Este documento presenta información sobre la planificación y ejecución de proyectos de servicio comunitario. Explica que un proyecto es una planificación de actividades interrelacionadas para alcanzar objetivos específicos dentro de un presupuesto y plazo definidos. Detalla los pasos para evaluar las necesidades de la comunidad, seleccionar un proyecto, elaborar un plan y ejecutar el proyecto con participación comunitaria.

1. PROYECTOSLUIS SALAS ZAVALETASUBCOMITE DE PROYECTOSCOMITÉ DISTRIALPeriodo 2010-2011

2. ¿Qué es un Proyecto?Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas; la razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definidos.Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la organización. Los proyectos de servicio son los que buscan alcanzar un impacto sobre la calidad de vida de la población.

3. Conceptos claveActivo: Todo elemento que contribuye al éxito de un proyecto de servicio (conocimientos, experiencia, redes de colaboración y lugares de reunión).Comunidad: Grupo de personas con intereses comunes. A veces definirla depende de elementos muy tangibles (área geográfica, gobierno específico); en otras ocasiones, se define según las creencias comunes (costumbres sociales o tradiciones culturales).Participantes y beneficiarios del proyecto: Individuos, grupos u organizaciones que patrocinan un proyecto o que podrían resultar afectados por el desenlace de un proyecto.Servicio: En sentido amplio, toda acción de una o varias personas que beneficia a otra(s) persona(s).

4. Evaluación de las necesidades de la comunidadPueden ser Formales e Informales.

5. Proporciona un panorama fidedigno de las características positivas y negativas de la comunidad.

6. Incrementa el apoyo y la buena voluntad de los residentes hacia las iniciativas de servicio.¿En que sector poblacional debemos enfocarnos?Una evaluación eficaz, deberá incluir un amplio espectro de residentes, especialmente a aquellos sectoresmarginados, como mujeres, jóvenes y miembros de minorías étnicas o religiosas.

7. Informarse sobre una gama más amplia de perspectivas dentro de la comunidad es fundamental para descubrir posibles recursos y problemas que, de otro modo, podrían permanecer ocultos.

8. Las evaluaciones más eficaces y reveladoras son objetivas, y valoran las ideas y opiniones de todas las personas.Activos en la ComunidadActivos Humanos:Las personas de la comunidad (habilidades, conocimientos y experiencia singulares).El éxito o el fracaso de un proyecto depende del grado de participación y delegación de responsabilidades que se les otorgue a los miembros de la comunidad.Activos Organizativos:Organizaciones formales y Agrupaciones informales.ONG’s, instituciones religiosas, escuelas y empresas disponen de recursos económicos, experiencia técnica e información que pueden ser útiles para todo proyecto de servicio.Asociaciones vecinales, equipos deportivos.

9. Activos en la ComunidadActivos Materiales.Infraestructura: edificios, parques, servicios de transporte público, centros de atención de la salud, teatros y salones de reuniones. La información compilada sobre los activos físicos de la comunidad ayudará a encontrar ideas para proyectos que podrían mejorar la infraestructura existente en la comunidad.Activos del Club:La experiencia y capacidad profesional de los socios del club.Un examen detallado de los recursos económicos y humanos del club ayudará a determinar los tipos de proyectos que el club puede administrar con éxito.La reputación del club en la comunidad también puede considerarse un activo.

10. Métodos eficaces para la evaluación de necesidadesSe debe examinar aspectos negativos y positivos de la comunidad.Enfoques sólo en la detección de problemas suelen desviar la atención de los recursos y soluciones que podría haber en la comunidad y a menudo resultan en proyectos que dependen del apoyo exterior.Enfoques en características positivas, posibilita que todas las personas y grupos directa o indirectamente relacionados con el proyecto aporten los mejores recursos disponibles en la comunidad.¿Cuáles son las mejores cualidades de nuestra Comunidad? ¿Por qué?

11. ¿Qué proyectos se han llevado a cabo con buenos Resultados? ¿Por qué?La determinación de proyectos exitosos anteriores infunde confianza en los miembros de la comunidad y los motiva a emprender nuevos proyectos e iniciativas.

12. Proceso de evaluación1. Proponer la idea de evaluar las necesidades de la comunidad ante la junta directiva del club, explicando de qué manera dicha evaluación le servirá al club para determinar sus prioridades en cuanto al servicio.2. Nombrar un comité que supervise la labor de evaluación. (Dicho comité tendrá a su cargo los pasos restantes del proceso).3. Establecer el propósito y los objetivos de la evaluación.4. Decidir qué métodos de evaluación se usarán, en base a los recursos disponibles del club.5. Elaborar una lista de personas cualificadas para formular observaciones respecto a las necesidades de la comunidad (docentes, funcionarios gubernamentales, agentes policiales, administradores de hospitales, trabajadores sociales, líderes de organizaciones cívicas y estudiantes). Cerciorarse de incluir a los sectores que suelen marginarse de este tipo de evaluaciones.

13. Proceso de evaluación6. Fijar un calendario con plazos específicos para completar y revisar la evaluación, así como para difundir los resultados entre los socios del club, y todos los grupos y personas que participaron en dicha evaluación.7. Llevar a cabo la evaluación.8. Examinar los resultados de la evaluación. Determinar qué problemas fueron detectados con mayor frecuencia y qué problemas abordan otros clubes y organizaciones comunitarias. ¿Existe una reiteración de esfuerzos? Al llegar a este punto, sería conveniente reunirse con un grupo reducido de líderes de la comunidad a efectos de analizar los resultados.9. Redactar un breve informe consus conclusiones.10. Difundir el informe entre los socios del club y aquellas personas que hayan participado en la evaluación.

14. Recursos para evaluar lasnecesidades de la comunidadAlgunos métodos para evaluaciones eficaces y de bajo costo:Encuesta

15. Inventario de los activos de la comunidad

16. Mapa de la comunidad

17. Actividades diarias en la comunidad

18. Calendario de actividades estacionales

19. Reunión informal en el café o restaurante del barrio

20. Grupo de evaluación

21. Panel de discusiónAnálisis e informe de ResultadosEl análisis de la evaluación puede ayudar al club a decidir el tipo de iniciativa que emprenderá y si ésta resultará eficaz. El comité o club que planificará el proyecto deberá encontrar la manera de entender y utilizar la información que se ha compilado.Se puede presentar una reseña de la información durante una reunión del club y realizar el análisis de los resultados con los socios. O también, elcomité de planificación del proyecto analice la información y presente los resultados al club con varias ideas sobre los proyectos que podrían emprenderse.

22. Preguntas clave¿Qué socio del club organizará la evaluación de las necesidades de la comunidad?

23. Dados los recursos económicos del club, el tiempo que los socios pueden dedicar y la experiencia de los socios, ¿qué tipo de evaluación seleccionará el club?

24. ¿Qué datos sobre la comunidad desea recabar?

25. ¿Cuenta con la ayuda de otras personas de la comunidad que para efectuar la evaluación de las necesidades de la comunidad?

26. ¿Cómo logrará que en la evaluación se incluya a todos los sectores de la comunidad?

27. ¿Cómo analizará y utilizará los resultados de la evaluación?Selección del ProyectoSe deben tener en cuenta:Los problemas relevantes de la comunidad.

28. Los recursos disponibles.

29. Los intereses de servicio de los socios del club.Algunos tipos de proyectos:Instalaciones de la comunidad

30. Juventud

31. Asistencia a las personas discapacitadas

32. Atención de la salud y nutrición

33. Educación y alfabetización

34. Capacitación para el trabajo

35. Preservemos el Planeta TierraParticipación y apoyo de la comunidad “Se pueden citar a representantes de la comunidad para ayudar en la elección del proyecto”Una sólida red de apoyo y participación de parte de los residentes de la comunidad en los proyectos redunda en numerosos beneficios: Aumenta las posibilidades de que el proyecto resulte exitoso

36. Mejora el acceso del club a los recursos de la comunidad para proyectos futuros

37. Fortalece la capacidad de la comunidad

38. Fomenta el espíritu de compañerismo y buena voluntad en la comunidad.Patrón de participación de la comunidadLos clubes rotarios desempeñan diferentes papeles en la comunidad:Fuente de recursos económicos.

39. Facilitadores de la comunicación entre varios grupos comunitarios para un propósito común.

40. Fuente de voluntarios.¿Qué papel desea que el club desempeñe en la comunidad?.Antecedentes históricos del servicioConsiderar el tipo de proyectos que implementaron exitosamente y las razones de dicho éxito. Sirve para:Mejorar los proyectos futuros

41. Entender la capacidad y los aspectos positivos de servicio del club.Puntos a tomar en cuentaIntereses y ServicioSeleccionar proyectos que, en general, capten el interés de todos los socios del club, a fin de alcanzar buenos resultados y aumentar las posibilidades de participación de todos los socios.Tiempo y recursosPlantear expectativas realistas respecto a los fondos y recursos humanos del club.Es recomendable que los clubes nuevos inicien proyectos de poca magnitud, a fin de desarrollar gradualmente su capacidad para implementar proyectos y su reputación en la comunidad.

42. Puntos a tomar en cuentaDuración del proyectoLos clubes deberán calcular detenidamente el período de tiempo que durará el proyecto. Los proyectos de largo plazo generalmente requieren más planificación y una mayor participación de los socios del club, y es importante discutir cuánto tiempo están dispuestos a participar los socios.Autosostenimiento: Los proyectos autosostenibles:Aumentan la capacidad de la comunidad para abordar problemas o carencias sin tener que depender del apoyo externo. Al seleccionar un proyecto, piense detenidamente sobre la influencia que éste ejercerá a corto y largo plazo. Por ejemplo: El club puede construir un parque, realizar áreas de limpieza o cubrir con pintura los grafiti en un vecindario pobre. Sin embargo, si los vecinos no colaboran con el proyecto, seguramente el grafiti y la basura reaparecerán.

43. ¿Quiénes intervienen en la elaboración del plan de proyecto?

44. MicroentornoFactores Internos:Tamaño del ClubLos socios del Club RotaractAgentes cercanos:Familia Rotaria (Club Rotario, Club Interact.)Otros Clubes de servicio, ONG’s, Fundaciones, etc.

45. MacroentornoSon 5 factores externos principales:SocialEconómicoPolíticoTecnológicoEcológico

46. Colaboración externa en el proyectoAl colaborar en un proyecto conjunto, verifique la integridad de la organización colaboradora. Al respecto, plantéese las siguientes preguntas:¿Qué misión tiene la organización?

47. ¿Es dicha misión compatible con los objetivos del club?

48. ¿Qué historial y antecedentes tiene la organización?

49. ¿Tiene la organización informes financieros disponibles para su revisión?

50. ¿Está la organización dispuesta a colaborar con los rotarios y compartir las oportunidades de relaciones públicas que se presenten?

51. ¿Qué oportunidades tendrían los rotarios al colaborar con la organización?Preguntas clave¿Contará el proyecto con el apoyo de la comunidad y se hará participar a las partes interesadas?

52. ¿Se ajusta este proyecto al patrón de servicio que realiza el club rotario en la comunidad?

53. ¿Qué historial de servicio tiene el club rotario en la comunidad?

54. ¿Genera este proyecto interés entre los socios del club?

55. ¿Qué tipo de obligaciones económicas y de tiempo tendrá el club?Preguntas clave¿Cuánto tiempo durará el proyecto?

56. ¿Resultará autosostenible?

57. ¿Cómo puede trabajar el club con los colaboradores en el servicio de Rotary?

58. ¿De qué manera otras organizaciones comunitarias colaborarán con el proyecto del club?

59. ¿Puede el club implementar un proyecto en la comunidad junto con organizaciones colaboradoras de Rotary?Elaboración de un Plan¿Por qué planear?Es función del:“Comité de Proyectos de Servicio”

60. Funciones y ResponsabilidadesEvaluación de las necesidades de la comunidad y análisis de los resultados.

61. Selección del proyecto.

62. Planificación del proyecto (fijación de metas y objetivos, preparación de un calendario de actividades y de fechas y plazos relacionados con el proyecto).

63. Recaudación de fondos y preparación del presupuesto (coordinar actividades con el tesorero del club y el presidente del Comité de La Fundación Rotaria del club a fin de maximizar la utilización de los fondos del proyecto, garantizar el uso apropiado de los fondos e informar sobre el uso de los fondos a los socios del club).Funciones y ResponsabilidadesImplementación del proyecto (arreglos logísticos, tales como transporte desde y hacia la sede del proyecto, preparación de los medios y recursos necesarios, así como coordinación de actividades, y tareas de preparación y limpieza de la sede del proyecto).

64. Coordinación de los voluntarios (capacitación, exhortación a todos los socios del club destinada a lograr su participación, atención a las necesidades especiales de los voluntarios y realización de actividades de reflexión para los socios del club).

65. Supervisión y evaluación del proyecto (preparación de informes de evaluación del proyecto para que el club los conserve en sus archivos y recomendación de mejoras en la planificación e implementación de proyectos futuros).Funciones y ResponsabilidadesVínculos y coordinación de actividades con la comunidad (fomento de la participación de la comunidad en la planificación e implementación del proyecto, y coordinación de tareas con otras organizaciones comunitarias).

66. Actividades de relaciones públicas (publicitar las actividades y los éxitos del club, coordinar la difusión en los medios de comunicación de las iniciativas de servicio del club y responder a las preguntas de los medios de comunicación relacionadas con las actividades de servicio del club).

67. Historial de servicio del club (llevar un registro de los proyectos de servicio del club para referencia futura).Eficacia vs. EficienciaLA EFICACIAEs el cumplimiento de objetivos.LA EFICIENCIAEs el logro de los objetivos con la menor cantidad de recursos.

68. Eficacia vs. EficienciaCASO PRACTICO:En la competencia entre los norteamericanos y los Rusos por llegar a la Luna, se descubrió que los bolígrafos no funcionaban con gravedad cero.Para combatir este problema, los científicos de la NASA, contrataron a la compañía Anderson Consulting, como asesores – consultores para estudiar y resolver el problema.Emplearon un par de años y casi $120´000,000 desarrollando un bolígrafo que escribiese con gravedad cero, hacia arriba y hacia abajo, bajo el agua, en cualquier superficie inclusive el cristal y en un rango de temperaturas desde bajo 0 hasta más de 300 °C..Los Rusos utilizaron UN LÁPIZ

69. Metas y ObjetivosLas metas: descripción general del propósito que el proyecto procurará alcanzar. Importantes para organizar, definir el alcance y calibrar el éxito del proyecto.

70. Los objetivos son aspiraciones concretas basadas en las metas. Características de Metas eficacesCompartidas: Una meta compartida es aquella que representa las aspiraciones de todos los participantes.

71. Estimulantes: Debe ser lo suficientemente ambiciosa como para ir más allá de los logros realizados por el club en años anteriores.

72. Alcanzables: Realista, fijada sobre la base de los recursos materiales y humanos disponibles o con los que espera contar dentro del período establecido para su logro.Características de Metas eficacesMensurables: Deben presentar una idea clara y un resultado tangible que los socios puedan aspirar a conseguir.

73. Deben lograrse dentro de un plazo específico: La meta deberá incluir un plazo específico para la conclusión del proyecto.Ejemplo:Meta: A través de nuestro programa de alfabetización para adultos se crearán mejores oportunidades laborales para los participantes.

74. Objetivo: En nuestro programa semanal de alfabetización para adultos, que consta de un curso de 15 semanas de duración en horario diurno, participarán 30 estudiantes. El objetivo es elevar la capacidad de lectoescritura de los estudiantes a nivel de sexto grado de instrucción primaria.PLAN DE TRABAJOEn dicho plan deberán constar los siguientes elementos:Tareas específicas.

75. Personas responsables de la realización de cada tarea.

76. Recursos.

77. Presupuesto.

78. Fechas en las que se espera finalizar las tareas.

79. Resultados que se espera obtener a través de cada tarea.PresupuestoEl presupuesto ES UN PLAN INTEGRADOR Y COORDINADO que se expresa en TERMINOS FINANCIEROS respecto a las ACTIVIDADES Y RECURSOS que forman parte de un club en un PERIODO DETERMINADO, para lograr los OBJETIVOS de este.

80. Es una herramienta muy útil para la planeación y control.

81. Al inicio del período es un plan, al final sirve para evaluar el desempeño.Ventajas de un PresupuestoObliga a establecer los objetivos básicos de la organización.

82. Estimula la creatividad y criterio profesional de los socios.

83. Obliga a realizar autoanálisis periódicos y facilita el control.

84. Es una muestra de Transparencia y asunción de responsabilidad en el uso de los fondos¿Cómo Financiar el Proyecto?¿Cómo Presentar el Proyecto?Incluir los siguientes puntos:El problema que se abordará.

85. La solución que propone el club.

86. Los recursos requeridos.

87. El presupuesto.

88. Los plazos.

89. El resultado que se espera obtener a través de la campaña.

90. Una explicación sobre Rotary y su obra.

91. La información de contacto para el organizador del proyecto de servicio.RECAUDACIÓN DE FONDOSDeterminar la suma que se requiere recolectar a través de la actividad de recaudación de fondos.Establecer un presupuesto.Determinar con qué recursos se cuenta y cuáles se requieren para lograr la meta.Planificar los arreglos logísticos.Organizar a los voluntarios.

92. Publicitar el evento.Poner en práctica la actividad o función de recaudación de fondos.Administrar los fondos de manera profesional.Otorgar reconocimiento a los voluntarios y contribuyentes.Evaluar la actividad o función.Garantizar la continuidad para futuros eventos de recaudación de fondos

93. GESTIÓN DE RIESGOS¿Qué problemas podrían surgir? De suscitarse algún problema, ¿cómo responderíamos el club o yo personalmente? ¿Cómo se cubrirán las pérdidas, si las hubiera? Ante la posibilidad de surgir algún problema, podría reducir ese riesgo si:No se realiza la actividad o el eventoSe modifica la actividad o el evento para reducir la posibilidad de riesgo.Se prepara un plan para abordar posibles problemasSe invita a otra organización a que participe y, por consiguiente, comparta los riesgos.

94. ¿Qué hacer con los resultados del Proyecto?Presentarlos a las personas que contribuyeron al desarrollo del mismo.

95. Publicarlos (Relaciones Públicas)GRACIAS