Introducción al modulo de Secretariado ejecutivo semana 1

1. Semana 1
SECRETARI ADO
EJECUTIVO
MelanieMartínez

2. Introducción
1.¿Cómo tellamas?
2.¿Dóndevives?
3.¿Actualmentetrabajas?
4.¿Tienes conocimiento en el área de secretariado?

3. ¿CÓMO SE ORIGINO EL
SECRETARIAD?
Aunque se dice que en realidad la labor secretarial era ejercida
por varones, se reconoce como la primera secretaria a la
primera mujer que manejo una máquina de escribir, cuentan
asi que durante la segunda etapa de la Revolución Industrial,
en el siglo XIX, Christopher Sholes inventó la máquina de
escribir.
Su hija Lilian Sholes fue una de las primeras personas en
comprobar la eficacia del invento. De esta manera, se convirtió
en la primera mujer que se presentó en público escribiendo a
máquina, como antes la labor de las secretarias era
principalmente el redactar los documentos, se puede decir que
se convirtió en la primera Secretaria.

4. Ahora en día, desempeñar el puesto de secretaria de un alto
ejecutivo, es muy diferente al concepto que se tenia unos años
atrás, cuando se consideraba que las funciones a realizar eran
únicamente de oficina y por consecuente las exigencias del
mercado laboral eran menores y viéndose amenazado el cargo
por desaparecer, ante la aparición de nuevas tecnologias, pero
por el contario se encuentra muy lejos ese día.
Muchas mujeres consideran esta clase de puestos muy
demandante, ya que son muchos los agentes externos que
incluyen sobre el cargo, entre los cuales podemos mencionar,
nivel de aprendizaje y la presentación personal.
EL PERFIL DE UNA
SECRETARIA EJECUTIVA

5. Los ejecutivos que encuentran reclutando a sus asistentes,
buscan solidez actitudinal entre su talento ideal;
comunicaciones, empatía y con capacidad para simplificar las
tareas diarias, son cualidades sumamente importantes. Otro
factor a considerar es el potencial para tomar diferentes
responsabilidades y funciones, así como habilidad para
coordinarias
EL PERFIL DE UNA
SECRETARIA EJECUTIVA

6. Los ejecutivos que encuentran reclutando a sus asistentes,
buscan solidez actitudinal entre su talento ideal;
comunicaciones, empatía y con capacidad para simplificar las
tareas diarias, son cualidades sumamente importantes. Otro
factor a considerar es el potencial para tomar diferentes
responsabilidades y funciones, así como habilidad para
coordinarías.
La firmeza y seguridad son cualidades que no pueden faltar en
una persona, que se encuentra solicitando un puesto de
secretaria ejecutiva. Para reducir el nivel de estrés, como el de
su jefe, es importante poseer buen humor y donde gente; de
igual forma contribuirá a mantener un equilibrio entre la
relación de ambos y colaborar un buen ambiente laboral
EL PERFIL DE UNA
SECRETARIA EJECUTIVA

7. Una secretaria debe tener los siguientes conocimientos
tecnológicos:
Cada vez es mayor el número de secretarias que requiere el
ámbito empresarial, puesto que una secretaria es de vital
importancia en todos los sectores de desarrollo. Pero así como
existen grandes ofertas de trabajo para las secretarias,
también se espera de ellas un alto nivel competitivo, lo cual se
logra con la formación profesional de estas.
CONOCIMIENTOS Y CUALIDADES
DE LA SECRETARIA EJECUTIVA.

8. CONVERSATORIO

10. Mecanografía.- El dominio de la mecanografía es básico para
toda secretaria, puesto que en la realización de sus labores
diarias tendrá que mecanografiar diversos documentos con
pulcritud, a una velocidad adecuada y sin errores ni faltas
ortográficas
Ofimática.- El avance vertiginoso de la informática, hace que la
computadora sea la herramienta básica en el trabajo de oficina,
por lo tanto toda secretaria debe saber hacer uso de los
programas de procesamiento de textos, hojas de cálculo,
elaboración de presentaciones, diseño, entre otros.
CONCEPTOS

11. Ortografía y gramática.- Los conocimientos gramaticales son
imprescindibles a nivel de redacción ,se espera que toda
secretaria sepa expresarse correctamente por escrito con
claridad y condición. Así mismo, debe estar capacitada para
redactar distintas clases de documentos administrativos y
comerciales.
Caligrafía.- Una buena caligrafía, es decir una letra legible en
la escritura de palabras y números, evitará confusiones y
errores.
CONCEPTOS

12. Archivo.- Es también importante que la secretaria tenga
conocimientos sobre los sistemas de organización de archivos,
para que pueda almacenar la información adecuadamente y así
poder localizarla rápidamente.
Idiomas extranjeros.- Es imprescindible el conocimiento de
inglés tanto a nivel escrito como hablado, puesto que cada día
se incrementan las relaciones internacionales.
CONCEPTOS

13. Matemática financiera.- El trabajo administrativo requiere el
conocimiento de la matemática financiera, que consiste en el
cálculo de operaciones sencillas como los porcentajes,
intereses, tasas, etc.
Contabilidad.- Es importante conocer los elementos básicos
de la contabilidad, para poder interpretar la estructura y
transacciones financieras de un negocio
CONCEPTOS

14. CUALIDADES PERSONALES
1.ser discreta
2.ser honesta
3.leal
4.paciencia
5.iniciativa
6.ser honrada
7.proactiva
8.capacidad para
9.trabajar en equipo
A
spectoetico:
A
spectoestético:
1.excelente presencia
2.maquillaje
3.vestuario
4.peinado
otros aspectos:
1.volumen de la voz
2.postura:lenguaje
corporal
3.Saber sentarse
4.Saber atender a los
usuarios

15. EL USO DE EXCEL
DENTRO Y FUERA

16. Con elpropósito deofrecerherramientasquefaciliten laardua carga administrativa
a la que se enfrentan cotidianamente los docentes, daremos
aconoceralgunasaplicacionesde lahoja de cálculo, quebrinden la adquisición de
conocimientos sobre el manejo de este recurso.
Palabrasclave:
Excel,Filas,Columnas, Funciones,Operación yGráficas.
Una de las finalidades de Red Escolar es apoyar la labor del docente sustentada
en el uso de las TICS, y es por ello, que trataremos un tema relevante, El uso de
Excel.

17. Excel esunahojaelectrónicaquenos permiteelaborar registros, estadísticasy
diversas aplicacionesquenos simplifican el control y la organizaciónde
distintasnecesidades.
Cada hoja de cálculo se compone de 65, 536 filas y columnas que van de A
hasta IV, haciendo un total de 256. La intersección de una fila y una
columna se le denomina “celda”. A un conjunto de hojas se le nombra
“Libro”.

18. BENEFICIOS DEL LAS
HERRAMIENTAS
OFFIMATICAS

19. Tomando en cuenta que Excel también nos permite utilizar la cantidad
de columnas deseadas para agregar los campos según se requiera,
usted puede efectuar un seguimiento de asistencia integrando cada uno
de los días de la semana,mes,bimestre o semestre.
Con los datos recopilados y con ayuda de las fórmulas y funciones
obtendremos un conteo individual de las faltas y asistencias al paso del
tiempo que se requiera medir.

20. Con el propósito de simplificar el trabajo podremos reutilizar parte de la
información que ya se tiene y con ayuda de los comando copiar y pegar,
le daremos otro sentido o utilidad a la lista de asistencia antes
elaborada.
Apoyados en la lista de los nombres generaremos una estadística que
calcule los promedios integrando las calificaciones obtenidas en
exámenes, tareas, trabajos, exposiciones y todo aquello que se haya
planeado para el ciclo escolar.

21. Secretaria de
dirección

22. Una secretaria de dirección es aquél profesional que se encarga de llevar
el control de una organización o empresa. Esto significa encargarse de
las labores administrativas, supervisar al equipo y asistir a la dirección

23. • Revisar la idoneidad de los documentos. A lo largo del día
una secretaria puede llegar a trabajar con una gran
cantidad de documentos diferentes. Si estos documentos
proceden de diferentes departamentos de la empresa,
proveedores o clientes, la secretaria de dirección debe
evaluar la importancia de cada documento para ir
gestionándolos con su superior en orden de importancia.
Funciones de una secretaria de dirección

24. • Creación de presentaciones. En las juntas directivas se
espera que sus miembros muestren sus resultados o
propuestas de manera escrita usando presentaciones
multimedia. Una secretaria de dirección debe asegurarse
que todos los documentos que se presentan no tienen
errores gramaticales u ortográficos. Si por cualquier razón
opina que el contenido no es adecuado, puede comentar
este detalle con su jefe.
Funciones de una secretaria de dirección

25. • Creación de presentaciones. En las juntas directivas se
espera que sus miembros muestren sus resultados o
propuestas de manera escrita usando presentaciones
multimedia. Una secretaria de dirección debe asegurarse
que todos los documentos que se presentan no tienen
errores gramaticales u ortográficos. Si por cualquier razón
opina que el contenido no es adecuado, puede comentar
este detalle con su jefe.
Funciones de una secretaria de dirección

26. • Organización de su espacio de trabajo. El espacio de
trabajo de una secretaria de dirección siempre debe estar
limpio y organizado para mostrar un ambiente profesional y
preparado.
• Dar la bienvenida a las personas que se van a reunir con el
director. En caso de que esté ocupado, debe ofrecerles un
lugar para sentarse mientras esperan y café o algún
aperitivo.
Funciones de una secretaria de dirección

27. • Organización de su espacio de trabajo. El espacio de
trabajo de una secretaria de dirección siempre debe estar
limpio y organizado para mostrar un ambiente profesional y
preparado.
• Dar la bienvenida a las personas que se van a reunir con el
director. En caso de que esté ocupado, debe ofrecerles un
lugar para sentarse mientras esperan y café o algún
aperitivo.
Funciones de una secretaria de dirección

28. • En ocasiones, es posible que la secretaria de dirección
tenga que encargarse de responder correos electrónicos de
empleados de la empresa, proveedores o clientes.
• Mantener la confidencialidad de lo que ve, lee o escucha
en su oficina. Posiblemente la discreción de una secretaria
de dirección será lo que haga que mantenga su puesto de
trabajo durante mucho tiempo.
• Recordar diariamente a su superior su agenda en persona,
por correo electrónico o usando las redes sociales.
Funciones de una secretaria de dirección

29. Secretaria de
alta dirección

30. A diferencia de la secretaria de dirección, la secretaria de alta dirección
asiste a altos ejecutivos y, por lo tanto, tiene una mayor responsabilidad
además de las tareas administrativas básicas de la secretaria de dirección

31. • Generalmente los ejecutivos de una empresa suelen viajar
con frecuencia, por eso una de las funciones de una
secretaria de alta dirección consiste en organizar los viajes
de su jefe como horarios, billetes de avión, hospedaje,
citas, itinerarios, etc.
• La comunicación con el resto de los departamentos de la
empresa es fundamental. La secretaria debe encargarse
que los responsables de las diferentes secciones de la
empresa están actualizados sobre los movimientos
empresariales que se realizarán a corto, medio o largo
plazo.
Funciones de una secretaria de alta dirección

32. • Coordinar horarios apropiados según las obligaciones
laborales del director. Esta función de una secretaria de
alta dirección es esencial para que los días laborables no
estén sobrecargados de reuniones.
• Dominar las últimas tecnologías, especialmente los
programas informáticos relacionados con las funciones
administrativas de una secretaria.
• En ocasiones, es posible que una secretaria de alta
dirección tenga que acompañar a su jefe durante viajes de
trabajo.
Funciones de una secretaria de alta dirección

33. Secretaria de
gerencia en una
empresa

34. Esta controla el calendario, el horario, la agenda del gerente y el
cumplimiento de las obligaciones legales de la empresa.

35. • Revisar la correspondencia de la gerencia de una empresa
y comunicarse de manera efectiva con otros empleados y
proveedores y/o clientes.
• Asegurarse que la compañía cumple con ciertas
obligaciones legales comprobando la adecuación de una
gran variedad de documentos.
• Llevar un registro efectivo revisando que las reuniones de
su jefe están bien programadas y no interfieren con otras
obligaciones.
Funciones de una secretaria de gerencia

36. • Enviar agendas e informes.
• Comprobar que las acciones acordadas se llevan a cabo.
• Tener una agenda actualizada incluyendo a los
trabajadores de la empresa, clientes y proveedores
Funciones de una secretaria de gerencia