Este trabajo se trata sobre las transferencias documentales los pasos a seguir y lo que tenemos que tener en cuenta para poder trasferir archivos correctamente

1. TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES

2. INTROCUCCION
El presente trabajo se refiere al tema Pasos Para
Realizar Transferencias Documentales, en el cual
se especificara detalladamente como, y que
implementos se necesitan para este importante
proceso en la vida de los documentos. Al mismo
tiempo se usaran imágenes que facilita al lector
para la interpretación de los diferentes pasos que
se deben seguir a la hora de realizar la
transferencia documental.

3. OBJETIVOS GENERALES
 Despertar interés en las personas por las transferencias
documentales.
 Asegurar el control de el orden de la documentación.
 Concentrar la información útil, para la toma de decisiones.
ESPECIFICOS :
 Enseñar a los lectores los pasos para las transferencias. Incentivar a
las personas para que sean consientes de la importancia de conservar los
documentos y transferirlos.

4. LA TRANSFERENCIA:
E S E L P R O C E D I M I E N T O M E D I A N T E E L C U A L L O S D O C U M E N T O S P A S A N
D E U N A R C H I V O A O T R O D E L S I S T E M A . P R O C E D I M I E N T O H A B I T U A L Y
N O R M A L I Z A D O D E I N G R E S O D E F O N D O S E N L O S A R C H I V O S D E L
S I S T E M A A R C H I V Í S T I C O , E L C U A L S E R E A L I Z A M E D I A N T E E L
T R A S L A D O D E S E R I E S D O C U M E N T A L E S O F R A C C I O N E S D E É S T A S U N A
V E Z Q U E H A N C U M P L I D O E L P L A Z O D E P E R M A N E N C I A F I J A D O E N E L
E S T U D I O D E V A L O R A C I Ó N .
. C O N L A T R A N S F E R E N C I A S E D E L E G A L A R E S P O N S A B I L I D A D
J U R Í D I C A D E L O Q U E S E E N T R E G A .
E S N E C E S A R I O C U M P L I M E N T A R U N A “ H O J A D E R E M I S I Ó N D E
F O N D O S ” O “ R E L A C I Ó N D E E N T R E G A ” Q U E E S E L I N S T R U M E N T O
J U R Í D I C O E N E L Q U E S E R E L A C I O N A L A D O C U M E N T A C I Ó N
T R A N S F E R I D A Y S E T R A S P A S A L A R E S P O N S A B I L I D A D S O B R E S U
C U S T O D I A , A S Í M I S M O S I R V E D E C O N T R O L Y G A R A N T Í A D E L A
T R A N S F E R E N C I A .

5. . LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACIÓN

6. ELIMINACIÓN DE MATERIAL METÁLICO:
 Eliminación de material metálico:
 Cambiar material metálico por material plástico

7. IDENTIFICACIÓN DEL MATERIAL AFECTADO POR
BIODETERIORO.
Documentos identificados con hongos o insectos.
 Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación - caja,
carpeta, legajo- en su parte externa.
 Solicitar servicio de personal especializado.

8. REVISIÓN Y FOLIACIÓN
 Los documentos se enumeran consecutivamente y
cronológicamente.
 Con lápiz de mina negra.
 En la esquina superior derecha.
 Sin enmendaduras.

9. . REVISIÓN Y FOLIACIÓN
La numeración existente no Debe tacharse. Los planos o cualquier
documento que por su formato o tamaño estén doblados, se numerarán
como un sólo folio

10. . UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y
REALMACENAMIENTO.
 Hay distinta unidades de
conservación:
 Paquetes
 Legajos
 Tomos
 Cajas
 Carpetas y A-Z.

11. COMO PREPARAR LAS UNIDADES
DE CONSERVACIÓN PARA LAS
TRANSFERENCIAS
 La documentación empastada que
tengan los lomos deteriorados
deberán someterse a proceso de
empaste o refuerzo.
 La documentación que no está
encuadernada ni empastada
deberá almacenarse en cajas y
carpetas.

12. ESPECIFICACIONES PARA
REALIZAR LAS
TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
 CAJAS :
elaboradas en cartón corrugado, recubierto
en su cara interna por una película a base de
parafina y ceras vegetales.
IDENTIFICACION DE LAS
CAJAS : Las cajas deben ser rotuladas en
sus tapas laterales, con los siguientes datos
generales:

13. IDENTIFICACIÓN DE CARPETAS
 Material. Cartulina libre de acidez (neutra)
 Diseño. Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación,
garantizando la adecuada protección de los bordes
 Identificación:

14. AMARRE
Este proceso es
importante para las
unidades de
conservación a
transferir y a la vez
facilitar su traslado.

15. . EMBALAJE.
 Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas
por el Archivo General de la Nación.
 La cantidad de documentos será moderado

16. CONCLUSIONES
Nos dimos cuenta que las transferencias documentales
son un proceso por el cual debe pasar el documento
para llegar su disposición final. A demás es importante
que todas las entidades realicen las transferencias
para aprovechar espacio y tener los documentos de
manera organizada, e importante recalcar que para
este proceso tomamos como base las tablas de
retención documental.