Este documento presenta información sobre la producción y elaboración de documentos comerciales. Explica conceptos como ortografía, redacción, digitación y producción de documentos. Incluye ejemplos de cartas comerciales y define sus partes. El objetivo es proporcionar herramientas para que los aprendices apliquen los conocimientos en el área laboral de acuerdo con las normas técnicas colombianas.

1. PRODUCCION Y ELABORACION DOCUMENTAL
LUZ EMILCE RAMÍREZ LUGO
SENA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA
GESTION ADMINISTRATIVA
FLORENCIA CAQUETA
2012
PRODUCCION Y ELABORACION DOCUMENTAL

2. LUZ EMILCE RAMÍREZ LUGO
INFORME SOBRE LA PRODUCCION Y ELABORACION DE
DOCUMENTOS COMERCIALES
INSTRUCTOR
ALBERTO GAVIRIA DAVILA
SENA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA
GESTION ADMINISTRATIVA
FLORENCIA CAQUETA
2012

3. 1. INTRODUCCION
Este trabajo es con el objeto que los aprendices de Gestión
administrativa al cansen las competencias de identificar y elaborar
documentos de carácter empresarial dentro del proyecto de formación,
teniendo en cuenta las normas técnicas colombianas, de esta manera he
podido aprender a desarrollar todos mis conocimientos a ejecutarlos en
el área de trabajo para así fortalecernos .
OBJETIVO GENERAL
Fortalecer las potencialidades de los aprendices, facilitando el desarrollo
del aprendizaje autónomo reforzando el conocimiento, las habilidades,
destrezas y competencias en el desarrollo de la Gestión Administrativa,
implementando un ambiente interactivo en el proceso de formación.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Constituir un material de apoyo que sirva de consulta para
los aprendices Sena.
 Mejorar los conocimientos y capacidades de los aprendices.
 Elaborar una guía donde se aproveche lo visto en la
producción de documentos empresariales.
 Proporcionar herramientas documentales para que los
aprendices las apliquen en los diferentes campos de trabajo.
 Facilitar la elaboración de documentos aplicando las normas
técnicas vigentes en Colombia.

5. 2. JUSTIFICACION DEL PROYECTO
La elaboración de este libro actualizado se realiza con el fin que todos los
aprendices en el técnico en administración documental, obtengamos
mayor conocimiento en cuanto a la parte teórica y práctica de producción
de documentos y digitación de textos que se desarrolla en la primera fase
de organización de archivo de gestión.

6. 3. ORTOGRAFIA
La palabra ortografía viene del griego orthos, que quiere decir correcto, y
de grapho, que significa escribir. Así, tenemos que ortografía quiere decir
escribir correctamente. Tal como debernos hacerlo cuando hablarnos, de
escribir, hay que tener en cuenta que existe una manera correcta para
utilizar las palabras. A eso nos enseñar la ortografía: a escribir bien, a fin
de que podamos comprender mejor, y nuestros receptores comprendan
los mensajes.
3.1 SIGNOS DE PUNTUACIÒN
Los signos de puntuación son signos gráficos que hacemos aparecer en
los escritos para marcar las pausas necesarias. Los signos de puntuación
son:
• La coma.
• El punto y coma
• El punto
• Los dos puntos
• Los puntos suspensivos
• Los signos de interrogación
• Los signos de admiración
• El paréntesis
• El guion
• Las comillas
LA COMA (,): la coma nos indica una breve pausa en la lectura. Se
emplea:
 Para separar dos o más palabras o frases que sean de la misma
clase, o formen enumeración, siempre que entre ellas no figuren
las conjunciones y, ni, o.
Ejemplo:
Tenía coches, motos, bicicletas y autobuses.
 Para separar dos miembros independientes de una oración, hay
o no conjunción, entre ellos.

7. Ejemplo:
Los soldados saludaban, la gente aplaudía, y los niños no paraban de
cantar.
 Para limitar una aclaración o ampliación que se inserta en una
oración
 EL PUNTO Y COMA (;): el punto se utiliza para separar oraciones
autónomas.
 EL PUNTO SEGUIDO (.): se utiliza para separar oraciones dentro de
un mismo párrafo.
 EL PUNTO APARTE (.): se utiliza para señalar el final de un párrafo.
 EL PUNTO FINAL (.): se utiliza para señalar el final de un texto o
escrito.
Se emplean para:
 Señalar el final de una oración.
 Detrás de las abreviaturas.
 LOS DOS PUNTOS (:): se emplean:
 En los saludos de las cartas y después de las palabras expone,
suplica, declara, etc., de los escritos oficiales.
 Antes de empezar una enumeración.
 Antes de una cita textual.
 En los diálogos, detrás de los verbos dijo, preguntó, contestó, y sus
sinónimos.
 PUNTOS SUSPENSIVOS (…): se emplean:
 Cuando dejamos el sentido de la frase en suspenso, sin terminar, con
la finalidad de expresar matices de duda, temor, ironía.
 Cuando se interrumpe lo que se está diciendo porque ya se sabe su
continuación, sobre todo, en refranes, dichos populares, etc.
 Cuando al reproducir un texto, se suprime algún fragmento
innecesario. En tal caso, los puntos suspensivos se suelen incluir entre
corchetes {…} ó paréntesis (…).

8.  SIGNOS DE INTERROGACIÒN (¿?): se utilizan en las oraciones
interrogativas directas. Señalan la entonación interrogativa del
hablante. Se escriben:
 SIGNOS DE ADMIRACIÒN (¡!): se utilizan para señalar el carácter
exclamativo de la oración. Se escriben:
 EL PARENTESIS {( )}: se emplea:
 Para encerrar oraciones o frases aclaratorias que estén desligadas del
sentido de la oración en la que se insertan.
 Para encerrar aclaraciones, como fechas, lugares, etc.
 EL GUIÒN (-): se emplea:
 Para señalar cada una de las intervenciones de los personajes en un
dialogo.
 Para limitar las aclaraciones que el narrador inserta en el dialogo.
 LAS COMILLAS (“): se emplean:
 A principio y a final de las frases que reproducen textualmente lo que
ha dicho un personaje.
 Cuando queremos resaltar alguna palabra o usamos una palabra que
no pertenece a la lengua española.
3.2 REGLAS ORTOGRAFICAS
Son las que establecen las reglas que regulan el correcto uso de las
palabras y de los signos de puntuación en la escritura.
3.3 Gramática
Es el estudio de las reglas y los principios que rigen y regulan el uso de
las lenguas y a cómo las palabras deben estar organizados dentro de una
oración.
3.4 Morfología
Explica la estructura interna de las palabras y el proceso de formación de palabras.

9. 3.5 Sintaxis
Describe cómo las palabras se combinan para formar sintagmas, oraciones y
frases.
4. REDACCION
La redacción es la expresión escrita de un Pensamiento y/o conocimiento
sobre un acontecimiento que ha pasado en algún lugar del paisaje
geográfico. Debe tener en cuenta la cohesión, coherencia entre sus
oraciones y párrafo. Es una composición de textos escritos.
4.1 NORMAS PARA UNA BUENA REDACCIÓN:
Las normas que se deben tener en cuenta para una buena redacción
son:
 El uso de los signos de puntuación
 El uso de las mayúsculas (las mayúsculas van acentuadas, cuando
sea necesario)
 El uso del acento
 Una buena ortografía
 Colocar términos adecuados
 Tener bien clara la idea principal
4.2 LA COHERENCIA:
Es la relación o lógica entre las diferentes partes de una afirmación o
entre las diferentes afirmaciones o posturas de un texto.
4.3 PARRAFO:
Es una composición literaria a que se desarrolla de una manera completa,
correcta y elegante.
4.4 COMO ESCRIBIR UN BUEN PARRAFO:
 Teniendo la idea definida de lo que remos escribir.

10.  Hay que diseñar una buena oración para la idea principal.
 Cuando que ramos escribir un párrafo tenemos que ser
coherentes.
 Hay que concluir con una buena oración.
 ORACIÓN PRINCIPAL: el párrafo está constituido por una oración
principal que puede ser distinguida fácilmente, ya que enuncia la
parte esencial de la cual dependen los demás. Es posible decir
entonces que la oración principal posee un sentido esencial del
párrafo.
 Narrativo, Descriptivo, Argumentativo, Expositivo, de
comparación y de enumeración.
5. DIGITACION
Se define como la habilidad y destreza en la manipulación del teclado
para digitar información e interactuar con el software.
Se busca que el estudiante adquiera destreza en la utilización del Teclado
para digitar información y, en la comprensión de sus funciones, para
interactuar eficientemente con el software.
Al terminar la instrucción en esta herramienta, el estudiante debe estar en
capacidad de utilizar competentemente el teclado para digitar información
y para manejar diversos programas (software).
Al finalizar la instrucción en esta herramienta informática, el aprendiz
estará en capacidad de
5.1. ERGONOMIA
La ergonomía es el estudio del cuerpo humano con respecto al medio
artificial que lo rodea.
 Tiene un conjunto de principios para el diseño de la comodidad,
confort y la correcta ergonomía.
 Toda herramienta ergonómica fue diseñada especialmente para
adaptarse al hombre.
 En la informática estas técnicas son muy usadas en teclados,
sillas, ratones, etc. para mejorar la postura del cuerpo.

11. 5.2 RECONOCER EL TECLADO
El teclado es, hasta el momento, el principal dispositivo de entrada, del
computador. Sus teclas, como se puede Apreciar en la siguiente
ilustración, están agrupas en cuatro zonas: alfanumérica, numérica, de
navegación y de Funciones.

12. 5.3 FILAS DE LA ZONA ALFANUMÉRICA
La zona alfanumérica del teclado es la más utilizada, en ella se
encuentran números, letras, símbolos y signos de Puntuación. Las teclas
de esta zona están distribuidas en cinco filas conocidas con los nombres
de “superior” (Contiene números y símbolos), “dominante” (qwerty...),
“guía” (asdfg...), “inferior” (zxcvb...) y “muda” (control, Windows,
alternativa, espacio...).
Manos guías

13. Las manos son las que nos indican en que mano y en que dedo le
corresponden las letras del teclado.
5.4 TÉCNICA PRÁCTICA PARA APRENDER A DIGITAR
Digitar información con precisión y rapidez es una de las competencias
básicas demandas por la sociedad Contemporánea. Desafortunadamente,
muy pocas instituciones educativas incluyen formalmente Manejo del
Teclado en el currículo de informática (TIC).
5.5 INTRANET
Una intranet es una red de computadoras dentro de un área local (LAN)
privada, empresarial o educativa que proporciona herramientas de
Internet.
6. PRODUCCION DE DOCUMENTOS
Promover la organización técnica de los archivos de gestión, garantizar la
conservación de los documentos de valor histórico de las entidades
oficiales y estimular la conservación y consulta de los archivos históricos.
Es la relación de documentos empresariales de acuerdo a las normas
técnicas colombianas vigentes que las ejecutamos en nuestro trabajo.
6.1 CARTA COMERCIAL
Que es la carta comercial.
Es un documento escrito que se utiliza para la comunicación entre dos
entes económicos o un ente económico y un particular suelen ser formal o
informal. La actividad comercial es muy variada por eso existen varios
tipos de carta comercial y se diferencian con una carta personal en que
poseen un tono más rígido y objetivo, los encabezamientos no siempre
son iguales los más utilizados son la presentación de una empresa,
solicitando un servicio, cuando hay reglamentaciones entre otros.
Estas cartas se componen de tres partes él en cabeza miento el
contenido y el sierre donde siempre prima un lenguaje preciso y claro.

14. Están compuestas por diez partes que son.
 membrete
 Lugar y fecha
 Nombre y dirección del destinatario
 Cargo
 Asunto
 Texto
 Despedida
 Firma
 Iníciales del que la escribe
 En el pie de pagina
Sus márgenes son de 4 a 3.5 cm superior izquierda y 3.0 a 2.5 cm inferior
y derecha este es el esquema

15. EJEMPLO:
COR-AMAZONIA PARA LA FAUNA
NIT: 890.123.899-5
OFIC- CAQ-001
Florencia, 08 febrero del 2012
Señor:
Faiver rojas
Coordinador ambiental.
Asunto: la no asistencia al congreso.
Me dirijo respetuosamente para comunicarle que no podre asistir a la
capacitación ambiental que se realiza el día 18 de febrero de 2012 en la
ciudad de Florencia por motivos ajenos a mi voluntad.
Le agradezco su atención.
Cordialmente.
Luz Emile Ramírez
Ingeniera ambiental.

16. 6.2 ZONAS DE UNA CARTA
ZONA 1:
Espacio destinado para la impresión de la razón social, sigla o acrónimo,
logotipo en caso de tenerlo y Nit. Las medidas respectivas son de 14 cm.

17. horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja, y entre 3cm y 4 cm
verticales desde el borde superior.
ZONA 2:
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección
electrónica, fax, teléfono, telex , Nit y otras menciones obligatorias en
virtud de disposición legales, ciudad y país . Ocupa entre 1, 5cm y 2cm
desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el
ancho del papel.
ZONA 3:
Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario
imprima el sello de registro o la fecha de recibido del documento.

18. Membrete
………………………………………..
……………………………………….. 2 Interlineas
Fecha
………………………………………...
………………………………………... 3 Interlineas
………………………………………...
Destinatario
………………………………………...
………………………………………... 3 Interlineas
………………………………………...
Asunto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Saludo
…………………………………………
………………………………………… 3 Interlineas
…………………………………………
Texto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Despedida
…………………………………………
…………………………………………
………………………………………… 4 Interlineas
…………………………………………
Firma
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Anexos
…………………………………………. 1 Interlinea
Copia
………………………………………….. 1 Interlinea
Datos del transcriptor
pie de pagina

19. 6.3 MEMORANDO
Que es el memorando
Escrito breve por donde se intercambian información en dos diferentes de
pendencias de una organización, recomendación, instrucción o
disposición o también llamado de atención para incluir una sanción o falta
de un empleado.
MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 a 4 cm, Inferior y Derecho 2 a 3 cm
PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre 2 a 3 cm del borde
superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas
debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s)
página(s) subsiguiente(s).
8.1 PARTES DEL MEMORANDO:
 ENCABEZADO: MEMORANDO: Se coloca con mayúscula
sostenida, centrado y sin negrilla.
 CÓDIGO: consignar los números que identifican la dependencia
productora,
 CIUDAD Y FECHA: se coloca ciudad y fecha actual de donde se
hace el documento
 DATOS DEL DESTINATARIO el nombre del funcionario a quien va
dirigido el memorando y escribir el cargo en la línea siguiente.
 DE: El nombre de la dependencia productora.
 ASUNTO: Debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula
inicial y sin subrayar.
 TEXTO: Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa,
sencilla y corta; omitiendo temas personales y tratando sólo un
asunto por memorando.
 DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve debe
contener frases de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos
su gentil colaboración.).
 DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas
sostenidas. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula
inicial.
 ANEXOS: son los documentos que pueden ir anexados al
documento.
 DATOS DEL TRANSCRIPTOR: debe ir con el nombre inicial en
mayúscula y la inicial del apellido.

20. 2 a 3 interlineas
-------------------MEMORANDO
2 a 3 interlineas
-------Numero (referencia)
2 a 3 interlineas
----------------------ciudad de origen y fecha
3 interlineas
PARA:---------------
2 interlineas
DE:------------------
2 interlineas
ASUNTO:-----------
3 a 4 interlineas
Texto:----------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
2 interlineas
------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------
2 interlineas
Despedida ---------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
4 a 6 interlineas
Firmante---------------------------------------
2 interlineas
Anexos: (si lo hay)
2 interlineas
Copia: (si la hay)
2 interlineas
Identificación del transcriptor
Derecho e inferior 2 a 3 cm.

21. MEMORANDO
300-04-02
Florencia, 10 de marzo de 2012
PARA: Erika Ortiz
Secretaria
DE: ARNULFO HOYOS
Gerente administrativo
ASUTO: CAPACITACION EN MEDELLIN
Por medio del presente nos manifestamos, ya que por su
buen comportamiento y compromiso con nuestra empresa
asido seleccionada para la capacitación de administración en
la ciudad de Medellín.
Solicitamos puntual asistencia.
Atentamente,
ARNULFO HOYOS
Gerente administrativo.

22. 6.4. NOTA INTERNA
Es un formato pre impreso de carácter interno, La finalidad de este
documento es que los diferentes departamentos, secciones o negociados
pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí las incidencias,
peticiones, etc., que surjan entre ellos. Se ha de emitir una nota interior
por cada uno de los temas.
Por otra parte, es conveniente dar calor a la nota interior, escribiendo a
mano palabras tales como «gracias», «muchas gracias», «un abrazo...
Las partes de que consta la nota interior son inicio, contenido y final.
• Inicio. En esta primera parte figuran:El nombre o razón social de la
empresa.
• La fecha de confección en formato largo o corto.
• La palabra «DE:» para, a continuación, escribir el nombre y/o cargo de
la persona y departamento o sección al que pertenece quien emite la
nota.
La palabra «A:» para, seguidamente, escribir el nombre y/o cargo de la
persona y departamento o sección al que pertenece quien ha de
recibir la comunicación.
La palabra «Asunto:», que consiste en un resumen del motivo que
origina
el documento.
• Contenido. En este espacio se especifica el motivo por el que se
escribe la nota interior. Su redacción es breve y concisa, con una
exposición directa.
- Final. En este apartado figura la firma de la persona que envía el
mensaje. No aparecerá la antefirma, pues ya figura en el apartado
«DE:».

23. DISEÑO DE LA NOTA INTERNA
NOTA INTERNA
No. 001
FECHA: ________________________________________________________________
PARA: ________________________________________________________________
DE: ________________________________________________________________
URGENTE ______ ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA _________
PARA SU INFORMACIÓN ______ DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA _________
FAVOR DAR CONCEPTO ______ FAVOR TRAMITAR _________
INFORMAR POR ESCRITO ______ ARCHIVAR ________
ENCARGARSE DEL ASUNTO ______ ENTERARSE Y DEVOLVER ________
OTRO: ___________________________ DILIGENCIAR Y DEVOLVER _________
OBSERVACIONES: _______________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________
FECHA: ______________
HORA: ______________
Tomo del AGN del PGD
6.5 CIRCULAR
 CIRCULAR: Comunicación interna o externa de carácter general
informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para
dar a conocer actividades internas de la Institución, así como las
normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común.
PARTES DE LA CIRCULAR

24.  ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida No
se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a
que se imprimirá en papel membreteado.
 TÍTULO Y NÚMERO: Título “CIRCULAR”, centrado, en mayúscula
sostenida sin negrilla
 CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora.
 CIUDAD Y FECHA
 * Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma se escribe
la fecha.
 DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas
naturales o jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación en
mayúsculas sostenidas.
 ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo
en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.
 TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre
párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y
cortés y tratando solo un asunto por Circular.
o DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve
seguida de coma (,) (Atentamente,)
 DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas
sostenidas. No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se
anota en la línea siguiente con mayúscula inicial.
 ANEXOS: anexar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.
 DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la
primera letra del apellido.

25. Superior e izquierdo 3 a 4 cm.
2 a 3 interlineas
CIRCULAR INTERNA
2 a 3 interlineas
----------Numero (referencia)
2 a 3 interlineas
---------------Ciudad y fecha
3 interlineas
-------------------GRUPO DESTINATARIO
3 interlineas
-------------------Asunto
3 a 4 interlineas
Texto
-----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
2 interlineas
Texto
-----------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------
2 interlineas
----------Despedida
4 a 6 interlineas
-------------------------NOMBRE DEL FIRMANTE
1 interlinea
---------------------Cargo
2 interlineas
---------------------Anexos(si lo hay)
--------------------Identificación del transcriptor
Derecho e inferior 2 a 3 cm.

26. 6.6 ACTA ADMINISTRATIVA
Concepto: Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado
en una reunión, que asisten administrativos de una empresa pública y
privada.
Márgenes: Superior e izquierdo 3 a 4 cm.
Derecho e izquierdo 2 a 3 cm.
PARTES DEL ACTA
 Encabezado: Se escribe centrado y mayúscula sostenida.
 Titulo: Escribir centrado, en mayúscula sostenida el nombre del
organismo y el carácter de la reunión.
 Acta No. Se ubica la palabra ACTA No. Mayúscula sostenida,
centrado y continuación le numero consecutivo que le corresponda;
iniciando con 01 cada año.
 Fecha: Se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y
seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad se realizado
la reunión en la fecha completa (día, mes, año), separado por
coma (,).
 Hora: Se escribe la palabra HORA, en mayúscula sostenidas y
seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la hora de inicio y de
finalización de la reunión.
 Asistentes: Se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula
sostenida y seguida de dos puntos (:). al frente se anota los
nombres y apellidos con mayúscula inicial de los integrantes que
asistieron a la reunión.
 Invitados: Se escribe la palabra INVITADOS, si los hay, en
mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). Los nombres y
apellidos se escriben en mayúscula inicial, de las personas que
participaron en la reunión
 Ausentes: Se anota la palabra AUSENTES, si los hay, en
mayúscula sostenida, de las personas que no asistieron a la
reunión.
 Orden del Día: Se escribe la palabra ORDEN DEL DIA, en
mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Se enumeran los
temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos
con números arábigos.

27.  Desarrollo: Se anota la palabra DESARROLLO, en mayúscula
sostenida, seguida de dos puntos (:). Se inicia el primer tema
identificando con número
 El primer tema puede ser verificación de quórum o lectura,
discusión y aprobación del acta anterior.
 Convocatoria: Si se programa una nueva reunión, se escribe la
palabra CONVOCATORIA, con mayúscula sostenida, seguida de
punto (.). A continuación se anotan la fecha y hora de la próxima
reunión. En caso de cambiar la sede se indica el lugar.
 Firma, Nombre y Cargo: El nombre completo de los firmantes
responsables se escribe en mayúscula sostenida. El cargo a
interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin
centrar.
 Anexos: Cuando en una reunión se presentan documentos que
sustentan una información, estos se detallan en el desarrollo y se
adjunta al acta.
 Transcriptor: Si se desea establecer la responsabilidad del
transcriptor, su identificación de escribe contra el margen izquierdo,
a dos interlineas de las firmas o del enunciados de Anexos si lo
hay, se anota el nombre con mayúscula inicial.

28. 10.2 DISEÑO DEL ACTA
-------------(1 interlinea) TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN
------------ (1 interlínea) ACTA No. VI
------------ (3 interlíneas)
FECHA: (Ciudad, día mes año)
------------(1 interlínea)
HORA:
------------(1 interlínea)
LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)
--------------(2 interlíneas)
ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo – calidad de-
miembro dentro del comité.
--------------(2 interlíneas)
INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo
--------------(2 interlíneas)
AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo – calidad- de
miembro dentro del comité.
--------------(2 interlíneas)
ORDEN DEL DIA:
----------------(1 interlínea)
Verificación de quórum, Lectura, discusión y aprobación del –Acta
anterior.
Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de---
---------------(2 interlíneas)
DESARROLLO:
----------------(1 interlinea)
Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.
----------------(1 interlínea)
Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por-
unanimidad.
----------------(1 interlínea)
Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al
respecto………………………………………………….........
.......................................................................................
Superior e izquierda 3 a cm Derecho e inferior 2 a 3 cm

29. COMPAÑÍA NACIONAL DE CHOCOLATE
REUNION EXTRAORDINARIA DE JUNTA DIRECTIVA
ACTA No.VI
FECHA: Bogotá, 2 de mayo de 2008
HORA: DE 10:00 a 12:00 horas
LUGAR: Sala de Junta
ASISTENTES: Carlos Julio Beltrán, Presidente
Julián Martínez Castro, Vicepresidente
Verónica Díaz Rodríguez, Secretaria
INVITADOS: Fernanda Mora Ramírez, Tesorera
JOSÈ COCIO, Jefe de Grupo
AUSENTE: CLARA MARIA, Profesional en División
ORDEN DEL DIA: Verificación de Quórum. Discusión y
aprobación
DESARROLLO: Se efectuó la verificación de quórum dando
inicio a la reunión.

30. 6.7 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
CERTIFICADOS
Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne.
Márgenes: Superior e izquierdo 3 a 4 cm
Derecho e inferior 2 a 3 cm
CONSTANCIA
Documento de carácter probatorio, en el que se describen hechos o
circunstancias
que no requieren solemnidad.
Se elabora en papel con membrete y sus elementos se distribuyen en la
siguiente manera:
• Numero (REFERENCIA)
Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que
se ubica de dos a tres interlineas de margen superior y según el
estilo elegido.
• Fecha:
Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición, en orden
del día, mes y año sin separarlo con punto.
• El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula
sostenida, centrado, precedido de los artículos él o la.
• Identificación
Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguido de dos
puntos se escribe de tres a cuatro interlineas del cargo centradas y
en mayúscula sostenida. (Se puede utilizar negrilla para resaltar).
• Texto: De tres a cuatro interlíneas de la identificación y contra el
margen izquierda se inicia el texto con la conjunción Que, a la que
siguen los datos del solicitante.
• Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula
sostenida, y el número del documento de identidad
• Firma
El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula
sostenida, de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto y
según el estilo elegido.

31. • Transcriptor: A dos interlineas del firma y a la margen izquierdo se
anota el nombre (con mayúscula inicial), e inicial del apellido, de la
persona que transcribe el documento.
6.8. HOJA DE VIDA
Relación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que
califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad.
Márgenes: Superior e izquierdo 3 a 4 cm.
Derecho e inferior 2 a 3 cm.
12.1 PARTES DE LA HOJA DE VIDA
Identificación de Documento: La expresión HOJA DE VIDA se escribe de
dos a tres interlineas del margen superior y en mayúscula sostenida.
(Puede utilizarse negrilla para resaltar).
Datos Personales
• Nombre: La palabra NOMBRE se escribe en mayúscula sostenida
a tres interlíneas de la expresión datos personales. Al frente, con
la tabulación establecida, se anotan el nombre y los apellidos en
mayúsculas sostenida.
• Identificación: El enunciado IDENTIFICACION se escribe a dos
reglones de la línea anterior. Al frente se especifica la clase de
documento, como tarjeta de identidad, cedula de ciudadanía,
libreta militar o cedula de extranjería con el número respectivo y la
ciudad de expedición.
• Fecha de Nacimiento: La expresión FECHA DE NACIMIENTO,
se escribe a dos reglones de la línea anterior. Al frente se anotan
con mayúscula inicial, el nombre de la ciudad y la fecha
completa, separados por coma (,).
• Domicilio: El enunciado DOMICILIO, se escribe en mayúscula
sostenida a dos renglones de la línea anterior. Al frente, se anotan
la dirección y la ciudad de residencia.
• Teléfono: La palabra TELEFONO, se anota en mayúscula
sostenida a dos renglones de la línea anterior. Al frente, se escribe
el número telefónico, separado únicamente con espacios.
• Estudios

32. • Titulo en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen
izquierdo, a tres renglones de la última línea de los datos
personales.
• Los estudios se presentan a dos columnas y constan de los
siguientes enunciados: PRIMARIOS, SECUNDARIOS,
UNIVERSITARIOS, POSGRADOS y OTROS.
Experiencia
Titulo en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a
tres interlineas del último renglón escrito.
- Nombre de las empresas. Cada nombre de empresas se escribe con
mayúscula inicial y con la denominación más ampliamente conocida,
es decir, nombre completo, sigla o acrónimo.
- Cargo desempeñado. A continuación del nombre de la empresa se
destaca el cargo en negrilla o en mayúscula sostenida.
Cuando se considere necesario, pueden describirse las funciones
desempañadas en el cargo que se desee destacar.
- Tiempo de servicio. A continuación del cargo, se anotan el tiempo de
servicio con las fechas de ingreso y retiro.

33. MODELO PARA LA ELABORACIÓN DE UN CONTRATO POR
COMPRAVENTA DE ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
En los art.515 y 516 del Código de Comercio se encuentra la descripción
de lo que se debe entender como un “Establecimiento de Comercio”. Así
mismo, en los art.525 a 533 del mismo código se dan las instrucciones de
los puntos que se deberán tomar en cuenta a la hora de decidir enejar
uno de tales “establecimientos de comercio”, y se indica, entre otros, que
tal enajenación deberá constar en escritura pública
A continuación se presente un modelo básico de la minuta que se
realizaría a la hora de celebrar un contrato de compraventa de un
Establecimiento de comercio, minuta que luego se llevaría hasta la notaría
para ser elevada a escritura pública
MODELO MINUTA PARA CELEBRACIÓN CONTRATO DE
COMPRAVENTA DE UN ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
Entre los suscritos _____________ mayor de edad, identificado con la
cédula de ciudadanía No.________ expedida en ______ domiciliado en
__________, actuando (a nombre propio o en representación de
_________, identificada con el nit_______) y quien en adelante se
denominará el VENDEDOR, por una parte; y por la otra ____________,
mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No.________
expedida en ______ domiciliado en __________, actuando (a nombre
propio o en representación de _________, identificada con el nit
________) y quien en adelante se denominará el COMPRADOR, se ha
acordado celebrar un contrato de compraventa de establecimiento de
comercio que se regirá por las siguientes clásulas : Primera: OBJETO- EL
VENDEDOR transfiere al COMPRADOR a título de compraventa el
derecho de dominio que tiene sobre el establecimiento de comercio
denominado _________, ubicado en _______________, matriculado en el
registro mercantil de la Cámara de Comercio de _______ con el
No.______ como una unidad económica en los términos del art.525 del
Código de Comercio. Segunda-PRECIO.-El precio de la venta se fijó por
las partes en la suma de _____ ($_____) moneda legal colombiana que el
COMPRADOR se obliga a pagar al vendedor, o a su orden, en la ciudad
de _______ y en la siguiente forma : con la firma del presente documento
la suma de ______ ($___) y el saldo el día ___ del mes de ____ del año
_____. Tercera: SITUACION DEL ESTABLECIMIENTO.- EL VENDEDOR
declara que el Establecimiento que vende está libre de demandas civiles,
o embargo judicial, o pleito pendiente; que su derecho de dominio no está
sujeto a condiciones resolutorias, y que en todo caso se obliga al
saneamiento de la venta conforme a la ley. EL VENDEDOR declara que
la información contable contenida en los Estados Financieros y en los
libros de contabilidad refleja adecuadamente la situación financiera y

34. económica del establecimiento. Cuarta: OBLIGACIONES DEL
VENDEDOR.-EL VENDEDOR hará los trámites de registro y publicidad a
los acreedores. La entrega del establecimiento se hará el día ____ del
mes de____ del año _____. Quinta: RESERVA DE DOMINIO.- EL
VENDEDOR vende el establecimiento de comercio reservándose el
dominio sobre el mismo hasta tanto no le sea pagada por EL
COMPRADOR la totalidad del precio pactado al tenor y en armonía con lo
dispuesto por el artículo 750 del Código Civil y la ley 45 de 1930, lo mismo
que por los artículos 1935,1936, 1937 y demás concordantes del Código
Civil. La tradición del objeto queda subordinada a la condición suspensiva
del pago total del precio pactado y, entre tanto, EL COMPRADOR no será
poseedor sino mero tenedor del establecimiento de comercio. Sexta:
CLAUSULA PENAL.- Si cualquiera de las partes incumpliera una
cualquiera de las obligaciones a su cargo deberá pagar a la otra la suma
de _____ ($_____) a título de pena derivada de dicho incumplimiento
En constancia de lo anterior, se firma el presente contrato en la ciudad de
_________ el día _____ del mes de _______ del año ________
__________________
Nombre
Cédula
Comprador
________________
Nombre
Cédula
Vendedor
CODIGO DE COMERCIO DE
Art. 515._ Se entiende por establecimiento de comercio un conjunto de
bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la
empresa. Una misma persona podrá tener varios establecimientos de
comercio, y, a su vez, un solo establecimiento de comercio podrá
pertenecer a varias personas, y destinarse al desarrollo de diversas
actividades comerciales.
Conc.: 10, 12, 13, 20, 21, 22, 25, 28 num. 6o., 32, 35, 43, 123, 136, 263,
264.
Art. 516._ Salvo estipulación en contrario, se entiende que forman parte
de un establecimiento de comercio:

35. 1o) La enseña o nombre comercial y las marcas de productos y de
servicios;
2o) Los derechos del empresario sobre las invenciones o creaciones
industriales o artísticas que se utilicen en las actividades del
establecimiento;
3o) Las mercancías en almacén o en proceso de elaboración, los créditos
y los demás valores similares;
4o) El mobiliario y las instalaciones;
5o) Los contratos de arrendamiento y, en caso de enajenación, el derecho
al arrendamiento de los locales en que funciona si son de propiedad del
empresario, y las indemnizaciones que, conforme a la ley, tenga el
arrendatario;
6o) El derecho a impedir la desviación de la clientela y a la protección de
la fama comercial, y
7o) Los derechos y obligaciones mercantiles derivados de las actividades
propias del establecimiento, siempre que no provengan de contratos
celebrados exclusivamente en consideración al titular de dicho
establecimiento.
Conc.: 525, 534, 537, 540, 552, 583, 603, 604, 608, 616, 618 y ss., 887 a
896
6.9. INFORME ADMINISTRATIVO
Documento que describe el estado de cualquier actividad, estudio o
proyecto de carácter administrativo.
15.1 Clases de informes:
INFORME CORTO
Consta de las siguientes partes
• Encabezamiento.
El informe corto no lleva portada si no encabezamiento ü razón
social: se ubica entre 3 cm y 4 cm del borde superior, contra el

36. margen izquierdo y en mayúscula sostenida, cuando se utiliza
papel que no la tiene impresa.
• Transcriptor: si se desea establecer la responsabilidad del
transcriptor su identificación se describe a 2 interlineas del
firmante. Se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicia del
apellido, se emplea letra más pequeña.
• Objetivos
Lleva un objetivo en forma breve
PARTES DEL INFORME EXTENSO
• Cubierta: Presenta la información básica del documento.
• Presenta la:Razón social
• Titulo del informe (si lo hay)
• Número o código de identificación: el autor puede implementar un
número o código alfanumérico de identificación.
• Portada:De libre diagramación en estética, tamaño letra,, escritura
en mayúscula sostenida, dibujos y otros si reemplaza la cubierta ,
es la fuente principal de de información y constituye la primera
pagina de la información.
Nombre de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, entre
otros.
• Nombre de las personas que realizan el informe
• Tabla de contenido: Se coloca de inmediatamente después de la
portada. Contiene los títulos de: capítulos, subdivisiones principales
del cuerpo del informe, material complementario y su respectivo
número de página.
• Firma: El informe extenso debe ser informado por el autor de la
pagina donde terminan las conclusiones donde finalizan las

37. recomendaciones, de 4 a 6 renglones del ultimo párrafo se anota el
nombre en mayúscula sostenida, el cargo, a 1 interlinea el nombre,
con mayúscula inicial y sin centrar.
• Rubrica
El autor puede colocar su rubrica en cada una de las hojas del
informe en la parte inferior izquierda.
• Anexo: se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con
mayúscula aravigos en lugar de letras
Bibliografía: Se escribe a 5 cm centrado al borde superior, en
mayúscula sostenida. La primera línea de escritura se inicia de 2 0
4 renglones de este titulo.
Índice:
Se presenta como ultima parte del material complementario.
El titulo índice se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, en
mayúscula sostenida, se puede organizar de manera alfabética y
cronológica.
6.10. SOBRES
Un sobre es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas,
tarjetas u otros documentos que se envían por correo. El sobre está
diseñado para incorporar el franqueo y el destinatario en el anverso y el
remitente en el reverso. Por eso, la parte frontal es lisa quedando la
solapa siempre por detrás. Los sobres se adquieren en las papelerías y
tiendas de material de oficina y se pueden personalizar encargándolos a
una imprenta.

38. PARTES
Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo seleccionado.
Datos del destinatario: Se ubican centrados en el segundo tercio sin
sobrepasarlo y de acuerdo con el sobre.
• Tratamiento: titulo académico, con mayúscula inicial.
• Nombre: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con
mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se
utiliza negrilla.
• Cargo: se escribe con mayúscula inicial.
• Empresa: se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación
más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.
• Dirección o apartado: se utiliza una de las dos
• Destino: Puede ser local, nacional o internacional.
Ciudad remitente
Tratamiento
Nombre del destinatario
Cargo
Empresa
Dirección
Destino
Dirección y teléfono del remitente
6.11FAX
Se denomina fax, por abreviación de facsímil, a un sistema que permite
transmitir a distancia por la línea telefónica escritos o gráficos (telecopia).
Método y aparato de transmisión y recepción de documentos mediante la
red telefónica conmutada que se basa en la conversión a impulsos de las

39. imágenes «leídas» por el emisor, impulsos que son traducidos en puntos -
formando imágenes- en el receptor.
DATOS DE TRANSMISIÓN
Todo documento q" se envíe por telefax debe estar precedido por una
hoja con los datos de transmisión.
Los datos de transición q se deben imprimir son los siguientes:
 Razon n social y logotipo, o uno de los dos.
 ciudad y país del remitente.
 numero del teléfono del remitente número de telefax del remitente.
 identificación del documento.
 fecha.
 numero de control de fax.
 datos del destinatario. nombre, cargo y empresa.
 numero del telefax del destinatario
 ciudad y país del destinatario.
 datos del remitente. nombre, cargo y empresa.
 asunto o mensaje cortó.
 numero de hojas transmitidas incluidas.
 firma del funcionario q" solicita la transmisión.
TABLA DE CONTENIDO

40. 1. INTRODUCCION
2. JUSTIFICACION DEL PROYECTO
3. ORTOGRAFIA
3.1. SIGNOS DE PUNTUACION
3.2 REGLAS ORTOGAFICAS
3.3 GRAMATICA
3.4. MORFOLOGIAS
3.5 SINTAXIS
4 REDACCION
4.1 NORMAS PARA UNA BUENA REDACCION
4.2 COHERENCIA
4.3 EL PARRAFO
4.4 COMO ESCRIBIR UN PARRAFO
5. DIGITACION
5.1. ERGONOMIA
5.2 RECONOCER EL TECLADO
5.3 ZONAS DEL TECLADO
5.4 TECNICAS PRACTICAS PARA APRENDER A DIGITAR
5.5 INTRANET
6 PRODUCCION DE DOCUMENTOS
6.1 CARTA COMERCIAL
6.2 ZONAS DE UNA CARTA
6.3 MEMORANDO

41. 6.4 NOTA INTERNA
6.5 CIRCULAR INTERNA Y EXTERNA
6.6 ACTA
6.7 CERTIFICADO Y CONSTANCIA
6.8 HOJA DE VIDA
6.9 INFORME ADMINISTRATIVO
6.10 SOBRES
6.11 FAX