Propuesta final

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE EMPRESA
RECINTO DE SAN GERMÁN
Sistema de Oficina Virtual
Trabajo Investigativo como requisito del Curso BADM 5060
Sistema de Información Gerencial que ofrece el
Profesor Luis M. Zornosa por internet, sección 9284.
Luis E. Mercado Cintrón
E00-46-6085
22 de enero de 2015

1
Contenido
Introducción .............................................................................................................................................4
Antecedentes ...........................................................................................................................................4
Justificación ..............................................................................................................................................5
Objetivos....................................................................................................................................................5
Marco conceptual o teórico.................................................................................................................6
Definición de Sistema Oficina Virtual .............................................................................................8
Recursos ....................................................................................................................................................9
Computadora .......................................................................................................................................9
Equipos multifuncional .....................................................................................................................9
Comodidad............................................................................................................................................9
Internet y Conferencias ...................................................................................................................9
Software.................................................................................................................................................9
Beneficios ................................................................................................................................................10
Ventajas...............................................................................................................................................10
Menor costo de instalación .......................................................................................................10
Menor costo de equipo...............................................................................................................10
Red de comunicación ..................................................................................................................11
Menos interrupciones del trabajo...........................................................................................11
Contribución social.......................................................................................................................11
Eficiencia y productividad..........................................................................................................11
Desventajas........................................................................................................................................12
Temor a la pérdida del trabajo ...............................................................................................12
Decaimiento en el ánimo...........................................................................................................12
Sensación de aislamiento o Falta de interacción............................................................12
Tensión familiar.............................................................................................................................12
Finanzas ...........................................................................................................................................12
Característica de la Oficina Virtual ................................................................................................13
Los servicios de recepción ............................................................................................................13
Servicios telefónicos y de correo................................................................................................14

2
Elegantes y cómodas salas de conferencias..........................................................................14
Dirección de la empresa ................................................................................................................14
Estacionamientos .............................................................................................................................14
Ciclo de vida...........................................................................................................................................14
Costos de la implementación de un Sistema Oficina Virtual...............................................15
La revista Entrepreneur.................................................................................................................15
Oficina Virtual Plan Básico ........................................................................................................16
Oficina Virtual Estándar .............................................................................................................16
Oficina Virtual Plus.......................................................................................................................16
Regus ....................................................................................................................................................16
Tecnologías relacionadas con el desarrollo ................................................................................16
Redes ....................................................................................................................................................17
Internet................................................................................................................................................17
Intranet................................................................................................................................................17
Internet............................................................................................................................................17
Intranet............................................................................................................................................17
Telecomunicaciones.........................................................................................................................17
Uso de Modem...............................................................................................................................17
Fibra Óptica ........................................................................................................................................18
Multimedia...........................................................................................................................................18
Texto .................................................................................................................................................18
Gráficos ............................................................................................................................................18
Imágenes.........................................................................................................................................18
Animación........................................................................................................................................18
Video .................................................................................................................................................18
Sonido...............................................................................................................................................18
Bases de Datos..................................................................................................................................18
Tecnologías relacionadas con la aplicación ................................................................................19
Mercadeo Virtual...............................................................................................................................19
Banca Virtual......................................................................................................................................19
Universidad Virtual ..........................................................................................................................19

3
Integrantes del comité.......................................................................................................................19
Director de la implantación de la Oficina Virtual..................................................................20
Directores de los Departamentos implicados........................................................................20
Representantes del Departamento de Personal y Relaciones Humanas.....................20
Representantes de los Departamentos Financieros y Contables...................................20
Representantes de la Informática y Comunicaciones ........................................................20
Cuestiones Legales ..............................................................................................................................20
Contrato de trabajo.........................................................................................................................21
Salario...................................................................................................................................................21
Seguridad de Información ............................................................................................................21
Conclusión...............................................................................................................................................21
Bibliografía..............................................................................................................................................23

4
Introducción
Este trabajo investigativo provee el uso y la integración de redes, software y
aparatos electrónicos con el fin de mejorar la calidad de vida de las personas
dentro de un ambiente ya sea de laboral o personal.
Dado el actual crecimiento y desarrollo de la Tecnología de la Información y
Comunicaciones (TIC) surge la necesidad de que dicha dirección tenga un
Sistema de Información Gerencial y con la evolución del mismo provea un
Sistema Virtual y este abarque el área de Oficina Virtual.
La elaboración de este trabajo investigativo consiste en el entendimiento y la
importancia de los procesos integrados, específicamente en el proceso de la
implementación en empresas multinacionales, mediadas y pequeñas.
Esta investigación aportará conocimientos relevantes en cuanto a las
herramientas y técnicas a utilizar sirviendo de base la elección para un
Sistema de Oficina Virtual.
Antecedentes
Hago referencias de los siguientes tópicos utilizando, entre ellos, el texto
del curso “Management Information Systems”, Kenneth C. Laudon & Jane P.
Laudon, 12e, 2012 y diferentes páginas de internet que se presentaran
mientras vaya desarrollando la investigación.

5
Justificación
El empleo efectivo de esta investigación permitirá entender la importancia
que contribuye a la empresa multinacional, mediadas y pequeñas el éxito de
la organización, tomando en consideración los Sistema de Información
Gerencial. Presentando un enfoque en la manera de motivar al empleado en
su área de trabajo.
“La implementación de un modelo de Sistema de Información
Gerencial, permite tomar decisiones acertadas y oportunas encaminadas al
desarrollo de procesos y sistemas a los fines de satisfacer los requerimientos
de aprovisionamiento, desarrollo, mantenimiento y control del personal y
clientes” (Gálvez, 2012)
Objetivos
La implementación de un sistema de Oficina virtual ha hecho innecesario que
el trabajo de oficina se realice en una oficina tradicional. En vez de ello, el
trabajo de oficina puede efectuarse en cualquier lugar de forma no
presencial en tanto el sitio de trabajo este en comunicación con uno o más
de los sitios fijos de la empresa por medio de algún tipo de red electrónica.
Por lo expresado anteriormente presento las siguientes alternativas:
definición, recursos, beneficios, ventajas, desventajas, características,
costos, tecnología, Integrantes del comité y cuestiones legales aplicables

6
para la implementación o desarrollo de una oficina virtual para las empresas
multinacionales, mediadas y pequeñas o persona que lo desee.
Marco conceptual o teórico
Esta investigación lo desarrollo utilizando la metodología descriptiva y el
análisis de los procesos relacionado a la aceptación de un Sistema de Oficina
Virtual. Con los avances que ofrece la tecnología de la Información y la
evolución constante que surge en los sistemas de Información ha permitido
especialmente a las empresas multinacionales, medianas y pequeñas jugar
un papel importante en relación al estado de las telecomunicaciones. Dicho
sistema consiste en una variedad de tecnología por el cual se debe de usar
en forma adecuada para el éxito de la empresa.
Dicho avance tecnológico inicia con la creación del teléfono para el año
1876, (ver gráfica “Evolución del teléfono”) estos avances dio paso a la
transformación de muchos conceptos tradicionales. Uno de ellos es el
concepto de Oficina Virtual.

8
(Ramirez)
Definición de Sistema Oficina Virtual
En la página de Wikipedia define Oficina Virtual como:
“Espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a
las de una oficina, es decir, un lugar donde se desarrollan tareas
profesionales con el fin de prestar servicios a los clientes en ámbitos
administrativos, legales, jurídicos, etc.”
También es definido como;

9
“Servicio de oficina compartida, que permite a empresas extranjeras o
a personas que trabajan desde casa, disponer de un domicilio comercial
permanente, en un determinado país. “ (1)
Recursos
Para establecer una oficina virtual es necesario, tener lo siguiente;
Computadora – El tipo de computadora y sus especificaciones
dependerá totalmente de la función que realizara para la empresa.
Equipos multifuncional – El termino multifuncional es una máquina
que brinda dos o más funciones en un mismo equipo. La capacidad
del equipo dependerá del volumen de impresión y copiado que se
realizaran.
Comodidad – Aunque suene raro. Consiste en el espacio que se
seleccione para establecer la oficina virtual. Este espacio puede ser
cómodo y decorado a gusto. El entorno de trabajo debe estimular y
motivar al empleado.
Internet y Conferencias – Para el empleado de la Oficina Virtual
comunicarse con los clientes a nivel local o a larga distancia es
necesario el servicio de telefonía y conferencia a través de la red.
Software – Estos son algunos de los programas que se utilizan en
oficina virtual. Windows xp o superior, Skype, Yahoo Messenger, Lycos
Phone, Microsoft Share Point, Sky Drive, Documentum, Google

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Documents, Intellipedia, Oracle, Access, FoxPro, Paradox, Dbase,
Microsoft Office Live, Antivirus. Otra opción es un pequeño software
de contabilidad de negocios como; Quicken o Quick Books. Los
servicios de pago por línea se puede utilizar PayPal, 2Checkout.com o
Google Checkout.
Beneficios
La Oficina Virtual ofrece muchas ventajas para los propietarios de empresas
multinacionales, medianas y pequeñas en alcanzar el éxito de su negocio,
sin tener las comodidades de una oficina a gran escala.
El empresario puede ahorrar miles de dólares al año, con servicios tales
como reuniones en línea, fax electrónicos y las opciones de conferencias.
Ventajas
Menor costo de instalación - La empresa no tiene que contar con
una oficina con tanto espacio, ya que algunos trabajadores están en
otro lugar que no es la oficina principal. Esto permite reducir el costo
de renta y expansión de una oficina común.
Menor costo de equipo – En lugar de proporcionar equipo de oficina
a cada trabajador en las empresas, este puede compartir gran parte
del equipo de manera similar y sus recursos a quienes están
realizando su trabajo a distancia.

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Red de comunicación – Debido a la necesidad de mantenerse
informados y recibir instrucciones, las empresas están concediendo
mayor atención a contar con una red de comunicación, dando lugar al
desarrollo de mejores sistemas de comunicación entre los
trabajadores.
Menos interrupciones del trabajo – Cuando las condiciones
climatológicas atacan, me refiero a las tormentas, lluvia, inundaciones
u otros inconvenientes, incluyendo las enfermedades, impide a los
trabajadores desplazarse al lugar de trabajo, la oficina virtual hace
factible continuar con las actividades de trabajo, tanto por parte del
individuo como de la empresa.
Contribución social – Permite a las empresas contratar trabajadores
que de otra forma carecerían de oportunidades laborales, tratándose
de personas discapacitados, ancianos o padres de familia que pueden
trabajar desde su hogar. Como también trabajadores de alto valor
ubicados geográficamente lejos de las oficinas de la empresa.
Eficiencia y productividad – Significa que las tareas se terminan
más rápido y más eficientemente. Esto se traduce en una mayor
productividad. Desde el punto de vista empresarial ya que una mayor
productividad se traduce en mejores ventas, servicios o fabricación.

12
La implementación de una Oficina Virtual puede ayudar a ahorrar dinero a
las empresas multinacionales, medianas y pequeñas y a la persona
independiente interesada.
Desventajas
Existen varias desventajas para las empresas multinacionales, medianas
y pequeñas que utilizan oficina virtual en algunas o todas sus
operaciones. Igualmente existen para los empleados, consultores o
empresarios independientes. Estas son:
Temor a la pérdida del trabajo
Decaimiento en el ánimo
Sensación de aislamiento o Falta de interacción – Al no tener
un contacto físico con el resto de los trabajadores de la empresa,
pierden la sensación de ser parte de un equipo de trabajo. Puede
causar un gran problema, especialmente en los proyectos que
requieren de ideas o aportaciones de varios miembros de un equipo
de proyectos.
Tensión familiar
Finanzas – Es discutible si la tecnología es o no una desventaja o
una ventaja.

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“De acuerdo con Small Business Bible, ésta puede aumentar los
ingresos y beneficios a través de una mayor eficiencia, la
productividad y el horario limitado del hombre. Sin embargo,
una empresa puede perder estos ingresos y beneficios,
simplemente porque tiene que soportar y actualizar toda la
tecnología que utilizan. Por ejemplo, una empresa puede reducir
el número de horas de los empleados de oficina con un punado
de programas de software, pero luego tendrá que pagar
honorarios de los consultores de tecnología para la instalación y
capacitación acerca de cómo utilizar los programas.”
(Thibodeaux)
Todas estas desventajas tienen relación con aspectos motivacionales y
psicológicos. Representa una importante posibilidad de mejorar la
productividad en las oficinas y de reducir el costo operacional.
Característica de la Oficina Virtual
Los atributos claves de una de estas características consiste en:
Los servicios de recepción – Una de las cosas muy importante
en una oficina es proveer un servicio de recepción. Clientes
potenciales que deseen informarse acerca del negocio necesita
saber lo que ofrece en servicios.

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Servicios telefónicos y de correo – Asegurarse de no perder
ninguna llamada de los clientes y clasificar los servicios para el
correo de las necesidades del negocio.
Elegantes y cómodas salas de conferencias - Están deben
ser muy presentable para los clientes de negocios.
Dirección de la empresa – Tener una dirección de la empresa
es muy importante ya que da un toque profesional al negocio.
Estacionamientos – Como algunos clientes lo pueden visitar,
debe proveer un buen lugar para estacionar sus vehículos.
“Las oficinas virtuales suelen tener estacionamientos para
que los clientes se libren de preocupaciones cuando tienen que
estaciones sus vehículos a las citas.” (2)
Este sistema de Oficina virtual provee muchas características positivas y
favorables para el negocio.
Ciclo de vida
“El ciclo de vida de una Oficina Virtual consiste en varias fases donde
le permita desarrollar la identificación de la oportunidad de negocio, la
formación de la Oficina Virtual, la fase de diseño, la fase de operación y la
fase de disolución o reconfiguración.” (V Congreso de Ingeniería de Organización
Valladolid-Burgos, 4-5 Septiembre 2003)

15
Las empresas multinacionales, medianas y pequeñas que desee implementar
o participar en Sistema Virtual debe autoevaluarse y descubrir lo que mejor
saben hacer, en otras palabras cuáles son sus actividades básicas, centrales
o fundamentales (Core Business) en donde son, y deben ser, las mejores.
Una vez que la empresa conoce dichas competencias, debe comenzar un
proceso de concentración que le permita llegar a un grado de excelencia en
su realización o ejecución.
Costos de la implementación de un Sistema Oficina Virtual
Como podemos visualizar en lo expresado anteriormente y entendiendo todo
lo que conlleva la implementación de un Sistema de Oficina Virtual. Hoy día
existen compañías que se dedican a proveer servicios como Oficina Virtual
en diferentes parte del mundo. Reduciendo los costos grandemente.
Hay empresas que ofrecen diferentes servicios a precios módicos. “No estoy
brindando propaganda a favor de ninguna empresa de Sistema Virtual. De
lo contrario estoy presentando una idea de los precios que fluctúan en el
mercado.”
Como ejemplo, presentaré dos compañías que ofrecen los servicios
La revista Entrepreneur – en su página www.soyentrepreneur.com
presenta tres esquemas a un costo variado. Lo clasifica de la siguiente
forma:

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Oficina Virtual Plan Básico
Ofrece beneficios básicos, tales como la elección de la
dirección comercial ubicada alrededor del mundo. Manejar
el correo de voz y las correspondencias a un precio
módico.
Oficina Virtual Estándar
Se le añade más servicios al beneficio anterior a otro precio
Oficina Virtual Plus
Se le añade más servicios al beneficio anterior a otro precio
Regus – En su pagina http://www.regus.pr/products/virtual-
offices/virtual-office-bundles.aspx. Ofrece diferentes paquetes de
servicios, tales como:
 Oficinas Virtuales Plus
 Oficinas Virtuales
 Contestación telefónica
 Mail Box Plus
Tecnologías relacionadas con el desarrollo
A continuación presento una descripción breve de las tecnologías que tiene
relación directa con el desarrollo y aplicación de una Oficina Virtual.

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Redes – Conjunto de equipos informáticos y diferentes
programas conectados entre sí por medio de dispositivos físicos
que permita enviar y recibir impulsos eléctricos, ondas
electromagnéticas o cualquier otro medio que permita el
transporte de datos, con la finalidad de compartir información,
recursos y ofrecer servicios.
Internet – Permite la interconexión descentralizada de
computadoras a través de un conjunto de protocolos
denominado TCP/IP.
Intranet – Herramienta para las organizaciones y empresas que
deseen hacer uso de las ventajas que Internet brinda en un
enfoque más interno. En otras palabras tiene las mismas
características de la Internet con la diferencia que aquí provee
dos tipos de redes.
Internet - provee acceso a la información, o sea es
pública
Intranet – se restringe a determinados usuarios
Telecomunicaciones – Esta es la parte principal de la forma de
trabajo en la oficina virtual. Estas consiste en
Uso de Modem – Convierte el sonido de la voz en una
señal eléctrica que viaja a través de los cables del teléfono
al otro lado y vuelve a convertirlo en voz.

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Fibra Óptica – Filamentos de vidrio de alta pureza
extremadamente compactos. Incrementa la capacidad de
transmisión.
Multimedia – Colección de tecnología basada en la información.
Esto consiste en:
Texto
Gráficos – utilizados para representar
esquemas, planos y dibujos.
Imágenes - documentos formados en pixels
Animación – presentación de número de
gráficos por segundo, dando la sensación de
movimiento.
Video – presentación de número de imágenes
por segundo, dando la sensación de
movimiento.
Sonido – Puede ser hablado, música u otros
sonidos.
Bases de Datos - Son todos los registros de información
operacional necesario para manejar los negocios de la empresa.

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Tecnologías relacionadas con la aplicación
A continuación mencionaré algunas de las aplicaciones más importante y de
mayor desarrollo.
Mercadeo Virtual - enfoque de las estrategias de mercadeo
real al mundo del internet y a todas sus aplicaciones, como son
redes sociales, páginas Web o mensajería electrónica. Está
cambiando los hábitos de consumo de la población mundial y las
formas de ofrecer bienes y servicios por parte de las empresas.
Banca Virtual – También conocido como Ciberbancos. Brinda
mayor comodidad al cliente reduciendo el costo a las empresas.
Universidad Virtual – Programa que integra toda la
infraestructura técnica que garantiza la posibilidad de cursar
estudios sin necesidad de asistir al salón de clase de una
institución educativa.
Integrantes del comité
El comité que se seleccione tiene la misión de unir esfuerzos y opiniones de
modo que la experiencia no sufra interrupciones a los temas que conciernen
a una persona determinada.

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Este comité está compuesto por;
Director de la implantación de la Oficina Virtual – Es la
persona clave en el éxito o fracaso de la misma. Debe estar
preparado para el cambio y sobre todo acostumbrarse a dirigir
por objetivos, por resultados y no por presencia o actividad
inmediata. Debe ser excelente líder, profesional, comunicador,
administrador ecuánime y supervisor.
Directores de los Departamentos implicados
Representantes del Departamento de Personal y
Relaciones Humanas
Representantes de los Departamentos Financieros y
Contables
Representantes de la Informática y Comunicaciones
Cuestiones Legales
Aunque este es un tema no muy definido no se ha presentado algún tipo de
marco jurídico o legal. A la hora de implementar el sistema de oficina virtual
en una empresa o decidirse a hacerlo, se debe de tener cuenta todas las
situaciones y actualizaciones relacionadas con las distintas normativas que
inciden en los campos de actividad o que rigen en los lugares donde la
empresa tiene su sede y donde se encuentra el trabajador virtual.

21
Esta puede coincidir en ciertos aspectos legales que la oficina virtual debe
incluir en su reglamento, tales como: Relaciones laborales, los derechos del
trabajador, seguridad de la información, responsabilidad por deterioro de
equipos, entre otros.
Algunos conceptos importantes en el momento de normalizar la oficina
virtual consiste en;
Contrato de trabajo - Es necesario establecer unas guías, con
reglas mínimas para evitar malos entendidos y problemas en el
desarrollo de la experiencia.
Salario – Lo normal, en lo que se refiere a salario.
Seguridad de Información – Este es muy importante ya que la
seguridad depende del desempeño de la empresa en el mercado.
Hay que establecer convenios con el trabajador para que se
comprometa y obligue a guardar la confidencialidad de la
información, estableciendo sanciones en caso de violaciones.
Conclusión
No hay duda de que la tecnología impacta al mundo en una manera
sorprendente. Un ejemplo de esto, son las empresas multinacionales,
medianas y pequeñas alrededor del mundo que utilizan las computadoras
para realizar tareas relacionadas con el trabajo.

22
Los constantes cambios que ofrece la tecnología de la información y la
evolución constante que sufre los sistema de información han proviso
impacto muy favorable.
Durante muchas décadas el trabajo de oficina ha consistido en viajar desde
el hogar al lugar del trabajo y viceversa. Sin embargo, con el desarrollo de
Internet y otras tecnologías, presentada en este estudio de investigación, los
trabajos de la oficina pueden desarrollarse fuera del contorno físico. Ya que
este nuevo enfoque de oficina virtual presenta sus propios desafíos en
referente a la con centralización de alcanzar las metas y objetivos de la
empresa.
Si la empresa determina establecer o contratar los servicios de Sistema de
Oficina Virtual debe establecer prioridades y desarrollar ideas en conjunto
con el comité establecido para que juntos puedan alcanzar los objetivos
deseados. Sin embargo, existen ciertas precauciones que se deben tomar
en consideración en cuanto al trabajo realizar en la forma virtual. Consiste
en proteger los datos de información como el equipo de empresa y evitar
mezclar el trabajo con la vida personal.
Podemos resumir esto en varias categorías, tales como:
 Provee, la oficina virtual, enormes ventajas competitivas y más
flexibilidad y ligereza a la empresa de capturar el mercado
emergente.

23
 Puede ser implementada en áreas de servicios y en empresas
multinacionales, mediadas y pequeñas como también está
disponible para cualquier persona interesado en el mismo.
 Enriquece el área de servicios.
 La implementación de Oficina Virtual es riesgosa.
Es necesario investigar constantemente esta nueva forma de trabajo ya que
el trabajo a distancia es la tendencia mundial y futurista.
Bibliografía
(1). Retrieved from http://www.paraisos-fiscales.info/oficina-virtual.html.
(2). Retrieved from http://oficinasvirtualesovc.blogspot.com/2012/04/caracteristicas-de-una-oficina-
virtual.html.
(n.d.). Retrieved from http://www.regus.pr/products/virtual-offices/virtual-office-bundles.aspx.
(n.d.). Retrieved from http://www.soyentrepreneur.com/cuanto-cuesta-una-oficina-virtual.html.
(n.d.). Retrieved from http://definicion.de/red/.
(n.d.). Retrieved from http://www.yosoyvirtual.com/mercadeo.html.
(n.d.). Retrieved from https://www.scribd.com/doc/53708158/Que-es-la-Universidad-Virtual.
(n.d.). Retrieved from http://es.wikipedia.org/wiki/Multimedia.
(n.d.). Retrieved from http://www.monografias.com/trabajos19/oficina-virtual/oficina-virtual.shtml.
Gálvez, A. M. (2012). ANÁLISIS Y PROPUESTA DE MEJORA DE LA. Valencia.
Garcia, A. (2013, febrero 12). http://blog.andy21.com/2013/el-telefono-un-invento-del-siglo-xix/.
Retrieved Enero 9, 2015
http://es.slideshare.net/jes4791/sistemas-de-informacion-gerencial-12-edicin-kenneth-c-laud-on-jane-p-
laudon. (n.d.).
http://es.wikipedia.org/wiki/Oficina_virtual. (n.d.).

24
Ramirez, A. R. http://adirorita.blogspot.com/2012/06/awa2-evolucion-de-las-tecnologias-de-la.html.
EVOLUCIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACION.
Thibodeaux, W. (n.d.). Las ventajas y desventajas de lka tecnologia moderna.

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