La gestión de documentos digitales implica la creación, almacenamiento y uso de documentos digitales mediante su selección, clasificación, conservación, búsqueda y diseminación a través de dispositivos electrónicos. La política Cero Papel busca reducir el uso de papel mediante la sustitución de documentos físicos por formatos electrónicos, lo que genera beneficios como menores costos y mayor eficiencia para entidades y ciudadanos. La normatividad colombiana incluye la Ley 527 de 1999 sobre comercio electrónico y firmas digital

1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALES
LIANA VALENTINA HERRERA CUERO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIDBA
2017

2. INDÍCE
• ¿Qué es la Gestión Documental Digital?
• Construcción y Gestión de Documentos
Digitales
• Principios de la Gestión de Documentos
Digitales
• Cero Papel – Gobierno en Línea
• Normatividad y Legislación Colombiana

3. ¿QUÉ ES?
Es el proceso de creación,
almacenamiento y utilización
de los documentos digitales,
que incluye su selección,
clasificación, conservación,
búsqueda, recuperación,
reproducción y
diseminación, a partir de
dispositivos electrónicos.
BENEFICIOS
Reducción de
costes gracias
a información
estructurada
Menor
porcentaje de
errores en
documentos
Aumento de
la velocidad
de creación
de contenidos

4. SUCONSTRUCCIÓN
Se ha desarrollado con el propósito de almacenar la
información y programas que no solo permiten crear
registros electrónicos cuyo contenido gire alrededor
de documentos, sino también almacenar y recuperar
estos de manera eficiente, es decir, tecnologías que
permiten crear y gestionar el archivo electrónico de
cualquier organización.
SOFTWARE
Es una aplicación informática
que permite el manejo, gestión,
conservación, publicación y
trabajo sobre documentos
electrónicos (ya sean
documentos escaneados o que
se haya creado originalmente en
digital).

5. SUS PRINCIPIOS
• Identificable, esto significa que el
programa debe ser identificable desde
otros programas.
• Soportado en políticas, las cuales deben
estar documentadas, autorizadas
divulgadas institucionalmente
• Organizado de acuerdo de las
necesidades y la estructura de la
institución, la naturaleza del negocio y
el ambiente tecnológico.
• Implementado en toda la organización
de manera sistemática y bajo la
dirección de un gerente con autoridad y
autonomía.
• Manejado por personas con habilidades
y conocimientos adecuados en el
campo de la información, la gestión de
documentos y la informática.
SUS FUNCIONES
• Integración con otros sistemas
empresariales.
• Trazabilidad documental.
• Flujos de trabajo documental.
• Archivo de documentación.
• Colaboración entre usuarios.
• Categorización y estructuración.

6. CERO PAPEL
La alternativa Cero papel hace que una
organización permita la interoperabilidad y a su
vez la información fluya naturalmente. Esto es
con la idea que se puedan cumplir con las
necesidades de los ciudadanos y de las
empresas, a través del uso de avanzadas
tecnologías de la comunicación y la información.
El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin
papel se relaciona con la reducción ordenada
del uso del papel mediante la sustitución de los
documentos en físico por soportes y medios
electrónicos
DIRECTIVA PRESIDENCIAL 04
DE 2012
Es con el fin de impulsar la
obligatoriedad de la
implementación de la
iniciativa de Cero Papel,
indicando plazos, metas y
planes de implementación.

7. BENEFICIOS DE LA POLÍTICA CERO
PAPEL
ENTIDADES
MEJORAS
Implementación
de reducción del
consumo de
papel
Incorporación de
un esquema para
GDE
Procesos
susceptibles de
ser
automatizados
• Buenas prácticas en Gestión
Documental
• Procesos y servicios más eficaces
• Aumento de la Productividad
• Uso óptimo de los recursos
• Disminución de los costos
asociados a la administración de
papel, tales como almacenamiento
y materiales
• Mejorar el acceso a la información
dentro y entre las entidades
• Mayor control y seguridad en el
manejo de información.
• Eliminar la duplicidad de
documentos

8. CIUDADANOS
• Acceso rápido y fácil a la
información y a los servicios de las
entidades
• Mejorar la calidad y rapidez del
servicio al reducir los tiempos de
respuesta
• Disminuir tiempos de espera y
atención
• Evitar traslados a los puntos de
atención presencial, permitiéndoles
ahorrar tiempo en sus trámites
• Mejorar la información al permitir
seguimiento de los trámites
realizados
• Mejorar la relación entre
organizaciones, empresas y
ciudadanos
AMBIENTE
• Ahorro de papel
• Reducción de emisión de residuos
contaminantes como tóner,
cartuchos de tinta, etc.
• Contribuir al desarrollo sostenible,
el consumo responsable de
recursos que no comprometa el
desarrollo social y ambiental de las
generaciones futuras.

9. GOBIERNO EN LÍNEA
ESTRATEGIA
Busca construir un Estado
más eficiente, transparente y
participativo haciendo uso de
las Tecnologías de la
Información y de las
Comunicaciones -TIC, en otras
palabras, busca que en
Colombia se fortalezca el e-
government.
CONTEXTO
En el año 2012 en el Decreto 2693
evolucionan las fases establecidas
en el Decreto 1151 de 2008, y son
las siguientes:
- Elementos transversales
- Información en línea
- Interacción en línea
- Transacción en línea
- Transformación en línea
- Democracia en línea

10. NORMATIVIDAD Y LEGISLACIÓN
La legislación en Colombia se ha
reglamentado por la Ley 527 de 1999,
Ley que permite la seguridad
electrónica de los usuarios, por medio
del reglamento para el acceso y uso
del servicio, el comercio electrónico, y
de las firmas digitales, estableciendo
las entidades de certificación y se
dictan otras disposiciones.

11. LEY 1581 DE 2012: LEY DE
PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
• CIRCULAR 002 DEL 6 MARZO DE
2012
Adquisición de herramientas
tecnológicas de Gestión Documental
• CIRCULAR 005 DEL 11
SEPTIEMBRE DE 2012
Recomendaciones para llevar a cabo
procesos de digitalización y
comunicaciones oficiales
electrónicas en el marco de la
iniciativa cero papel
LEY 1437 DE 2011: EXPEDIENTE
ELECTRÓNICO
Es el conjunto de documentos
electrónicos correspondientes a un
procesamiento administrativo,
cualquiera que sea el tipo de
información que contengan.
El foliado de los expedientes
electrónicos se llevará a cabo
mediante un índice electrónico que
garantiza su integridad y su
recuperación.

12. CONCLUSIONES
• La gestión documental es un buen recurso para los
empleados, ya que, libera tareas más lentas relacionadas
con la gestión de documentos en papel. Al eliminar estas
obligaciones, mejora la productividad y la eficiencia de
procesos, y emerge la verdadera energía y creatividad.
• Además impide que la información empresarial importante
acabe en archivadores, carpetas de correo electrónico y
discos duros locales, lo cual limita de forma importante la
accesibilidad a estos documentos.
• La política Cero Papel brinda beneficios no solo a las
entidades sino a los propios ciudadanos y al ambiente
garantizando la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y
disponibilidad de la información bajo las condiciones y
durante el tiempo que las normas vigentes lo requieran.

13. BIBLIOGRAFÍA
• ¿Qué es un sistema de gestión documental?. (2017). TIC Portal. Recuperado el 14 de
Agosto de 2017, desde https://www.ticportal.es/temas/sistema-
gestiondocumental/que-es-sistema-gestion-documental
• Barros, A. (2017). Gestión Documental Digital, un gran desafío! – El Escritorio de
Alejandro Barros. Alejandrobarros.com. Recuperado el 14 de Agosto de 2017, desde
http://www.alejandrobarros.com/gestion-documental-digital-ungran-desafio/
• Castro, L., Giraldo, L., & Hernández, F. (2016). Gestión de Documentos Electrónicos.
• Conceptos Técnicos. (2017). Archivo General de la Nación - Colombia. Recuperado el 14
de Agosto de 2017, desde http://www.archivogeneral.gov.co/conceptos-tecnicos
• GUERRERO MENDIETA, A. (2016). ¿Qué es lo que la gestión documental digital puede
ofrecer a su empresa?. Es.blog.docuware.com. Recuperado el 14 de Agosto de 2017,
desde http://es.blog.docuware.com/qu%C3%A9-es-lo-que-lagesti%C3%B3n-
documental-digital-puede-ofrecer-a-su-empresa
• Programas de gestión documental: comparativa y precios. (2017). TIC Portal.
Recuperado el 14 de Agosto de 2017, desde https://www.ticportal.es/temas/sistema-
gestiondocumental/programas-gestion-documental
• Estrategia Gobierno en línea 2012-2015. MinTIC.