Vision De Sistema

Gestión de Procesos en Finanzas – MAFI - May 2010

Proyecto Mejora de Proceso
Aeroman

Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 guardiansag2006@yahoo.com

Ministerio de Hacienda/
FAA AAC EASA Trabajo y Previsión Social ISSS

Federal Aviation Regulaciones de Aviación EASA Código Tributario Ley del Seguro Social
Solicitud de cotización Regulations (FAR) Civil (RAC) Maintenance Organization Código de Trabajo
Ordenes de compra Exposition (MOE) Código de Comercio
Consultas de reparaciones
Evaluación del desempeño Programa de
Fabricantes de Requisiciones de insumos y/o servicios**
mantenimiento
aviones Instrucción de reparaciones
Paquete de trabajos
rutinarios
Cotizaciones, Facturas Instrucciones para reparaciones Reporte de
Piezas/ repuestos, Pagos Dirección de Bienes/Servicios* Dirección de discrepancias pos
Piezas/repuestos/componentes
Solicitud de cotización
Servicios Técnicos Operaciones chequeo
Componentes averiados
Fabricantes de Ordenes de compra,
Pagos
Reporte de chequeos en
progreso
componentes Reportes de
productividad Aviones con
Cotizaciones, Facturas

Solicitud de entrenamientos técnicos
mantenimiento

Reporte de acciones correctivas a
Componentes reparados

Base de datos*, Manuales*

Manuales de Procedimientos*
Reportes*, Aplicaciones

Manuales de mantenimiento*
Proveedores de

Reportes de discrepancias*

encontradas en auditorias
Entrenamientos técnnicos
Reporte de discrepancias
insumos Cotizaciones*, Facturas
Plan estrátegico**
Objetivos estrátegicos** CEO

(sistemas)

discrepancias
Solicitud de cotización, Comunicados**
Ordenes de compra
Proveedores de Evaluación del
desempeño
servicios Bienes/Servicios. Pagos

Informes financieros
subcontratados

Informes de gestón
Solicitud de cotización
Ordenes de compra, Informes de auditorias
Manuales de Aeronave
Servicios,Pagos
Dirección de Aerolineas
Cotizaciones, Facturas Tecnología Aseguramiento norteamericanas
CEPA Aerolineas locales
Solicitud de información** de la Calidad Manuales de aeronave
Solicitud de soporte técnico**
Manuales de calidad Clientes privados

Programación annual de chequeos
Contrato de arrendamiento
Reglamento de operación
AENOR
Solicitud de serviciosª

de Mantenimiento mayor
Informes de Dirección
diagnósticos
Certificación ISO,
Cheques***, Transferencias***
Contratos***, Pagos*** Financiera
Factura*
Administrativa
Consultores Solicitud de servicios**, Térrminos de consultoria**
Cotizaciones de servicios
Informes de diagnósticos Contratos
Recomendaciones
Factura * Facturas*, Presupuestos* Encuestas de servicio al
Reporte de Evidencias cliente
KPI’s* Reporte final de chequeo
Universidades/ Facturas
colegios
Solicitud de pasantes Planillas

Hojas de vida
Dirección de Perfiles de canditatos*, Personal*
Dirección
Evaluaciones de desempeño*
Recursos Reportes de asistencia*,
Comercial
Solicitudes de servicio
Orden de servicio
Humanos
Solicitud de personal Entrenamientos*
Mercado laboral Solicitudes de personal**
Avion sin mantenimiento
Solicitudes de capacitacion/ Encuesta de servicio al
Hojas de vida
entrenamiento** cliente completada
Evaluaciones del desempeno Pagos
completadas**

Leyenda

* Hacia todas
**
***
De todas
Hacia todos los proveedores
Competencia (Fabricantes de aviones/componentes/ Estaciones reparadoras)
a De Aseguramiento de la Calidad

Proceso: Solicitar materiales utilizados en chequeos (1/6)

Identifica Solicita a

Mecánico
Supervisor
material requisición de
faltante material

Inicio
Gerencia de Proyectos

El costo del
Supervisor

Completa material Aprueba y
excede el No
requisición con limite firma
informacion autorizado requisición 1
detallada por el de material
Supervisor?
Gerente de

El costo del
Proyecto

Si material
excede el No
limite 2
autorizado
por el
Gerente?
Representante
de Aerolínea
Cliente

Aprueba y
Si firma
requisición 3
de material
Gerencia de

Almacenista
Logística y
Almacén



Mecánico
Espera su
Recibe turno,
requisición Se dirige al mientras
completada Almacén hace cola
y firmada en
Almacén

Supervisor

1
Gerente de
Proyecto

Aprueba y
2 firma
requisición
de material
Representante
de Aerolínea
Cliente

3
Gerencia de

Almacenista
Logística y
Almacén

Recibe del
mecánico la 4
requisición
de material



Mecánico
Recibe
requisición de 5
material sellada
con “Out of
Stock”

Supervisor
Gerente de
Proyecto
Representante
de Aerolínea
Cliente

No
Gerencia de

Almacenista

Hay Informa al
Logística y

Verifica en
Almacén

existencias mecánico que no
4 sistema la para el hay existencias del
disponibilidad del material material solicitado
material solicitado solicitado? y sella la requisición

6
Si


Mecánico
Informa que no
5 Se dirige a la hay stock y
oficina del entrega
Supervisor requisición de
material sellada

Supervisor

Inicia
proceso de
compra del
material
faltante
Gerente de
Proyecto
Representante
de Aerolínea
Cliente

Informa al mecánico
Gerencia de

Almacenista

Busca el material que no hay existencias
Logística y
Almacén

solicitado en la Encontró No del material, sella y
6 ubicación que el entrega la requisición
aparece en material?
sistema
Descarga
materiales del 7
Si sistema


Mecánico
Firma
comprobante
de descargo
de material

Supervisor
Gerente de
Proyecto
Representante
de Aerolínea
Cliente
Gerencia de

Almacenista
Logística y

Solicita firma de Recibe de
Almacén

Imprime
7 mecánico en mecánico el
comprobante
comprobante comprobante 8
de descargo
de descargo firmado



Recibe

Mecánico
Efectua
material y se
reparación
traslada al
en el avión
avión

Fin
Supervisor
Gerente de
Proyecto
Representante
de Aerolínea
Cliente
Gerencia de

Almacenista

Archiva copia Entrega material
Logística y

Retira copia del
Almacén

del solicitado y copia
8 comprobante
comprobante del comprobante
correspondiente
correspondiente de descargo al
al solicitante
al Almacén mecánico


Comprobante de descargo
Entidad Solicitud de materiales
de materiales

Tipo Temporal Temporal

E L A B O R A D A E L A B O R A D O
Elaborar Elaborar

A U T O R I Z A D A I M P R E S O
Autorizar Imprimir

R E C I B I D A F I R M A D O
Recibir Firmar

V E R I F I C A D A ENTREGADO
ESTADO/ Verificar Entregar
Interacciones

A C E P T A D A o
C O P I A A R C H I V A D A
C A N C E L A D A
Archivar
Aceptar o Cancelar

P R O C E S A D A
Procesar

FINALIZADA
Finalizar

Propósito:
Proveer los materiales necesarios de forma oportuna, para la reparación y mantenimiento
de las aeronaves de nuestros clientes
Proveedor:
Gerencia de Logística y
Mecánico Gerencia de Proyectos Cliente
Almacén
Elaborar y obtener Autorizar solicitud de
autorizacion de solicitud materiales en caso de
de materiales exceder el límite

Listado de material
faltante
Entregar solicitud de Recibir y revisar solicitud
material autorizada de materiales
El proceso
El proceso termina una vez
comienza Verificar existencias del que el
cuando el mecánico recibe
material requerido
mecánico el material
detecta la solicitado a
necesidad y bodega para
solicita Aceptar o rechazar efectuar la
elaboración de solicitud de materiales reparación
solicitud

Buscar y descargar
material solicitado
Cliente:
Contabilidad
Firmar comprobante de Imprimir comprobante
Factor clave del Comprobante electrónico
descargo de descargo
éxito de descargo de materiales

Recibir comprobante Cliente:
*Elaborar las
firmado, retirar y
solicitudes con archivar copia de Mecánico
Almacén
información exacta

Entregar material
solicitado y
comprobante original Material
requerido y
de descargo
comprobante


Características Unidad de Objetivos de
Cliente Salidas
de calidad medida desempeño

 Material  Calidad  Piezas en buen  Cero piezas
solicitado estado dañadas

 Comprobante Completo  Porcentaje de 100% de
de descargo de campos campos
materiales completos completos

Calidad  Número de  Cero errores
Errores

Características Unidad de Objetivos de
Cliente Salidas
de calidad medida desempeño
 Comprobante
electrónico de  Completo  Porcentaje de  100% de campos
materiales campos completos
completos

 Calidad  Número de  Cero errores
Errores


Salidas del Características Unidad de Objetivos de
Proveedor
proveedor de calidad medida desempeño
 Formulario de  Completo  Porcentaje de  100% campos
solicitud de campos completos
material completos

 Calidad  Número de  Cero errores
Errores


Identificar Solicitar Descargar Recibir

1.1 Identificar 2.1 Elaborar 3.1 Verificar en 4.1 Recibir
material solicitud de sistema material
faltante existencias de solicitado y
material
material comprobante
2.2 Obtener de descargo
solicitado
autorización
3.2 Aceptar o
de solicitud
rechazar
2.3 Entregar
solicitud según
solicitud al sea el caso
Almacenista 3.3 Buscar
materiales en
estantes
3.4 Imprimir y
solicitar firma
para
comprobante
de descargo
3.5 Descargar
materiales en
sistema

Proceso Propuesto: Solicitar materiales utilizados en chequeos (1/6)

Identifica Solicita a
100% de

Mecánico
Supervisor
material requisición de 100% de campos
faltante material campos de la completados
Solicitud con
completados información
Inicio

exacta

El costo del
Supervisor

Completa material Aprueba y
excede el No
requisición con limite firma
informacion autorizado requisición 1
detallada por el de material
Supervisor?
Gerente de

El costo del
Proyecto

Si material
excede el No
limite 2
autorizado
por el
Gerente?
Representante
de Aerolínea
Cliente

Aprueba y
Si firma
requisición 3
de material
Gerencia de

Almacenista
Logística y
Almacén



Mecánico
Espera su
Recibe turno,
requisición Se dirige al mientras
completada Almacén hace cola
y firmada en
Almacén

Supervisor

100% de 95% de
Tiempo en
1 solicitudes solicitudes
cola debe ser
recibidas con recibidas en
menor a 5
las firmas de menos de 10
mins
autorización mins
Gerente de
Proyecto

Aprueba y
2 firma
requisición
de material
Representante
de Aerolínea
Cliente

3
Gerencia de

Almacenista
Logística y
Almacén

Recibe del
mecánico la 4
requisición
de material



Mecánico
Recibe
requisición de 5
material sellada
con “Out of
Stock”

Supervisor
Gerente de
Proyecto
Representante

97% de
de Aerolínea

materiales
Cliente

solicitados
deben estar
en
inventario

No
Gerencia de

Almacenista

Hay Informa al
Logística y

Verifica en
Almacén

existencias mecánico que no
4 sistema la para el hay existencias del
disponibilidad del material material solicitado
material solicitado solicitado? y sella la requisición

6
Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 Si
guardiansag2006@yahoo.com


Mecánico
Informa que no
5 Se dirige a la hay stock y
oficina del entrega
Supervisor requisición de
material sellada

Supervisor

Inicia
proceso de
compra del
material
faltante
Gerente de
Proyecto

99% de los
Representante

materiales
de Aerolínea

Tiempo
encontrados 100% de los
máximo de
materiales
Cliente

en ubicación búsqueda
especificada descargados
10 mins
en sistema corresponden
al solicitado

Informa al
mecánico que no
Gerencia de

Almacenista

Busca el material No hay existencias
Logística y
Almacén

solicitado en la Encontró del material, sella
6 ubicación que el y entrega la
aparece en material? requisición
sistema
Descarga
materiales del 7
Si sistema


Mecánico
Firma
comprobante
de descargo
de material

Supervisor
Gerente de
Proyecto

100% de
Representante
de Aerolínea

campos
100% de
completados
Cliente

campos de
con
completados
información
correcta
Gerencia de

Almacenista
Logística y

Completa Solicita firma de Recibe de
Almacén

Imprime
7 campos de mecánico en mecánico el
comprobante
comprobante
comprobante comprobante 8
de descargo
de descargo de descargo firmado



Recibe

Mecánico
Efectúa
material y se
reparación
traslada al
en el avión
avión

Fin
Supervisor

100% de
materiales
solicitados se
reciben en
buen estado
Gerente de
Proyecto

95% de los
Representante
de Aerolínea

materiales
solcitados son
Cliente

entregados
en menos de
15 mins
Gerencia de

Almacenista

Archiva copia Entrega material
Logística y

Retira copia del
Almacén

del solicitado y copia
8 comprobante
comprobante del comprobante
correspondiente
correspondiente de descargo al
al solicitante
al Almacén mecánico


Resumen de objetivos (medición y objetivos)
Función Plazos Calidad Otros
Medición Meta Medición Meta Medición Meta
% de los materiales
% de materiales
Proceso solicitados son
95% solicitados se reciben 100%
total entregados en menos
en buen estado
de 15 minutos
% de campos de la
Solicitud 100%
completados

% de campos
Gerencia completados con 100%
de información exacta
Proyectos % de solicitudes
recibidas con las 100%
firmas de autorización
% de solicitudes
recibidas en menos de 95%
10 minutos
% de campos
100%
completados
% de campos
completados con 100%
información correcta
% de los materiales
encontrados en
ubicación 99%
especificada en
sistema
Gerencia
de Logística Tiempo máximo de

Logros de la Tareas, Responsabilidades, Objetivos de Gerencia de Proyectos
Principales pasos del función de
proceso Gerencia de Puesto: Mecánico Puesto: Supervisor
Proyectos Logros Objetivos Logros Objetivos

Necesidad de 100% de listados de
Lista de materiales
Identificar material faltante materiales material faltante
faltantes ENTREGADA
IDENTIFICADA con información
completa y exacta

Solicitud de Solicitud de 100% de campos
Elaborar solicitud de
materiales materiales de la solicitud
materiales
ELABORADA elaborada completados con
información exacta

Obtener autorización de 100% de solicitudes
Solicitud de Firma de autorización
solicitud de materiales cuyo recibidas con firma
materiales OBTENIDA en solicitud
costo excede el límite de autorización en
AUTORIZADA de materiales
autorizado menos de 10
minutos

Solicitud de materiales 95% de las
Entregar solicitud de material Solicitud
ENTREGADA a solicitudes recibidas
autorizada ENTREGADA
almacenista en menos de 10
minutos


Puesto de Trabajo: Supervisor
Finalidad del puesto de trabajo: En el proceso de solicitar materiales a ser utilizados en las reparaciones elaboración y
autorización de solicitud

Logros y sub-logros Dimensiones críticas Formas de medición Normas
% de campos de la solicitud
Solicitud de materiales
completada con información 100%
elaborada y completada Exactitud
exacta

Puesto de Trabajo: Mecánico

Finalidad del puesto de trabajo: En el proceso de solicitar materiales a ser utilizados en las reparaciones identificar los
materiales que son necesarios para la reparación y solicitar que esta sea elaborada
Logros y sub-logros Dimensiones críticas Formas de medición Normas
% de listados de material faltante
Lista de materiales faltantes
Exactitud entregados con información 100%
entregada
exacta
Solicitud de materiales % de solicitudes recibidas con
Exactitud 100%
autorizada firma de autorización
A través de la obtención de
% de solicitudes autorizadas en 95% recibidas en menos de
la firma de autorizada en la Tiempo
menos de un plazo de minutos 10 minutos
solicitud de materiales
Solicitud ya autorizada solicitudes autorizadas en menos
Tiempo 10 minutos máximo
entregada al almacenista de un plazo de minutos


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