Este documento tiene como objetivo unificar criterios y definir pautas para la elaboración adecuada de documentos administrativos. Explica que se llevaron a cabo temas relacionados con la producción documental en la primera fase del programa Tecnólogo en Gestión Administrativa. También encontrarás técnicas y normas para la realización de actividades empresariales como la postura ergonómica y ejercicios de digitación.

3. Éste trabajo tiene como objetivo principal el
de unificar criterios y definir pautas para
adecuada elaboración de documentos
administrativos, temática que se llevaron a
cabo, en la primera fase de producción
documental, del Tecnólogo en Gestión
Administrativa, con nombre de proyecto
“Diseño de un modelo administrativo,
comercial y contable para la adecuada
Gestión Administrativa de las My Pymes de
la ciudad de Florencia, de acuerdo a las
normas técnicas Colombianas”. También
encontrarás las técnicas o normas para la
adecuada realización de actividades
empresariales, como la postura ergonómica,
ejercicios de digitación, entre otros.

4.  Fortalecer los conocimientos adquiridos durante
ésta primera fase de producción documental.
 Resaltar la importancia que tienen los Gestores
Administrativos en las empresas, y se describe
detalladamente la competencia que debe adquirir
para la adecuada elaboración de documentos
(Producción Documental), donde se elaboran estos
documentos, teniendo en cuenta las Normas
Técnicas para la elaboración de Documentos
(ICONTEC).
 Aprender algunas técnicas y normas para la
adecuada redacción de documentos
administrativos, incluyendo posición al escribir.
 Identificar las normas aquí establecidas para la
elaboración de cartas, memorandos,
comunicaciones internas y circulares, que han sido
preparadas con base a los conocimientos adquiridos
en el proceso de aprendizaje.

5. Transcurría el año 1957 cuando Rodolfo Martínez
Tono se embarcó en el sueño que se convertiría en
la que sería la obra de su vida. El no imaginaba que
aquella idea concebida a la orilla del lago Leman, en
Suiza, durante una cena con Francis Blanchard,
director de la División de Formación, de la
Organización Internacional del Trabajo (OIT), se
transformaría en el SENA. Blanchard le propuso
crear una organización.
Descentralizada del Estado y con financiación
autónoma. El proyecto tomó forma en la mente de
Martínez, quien lo expuso ante el entonces Ministro
de Trabajo, Raimundo Emiliano Román. La iniciativa,
defendida en un intenso debate ante el Consejo de
Ministros y revisada por un comité asesor, fue
aprobada.

6. Así, el SENA nació durante el Gobierno de la
Junta Militar, posterior a la renuncia del
General Gustavo Rojas Pinilla, mediante el
Decreto-Ley 118, del 21 de junio de 1957.
Indicado. La industria pretendía conquistar
nuevos mercados y necesitaba más
trabajadores y mejor calificados, métodos
modernos y cambios drásticos en la
productividad.
El nombre, SENA, lo escogió Martínez Tono,
quien admiraba el río Sena que cruza a París, la
ciudad luz, capital de Francia, donde estudió
aspectos relacionados con la formación
profesional. Antes de cumplir 30 años, Rodolfo
Martínez, convirtió su tesis de grado, "La
Formación Profesional en el Marco de una
Política de Empleo", en el SENA, institución a la
cual estuvo vinculado durante 17 años, desde
su creación en 1957, hasta el cambio de
dirección propuesto por el presidente Alfonso
López Michelsen en 1974.

7. SIGNOS DE PUNTUACIÓN
Los signos de puntuación son signos gráficos que
hacemos aparecer en los escritos para marcar las
pausas necesarias. Los signos de puntuación son:
• La coma.
• El punto y coma
• El punto
• Los dos puntos
• Los puntos suspensivos
• Los signos de interrogación
• Los signos de admiración
• El paréntesis
• El guion
• Las comillas

8. REGLAS ORTOGRAFICAS
Las reglas ortográficas son
enunciados que nos permiten
reconocer la regularidad de la
escritura de las palabras, así como
también las irregularidades o
excepciones que podemos encontrar.
Al memorizar las reglas ortográficas,
éstas funcionarán como herramienta
para mejorar la escritura y disipar la
duda (si ignoramos cómo se escribe
la palabra hiena, acudimos a la regla
ortográfica de la H, y sabremos que
todas las palabras que empiezan con
ie llevan h inicial).

9. Es la ciencia que describe sistemáticamente
y en su uso totalidad el lenguaje o las
lenguas. También se entiende como la
disciplina que atiende a los aspectos
sintácticos y morfológicos del lenguaje o de
las lenguas.

10. Se ocupa de la constitución de una unidad menor
que es la palabra. Se ha considerado la morfología
como el estudio orientado a describir (y
caracterizar) las partes constituyentes de las
palabras; otra postura se inclina por establecer
modelos de formación de palabras atendiendo a
sus rasgos gramaticales; una tercera vía pretende
describir la estructura de la palabra desde los
mecanismos de formación de la palabra.

11. Estudio de la palabra en la frase. Mientras que
la morfología se ocupa de cada elemento de la
oración por separado, la sintaxis los estudia en
su relación recíproca, teniendo a la oración
como contexto general donde se dan estas
relaciones. La unidad nuclear de la sintaxis es
el sintagma.
Parte de la gramática que estudia la
coordinación de las palabras en las oraciones.

12. REDACCIÓN
La redacción es la expresión escrita de un
Pensamiento y/o conocimiento sobre un
acontecimiento que ha pasado en algún lugar
del paisaje geográfico. Debe tener en cuenta
la cohesión, coherencia entre sus oraciones y
párrafo. Es una composición de textos
escritos.

13. NORMAS PARA
UNA BUENA REDACCIÓN
• El uso de los signos de puntuación
• El uso de las mayúsculas (las
mayúsculas van acentuadas, cuando
sea necesario)
• El uso del acento
• Una buena ortografía
• Colocar términos adecuados
• Tener bien clara la idea principal

14. COMO ESCRIBIR
UN BUEN PARRAFO
• Escoge un tema sobre el cual escribir.
• Escribe una buena oración principal.
• Para sustentarla, busca los detalles
apropiados.
• Desecha los detalles irrelevantes.
• Construye y enlaza las oraciones
coherentemente.
• Concluye con una oración apropiada.

15. Se define como la habilidad y destreza en
la manipulación del teclado para digitar
información e interactuar con el software.

16. • Conocer el teclado.
• Conocer las diferentes partes del teclado
(consola, teclas, luces indicadoras, cable,
conector).
• Identificar los diferentes grupos de teclas
(función, numérico, alfanumérico, dirección, de
sistema) y sus funciones.
• Conocer las normas básicas de ergonomía.
• Ubicar el teclado a la altura correcta
• Conocer la postura correcta del cuerpo y de las
manos
• Conocer la posición correcta de los dedos sobre
el teclado
• Utilizar correctamente la técnica de digitación.
• Adoptar la postura correcta del cuerpo y de las
mano.
• Adoptar la posición correcta de los dedos sobre
el teclado
• Conocer técnicas de digitación
• Utilizar apropiadamente un software
especializado para desarrollar destrezas y
habilidades de digitación

17. La ergonomía es el estudio del cuerpo humano
con respecto al medio artificial que lo rodea.
Posee un conjunto de principios para el diseño
de artefactos para la comodidad, seguridad y
eficiencia del usuario.
Toda herramienta ergonómica fue diseñada
especialmente para adaptarse al hombre. En la
informática estas técnicas son muy usadas en
teclados, sillas, ratones, etc. para mejorar la
postura del cuerpo. Deben producir un
bienestar general en la persona, especialmente
con el uso continuo de estos artefactos.

18. TIC (Tecnología, Información, Comunicación)
Las TIC son herramientas que s e encargan del
diseño, desarrollo, fomento, mantenimiento y
administración de la información por medio de
sistemas informáticos.
La instrumentación tecnológica es una
prioridad en la comunicación de hoy en día, ya
que las tecnologías de la comunicación son
una importante diferencia entre una
civilización desarrollada y otra en vías de
desarrollo.

19. APORTES DE LAS TIC
• Fácil acceso a una inmensa fuente de
información.
• Proceso rápido y fiable de todo tipo de
datos.
• Canales de comunicación inmediata.
• Capacidad de almacenamiento.
• Automatización de trabajos.
• Interactividad.
• Digitalización de toda la información.

20. PRODUCCION DE
DOCUMENTOS
La promulgación de la Ley General de
Archivos(594/2002) esta orientada básicamente a
racionalizar el tramite de los documentos de la
administración publica, promover la organización
técnica de los archivos de gestión, garantizar la
conservación de los documentos de valor histórico
de las entidades oficiales y estimular la
conservación y consulta de los archivos históricos.
Para ello el Archivo General de la Nación a diseñado
el Programa de Gestión Documental (PGD) con el
objetivo de fijar políticas y reglamentaciones sobre
la elaboración y producción de los documentos
desde su diseño hasta su conservación final.

21. Comunicación escrita que se utiliza en las
relaciones comerciales entre empresas y
personas naturales; igualmente, en las
relaciones entre las empresas y sus
empleados.

22. Membrete
………………………………………..
……………………………………….. 2 Interlineas
Fecha
………………………………………...
………………………………………... 3 Interlineas
………………………………………...
Destinatario
………………………………………...
………………………………………... 3 Interlineas
………………………………………...
Asunto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Saludo
…………………………………………
………………………………………… 3 Interlineas
…………………………………………
Texto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Despedida
…………………………………………
…………………………………………
………………………………………… 4 Interlineas
…………………………………………
Firma
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Anexos
…………………………………………. 1 Interlinea
Copia
………………………………………….. 1 Interlinea
Datos del transcriptor
DISEÑO CARTA pie de pagina
COMERCIAL
BLOQUE EXTREMO

23. Membrete
………………………………………..
……………………………………….. 2 Interlineas
Fecha
………………………………………...
….……………………… 3 interlineas
………………………………………….
Destinatario
………………………………………...
………………………………………... 3 Interlineas
………………………………………...
Asunto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Saludo
…………………………………………
………………………………………… 3 Interlineas
…………………………………………
Texto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Despedida
…………………………………………
I…………………………………………
………………………. 4 Interlineas
…………………………………………..
Firma
………………………………………
.……………………… 1 Interlinea
Anexos
…………………………………………. 1 Interlinea
Copia
………………………………………….. 1 Interlinea
Datos del transcriptor
pie de pagina
ESTILO BLOQUE

24. CIRCULAR:
Comunicación interna o externa de carácter
general informativa o normativa, con el mismo
texto o contenido, se utiliza para dar a conocer
actividades internas de la Institución, así como
las normas generales, cambios, políticas y
asuntos de interés común. Las circulares
internas se elaboran en papel tamaño carta sin
papel con membrete y logotipo, las cuales
serán firmadas por el Secretario General o el
Director General y las externas se deben
elaborar en papel con membrete y logotipo.

26. NOTA INTERNA
 Se utiliza como medio de comunicación interna en una
empresa, institución o dependencia.
PARTES:
 FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año.
 PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la
nota.
 DE: Nombre de la dependencia que remite la nota.
 CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X)
donde corresponda.
 OBSERVACIONES: Describa brevemente las
observaciones que considere pertinente.
 FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario
autorizado para tal fin, según lo regulado en manual
de procedimientos de la respectiva entidad.
 DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del
funcionario que recibe la misma.

28. Un comunicado de carácter interno sirve
para trasmitir una información,
orientación, felicitación o llamado de
atención.
PARTES DEL MEMORANDO:
• Encabezado
• Memorando:
• Código
• Ciudad y fecha:
• Datos del destinatario:
• De:
• Asunto:
• Texto
• Despedida:
• Datos del remitente
• Anexos:
• Datos del transcriptor

30. Documento en el que consta lo
sucedido, tratado y acordado en
una reunión.

31. PARTES DEL ACTA
------------ (1 interlínea) ACTA No. VI
------------ (3 interlíneas)
FECHA: (Ciudad, día mes año)
------------(1 interlínea)
HORA:
------------(1 interlínea)
LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)
--------------(2 interlíneas)
ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo – calidad de- miembro dentro del comité.
--------------(2 interlíneas)
INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo
--------------(2 interlíneas)
AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo – calidad- de miembro dentro del comité.
--------------(2 interlíneas)
ORDEN DEL DIA:
----------------(1 interlínea)
Verificación de quórum, Lectura, discusión y aprobación del –Acta anterior.
Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de---
---------------(2 interlíneas)
DESARROLLO:
----------------(1 interlinea)
Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.
----------------(1 interlínea)
Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por- unanimidad.
----------------(1 interlínea)
Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al
respecto………………………………………………….........
.......................................................................................
Superior e izquierda 3 a cm Derecho e inferior 2 a 3 cm

32. CERTIFICADOS
Documento de carácter probatorio,
público o privado, que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o un
acto solemne.

33. Tipos de Certificados:
Calificaciones obtenidas dentro del periodo académico.
Asistencia a congresos, cursos y seminarios.
Registro civil o parroquial, de nacimiento, de
matrimonio o de función
Documento de identidad
Certificado de Aseguramiento de Calidad
Certificado de Sistema de Administración Ambiental
Becas, donaciones y exenciones
Créditos, préstamos, u otras transcripciones
comerciales.
Relación de retención de impuestos.
Paz y salvo
Resultados de examen médicos

34. BANCOLOMBIA
Bogotá, 18 de julio de 1998
EL SUSCRITO GERENTE DEL BANCO COLOMBIA
OFICINA PRINCIPAL
CERTIFICA:
Que ALEJANDRO ESTRADA, Identificada con la
cedula de ciudadanía No. 40.840.673, se encuentra a
PAZ Y SALVO, con el pagaré No. 201 51003512, a
la vez canceló la cuenta corriente que tenia en la
oficina.
La presente certificación se expide a solicitud del
interesado
ALEXANDER MOSQUERA COLLAZOS
Gerente de la oficina principal
Andrés Medina.

35. Documento de carácter probatorio en el que
se describen hechos o circunstancias que no
requieren solemnidad.

36. TIPO DE CONSTANCIAS
• Tiempo de servicio
• Experiencia
• Salario u honorarios
• Clase de trabajo
• Jornada laboral
• Cumplimiento de comisiones
• Comportamiento del trabajador

37. Relación de los datos personales, estudios,
experiencia y referencias que califican a una
persona para el desarrollo de una determinada
actividad.

38. PARTES HOJA DE VIDA
• Nombre
• Identificación
• Fecha De Nacimiento
• Domicilio
• Teléfono
• Otros.
• Primarios Y Secundarios
• Experiencia
• Nombre De Las Empresas
• Cargo Desempeñado.
• Tiempo De Servicio.
• Nombre Y Firma
• Fecha De Presentación

40. Un decreto es un tipo de acto administrativo
emanado habitualmente del poder ejecutivo
y que, generalmente, posee un contenido
normativo reglamentario, por lo que su
rango es jerárquicamente inferior a las leyes.

41. Un acuerdo es, en Derecho, una decisión
tomada en común por dos o más personas, por
una junta, asamblea o tribunal. También se
denomina así a un pacto, tratado o resolución
de organizaciones, instituciones, empresas
públicas o privadas.

42. CONCLUSIONES
Podemos concluir que es fundamental conocer
las normas y técnicas para la producción
documental.
Tanto la postura ergonómica como debida
digitación son fundamentales a la hora de
realizar comunicaciones.
El aprendizaje fue satisfactorio, debido a que
pudimos alcanzar la competencias planteadas.
Finalmente puedo decir que el papel del
tecnólogo en cuanto los asuntos requeridos en
la empresa son adecuados, debido a que el
proceso permite que el aprendiz cumpla sus
metas.

43. BIBLIOGRAFÍA
• Para la realización de éste trabajo me basé
fundamentalmente en el aprendizaje
adquirido en la Fase I de la Producción
Documental, del Tecnólogo Gestión
Administrativa guiados por nuestro instructor,
Alberto Gaviria Dávila instructor del Centro
Tecnológico SENA, de la ciudad de Florencia,
Caquetá, Colombia.
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