Sistema de Matricula.doc

“ENRIQUE GUZMÁN Y VALLE”
TEORÍA Y DISEÑO DE SISTEMAS
TEMA
“ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMA DE
MATRICULA”
ESTUDIANTES:
 Quispe Polo, Susana
 Solís Esteban, Diana Miriam
 Sotelo Torres, Silvia
 Zanabria Alarcón, Carmen Rosa
PROFESOR:
 QUISPE ANDIA, Adrián
2DA ESPECIALIDAD:
 INFORMÁTICA EDUCATIVA
TURNO:
SÁBADOS Y DOMINGOS
AULA:
C4
2,011

CENTRO EDUCATIVO
PREUNIVERSITARIO
“SAN FRANCISCO DE
ASIS”
SISTEMA
DE
MATRICULA

Dedicatoria:
El Presente trabajo se lo
dedicamos a nuestros
padres familiares por el
apoyo constante a nuestra
superación personal y
profesional

INTRODUCCIÓN
El presente trabajo que presentamos a continuación es referente al
diseño de un sistema de matricula, en el cual hemos utilizado el concepto
de diseño de base de datos.
La base de datos es un conjunto de datos organizados para su
almacenamiento en la memoria de un ordenador o computadora, diseñado
para facilitar su mantenimiento y acceso de una forma estándar. La
información se organiza en campos y registros. Un campo se refiere a un
tipo o atributo de información, y un registro a toda la información sobre un
individuo.
Desde su aparición en la década de 1950, estas aplicaciones se han
hecho imprescindibles para las sociedades industriales. La primera base de
datos para PC data de 1980, era el Base II, desarrollado por el ingeniero
estadounidense Wayne Ratliff. Desde entonces, su evolución ha seguido
paralela a la que ha experimentado el software, y hoy existen desde bases
de datos para una utilización personal hasta bases de datos corporativas,
soportadas por grandes sistemas informáticos.
Hay cuatro modelos principales de bases de datos: el modelo
jerárquico, el modelo en red, el modelo relacional (el más extendido hoy
día; los datos se almacenan en tablas y se accede a ellos mediante consultas
escritas en SQL) y el modelo de bases de datos deductivas. Otra línea de
investigación en este campo son las bases de datos orientadas a objetos. O
de objetos persistentes.
En el presente trabajo empezamos realizando un estudio en el mismo
centro educativo para recabar información sobre el sistema de matricula
que sea adecuado para su forma de trabajo, es decir un software a su
medida, donde hemos observado la necesidad de utilizar todos los recursos
tecnológicos para poder realizar el presente proyecto. Esperando que el
presente trabajo pueda satisfacer en gran manera la expectativa del diseña
del software.

SISTEMA DE MATRICULA
C.E.P “SAN FRANCISCO DE ASIS”
1. OBJETIVOS:
a) Objetivo General:
 El sistema de Matricula va a mejorar significativamente el
proceso de inscripción y ratificación de matricula, evitando
los errores que se cometen cuando se hace en forma
manual.
b) Objetivos Específicos:
 Permitir el proceso de matrícula por grados y secciones.
 Agilizar la elaboración de las nóminas de los alumnos por
grados y secciones.
 Reducir el tiempo de atención a los PP.FF. con respecto al
proceso de matrícula.
 Fácil acceso a la información y documentación.
2. REALIZACION DEL PROYECTO:
Ante la necesidad de la I.E. “San Francisco de Asís”, de contar
con un Sistema de Matrícula, los alumnos de la Segunda
Especialidad de Informática Educativa hemos decidido elaborar un
anteproyecto que soluciones esta problemática, toda vez que no es
posible, que en plena era de la informática muchas I: E. sigan
realizando matrícula en forma manual.

3. ANTECEDENTES:
La I.E. San Francisco de Asís, viene realizando el proceso de
matrícula desde los inicios de su funcionamiento en forma
manual, incurriendo muchas veces en fallas, como por ejemplo:
 Alumnos remitentes matriculados en el siguiente grado
 No se sabe con exactitud la cantidad de Padres o
apoderados que hay en el plantel.
 Lento el proceso de matrícula, por ser manual
 No hay un control eficiente de los documentos que deben
presentar todo alumno.
 Los códigos de matricula muchas veces se duplican
 Las nóminas de matrícula no se presentan en su debida
oportunidad a la UGEL.
4. JUSTIFICACION DEL PROYECTO:
 El avance tecnológico, permite un mejor que hacer de las
cosas, en ese sentido es necesario automatizar el Sistema de
Matrícula, que permita una mejor atención al cliente, con
errores casi ceros.
 La I.E, no puede limitarse a un proceso de matrícula por
demás obsoleta, trayendo consigo una serie de errores en
perjuicio de los alumnos, padres, profesores y personal
administrativo. Porque todos nos debemos y trabajamos en
función del alumno y una falla producida en el ingreso de
datos perjudica a toda la comunidad.
RESEÑA HISTORICA DEL C.E.P “SAN FRANCISCO DE ASIS”
La Institución Educativa Particular “San Francisco de Asís”
“empezó a funcionar un 10 de Enero de 2,000, abriendo sus puertas para
recepcionar la matrícula de lo que seria sus primeros alumnos, al empezar
el colegio su labor educativa el 15 de marzo del mismo año, con 35
alumnos distribuidos en 3 salones de primaria y 2 salones de Secundaria,
estuvo a cargo la Directora y promotora Lic. Isabel Falcón Sánchez y 4

profesoras. Tras 6 años de la labor educativa y poniendo todo su tiempo y
desempeño en esta institución educativa lograron que actualmente cuente
con 335 alumnos, los cuales están distribuidos en los dos niveles Primaria y
Secundaria con 20 profesores y 200 padres de familia. En este año 2006
esperan poder aumentar su población estudiantil en 400 alumnos.
RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN:
a) DATOS DE LA INSTTUCIÓN:
Nombre de la Institución: “San Francisco de Asís”
Dirección de la Institución: Av. Los Cedros 130-135 Callao
Dependencia: Dirección Regional de Educación del Callao
Promotora: Roció Velásquez Torres.
Niveles de la Educación: Primaria - Secundaria
Cantidad de Coordinadores: 2
Cantidad de Profesores: 10
Cantidad del Personal Administrativo: 5
b) ENTREVISTAS A LAS PERSONAS INVOLUCRADAS EN LA
MATRICULA
a) Entrevista a la Directora Lic. Isabel Falcón Sánchez
1. ¿Qué tiempo tiene la Institución Educativa?
La Institución Educativa “San Francisco de Asís“, cuenta
actualmente con 6 años de brindar un servicio a la comunidad,
mediante una buena enseñanza con valores.

2. ¿Cuál es la proyección que tiene la institución educativa?
La institución educativa “San Francisco de Asís “, tiene proyectado el
brindar una enseñanza de avanzado con un sistema pre universitario para
lograr el ingreso de sus alumnos
3. ¿Con Cuántos alumnos cuenta la institución actualmente?
La Institución Educativa termino el año académicos 2005 con un
promedio de 330 alumnos, de los cuales para este año solo se han retirado
20 alumnos por motivos ajenos a esta institución, pero están separando
matricula alumnos nuevos en un promedio de 50. Esperamos para este año
llegar a 400 alumnos lo cal estamos trabajando en acondicionar las aulas
respectivas.
4. ¿Tiene un control exacto de los alumnos y padres de familia que cuenta
la institución?
Bueno la verdad para ser sincero no se tiene un control exacto solo
puedo decir un promedio aproximado, pero a finales de año y en la
presentación de documentos este trabajo lo hacemos manualmente
contando las fichas de matricula.
5. ¿Quién realiza la matricula en la institución educativa?
Lo realiza la secretaria de la institución la señorita Miriam
Fernandez.
6. ¿A tenido problemas con respecto a la matricula de la institución
educativa?
Es un dolor de cabeza para nosotros puesto que por politica
institucional recibimoa a los alumnos y luego tenemos problemas de
documentación respectiva y en llenado de actas.
7. ¿Qué alternativa de solución ha pensado realizar para evitar los errores?
Bien, elaborar un sistema de matricula computarizado. Puesto que
contamos con computadoras modernas para este fin.
8. ¿Cuenta la Institución educativa con los medios suficientes para adquirir
un sistema de matricula acondicionada para su institución?

Tenemos los medios para cubrir esta expectativa, por el sistema que
nos están proponiendo.
b) Entrevista a la Secretaria Miriam Fernandez Alcalá
1¿Qué tiempo tiene laborando en la institución?
Tengo 5 años laborando en esta institución con el cargo de
secretaria, llevando el control de la matricula.
2. ¿Cómo se realiza actualmente la matricula?
La matricula se realiza de la siguiente manera:
 Se acerca el padre de familia luego verifico si es antiguo o nuevo.
 Si es antiguo verifico sus deudas que tenga con la institución, si no
tiene deuda se procede a la matricula de su hijo verificando la
actualización de sus datos en otro cuaderno.
 Si es un padre de familia nuevo le doy una constancia de vacante
para que traiga sus documentos y procedo con la matricula.
3. ¿Qué errores frecuente encuentra en el proceso de matricula?
 La falta de documentación en los alumnos.
 La elaboración de la lista de alumnos por aula.
 El control de cursos acargo de los alumnos.
4. ¿Esta de acuerdo del poder realizar la matricula de manera sistemática
mediante un software?
Seria excelente contar con este sistema de matricula para este centro
educativo.
5. ¿Tiene conocimiento sobre el uso de la computadora?
Por supuesto he llevado cursos de Office y estoy capacitada para
manejar todo tipo de software.

5. JUSTIFICACION:
El sistema propuesto en esta institución es para mejorar la calidad de
matricula, puesto que se ha venido realizando en forma tradicional y de
manera ineficiente, por tales motivos los padres de familias matriculan a
sus hijos haciendo largas colas y causando incomodidad a los padres.
Además de tener demora en la presentación de la documentación a la
autoridad respectiva, provocando en algunos momentos el pago por
motivo de mora y el mal llenado de la ficha de matricula.
Y por ultimo dicho sistema le da un plus adicional en el prestigio de
loa institución educativa, pues lo pone en la vanguardia de las
instituciones educativas adyacentes a la misma.
6. IMPORTANCIA DEL SISTEMA:
El presente sistema presenta vital importancia a la Institución
Educativa, ya que permitirá brindar una atención adecuada a los padres de
familia que desean matricular a sus hijos.
Es también importante porque cumplirá con uno de los objetivos de la
institución educativa al modernizar su infraestructura y le dará prestigio,
por la modernidad de su sistema de matricula.
7. ANÁLISIS DEL CONTEXTO:
A. DESCRIPCION DE LA EMPRESA:
La Institución Educativa “ “ es una entidad académica, científica,
tecnológica y cultura dedicada a la enseñanza y proyección social
al servicio de los niños y adolescentes en su formación académica,
intelectual, cultural y formación de valores.
Dicha entidad esta integrada por docentes, estudiantes, personal
administrativo quienes apoyan al logro de los fines de la
institución.

B. ACTIVIDAD PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
a. ANALISIS PREVIO
Hemos identificado el problema, luego de haber
recolectado la información y los documentos que ha
brindado la institución como son:
 El organigrama de la Institución Educativa
 Una ficha única de matricula.
 Una nomina de matricula.
 Una copia de un recibo en blanco
 Copia de una hoja del cuaderno de llenado de
matricula.
b. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
La instrucción educativa cuenta con los medios
económicos para la elaboración de un sistema de matricula
además cuenta con los equipos necesarios y el personal
capacitado para llevar a cabo dicho sistema.
c. ANALISIS DE SISTEMA
Concluido el estudio de factibilidad y además ya
conocedores de las necesidades con la que cuenta la
institución educativa, procederemos a elaborar los diagramas
respectivos como son: el diagrama de flujo, diagrama de
nivel superior, diagrama general, las tablas respectivas de la
base de datos, diccionario de datos del sistema, entre otros.
d. DISEÑO DEL SISTEMA
Luego de haber hecho la investigación preliminar, el
estudio de factibilidad, el análisis del sistema se especifica
detalladamente el nuevo sistema ya sea en la entrada y salida
de datos, base de datos al igual que sus procedimientos luego
de esto desarrollaremos un prototipo para de acuerdo a este
Corregir los errores que pudiera haber.

A continuación se detallará los posibles equipos de
hardware a emplear para la creación del sistema, para saber
si la institución e3ducativas cuenta con el equipo necesario,
así como, también se realizará la capacitación del personal
docente o responsables de llevar a cabo el proceso de
matricula.
C. PRESUPUESTO:
RECURSOS HUMANOS
 Análisis de Sistema S/. 700.00
 Programadores 500.00
 Digitadora 300.00
S/. 1500.00
HARDWARE
 Dos computadoras Pentium IV S/. 400.00
 Una impresora 100.00
 Scanner 60.00
S/. 560.00
SOFTWARE
 Windows XP S/. 20.00
 Visual Basic 15.00
 Microsoft Access 10.00
 Antivirus 15.00
S/. 60.00
UTILES DE ESCRITORIO
 500 hojas S/. 15.00
 6 lapiceros 6.00
 2 borradores 2.00
 Caja de disquetes 10.00

S/. 33.00
VIATICOS
 Pasajes S/. 50.00
 Comida 250.00
S/. 300.00

FUNCIONAMIENTO
 Corriente Eléctrica S/. 100.00
 Alquiler de ambiente 200.00
S/. 300.00
IMPREVISTO
 Varios S/. 200.00
S/. 200.00
COSTO APROXIMADO S/. 2953.00

ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL CENTRO
PREUNIVERSITARIO
“SAN FRANCISCO DE ASIS”

DIAGRAMA DE FLUJO DE SISTEMA DE MATRICULA

DISEÑO DEL SISTEMA
DISEÑO FÍSICO DE LA BASE DE DATOS

DICCIONARIO DE TABLAS
TABLA: ALUMNOS PRIMARIA
NOMBRE TIPO TAMAÑO DESCRIPCION
Código Texto 4 Código del Alumno
Nombres Texto 30 Nombre del Alumno
Apellidos Texto 40 Apellidos del Alumno
Edad Texto 6 Edad del Alumno
Teléfono Texto 8 Teléfono del Alumno
E-Mail Hipervínculo E-mail del alumno
Dirección Texto 50 Dirección del Alumno
Fecha-Nacimiento Fecha/Hora Fecha de Nacimiento del Alumno
Fecha-Ingreso Fecha/Hora Fecha de Ingreso del Alumno
Certificado Si/No
Partida Si/No
Fotografía Si/No
Código apoderado Texto 4 Código del Apoderado
Código Tutor Texto 4 Código del Tutor

TABLA: ALUMNOS SECUNDARIA
Código Texto 4 Código del Alumno
Nombres Texto 30 Nombre del Alumno
Apellidos Texto 40 Apellidos del Alumno
Edad Texto 6 Edad del Alumno
Teléfono Texto 8 Teléfono del Alumno
E-Mail Hipervínculo E-mail del alumno
Dirección Texto 50 Dirección del Alumno
Distrito Texto 50 Distrito del Alumno
Fecha-Nacimiento Fecha/Hora Fecha de Nacimiento del Alumno
Fecha-Ingreso Fecha/Hora Fecha de Ingreso del Alumno
Certificado Si/No
Partida Si/No
Fotografía Si/No
Código apoderado Texto 4 Código del Apoderado
Código Tutor Texto 4 Código del Tutor

TABLA: CURSOS PRIMARIA
Código Texto 4 Código del Curso
Nombre del Curso Texto 50 Nombre del Curso
Horario de Clases Texto 100 Horario de Clases
Días a la semana Texto 50 Días de la Semana
TABLA: CURSOS SECUNDARIA
Código Texto 4 Código del Curso
Nombre del Curso Texto 50 Nombre del Curso
Horario de Clases Texto 100 Horario de Clases
Días a la semana Texto 50 Días de la Semana

TABLA: PADRES PRIMARIA
Código Apoderado Texto 4 Código del Apoderado
Nombre del Padre Texto 40 Nombre del Padre
Profesión del Padre Texto 30 Profesión del Padre
Ocupación del Padre Texto 30 Ocupación del Padre
Nombre de la Madre Texto 40 Nombre de la Madre
Profesión de la Madre Texto 30 Profesión de la Madre
Ocupación de la Madre Texto 30 Ocupación de la Madre
E-mail Hipervínculo
TABLA: PADRES SECUNDARIA
Código Apoderado Texto 4 Código del Apoderado
Nombre del Padre Texto 40 Nombre del Padre
Profesión del Padre Texto 30 Profesión del Padre
Ocupación del Padre Texto 30 Ocupación del Padre
Nombre de la Madre Texto 40 Nombre de la Madre
Profesión de la Madre Texto 30 Profesión de la Madre
Ocupación de la Madre Texto 30 Ocupación de la Madre
E-mail Hipervínculo

TABLA: PROFESORES PRIMARIA
Código Texto 4 Código del Profesor
Nombres Texto 30 Nombres del Profesor
Apellidos Texto 40 Apellidos del Profesor
Cargo Texto 40 Cargo del Profesor
Dirección Texto 40 Dirección del Profesor
Teléfono de domicilio Texto 8 Teléfono de domicilio del profesor
Tratamiento Texto 50 Tratamiento Sr. Srta.
Distrito Texto 50 Distrito
E-Mail Hipervínculo
En Actividad Si/No En Actividad
Código Curso Texto 4 Código del Curso

TABLA: PROFESORES SECUNDARIA
Código Texto 4 Código del Profesor
Nombres Texto 30 Nombres del Profesor
Apellidos Texto 40 Apellidos del Profesor
Cargo Texto 40 Cargo del Profesor
Dirección Texto 40 Dirección del Profesor
Teléfono de domicilio Texto 8 Teléfono de domicilio del profesor
Tratamiento Texto 50 Tratamiento Sr. Srta.
Distrito Texto 50 Distrito
E-Mail Hipervínculo
En Actividad Si/No En Actividad
Código Curso Texto 4 Código del Curso

DIAGRAMA DE RELACIÓN DE BASE DE DATOS

DISEÑO DE LAS PANTALLAS
PANTALLA DE INICIO
PANTALLA DE NIVELES PRIMARIA Y SECUNDARIA

PANTALLA DE SECCIONES DE PRIMARIA
PANTALLA DE SECCIONES DE SECUNDARIA

PANTALLA DE DATOS DE ALUMNOS DE PRIMARIA

PANTALLA IMPRIMIR FICHA DE MATRICULA

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