Procesos de archivo

FUNDACIÓN PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR SAN MATEO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES
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Teléfono: (571) 3309999 Bogotá D.C. Colombia.
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PROYECTO INTEGRADOR
Procesos en Técnicas de Archivo y Organización Documental
SEGUNDO SEMESTRE - PE, EH y CyC
PERTINENCIA
El proyecto integrador es una modalidad en la metodología de trabajo por proyectos, que
consiste en la elaboración de un producto de manera constante para entrega al final del
periodo académico, permite articular el trabajo de cada asignatura integrada y evidenciar
el desarrollo de competencias por parte de los estudiantes en la temática a desarrollar.
Para estudiantes de segundo semestre de los programas Procesos Empresariales, 13. P.E.
Entidades Hospitalarias, 16. EH y Contabilidad y Costos, 12. CyC, el proyecto gira en torno
al desarrollo de la competencia: Procesos en Técnicas de Archivo y Organización
Documental
En segundo semestre las asignaturas que desde lo específico aportan al desarrollo de esta
competencia y de cuales se reconfirmara posteriormente son:
 12. CyC: Documentación y Archivo, Principios de Administración, Microeconomía,
Contabilidad II.
 3. P.E: Documentación y Archivo, Teoría Organizacional, Microeconomía y
Contabilidad II.
 16. EH: Documentación y Archivo, Teoría Organizacional, Microeconomía y
Legislación en Salud y Seguridad Social.

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OBJETIVO GENERAL
Orientar al estudiante a identificar y aplicar las técnicas de archivo y la gestión de los
documentos en un archivo, tanto físico como digital, mediante la realización de talleres
que le permitan implementar las técnicas y la correcta gestión de los documentos que lo
componen para que adquiera las competencias necesarias de organización y manejo
correcto de la información en su quehacer personal y profesional.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Identificar las técnicas de archivística legalmente establecidas.
 Reconocer los procesos para la gestión de documentos en el archivo físico y digital.
 Impartir metodologías de manejo correcto de los documentos físicos y digitales aplicando
técnicas de archivo.
 Aplicar metodologías de organización de documentos físicos y digitales para su gestión.
PRODUCTO
Para estudiantes de segundo semestre de se define como producto final un SITE y el
archivo físico que organice los documentos emanados de su actividad académica
realizados durante el semestre por los estudiantes evidenciando la aplicación de técnicas
de archivo y la metodología mediante ficha de gestión de los documentos en las
asignaturas integradas utilizando los medios adecuados.
Tipos de trabajos considerados: Escritos, tutoriales, presentaciones de diapositivas,
fotografías, documentos en ofimática, documentos manuscritos, etc.
Como conclusión del desarrollo del proyecto, el estudiante debe poder dar respuesta a la
pregunta orientadora que es:
¿Cómo debo dar manejo a la información escrita y digital para que sea útil y de fácil
acceso por cualquier persona autorizada para su consulta y / o utilización?

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La respuesta a esta pregunta surge como resultado de la aplicación de un test de métodos
de comunicación para transmitir información por parte de los estudiantes.
Producto / Tarea Pregunta orientadora / Problema
Web Site y archivo físico ¿Cómo debo dar manejo a la información escrita y
digital para que sea útil y de fácil acceso por
cualquier persona autorizada para su consulta y / o
utilización?
APORTE DE CADA UNA DE LAS ASIGNATURAS
ASIGNATURA APORTES ASIGNATURA PRODUCTO
SOFTWARE
REQUERIDO
Contabilidad II
(P.E. y CyC)
Talleres de técnicas de archivo de
información contable y su gestión
documental.
Escritos, Lecturas, Consultas,
Talleres.
Archivo físico y
digital en SITE de
manejo de la
información para
su recuperación,
consulta o
tratamiento.
(otros definidos
por el docente -
estudiantes)
Ofimática
Navegador
Internet
Microeconomía
(Todos)
información económica de
aplicación a la materia y su
gestión documental.
Talleres.
Archivo físico y
digital en SITE de
manejo de la
información para
su recuperación,
consulta o
tratamiento.
(otros definidos
por el docente -
estudiantes)
Ofimática
Navegador
Internet

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Principios de
Administración
(CyC)
Teoría
Organizacional
(P.E. y E.H.)
información administrativa en la
empresa y su gestión documental.
Talleres.
Archivo físico y
digital en SITE de
manejo de la
información para
su recuperación,
consulta o
tratamiento.
(otros definidos
por el docente -
estudiantes)
Ofimática
Navegador
Internet
Legislación en
Salud y
Seguridad Social
(E.H.)
información legal y su gestión
documental.
Talleres.
Archivo físico y
digital en SITE de
manejo de la
información para
su recuperación,
consulta o
tratamiento.
(otros definidos
por el docente -
estudiantes)
Ofimática
Navegador
Internet
Documentación
y Archivo
(Todos)
Presentación del proyecto
Justificación, objetivos,
metodología, producto final
Impartir temática y realizar
actividades de aplicación de
técnicas de archivo y de
organización de documentos
Manejo de las herramientas
informáticas y de internet para
elaborar el sitio web.
● Elaboración y organización
de SITE para realizar
Archivo digital en
la web SITE y
físico
Trabajos escritos
Ensayos
Paneles
Exposiciones
(otros definidos
por el docente -
estudiantes)
Navegador
internet
Ofimática

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archivo digital.
● Subir formatos para
transmitir información
● Aplicar talleres de
aplicación de técnicas de
archivo y guiar la
aplicación de la Ficha de
gestión de documentos
TEMÁTICA Y TIEMPOS
 Semana 3 a 4: Presentación proyecto y producto final, Temática conceptualización,
fines e importancia, clases de archivos, Tipología de los archivos, organización del
archivo administrativo, Talleres y prácticas, Avances del proyecto.
 Semana 5 a 7: Sistemas de archivos, Transferencia y eliminación de archivos,
Talleres y prácticas. Avances del proyecto.
 Semana 8 a 9: Registro de documentos, control de los registros, control de los
documentos, Talleres y prácticas, Avances del proyecto.
 Semana 10 a 12: Archivos y ficha técnica, organización física y digital, inventario y
transferencia documental, Talleres y prácticas, Avances del proyecto.
 Semana 13 a 14: Programa de gestión documental, requisitos de un sistema de
gestión documental, Implementación de un SGD, Talleres y prácticas, Avances del
proyecto.
 Semana 15: Revisión y asesoría estado del producto final.
 Semana 16: Presentación y sustentación del Producto Final. Para la evaluación del
proyecto se definen criterios para:
o el contenido,
o la dinámica de trabajo en grupo y
o la sustentación del proyecto.
En los tres casos la escala de evaluación definida tiene tres niveles:

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 Excelente con una valoración numérica entre 4-5,
 Bueno con una valoración numérica entre 3-4 y
 Deficiente con una valoración numérica entre 2-3.
PARÁMETROS DE PRESENTACIÓN
Integrantes: tres (03) estudiantes por cada grupo de trabajo. La organización será de
manera autónoma por parte de los estudiantes pero bajo la aprobación de los docentes.
Estructura web SITE:
1. Presentación personal y datos de contacto (e-mail) de los estudiantes.
2. Resumen presentación proyecto (por el grupo)
3. Índice de contenidos.
4. Evidencia actividades realizadas (presentaciones, videos, documentos, etc.)
5. Conclusiones (respuesta a la pregunta orientadora)
6. Glosario técnico
7. Vínculos en la web de temas relacionados.
CRITERIOS DE EVALUACION
CONTENIDOS:
DEFICIENTE BUENO EXCELENTE
 NO contiene todos los
elementos solicitados.
 Productos incompletos.
 NO evidencia archivo
digital y / o físicos de
respaldo a su trabajo.
 El SITE NO muestra una
organización.
 Diseño del SITE poco
llamativo, NO se facilita la
lectura y navegación.
 Contiene parcialmente los
 Productos parcialmente
completos.
 Evidencia parcialmente
archivos digitales y físicos
de respaldo a su trabajo.
 El sitio NO muestra una
organización lógica.
 Diseño poco llamativo, NO
se facilita la lectura y
navegación.
 Contiene todos los
 Sitio estructurado de una
manera lógica.
 Evidencia todos los archivos
digitales y físicos de
respaldo a su trabajo.
 El grupo aporta elementos
adicionales (hipervínculos,
imágenes, referencias, etc.)
 El diseño del SITE es
agradable, creativo, se
facilita la lectura y
navegación.

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Nota (Entre 2 - 3):__________ Nota (Entre 3 - 4):_________ Nota (Entre 4 - 5):__________
TRABAJO EN
GRUPO:
 NO se muestra trabajo en
grupo.
 Trabajo recargado en
algunos de los miembros.
 Solo algunos integrantes
tienen dominio de los
temas.
 Trabajo en grupo
mediante la distribución
de tareas.
 No se muestra trabajo
colaborativo entre los
integrantes.
 Cada integrante domina
solo una parte del tema.
 Se muestra trabajo
colaborativo entre los
integrantes del grupo.
 Todos los integrantes
muestran dominio de todos
los temas.
 Todos los miembros del
grupo realizaron aportes en
todos los temas.
PRESENTACIÓN:
 Todos o la mayoría de los
integrantes NO tienen
dominio de los temas.
 Todos o la mayoría de los
miembros NO expresan las
ideas con claridad.
 NO se muestra
organización en la
presentación del proyecto.
 La mayoría de los
integrantes tienen
dominio del tema.
 La mayoría de los
integrantes se expresan
con claridad sobre el
trabajo realizado.
 El proyecto es presentado
haciendo énfasis solo en
algunos temas.
 Todos los integrantes
muestras dominio del tema.
 Todos los integrantes se
expresan con claridad sobre
el trabajo realizado.
 El proyecto es presentado
con claridad, de manera
resumida y haciendo
énfasis en los aspectos mas
importantes (involucrando
todos los temas).
 Presentación formal de
todos los integrantes.
Notas Parciales: El docente evaluará dentro de los 10% el avance del proyecto integrador
otorgando valoración en su avance y estado.
Nota Examen Final: Contenidos + Trabajo en grupo + Presentación dividido en tres (03)
IMPORTANTE: La nota final será registrada en la plantilla de CHECK LIST (para entrega a
Decanatura) y registrada por los docentes en ACADEMUSOFT como el 20% (examen final).
Bogotá D.C., v.122.2

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