Este documento describe las funciones y responsabilidades clave de una secretaria. Explica que una secretaria ayuda a su jefe manejando la correspondencia, tomando actas de reuniones, organizando el calendario, y coordinando comunicaciones internas y externas. También destaca que las secretarias modernas usan tecnología como computadoras para ser más eficientes.

1. “Año de la Inversión para el Desarrollo Rural
y Seguridad Alimentaria”
Institución Educativa : I.E ”Argentina”
Área Curricular :
Educación para el Trabajo
Asignatura: Proyecto de Información Secretarial
Profesora:
Olga Ipince Martínez
Apellidos y Nombres de la Alumna :Lopez
Cabrera Diana
Grado y Secciòn : 1º “E”
Lima – Perú 2013

2. LA SECRETARIA
es la
PERSONA
ESCRIBE
EXTIENDE
RESUELVE
los
y
CUSTODIA
los
la
las
CORRESPONDENCIA
ACTAS
ASUNTOS
DOCUMENTOS
y
de
de
REUNIONES
TRÀMITE
OFICINA

3.  Representatividad de
la Secretaria.
FUNCIONES
BASICAS DE LA
SECRETARIA
 Organización del
Trabajo del Jefe.
 Coordinar las
Comunicaciones que se
Producen en la Empresa de
Orden Interno y Externo.

4. CONCEPTOS DE LA SECRETARIA
El significado de la palabra secretaria
, del latín “secretum” es secreto .
Actualmente las secretarias ayudan a
sus jefes, atienden consultas y
llamados telefónicos , etc. Las
secretarias deben ser de confianza ya
que tendrán que guardar documentos
de confidencialidad.
Una secretaria , también
denominada como auxiliar
administrativa, es aquella persona que
se ocupa de la realización de
actividades elementales de oficina.

5. REPRESENTATIVIDAD DE LA SECRETARIA
La secretaria tiene como una
de sus primeras funciones la
de representar personalmente
a sujete y a la empresa.
 El jefe confía totalmente en
su secretaria y de ahí que
delegue en ella una serie de
competencias.
La secretaria es además , la
primera imagen que se
muestra de la empresa y de su
superior.

6. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO DEL JEFE
Una secretaria eficiente es la que facilita el trabajo a su jefe.
-La secretaria será la verdadera memoria de su jefe tanto de los
compromisos dentro y fuera de la empresa.
- Para llevar a cabo su trabajo de manera eficiente , la secretaria
debe planificar y ordenar su agenda con las tareas que deban
realizarse .
- Los sistemas recordatorios a utilizar la secretaria son : La
agenda , block de notas , calendario de escritorio , directorio
telefónico , directorio de correo electrónico.

7. COORDINAR LAS COMUNICACIONES QUE SE
PRODUCEN EN LA EMPRESA DE ORDEN INTERNO Y
EXTERNO
La secretaria ejerce una labor de enlace y
coordinación de la empresa.
 La secretaria es la que facilita las comunicaciones de
la oficina y empresa de manera interna y externa.
 Como conducto de comunicación interna , la
secretaria actúa de enlace entre su superior y
cualquier otra persona dentro de la empresa .
En el terreno de las comunicaciones con el exterior
,la secretaria actúa y establece relaciones con clientes,
proveedores , empresas privadas y publicas , etc.

8. SISTEMAS DE COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA
-MEDIOS DE COMUNICACIÓN ORAL
Se transmite a viva voz en el curso de una
conversación con aparatos.

9. - MEDIOS DE COMUNICACIÓN ESCRITA
En primer lugar es toda la correspondencia que
llega o sale de la empresa .

10. FUNCION ACTUAL DE LA SECRETARIA
La secretaria actual se ha convertido en la imagen
de la empresa.
La presencia cada vez mas frecuente de la
ofimática ( informática aplicada a la oficina) , atraves
de programas informáticos y herramientas
tecnológicas como : computadoras , laptop , telefax ,
etc. Esto evita que la secretaria actual tenga que
dedicar un tiempo excesivo en la realización de
tareas diarias , la cual permite que su campo de
actuación y responsabilidades sean mayores.

11. - La redacción y gestión de la
correspondencia .
- Los trabajos de mecanografía y taquigrafía .
- Extender las actas de reuniones .
FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS
DE LA
SECRETARIA
- Custodiar los documentos de la oficina
- Llevar con agilidad y exactitud la
clasificación, el registro y archivo de
documentos.
- Preparar y organizar las juntas, reuniones ,
seminarios y convenciones de trabajo.
- Planifica viajes de trabajo, lo cual
conlleva la organización de transportes, a
la solicitud de boletos, etc.
- Gestiona las llamadas telefónicas de
entrada y salida de orden laboral .

12. Tener Iniciativa
Propia
PERFIL
PSICOLOGICO
Poseer
Conocimientos
PERFIL
ACADÈMICO
PERFILES DE
LA
SECRETARIA
Control de las
Emociones
PERFIL
EMOCIONAL
Aspecto Personal
PERFIL DE
PRESENTACION

13. GRACIAS