Este documento presenta información sobre la capacitación intermedia en archivos realizada por la Secretaría Distrital de Integración Social en 2013. Incluye temas como los principios de archivos, series documentales, tablas de retención documental, organización y descripción de documentos, y marco legal para la gestión de archivos en Colombia.

1. SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL -SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL -
SDISSDIS
DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVADIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERASUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Subsistema Interno de Gestión Documental,Subsistema Interno de Gestión Documental,
Correspondencia y Archivo– SIGACorrespondencia y Archivo– SIGA
20132013
CAPACITACIÓN INTERMEDIA EN ARCHIVOSCAPACITACIÓN INTERMEDIA EN ARCHIVOS

2. Imagen tomada de:
http://pixers.es/fotomurales/edificio-vector-isometrico-de-alta-16267650
Imagen tomada de:
http://www.conildelafrontera.es/opencms/opencms/conildela
frontera/ayuntamiento/archivo.html
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada,
en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.

7. Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo
de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
AC
2.1.6/4 ACTAS
2.1.6/4.2 ACTAS DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS 10 CT Valor legal y valor jurídico . Decreto 2527 de 1950 y 3354 de
1954. / Documento esencial, actividades de contexto
histórico interno, relevante para la historia institucional,
entre otras formas de hacer la historia.
2.1.6/4.6 ACTAS DE ENTREGA DE CARGO 1 CT Documentos que carecen de valor jurídico y legal. /
Documentos que carecen de valor secundario. Debido a su
bajo volumen se conservará toda la subserie.
2.1.6/8 APERTURA DE CUENTAS
2.1.6/8.1 APERTURA DE CUENTAS CORRIENTES 20 CT Documentos que carecen de valor jurídico y legal. /
Documento funcional, actividades. Debido a su bajo volumen
se conservará toda la subserie.
2.1.6/8.2 APERTURA DE CUENTAS DE AHORRO 20 S Documentos que carecen de valor jurídico y legal. /
Documento funcional, actividades. Selección aleatoria de
una carpeta por año, como muestra para representación de
forma.
2.1.6/8.10 ARQUEOS
2.1.6/8.10.1 ARQUEOS DE CAJA Y TITULOS VALOR 5 CT Documentos que carecen de valor jurídico y legal. /
Documento funcional, actividades. Debido a su bajo volumen
se conservará toda la subserie.
M S
RETENCION EN
AÑOS
DISPOSICION
SERIE O ASUNTOCODIGO Nº PROCEDIMIENTO
CT E
CODIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA: 2.1.6
PERIODO 2 : 1959 - 1974
ENTIDAD PRODUCTORA: BANCO CENTRAL HIPOTECARIO
BANCO CENTRAL HIPOTECARIO EN LIQUIDACION
TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUCURSAL / GERENCIA GENERAL

9. Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
Imagen tomada de: http://www.archivointeligente.com/implementaci%C3%B3n-de-trd-y-tvd-asesoria

12. Imagen tomada de: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de ordenación documental. Pg. 17
Son series conformadas por unidades documentales simples (tipo documental) y
se colocan sistemáticamente uno a continuación de otros.
1. Ejemplo: Decretos, Ordenanzas,
Acuerdos, Resoluciones, las actas
de Juntas Directivas, Asambleas,
Comités, Comisiones.
2. Al revisar la unidad de
conservación el primer
documento debe registrar la
fecha más antigua y el último la
fecha más reciente.
3. Se ordenan por un sistema
numérico - cronológico

13. Imagen tomada de: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de ordenación documental. Pg. 19
Compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados
en razón de un trámite determinado. Comúnmente llamados expedientes
1. Ejemplo: Contratos, las ordenes
de pago, las historias laborales,
las historias clínicas, los
procesos disciplinarios, los
procesos jurídicos.
2. El documento que le dio origen al
trámite es el primer documento
al
revisar la unidad de conservación y
el que lo finiquitó, el último.

14. SERIE SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
Dependencia Serie Subserie SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES Proceso Procedimiento
Archivo
de
Gestion
Archivo
Central
CT E MT S
12120 ACTAS
Actas de la Comisión de Personal 2 8 X X
Acta de reunión
Convocatoria
Lista de Asistencia
Anexos (informes, reclamaciones)
ELECCIONES DE LA COMISION DE PERSONAL 2 10 X
Documento de convocatoria a la elección
Lista de aspirantes
Lista de sufragantes
Comunicaciones (notificaciones a jurados)
Acta de apertura de mesa
Votos
Acta de cierre de mesa
Acta de escrutinio
Acto administrativo de conformación de la Comisión
SUBSISTEMA DE GESTION
DE CALIDAD
RETENCION
DISPOSICION
FINAL
Format o Tabla de Ret encion Document al
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL Hoja No. 1 de
OFICINA PRODUCTORA: Subdirección Administrativa y Financiera - Talento Humano Fecha Aprobación Comit é de Gest ión Document al: 2013/ 05/ 15
Ley 909 de 2004 Art16, Decreto 1228
de 2005. Cumplido el tiempo de
retención en la entidad se realiza
proceso de digitalización y se
transfiere al Archivo de Bogotá; ya
que las actas contienen decisiones
referentes a la administración de
personal
PROCEDIMIENTOS
CODIGO
Ficha ADB (6). Una vez la
documentación pierda sus valores
primarios, se puede proceder a su
eliminación, siguiendo los protocolos
establecidos por el Archivo de
Bogotá para este procedimiento
CT = Conservación Tot al
E = Eliminación
MT = Medio Tecnológico
S = Selección
NOMBRE JEFE DEPENDENCIA: __________________________________________ FIRMA ____________________________________
RESPONSABLE SIGA __________________________________________________ FIRMA ____________________________________
ALCALDÍA MAYOR
DE BOGOTÁ D.C.
Integración Social
Secretaría

15. Imagen tomada de:
http://alfonsoeconomia.blogs
pot.com/2010/11/secretaria-y-
archivo.html
Imagen tomada de:
http://inciclopedia.wikia.com/
wiki/Archivo:Oficina_desorden
ada.jpg
TRD O TVD

16. Unidad documental simple originada
en una actividad administrativa, con
diagramación, formato y contenido
distintivos que sirven como elementos
para clasificarla, describirla y asignarle
categoría diplomática
Unidad documental simple originada
en una actividad administrativa, con
diagramación, formato y contenido
distintivos que sirven como elementos
para clasificarla, describirla y asignarle
categoría diplomática
Unidad documental simple originada
en una actividad administrativa, con
diagramación, formato y contenido
distintivos que sirven como elementos
para clasificarla, describirla y asignarle
categoría diplomática
Subdirección para la
Familia
Subdirección para la
Vejez
Subdirección para la
Adultez
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

17. 25 de mayo de 2013
13 de abril de 2013
24 de marzo de 2013
15 de febrero de 2013
25 de mayo de 2013
15 de abril de 2013
24 de marzo de 2013
15 de febrero de 2013
PRINCIPIO DE ORDEN
ORIGINAL

18. FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DE INTEGRACIÓN SOCIAL
No. de
Folios
Frecuencia
de consulta
NOTAS
Est. Ent. Caja Dep. S Sb DD/MM/AA DD/MM/AA Caja Carpeta Tomo otro Soporte
Cargo Firma
Cargo Firma
Cargo Firma
ENTIDAD REMITENTE:
OFICINA PRODUCTORA:
(dd/mm/aa)UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OBJETO:
Nombre de las Series, Subseries o Asuntos
Fechas extremas
Entregado por:
FECHA
UBICACIÓN FISICA CÓDIGO No.
NT
Unidad de conservacion
Revisado por:
Elaborado por:

22. OJO:
ANTES DE QUITAR
GANCHOS
CORROBORAR EL
ORDEN DE LOS
DOCUMENTOS

23. Duplicados idénticos
Folios en blanco
Formatos en blanco
Documentos de
apoyo (archivos de
gestión)
Materiales metálicos
Folletos, anuncios,
noticias…

24. 4 4
3
2
1
3
2
1
 Consecutivamente
 Esquina superior derecha en
sentido de lectura del
documentos
 Números legibles
 Planos, mapas, folletos o
dibujos un solo folio (en notas
se deja anotación)
 Fotografías en la parte de
atrás
 Si se encuentra ya foliado por
impresión se deja así
 No foliar soportes que no
sean papel

25. jgjghg
hahsahduah
udhksdhfks
hfdhsfdsjfhk
shfjshfjshfjs
hfkjshfjshfjh
shfjsfjshfsjh
fjshfj
FONDO SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
SECCIÓN DIRECCIÓN POBLACIONAL
UNIDAD
DOCUMENTAL:*
SUBDIRECCIÓN PARA LA INFANCIA. Convenio No. 5121 /
2012 ESCNNA (Explotación Sexual Comercial de Niños
Niñas y Adolescentes) Centro de Atención Rafael Uribe.
SERIE HISTORIA SOCIAL
SUBSERIE Explotación Sexual Comercial de Niños Niñas y
Adolescentes
NOMBRE CARPETA: GAMBOA HERNANDEZ DEISSI MILENA
UBICACIÓN Carpeta: 1 Caja: 1
FECHAS EXTREMAS INICIAL:
04/01/10
FINAL: 20/12/12
TOTAL DE FOLIOS: 123 Elaborado por: Marcela Cuadros, Yuri Paola
Díaz, Bibiana Peña

26. LEY 594 DE 2000
«POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES»
ART 4° PRINCIPIOS GENERALES:
D. Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, uso y manejo de los documentos.
F. Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos
el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley;
I. Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.
Art. 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos.
Los servidores públicos al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y los archivos a su cargo
debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello
implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. Art. 24. Obligatoriedad de las tablas de
Retención. “Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental”
Art. 24. Obligatoriedad de las tablas de retención.
Art. 26. Inventario documental
LEY 734 DE 2002 «CODIGO UNICO DISCIPLINARIO »
Art. 34. Deberes.
5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la
cual tenga acceso e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida.
Art. 35. Prohibiciones.
13. Ocasionar daño o dar lugar a la perdida de bienes , elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por
razón de sus funciones.

27. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION COLOMBIA- www.archivogeneral.gov.co
ARCHIVO DISTRITAL DE BOGOTA- www.archivobogota.gov.co
•Ley 594 de 2000. Ley general de archivos
•Ley 734 de 2000. Código único disciplinario
•Decreto 2578 de 2012. Establece red nacional de archivos
•Decreto 2609 de 2012. Reglamenta titulo 5 de la ley 594 de 2000
•Acuerdo AGN 027 de 2006. Glosario
•Acuerdo AGN 004 de 2013. Reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 de
2012
•ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de ordenación documental.
•ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Mini-manual TRD y Transferencias
documentales.
•Guía ADB para elaboración, presentación, aprobación, aplicación y seguimiento a
Tablas de Retención Documental de las entidades distritales
•Circular ADB 001 de 2013. Lineamientos para elaboración e implementación de
TRD de las entidades del distrito capital
•Circular ADB 002 de 2013. Presentación de la Tabla de valoración Documental –
TVD ante el Consejo Distrital de Archivos

28. POR SU ATENCIÓN
CUALQUIER INQUIETUD
A TRAVÉS DE LOS
SIGUIENTES CORREOS:
greyg@sdis.gov.co
mfajardog@sdis.gov.co