Este documento presenta información sobre la gestión documental y administrativa. Explica los objetivos de producir documentos siguiendo la normativa, y describe conceptos como certificados, constancias y la estructura de estos. También cubre temas como signos de puntuación, el teclado y la ergonomía para secretarias.

1. CONVENIO SENA-REMINGTON
GENERAR SOLUCIONES ADMINISTRATIVAS
TECNOLOGIA EN GESTION ADMINISTRATIVA
Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas,
siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.
CARLOS AUGUSTO RICO
POR:
HEIDY JOHANA LONDOÑO MUNERA
JAMES ALBERTO SUAREZ VASQUEZ

2. INTRODUCCIÓN
El presente trabajo es elaborado con el fin de explicar, comprender y mostrar las
competencias adquiridas en nuestro proceso de formación, con el objetivo de
definir los aspectos de origen, creación, diseño de formatos y documentos de
acuerdo a la función propia de cada entidad o dependencia de una organización,
teniendo en cuenta todas las normas vigentes estipuladas para cada documento.

3. OBJETIVOS GENERALES:
Con este trabajo se pretende que se logre entender de una manera clara y
sencilla, todos los temas y contenidos que tiene que ver de una u otra manera con
la gestión administrativa en la gestión documental, para así adquirir y destacar
todos los conocimientos posibles sobre esta tecnología, además de destacar la
importancia de dichos conocimientos que servirá dentro de las empresas u
organizaciones, implementando varios tipos de métodos de trabajo para un buen
desempeño laboral teniendo en cuenta los principio y valores, el buen uso de las
herramientas.

4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
● Relacionar la gestión documental como una función muy importante para
las empresas y tener los conceptos claros para ser eficaz y eficiente en el
área de trabajo
● Determinar los criterios de la gestión documental para las organizaciones
conforme a lo establecido teniendo en cuenta que los todos los puntos
tratados.
● Aprender los conocimientos básicos de todo lo que veremos en este trabajo
de investigación que fundamenten para el área de trabajo

5. TABLA DE CONTENIDO:
1. SIGNOS DE PUNTUACIÓN...
1.1 LA COMA
1.2 EL PUNTO
1.3 SIGNO DE INTERROGACIÓN
1.4 SIGNO DE EXCLAMACIÓN
1.5 LA TILDE
2. CERTIFICADO...
2.1 CONCEPTO
2.2 PARTES
2.3 ESTRUCTURA
2.4 UTILIDAD
3. CONSTANCIA...
3.1 CONCEPTO
3.2 PARTES
3.3 ESTRUCTURA
3.4 UTILIDAD
4. EL TECLADO
5. ERGONOMIA (SECRETARIA)

6. 1. SIGNOS DE PUNTUACIÓN.
Los signos de puntuación son signos gráficos que hacemos aparecer en los
escritos para marcar las pausas necesarias que le den el sentido y el significado
adecuado.
Reglas para el uso correcto de estos signos.
1.1 El punto (.):
El punto separa oraciones autónomas.
El punto y seguido: Separa oraciones dentro de un mismo párrafo.
El punto y aparte: Señala el final de un párrafo.
El punto y final: Señala el final de un texto o escrito.
NOTA: Después de punto y aparte, y punto y seguido, la palabra que sigue se
escribirá, siempre, con letra inicial mayúscula.
EJEMPLOS
1.- Para señalar el final de una oración.
Se acabaron las vacaciones. Ahora, a estudiar.
2.- Detrás de las abreviaturas.
Sr. (señor), Ud. (usted), etc.
1.2 LA COMA (,):
Marca una pausa breve en un enunciado. Para leer o hablar, sirve para organizar
sintácticamente la frase. Se escribe pegada a la palabra o el signo que la precede
y separada por un espacio de la palabra o el signo que la sigue
Se utiliza en los casos siguientes:
1 Para separar los elementos de una enumeración.
2 En los incisos que interrumpen una oración, para aclarar o ampliar lo que se
dice, o para mencionar el autor u obra citados.
3. Para separar elementos gramaticalmente equivalentes en un enunciado.
EJEMPLOS:

7. ● Viene a recoger el resto de sus cosas: la ropa, la pelota de baloncesto, la
cámara, la caña de pescar y la Vespa.
● Todos los vecinos, incluido el del tercero, estaban por una vez de acuerdo.
● Toda Europa estaba presente: franceses, españoles, italianos, alemanes,
portugueses, etc.
1.3 Los signos de interrogación (¿?):
Delimitan enunciados interrogativos. En español es necesario utilizar el signo de
apertura porque no tenemos marcas gramaticales que lo sustituyan.
Nunca se deja un espacio después del signo de interrogación de apertura o antes
del de cierre.
Nunca se escribe punto detrás de los signos de interrogación.
Ej.:
¿Qué tal estás?
● El signo final de interrogación entre paréntesis indica duda o ironía.00
● Ej.: El Señor Botín es el director (?) del Banco de Santander.
1.4 Los signos de exclamación (¡!):
Delimita enunciados exclamativos o interjecciones.
Nunca se deja un espacio después del signo de exclamación de apertura o antes
del de cierre.
Ej.: ¡Hola! ¡Qué sorpresa!
● El signo final de exclamación entre paréntesis indica sorpresa o ironía.
● Ej.: Un señor de 70 años (!) ha sido el ganador del Maratón de Nueva York.
1.5 LA TILDE (´):
Se conoce con el nombre de tilde al signo o símbolo que se utiliza en la escritura
se para marcar la acentuación de las palabras en el caso de que sean esdrújulas o
aguda
(Es decir, que estén acentuadas en la primera silaba cuando la palabra tiene más
de tres silabas o que estén acentuadas en la última silaba respectivamente). Las
palabras graves (aquellas que están acentuadas en la primera silaba cuando es
una palabra de dos o tres silabas o intermedias silaba cuando ti9ene más de tres
silabas) por lo general no llevan tilde.

8. 2. CERTIFICADO
2.1 CONCEPTO:
Es un documento de carácter probatorio cuya veracidad no requiere
juramentación.
2.2 PARTES:
- Nombre de la entidad
- Referencia (Certificaciones a la fecha)
- Fecha
- Cargo (De la persona que elabora el documento)
- Certifica que…
- Texto
- Firma (De la persona que expide el documento)
- Datos del transcriptor (La persona que digitó el documento)

9. 2.3 ESTRUCTURA:
2.4 UTILIDAD:
Este documento puede ser de carácter público, tales como el de matrimonio,
nacimiento, domicilio, buena conducta, estudios, pago de impuestos, propiedad de
bienes raíces, etc. Como también puede ser privado tales como los certificados de
enfermedad suscritos por médicos no oficiales y los de trabajos librados por los
empleadores a petición de los empleados, también está el certificado de buena
conducta, debido a que se carece de antecedentes penales y por una vida alejada
de vicios y desórdenes
Existen varios tipos de certificados entre ellos están: el certificado digital, el
personal, de persona jurídica, de pertenencia a empresa, de servidor de seguro,
entre muchos otros. Los certificados pueden confirmar desde los resultados
académicos, experiencia profesional en un determinado campo, la asistencia o
participación de un acto, curso o jornada, la docencia, la adecuación a un objeto o

10. una normal, integración a un grupo o jerarquía, conocimiento de lenguas
extranjeras, estado mental o físico en que se encuentra una persona, etc.
3. CONSTANCIA
3.1 CONCEPTO:
Es un documento público o privado de carácter obligatorio en el cual se indican
hechos o sucesos del interesado.
3.2 PARTES:
- Nombre de la entidad
- Referencia (Certificaciones a la fecha)
- Fecha
- Cargo (De la persona que elabora el documento)
- Certifica que…
- Texto
- Firma (De la persona que expide el documento)
- Datos del transcriptor (La persona que digitó el documento)

11. 3.3 ESTRUCTURA:
3.4 UTILIDAD:
Se expide constancia de trabajo cuando se está elaborando; constancia de
ingreso, cuándo uno es admitido a un centro de estudios, constancia de matrícula,
luego que se ha efectuado este acto; constancia de vacante, cuando en una
institución educativa existe vacante para matricular a un alumno(a), etc.

12. 4. EL TECLADO
Es un dispositivo o periférico de entrada, en parte inspirado en el teclado de
las máquinas de escribir, que utiliza una disposición de botones o teclas, para que
actúen como palancas mecánicas o interruptores electrónicos que envían
información a la computadora.
Después de las tarjetas perforadas y las cintas de papel, la interacción a través de
los teclados, al estilo teletipo, se convirtió en el principal dispositivo de entrada
para las computadoras.
El teclado está dividido en cuatro bloques:
1. Bloque de funciones: va desde la tecla F1 a F12, en tres bloques de
cuatro: de F1 a F4, de F5a F8 y de F9 a F12. Funcionan de acuerdo
al programa o aplicación que esté abierto. Por ejemplo, en muchos
programas al presionar la tecla F1 se accede a la ayuda asociada a ese
programa. Además, a la izquierda de este bloque suele estar la tecla Esc.
2. Bloque alfanumérico: está ubicado en la parte inferior del bloque de
funciones, contiene los números arábigos del 1 al 0 y el alfabeto
organizado como en una máquina de escribir, además de algunas teclas
especiales, como por ejemplo Tab ↹ (tabulador), ⇪ Bloq Mayús (Bloq
Mayús), ⇧ Mayús (tecla Shift), Ctrl, ⊞ Win (tecla
Windows), Alt, espaciador, Alt Gr, ↵ Entrar (tecla Enter, entrar o Intro).
3. Bloque especial: está ubicado a la derecha del bloque alfanumérico,
contiene algunas teclas especiales como Impr Pant o PetSis, Bloq
Despl, Pausa, Insert, Supr, Inicio, Fin, RePág, AvPág, y las flechas
direccionales que permiten mover el punto de inserción en las cuatro
direcciones (↑, ↓, ←, →).

13. 4. Bloque numérico: está ubicado a la derecha del bloque especial, se activa
al presionar la tecla Bloq Num , contiene los números arábigos organizados
como en una calculadora con el fin de facilitar la digitación de cifras.
Además, contiene el punto o coma decimal ., y los signos de las cuatro
operaciones básicas: suma +, resta -, multiplicación * y división /;
también contiene una tecla de Intro o ↵ Entrar.

14. 5. ERGONOMÍA (SECRETARIA):
La ergonomía es la disciplina que trata de reducir todos los riesgos para
la seguridad y la salud de los trabajadores que el manejo de las
máquinas pueda ocasionar, y hacerlas, en definitiva, más aptas, cómodas y
naturales para su uso por las personas.
Dado que pasamos un tercio de nuestra vida trabajando y que el uso
del ordenador se hace casi imprescindible, resulta esencial tener en cuenta que:
Una mayor comodidad redunda en una mejor calidad de vida y aumento del
rendimiento laboral.
Una buena organización del puesto de trabajo es importante no solo
para disponer de una mejor visión global y mejorar la productividad sino
para prevenir algunas lesiones.
Los aspectos a considerar esencialmente son:
Postura:
El puesto de trabajo deberá tener una dimensión suficiente y estar acondicionado
de tal manera que haya espacio para permitir los cambios de postura y
movimientos de trabajo.
Hay que evitar forzar la postura: ante todo, comodidad y buena postura para
evitar la tensión muscular. Hombros relajados, codos a la altura del teclado del
ordenador y próximos al cuerpo y muñecas rectas. Por ello, es conveniente ajustar
bien también la silla e incluso la profundidad de asiento para poder apoyarse
firmemente en el respaldo. La cabeza debe mantenerse erguida, la espalda
correctamente apoyada y las piernas sin cruzar y con un ángulo superior a 90º
respecto al tronco.
Iluminación:
Se trata de un aspecto imprescindible, ya que no sólo hay que tener suficiente luz,
sino de contar con una iluminación equilibrada. Nunca a oscuras. Lo mejor es
tener luz natural, pero de no ser posible, se deben evitar reflejos y excesivos
contrastes. Lo ideal es tener una iluminación general y, otra, centrada en la tarea
que se esté realizando para evitar deslumbramientos. Además, hay que tener en
cuenta los colores de las paredes, techos y superficies de trabajo, ya que tampoco
tienen que ser muy oscuros ni brillantes.
La pantalla:
La parte superior de la pantalla debe situarse al nivel de los ojos y a una distancia
de entre 45-60 cm desde el borde anterior de la mesa.

15. Conviene colocar un filtro protector para evitar deslumbramientos. De vez en
cuando, se recomienda también mirar a alguna imagen a lo lejos y sobre todo,
evitar acumular pausas de trabajo para conseguir una más larga.
La pantalla debe permitir ajustar su contraste y luminosidad y orientarlo a gusto de
cada empleado. Respecto a sus dimensiones, lo mínimo son 14 pulgadas y los
caracteres tienen que tener como mínimo 7 x 9 pixeles.
El teclado:
Los codos deben mantenerse a la altura del teclado. De tenerlo muy alto se
reacciona alzando los hombros, que terminarán provocando dolor de espalda,
cuello y hombros. Por lo tanto, tiene que ser inclinable y con símbolos claramente
identificables por el usuario.
El ratón:
El ratón resulta muy útil aunque un uso prolongado puede crear malestar en
brazos y hombros. Manteniendo la muñeca recta, se recomienda utilizarlo lo más
cerca posible del teclado y utilizarlo entre el pulgar y el anular y el meñique. El
dedo índice y corazón deben descansar ligeramente.