Producto Final

PRODUCTO FINALPRODUCTO FINAL
El estudiante presentará la Gestión Documental de sus archivos para
sustentar de la siguiente manera:
• Gestión Documental del Archivo Físico: Por cada
materia integrada entregará las carpetas evidenciando
la aplicación de Gestión Documental con la FichaFicha
Técnica en cada carpetaTécnica en cada carpeta, el docente establecerá los
documentos que deberá archivar el estudiante.
• Gestión Documental del Archivo Digital: Por cada
materia integrada evidenciará mediante archivo
digital con su Ficha TécnicaFicha Técnica, creando o utilizando uncreando o utilizando un
sitio en la WEBsitio en la WEB, que éste concuerda con su archivo
físico.

1. CONCEPTUALIZACIÓN
DOCUMENTO
Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el
ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas,
jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de
información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos,
CD, videos, fotografías, etc.) en lenguaje natural o convencional.
Es el testimonio de una actividad del hombre fijado en un soporte

REGISTRO
Documento que presenta
resultados obtenidos o
proporciona evidencia
de Actividades
desempeñadas

LO PRINCIPAL
Garantizar:
 Fácil acceso a los registros
 Preservación adecuada
 (Orden - Ambiente)
 Verificables
 No manipulables
CONTROL DE LOS REGISTROS

PARÁMETROSPARÁMETROS
RESPONSABLE
DE ARCHIVAR
Persona asignada
para archivar . (Quién
los archiva?)
IDENTIFICACIÓN
Por tipo de registro /
área / proyecto /
servicio (Cómo los
archivo?)
RECUPERACIÓ
N
Quiénes tienen
acceso. Cuáles no
tienen acceso
(Quién los
consulta?)
CÓMO RECUPERAR
Alfabético /
cronológico / código /
consecutivo (Cómo
los consulto?)
ALMACENAMIENT
O
Sitio específico
donde se va a
guardar (Dónde los
archivo?)
TIPO DE
REGISTRO
Escrito, magnético,
óptico, etc. (Cómo los
registro?)
TIEMPO DE
RETENCIÓN
Archivo activo:
período/año / eventos
(Cuánto los archivo?)
Por tablas de
retención documental
DISPOSICIÓN
Qué hacer con el
documento después del
período de conservación.
CONTROLDELOSREGISTROSCONTROLDELOSREGISTROS

a. APROBAR
ANTES DE EMISIÓN
b. REVISAR, ACTUALIZAR
Y APROBAR CAMBIOS
c. IDENTIFICAR
CAMBIOS Y ESTADO
DE REVISIÓN
d. DISTRIBUIR
DOCUMENTOS A
INTERESADOS
f. IDENT. Y CONTROL DE
DOC EXTERNOS
g. PREVENIR USO DE
OBSOLETOS E
IDENTIFICARLOS

1. Quién1. Quién debe
aprobar los
documentos?
2. Cuándo2. Cuándo se deben
revisar y actualizar los
documentos?
aprobar las
modificaciones?
4. Cómo4. Cómo se identifica
la vigencia de los
documentos?
5. Cómo5. Cómo se identifican
los cambios en los
documentos?6. Quién6. Quién debe
tener los
documentos
vigentes?
7. Cuáles7. Cuáles son los
documentos
vigentes?
8. Cómo8. Cómo
hacemos legibles
los documentos?
9. Cómo9. Cómo se
identifican los
documentos?
10. Cómo10. Cómo se
identifican los
documentos externos?
tener los
documentos
externos vigentes?
12. Qué12. Qué debemos hacer
con los documentos
obsoletos?
13. Cómo13. Cómo se
identifican los
documentos
obsoletos?

2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICA2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICA
FormaciónFormación
1. Qué procedimientos y recursos asociados
deben aplicarse
2. Quién debe aplicarlos
3. Cuándo deben aplicarse a un proyecto,
proceso, producto o contrato específico.
ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
OBJETIVO: Identificar, agrupar y archivar documentos producidos por
las unidades de gestión aplicando tablas de organización y ordenar los
documentos con respecto a las series, subseries y tipos documentales,
establecidas para cada una de ellas, siguiendo la secuencia natural en la
que se realizó el tramite que los produjo, con el fin de recuperarlos de
una manera eficaz, eficiente y uniforme.
ALCANCE: Aplica para todas las unidades de gestión productoras de
documentos. Incluye todo el procedimiento de clasificación,
depuración, foliación, organización y almacenamiento de los
documentos las normas técnicas de archivo.

Definiciones a tener en cuenta
Archivo facilitativo: Son aquellos que adquieren importancia
como facilitadores de la gestión. Las oficinas podrán
otorgarle a estos documentos la disposición que mejor
responda a sus necesidades.
Archivo de apoyo: Corresponde a la normatividad legal vigente,
y que sirve de apoyo al desarrollo de las actividades propias
de la Unidad , que son los documentos obligatorios de
origen externo.

Definiciones a tener en cuenta
Clasificación Documental: identificar y establecer agrupaciones
documentales acorde con la estructura orgánico-funcional
de la unidad productora .
Depuración: destrucción organizada de documentos carentes de
valor. Ejemplo: copias, invitaciones, borradores de
documentos.
Eliminación de documentos: destrucción de documentos que
han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal,
contable y no tienen valor histórico.

FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTALFICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
•La ficha técnica se debe utilizar para cada archivo, físico y
digital
•Permite gestionar de manera óptima los documentos
•Ayuda a ubicar de manera rápida y exacta el documento físico
o digital
•Permite determinar el período de manejo del documento

FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES
PROYECTO INTEGRADOR
INSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CODIGO:
El estudiante deberá digitar el código del documento (este se puede
basar con algunas iniciales de la materia y un número que indique la
actividad)

Ejemplo: Micro-TAL-01, esto indica microeconomía, talleres primer
corte. Marcar documento en archivo físico y digital y como debe
aparecer en la ficha.

NOMBRE DEL
DOCUMENTO:
El estudiante deberá asignar un nombre al documento (estos se
archivan de acuerdo al nombre en un mismo lugar dentro de la
carpeta física y digital)

Ejemplo: Taller, Quiz, Parcial, Consulta WEB,
Consulta Bibliográfica, Recorte periódico,
etc.

CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.

FORMATO FICHA TECNICAFORMATO FICHA TECNICA
PROYECTO INTEGRADOR
FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Nombre
Estudiante:
Programa:

IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGAR
TIEMPO DE
RETENCIÓN
MEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL

PROYECTO INTEGRADOR

ALMACENAMIENTO:
El estudiante deberá indicar el lugar físico
de archivo de los documentos.

Ejempl
o:

Para archivo físico: archivador horizontal
(H), vertical (V), lateral (L).

Para archivo digital: 1. Nombre de la carpeta principal, 2. nombre subcarpeta, 3. ubicación del
documento (1. Archivo FUS 2011-1, 2. Microeconomía, 3. Quiz u otro)
El estudiante deberá indicar el tiempo de retención que debe mantener archivado el documento
(tiempo que debe conservar su documento en el archivo)
Ejemplo: 5 años (5A), 2 años (2A),
6 meses (6m) u otro.

El estudiante deberá indicar el medio en
que ha archivado el documento.

Ejemplo: si el documento está impreso (I), Digital (D), Digital en CD,
Digital en USB, Digital en PC. (DCD, DUSB, DPC)

ESTADO:
El estudiante deberá indicar el estado en
que conservará el archivo.

Marcar con una X si es:
Original, Copia, Digital.

CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.

PROYECTO INTEGRADOR
RECUPERACIÓN:
El estudiante deberá seleccionar marcando con una X el tipo de conservación
o clasificación de los documentos del archivo físico y / o digital.

Ejemplo: Cronológicamente (CR), Numéricamente (NUM),
Alfabéticamente (ALFA), Geográficamente (GEO), Asunto
(ASU).

DISPOSICIÓN:
El estudiante deberá seleccionar marcando con una X la
Tipología de Disposición de los documentos archivados.

Ejemplo: Conservación Total (CT),
Selección (SL), Eliminación (EL)

CADA CARPETA FISICA Y DIGITAL DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.

3. ORGANIZACIÓN FISICA3. ORGANIZACIÓN FISICA
1
2
3
A
INFORME DE GESTIÓN
PLAN DE DESARROLLO
RESOLUCIONES DE DECANATURA
DE ESTUDIANTES
DE MANEJO PRESUPUESTAL
DE PESONAL DOCENTE
2009
2010
2011
2012

ORGANIZACIÓN FISICA
Relación de Series y Subseries por Gaveta
ACTAS
COMITÉ DE ARCHIVO U.N.
COMITÉ DE ARCHIVO I.E.S.
ASESORÍAS
INTERNAS
EXTERNAS
INFORMES
DE GESTIÓN
INTERNOS
PROYECTOS DE ARCHIVO
CORRESPONDENCIA
INTERNA: Recibida, Enviada
EXTERNA: Recibida, Enviada

INVENTARIO DOCUMENTAL
Instrumento de recuperación de información que
describe de manera exacta y precisa las series o
asuntos de un fondo documental. Es el registro de la
documentación producida.
En las unidades de gestión se utiliza para la
transferencia al archivo central y eliminación de series
o tipos documentales según formatos de aplicación

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
(Ley General de Archivos 594/00)(Ley General de Archivos 594/00)
En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivos
de gestión al central y, finalmente, al histórico. Este proceso se realiza
teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad
que establezcan las TRD en cada entidad y de acuerdo con los
cronogramas establecidos por el archivo.

RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES
•Una carpeta debe contener de 80 – 120 folios.
•Utilizar para la organización de los archivos los insumos autorizados
(ganchos plásticos, carpetas no perforadas)
•Evitar el uso de máquinas perforadoras
•Se debe evitar subrayar, aplicar resaltador o cualquier otro tipo de
marca sobre el documento original
•Cuando el contenido de un oficio debe ser conocido por varios
destinatarios se recomienda elaborar un listado de estos destinos
anexándolo al documento que se conserva en la oficina
(Ley General de Archivos 594/00 )(Ley General de Archivos 594/00 )

•No humedecer las yemas de los dedos
•No comer, beber, ni fumar en lugares donde se consulten o exhiben
documentos
•No colocar los documentos en el piso
•Evitar el uso de cauchos para agrupar documentos
•No manipular los documentos más de lo necesario
•No se debe empastar ni legajar la documentación.

• No guardar documentación que llegue por fax si es
importante se debe sacar copia.
• No exponer los documentos a la luz.
• No usar cintas adhesivas, si el documento está rasgado.
• Evitar el contacto con todo tipo de material metálico
directamente sobre el papel, si es absolutamente necesario
hacerlo así:

4.4. Programa de Gestión Documental (PGD)Programa de Gestión Documental (PGD)

a. Producción documental
• Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de
formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones
propias de cada entidad o dependencia.
• Define formatos y medios de producción.
• Define soportes de almacenamiento (físicos y electrónicos).
• Se encarga de la normalización de la producción documental.

b. Recepción de documentos
Operaciones de verificación y control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica.
Actividades:
Identificación de medios: mensajería, fax, correo tradicional,
correo electrónico, página web, otros.
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (sello, reloj radicador): radicación y registro

c. Distribución de documentos
Actividades tendentes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.
Actividades:
Distribución de documentos externos/ internos
Envío y distribución de documentos a destinatarios

d. Trámite de documentos
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa.
Se deben considerar los tiempos máximos establecidos para el trámite
oportuno de las comunicaciones.
ACTIVIDADES:
Recepción de solicitud o trámite
Preparación y envío de respuesta

e. Organización de documentos
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los
documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos
ACTIVIDADES:
Clasificación documental (fondo, sección, subsección, etc)
Ordenación documental (ubicación y ordenación en series)
Descripción documental
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Descripción
1.Área de identificación
2.Área de contexto
3.Área de contenido y estructura
4.Área de condiciones de acceso y uso
5.Área de documentación asociada
6.Área de notas
7.Área de control de la descripción.

f. Consulta de documentos
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin
de conocer la información que contienen.
ACTIVIDADES:
1. Formulación de la consulta
2. Estrategia de búsqueda
3. Respuesta a consulta

g. Conservación de documentos
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos de una institución, como parte
integral de los procesos archivísticos
ACTIVIDADES:
Protección de los documentos
Suministro de equipos de archivo y sistemas de almacenamiento
de información
Implantación de un Sistema Integrado de Conservación

h. Ciclo de vida de documentos

i. Disposición final de documentos
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con
miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación
conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental
y/o Tablas de Valoración Documental.
ACTIVIDADES:
Conservación total (valor permanente, archivo histórico, etc).
Selección documental (selección para conservación total)
Digitalización/ microfilmación
Destrucción de la documentación (acta expurgo)

5. REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTION5. REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTALDOCUMENTAL
Esquema general de requisitos
Explicación de requisitos por etapas de gestión

Requisitos de un SGD por etapas

a. Captura e importación
Obtención de documentos
Elementos del proceso:
Capturadoras (p.ej. HotFolder, HotOffice, HotMailbox,…)
Importación masiva
Formatos soportados
Digitalización (escáneres, conexión, ...)
OCR/ ICR:
OCR básico: reconocimiento textos
Tratamiento de imagen y marcas
Procesamiento de formularios (Kofax, Readsoft Forms,…)
ICR avanzado (reconocimiento no estructurado)
Agregación de contenidos (importación Bases de Datos)

b. Indexación, clasificación y organización
Metadatos, tipologías y árbol de carpetas
Metadatos automáticos
Indexación de metadatos (manual)
Diccionarios y tesauros
Clasificación de documentos:
Tipologías
Ubicación de documentos
Carpetas y subcarpetas

c. Consultas y presentación
Navegación por carpetas o tipos
Búsquedas:
Sencillas
Avanzadas (en metadatos o en ficheros)
Visualización de documentos
Frontend (navegador, escritorio, móvil, …)
Sitios web (vistas)
Visualizadores on-line
Descarga
Ficha de contenidos
Impresión

d. Gestión y distribución
Trabajo con los contenidos
Gestión de usuarios, roles y organizaciones
Entradas/ salidas (control de existencia)
Gestión de versiones y bloqueos
Gestión de expedientes (carpetas estructuradas)
Envío, notificación, listados, volcados, …
Exportación masiva
Workflow/ procesos de negocio
Gestión de otros contenidos (formularios, págs. web,…)
Estadísticas e Informes (reporting)

e. Personalización y colaboración
Preferencias personales:
Diseño gráfico
Configuraciones de listados, pantallas, etc.
Configuración de menús
Localización e idiomas:
Idioma de la interfaz
Traducción de los contenidos
Moneda, formatos, etc.
Suscripción a contenidos:
“Mis documentos”
“Mis novedades”
Guardar búsquedas (“Mis búsquedas”)
“Mis tareas”
Colaboración empresarial: redes sociales corporativas

f. Seguridad, control y autenticidad
Seguridad del acceso y los contenidos
Autenticación (login)
Firmas digitales (servidor vs. cliente)
Protección del tráfico de datos (SSL, firewall, …)
Protección de ficheros (encriptación, permisos, …)
Permisos de acceso y acción
Gestión de “records” o evidencias
Bloqueos temporales
Cierres
Cierres especiales (certificados)
Retención y disposición. Destrucción de records
Niveles de seguridad
Auditoría de accesos y acciones

g. Almacenamiento y conservación
Aseguramiento del acceso y los contenidos a largo plazo Elementos
del proceso:
Copias de seguridad (política de backups)
Encriptación de datos
Arquitectura de sistemas
Hardware de almacenamiento
Formatos estándar de larga duración (p.ej. PDF/A, ISO19005)

6. COMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE6. COMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE
GESTION DOCUMENTALGESTION DOCUMENTAL
a. Perfil de organizaciones interesadas
b. Subsectores sensibles
c. Planificación de un proyecto de gestión documental
d. Ejemplo de un ruta de toma de datos

a. Perfil de los clientes
interesados
* Organización mediana-grande (entre 25-500 empleados).
* Varias sedes/ oficinas.
* Uso intensivo del papel (p.ej. expedientes, facturas, registros,etc.)
* Presencia de “islas” de información (necesidad de integración)
* Necesidad de gestionar información y conocimiento para ser competitiva.
* Posibilidad de automatizar procesos (disponibilidad de ISO)
* Manejo de datos críticos (reducción de errores, trazabilidad, etc.)
* Legislación aplicable (protección de datos, confidencialidad, seguridad de
información, plazos de conservación, etc.)
* Disponibilidad de sistemas de gestión empresarial anteriores (ERPs, CRMs,
etc.)

b. Subsectores más sensibles
Inmobiliarias, constructoras, ....
Fabricantes de equipos, tecnología, …
Transporte, logística, ….
Distribución (alimentación, componentes, …)
Centros de salud, hospitales, mútuas (EPS), …
Seguros, finanzas, bancos, …
Servicios especializados, centros I+D, …
Consultoras, asesorías, ….
Administraciones públicas (e-Administración)

c. Implantación de productos
Se recomienda análisis y consultoría documental previa:
1.Revisión de la licencia/ selección productos
2.Análisis y toma de datos
3.Instalación
4.Parametrización y diseño
5.Desarrollos a medida (opcional, mín.)
6.Puesta en marcha (carga, conexiones y validación)
7.Documentación y formación

d. Ruta de toma de datos01 SITIOS WEB, PESTAÑAS Y ENTRADAS
Número de sitios e identificación de los mismos
Configuración acceso a sitios (formulario)
Tipo de acceso a Abox (subdominio vs. URL)
Definir pestañas (grupos de menús, entradas después)
02 USUARIOS
Tipos de usuarios
Grupos de usuarios
Forma autenticación (login)
03 ORGANIZACIONES
Tipos de organizaciones
Grupos de organizaciones
04 ROLES Y PERMISOS
Roles principales
Preconfiguración de permisos a roles principales
05 TIPOS, ESQUEMAS Y METADATOS
Esquemas de metadatos x entidad
Campos de metadatos x esquema
Propiedades de cada campo
Listas maestras
06 CARPETAS Y EXPLORACIÓN
Estructura inicial del repositorio
Bandejas de entrada?
Carpetas personales?
07 TIPOS DOCUMENTALES Y DOCUMENTOS
Jerarquía y estructura inicial de tipos
Tiene versiones?
Tiene relaciones?
Restricción de acciones?
08 REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA
Tiene registro de entrada y salida?
Requisitos de generación de códigos
Tiene impresión de etiquetas?
Tiene importador de anexos?
09 TIPOS EXPEDIENTE Y EXPEDIENTES
Tiene expedientes?
Tipos de expediente iniciales (estructura)
Tiene relaciones?
Restricción de acciones?
10 DICCIONARIO
Tiene diccionario?
Existe un tesauro en la organización para importar?
11 BÚSQUEDAS DE CONTENIDOS
Campos buscables
Ocultación de campos
Tipo visualización resultados contenidos no accesibles?
Búsqueda en anexos habilitada?
12 PROTECCIÓN DE CONTENIDOS
Tiene records?
Tiene cierres de carpetas y expedientes?
Tipos documentales a proteger
13 FORMULARIOS
Tiene formularios?
Diseño de formularios iniciales y plantillas
14 WORKFLOW Y TAREAS PENDIENTES
Tiene workflow editable?
Tiene tareas pendientes?
Definición y diseño de workflows iniciales

d. Ruta de toma de datos
15 MENÚ PERSONAL
Tiene suscripción a contenidos (autor vs. suscriptor)?
Configuración del menú personal
Tiene Mis búsquedas?
16 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Requiere emisión de facturas?
Requiere recepción de facturas? Formato facturae?
Requiere eFactura homologada 2.0?
17 INTEGRACIONES BÁSICAS
Preparación de accesos directos
Configuración del single sign-on (LDAP)
Requiere acceso a webservices?
18 DATOS PARA LA INSTALACIÓN
Características servidor
Almacenamiento de ficheros (servidor vs. NAS)?
Instalación en DMZ? Abox accesible desde capturadoras?
Aspectos de seguridad y política de backups?
Escáneres (capacidad, prestaciones, software,…)
PCs y dispositivos móviles? (navegador, sist. operativo,…)
Acceso a sistemas para mantenimiento?
19 DATOS PARA LA PARAMETRIZACIÓN
A CONFIGURACIÓN DE LA PLATAFORMA
Datos del cliente
Datos de la instalación + comunicaciones
Generador de códigos x entidad
Formularios de parametrización
B LOCALIZACIÓN E IDIOMAS
Definir idioma por defecto de Abox
Seleccionar o definir idiomas disponibles
Localización de términos de la interfaz (si procede)
Tiene contenidos traducibles?
C PERSONALIZACIÓN DEL DISEÑO
Logotipos y estilos x sitio
Imágenes de cabecera y fondos x sitio
Plantillas de mail + notificaciones
D CARGAS DE DATOS INICIALES
Manuales
Definición y carga de menús x sitios
Tipos x entidad
Metadatos
Ajuste fino de permisos x roles
Exportación/ importación
Preparación de plantillas para importación del cliente
Importación de usuarios
Importación de organizaciones
Importación de carpetas
Importación de expedientes
Importación de documentos
Importación inicial de palabras clave
20 DISPOSITIVOS DE CAPTURA
Dispone de captura externa?
Dispone de HotOffice?
Dispone de HotPrinter?
Configuración HotMailbox
Configuración HotFolder
Configuración HotScan
Tiene OCR/ ICR externo? Cuál?
Para cada aspecto:
1) Si están disponibles/ contratados?
2) Si se necesitan?
3) Cuáles son, si procede?
4) Si son gestionables por el cliente final?
5) Si aplican restricciones? Cuáles?

Producto Final

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