Este documento describe los pasos para configurar la contabilidad en un software contable computarizado. Primero, se selecciona la empresa y se carga la fecha. Luego, se carga la tabla de IVA y se llena la información jurídica de la empresa. Finalmente, se carga el plan de cuentas sugerido y se describen las características y tipos de cuentas.

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Contabilidad Computarizada.
Macros
o Seleccionar empresa.
Se selecciona la empresa Educativa y se hace clic en el botón seleccionar.
Al hacer este procedimiento aparece en la pantalla:
Educativa
Ajuste regular
Luego se procede a cambiar la fecha:
Macros
o Cambiar fecha: 01/01/2008.
Luego cargamos el IVA a utilizar durante el ejercicio económico:
Macros

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o Tabla del I.V.A.
Se hace clic en nuevo y se rellenan los campos de las celdas, con la información y se hace
clic en salir.
Luego se procede a llenar la información de la empresa:
Aplicación:
o Planillas Fiscales:
Datos Jurídicos.
Al hacer clic, abre la siguiente pantalla en donde llenamos la información requerida:
Luego se hace clic en salir y queda registrada la información.

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Pasamos ahora a trabajar con el modulo de contabilidad, en donde vamos a trabajar con el plan de cuentas.
Aplicación:
o Contabilidad.
Ficheros:
o Plan de cuentas
Se hace clic en el botón Plan sugerido, para cargar la información del plan de cuentas básico.
Y se le da aceptar.
El plan de cuentas viene estructurado de la siguiente manera:
Plan de Cuentas Sugerido: Para agilizar o facilitarle la labor al Usuario y evitarle la
creación de un Plan de Cuentas, dentro de la misma opción está disponible la generación
del Plan de cuentas sugerido, el mismo trae consigo:

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a) Cuentas Reales (Activo, Pasivo y Capital)
b) Cuentas Nominales (Ctas de Ganancias y Pérdidas)
c) Para el Ajuste por Inflación Fiscal y la DPC10/DPC11, trae la separación de las partidas Monetarias de
las No Monetarias.
d) Para la Declaración Definitivas de Rentas (Formas 25 y 26), trae incluso la posición o número al
grupo dentro de la planilla de la declaración en el Reverso de la Planilla a fin de llenarla de manera
automática con los resultados del Ajuste por Inflación Fiscal.
e) También viene definida la posición de la Forma 31 (IAE) con la posición respectiva.
Este Plan de Cuentas puede ser modificado, sin embargo debe respetar las reglas indicadas en el
Mantenimiento del Plan de Cuentas.
Cuentas totalizadoras: Son aquellas cuentas que agrupan y totalizan las cuenta de detalle, por tal motivo
no aceptan movimientos.
Cuentas de detalle: Son las cuentas que aceptan movimiento o también llamadas cuentas auxiliares, ya
que son las que sirven como repositorios de información contable y las mismas son las que soportan todos
los movimientos tanto históricos y fiscales.
Como podemos diferenciar una cuenta totalizadora con una cuenta de detalle?
Las cuentas totalizadoras son las del nivel superior por encima de las cuentas de detalle, ejemplo:
Plan de cuentas con puntos de 5 niveles
Código de Cuenta Nombre de la Cuenta Tipo de cuenta
1 Activo Totalizadora
1.1 Activo Circulante Totalizadora
1.1.1 Disponible Totalizadora
1.1.1.10 Efectivo en Caja Totalizadora
1.1.1.10.01 Caja General Detalle (auxiliar)
Plan de cuentas con puntos de 5 niveles
Código de Cuenta Nombre de la Cuenta Tipo de cuenta
1 Activo Totalizadora
11 Activo Circulante Totalizadora
111 Disponible Totalizadora
11110 Efectivo en Caja Totalizadora
1111001 Caja General Detalle (auxiliar)
Fíjese que para ambos tipos de Plan de cuentas (con puntos o sin puntos) la última cuenta del grupo es la
que acepta movimiento, sin embargo podrá crear cuentas auxiliares de un nivel posterior a la última creada,
ejemplo:
Plan de cuentas con puntos de 6 niveles
Código de Cuenta Nombre de la Cuenta Tipo de cuenta
1 Activo Totalizadora
1.1 Activo Circulante Totalizadora
1.1.1 Disponible Totalizadora
1.1.1.10 Efectivo en Caja Totalizadora
1.1.1.10.01 Caja General Totalizadora
1.1.1.10.01.01 Caja 1 Detalle (auxiliar)
1.1.1.10.01.01 Caja 2 Detalle (auxiliar)

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Nótese que la cuenta que antes era auxiliar pasa a ser totalizadora, esto sólo puede ser si la misma no tiene
saldo.
Recomendaciones: Antes de iniciar datos en la Contabilidad, debe planificar muy bien el plan de cuentas,
incluso antes de crearlo, ya que la estructura de las cuentas deben estar bien definidas para que los Edos
financieros tengan la presentación y nivelación apropiada que muestre los resultados de manera
estructurada.
Los niveles de cuentas contables por defecto son los siguientes:
1 = Activo
2= Pasivo
3= Patrimonio
4= Ingresos
5= Costos
6= Gastos.
7= Otros Ingresos o Egresos.
La Ventana de Plan de Cuentas está diseñada para visualizar los Cuentas Contables que va incluyendo y al
mismo tiempo tiene dentro de la misma Ventana 2 carpetas adicionales y paralelas que le permitirá incluir,
modificar o visualizar los datos del Cuenta Contable, estas Carpetas son las siguientes:
Listado.
Datos
La utilización de estas carpetas es muy sencilla y precisamente fueron creadas con la finalidad de que el
usuario no esté cambiando de ventana en ventana, sino que con sólo utilizar el Mouse se ubica al instante en
la carpeta de datos que desee de cuerdo al Cuenta Contable que esté en ese momento consultando,
incluyendo o modificando.
También el cursor lo ubica dentro de la carpeta de Datos al momento de seleccionar un Cuenta Contable
para visualizar sus datos y podrá cambiar de carpeta de Listado a Datos y viceversa, si lo desea, sin
embargo de hacer alguna modificación de datos deberá grabar para que los mismos sean guardados o
registrados.
LISTADO
Permite visualizar el Plan de Cuentas incluido, en caso de comenzar con esta opción se encuentra vacía por
defecto, sin embargo al incluir uno o varias Cuentas Contables, los mismos son visualizadas de inmediato en
forma de listado.
Los campos o columnas de visualización de las Cuentas Contables en el Listado son los siguientes:
Código: Cuenta Contable
Descripción: Nombre de la Cuenta
Mon: S o N (Si Monetaria o No Monetaria)
Tipo: Abreviatura del Tipo de Partida no Monetaria.
Integrar Planilla
25 o 26: Forma DPN25 o DPJ26
31: Forma 31

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Estos campos en los Listados permiten visualizar de manera rápida las Cuentas Contables disponibles con
todas las propiedades básicas y fundamentales sin necesidad de consultar los datos de cada cuenta.
Esta Carpeta de Listado tiene además las opciones de búsqueda y navegación de los ficheros incluidos,
permitiendo de manera fácil encontrar una Cuenta Contable y una vez localizado, podrá consultar las
carpetas correspondientes a los Datos.
BUSCAR REGISTRO:
La Búsqueda de una Cuenta Contable se ejecuta por medio de los 2 campos en la parte inferior de la
Carpeta, que a su vez tiene la opción de buscar para activar la búsqueda, según el tipo de dato o campo de
búsqueda:
Código: La búsqueda será por el código del Cuenta Contable indicado en este recuadro.
Descripción: La búsqueda será por el Nombre de la Cuenta Contable indicado en este recuadro.
Los Botones de las opciones de la Tabla o Ficheros de los Plan de Cuentas son las siguientes:
(Según el Orden Descendente)
Primero, Anterior, Siguiente, Ultimo, Nuevo, Modificar, Eliminar, Grabar y Salir.
Está también disponible el Botón mediante el cual importa el Plan de Cuentas sugerido, explicado
anteriormente.
Las opciones de mantenimiento de los Ficheros son los siguientes: Incluir, Modificar y Eliminar y Grabar.
Incluir: Al hacer Clic sobre este botón, se activa la carpeta de DATOS de manera automática,
permitiéndole incluir los datos en los campos que constituye al Cuenta Contable según esta carpeta.
Modificar: Al hacer Clic sobre este botón, se activa la carpeta de DATOS de manera automática,
permitiéndole modificar los datos en los campos que constituye al Cuenta Contable según esta carpeta.
Eliminar: Al hacer Clic sobre este botón, se elimina automáticamente el fichero según el registro donde
esté ubicado, si desea eliminar otro fichero debe seleccionar otro registro por medio de los botones de
navegación.
Importante: Para Modificar o Eliminar Cuentas Contables debe tomar en cuenta lo siguiente:

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a) Si tiene saldo en ejercicios anteriores.
a. En caso de modificarla, sólo podrá cambiar el nombre.
b. Si desea eliminarla no lo podrá realizar.
b) Si no tiene saldo en ejercicios anteriores.
a. Podrá modificarla, sin embargo debe verificar que no esté siendo utilizada en el Balance de
Inicio o en un ajuste en el comprobante fiscal.
b. Podrá eliminarla si no está siendo utilizada en el Balance de Inicio o en un ajuste en el
comprobante fiscal.
c. DATOS
Es la carpeta del fichero de la Cuenta Contable donde se indican los datos básicos y fundamentales que
determinan todos los aspectos o información relacionada con la misma.
Los Campos del fichero son los siguientes:
Código: Acepta hasta 20 caracteres y se refiere al código de identificación de la cuenta.
Descripción: Nombre de la Cuenta Contable.
Partida: Corresponde al tipo de Partida y es donde se separan las Monetarias de las No Monetarias. Este
campo es obligatorio indicarlo.
Tipo: Sólo es aplicable a las Partidas no Monetarias y corresponde al tipo de Partida no Monetaria, las cuales
están asociadas a las cédulas según el tipo de ajuste.
Posición en la planilla DPJ26 o DPN25 (G y P): (Com1)
Posición en la planilla 31 (IAE): (Com2)
Comentario 1: Para integrar los Montos del Estado de Ganancias y Pérdidas a las Planillas Definitivas de
Rentas, es necesario tener esta referencia en la cual ubica bajo resumen de montos en las celdas según
sean los recuadro de la planilla en el Anverso de la misma, sección 2do Demostrativo de Ganancias y
Pérdidas.
Importante: Los Resultados ajustados por Inflación en los Ajustes Regulares son Integrados
automáticamente por el Sistema a la Forma DPJ26 o DPN25.
Comentario 2: Para integrar los Montos del Balance General a la Forma 31, es necesario tener esta
referencia en la cual ubica bajo resumen de montos en las celdas según sean el recuadro de la planilla en el
Anverso de la misma.