1. GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA (GTS) 185 PARA LA PYME MARKET
MAYORISTA SAS
CARLOS ANDRES SARMIENTO VEGA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
FICHA 525360
BOGOTÁ D.C
2013

2. GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA (GTS) 185 PARA LA PYME MARKET
MAYORISTA SAS
CARLOS ANDRES SARMIENTO VEGA
Informe
Instructora
Clemencia Maldonado Maldonado
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
FICHA 525360
BOGOTÁ D.C
2013

3. CONTENIDO
pág.
INTRODUCCIÓN
4
OBJETIVOS
5
1. LISTA DE CHEQUEO
6
1.1 ANÁLISIS
7
2. PROPUESTA
8
2.1. MODELOS DE DOCUMENTOS SUGERIDOS A LA PYME
9
3. CONCLUSIONES
23
BIBLIOGRAFÍA
24

4. INTRODUCCIÓN
A continuación, mediante esta evidencia, se pretende dar un apoyo a la PYME
MARKET MAYORISTA SAS con la norma Icontec, Guía Técnica Colombiana
(GTC 185); esta guía nos permite presentar todos aquellos documentos como son
constancias, cartas, recomendaciones, entre otros de una forma ordenada, con un
lenguaje respetuoso, claro y conciso para que la organización objeto de estudio
tenga una mejor gramática y presentación al momento de presentar esta clase de
documentos.
4

5. OBJETIVOS
General
Presentar todos los documentos con su correspondiente presentación debida, de
acuerdo a la Guía Técnica Colombiana (GTC 185) en donde nos señala de forma
acertada la presentación de los documentos entregados y recibidos por parte del
ente económico
Específicos




Realizar una lista de chequeo indicando al gerente si conoce e implementa
la norma Icontec, Guía Técnica Colombiana (GTC 185)
Determinar los tipos de documentos que utiliza y que no utiliza la PYME
Diagnosticar una propuesta para que la PYME aplique, Guía Técnica
Colombiana (GTC 185), con el propósito de presentar los archivos de una
forma adecuada
Concluir aquellos aspectos que la organización debe mejorar con respecto
a la norma Icontec, con la finalidad de mejorar la presentación de los
documentos
5

6. LISTA DE CHEQUEO
OBJETIVO: Determinar los aspectos generales en la elaboración de documentos
según la norma GTC 185 en la organización MARKET MAYORISTAS SAS
Variables
SI
NO
1) Conoce la norma
GTC 185 para la
elaboración de
documentos
X
2) Implementa en la
elaboración de
documentos la
norma GTC 185
OBSERVACIONES
X
3) Que tipo de
documentos utiliza
la organización
Cartas
Mensajes electrónicos
Cotizaciones
4)Utiliza hoja de vida
para propuestas
comerciales
X
5) Tipo de
documentos que no
implementa la
PYME
Memorandos
Informes
Actas
Constancias y certificaciones
Hoja de vida corporativa
Tarjetas protocolarias
Sobres comerciales
Propuesta comercial
6

7. 1.1 ANÁLISIS
Una vez recolectada la información se puede determinar que la PYME MARKET
MAYORISTAS SAS no conoce y por lo tanto no implementa la norma Icontec,
Guía Técnica Colombiana (GTC 185), por lo cual podemos determinar que en el
momento en el que ellos elaboran los documentos los realizan de forma informal;
la PYME según la lista de chequeo solo utiliza cartas, cotizaciones y mensajes
electrónicos pero estos documentos no se hacen bajo La norma Icontec Guía
Técnica Colombiana GTC 185, se determina que la organización no implementa
estos documentos como lo son: tarjetas protocolarias, hojas de vida corporativa,
sobres comerciales propuestas comerciales, constancias y certificaciones,
memorandos, actas e informes, ya que no tienen conocimiento que estos
documentos son muy importantes para poder así comprobar o dar valor a
cualquier tipo de decisión o información de la organización, en cuanto a la hoja de
vida corporativa se determina que no la implementan, ni tienen conocimiento de la
elaboración de dicha hoja de vida.
Por lo que se genera una propuesta para la redacción de dichos documentos, los
cuales incluyan la implementación de dicha norma.
7

8. 2. PROPUESTA
De acuerdo a los resultados obtenidos en la lista de chequeo se puede determinar
aquellos documentos que son necesarios elaborar dentro de la PYME, debido a
que no manejan un alto volumen de documentación, por tal motivo se le sugiere a
la persona autorizada de realizar los documentos qué son los pertinentes para el
buen funcionamiento y elaboración de los mismos (memorandos, cartas, Informes,
Actas, mensajes electrónicos, hoja de vida corporativa, propuesta comercial,
sobres comerciales, tarjetas protocolarias, certificaciones y constancias); adicional
a esto también hay que tener en cuenta el debido conocimiento de la norma
Icontec GTC 185, la cual tiene como objeto ilustrar de forma correcta el cómo se
debe elaborar estos documentos para así poderlos realizar de forma formal y
correcta según su destinatario y requerimiento
8

9. 2.1. ELABORACION DE CARTAS EN LA PYME MARKET MAAYORISTA SAS
1. Se le recomienda que las márgenes sean de la siguiente manera:
Superior entre 3cm y 4cm
Inferior entre 1.5cm y 2cm
Izquierdo entre 3cm y 4cm
Derecho entre 2cm y 3cm
2. Se debe escribir en una fuente clara, se recomienda utilizar el tamaño de la
fuente entre 10 a 12cm
3. El código se debe colocar de 0 a 1cm
4. se coloca lugar de origen y fecha de elaboración, estos datos se colocan a 1 o 2
interlineas del código, van en orden se coloca primero el nombre del lugar y
origen, día, mes y año todo va en minúscula sin separarlo con punto.
5. el destinatario se coloca de 2 a 3 interlineas, se coloca en el siguiente orden
denominación o título académico, nombre del destinatario, cargo, organización,
dirección, nombre del lugar de origen y país.
6. el asunto se coloca de 2 a 3 interlineas de los datos del destinatario
7. el saludo se coloca de 1 a 2 interlineas después del asunto.
8. el texto se coloca de 1 a 2 interlineas del asunto o del saludo, se escribe a una
interlineado sencillo
9. la despedida se escribe de 1 a 2 interlineas del texto.
10. los remitentes y firmas de responsables se coloca de 4 a 5 interlineas de la
despedida en mayúscula sostenida
9

10. Código: 123
Bogotá, 14 de febrero de 2014
Señor:
JOSE FERNANDO MURILLO
Gerente General
Arroz mayorista
Calle 68 # 23-67
Bogotá distrito capital
Asunto: garantía de cámaras digitales
Cordial saludo señor JOSE FERNADO MURILLO
la presente es para comunicarle la garantía de las cámaras canon referencia 2340
las cuales llegaron con defecto de fábrica y no funcionan correctamente, las
opciones que tiene la cámara no responde adecuadamente, por tal motivo le
sugiero que las devuelvan al proveedor.
Nos despedimos atentamente y esperamos su pronta respuesta.
MAURICIO CARDENAS SAAVEDRA
Coordinador Retail Zona Norte
Cel. 312 456 789
10

11. MEMORANDO
A-B 321
Bogotá D.C, 14 de febrero de 2014
PARA: Nombre completo y cargo, en mayúscula
DE: Dependencia o nombre y cargo de la persona que lo elabora
ASUNTO: Se describe el tema de que trata el memorando
Se redacta de forma clara, concisa y directa la información que desea transmitir.
La despedida debe ser breve por ejemplo:
Cordialmente
Se coloca el nombre, cargo y la firma de la persona que lo elaboro.
11

12. INFORME
1. Las márgenes deben ir:
Superior de 3 a 4cm
Inferior de 2 a 3cm
Izquierdo de 3 a 4 cm
Derecho de 2 a 3 cm
2. A una interlinea se debe colocar la dependencia y el código
3. A 2 interlineas se debe colocar el título del informe centrado con mayúscula
sostenida
4. de 2 a 3 interlineas debe ir el lugar y fecha de elaboración
5. se coloca el nombre de quien lo elaboro a 2 interlineas del lugar y fecha de
elaboración
6. de 2 a 3 interlineas debe ir el objetivo(s) del informe en mayúscula
7. el texto del informe debe ir a 1 interlinea
8. los capítulos
9. las conclusiones, recomendaciones, sugerencias y propuestas deben ir en
mayúscula sostenida a 2 interlineas del texto
10. de 4 a 5 interlineas de las conclusiones se debe colocar el nombre en
mayúscula sostenida y firma del autor o autores del informe.
12

13. Dependencia y código
TITULO DEL INFORME
Bogotá D.C, 14 febrero de 2014
ELABORADO POR: Se coloca el nombre de la persona que elaboró el informe
OBJETIVO
Se colocan los objetivos que se quieren realizar con la elaboración del informe
CAPITULOS: Se describen los capítulos del informe
EL TEXTO: se debe redactar de forma clara, coherente y con buena ortografía y
gramática.
Todo el texto va a 1 interlinea
CONCLUSIONES
NOMBRE Y FIRMA DEL AUTOR Y AUTORES DEL INFORME
13

14. CORREO ELECTRONICO
Bogotá D.C, 14 de febrero de 2014
Apreciada señora y el nombre de la persona
El texto debe contener la información clara y concisa de lo que se desea transmitir,
utilizando una buena gramática y una buena ortografía
Cordial saludo
Nombre de la persona que lo envió
Cargo
Nombre de la organización
14

15. CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS
El certificado y la constancia tienen la misma información y distribución solo
cambia el titulo si es constancia o certificado.
Las márgenes deben ser así:
Superior de 3 a 4 cm
Inferior de 2 a 3 cm
Derecho de 2 a 3 cm
Izquierdo de 3 a 4 cm
1. El código es opcional se coloca a una interlinea
2. lugar y fecha de elaboración este va a 2 interlineas del código
3. de 4 a 5 interlineas se coloca el cargo de la persona responsable en mayúscula
sostenida y centrada
4. se coloca si en constancia o certificado centrado en mayúscula a 4 o 5
interlineas de la persona responsable
5. el texto debe contener el nombre de la persona solicitante en mayúscula y el
número de identificación y la información debe ser clara de lo que se está
solicitando
6. se da el motivo de la solicitud a 1 interlinea
7. el nombre del responsable debe ir en mayúscula, el cago y la firma de 4 a 5 cm
15

16. El código es opcional y va a una interlinea
Bogotá D.C, 14 de febrero de 2014
Se escribe centrado y en mayúscula sostenido el cargo de la persona responsable
Ejemplo:
GERENTE COMECIAL DE MARKET MAYORISTA SAS
Dependiendo si es constancia o certificado este va en mayúscula sostenido y
centrado ejemplo:
HACE CONSTAR
CERTIFICA
El texto debe describir el nombre de la persona quien lo solicita en mayúscula y
con el número de identificación.
Se describe el motivo por qué se hace la solicitud.
NOMBRE, CARGO Y FIRMA
CONSTANCIA O CERTIFICADO
DE
LA
16
PERSONA QUE ELABORO
LA

17. TARJETAS PROTOCOLARIAS
Las tarjetas protocolarias forman parte de las comunicaciones organizacionales
escritas. Para el manejo de las relaciones públicas y de negocios.
La redacción y presentación de las tarjetas protocolarias varían de acuerdo con el
objetivo.
El formato más utilizado para las tarjetas protocolarias 9.5 cm de ancho, 5.5 cm de
alto, se recomienda utilizar color blanco o marfil.
NIT 900535985 – 0
Melquisedec Hernández
Gerente
17

18. SOBRES COMERCIALES
Estos sobres son la cubierta que guarda y reserva los documentos o
comunicaciones escritas.
NIT 900535985 – 0
Bogotá D. C.
Hernando Fernández
Gerente Comercial
Universal pc
Ave. 18 N° 8-14 Oriente
Bogotá D.C.
Remitente: Dirección: Carrera 15 # 78-33
Teléfono: 3134255902
18

19. HOJA DE VIDA CORPORATIVA
La hoja de vida corporativa es el historial laboral en relación a datos personales,
estudios, experiencias y referencias que califican a una persona, para el desarrollo
de una competencia determinada. Hay que tener en cuenta que estos datos deben
ser verídicos en caso de que otras compañías pidan las referencias personales.
En el siguiente modelo se indicara como se debe de realizar y organizar un
formato de vida, de acuerdo a la norma GTC 185
HOJA DE VIDA MARKET MAYORISTA SAS
* Nombre:
MARKET MAYORISTA SAS.
* Representante Legal:
Melquisedec Hernández Gómez
* Dirección:
Carrera 15 # 78-33
* Teléfono:
3134255902
* E-mail:
Marketmayorista@hotmail.com
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20. 1- Personal Profesional de la sociedad
* Gerencia:
Melquisedec Hernández Gómez
* Gerente Comercial:
Joel Moscote
* Administración y finanzas:
Giovanny Vela
* Asesores de Venta:
Laila de León
Leonardo Castillo
* Contabilidad:
2- Descripción de la Empresa:
La empresa MARKET MAYORISTA SAS, es una empresa que ofrece productos
como impresoras, multifuncionales, computadores, todo tipo de tecnología
insumos, suministros partes y accesorios, maquinaria y equipo de tecnología en
redes y telecomunicaciones y los servicios que ofrece son mantenimiento y
reparación de computadores y equipos y suministros de cómputo y periféricos.
Tipo de sociedad
Está constituida como una Sociedad por Acciones Simplificadas SAS, según la
ley 1258 del 05 de diciembre del 2008, esta puede ser constituida por uno o varias
personas naturales o jurídicas, quienes solo serán responsables hasta el monto de
sus respectivos aportes, fue constituida por un documento privado de accionista,
su naturaleza será comercial independientemente del objeto social de la empresa.
20

21. 3- Plan Estratégico de la Sociedad:
- Misión
Somos una empresa dedicada a comercializar productos tecnológicos y al
mantenimiento en equipos de cómputo, para satisfacer las necesidades de
nuestros clientes con calidad y buen servicio.
- Visión
Ser líderes
en la comercialización
de productos tecnológicos y en el
mantenimiento de equipos de cómputo a nivel nacional para el año 2016,
mediante la búsqueda activa de nuevos clientes, logrando la fidelización de los
mismos.
- Objetivos
General
Brindar a nivel nacional los mejores productos tecnológicos y caracterizándonos
en el mantenimiento de los equipos de cómputo basándonos en la excelencia y
calidad.
Específicos
1. Establecer un excelente servicio con calidad y cumpliendo las expectativas de
nuestros clientes.
2. Desempeñar nuestra labor con la mayor eficiencia en el campo tecnológico.
3. Mantenernos informados a los avances tecnológicos
- Políticas
Horario de entrada y salida: 8:00am -5:00pm
Portar el carnet en un lugar visible
Utilizar el uniforme correctamente
No ingresar objetos peligrosos a las instalaciones de la empresa
No consumir bebidas embriagantes dentro de la empresa
No sacar de las instalaciones de la empresa objetos de trabajo
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22. Prohibido hablar por celular
No ingresar a páginas sociales en horas laborales
4- Áreas de desarrollo
Nombre
del
Proyecto
Contratante
Descripción
Unidades
Periodo
Valor
Mack
Computer
Mack
Computer
Compra de
Multifuncionales
50
1 mes
$ 500.000
Venta de
Multifuncionales,
sistemas de
recarga de
sistemas
continuos y
chips
60
1 mes
$ 720.000
Compra de
computadores
portátiles e
impresoras
42
1 mes
$ 635.000
Compra
multifuncionales y
le hacemos el
mantenimiento de
las impresoras y
de los
computadores
50
1 mes
$ 810.000
vendemos los
chips de
instalación y
mantenimiento a
las impresoras
18
1 mes
$ 354.000
Universal
pc
Universal pc
Pc & printer
Pc & printer
Amigos
Online
Oklahoma
Amigos
Online
Oklahoma
22

23. .
3. CONCLUSIONES





Se observó que la PYME MARKET MAYORISTA SAS no conoce ni
implementa la Guía Técnica Colombiana (GTS) 185 para la presentación de
documentos
La PYME no implementa una hoja de vida corporativa para presentar
propuestas comerciales
Se determina que la PYME no utiliza la documentación organizacional
completa
Se realizó un análisis detallado sobre las fallas que se le encontraron a la
PYME con la finalidad de corregir el contenido
Se diagnosticó una propuesta, resolviendo los inconvenientes que se
hallaron en los documentos analizados de la organización
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24. BIBLIOGRAFIA
Normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de
documentos organizacionales. GTC - 185. Icontec. Bogotá 2009
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