pequeño tutoria basico access

1. APLICACIÓN FINAL DEL
PROSEDADO DE TEXTO
MICROSOFT WORD 2013
OBED JARAMILLO ROMAN
ASESOR Dilly Dagnis Motes R
Envigado
CEFIT
CENTRO DE FORMACION PARA EL TRABAJO
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS
Contenido
Introducción............................................................................................................................. 4
MicrosoftAccesses unsistemade gestiónde basesde datosincluidoenel paqueteofimático
denominadoMicrosoftOffice.Igualmente,esungestorde datosque recopilainformación
relativaaun asuntoo propósitoparticular,comoel seguimientode pedidosde clientesoel

2. mantenimientode unacolecciónde música,etcétera.Estápensadoenrecopilardatosde otras
utilidades (Excel, SharePoint, etcétera) y manejarlos por medio de las consultas e informes...... 4
Tabla de contenido................................................................................................................... 5
1. Teoría................................................................................................................................... 6
1.1 Tablas ............................................................................................................................. 6
Las tablasson objetosfundamentalesde unabase de datosporque enellasesdonde se
conservatodala informaciónolosdatos.Así, unabase de datosde unaempresapuede tener
una tablaContactosque almacene losnombresde losproveedores,lasdireccionesde correo
electrónico y los números de teléfono. ................................................................................... 6
1.2 Campos........................................................................................................................... 6
Un campo en Microsoft Accessesuna piezade informaciónrelacionadaconunapersonaocosa.
Los camposrelacionadosse agrupanjuntospara formarun registro.Enuna base de datos,
donde se almacenalainformaciónconrespectoainformaciónde losempleadosde
una empresa,unregistroseríalainformaciónrelacionadaaunsoloempleado.Uncampo,por
ejemplo,seríalainformaciónespecíficasobre el empleado,tal vezel nombre,lafechade
contratación o el número de seguridad social.......................................................................... 6
1.3 Registros......................................................................................................................... 7
un registro(tambiénllamado filaotupla) representaunobjeto únicode datos implícitamente
estructuradosenunatabla Un registroesun conjuntode campos que contienenlosdatosque
pertenecenaunamismarepeticiónde entidad.Se le asignaautomáticamenteunnúmero
consecutivo(númerode registro) que enocasionesesusadocomoíndice,aunque lonormal y
práctico es asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda.................................... 7
1.4 Llave primaria ................................................................................................................. 7
En el diseño de basesde datosrelacionales,se llamaclave primariaauncampo o a una
combinaciónde camposque identificade formaúnicaa cada filade una tabla.Una clave
primaria comprende de esta manera una columna o conjunto de columnas. ............................ 7
1.5 Llave secundaria.............................................................................................................. 7
La clave foráneaidentificaunacolumnaogrupo de columnasenuna tabla(tablahijao
referendo) que se refiere aunacolumnao grupo de columnasenotra tabla(tablamaestrao
referenciada).Lascolumnasenlatablareferendodebenserla clave primariau
otra clave candidataen la tabla referenciada. ......................................................................... 7
2. Formularios .......................................................................................................................... 7
2.1 Formularios..................................................................................................................... 7
Los Formulariosbásicamente permite diseñarlosdatosparavisualizarseporpantalla.Perono
sólomuestrandatosinformativosde lastablas,tambiénsoninteractivos,portanto,permiten

3. introducirnuevosregistrosenlastablas,modificare inclusoborrarregistrosde lasde unao
variastablasrelacionales.Tambiénpuedenhacercálculos(camposcalculadosocontrolesde
cuadros de texto) conlosdatosde lastablas.Los camposque contienenobjetosOLE(imágenes,
fotos,sonidos,videos,etc.) necesitansermostradosenunformularioparaque se vean y/o
escuchen............................................................................................................................... 7
2.2 Formularios con asistente................................................................................................ 8
El asistente tambiénpermite definircómose agruparány ordenaránlosdatos;asimismo,puede
usar camposde más de una tablao consulta,siempre ycuandodefinapreviamente las
relacionesentre las tablas y las consultas................................................................................ 8
2.3 Botones de comando....................................................................................................... 8
Un botón de comandose usa en unformularioparainiciarunaacción o un conjuntode
acciones.Porejemplo,se puede crearunbotónde comando que abra otro formulario.Paraque
un botónde comandorealice unaacción,se escribe unamacro o unprocedimientode evento
que se asocia a la propiedad Al hacerclicdel botónde comando.Asimismo,se puedeincrustar
una macro directamente enlapropiedad Al hacerclicdel botónde comando.De este modo,se
puede copiar el botón a otros formularios sin que se pierdala funcionalidad del botón............. 8
2.4 Herramientas de diseño................................................................................................... 8
Para la mayoría de las tareas relacionadas con la edición de nuestro formulario será
necesario recurrir a la barra de herramientas Diseño de formularios que vemos con sus
correspondientes indicaciones en la figura. ....................................................................... 8
3. Panel de control.................................................................................................................... 8
Si tenemosunabase de datos de Accessque va a ser utilizadaporusuarios,nosserárealmente
útil crear unpanel de control o formulariode acceso,que permitaal usuariomanejarla
aplicaciónde formasencilla. Lomejorescrear formularios.Unavezcreadosestosformularios
creamosun panel de control que enlace conlosformulariosque vaa utilizarel usuario.Estos
formulariospuedenserasu vez,panelesde control secundarios El panel de control principal
permitirá la entrada a los demás formularios. ......................................................................... 9
Crear un panel de control para una base de datos de Access:................................................... 9
Pulsamosenel botónNuevaparair agregandocada una de laspáginas(formularios,ennuestro
ejemplo) a los que queremos acceder mediante el panel de control......................................... 9
Así, vamosagregandounoa uno losenlacesque vaa tenernuestropanel de control principal.
Una vez creadoslosenlaces,seleccionamosel primero(búsqueda) ypulsamosenModificar
para enlazarlorealmente conel formularioBúsqueda,que permiteal usuariobuscarregistros.
En ComandoseleccionamosAbrirel formularioenmodoEdiciónyseleccionamosel formulario
Búsqueda.PulsamosAceptar para finalizar. ............................................................................ 9
De estaformavamos seleccionandocadaunode losenlacesylosvamosasociandoal
formulario indicadoen cada caso, mediante la opción comando y formulario. .......................... 9

4. 4. Informes..............................................................................................................................10
4.1 Informes ........................................................................................................................10
Los informesconstituyenunmodode ver,formatearyresumirlainformacióncontenidaenla
base de datos de MicrosoftAccess.Por ejemplo,se puede crearunsencilloinforme de números
de teléfonode todosloscontactosoun informe del total de ventasendistintasregionesy
períodos de tiempo. .............................................................................................................10
4.2 Asistente para informes..................................................................................................10
Para arrancar el asistente parainformeshazclicenel botónAsistenteparainformesque puedes
veren laimagenanterior.Enesta ventananospide introducirloscamposaincluirenel
informe................................................................................................................................10
5. Consultas.............................................................................................................................11
6. Conclusiones........................................................................................................................12
Cibergrafía...............................................................................................................................12
11 DE AGOSTO
2015
Introducción
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete
ofimático denominado Microsoft Office. Igualmente, es un gestor de datos que
recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el
seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música,
etcétera. Está pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint,
etcétera) y manejarlos por medio de las consultas e informes.

5. Tabla de contenido

6. 1. Teoría
1.1 Tablas
Lastablas son objetos fundamentales de una base de datos porque enellases donde se conserva toda
la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla Contactos
que almacene los nombres de los proveedores, lasdirecciones de correo electrónico ylos números de
teléfono.
1.2 Campos
Un campo en Microsoft Access es una pieza de información relacionada con una persona o cosa. Los
campos relacionados se agrupan juntos para formar un registro. En una base de datos, donde se almacena

7. la información con respecto a información de los empleados de una empresa, un registro sería la
información relacionada a unsolo empleado. Un campo, por ejemplo, sería la información específica sobre
el empleado, tal vez el nombre, la fecha de contratación oel número de seguridad social.
1.3 Registros
un registro (también llamado fila o tupla) representa un objeto único de datos implícitamente
estructurados en una tabla Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que
pertenecen a una misma repetición de entidad. Se leasigna automáticamente un número consecutivo
(número de registro) que en ocasiones esusado como índice, aunque lonormal y práctico es asignarle
a cada registro un campo clave para su búsqueda.
1.4 Llave primaria
En el diseño de bases de datos relacionales, se llama clave primaria a un campo o a una combinación
de campos que identifica de forma única a cada fila de una tabla. Una clave primaria comprende de
esta manera una columna oconjunto de columnas.
1.5 Llave secundaria
La clave foránea identifica una columna o grupo de columnas en una tabla (tabla hija o
referendo) que se refiere a una columna o grupo de columnas en otra tabla (tabla maestra o
referenciada). Las columnas en la tabla referendo deben ser la clave primaria u
otra clave candidata en la tabla referenciada.
2. Formularios
2.1 Formularios
Los Formularios básicamente permite diseñar los datos para visualizarse por pantalla. Pero no sólo
muestran datos informativos delas tablas, también son interactivos, por tanto, permiten introducir
nuevos registros en lastablas, modificar eincluso borrar registros de lasde una ovarias tablas
relacionales. También pueden hacer cálculos (campos calculados ocontroles decuadros de texto) con

8. los datos de lastablas. Los campos que contienen objetos OLE (imágenes, fotos, sonidos, videos, etc.)
necesitan ser mostrados enun formulario para que sevean y/o escuchen.
2.2 Formularios con asistente
El asistente también permite definir cómo se agruparán yordenarán los datos; asimismo, puede usar
campos de másde una tabla oconsulta, siempre ycuando defina previamente lasrelaciones entre las
tablas y lasconsultas.
2.3 Botonesdecomando
Un botón de comando seusa en un formulario para iniciar una acción oun conjunto de acciones. Por
ejemplo, se puede crear un botón de comando que abra otro formulario. Para que un botón de
comando realiceuna acción, se escribe una macroo un procedimiento de evento que se asocia a la
propiedad Al hacer clicdel botón de comando. Asimismo, sepuede incrustar una macro
directamente en lapropiedad Al hacer clicdel botón de comando. Deeste modo, se puede copiar el
botón a otros formularios sin que sepierda la funcionalidad del botón.
2.4 Herramientas dediseño
Para la mayoría de las tareas relacionadas con la edición de nuestro formulario será necesario recurrir a la
barra de herramientas Diseño de formularios que vemos con sus correspondientes indicaciones en la figura.
3. Panel de control

9. Si tenemos una base de datos de Access que va a ser utilizada por usuarios, nos será
realmente útil crear un panel de control o formulario de acceso, que permita al usuario
manejar la aplicación de forma sencilla.
Lo mejor es crear formularios. Una vez creados estos formularios creamos un panel de
control que enlace con los formularios que va a utilizar el usuario. Estos formularios
pueden ser a su vez, paneles de control secundarios
El panel de control principal permitirá la entrada a los demás formularios.
Crear un panel de control para una base de datos de Access:
Pulsamos en el botón Nueva para ir agregando cada una de las páginas (formularios, en
nuestro ejemplo) a los que queremos acceder mediante el panel de control.
Así, vamos agregando uno a uno los enlaces que va a tener nuestro panel de control
principal.
Una vez creados los enlaces, seleccionamos el primero (búsqueda) y pulsamos en Modificar
para enlazarlo realmente con el formulario Búsqueda, que permite al usuario buscar
registros. En Comando seleccionamos Abrir el formulario en modo Edición y seleccionamos
el formulario Búsqueda. Pulsamos Aceptar para finalizar.
De esta forma vamos seleccionando cada uno de los enlaces y los vamos asociando al
formulario indicado en cada caso, mediante la opción comando y formulario.

10. 4. Informes
4.1 Informes
Los informes constituyen un modo de ver, formatear yresumir la información contenida en la base
de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe denúmeros de
teléfono de todos los contactos oun informe del total de ventas en distintas regiones yperíodos de
tiempo.
4.2 Asistentepara informes
Paraarrancar el asistente para informes haz clicen el botón Asistente para informes que puedes ver
en la imagenanterior. En esta ventana nos pide introducir los campos aincluir en el informe.

11. 5. Consultas
5.1 Asistentepara consultas
¿Para qué sirve?
El asistente de consulta para duplicados permite seleccionar, en una misma tabla o consulta, los
registros cuyos de campo son idénticos.
ELASISTENTE PARA BUSQUEDA DE DUPLICADOS
Objetivo:
Profundizar en la opción Asistente para búsquedas de duplicados yahorrar tiempo en realizar una
búsqueda.

12. 6. Conclusiones
Cibergrafía