RECEPCIÓN
E S LA A C C I Ó N A D M I N I S T R A T I V A Q U E
C O N S I S T E E N R E C I B I R L A
D O C U M E N T A C I Ó N Q U E E S
P R E S E N T A D A E N L A E N T I D A D O
I N S T I T T U C I Ó N P Ú B L I C A O P R I V A D A
D E N T R O D E L M A R C O L E G A L .
L A R E C E P C I Ó N S I E M P R E S E H A R A E N
U N A F O R M A I N M E D I A T A Y S E N C I L L A
N O S E R E Q U I E R E D E T A N T A S
A N O T A C I O N E S .
4.
EL REGISTRO
E SC E N T R A L I Z A D O E S D E C I R
I N G R E S A N D O P O R U N S O L O
C A N A L Q U E S E R A L A M E S A
D E C O N T R O L G E N E R A L ,
T R Á M I T E D O C U M E N T A R I O ,
O F I C I N A R E C E P C I O N A D O R A
A M E S A D E P A R T E S . T O D O S
E L L O S D E R E C E P C I Ó N
D E B E N T E N E R L A S
S I G U I E N T E S
C A R A C T E R I S T I C A S .
N O M B R E D E L A
E M P R E S A / O D I C I N A / Á R E A
F E C H A
H O R A
F O L I O
F I R M A
5.
CÓMO REGISTRAR LA
DOCUMENTACIÓN
UNAVEZ VISTO LOS DOCUMENTOS A UTILIZAR, ES NECESARIO CODIFICARLOS Y
REGISTRARLOS PARA PODER ARCHIVAR Y LLEVAR EL CONTROL DE LOS MISMOS.
EXISTEN DIFERENTES FORMAS PARA REGISTRAR LA DOCUMENTACIÓN, VAMOS A
ENSEÑARLE UNA LA CUAL PODRÍA SER LA ADOPTADA POR SU ORGANIZACIÓN, O
BIEN PODRÍA SER MODIFICADA A SU CONVENIENCIA.
6.
SIGA LOS PASOSDESCRITOS A CONTINUACIÓN.
1.- ESTABLEZCA UNA CODIFICACIÓN QUE SE ADAPTE A SU ORGANIZACIÓN. PUEDE ELEGIR SEGÚN LA
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE SU EMPRESA, O BIEN DE LOS SERVICIOS PRESTADOS.
VEAMOS UN EJEMPLO, SUPONGAMOS QUE SU EMPRESA TIENE UNA ESTRUCTURA SIMILAR AL ORGANIGRAMA
MOSTRADO EN LA FIG.1.
7.
EL CÓDIGO PARALA UNIDAD PODRÍA SER EL FORMADO POR TRES DÍGITOS, TRES LETRAS, O LA COMBINACIÓN DE LETRAS, DÍGITOS Y
CARACTERES ESPECIALES. LO IMPORTANTE ES QUE RELACIONE A LA UNIDAD ORGANIZATIVA Y QUE SE TENGA CUIDADO EN NO REPETIR
EL CÓDIGO.
SIGUIENDO EL EJEMPLO, VEAMOS LA TABLA RESULTANTE MOSTRADA A CONTINUACIÓN.
8.
2.- FORME UNACODIFICACIÓN PARA LOS TIPOS DE DOCUMENTOS. PODRÍA SER LA
MOSTRADA EN LA TABLA 2.
9.
3.- RELACIONE ENUNA TABLA LAS DOS CODIFICACIONES, ES DECIR, ESCRIBA EL CÓDIGO DE
LA TABLA1, SEGUIDO EL CÓDIGO DE LA TABLA2, SEGUIDO EL CORRELATIVO, SEGUIDO UNA
BREVE DESCRIPCIÓN. PUEDE AGREGAR FECHA DE ACTUALIZACIÓN Y UBICACIÓN.
VEAMOS LA TABLA RESULTANTE.
