Este documento describe los pasos para revisar la contabilidad cuando se sospecha que la información contable no es consistente. Explica cómo listar el diario en una hoja de cálculo para comprobar la suma del debe y haber, verificar que cada asiento está cuadrado y realizar rectificaciones. Luego, introduce la información corregida en un programa de contabilidad adecuando los formatos requeridos y confeccionando de nuevo los documentos contables.

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5. Revisión de Contabilidad

6. Advertencia: estos procedimientos nada tienen que ver con la Auditoría de Cuentas.La labor del auditor es emitir un informe en el que expresa su opinión sobre si los estados contables reflejan la imagen fiel de la empresa, siguiendo unos procedimientos y normativa concreta.

7. En ocasiones, podemos encontrarnos situaciones en las que debemos sospechar que la información contable recibida no es consistente. Por ejemplo cuando la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y el Balance de Situación, presentan cifras incoherentes.

11. Lo más lógico, es que se haya desconfigurado el programa de contabilidad con el que se realizaron los estados contables y podemos “bucear” en la configuración de Estados Contables del programa de Contabilidad o bien revisar la consistencia de la información del Diario listándolo en una hoja de cálculo.

12. Vamos a revisar listando el Diario en una hoja de cálculo

14. Los pasos a seguir serán:1º. Comprobar la suma del debe y haber del Diario2º. Comprobar que cada uno de los asientos está cuadrado3º. Realizar las rectificaciones oportunas4º. Introducir la información corregida en otro Programa: - 4.1.- Obtenemos el plan contable a través del Diario - 4.2.- Adecuamos los formatos a los requerimientos del Programa. - 4.3.- Introducimos la información en el Programa5º. Confeccionamos de nuevo los Documentos Contables

15. 1º. Comprobar la suma del debe y haber del DiarioCon la función sumatorio detectamos el descuadre del Diario

16. 2º. Comprobar que cada uno de los asientos está cuadrado Añadimos tres columnas, y mediante una función lógica calculamos:debe del asiento, acumulando las cantidades del debe para cada asientohaber del asiento, acumulando las cantidades del haber para cada asientodescuadre asiento, restando debe asto – haber asto, en la última línea correspondiente al asiento

19. 3º. Realizar las rectificaciones oportunas Una vez localizados los asientos descuadrados, hacemos las correcciones oportunas, reflejándolas en nuestra hoja de cálculo

20. 4º. Introducir la información corregida en otro Programa de Contabilidad

21. 4.1.- Obtenemos el plan contable a través del Diario Para ello, realizamos los siguientes pasos: - abrimos una nueva hoja del cálculo - copiamos las columnas del código y denominación de cuenta a la nueva hoja. - ordenamos (ampliando selección) de menor a mayor por el campo código de cuenta. - eliminamos las filas repetidas.

22. - 4.2.- Adecuamos los formatos a los requerimientos del Programa.Cada programa de contabilidad exigirá unos formatos para el libro Diario y para el plan de Cuentas.Combinando los programas a los que tengamos acceso, nuestros conocimientos de manejo de ficheros informáticos y las necesidades concretas utilizaremos uno u otro.Vamos a ver un caso de software privado: Contaplusy otro software de código abierto: Keme

23. Adecuación del formato de los ficheros a Contaplus.La forma más sencilla de importar datos desde una hoja de cálculo a Contaplus es utilizando el programa de importación de datos que tenía este programa en su versión 2008, para ello debíamos tener cuatro ficheros:Diario, plan de Cuentas, Facturas emitidas, Facturas recibidas.

24. El Programa importador de datos de Contaplus, nos va pidiendo la correspondencia con nuestros campos en la hoja de cálculo

28. Importación de datos a Keme

29. Importación del plan de cuentas a Keme

30. El fichero a importar como plan contable debe ser un fichero de texto plano csv con los campos: código de cuenta y nombre de cuenta, las siguientes características:Unicode (UTF-8)separador de campos: Tabseparador de texto: en blanco.Esto lo logramos guardando nuestra hoja de cálculo con las características mencionadas y después renombrando el archivo generado incluyéndole la extensión .txt

31. Importación del diario a Keme

32. El fichero diario debe tener las mismas características que el del Plan de Cuentas y al menos los siguientes campos: asiento, fecha, subcuenta, descripción, importe del debe y del haber.Además nos aseguramos que la columna de fecha tenga el formato dd/mm/aaaa.

33. Abriendo la base de datos de Keme, podemos ver otros campos de la tabla de Diario, por si es necesaria su incorporación.

34. Diario importado a Keme:

35. Espero que les sea de utilidad.Gracias por su atención