determinar el tiempo de retención de documentos y eliminar aquellos que ya no son necesarios, preservando los más valiosos.
Este documento presenta el Reglamento General de Archivos de Colombia. Establece las directrices para la organización y funcionamiento de los archivos oficiales en el país. Define conceptos clave, tipos de archivos y fases de formación. También describe los órganos de dirección, coordinación y asesoría del Sistema Nacional de Archivos, incluyendo las funciones del Archivo General de la Nación y los comités departamentales y evaluadores de documentos. El objetivo es regular la gestión documental en las entidades públicas y salvaguardar el patrimonio documental de
Grupo 06 SEGURIDAD EN LA INFORMACIÓN, NORMATIVIDAD GEDRafael Contreras
Este documento presenta información sobre la legislación colombiana relacionada con documentos electrónicos y la seguridad de la información electrónica. Explica decretos y leyes como la Ley 594 de 2000, el Decreto 2609 de 2012 y la Ley 527 de 1999, los cuales regulan temas como la gestión de documentos electrónicos, firmas digitales y la validez legal de documentos electrónicos. También presenta conceptos clave sobre seguridad informática como autenticidad, integridad y no repudio aplicados a documentos electrónicos.
Jornada Tecnica Nuevas Herramientas Tecnologicas de Gestion DocumentalAdapting
Presentación de Adapting en la Jornada Técnica 'Nuevas Herramientas Tecnologicas de Gestión Documental'.
En la Universidad del Norte de Barranquilla, Colombia.
Organizada por Adapting, Universidad del Norte, Alemsys, ASP Solutions, Cámara de Comercio de Barranquilla
Este documento modifica el Acuerdo No. 07 de 1994 relacionado con el Reglamento General de Archivos en Colombia. Se actualiza el Artículo 67 y el Glosario, definiendo términos clave como archivo, documento, serie documental, conservación, descripción y otros. El objetivo es normalizar conceptos archivísticos en el marco legal colombiano.
Este documento presenta las actividades y tareas relacionadas con la gestión documental, incluyendo explicar el ciclo vital de los documentos, las unidades de correspondencia, los procesos de gestión documental y su normatividad, y un análisis del Decreto 2609 de 2012. También incluye resúmenes de otros decretos y circulares relacionadas con la gestión de documentos.
Este documento establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Define conceptos clave como comunicaciones oficiales, correspondencia, documento electrónico de archivo y establece lineamientos sobre unidades de correspondencia, firmas responsables, procedimientos de radicación, control y conservación de comunicaciones oficiales recibidas y enviadas a través de diferentes medios.
Este documento establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Define conceptos clave como comunicaciones oficiales, correspondencia, documento electrónico de archivo y establece lineamientos sobre unidades de correspondencia, radicación de documentos, control de comunicaciones oficiales y conservación documental.
El documento trata sobre el ciclo vital de los documentos. Presenta tres oraciones:
1) El ciclo vital de los documentos incluye tres fases (archivos de gestión, archivos intermedios e históricos) y varias etapas como planeación, producción, organización y eliminación.
2) Una unidad de correspondencia centraliza la recepción, radicación y distribución de comunicaciones de una entidad siguiendo el Acuerdo 60 de 2001.
3) El Decreto 2609 de 2012 reglamenta parcialmente la Ley 594 de
Los documentos se dividen en dos clases principales: documentos de archivo y documentos electrónicos. Los documentos de archivo contienen información en formato físico como papel y se conservan en archivadores tangibles, mientras que los documentos electrónicos contienen información digital almacenada en computadoras. Ambos tipos de documentos comparten el objetivo de organizar y proteger la información, pero difieren en que los documentos de archivo no pueden separarse de su soporte físico y su autenticidad depende de firmas, mientras que los documentos electrónicos
Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado
Este documento establece las reglas para la organización y manejo de los expedientes pensionales en Colombia. Define términos clave como expediente pensional, archivo electrónico, disposición final de documentos, y clasifica los principales tipos de documentos que componen un expediente pensional, como registros civiles de nacimiento y matrimonio. Además, describe las características que debe tener un expediente pensional, como integridad, secuencialidad y cumplimiento de normas técnicas. El objetivo es garantizar los derechos pensionales y proteger la inform
Este decreto regula la gestión documental en todas las entidades del Estado colombiano. Establece que la gestión documental es responsabilidad de los servidores públicos y que debe seguir principios como la planeación, eficiencia y transparencia. Además, indica que la política de gestión documental de cada entidad debe incluir un marco conceptual claro, estándares y una metodología general para la creación, uso y preservación de la información en cualquier soporte.
Decreto 2609 de 2012 (reglamenta título v de la ley 594)Victor Tocora
Este decreto regula la gestión documental en todas las entidades del Estado colombiano. Establece que la gestión documental es responsabilidad de los servidores públicos y que debe seguir principios como la planeación, eficiencia y transparencia. Además, indica que la política de gestión documental de cada entidad debe incluir un marco conceptual claro, estándares y una metodología general para la creación, uso y preservación de la información en cualquier soporte.
Este documento describe los procesos de producción y manejo de documentos en las instituciones de gobierno. Explica conceptos clave como documento, expediente, ciclo vital del documento y Sistema Institucional de Archivos. También describe las funciones de la Unidad de Correspondencia, como la recepción, registro, seguimiento y despacho de documentación para integrar expedientes de archivo de trámite.
Presentación del curso-taller Valoración y Baja Documental. La Paz, B.C....IMAC2_MX
Este documento presenta la temática de un curso sobre valoración y baja documental. Incluye dos temas principales: 1) valoración documental, que explica conceptos como el valor de los documentos, tipos de valoración y criterios para determinar el valor primarío y secundario. 2) Baja documental, que describe el proceso y documentos requeridos para dar de baja documentos conforme a su valoración. El objetivo es que los servidores públicos aprendan a analizar e identificar el valor de los documentos siguiendo la normativa archivística.
Este documento establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Regula el Inventario Único Documental y desarrolla artículos de la Ley General de Archivos relacionados con la gestión documental, formación de archivos y elaboración de inventarios.
Este documento establece las directrices para la gestión documental en las entidades públicas de un país. Describe los tipos de información que están sujetos a estas normas, incluidos documentos físicos y electrónicos. Explica que la gestión documental implica cinco etapas clave: investigación preliminar, análisis e interpretación, elaboración y aprobación de la tabla de retención documental, aplicación de la tabla de retención, y seguimiento y actualización. También enumera nueve instrumentos archivísticos clave para la gestión efectiva
Este documento establece el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en las entidades públicas. El procedimiento consta de 5 etapas: 1) investigación preliminar sobre la institución, 2) análisis e interpretación de la información, 3) elaboración y presentación de la tabla, 4) aplicación, y 5) seguimiento y actualización. El Archivo General de la Nación supervisará la aplicación de las tablas.
La Ley 594 de 2000 establece los parámetros para llevar a cabo la gestión documental en Colombia. La ley requiere que las entidades elaboren programas de gestión documental y tablas de retención documental. También estipula que los documentos deben clasificarse en archivos de gestión, centrales e históricos dependiendo de su uso y valor. Además, la ley exige que las entidades capaciten a sus funcionarios de archivo.
Este documento establece lineamientos para la organización de fondos acumulados en entidades públicas y privadas. Describe cuatro etapas del proceso: 1) compilación de información institucional, 2) diagnóstico de la documentación, 3) elaboración de un plan de trabajo archivístico e implementación, 4) valoración documental. También presenta un formato estándar para tablas de valoración que asignan tiempo de retención y disposición final a series documentales.
El documento trata sobre el ciclo vital de los documentos. Presenta tres oraciones:
1) El ciclo vital de los documentos incluye tres fases (archivos de gestión, archivos intermedios e históricos) y varias etapas como planeación, producción, organización y eliminación.
2) Una unidad de correspondencia centraliza la recepción, radicación y distribución de comunicaciones de una entidad siguiendo la normativa, contribuyendo a la gestión documental.
3) El decreto 2609 de 2012 reglamenta parcialmente
La Superintendencia de Industria y Comercio (Superindustria) les ordenó a las empresas e instituciones privadas que están bajo su vigilancia asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo, independientemente del soporte en que se realicen.
Según la Resolución 8934 del 2014, el propósito de esta medida es garantizar la disponibilidad de la información para la consulta por parte de la administración, los agentes estatales y la ciudadanía.
Las entidades deberán implementar los siguientes instrumentos: programa de gestión, tablas de retención, cuadro de clasificación y tablas de valoración documental, junto con el reglamento interno de archivo.
Tomado de Ambito jurídico [http://bit.ly/1ehc8oH]
Instructivo Tablas de retención DocumentalEllen Reyes
”Este es un trabajo didáctico, por lo tanto la información que se tomó como referencia es solo para fines educativos y no compromete el buen nombre de la entidad”
FUENTE: http://www.archivogeneral.gov.co/
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO Ciencias de la Información Documentación, Bibliotecología y Archivistica
Asignatura- TRD
Las imágenes de la Superintendencia fueron tomadas de su portal http://www.supervigilancia.gov.co/
Este documento establece la política archivística para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio. Define términos archivísticos y establece lineamientos sobre la organización, custodia, seguridad y consulta de los archivos de los registros públicos de las cámaras de comercio. También determina los tiempos de retención de los documentos y la creación de un Comité de Archivo encargado de definir las políticas archivísticas.
El documento describe la importancia de conservar y preservar a largo plazo los documentos electrónicos de archivo mediante la aplicación de políticas y normas establecidas. Esto incluye implementar estrategias para evitar el deterioro físico de los documentos y garantizar el acceso a su contenido a pesar de los cambios tecnológicos. Además, señala la necesidad de que el personal encargado de la preservación tenga los conocimientos y compromiso necesarios para asegurar que los documentos electrónicos permanezcan intactos y legibles
Este documento propone un modelo de gestión de documentos electrónicos de archivo para la administración pública que incluya una política de gestión de información y documentos electrónicos. La política debe contener un marco conceptual, estándares, metodología, programa de gestión, y coordinación entre tecnología, archivo y gestores de documentos. Asimismo, la política debe abarcar la creación, organización, conservación, acceso y tecnologías de la información, así como promover una cultura de la información entre los servidores públicos. Finalmente, el documento describe
Este documento presenta la política de gestión documental del Municipio de Cartago en el Valle del Cauca, Colombia. Describe los estándares y normas nacionales e internacionales para la gestión de información análoga y electrónica, así como la metodología general para crear, usar, mantener, retener, acceder y preservar la información independientemente de su soporte o medio de creación. También incluye los procesos, instrumentos y programas archivísticos necesarios para la planificación, producción, gestión y trámite de document
Este documento establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Define que los archivos de gestión deben organizarse de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y los manuales de procedimientos de cada entidad. Además, regula el Inventario Único Documental que deben llevar las entidades para controlar sus documentos.
Este documento propone un modelo de gestión de documentos electrónicos para la administración pública que incluya una política de gestión de información y documentos electrónicos, componentes como marcos conceptuales y estándares, y un programa de gestión de información. También describe requisitos como diagnosticar problemas existentes, analizar tecnología e identificar procesos, y servicios mínimos como captura de documentos, clasificación y control de uso. El objetivo es asegurar la organización, conservación, acceso y tecnologías de la información pública electrónica.
Por norma legal las Entidades públicas deben incorporar en sus prácticas modelos de planeación y control de la gestión como GP1000 y MECI. Por su parte las empresas privadas lo hacen como requisito del mercado para garantizar la satisfacción del cliente y mejorar continuamente sus procesos organizacionales y controlar los diferentes procesos a través de normas como ISO 9001, 14001, 18000, 27000 entre otras.
Todos los Sistemas de Gestión involucran la producción de enormes cantidades de documentos, formatos y registros que deben ser controlados dado que se emplean para describir y caracterizar los procesos; para indicar la forma estandarizada de realizar las diferentes actividades de la organización y para dejar evidencia o soporte de la realización de las mismas.
La gestión documental son todas las actividades técnicas y prácticas empleadas para producir, organizar, clasificar y preservar los documentos garantizando el acceso oportuno y controlado a la información.
El escenario actual plantea que la gestión documental y los sistemas de gestión empresariales no están articulados y no se puede garantizar la adecuada gestión de los documentos y registros y especialmente su preservación.
Por todo lo anterior formulamos el contenido de este importante Seminario para que líderes de Calidad y líderes de gestión documental armonicen y articulen su trabajo y contribuyan a la mejora continua de sus lugares de trabajo.
Este decreto reglamenta el uso de la firma electrónica en Colombia de acuerdo con la Ley 527 de 1999. Define la firma electrónica como métodos como códigos, contraseñas o claves criptográficas privadas que permiten identificar a una persona en relación con un mensaje de datos. Establece que la firma electrónica tendrá la misma validez y efectos jurídicos que la firma tradicional si cumple ciertos requisitos de confiabilidad. También dictamina la neutralidad tecnológica e igualdad de trat
Este documento modifica el artículo 12 de la Resolución 8934 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia. La modificación amplía el plazo para que las empresas e instituciones privadas elaboren sus tablas de retención documental y adopten sus programas de gestión documental hasta el 31 de octubre de 2015. La resolución busca dar más tiempo a los vigilados por la Superintendencia para cumplir con las directrices sobre gestión documental establecidas en la legislación colombiana.
El objetivo de utilizar Business Process Management es op mizar la eficiencia y mejorar la rentabilidad. La implementación de una solución de Business Process Management ofrece beneficios inmediatos y a largo plazo, y un buen comienzo ayudará a asegurar su obtención.
Esta guía de Mejores Prácticas BPM le ayudará a preparar su organización y la implementación de BPM hacia el éxito.
Gestión de Comunicaciones oficiales - correspondencia
La gestión de la información y documentación es una ventaja competitiva y duradera para las organizaciones dados los ahorros de recursos y tiempos que genera la adecuada gestión de la información y documentación de manera electrónica y centralizada.
La gestión de comunicaciones oficiales y correspondencia es una de las principales dificultades de la gestión de documentos en las organizaciones, la centralización del proceso de radicación de correspondencia, el registro de las comunicaciones de entrada, salida e interna y la posibilidad de diferenciar los descriptores (metadatos) para el registro de los diferentes tipos de documentos (facturas, comunicaciones oficiales, derechos de petición, flujos de trabajo, etc.
Radar ha desarrollado un módulo de gestión de correspondencia integrado al Sistema de Gestión de Contenidos Alfresco
La inteligencia artificial es la capacidad de una máquina para imitar tareas cognitivas humanas como el aprendizaje y la resolución de problemas. Algunas de las aplicaciones más comunes de la IA incluyen reconocimiento de voz y de imágenes, traducción automática y asistentes virtuales. A medida que la tecnología continúa avanzando, la IA se está volviendo más sofisticada y está desempeñando un papel cada vez más importante en nuestras vidas.
Manual de acceso a la información pública recopila los derechos y deberes de los ciudadanos asociados al acceso a la información pública, la información del estado no necesariamente es pública
Este documento introduce el concepto de archivamiento web, explicando que es un proceso para recolectar y preservar parte de la World Wide Web para investigadores y el público en general. Describe tres tipos de archivamiento web, los retos administrativos y técnicos, y explica que existen proyectos a gran y pequeña escala. El objetivo es proveer una guía conceptual y de buenas prácticas para proyectos de archivamiento web.
Este documento presenta una metodología para la formulación del Plan Institucional de Archivos (PINAR) de una entidad. Explica la importancia del PINAR para planear la función archivística y articularla con los planes estratégicos de la entidad. Luego, detalla los pasos para formular el PINAR, que incluyen identificar la situación actual de los archivos, definir los aspectos críticos, priorizarlos y formular la visión, objetivos, planes y proyectos del PINAR. Finalmente, presenta un ejemplo de cómo aplic
Este documento presenta un manual para la implementación de un Programa de Gestión Documental (PGD) en entidades públicas. El manual describe los elementos que debe contener un PGD de acuerdo con la legislación colombiana, incluyendo la formulación, los procesos de gestión documental, fases de implementación, programas específicos y armonización con otros sistemas de gestión de la entidad. El objetivo del PGD es racionalizar los procesos documentales de acuerdo con los principios de transparencia, eficiencia y protección del patrimonio documental en
Este documento presenta una guía para la formulación de un esquema de metadatos para la gestión de documentos. Explica que los metadatos proporcionan información estructurada que permite la creación, gestión, acceso y preservación de los documentos a lo largo del tiempo. Además, describe los componentes clave de un modelo de metadatos como las entidades, relaciones y conceptos relacionados con su implementación. Finalmente, ofrece una metodología para el diseño e implementación de un esquema de metadatos que permita asegurar la gest
Este documento compila normas nacionales e internacionales sobre documento electrónico, preservación a largo plazo, sistemas de gestión de documentos electrónicos, digitalización certificada, firma digital e interoperabilidad promulgadas entre 1995 y 2013. Presenta la metodología cualitativa utilizada y define conceptos como norma, ley y decreto. Finalmente, menciona algunas normas generales como referente como la Constitución Política de Colombia de 1991 y su énfasis en el acceso a documentos públicos y la protección del patrimon
El documento describe los componentes clave de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE), incluyendo la captura y registro de documentos, su clasificación y organización según un Cuadro de Clasificación Documental, y los procedimientos para su búsqueda, recuperación, conservación, eliminación o transferencia de acuerdo a una Tabla de Retención Documental. El SGDE también incluye controles de seguridad, administración y referenciación de los documentos electrónicos.
El documento habla sobre la necesidad de que las entidades públicas establezcan políticas y planes para permitir el intercambio electrónico de comunicaciones oficiales a través de sistemas de gestión de documentos electrónicos e implementando esquemas de interoperabilidad, con el fin de digitalizar y compartir documentos de manera eficiente entre las entidades y con los ciudadanos.
El documento describe los diferentes elementos que componen un Plan Institucional de Archivos (PINAR), incluyendo herramientas de diagnóstico, contexto estratégico, objetivos, visión estratégica, mapa de ruta y herramientas de seguimiento. El PINAR permite articular la función archivística con el plan estratégico institucional de una entidad.
Los instrumentos archivísticos son herramientas con propósitos específicos para apoyar la gestión documental y la función archivística en las entidades. Algunos instrumentos archivísticos mencionados son las Tablas de Control de Acceso, los Bancos Terminológicos, la Tabla de Retención Documental, el Programa de Gestión Documental, el Plan Institucional de Archivos de la Entidad, el Modelo de Requisitos para Gestión Documental Electrónica, el Cuadro de Clasificación Documental y el Inventario Document
El documento define varios términos relacionados con expedientes electrónicos y digitalización de documentos. Define expediente electrónico como un conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo. También define índice electrónico como una relación ordenada de los documentos que conforman un expediente electrónico o serie documental. Además, explica que un expediente híbrido está conformado por documentos análogos y electrónicos pertenecientes a la misma unidad documental.
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SON PRIMEROS ACTOS DE INVESTIGACIÓN LLEVADOS A CABO POR LA POLICIA NACIONAL , DESPUES DE RECIBIR UNA DENUNCIA O CUANDO REALIZA VERIFICACIONES E INDAGACIONES INVESTIGATIVAS BAJO LA CONDUCCIÓN DEL FISCAL
1. ACUERDO No. 002
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PARA TODOS
"Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación,
organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones"
EL CONSEJO DIRECTIVO
DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
En ejercicio de las facultades legales y en especial las que le confiere el Artículo 76 de la
Ley 489 de 1998, el Decreto 2126 de 2012, el Acuerdo 09 del AGN de 2012, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 594 de 2000, en su artículo 11, establece la obligatoriedad de la conformación
de los archivos públicos, la creación, organización, preservación t control de los archivos,
teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original y el ciclo vital de los
documentos.
Que el artículo 16 de la Ley 594 de 2000 establece como una de las obligaciones de los
funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las Entidades Públicas, velar por la
integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de
archivo y que serán responsables de su organización y conservación.
Que el artículo 19 de la Ley 594 de 2000, determinó que las entidades del Estado podrán
incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos,
empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre
y cuando cumplan con la organización archivística de los documentos y se realicen
estudios técnicos para toma una adecuada decisión.
Que el artículo 36 de la Ley 1437 de 2011, establece los requisitos que debe reunir un
expediente para su formación, acumulación, organización y acceso.
Que el artículo 58 de la Ley 1437 de 2011 determina que cuando el procedimiento
administrativo se adelante utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser
archivados en este mismo medio y que podrán almacenarse por medios electrónicos,
todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas; y que la conservación
de los documentos electrónicos que contengan actos administrativos de carácter
individual, deberá asegurar la autenticidad e integridad de la información necesaria para
reproducirlos.
Que el artículo 59 de la Ley 1437 de 2011 define el expediente electrónico y establece
algunos de los requisitos que debe reunir el expediente electrónico tales como su
foliación , integridad, recuperación, seguridad, archivo y conservación, cualquiera que sea
el tipo de información que contengan.
Que el artículo 33 del Decreto 2609 de 2012 definió que el Archivo General de la Nación y
el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, establecerán los
lineamientos generales que deben regular el expediente electrónico.
-~rchivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, establecimiento público adscrito al Ministerio de Cultura
· www.archivogeneral.gov.co /información al ciudadano/ sistema de peticiones, quejas y reclamos
E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co - Cr. 6 No. 6-91 Tel : 328 2888 - Fax: 337 2019 - Bogotá D.C., Colombia.
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IPARATODOS
"Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación,
organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones"
Que se hace necesario regular los requisitos archivísticos que de acuerdo con lo
establecido en la Ley 594 de 2000 debe tener un expediente de archivo, para asegurar
que contiene la totalidad de los documentos y actos administrativos que resuelven un
determinado trámite o actuación, garantizar la integridad del mismo, su gestión
(administración interna del expediente) y administración a lo largo de las diferente fases
del archivo (flujo del expediente), de forma que refleje fielmente la secuencia y orden
como fueron tramitados los documentos de archivo durante la etapa activa.
Que en mérito de lo expuesto,
ACUERDA:
CAPITULO 1
GENERALIDADES
ARTÍCULO 1°. Finalidad del expediente. El expediente además de ser la esencia de las
actuaciones de la administración, pues reúne de manera orgánica los documentos que se
producen o reciben en desarrollo de un mismo trámite o actuación y se acumulan de
manera natural reflejando el orden en que dicho trámite es ejecutado, es la base de la
organización archivística sobre la cual se establecen las series y subseries documentales
que conforman un archivo.
ARTÍCULO 2°. Ámbito de aplicación. El presente Acuerdo aplica a todas las entidades
públicas en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital municipal, de las
entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por Ley, así
como las entidades privadas que cumplen funciones públicas y demás organismos
regulados por la Ley 594 de 2000.
PARÁGRAFO. Las entidades de las ramas legislativa y judicial, los organismos
autónomos y de control, así como los círculos notariales de c0nformidad con lo
establecido en la Ley General de Archivos, podrán adoptar las normas del presente
Acuerdo para la creación y gestión integral de sus expedientes.
ARTÍCULO 3°. Definiciones. Con el fin de facilitar la aplicación de las normas contenidas
en el presente Acuerdo, a continuación se definen algunos de los términos objeto de
reglamentación:
a) Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
b) Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una
persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y debe ser objeto
de conservación en el tiempo, con fines de consulta posterior.
c) Documento electrónico de archivo: Registro de información generada,
producida o recibida o comunicada por medios electrónicos, que permanece
almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida, por una
persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal, legal, ó valor científico, histórico, técnico o cultural y que
debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
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PARA TODOS
"Por medio del cual se establecen Jos criterios básicos para creación, conformación,
organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones"
d) Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo
de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia
o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan
manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta
su resolución definitiva.
e) Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos
documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato
electrónico mediante procesos de digitalización.
f) Expediente electrónico de archivo: Conjunto de documentos y actuaciones
electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o
procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y
vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo
del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su
ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.
g) Expediente híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos
análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad
documental por razones del trámite o actuación.
h) Expediente virtual: Conjunto de documentos relacionados con un mismo trámite o
procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrónicos o
de información, que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico,
pero no puede ser gestionado archivísticamente, hasta que no sean unificados
mediante procedimiento tecnológicos seguros.
i) Foliado electrónico: Asociación de un documento electrónico a un índice
electrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de
garantizar su integridad, orden y autenticidad.
j) Índice electrónico: Relación de los documentos electrónicos que conforman un
expediente electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la
metodología reglamentada para tal fin.
k) Preservación a largo plazo: Conjunto de principios, políticas, medidas, planes y
estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad
física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la integridad del
objeto documental, independiente de su medio y forma de registro o
almacenamiento. Aplica para los objetos documentales en medio electrónico
(documento electrónico de archivo y documentos digitales independiente del tipo y
formato) además de medios magnéticos, ópticos y extraíbles en su parte física.
1) Unidad documental: Unidad archivística constituida por documentos del mismo
tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un
expediente (unidad documental compleja).
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"Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación,
organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones"
CAPITULO 11
DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO
ARTÍCULO 4°. Obligatoriedad de la conformación de los expedientes y unidades
documentales simples. Todas las entidades públicas están obligadas a crear y
conformar expedientes de archivo con la totalidad de los documentos y actuaciones que
se gestionen en desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, teniendo en cuenta los
principios de procedencia, orden original e integridad, así como a conformar las unidades
documentales simples en el caso de documentos del mismo tipo documental.
De igual forma, están obligadas a clasificar, organizar, conservar, describir y facilitar el
acceso y consulta de sus unidades documentales durante todo el ciclo de vida.
ARTÍCULO 5°. Creación y conformación de expedientes. Los expedientes deben
crearse a partir de los cuadros de clasificación documental adoptados por cada entidad y
las tablas de retención documental, desde el primer momento en que se inicia un trámite,
actuación o procedimiento hasta la finalización del mismo, abarcando los documentos que
se generen durante la vigencia y prescripción de las acciones administrativas, fiscales y
legales.
PARÁGRAFO. Los expedientes se conformarán con la totalidad de los documentos de
archivo agrupados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento,
independientemente del tipo de información, formato o soporte y deben agruparse
formando series o subseries documentales.
ARTÍCULO 6°. Identificación expediente. Las personas responsables de gestionar los
trámites o actuaciones en una determinada dependencia u oficina, deben identificar los
expedientes de acuerdo con los elementos propios del sistema de descripción adoptado
por la entidad, así como las normas y directrices impartidas por el Archivo General de la
Nación.
ARTÍCULO 7°. Gestión del expediente. La gestión es la administración interna del
expediente durante su etapa activa y se refiere a las acciones y operaciones que se
realizan durante el desarrollo de un trámite, actuación o procedimiento que dio origen a un
expediente; comprende operaciones como la creación del expediente, el control de los
documentos, la foliación o paginación, la ordenación interna de los documentos, el
inventario y cierre.
ARTÍCULO 8°. Organización de los expedientes y unidades documentales simples.
Las entidades públicas deben organizar expedientes o unidades documentales simples,
los cuales a su vez se agruparán en series o subseries documentales dentro de una
misma dependencia, de acuerdo con el principio de procedencia.
PARÁGRAFO. La organización dada a los expedientes y unidades documentales simples
en la fase de gestión, se debe mantener sin alteración de ninguna clase, en las fases de
archivo central e histórico.
ARTÍCULO 9°. Descripción del expediente. Las entidades públicas deben emplear
métodos y sistemas informáticos para la descripción y ubicación física de los expedientes
conservados en sus archlvos, especificando su localización, de acuerdo con las normas
de descripción establecidas por el Archivo General de la Nación.
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organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
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ARTÍCULO 10º. Cierre del expediente. El cierre de un expediente se puede llevar a cabo
en dos momentos:
a. Cierre administrativo: Una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el trámite o
procedimiento administrativo que le dio origen.
b. Cierre definitivo: Una vez superada la vigencia de las actuaciones y cumplido el
tiempo de prescripción de acciones administrativas, fiscales o legales. Durante
esta fase se pueden agregar nuevos documentos.
ARTÍCULO 11°. Transferencias primarias y secundarias. Las transferencias
documentales se deben realizar mediante la aplicación de las tablas de retención
documental y la elaboración de inventarios documentales; solo podrán transferirse los
expedientes que una vez cerrados, han cumplido su tiempo de retención en la respectiva
etapa o fase de archivo; la transferencia se debe llevar a cabo por series o subseries
documentales.
ARTÍCULO 12°. Organización de documentos al interior de los expedientes y
unidades documentales simples. Los documentos que conforman un expediente se
deben organizar siguiendo la secuencia de la actuación o trámite, de acuerdo con el
procedimiento; si esto no fuera posible, se organizarán en el orden en que se incorporan
al expediente.
En el caso de unidades documentales simples que presenten una secuencia numérica o
cronológica en su producción, se organizarán siguiendo dicha secuencia.
PARÁGRAFO. La persona o dependencia responsable de gestionar el expediente
durante su etapa de trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente,
en la cual se consigne la información básica de cada tipo documental y antes del cierre
realizar la respectiva foliación. Cuando se realice la transferencia primaria, los
expedientes deben ir acompañados de la respectiva hoja de control al principio de los
mismos.
ARTÍCULO 13°. Del respeto del principio de orden original. En la ordenación interna
de los documentos que conforman un expediente se debe respetar el principio de orden
original, tanto en la etapa de tramitación como en las demás fases del archivo, es decir
que no se puede realizar ninguna intervención en la ordenación interna de los
expedientes, una vez estos han sido cerrados y transferidos a los archivos centrales o
históricos.
PARÁGRAFO. 1°. El princ1p10 de orden original busca mantener la integridad del
expediente durante todo su ciclo de vida, asegurando no solo que éste reúna la totalidad
de los documentos gestionados durante la etapa activa de tramitación, sino que refleje
fielmente la secuencia y orden como fueron tramitados los documentos y el expediente
mismo; y debe aplicarse a todos los expedientes de una entidad.
PARÁGRAFO. 2°. Cuando se lleven a cabo procesos de organización de archivos y de
fondos acumulados, no se debe modificar la ordenación interna de los documentos de un
expediente, salvo aprobación expresa del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo en las entidades del ordena nacional o del Comité Interno de Archivo en las
entidades del orden territorial y constar en el Acta de la sesión del respectivo Comité en la
cual se tomó la decisión, únicamente en los siguientes casos:
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organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
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a. Cuando exista evidencia sustentada de que los expedientes no reflejan el orden
original, debido a casos fortuitos o accidentales, que obliguen a dicha intervención.
b. Cuando se trate de procesos de liquidación, supresión o fusión de entidades en los
que se requiera que una parte de los documentos se entreguen a la otra entidad
por ser esenciales para el cumplimiento de su misión, previo análisis de las
implicaciones legales y económicas de dicha intervención antes de tomar la
decisión.
ARTÍCULO 14°. De la intervención de expedientes cerrados o transferidos. Los
expedientes cerrados o transferidos desde las oficinas o entidades que los gestionaron,
tanto a archivos institucionales como a otras entidades, no podrán someterse a ningún
tipo de intervención archivística en su ordenación, que pueda conducir a decisiones
contradictorias o erradas; igualmente, se prohíbe la foliación o refoliación así como la
eliminación de documentos, la unificación de expedientes de procedencias diferentes o la
separación de documentos.
PARÁGRAFO. En el caso de expedientes cerrados o transferidos que no cuentan con
hoja de control, debido a que ésta se debe realizar en la etapa activa del expediente y
tiene como fin garantizar el control del expediente evitando alteraciones que afecten su
autenticidad, no está permitida su elaboración una vez cerrado el expediente; el Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo de cada entidad,
según el caso, deberá adoptar otros mecanismos para facilitar su consulta previo análisis
de las implicaciones económicas de dicha decisión.
ARTÍCULO 15°. De la depuración de expedientes cerrados. La depuración o retiro de
documentos de un expediente cerrado cuyo archivo este en proceso de organización de
acuerdo con lo señalado en los artículos 12º y 13º del presente Acuerdo, deberá ser
autorizada por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de
Archivo, según sea el caso y constar en el Acta de la sesión del respectivo Comité en la
cual se tomó la decisión, únicamente en los casos señalados a continuación:
a. Copias idénticas de un mismo documento de archivo.
b. Documentos de archivo que presenten deterioro biológico, físico o microbiológico y
cuya restauración no sea técnicamente posible.
c. Documentos de archivo que no correspondan al trámite sobre el cual trata el
expediente.
d. Documentos de apoyo.
ARTÍCULO 16º. Digitalización de expedientes. Las entidades públicas podrán llevar a
cabo procesos de digitalización de los expedientes físicos con fines de consulta o
preservación, para lo cual deberán adoptar las directrices establecidas por el Archivo
General de la Nación relacionadas con la digitalización certificada o con valor probatorio.
Dicho proceso deberá estar autorizado por el Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo o el Comité Interno de Archivo, según sea el caso y constar en el Acta de la
sesión del respectivo Comité en la cual se tomó la decisión.
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, establecimiento público adscrito al Ministerio de Cultura
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organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones"
CAPITULO 111
DEL EXPEDIENTE ELECTRONICO
ARTÍCULO 17°. Creación y conformación de expedientes electrónicos de archivo:
Las entidades públicas podrán utilizar diferentes medios electrónicos y tecnologías de la
información, para la creación, conformación y gestión de sus expedientes, durante todo su
ciclo de vida.
Los expedientes electrónicos de archivo deben crearse a partir de las series
documentales establecidas en los cuadros de clasificación documental adoptados por
cada entidad, desde el primer momento en que se inicia un trámite o procedimiento hasta
la finalización del mismo.
PARÁGRAFO. Los expedientes electrónicos de archivo se conformarán con la totalidad
de los documentos de archivo acumulados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o
procedimiento, independientemente del tipo de información y formato, y deben agruparse
formando series y subseries documentales.
ARTÍCULO 18º. Foliación electrónica: Además de lo establecido en el artículo 59 de la
Ley 1437 del 2011, las entidades públicas deberán implementar mecanismos para el
foliado de los documentos electrónicos, de forma que se garantice la integridad y
autenticidad del expediente y los documentos que lo conforman, a partir de los siguientes
requisitos:
a) Debe garantizar el respeto del principio de orden original.
b) Debe permitir la identificación inequívoca de cada documento del expediente.
c) Debe permitir asociar los documentos al expediente al cual pertenecen.
d) Debe permitir diferenciar las copias de un mismo documento electrónico, que en
virtud del trámite se archiven en diferentes expedientes, es decir que cada copia
de un mismo documento debe tener su propio foliado electrónico.
e) Se debe garantizar la preservación a largo plazo de los datos y metadatos que
conforman un folio electrónico y el expediente en su conjunto.
PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación regulará con las entidades competentes,
el procedimiento de foliado electrónico para los documentos que puedan presentar
características especiales.
ARTÍCULO 19º. Índice electrónico. Las entidades públicas deberán implementar
mecanismos tecnológicos que permitan llevar un índice electrónico de sus expedientes
electrónicos, el cual deberá:
a) Permitir la identificación de la totalidad de los documentos que conforman un
expediente.
b) Permitir la identificación de la secuencia de los documentos y el orden dentro del
expediente electrónico.
c) Garantizar la integridad del expediente electrónico y permitir la recuperación de
sus documentos y metadatos.
d) Garantizar la preservación a largo plazo de los datos y metadatos que conforman
el índice electrónico.
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"Por medio del cual se establecen Jos criterios básicos para creación, conformación,
organización, control y consulta de Jos expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones"
ARTÍCULO 20º. Identificación y gestión del expediente electrónico. Las entidades
públicas deberán adoptar las normas expedidas por el Archivo General de la Nación, para
la identificación y gestión de los expedientes electrónicos de archivo.
ARTÍCULO 21º. Descripción documental del expediente electrónico. Los expedientes
electrónicos se deben describir desde su tramitación, teniendo en cuenta las normas
internacionales de descripción archivística, los estándares y normas adoptados por el
Archivo General de la Nación y las políticas sobre interoperabilidad que reglamente el
Gobierno Nacional.
ARTÍCULO 22º. Conformación de unidades documentales simples. Para los
documentos electrónicos que conforman series documentales simples, también aplicará
lo establecido en los artículos 3° al 13° del presente Acuerdo.
ARTÍCULO 23º. Cierre del expediente electrónico. Las entidades públicas deberán
utilizar mecanismos electrónicos seguros, para garantizar la integridad y autenticidad en el
cierre de los expedientes, tales como estampados de tiempos, firmas digitales, índice
electrónico, los cuales deberán ser preservados en el tiempo; así como otros mecanismos
o procedimientos que se creen en el futuro, de acuerdo con los avances de·la tecnología.
PARÁGRAFO. El índice electrónico se deberá firmar digitalmente al cierre del expediente,
sin perjuicio a las garantías de seguridad de la información que deberán adoptar las
entidades públicas durante la etapa de tramitación.
ARTÍCULO 24º. Transferencias secundarias de los expedientes electrónicos. Para la
transferencia de expedientes electrónicos a los archivos generales del orden municipal,
distrital, departamental y al Archivo General de la Nación, se deberán atender las
disposiciones expedidas por el Archivo General de la Nación sobre esta materia.
ARTÍCULO 25°. De la depuración o intervención de expedientes electrónicos. En el
caso de expedientes electrónicos se prohíbe cualquier intervención al expediente en
cualquier etapa de su tramitación, así como la selección o depuración de documentos.
ARTÍCULO 26°. Preservación a largo plazo del expediente electrónico o digital: En la
preservación de los expedientes electrónicos se deberán aplicar las directrices
establecidas en el artículo 29 del Decreto 2609 de 2012 y demás normas que sobre el
particular expida el Archivo General de la Nación.
CAPITULO IV
DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 27°. De las series documentales simples. Los documentos que conforman
series documentales simples podrán, de acuerdo con sus características, ser archivadas
utilizando entre otros los siguientes métodos:
a. Tomos, siguiendo las directrices que imparta el Archivo General de la Nación.
b. Unidades de conservación (carpetas).
c. Otros sistemas, aprobados por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
o el Comité Interno de Archivo, según sea el caso.
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PARATODOS
"Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación,
organización, control y consulta de Jos expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones"
PARÁGRAFO: En la organización de los archivos públicos NO se podrán utilizar pastas
AZ o de argolla, anillados, así como otros sistemas de almacenamiento que afecten la
integridad física de los documentos.
ARTÍCULO 28º. Expediente Virtual. Durante la etapa activa se podrán gestionar
electrónicamente los documentos de archivo simultáneamente en diferentes sistemas de
información, simulando un expediente electrónico único mediante mecanismos
tecnológicos de consulta y visualización, garantizando el vínculo archivístico entre los
documentos del mismo trámite o actuación, de forma que una vez cerrado se facilite su
gestión archivística como una sola unidad documental.
PARÁGRAFO. Una vez concluido el trámite, los documentos de archivo se podrán extraer
de sus ambientes nativos conformando expedientes electrónicos que cumplan con los
requisitos señalados en el presente Acuerdo.
ARTÍCULO 29°. De la reserva de documentos. De acuerdo con lo establecido en el
artículo 36 de la Ley 1437 de 2011 , con los documentos que por mandato de la
constitución o de la Ley tengan el carácter de reservado y obren dentro de un expediente,
se hará un cuaderno o expediente separado, el cual se conservará integrado al
expediente principal.
ARTÍCULO 30°. De la consulta de expedientes. De acuerdo con lo establecido en el
artículo 36 de la Ley 1437 de 2011, cualquier persona tendrá derecho a examinar los
expedientes en el estado en que se encuentren, salvo los documentos o cuadernos
sujetos a reserva.
ARTÍCULO 31°. Vigencia y derogatoria. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de
su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Expedido en Bogotá o.e., a los 14 HAR 204
thctau!ia!(/MARIA CLAUDIA LOPEZ SORZANO
Presidente
Proyectó:
Revisó:
Lilliana Mayorga Tovar - Asesora de Dirección General~.
Carlos Alberto Zapata Cárdenas - Director General. -
Jhon A González Flórez -Subdirector de Tecnología de 1 nformación Archivística y Documento Electrónico. , 1 .
Acuerdos. ·Archivado en:
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, establecimiento público adscrito al Ministerio de Cultura
www.archivogeneral.gov.co /información al ciudadano/ sistema de peticiones, quejas y reclamos
E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co - Cr. 6 No. 6-91 Tel : 328 2888 - Fax: 337 2019 - Bogotá D.C., Colombia.
Fecha: 2013-12-11 V: 2 GDO-F-020