es kmkey

1. Facultad de Ingenierías
Escuela de Ingeniería de Sistemas e Informática
KMKEY
SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD Y DE PROYECTOS
Integrantes:
 Llerena Motta, Edu Renato
 Adco Ccahuana, Richard Yan
Arequipa, noviembre de 2019

2. CONTENIDO
KMKEY - SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD Y DE PROYECTOS ..................3
1. OBJETIVO ......................................................................................................................................... 3
2. KMKEY FAIRNET ............................................................................................................................... 3
3. SERVICIOS Y PLANES DE SERVICIO..................................................................................................... 3
A. BÁSICO......................................................................................................................................... 3
B. COMPLETO................................................................................................................................... 4
C. ESTÁNDAR.................................................................................................................................... 4
D. ENTERPRISE.................................................................................................................................. 4
4. CONFIGURACIONES DISPONIBLES..................................................................................................... 4
A. SOFTWARE DE GESTIÓN DE LA CALIDAD....................................................................................... 4
 MAPA DE PROCESOS................................................................................................................. 5
 RECURSOS ................................................................................................................................ 5
 GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................................................................................... 5
 MEJORA.................................................................................................................................... 5
 SEGUIMIENTO .......................................................................................................................... 6
 PARTES INTERESADAS............................................................................................................... 6
 Otras configuraciones............................................................................................................... 7
B. SOFTWARE WEB DE GESTIÓN DE PROYECTOS............................................................................... 8
 TIEMPO .................................................................................................................................... 8
 ESFUERZO................................................................................................................................. 8
 INFORMACIÓN.......................................................................................................................... 8
 ECONOMÍA............................................................................................................................... 8
C. SOFTWARE WEB DE GESTIÓN DE INCIDENCIAS ............................................................................. 9
 GESTIÓN DE INCIDENCIAS......................................................................................................... 9
 MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS ............................................................................................ 9
 GESTIÓN DE CONTRATOS Y ELEMENTOS SLA............................................................................10
 OTROS .....................................................................................................................................10
CASOS DE ÉXITO .........................................................................................................10
1. GESTIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD PARA EMPRESA DE COMIDA RÁPIDA........................................10
2. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA EMPRESA LÍDER EN INSPECCIONES, CERTIFICACIONES,
ANÁLISIS Y CAPACITACIONES ..................................................................................................................11

3. KMKEY - SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD Y DE PROYECTOS
Knowledge Management Key (KMKey) es una plataforma web basada en tecnología Open Source que, una
vez configurada, le permite trabajar con cualquier Sistema de Gestión de Calidad (SGC) (Quality), gestionar
sus proyectos (Project) o dar seguimiento a las incidencias (Help Desk) de su empresa en un entorno
colaborativo de trabajo por Internet.
1. OBJETIVO
El objetivo es dotar al mercado de un software de gestión de proyectos que sea suficientemente flexible para
que se pueda adaptar de forma fácil a las necesidades de las empresas.
2. KMKEY FAIRNET
Es una red de colaboradores y asesores especializados en proporcionar soluciones basadas en la plataforma
KMKey que comparten sinergias para ofrecer un servicio global con soporte local. Soluciones implantadas
con éxito en un determinado país pueden ser fácilmente trasladadas a otros lugares en colaboración con el
miembro de KMKey FairNet más próximo.
El cliente podrá disfrutar de un trato directo con una empresa de su propio país apoyada por la red de
colaboradores trabajando a través de Internet.
En la actualidad KMKey FairNet dispone de consultores homologados o ha realizado proyectos en los
siguientes países: España, México, Venezuela, Colombia, Ecuador, Perú, Costa Rica, Argentina, Uruguay,
Chile, Bolivia, Paraguay, Puerto Rico, Nicaragua, República Dominicana y Honduras.
3. SERVICIOS Y PLANES DE SERVICIO
La plataforma KMKey se pone a disposición del cliente como un servicio en la nube.
Brinda planes que se ajustan a las necesidades y permite disfrutar del uso de TODOS los módulos de que
dispone la configuración elegida desde el primer momento, así como de los servicios necesarios que
garantizan el correcto funcionamiento de la aplicación y la adaptación a posibles cambios en las normas.
Permite solicitar servicios puntuales que ayudan a poner en marcha cualquiera de los módulos como pueden
ser las sesiones de formación y el acompañamiento.
Entre los planes de servicio brinda:
A. BÁSICO
Indicada para las empresas pequeñas (hasta 5 usuarios) que necesitan funcionalidades comunes y
quieren empezar a trabajar de inmediato. Se dispone de configuraciones estándar listas para
empezar a trabajar. Ideal cuando el o los responsables gestionan directamente el sistema.

4. B. COMPLETO
Indicada para las empresas que necesitan ampliar funcionalidades dentro de la organización,
introducir más usuarios (de 6 a 15) o disponer de un mayor espacio de almacenamiento.
C. ESTÁNDAR
Da servicio a un número mayor de usuarios (16 a 30) y permite realizar personalizaciones de poco
calado (informes, nomenclaturas, campos, cargas automáticas, enlaces con otros sistemas) para
adaptar la solución a los requerimientos de la empresa o del sector. Ideal para empresas que quieren
implicar a más elementos de su organización en la gestión diaria de sus sistemas.
D. ENTERPRISE
Recomendable si la empresa hace que sea necesario personalizar y adaptar la solución a necesidades
no disponibles por defecto, a entornos de trabajo más exigentes o a otras modalidades de servicio.
Por ejemplo, en servidores propios. Soluciones Multi-Sede. Más de 30 usuarios, recomendable para
asesores/consultores con varios clientes, grupos de empresas, organizaciones con diversos
certificados y, en general, si se desea adaptar el funcionamiento de la solución a requerimientos
propios.
El plan de Servicio incluye como mínimo: Activación, Servicios periódicos y Formación; y Servicios Opcionales
como: Acompañamiento y Personalización.
4. CONFIGURACIONES DISPONIBLES
Utilizando la misma plataforma base: Knowledge Management Key (KMKey), y solamente añadiendo las
configuraciones necesarias, se puede disfrutar de las tres soluciones genéricas (Project, Quality y Help Desk)
o adaptadas a su sector (QMKey, QMFood, QMFert etc). De esta manera se puede abordar una implantación
por fases hasta conseguir que su organización pueda planificar, gestionar y controlar sus proyectos a la vez
que sigue las directrices de un Sistema de Gestión de Calidad (SGC). Si una vez en funcionamiento su
proyecto, necesita ofrecer servicios de mantenimiento o soporte, podrá también gestionarlos con la
configuración de Help Desk.
Los tres productos mantienen una usabilidad y aspecto uniforme pero cada uno de ellos está pensado para
responder de la forma más eficiente a las singularidades de cada caso.
A. SOFTWARE DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
QMKey es un software de gestión de calidad ideal para la implantación y mantenimiento de un
Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de cualquier tipo: normas ISO (9001, 14001, 45001, 22000,
17025, 13485, 27001 etc), APPCC, BRC, IFS, FSSC 22000, Fertilizantes, etc. De esta manera, podremos
realizar los trabajos relativos al Sistema de Calidad vía web, de una forma sencilla, eficiente y
coordinada entre todos los usuarios de la herramienta. Su uso sencillo e intuitivo, su acceso universal

5. y su entorno colaborativo, hará más fácil la tarea de gestionar la calidad utilizando menos recursos y
sin papel.
Todas las configuraciones específicas tienen como base QMKey y contienen todas sus funciones
siguiendo la estructura de alto nivel (HLS: High Level Structure) de la ISO 9001:2015. Para soluciones
enfocadas a un sector o norma concreto, añadimos funciones y configuramos parte de la solución,
por ejemplo, para SGI o QMFood.
Las funciones de QMKey van agrupadas en los siguientes tabuladores: procesos, recursos, gestión
documental, mejora, seguimiento y partes interesadas. Estos tabuladores se activan o desaparecen,
en función de la norma disponible o de los permisos concedidos.
 MAPA DE PROCESOS
Permite definir la organización por procesos y dibujar de forma automática un diagrama (Mapa de
procesos).
 RECURSOS
Recursos Humanos: indicar qué personas están dentro del Sistema de Gestión de la Calidad SGC
(Personal), los cargos que ocupan dentro del organigrama de la institución (Cargos) y las
responsabilidades inherentes a cada cargo (Perfiles KMKey). Gestión de las capacitaciones
(Formación) y relación con las personas que las realizan.
Infraestructura: Permite dar de alta la maquinaria, equipos, edificios etc. de los que disponemos para
llevar a cabo la actividad de la empresa. Podremos realizar y controlar calibraciones y
mantenimientos.
 GESTIÓN DOCUMENTAL
Permite gestionar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad SGC en vigor, el histórico de
los mismos y su distribución dejando registro de la misma. Además, permite la elaboración
colaborativa de documentos a través de Internet, gestionando la edición, la revisión y la aprobación
de los mismos por los usuarios designados. Integra un sistema de notificaciones internas o por e-mail
que facilita la comunicación a los diferentes usuarios avisando de las acciones que debe realizar
respecto a cada documento.
 MEJORA
Auditorias: Generar planes de auditoría. lanzar programación de las auditorías. Gestionar y controlar
su realización. Relacionar con los hallazgos y «no conformidades» que se detecten.
No conformidades: Permite registrar y realizar el tratamiento, seguimiento y cierre de las no
conformidades recibidas en el Sistema de Gestión de Calidad SGC. en caso de ser necesario podremos
lanzar acciones inmediatas o de contingencia.

6. Acciones correctivas: Permite registrar y realizar el tratamiento, seguimiento y cierre de las acciones
correctivas recibidas en el Sistema de Gestión de Calidad SGC. Podremos relacionarlas con las No
Conformidades que las generaron.
Acciones de mejora: Permite registrar y realizar el tratamiento de las acciones de mejora recibidas,
así como el seguimiento y cierre de las aprobadas en el Sistema de Gestión de Calidad SGC.
 SEGUIMIENTO
Comités de Calidad: Permite organizar dentro del sistema las reuniones de cualquier tipo de comités.
Desde la convocatoria hasta el registro de los resultados de las mismas.
Revisiones por la dirección: Permite enviar las convocatorias, registrar los resultados de las mismas
y realizar el seguimiento de los acuerdos tomados.
Objetivos: Permite conocer los objetivos de la organización aprobados y dejar registro del
seguimiento de los mismos. Podemos relacionarlos con los indicadores y los procesos.
Indicadores: Permite conocer los indicadores definidos para los procesos de la organización y dejar
registro del seguimiento de los mismos. Cualquier tipo de indicador. numérico, porcentaje, etc.
Riesgos: Definimos el riesgo, asociamos indicadores, con la frecuencia escogida se analiza el riesgo,
se gestionan tareas o asocian acciones correctivas destinadas a disminuirlo. Posteriormente, se
vuelve analizar según la matriz definida y evaluamos si ha disminuido producto de las acciones. La
definición del riesgo y la matriz utilizada, son personalizadas.
Cuadro de mando: De un vistazo, podemos saber el estado de los objetivos, podremos hacer el
“check” y tomar decisiones en la Revisión por la dirección.
Registros: Podemos diseñar un formulario para recoger todo tipo de información y tener disponibles
los registros correspondientes. Ejemplos: temperaturas, análisis de aguas, revisiones de elementos,
inspecciones de limpiezas, reparto de EPIs, check lists para Auditorías etc. En caso de incidencia,
puede avisar a los responsables y abrir una No Conformidad de forma automática.
Requisitos: Mediante esta función podemos gestionar los requisitos legales o de otro tipo que
debemos cumplir en un determinado periodo de tiempo. Recibimos avisos cuando hay que renovar
o solicitar uno.
 PARTES INTERESADAS
Clientes: permite generar y lanzar encuestas a una lista de personas para evaluar cualquier
acontecimiento. En concreto, se puede lanzar una encuesta para evaluarla satisfacción de los clientes
sobre un producto y servicio. Se pueden generar estadísticas de forma automática.

7. Proveedores: permite gestionar los proveedores, evaluar, hacer el seguimiento etc. Gestión de las
evaluaciones, avisos, recogida de evidencias…
Otras partes: para administraciones, terceros, etc.
Encuestas de satisfacción de los usuarios de los servicios: permite acceder a los registros de las
mediciones de la satisfacción de los usuarios de los servicios y seguir su evolución, así como realizar
el seguimiento de las acciones definidas en función del análisis de los resultados obtenidos.
Quejas, reclamaciones y sugerencias: Permite registrary realizarel tratamiento, seguimientoy cierre
de las reclamaciones y quejas recibidas en el Sistema de Gestión de Calidad SGC.
Solicitudes: Aprovechando la estructura de sedes y cargos, podremos gestionar una solicitud de
cualquier tipo, su flujo de aprobación o denegación y la comunicación del resultado al solicitante.
 OTRAS CONFIGURACIONES
ISO 9001:2015
QMkey-ISO-200-85: Desde la salida de la nueva versión ISO 9001:2015 en septiembre de 2015
dispone de una versión de KMKey Quality para dar respuesta al nuevo enfoque. Basada en la
configuración disponible de ISO 9001:2008 donde han realizado adaptaciones que sugiere la nueva
versión.
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Integración de ISO 9001, 14001 y ISO 45001: KMKey Quality (QMKey) es un software de gestión de
calidad ideal para la implantación y mantenimiento de un Sistema de Gestión de calidad (SGC) de
cualquier tipo: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, etc, o de una combinación de los mismos, facilitando
la gestión de un sistema integrado.
QMFOOD (INOCUIDAD ALIMENTARIA)
ISO 22.000, BRC, APPCC, IFS, Global Gap: La revisión de 2015 de la norma, unifica la estructura y hace
que todas las normas de la familia ISO trabajen según la nueva versión ISO 9001:2015. Por tanto,
utilizando las funcionalidades que componen KMKey Quality (QMKey) podremos gestionar un
sistema basado en esta norma. QMFood dispone de TODAS las funciones disponibles en QMKey.
QM FERT (FERTILIZANTES)
QM FERT es un software de gestión desarrollado conjuntamente entre la empresa Earcon y Sinergis.
Diseñado para dar respuesta a los requisitos de calidad incluidos en el Reglamento Europeo de
Fertilizantes con MARCADO CE, es adecuado también para la gestión de normas generales como son
ISO 9001:2015, Medio Ambiente ISO 14001:2015 y Seguridad Laboral OHSAS 18001:2007.

8. B. SOFTWARE WEB DE GESTIÓN DE PROYECTOS
KMKey Project es un software de gestión de proyectos con el que cualquier empresa u organización
puede disponer de toda la información necesaria para desarrollar su negocio, desde la oferta hasta
la entrega del proyecto. KMKey Project es un software especialmente indicado para llevar el control
de proyectos de cualquier tipo: desarrollo de proyectos de ingeniería, gestión de despachos de
arquitectura, planificación seguimiento y control de obras, proyectos en tecnologías de la
información, gestión de consultorías, ingeniería medioambiental, etc., son algunas de las
funcionalidades que actualmente son trabajadas con KMKey Project.
Mediante KMKey Project podrá desarrollar sus proyectos y disponer, desde cualquier acceso
Internet, de toda la información relevante organizada en cuatro ejes:
 TIEMPO
Planificación del proyecto: División entre agrupaciones de tareas. WBS. Flujos de trabajo. Calendario.
Gráficos Gantt: Periodos de ejecución. Progreso. Real frente previsto. Tareas fuera de plazo. Avisos.
Enlace con MS Project: Para generar la planificación.
Patrones de Trabajo: Para proyectos que siguen un flujo de trabajo similar. Mejora continua.
 ESFUERZO
Humanos: Perfiles de trabajo. Permisos. Reservas de recursos. Partes de trabajo. Horas/hombre
valoradas. Accesos restringidos.
Materiales: Asignación de herramientas, espacios. Control de disponibilidad.
 INFORMACIÓN
Documentos y Archivos: Generación automática y salida de informes en varios formatos: Open
Office, MS Office, PDF. Gestión documental asociada: versiones, autores, reservas.
Agenda: Base de datos de empresas y contactos. Calendario Actividades, Mailing. Notas y reuniones.
Integración E-Mail: Notificaciones a terceros vía mail de acciones y tareas. Recepción automática de
mails.
Avisos por SMS: Para usuarios móviles.
Preparado para Sistemas de Gestión de Calidad: (ISO 9001 y otros)
 ECONOMÍA
Previsto: ofertas, presupuestos del proyecto dividido por tareas y fases. Conceptos contables
configurables.

9. Real: facturación, entrada de facturas de compra, gastos personales, horas valoradas, gastos
generales.
Comparativas: real frente a previstos, informes, alarmas, porcentajes. Cuentas de explotación.
C. SOFTWARE WEB DE GESTIÓN DE INCIDENCIAS
KMKey Help Desk es un software de gestión de incidencias indicado para servicios de mantenimiento,
ayuda al usuario y resolución de problemas en cualquier sector. Permite definir flujos de trabajo para
abordar problemáticas derivadas de anomalías en servicios y maquinaria.
La incidencia puede recibirse de forma automática (e-mail, entrada a través de una web, desde un
dispositivo móvil) o bien ser abierta por el servicio de atención. Una vez en marcha seguirá el flujo
diseñado por el cliente para su resolución. Permite: resolución inmediata, escalado, consulta de
información anterior, reparto de recursos, etc.
Si la incidencia da origen a una intervención de mayor orden se puede enlazar con la Gestión de
Proyectos o la Gestión de Calidad.
Mediante KMKey Help Desk podrá realizar los trabajos necesarios para atender el mantenimiento de
sus instalaciones y disponer, desde cualquier acceso a Internet, de toda la información relevante:
 GESTIÓN DE INCIDENCIAS
Recepción: Vía mail, entradas por el propio usuario, desde un formulario web etc. Abre de forma
automática un expediente y avisa mediante notificación (interna, correo electrónico o SMS) al
responsable.
Resolución: Atención y cerrado inmediato o planificación en el tiempo según tipo o urgencia,
Asignación de recursos, Reasignación, Escalado, Listas con el estado y los responsables, Retrasos,
Avisos automáticos a quien sea necesario, posibilidad de añadir notas, documentos, correos, fotos,
manuales. Búsquedas en base de datos de conocimiento. Búsquedas indexadas en cualquier ítem,
incluso dentro de los documentos, introducción de horas y material utilizado, Facturación.
Control: Generación y envío automático del resumen de la incidencia, Generación de informes y
estadísticos por varios criterios: urgencia, tipo, contrato, elemento, técnico; informes de horas
invertidas, informe de elementos problemáticos, filtros e informes por periodos, personas, clientes
etc.
 MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS
Planificación: posibilidad de lanzar mantenimientos preventivos de elementos o contratos con
diversas periodicidades: semanal, mensual, trimestral anual etc. Una vez lanzado, disponemos de
tareas a realizar en determinados periodos. Podemos asignar técnicos, por defecto o mensualmente,
informes y listados de tareas a realizar en un periodo determinado.

10. Realización: avisos y listados de tareas a realizar. Gráficos GANTT. Reflejar tiempos utilizados y
material, facturación y seguimiento administrativo, adjuntar documentación, correos electrónicos
etc.
Control: informes de cada actuación realizada. envío automático. listados y estadísticos de trabajos
realizados.
 GESTIÓN DE CONTRATOS Y ELEMENTOS SLA
Inventario: Elementos organizados por diferentes criterios: tipo, departamento, contratos etc.
SLA: Posibilidad de guardar y controlar documentación relativa a los contratos y condiciones de
servicio. Realización de mantenimientos e intervenciones según las condiciones reflejado en las SLA
(tiempos, urgencias, visibilidades).
 OTROS
Agenda: Base de datos de empresas y contactos. Calendario actividades. Mailing.
Integración E-Mail y SMS: Notificaciones a terceros vía mail de acciones y tareas. Recepción
automática de mails. Envío SMS.
Enlaces: Con la Gestión de Calidad o con la Gestión de proyectos. Enlaces con otros sistemas propios
mediante desarrollos específicos: ERPs, BI, Blance Score Card etc.
CASOS DE ÉXITO
1. GESTIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD PARA EMPRESA DE COMIDA RÁPIDA
Producto: KMKey Quality
Tipo: Servicio Nube
Número de usuarios: 500
Fecha implantación: 2014
Web cliente: https://www.pizzahutcr.com/
La conocidísima cadena de comidas rápidas Pizza
Hut a través de su franquicia para Costa Rica
(Comidas Centroamericanas S.A.) ha confiado en
KMKey Quality para la gestión de sus sistemas de calidad. La empresa, con restaurantes en todo el
territorio, puede centralizar mediante KMKey Quality, al ser una herramienta web, todas las acciones
necesarias para gestionar y mantener el sistema de calidad. Así, el departamento responsable,
aunque esté sito en San José puede coordinar todos los aspectos del sistema independientemente
de donde estos se produzcan.

11. 2. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA EMPRESA LÍDER EN INSPECCIONES, CERTIFICACIONES,
ANÁLISIS Y CAPACITACIONES
Producto: KMKey Quality
Tipo: Nube
Número de usuarios: 15
Fecha implantación: 2018
Web cliente: https://balticcontrol.com/
En Baltic Control CMA S.A realizan Análisis de
Laboratorio, Inspecciones, Muestreos,
Certificaciones, Monitoreos ambientales,
Auditorias, Asistencia Técnica Normativa, Capacitaciones, entre otros servicios generando un
compromiso de calidad. Tienen como objetivo optimizar el rendimiento y su eficiencia, reduciendo
riesgos y cumpliendo con las normas locales e internacionales en estándares de calidad. Decididos
en la mejora continua de sus procesos y servicios, han optado por KMKey Quality para facilitar la
tarea de gestionar la calidad de una forma eficiente en un entorno 100% web.

12. GRACIAS POR SU INTERÉS EN QMKEY - GESTIÓN DE CALIDAD
Página Oficial: https://www.kmkey.com/
Pruebe la DEMO en el siguiente enlace: http://qualitybasic.qmkey.com/
Para acceder a la DEMO use las siguientes credenciales:
Usuario: tvisita
Clave: demokm
La demo que usted ha recibido es solo para probar la facilidad de uso. Además de usted acceden otras
personas y se borran los datos introducidos cada día. Si quiere hacer una prueba con una demo de uso
exclusivo, solicítela sin compromiso a jferrer@earcon.com
RÚBRICA
Criterios de Evaluación Puntos
Orden
Conocimiento
Detalle
Creatividad