Formación de los archivos segun el ciclo vital de los documentos

1. Ángela Patricia Fuentes Mongui
Liliana Gámez Arévalo
CÓDIGO: C160305_1
GRUPO: 1
FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS
SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS

2. UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL I
2013
PRESENTADO A: LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

3. INTRODUCCIÓN
Las visitas realizas a los archivos tuvieron
como fin verificar y conocer los aspectos
archivísticos, aspectos de conservación
atendiendo al ciclo vital de los
documentos en donde se evaluaron los
archivos de gestión, central y/o fondos
acumulados.

4. OBJETIVOS
• Adquirir conocimiento general sobre la formación de los
archivos según el ciclo vital de los documentos y las
etapas de formación de los archivos.
• Identificar los procesos del Programa de Gestión
Documental que se desarrollan en cada etapa de la
formación de los archivos.
• Reconocer las clases de archivos de acuerdo con su
organización.
• Comprender la formación de los archivos según el ciclo
vital de los documentos.

5. Términos
Archivísticos

6. ARCHIVO TOTAL
Proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.

7. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Son las etapas sucesivas que atraviesan los
documentos desde su recepción hasta su
eliminación o conservación.

8. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Cada documento debe estar situado en el
fondo documental del que procede, donde
se identifica la entidad productora,
dependencia,
funciones
de
los
documentos agrupados en series.

9. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Se refiere al orden que se conservan los
documentos dentro de cada carpeta o
expediente en forma consecutiva de
acuerdo a su origen respetando su orden
natural en el cual fue conformado.

10. FOLIO - LEGAJO - FONDO
• FOLIO: Hoja; Folio recto (primera cara) y Folio
verso (segunda cara)
• LEGAJO: conjunto de documentos empastados.
• FONDO: conjunto de documentos, recibidos y
formulados oficialmente para una administración
o por uno de sus funcionarios.
– Fondo Acumulado: documentos dispuestos sin
ningún tipo de organización archivística.
– Fondo Documental: conjunto de actividades técnicas
destinadas a la organización del patrimonio
documental.

11. SUBFONDO – SERIE - SUBSERIE
• SUBFONDO:
conjunto
de
documentos
relacionados entre sí que corresponde a las
subdivisiones administrativas de la institución u
organismo que lo origina.
• SERIE: conjunto de unidades documentales de
los asuntos, procesos o procedimientos de las
oficinas que los producen.
• SUBSERIE:
conjunto
de
unidades
documentales que forman parte de una serie y
se encuentran organizados según su jerarquía.

12. TIPO DOCUMENTAL
Es la clasificación de los documentos que
pertenecen a una serie o subserie
documental.

13. TRD -TVD
TRD: Tabla de retención documental, listado de series
son sus correspondientes tipos documentales asignado
su tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
del documento.
TVD: Tabla de valoración documental, series o listados
documentales asignando su tiempo de permanencia,
como su disposición final

14. Valor Primario - Secundario
VALOR PRIMARIO: son los documentos
que sirven a la entidad que los produce
según su valor administrativo, jurídico,
legal, fiscal, contable o técnico.
VALOR SECUNDARIO: es el valor
histórico o cultural de los documentos
conservándolos en su soporte original.

15. ARCHIVO DEL CENTRO DE DECISIÓN
CUNDINAMARCA
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES –
(ISS)
SEDE CUDECOM: Cra 19 N°14-21
ARCHIVO AVENIDA ROJAS: Av Rojas N°70ª-35
ARCHIVO SANANDRECITO: Carrera 56 No. 5 C - 88
Teléfono: 489 50 08

16. ¿El Archivo se encuentra organizado? ¿Cómo?
El Archivo de Gestión de la sede CUDECOM esta organizado:
OFICINA Y/O DEPARTAMENTO
SERIES Y/O ASUNTOS DOCUMENTALES
Formularios de afiliación
Mezanine
2
Piso
EPS: Incapacidades, recobros, tutelas,
petición, glosas del Fosyga, rembolsos;
microfichas; afiliaciones y registros;
actualización de datos; documentos
participación ciudadana y convalidaciones
Departamento
de
Servidores Públicos
1
Piso
Eps, Departamento Comercial,
Afiliaciones
y
Registro;
Departamento Jefatura Comercial,
Sistema de Actualización de Datos,
Participación
Ciudadana
y
Convalidaciones
Nómina de pensionados (acrecimientos, embargos, pago
herederos, incrementos cooperativas, solicitudes de
incremento, administrativa; Departamento de nómina:
Correspondencia, Resoluciones originales y copias,
tutelas resueltas; Centro de cómputo: nóminas en
microfichas; Sistema de actualización de datos (SAD):
correcciones de historias laborales físicas, derechos de
petición resueltos; servidores públicos
Nómina;
derechos de
Reseñas en
Sistema de
comerciales;

17. OFICINA Y/O DEPARTAMENTO
3 Piso
4 Piso
Centro de Decisión - Zona
Sur; Dpto. de Recursos
Humanos. Jefatura; Dpto. de
Recursos Humanos. Archivo
Contratación Civil; Dpto. de
Recursos Humanos.
Expedientes Jubilados ISS.
Dpto. de Recursos Humanos.
Préstamos De Vivienda; Dpto.
de Recursos Humanos.
Nóminas
SERIES Y/O ASUNTOS DOCUMENTALES
Servidores públicos, administración de
documentos, correspondencia, departamento
Financiero: cuentas por pagar, SAD, Derechos
de petición, fiscalización, recaudo y cartera,
tesorería, centro de Decisión Norte
Expedientes, derechos de petición, pruebas,
semanas; correspondencia enviada y recibida;
hojas de vida de contratistas; contratos de
prestación de servicios; nóminas;
supervivencia; cuotas partes; expedientes
préstamo vivienda; hojas de vida de activos y
retirados.

18. OFICINA Y/O DEPARTAMENTO
5 Piso
7 Piso
7 Piso
8 Piso
9 Piso
SERIES Y/O ASUNTOS DOCUMENTALES
Tutelas Nivel Nacional; Oficina
Notificación Tutelas; Bienes y
Servicios; Centro de Decisión-Zona
Periférica.
Listado de control de planillas; autos de archivo; tutelas;
derechos de petición; correspondencia; mantenimiento; nivel
nacional; información técnica; soportes de pago; recibos;
presupuestos; expedientes; resoluciones manuales.
Centro de Decisión Cundinamarca
Servidores Públicos; apelaciones
Central de Tutelas, Departamento de
Informática
Listados de control de planillas, autos de archivo;
Departamento de informática: contratos, órdenes de
servicios, documentos de programas
Auditoria
Disciplinaria,
Financiera
Antecedentes
tutelas,
procesos
disciplinarios,
correspondencia; cobro coactivo, contratos, oficios,
sentencias, expedientes; archivos de fiscalizaciónfinanciera; auditorías disciplinarias, jurídica.
Jurídica,
Gerencia, Planeación Corporativa
Correspondencia, consecutivos,
contratos; actas de interventoría
información
de
ARP,

19. •
El Archivo Central Sótano de la sede CUDECOM esta organizado:
Libros de afiliaciones a todos los riesgos profesionales, novedades
patronales, afiliaciones, tarjetas patronales, derechos de petición,
participación
ciudadana,
tutelas,
comercial,
microfichas
correspondientes a planillas de aportes.

20. •
El Archivo de Central sede Avenida Rojas esta organizado:
Apelaciones, resoluciones, nóminas, reintegros, auxilios funerarios,
edictos, derechos de petición, retiros, notas débito, consecutivos,
CAP Antonio Díaz García; CAP Fontibón; CAP Sur; CAP Cedritos;
CAP Chile; CAP Norte; CAP Girardot; CAP Fusa; Centro de
Decisión Norte; Centro de Decisión Sur, Centro de Servidores
Públicos

21. •El Archivo Central sede San Andresito / Cundinamarca esta
organizado:
Procesos disciplinarios, tutelas y actas constitucionales; UPZ
Occidente: resoluciones de entrega, programas de gestión
documental, comunicaciones, correspondencia y documentos de
apoyo, requerimientos; Departamento comercial: actas, auditorías
puntuales, correspondencia enviada y recibida; UPZ Norte;
Servicios de Salud; órdenes de pago, informes evaluación de
clínicas, archivo muerto; CAP Fontibón; CAP Pepe Sierra; CAP
Bulevar; Zona norte Juzgados; CAP Antonio Díaz García; contratos
de aprendizaje-SENA; Grupo de decisión; Programa de gestión
documental, administración de documento-correspondencia, actas
de notificaciones, resoluciones, consecutivo de correspondencia,
informes de gestión, inventarios y activos fijos; pólizas,
conciliaciones, contratos, procesos judiciales, aceptación de oferta;
Salud: convenios de adscripción, consecutivo correspondencia
jurídica, consecutivo correspondencia Atención Ambulatoria;
programa de Atención Ambulatoria; correspondencia Bienestar
Social, central de autorizaciones, correspondencia seccional
Comercial; estados financieros; comprobantes diarios de
contabilidad; correspondencia de Contabilidad.

22. •El Archivo Central sede San Andresito / Cundinamarca esta
organizado:
Plan de cuentas, consecutivo correspondencia Dpto de Contabilidad;
rembolsos contratación de servicios; correspondencia Financiera;
correspondencia Mercadeo; autoliquidaciones, correspondencia, procesos
cobro cuotas partes Recaudo y Cartera; asesoría de cuenta y fiscalización a
empleados; registros de Recaudo y Cartera; relación de bancos Recaudo y
Cartera; libros auxiliares de presupuesto; Boletines diarios, informes de
Tesorería; órdenes de pago, proceso de cobro jurídico, correspondencia
Tesorería; correspondencia Gerencia EPS, Correspondencia Dirección de
Planeación Operativa; incapacidades; correspondencia de Recursos
Humanos; correspondencia de Contratación; CA Dorado Fontibón Auditoría
Interna; Seccional Bolívar: actas de Gerencia, aceptación de ofertas,
contratos, tutelas, correspondencia, relación de formularios, resoluciones,
hojas de control Cadañal, facturas; Seccional Boyacá: actas, consecutivo y
correspondencia; cuentas oficina, aceptación de oferta, contratos,
convenios, derechos de petición, quejas, tutelas, incapacidades, informes,
solicitud de lentes, suministro de oxígeno, informes de interventoría,
consecutivo comunicaciones Atep; Seccional Córdoba: órdenes de pago;
Seccional Cundinamarca: cuentas por pagar; actas de Gerencia,
certificados de disponibilidad presupuestal, comprobantes de egreso,
consecutivo de correspondencia, aceptación de ofertas, contratos,
formulario único de reporte.

23. •El Archivo Central sede San Andresito / Cundinamarca esta
organizado:
Informes, inventario de elementos, legalización de viáticos, reclasificación
empresa, resoluciones, actas, correspondencia, constancia a intervención
de empresas, contratos, historias clínicas ocupacionales, consecutivo
higiene, actas, resoluciones Atep, contratos, derechos de petición,
expedientes, investigaciones accidentes de trabajo, consecutivo mercadeo
Atep, rembolsos, correspondencia salud EPS, autenticaciones EPS,
consecutivo Gerencia EPS, contratación, tutelas, informe y quejas EPS,
Expedientes de medicina laboral, correspondencia, contratación de
servicios de salud y otros, actas de comité técnico, cuentas no cobradas,
medicamentos, cuentas de tutela, conciliaciones, incapacidades, glosa de
Fosyga, expedientes de estudios, comunicaciones, solicitudes,
correspondencia, comunicaciones EPS; Seccional Guajira: órdenes de
pago; Seccional Huila: órdenes de pago; Seccional Magdalena: actas,
correspondencia Gerencia, informes, resoluciones, contratos, convenios,
propuestas, autorizaciones, incapacidades, fórmulas, certificaciones,
revisiones, facturas, ordenes de pago, reembolsos, rendición de cuentas;
Seccional Meta: Rendición de cuentas, fórmulas, cobro incapacidades,
descuentos autoliquidaciones; Seccional San Andrés: autorizaciones,
contratos, órdenes de pago; Seccional Tolima: informes, correspondencia,
consecutivos, actas, estudios de calidad.

24. •El Archivo Central sede San Andresito / Nivel Nacional esta
organizado:
Cobro coactivo cuotas partes, informes auditoria disciplinaria, procesos
disciplinarios, consecutivo y comunicaciones Auditoria Disciplinaria,
informes de gestión Participación Ciudadana, requerimientos Participación
ciudadana, informes de gestión Departamento Nacional de Compras,
aceptación de oferta Departamento Nacional de Compras, conceptos,
contratos, órdenes de compra, órdenes de servicio, órdenes de suministro,
plan de compras y suministros, pólizas, consecutivo correspondencia
Departamento Nacional de Compras; informes, requerimientos,
documentos de apoyo, comunicaciones, notas remisorias de Presidencia
Salud; comunicaciones, contratos de Contratación Civil; Informes Dirección,
planes, proyectos, convenios, consecutivos comunicaciones Dirección de
Planeación Corporativa; programas de relaciones corporativas y
comunicaciones,
comunicaciones
relaciones
corporativas
y
comunicaciones,
informes;
conceptos,
inventarios,
consecutivo
correspondencia, comunicaciones, informes del Grupo Imprenta; informes,
actas Dirección, programas, quejas Dirección, consecutivo comunicaciones
Autoría Interna; planes, bienes inmuebles, planeación, manuales,
consecutivo de comunicaciones Departamento Nacional de Inventarios;
conceptos, informes, inventarios, registros, consecutivo de comunicaciones;
aeronaves, conceptos, convenios, informes, interventoría, planes, servicios
públicos, vehículos, comunicaciones Departamento Nacional de
Mantenimiento.

25. •El Fondo Acumulado Archivo San Andresito: Cundinamarca Y Nivel
Nacional esta organizado:
Asuntos varios, CDD Norte, auditorias disciplinarias Cundinamarca,
planes, acuerdos, audiencias, correspondencia, informes, auditorias
disciplinarias, tutelas, cobranzas, cotizaciones, liquidaciones,
edictos, archivo fiscalización, consecutivo correspondencia,
requerimientos, nómina Nivel Nacional, órdenes de pago,
contabilidad, resoluciones, archivos de prensa, archivo general
Seccional Cundinamarca; Gerencia Nivel Nacional: documentos de
apoyo, bienes y servicios, inventarios, programas y planes.

26. ¿En qué formatos se produce la documentación de la
entidad?
–
–
–
En los archivos de gestión la mayoría de los documentos se
producen en tamaño carta y en menor medida tamaño oficio.
Utilizan tamaño media carta para fotocopias de cedulas de
ciudadanía, recibos, sobres, fotografías, tirillas de
confirmación de fax.
En los fondos acumulados predomina el tamaño oficio,
tarjetas de reseña, microfichas, planos.
Se puede encontrar en la entidad otro tipo de formatos como:
Tomos (resoluciones, libros contables, documentos del
departamento jurídico)

27. ¿ Que unidades de almacenamiento utilizan?

CARPETAS

Carpetas de yute de dos tapas y carpetas en cartulina de
diferentes colores empleadas en algunas oficinas de los archivos
de gestión.
Carpetas de proplacote preimpresas con el logo del ISS y son de
diferentes colores de acuerdo al proceso o trámite del expediente
(pensión por sustitución, por invalidez, por vejez, etc). La
documentación que ya fue digitalizada es devuelta en carpetas
de propalcote blancas de cuatro aletas, en cuya cara exterior le
adhieren el rótulo de identificación que incluye el código de
barras.


28.  CAJAS
 Los archivos de gestión y en el fondo acumulado utilizan: cajas x – 200,
cajas x- 300 y muchas cajas de productos comerciales que no son de
referencia de archivo y que por lo tanto son reutilizadas.







PAQUETES DE EXPEDIENTES
TOMOS
LEGAJOS
AZ
CD
FOLDERS
DOCUMENTOS SUELTOS SOBRE ESCRITORIOS O GAVETAS

29. ¿Cuál es el estado de conservación de los documentos ?
Por su ubicación ha sufrido vandalismo y robos de la
documentación ocasionando que se pierdan expedientes total y
parcialmente. Las oficinas presentan humedad, polvo y suciedad
sobre las unidades de almacenamiento.
Los fondos acumulados están afectados por las filtraciones de
aguas de los muros y aguas negras de la tuberías descubiertas
presentando deterioro biológico en algunos soportes
documentales.

30. ¿Cuál es la metodología para la organización de ISS?
El diagnóstico documental se fundamenta en la Ley General de
Archivos y la implementación del programa de gestión
documental en el Instituto de Seguros Sociales.
Una de las consideraciones básicas para la elaboración de un
programa de gestión documental, está relacionada con los
aspectos archivísticos; éstos a su vez se consideran la base de
dicho programa y se refieren a los conceptos de archivo total,
ciclo vital del documento, principios de procedencia y orden
original, establecidos en la Ley 594 de 2000.

31. ¿El ISS que información utilizara para implementar el PGD según
los lineamientos archivísticos?
•
Compilación de la información histórica del Instituto de Seguro
Social, documentos de entes productores, con el ánimo de
identificar las unidades administrativas que produjeron la
documentación.
•
Recuperación de manuales de funciones y procedimientos,
organigramas donde se evidencie las estructuras orgánicas del
Instituto de Seguro Social.
•
Verificación del diagnóstico: establecimiento
organización documental del archivo.
•
Elaboración de un plan de trabajo archivístico: donde contemplan
objetivos generales y específicos, estado físico y nivel de
organización, metodología y técnicas archivísticas, identificación de
procesos técnicos establecimiento de comités de archivo, recursos
humanos, tiempos de ejecución, insumos necesarios, costos,
cronograma de actividades etc.
del
nivel
de

32. •
Aplicación de procedimientos en la fase operativa: identificación,
clasificación, depuración, descripción valoración, selección, limpieza y
desinfección.
•
La documentación que presenta biodeterioro debe ser identificada y asilada
temporalmente, envolviéndola en papel bond. Además, debe ser valorada
para conocer en que estado se encuentra y el nivel de deterioro que
presenta (bajo, medio o alto), y así proceder a acatar su disposición final
según la TRD:
–
Documentos para eliminación se deben guardar en una bolsa de color rojo donde se
identifique el riesgo biológico, siempre manipulado la documentación con la debida
protección personal, y se debe entregar a empresas especializadas en la eliminación
documental.
–
Documentos para selección, serán descartados de la muestra por su estado de
conservación, en los casos donde el ataque biológico se encuentre en un nivel medio, alto y
muy alto.
–
Documentos son de conservación total o son los que se trasladarán, éstos deben ser
tratados físicamente con procesos de desinfección y conservación, realizados por un
especialista en el tema de conservación documental. Se requiere de una clasificación en
niveles bajo, medio y alto ya que el proceso para los niveles bajos de biodeterioro son por
nebulización y los de medio y alto son por desinfección puntual, folio a folio.

33. ¿Que procedimientos utilizaran según los parámetros
archivísticos de clasificación, ordenación y descripción?
•
•
•
•
Inventario: se elabora el inventario del fondo documental, de
acuerdo con el instructivo y formato único de inventario
documental adoptado por el AGN, mediante el acuerdo 038 de
Septiembre de 2002, teniendo en cuenta el documento de
"Lineamientos archivísticos mínimos a tener en cuenta para la
entrega de los documentos del Instituto de Seguros Sociales".
Valoración documental: como entidad pública en etapa de
liquidación debe adelantar un proceso de valoración de sus
fondos acumulados antes de adelantar la transferencia
documental.
Eliminación de documentos: a partir del proceso de valoración,
la entidad presentara a través de su comité, las solicitudes de
eliminación de documentos con sus respectivos inventarios al
concejo directivo del AGN para su respectiva aprobación y
eliminación.
Entrega y recepción de los documentos: se almacenaran en
unidades de conservación, con la debida suscripción de actas por
los funcionarios de las entidades involucradas.

34. ¿Qué cantidad de documentos en Metros Lineales (ML)
tiene la entidad?
El volumen del Centro de Decisión de Cundinamarca tiene un
total de 30.056,3 ML de los cuales aproximadamente 13.190
ML corresponden a medición del Nivel Nacional.
En los pisos 1 y 2 de la Bodega de San Andresito tiene 786.09
ML de los cuales no especificaron cuántos son del Nivel
Central y cuántos del Centro de Decisión de Cundinamarca.
El personal que allí labora informó que pueden ser alrededor
de 300 ML lo que corresponde al Nivel Nacional.

35. ¿Cómo se encuentra la foliación de los documentos?
En la mayor parte de los documentos
inconsistencias en la foliación como:





se
No existe foliación
Saltos en la numeración
Números ilegibles
Foliación en sentido adverso
La foliación no se realiza en sentido al texto a su lectura
encuentran

36. ¿Que tipo de mobiliario utilizan y en que estado se encuentra?
Los archivos de gestión, archivos centrales y fondos
acumulados se encuentran en archivadores metálicos
los cuales no están en buen estado (pelados, rayados,
golpeados, deformados y oxidados).
También se encuentran archivadores de madera,
gavetas metálicas o muebles de madera, closets
sueltos y empotrados, estanterías abiertas, fijas y
algunas rodantes y estanterías metálicas semi –
industriales, encima de los escritorios o en el piso de
las oficinas o bodegas.

37. Documentos Primarios
Archivo ISS
– Formularios de afiliación
– Nomina de Pensionados
– Resoluciones
– Listado de control de planillas

38. Serie – Subserie – Tipo Documental
Archivo ISS
–
–
–
Serie: Contratos
Subserie: Contratos de prestación de servicios
Tipo documental: Hojas de vida de los contratistas
Serie: Procesos judiciales
Subserie: Tutelas, derechos de petición, sentencias
Tipo documental: Tutela de un afiliado
Serie: Nomina
Subserie: Nomina de pensionados, Nomina de funcionarios
jubilados
Tipo documental: Nomina del mes de enero de 2009

39. ¿Cuáles documentos se deben eliminar en las
oficinas?
Se eliminan, todas aquellas copias que se
tengan
de
los
diferentes
tipos
documentales.

40. ¿Como se lleva a cabo la foliación de los
documentos?
La foliación tiene como finalidad controlar
la cantidad de folios en una unidad de
conservación y la calidad en cuanto al
principio de orden original y conservar la
integridad de la unidad documental.
En los archivos del Instituto del Seguro
Social no se cumple con las condiciones
de organización archivística.

41. ¿Como se organizan los documentos dentro de
las carpetas?
Respecto a la ordenación, no se observa
una secuencia lógica de orden natural, es
decir, se evidencia desorden documental
la ubicación de los documentos no
responde a ningún sistema de ordenación
cronológico, toponímico, onomástico,
numérico u ordinal.

42. Datos que deben tener las etiquetas de las
carpetas y cajas.
El sistema de
identificación es
inadecuado e impide
el fácil acceso a la
documentación. No
cumplen con las
características
técnicas requeridas.
Sedes Archivo Av.Rojas y Archivo San Andresito del ISS

43. “el conjunto de instrucciones en las que se detallan las
operaciones para el desarrollo de los procesos (de la gestión
documental) al interior de cada entidad, tales como:
producción, recepción, distribución, trámite, organización,
consulta, conservación, y disposición final de los
documentos”.
Proceso del PGD
Archivo de Gestión y Central del ISS

44. • No posee un sistema de archivo o programa de
gestión documental regular y sistematizado, la
aplicación de los procesos están dispersos y el
manejo de la documentación a criterio de cada
una de los Centros de Decisión y seccionales.
• La ordenación, no tiene secuencia lógica de
orden natural, la ubicación de los documentos
no responde a ningún sistema de ordenación y
la
identificación
de las
unidades
de
conservación no es conforme con las series o
subseries documentales de las TRD.

45. ARCHIVO SGI LTDA- ECOPETROL
S.A.
SE ENCUENTRA UBICADO EM LA CARRERA
16 No. 43-30
TELEFONO: 3381157

46. Ejemplos de documentos que se conservan en dichos
archivos por sus valores primarios y secundarios
ARCHIVO SGI LTDA
•PLANILLAS DE AFILIACION A ISS
•POLIZAS
•ACTA DE INICIO
•DPS CONTRATO

47. Serie – Subserie – Tipo Documental
ARCHIVO SGI LTDA
-Serie: Actas
Subserie: Actas de Cantidades
Tipo Documental: Acta de Cantidades No. 2 del
0020799
contrato MA-
-Serie: Contratos
Subserie: Contratos de Venta
Tipo Documental: orden de ventas por Apusg 102030.
-Serie: Nomina
Subserie: Nomina Contratistas
Tipo Documental: Nomina del mes de Septiembre de 2013

48. ¿Cuáles documentos se deben eliminar en las
oficinas?
• Los documentos que se deben eliminar en
el archivo de Sgi Ltda, son todas a quellas
copias o documentos exactamente
iguales que al archivar en el expediente
registren como una copia.

49. ¿Como se lleva a cabo la foliación de los
documentos?
La foliación de los documentos se realiza en
orden ascendente por ambas caras , ya que
los documentos que se conservan y
almacenan en sgi , están catalogados como
de alto riesgo y de alta confidencialidad.

50. ¿Como se organizan los documentos dentro
de las carpetas?
Los documentos en las carpetas se
organizan en forma cronológica del
documento mas antiguo al documentos mas
reciente y así sucesivamente hasta que
alcance los máximo 200 folios para crear
una nueva carpeta.

51. Datos que deben tener las etiquetas de las
carpetas y cajas.
Los datos que deben tener
las cajas son , cuantas
carpetas contiene la caja ,
de que contratos y el
numero de la caja.
Los rótulos de las carpetas
deben contener el logo de
ECOPETROL, folio inicial y
final, fecha inicial y final ,
objeto del contrato y
numero de tomo.

52. “el conjunto de instrucciones en las que se detallan las
operaciones para el desarrollo de los procesos (de la gestión
documental) al interior de cada entidad, tales como:
producción, recepción, distribución, trámite, organización,
consulta, conservación, y disposición final de los
documentos”.
Proceso del PGD
SGI Ltda.

53. En esta entidad no hay un programa de gestión
documental completo, el proceso se divide en:
recepción , distribución , digitalización, tramite,
organización , consulta y conservación.
Este archivo es de gestión, a partir de cuando los
contratos son transferidos pasan al archivo
central y de ese proceso se encarga otro
contratista de Ecopetrol S.A, que también tiene el
proceso de consulta y préstamo de contratos.

54. DOCUMENTO DESDE SU PRODUCCION
HASTA SU CONSERVACION
ACTA DE CANTIDADES:
El formato se encuentra en el servidor de
documentos de Ecp, allí el gestor técnico ingresa
los datos como valores, contrato , objeto, y
periodo, se firma por el gestor técnico , el
contratista y el administrador , siempre y cuando
las partes estén de acuerdo, después es enviada
a la gestoría administrativa, para que la ingresen
al sistema y allí se le pueda pagar al contratista.

55. Después de este proceso se elabora un acta de
liquidación parcial que es firmada por la gestoría
administrativa y después de tener todas las
firmas se le da una copia al contratista y el
gestor la entrega al archivo con un memorando
relacionando que contrato es y que numero de
acta , en el archivo se digitaliza y se publica en
la carpeta compartida, para que este disponible
para los gestores y seguidamente se incluye en
el expediente según la fecha y se folia, hasta
que el contrato tenga todas las actas y todos los
documentos que lo conforman, no se transfiere.

56. Decreto 2609 de 2012
Importancia para el país

57. Las entidades publicas que hacen parte del Sistema
Nacional de Archivos contaran con un instrumento
normativo moderno, acorde con las necesidades del
país, a partir de los cambios en aspectos normativos,
tecnológicos y de política pública, que han impactado los
procesos de gestión documental del Estado, de esta
manera contribuirá a la transparencia, eficiencia y
responsabilidad de la administración publica.
Las entidades publicas se responsabilizaran de la
gestión de los documentos públicos, físicos, electrónicos
para cumplir con los objetivos de PGD brindado los
lineamientos de la gestión documental electrónica.

58. Decreto 2609 de 2012
Cambios en los procesos de la Gestión Documental

59. • Planeación:
actividades
de
planeación,
generación y valoración de los documentos de
la entidad según su creación, diseño, análisis y
registro del sistema de gestión documental.
• Producción: estudio de los documentos desde
su produccion y/o ingreso, tramite y finalidad.
• Gestión y tramite: control y seguimiento de los
tramites de los documentos.
• Organización: clasificar, ubicar. Ordenar y
describir del documento.

60. • Transferencia: verificación de las operaciones
adoptadas para la transferencia de documentos.
• Disposición de documentos:
selección del
documento par su conservación o eliminación.
• Preservación a largo plazo: garantizar la
preservación del documento independiente del
medio, forma, registro o almacenamiento.
• Valoración: se inicia desde la planificación para
conocer sus valores primarios o secundarios
para establecer la permanencia según la fase
del archivo y su destino final.

61. CUADRO COMPARATIVO DE
LOS PROCESOS DEL
PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL ANTES Y
DESPUÉS DEL
DECRETO 2609 DE 2012

62. ANTES DEL DECRETO 2609
DE 2012
Produccion (Generación de
DESPUÉS DEL DECRETO 2609
DE 2012
Planeación (Análisis de procesos)
documentos según las funciones de
la entidad)
Recepción (Verificación y control de Produccion (Estudio de los
documentos emitidos por una
persona natural o jurídica)
documentos)
Distribución (Actividades que
Gestión y tramite (Control y
Trasmite (curso del documento
Organización (Operaciones técnicas
desde su producción o recepción
hasta el cumplimiento de su función)
para clasificarlo, ubicarlo. Ordenarlo y
describirlo)
garanticen que los documentos
lleguen a su destinatario)
seguimiento de los documentos)

63. ANTES DEL DECRETO 2609 DE
2012
DESPUÉS DEL DECRETO 2609
DE 2012
Organización (acciones orientadas
Transferencia (conjunto de acciones
a la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos)
para transferir el documento durante
las fases de archivo)
Consulta (Acceso a uno o varios
Disposición de documentos
documentos para conocer su
información)
(selección para conservar o eliminar en
cualquier etapa del archivo)
Conservación (Medidas preventivas Preservación a largo plazo
y correctivas para garantizar la
integridad física del documento)
(garantizar la preservación en tiempo)
Disposición final de los
documentos (Decisión de la
Valoración (planificación de los
valoración en cualquier etapa del
ciclo vital del documento)
documentos, identificación de valores
primarios y secundarios para su
permanencia y destino final en las
fases del archivo)

64. Decreto 2609 de 2012
Aspectos más importantes

65. La
gestión
de
los
documentos
electrónicos, híbridos y digitales los cuales
son responsabilidad de las entidades
publicas
teniendo
en
cuenta
su
autenticidad, integridad, inalterabilidad,
fiabilidad, disponibilidad y conservación a
lo largo del ciclo de vida del documento.

66. ACUERDO 003 DE MARZO 15 DE 2013

67. Se adopta y reglamenta el comité
evaluador de documentos del AGN para
decidir sobre la valoración y su
disposición final para proteger el
patrimonio documental y su conservación
permanente.

68. • El comité evaluador de documentos del
AGN será integrado por:

69. ACUERDO 004 DE MARZO 15 DE 2013

70. Se modifica el procedimiento para la
elaboración de las TRD y TVD teniendo en
cuenta
su
elaboración,
presentación,
evaluación, aprobación e implementación.
Se debe tener en cuenta:
 Equipo de profesionales interdisciplinario para
su elaboración.
 Cuadros de clasificación documental según la
estructura orgánico-funcional de la entidad.

71.  Elaboración
según
las
etapas
relacionadas en el instructivo aprobado
por el AGN.
 Idoneidad
 Análisis contextual (legal, institucional e
histórico)
 Trazabilidad y control conservando los
soportes e información permanente de la
elaboración de las tablas

72. • Firmas responsables suscritas por el
secretario general, funcionario de superior
jerarquía, responsable del área de archivo
gestión documental de la entidad.
• Aprobación mediante acto administrativo
expedido por el representante legal según
el comité.
• Publicación en la pagina Web de las
entidades publicas.

73. • Presentación, revisión y ajustes se realizar dentro de los
treinta días siguientes a su aprobación
• Evaluación técnica y solicitud de ajustes tendrá un plazo
de 90 días a partir de su recepción.
• Implementación
• Actualización:
–
–
–
–
–
–
Cambios en la estructura orgánica, funciones de la entidad.
Procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación.
Cambios en el marco normativo del país.
Transformación de los documentos de físicos a electrónicos.
Generación de nuevas series y tipos documentales.
Cambios de criterios de valoración, soportes y procedimientos.
que afecten la produccion de los documentos.

74. • Eliminación de documentos debe estar basada
en la tablas las cuales estén aprobadas.
• Inspección y vigilancia serán revisadas después
de aprobadas en cualquier momento por el AGN
• Sanciones según al articulo 35 de la Ley 594 de
2000
• Implementar mecanismos tecnológicos para la
automatización de la elaboración, consulta y
actualización de las tablas.

75. ACUERDO 005 DE MARZO 15 DE 2013

76. Se establecen los criterios básicos de clasificación,
ordenación y descripción de entidades publicas y
privadas que cumplen funciones publicas.
• Clasificación: fondo, subfondo, sección, subsección,
serie, subserie, unidad documental compuesta, unidad
documental simple.
– Archivo de gestión: identificación de los tipos documentales
producidos en el desarrollo de la gestión administrativa.
– Archivo central: responsable de recibir, organizar, custodiar,
describir, controlar y prestar el servicio de consulta de
documentos recibidos en trasferencia primaria.
– Archivo Territorial y Archivo Histórico: debe estar de acuerdo a
la estructura orgánico-funcional de la entidad.

77. • Ordenación: garantizando la disposición y control de los
documentos en cada fase del archivo y su disponibilidad
según las TRD y TVD.
• Descripción documental: desarrollar y elaborar
instrumentos de descripción para conocer, controlar,
apoyar, estimular la difusión, consulta de los documentos
como memoria cultural del patrimonio del país.
– Registro y radicación
– Establecer convenios o acuerdos de cooperación académica
histórica
– Permitir el acceso, consulta y visualización a través de las
paginas Web.
– Descripción para la consulta en línea de actos administrativos,
contratos, licencias que no tengan carácter reservado.

78. • Instrumentos de descripción archivística:
– Censo: se identifican y describen datos básicos de un
archivo
– Guía: se describe la reseña histórica de su creación,
evolución institucional, misión, visión, alcance,
funciones, objetivo, fechas extremas, soportes, series,
asuntos de un archivo general territorial o institucional
– Inventario: se describe de manera exacta los datos de
las unidades de conservación de un fondo documental.
– Catalogo: instrumento de consulta.
– Índices: lista donde se describe el contenido del
documento

79. • Niveles de descripción:
– Fondo: conjunto de documentos producidos por una persona
natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
– Sección y subsección: documentos que corresponden con la
estructura orgánica de la entidad.
– Serie y subserie o asunto: documento resultado de las funciones
especificas
– Expediente: documentos generados sobre un mismo asunto.
– Unidad documental simple: documentos con características
iguales.
•
Áreas de descripción: cualquier soporte en cualquier
nivel que identifican la estructura documental a describir
de acuerdo a las necesidades de la entidad y los
lineamientos del AGN.

80. • Pasos para el desarrollo de un proyecto
de descripción documental:
– Identificación de unidad
– Verificación del estado general de la
organización y conservación documental
– Definición del plan de trabajo

81. CONCLUSIÓN
• Adquirimos los conocimientos generales sobre la
formación de los archivos según el ciclo vital de los
documentos y las etapas de formación de los archivos.
• Identificamos los procesos del Programa de Gestión
Documental que se desarrollan en cada etapa de la
formación de los archivos
• Reconocimos las clases de archivos de acuerdo con su
organización.
• Comprendimos la formación de los archivos según el
ciclo vital de los documentos.

82. CIBERGRAFÍA
• Decreto 2609 de 2012
http://archivogeneral.gov.co/recursos_user//
DECRETO%202609%20DEL%2014%20DE%20DICIEMBRE%20DE%202012
-1.pdf
• Acuerdo No. 003 de marzo 15 de
2013.pdf
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8259#
• Acuerdo No. 004 de marzo 15 de
2013.pdf
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8260
• Acuerdo No. 005 de marzo 15 de
2013.pdf