El documento describe las principales funciones del sistema contable Antares, incluyendo el manejo de usuarios y permisos, creación de empresas y modificación de datos de empresa, ingreso de movimientos contables, terceros y cuentas, consultas e informes, tipos de documentos, medios magnéticos y soporte técnico.

2. Ingreso Manejo de Usuarios con diferentes niveles de acceso. Los permisos los define el administrador del sistema, dependiendo de las funciones por usuario.

3. Creación de empresa Para crear la empresa en la parte inferior aparece el botón Empresas, presione clic en este botón. Luego aparece la pantalla del Listado de Empresas.

4. Creación de empresa El sistema presenta la pantalla para ingresar el nombre de la empresa. Este es el nombre oficial de la Empresa. El que va aparecer en los libros oficiales. A continuación el sistema presenta la pantalla de dialogo donde solicita el nombre de la base de datos, por defecto el sistema coloca el mismo de la empresa. Puede seleccionar la ubicación de la base de datos en el lugar del disco duro que desee, por defecto el sistema presenta la carpeta C:\Antares.

5. Modificación de empresa Ingrese a la Empresa que va a Modificar. En el menú de las empresas, presione doble clic sobre el nombre de la Empresa.

6. Modificación de empresa En la parte inferior de la Estrella del Menú Principal aparece una caja de herramientas, presione clic en este botón.

7. Modificación de empresa En la pantalla que abre el sistema, presione doble clic en la estrella que se encuentra en la parte superior derecha. El sistema presenta un recuadro de progreso. Permitir que termine. Ubíquese en el menú principal e ingrese por: Configuración del Sistema Modificar Datos de la Empresa.

8. Menú Principal

9. Cuentas Antares Contabilidad se instala con el PUC comercial a nivel 6. Si se desea otro tipo de PUC, se hace el cambio en el momento de la instalación

10. Cuentas Código: El sistema le permite crear los diferentes códigos en los niveles que desee. Nivel: Este lo asigna el sistema Naturaleza: La asigna el sistema Tipo: si es mayor o auxiliar (todas las cuentas que están arriba de las auxiliares se denominan mayores) Control de Terceros: Si la cuenta tiene este control no le permite ingresar movimientos contables hasta no ingresar el tercero. Control de Documentos : Le permite generar documentos para control de carteras tanto de clientes como de proveedores, con este manejo obtiene informes de cartera incluido la cartera por edades.

11. Cuentas Manejo de Retenciones: Le permite manejar la Retención en la fuente, la Retención de IVA y la Retención de ICA. Maneja los porcentajes y la base y en el momento del ingreso de movimiento liquida automáticamente las retenciones.

12. Terceros Los terceros se crean sin puntos, comas ni separador alguno. El sistema le genera los separadores automáticamente, igual que el digito de verificación. Los tipos de identificación de la DIAN son para la emisión de los medios magnéticos. En el Código DANE el sistema guarda la ciudad y el código correspondiente. El botón ordenar le permite generar el nombre en orden de primer nombre, segundo nombre…

13. Ingreso Movimiento La selección del tipo de documento se hace por el nombre, no requiere de códigos. El sistema posee un grupo de tipos de documentos, sin embargo el usuario puede crear los propios y modificar los existentes. El sistema le permite manejar consecutivos por tipo de documento, en caso de utilizarlo el sistema solo le permite ingresar solo este numero de documento .

14. Ingreso Movimiento Fecha: La fecha de ingreso del documento. Beneficiario: Le permite ingresar el nombre del Beneficiario para el giro de cheques. Fecha de Pago: En el caso del giro de cheques posfechados, se ingresa la fecha del cheque, el sistema trae en este campo la fecha. Banco: Al seleccionar el banco el sistema le permite el manejo de formatos preimpresos diferentes para cheques y el control de consecutivos de los cheques.

15. Ingreso Movimiento Cuenta: Se ingresa el código de la cuenta, en caso de no conocerlo lo puede consultar por el Catalogo de Cuentas, en este puede seleccionar la cuenta por código o por nombre.

16. Ingreso Movimiento Centro de Costo: Para manejo de centros de costo. Para consultar los centros de costo lo puede hacer por el Catalogo de C. Costos

17. Ingreso Movimiento Detalle: Campo texto para ingresar, el concepto detallado de los movimientos contables.

18. Ingreso Movimiento Cheque. No.: En este campo se ingresa el numero del cheque de la empresa. Si en la parte superior del documento selecciono el Banco, el sistema le controla el consecutivo del numero del cheque.

19. Ingreso Movimiento NIT: Si la cuenta tiene control de terceros el sistema no le permite continuar con el movimiento, si no le ingresa el numero del Nit. En caso que no conozca el NIT lo pede consultar por orden alfabético en Catalogo de Terceros.

20. Ingreso Movimiento Base Ret: Al ingresar aquí la base de la retención, el sistema hace el vinculo con la cuenta y liquida las retención correspondiente. Este campo también sirve para el IVA.

21. Ingreso Movimiento Debito y Crédito: Se ingresa el valor de acuerdo al movimiento de la cuenta.

22. Ingreso de Movimiento Manejo de Documentos de Cartera: Si la cuenta fue parametrizada con Control de Documentos el sistema le presenta en el momento de ingresar los movimientos de esa cuenta, una pantalla para ingresar las facturas del tercero y generar fechas y vencimientos.

23. Ingreso de Movimiento Consultas: En el momento de ingresar los movimientos el sistema le presenta en pantalla varias ayudas visuales. Le presenta el saldo del periodo de Tercero y de la Cuenta: Presenta el nombre de la cuenta y del tercero, que se esta utilizando Muestra el Debito y el Crédito y el Balance del Documento Muestra el Movimiento debito y crédito de todo el periodo.

24. Ingreso de Movimiento Consultas: Estas botones le permiten consultar en el momento en que ingresa movimiento. Esta opción verifica los documentos que hacen falta por crear por tipo de documento y los posibles rangos de fecha. Esta opción le permite ver el ultimo consecutivo que se genero por cada tipo de documento.

25. Ingreso Movimiento Documentos Descuadrados: El sistema le permite guardar documentos descuadrados, pero posee un modulo donde luego los puede consultar y referenciar para modificar. Al presionar el botón el sistema lo lleva al documento del movimiento y le permite modificarlo

26. Consultas Movimiento Cuenta: En esta pantalla ve el saldo de cierre al año anterior, el movimiento debito y crédito de cada periodo, incluyendo el cierre. Se puede consultar esta misma información para otros años solo con seleccionar en el campo año. Al presionar clic en el botón auxiliar le permite ver el auxiliar de la cuenta detallado. Y al dar clic en el otro botón auxiliar lo lleva al documento.

27. Consultas Movimiento por Tercero: En esta pantalla puede consultar el Movimiento de un Tercero por Cuenta. Le presenta el movimiento por año y puede seleccionar el año que desee.

28. Informes Todos los informes los puede ver por pantalla, utilizando las herramientas de zoom y de manejo de paginas de Windows. Los informes los puede exportar directamente a Excel, a archivos de texto, de correo electrónico, bases de datos, etc.

29. Listado Informes Contables NOMBRE DESCRIPCION Plan de Cuentas Mediante esta Opción, usted puede ver/imprimir el Catálogo de cuentas de su Empresa Auxiliar de Contabilidad Imprime el Auxiliar de Contabilidad, tomando periodos completos. Auxiliar de Contabilidad por Centro de Costos Imprime el Auxiliar de Contabilidad, tomando periodos completos y por Centro. Auxiliar por NIT Imprime el Movimiento de Tercero por Cuenta y Fecha Auxiliar por Tipo de Documento Emite el informe Auxiliar de Contabilidad por cuenta permitiéndole filtrarlo por tipo de documento ordenado por Nro. de documento Informe de Auditoría Imprime la relación de documentos digitados en un periodo de tiempo dado. Movimiento de Cuenta por rango de Fechas Imprime el movimiento por cuenta, con la posibilidad de imprimir el rango de fechas que el usuario necesite. Consecutivo de Documentos Le permite emitir el consecutivo de los documentos. Es requisito que en el tipo de documento tenga autonumerar Comprobante de Diario Imprime el Comprobante de Diario Balance de Prueba Imprime el Balance de Prueba, sin incluir el Resumen de Acumulados por Tercero Balance de Prueba con anexos Imprime el Balance de Prueba, incluyendo el Resumen de Acumulados por Tercero Anexos de Balance Imprime los anexos de Balance (Resumen de Saldos por Tercero), en el periodo dado Gráfico Dínamico Cuenta - Nit Informe Grafico Dinamico que muestra El Acumulado de Nits.

30. Listado Informes Financieros y Libros Oficiales NOMBRE DESCRIPCION Libro Diario (Cuentas/Tipo Documento) Imprime el Libro de Diario por Cuentas/Tipo de Documento Libro Diario (Tipo Documento/Cuentas) Imprime el Libro de Diario por Tipo de Documento/Cuentas Inventario y Balances Imprime el Libro Oficial Inventario y Balances Libro Mayor y Balances (6 columnas) Imprime el Libro Mayor (Oficial) Libro Mayor y Balances (4 columnas) Imprime el Libro Mayor (Oficial) Estado de Resultados Acumulado Imprime el Informe de Pérdidas y Ganancias Acumulado hasta el periodo que se desee Estado de Resultados del Periodo Imprime el Informe de Pérdidas y Ganancias Acumulado del periodo que se desee Balance General Imprimir el Balance General a Un Periodo dado Razones Financieras Imprime las Razones Financieras a un Periodo dado Estado de Flujo de Efectivo Imprime el Estado de Flujos de Efectivo, tomando como base el Saldo de las Cuentas a Diciembre 31 de cada año. Estado de Cambios en el Capital de Trabajo Imprime el Estado de Cambios en el Capital de Trabajo, tomando como base el Saldo de las Cuentas a Diciembre 31 de cada año.

31. Listado Informes Tesorería NOMBRE DESCRIPCION Listado de Facturas por Tercero Genera el informe de facturas por cada tercero organizadas por numero Resumen de Facturas por Tercero Imprime el informe del total de la por tercero sin discriminar documentos Resumen de Movimiento por Tercero Cartera por Edades Imprime por cuenta la cartera discriminada por Edades Estado de Cuenta por Tercero Emite el movimiento por tercero discriminado por cuenta Certificados de Retención en la Fuente Cartilla Proveedores Imprime la Cartilla de los Proveedores Cartilla Clientes Imprime la Cartilla de los Clientes

32. Informes Impresos Auxiliar de Contabilidad Auxiliar por Nit. Informe de Auditoria

33. Informes Impresos Comprobante de Diario Anexos de Balance

34. Informes Impresos Balance de Prueba Balance de Prueba con Anexos

35. Informes Impresos Libro Diario Cuentas – Tipos de Documentos Libro Diario Tipos de Documentos Cuentas

36. Informes Impresos Mayor y Balances 4 Columnas Inventario y Balance

37. Informes Impresos Balance General Estado de Resultado Estos informes y las razones financieras son diseñables por el usuario.

38. Informes Impresos Cartera por Edades Listado de Facturas por Tercero Resumen Facturas por Tercero

39. Informes Impresos Estado de Flujo de Efectivo a la Fecha Certificado de Retención en la Fuente

40. Opciones Avanzadas Borrado – Traslado y Copia de Documentos: Este proceso le permite borrar un grupo de documentos en bloque. También puede trasladar documentos de un periodo a otro y puede copiar un documento de un periodo en otro documento. Reclasificación de Cuentas: Este proceso le permite trasladar el movimiento de una cuenta a otra. El sistema lo hace por periodos. Reclasificación de Nits: Le permite pasar el movimiento de un Nit a Otro por cuenta.

41. Opciones Avanzadas Bloqueo de Periodos: Este proceso no es necesario para el ingreso de información, el usuario lo puede utilizar para seguridad de su información. Cierre del Ejercicio: Este proceso le permite generar el cierre de final de año de las cuentas de resultado. No es necesario generarlo al final de año, el sistema cuenta con el periodo de cierre, puede ingresar movimiento del año siguiente sin ningún inconveniente.

42. Tipos de Documento En el modulo de Tipos de Documento el usuario puede modificar los existentes o crear nuevos. En esta opción se configura si un documento tiene consecutivo, abreviaturas y gira cheques para diseño de formatos.

43. Tipos de Documento Puede diseñar por cada banco un formato diferente y generar los espacios de forma fácil gracias a que la parametrización se hace en milímetros.

44. Medios Magnéticos Este modulo no esta incluido dentro del menú de la contabilidad, sin embargo hace parte del mismo y utiliza los mismos Datos de Contabilidad. El sistema cuenta con los 54 formatos de los medios, cada uno con sus correspondientes conceptos, el usuario puede configurarlos con las cuentas correspondientes. Sobre los topes por formato el sistema tiene parametrizado por concepto estos valores.

45. Medios Magnéticos Por cada formato el sistema le permite emitir un informe para revisión. Los archivos se emiten en XML y pueden verificarse con el Prevalidador de la DIAN

46. Soporte Técnico Antares® le ofrece servicio técnico permanente en horario de Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. de forma telefónica o por nuestra Chat [email_address] . Visitas presénciales en sus instalaciones. Conexión de Escritorio Remoto con nuestros asesores. Solución de correos electrónicos como mínimo 6 horas hábiles después de recibida la información.