Este documento proporciona información sobre dos entidades, la Alcaldía Municipal de Ibagué y Servicios Postales Nacionales S.A. Incluye sus datos de contacto y responde preguntas sobre los tipos de documentos que gestionan, sus requisitos, propósitos, procesos de conservación y organización. También explica conceptos archivísticos como ciclo vital de documentos, principios de procedencia y orden original, y series documentales.
El documento contiene información sobre actas y convocatorias como documentos internos de una empresa. Explica que un acta es un documento que da fe de los hechos ocurridos en una reunión y de los acuerdos tomados, e incluye secciones como título, texto, cierre y firmas. También describe las partes de una convocatoria, la cual cita de forma oficial a personas para tratar temas en un lugar determinado.
El documento proporciona información sobre tres tipos de documentos escritos: el acta, la solicitud y el oficio. Explica que el acta es un documento que deja constancia por escrito de lo tratado, generalmente incluyendo título, orden del día, texto y firmas. La solicitud es un documento dirigido a una autoridad pidiendo algo de manera oficial, como certificados o empleo. El oficio sustituye a la carta en trámites de la administración pública y trata asuntos de manera individual y específica.
Este documento describe las partes fundamentales de un acta, incluyendo la introducción, el contenido y el cierre. Explica que un acta es un documento que registra lo ocurrido en una reunión de manera objetiva. Detalla las secciones clave de un acta como el título, la introducción, el texto, el cierre y las firmas. Además, provee un ejemplo de cómo redactar correctamente cada una de estas secciones para crear un acta completa.
Este documento resume el Sistema de Bibliotecas del SENA (SBS), incluyendo su significado, funciones, servicios y bases de datos. Explica cómo los aprendices pueden acceder a las bases de datos y realizar búsquedas en el catálogo. Finalmente, describe una búsqueda específica realizada sobre la muerte de Jesús y los inconvenientes encontrados al buscar información más clara sobre este tema.
Este documento describe la Corporación Universitaria Americana, una organización educativa en Colombia. La organización ofrece programas profesionales y de posgrado en varias áreas en sus sedes en Barranquilla y Medellín. El documento analiza los sistemas y procesos de gestión documental de la organización, concluyendo que el sistema de admisiones podría ser más eficiente con la implementación de un call center para agilizar la búsqueda de información por parte de estudiantes y empleados.
El documento presenta 10 preguntas de ensayo sobre temas relacionados con la gestión documental. Pide a los estudiantes que respondan cada pregunta en una página máxima organizando primero los puntos principales a discutir. También solicita aplicar normas para redactar las respuestas con sus propias palabras y no copiar directamente. Finalmente, indica que se seleccionará una pregunta a cada estudiante para su socialización.
El documento define la clasificación y ordenación como procesos archivísticos para organizar documentos. La clasificación agrupa documentos por temas mientras que la ordenación establece la secuencia de documentos dentro de cada grupo. La ordenación comienza a nivel de series documentales y se basa en principios como el orden original de los trámites y lo descrito en los manuales de procedimientos.
Este documento presenta las actividades y tareas relacionadas con la gestión documental, incluyendo explicar el ciclo vital de los documentos, las unidades de correspondencia, los procesos de gestión documental y su normatividad, y un análisis del Decreto 2609 de 2012. También incluye resúmenes de otros decretos y circulares relacionadas con la gestión de documentos.
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Este documento describe los procesos de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos en una entidad privada y pública. En la entidad privada, los documentos se organizan por código numérico y se conservan documentos como historias laborales. En la entidad pública, el archivo de gestión de recursos humanos de la Universidad Nacional almacena 12,000 historias laborales organizadas por carpetas con seis divisiones. Realizan transferencias semestrales al archivo central siguiendo la tabla de retención.
El documento resume la información sobre el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural de Bogotá, incluyendo su dirección, contacto, las series y subseries que maneja (contratos, prestación de servicios, arrendamientos, suministros, apoyo e interadministrativos), las etapas del proceso contractual (precontractual, contractual, ejecución), y los tipos de documentos involucrados en cada etapa. También cubre aspectos como el momento en que los expedientes pasan al archivo de gestión, el tiempo de retención en este archivo, y las series adicional
El documento describe los procedimientos y registros necesarios para el archivo de oficina o de gestión. Explica que el archivo de oficina es responsable de organizar, conservar y controlar los documentos producidos y recibidos por una unidad administrativa durante el desarrollo de sus funciones. También debe llevar registros como el de entrada y salida de documentación, préstamos de expedientes, y control de la ubicación física de los documentos.
El documento describe los principios de organización de archivos, incluyendo respetar el orden original de los documentos y la procedencia. Explica que los documentos deben organizarse de acuerdo al orden en que fueron creados por la institución productora para reflejar fielmente su funcionamiento. También cubre la clasificación de series documentales y tipos de documentos.
Este documento presenta un informe sobre la visita realizada al Archivo Central de la Alcaldía Municipal de Macaravita, Santander. El archivo se encuentra organizado por oficinas productoras, ordenado cronológicamente de más antiguo a más reciente. La documentación se almacena en cajas y carpetas ubicadas en estanterías. El informe incluye preguntas realizadas durante la visita sobre temas como la función del archivo, cómo se organiza la información, series documentales, software y mobiliario disponible.
Este documento presenta un resumen del trabajo realizado por tres estudiantes sobre un programa de gestión documental. Como parte del trabajo, las estudiantes visitaron el Archivo Central de la Alcaldía Municipal de Macaravita en Santander, Colombia. En la visita, observaron cómo se encuentra organizada la documentación del archivo y realizaron preguntas sobre diferentes aspectos de la gestión documental como la función del archivo, cómo se almacena y organiza la información, y los conceptos de series y subseries documentales.
La ley general de archivos de Colombia establece los principios y categorías de los archivos públicos del país. Define conceptos como archivo, documento y mensaje de datos, y regula los procesos de organización, transferencia y acceso a la información archivística de acuerdo con los principios de procedencia e integridad documental. Asimismo, crea el Sistema Nacional de Archivos para coordinar las instituciones archivísticas a nivel nacional, departamental y local.
El documento describe las diferentes fases del funcionamiento de un archivo, incluyendo la identificación, valoración, descripción y difusión de documentos. Explica que la identificación consiste en investigar y sistematizar las categorías archivísticas para elaborar cuadros de clasificación, mientras que la valoración determina los valores legales y de conservación de los documentos. La descripción crea instrumentos para facilitar la consulta de fondos y la difusión promueve el uso de los fondos archivísticos.
El presente trabajo brinda información sobre conceptos teóricos, definiciones sobre gestión documental.
Revisión de acuerdo y legislación pertinente a la gestión documental.
Descripción, trascripción y recuento de la visita a una institución pública y privada.
Este documento presenta información sobre la capacitación intermedia en archivos realizada por la Secretaría Distrital de Integración Social en 2013. Incluye temas como los principios de archivos, series documentales, tablas de retención documental, organización y descripción de documentos, y marco legal para la gestión de archivos en Colombia.
El documento proporciona información sobre la organización y gestión de archivos. Explica que los archivos deben clasificarse y ordenarse siguiendo los principios de procedencia y orden original para facilitar la búsqueda de información. Asimismo, señala los pasos para realizar transferencias documentales de los archivos de gestión a los archivos centrales de acuerdo con la normativa archivística colombiana.
Este documento presenta una tarea en SlideShare sobre la aplicación y elaboración de instrumentos archivísticos. La tarea incluye visitas a archivos de entidades públicas y privadas para identificar cómo se organiza la documentación y comprender conceptos como el ciclo vital de los documentos, serie y tipo documental. También incluye preguntas sobre cómo se lleva a cabo la foliación, organización y etiquetado de documentos.
El documento habla sobre una tarea en SlideShare realizada por Angie Carolina Sánchez Medina para el docente Jorge Mario Zuluaga Campuzano. La tarea involucra visitar archivos de entidades públicas y privadas para identificar cómo se encuentra organizada su documentación, realizar preguntas sobre gestión documental, e identificar las etapas del ciclo vital de los documentos.
El documento habla sobre una tarea en SlideShare relacionada con la aplicación e implementación de instrumentos archivísticos en entidades públicas y privadas. Se pide visitar archivos de una entidad pública y privada, realizar preguntas, identificar las etapas del ciclo vital de los documentos, y definir conceptos archivísticos clave.
Archivo - tecnico en asistencia administrativoLau Brand
Este documento describe los componentes clave de un programa de gestión documental para una organización. El programa busca racionalizar y normalizar la documentación desde su creación hasta su destino final, manejando los documentos de manera integral para facilitar la toma de decisiones. El programa estandariza los procesos de recepción, trámite, consulta, almacenamiento, recuperación, preservación y disposición final de los documentos de la organización.
Formacion de los archivos segun el ciclo de los documentosOscar Contreras
El documento habla sobre las diferentes fases por las que pasan los documentos desde su creación hasta su depósito final en un centro de archivos. Menciona que los documentos atraviesan diferentes etapas desde que son creados o recibidos por una entidad, hasta que son transferidos a un archivo para su conservación a largo plazo.
Este documento presenta los resultados de la visita realizada por dos estudiantes a los archivos del Departamento Administrativo de Seguridad (DAS) y de una empresa privada. Incluye la descripción de cómo se encuentra organizada la documentación en cada archivo, así como ejemplos de series documentales, procesos de valoración y gestión documental. Finaliza con una explicación del ciclo de vida de un tipo de documento producido en el DAS.
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Soluciones al examen.
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http://blogdegeografiadejuan.blogspot.com/
3. Alcaldía Municipal de Ibagué
Calle 9 N. 2 59 Palacio Municipal
Ibagué Tolima
Información suministrada por: Dina Luz
Arroyo Morales
Telefono:2620014
5. 1.Que documentos se gestionan en esta
entidad
2 . Quienes los gestionan
3.Que requisitos llevan estos documentos
para su elaboración.
4. Que propósito tienen estos documentos
5.como se conservan estos documentos
6. todos los documentos se archivan
6. 7.Que procesos se aplican a estos
documentos
8.Que personas se encargan de la
organización de los documentos
9. Donde se almacenan estos documentos
y de que forma
10. Que criterios se tienen en cuenta para
la organización de los documentos.
7. Se evidencia el ARCHIVO DE GESTION ya
que se encuentran gran numero de
documentos, realizando los tramites
correspondientes.
ARCHIVO CENTRAL: Por su consulta
frecuente de los documentos, son
enviados a un deposito en el mismo
edificio.
8. ARCHIVO HISTORICO: por ser
documentos que tienen valores primarios
son conservados fuera del edificio, y con
una frecuencia media de consulta.
Documentos que conservan expedientes de
contratos.
9. ARCHIVO DE GESTION: como es una
empresa de envió de correspondencia el
tramite de los documentos es constante.
ARCHIVO CENTRAL: guardan el historial
de los envíos en planillas que son
archivadas.
ARCHIVO HISTORICO: guardan
documentos legales.
10. ARCHIVO TOTAL: es la historia del
documento y su paso por los diferentes
ciclos.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: son
las etapas de los documentos desde su
elaboración hasta su conservación.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: es la
conservación de los documentos por parte
de la oficina que los produce.
11. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: la
conservación de los documentos de
acuerdo en el orden en que se produjeron.
FOLIO: es el numero que se le da a una
pagina.
LEGAJO: son el cumulo de documentos
resultado de una gestión.
FONDO: son todos los documentos que
conserva una entidad.
SUBFONDO: oficina quien produce el
documento.
12. SERIE: es el conjunto de documentos que
forman un expediente.
SUBSERIE: documentos con características
distintas pero repetitivos.
TIPO DOCUMENTAL: documento que con
otros forman una unidad documental.
TABLAS DE VALORACION: dan el valor al
documento para decidir en que etapa del
archivo debe estar.
TABLAS DE RETENCION: es el listado de
series y subseries que da pautas para la
organización en los depósitos.
13. VALOR PRIMARIO: es el valor que se le da
a los documentos en el momento de
gestión.
VALOR SECUNDARIO: es que decide su
tiempo de conservación.
18. ENTIDAD PUBLICA: Cuando existe
duplicidad
Folletos
Revistas
Documentos que no se encuentren en la
Tabla de Retención Documental
ENTIDAD PRIVADA
Folletos
Documentos fuera de la Tabla de Retenciòn
Documental.
19. En las dos entidades se hace la foliación,
cuando ya esta totalmente organizado el
expediente y que no se va agregar ningún
otro documento.
El numero va en la parte superior derecho
del documento según la norma del Archivo
General de la Nación.
20. ENTIDAD PUBLICA
Se organizan teniendo en cuenta una lista
de chequeo de los documentos, la cual
respeta el orden original.
ENTIDAD PRIVADA
Se organiza por orden cronologico.
21.
22. ENTIDAD PUBLICA Y PRIVADA
FORMATO DE CARÁTULA DE CARPETA.
ALCALDÍA MUNICIPAL DE IBAGUÉ
FONDO:
SECCIÓN:
SUBSECCION:
SERIE:
SUBSERIE:
CÓDIGO:
NOMBRE DEL EXPEDIENTE:
FECHA INICIAL (DD/MM/AA)
FECHA FINAL (DD/MM/AA}
NUMERO DE FOLIOS:
NUMERO DE CARPETA:
NUMERO DE CAJA:
23. ENTIDAD PUBLICA Y PRIVADA
FONDO
SECCIÓN
SUBSECCION
SERIE
SUBSERIE O
ASUNTO
CÓDIGO (Serie o
Subserie)
NUMERO
DE
CARPETAS
CAJA No.
FECHAS EXTREMAS
FECHA INICIAL FECHA FINAL
DD - MM - AA DD - MM - AA
24.
25.
26. Documento
Póliza.
Es un documento que se exige para
legalizar un contrato, dependiendo la clase
de este, usualmente es requerida en
los contratos de obra.
Tramite:
Se recepciona la póliza, pasa a revisión con
el jurídico.
27. Cuando ha sido aprobada se acompaña de
un acta de aprobación.
Se ingresa en la carpeta donde
corresponde según la lista de chequeo.
Ingresa al sistema que se lleva en la
oficina, al historial del contrato.
28. Se hace con ayuda de las Tablas de
Retención Documental.
Documentos con valores primarios
-Registros presupuestales -contable
-pólizas - legal
-Estampillas - contable
30. IMPORTANCIA
Tiene total importancia ya que en este
decreto se normaliza el proceso de los
documentos expedidos por entidades
publicas, dando directrices en su proceso,
gestión
organización y
conservación.
31.
32. Nos habla de la importancia que tiene la
aprobación de las Tablas de Retención
Documental, para todas las entidades, y
busca la conformación del comité
evaluador de documentos.
33. Este acuerdo nos indica la modificación al
procedimiento para la elaboración y todo
lo que conlleva la aprobación de las Tablas
de Retención Documental.
34. En este acuerdo se obliga a las entidades
publicas y privadas que tienen funciones
publicas en implementar un programa
completo de Gestión Documental.