TRABAJO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS MAS UTILIZADAS PARA ELABORAR
DOCUMENTOS COMERCIALES
PRESENTADO POR:
SAMIRA
PRESENTADO A:
CLEYSON HAMIR HINESTROZA
DOCENTE
TÉCNICO EN AUXILIAR ADMINISTRATIVO, LABORAL Y COMPETENTE
ASIGNATURA - GESTION DOCUMENTAL
FUNDACION UNIVERSIDAD UNICLARETIANA
“FUCLA”

2. NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS PARA LA ELABORACION DE
DOCUMENTOS COMERCIALES
Las normas técnicas para la elaboración de documentos comerciales son 5:
1- NTC 3393 CARTAS COMERCIALES
2- NCT 3394 ELABORACION DE ACTAS
3- NCTC 3234 ELABORACION CIRCULARES
4- NCTC 4176 ELABOCION CERTIFICADOS
Y COSNTANCIAS.
5- NTC- 3397 ELABORCION MEMORANDOS

3. NTC 3393 CARTAS COMERCIALES
Es una comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre
empresas y personas naturales, igualmente en las relaciones entre las
Empresas y sus empleados.
OBJETIVO
Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración cartas
comerciales.

4. CLASIFICACION
Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la
diagramación de la primera hoja y dos estilos para la presentación, así:
MODELO 1
Para el diseño de la papelería se distribuye en tres zonas (1 y 2 para
datos del remitente y la 3 se deja libre para sello de registro o fecha de
recibido).
MODELO 2
se distribuye en dos zonas (1 y 2 para datos del remitente y la 3 se deja
libre) para efectos de esta norma se establecen 3 estilos para la
presentación.

5. BLOQUE EXTREMO
Todas las líneas parten del margen izquierdo.
BLOQUE
Las líneas de número, fecha, nombre del remitente y cargo se colocan partiendo
del centro del escrito hacia el margen derecho.
SEMIBLOQUE
Las líneas de número, fecha, nombre del remitente y cargo se colocan partiendo
del centro del escrito hacia el margen derecho, pero con la diferencia que el
párrafo del texto se inicia a cinco o diez espacios.

6. NTC- 3397 ELABORCION MEMORANDOS
1. OBJETIVO
Esta norma tiene por objeto establecer los requerimientos para la
elaboración de
certificados y constancias.
2. DEFINICIONES
Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:
2.1 CERTIFICADO
Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne
(acontecimiento acompañado de formalidades
necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o
norma).
2.2 CONSTANCIA
Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o
circunstancias que no requieren solemnidad.

7. 2.3 CARGOS
Título de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.
2.4 DATOS DEL REMITENTE
Razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, electrónica, teléfono, fax, y
NIT de quien otorga la certificación.
2.5 DOCUMENTO PRIVADO
El expedido por un representante de la entidad privada.
2.6 DOCUMENTO PÚBLICO.
El expedido por un funcionario público.
2.7 ENCABEZADO
Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
2.8 ESPACIO
Distancia horizontal de escritura.
2.9 FECHA
Lugar de origen del documento, día, mes y año de expedición.
2.10 LINEA ESPECIAL
Identificación del transcriptor.

8. 2.11 INTERLÍNEA
Distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
2.12 LOGOTIPO
Símbolo que identifica a una empresa.
2.13 MEMBRETE
Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o
jurídica.
2.14 NÚMERO O REFERENCIA
Identificación consecutiva del documento.
2.13 MEMBRETE
Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o
jurídica.
2.14 NÚMERO O REFERENCIA
Identificación consecutiva del documento.
2.15 Razón social.
Nombre que identifica a una empresa.
2.16 REMITENTE
Nombre y apellidos del firmante autorizado.

9. 2.17 RENGLÓN.
Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Contenido del documento.
2.18 TEXTO.
Contenido del documento.
2.19 TRANSCRIPTOR
Persona responsable de digitar el documento.
3. CLASIFICACIÓN
De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados y constancias
pueden ser:
3.1 CONSTANCIA PARA:
- Tiempo de servicio.
- Experiencia.
- Salarios u honorarios.
- Jornada laboral.
- Cumplimiento de comisiones.
- Comportamiento del trabajador

10. 3.2 CERTIFICADO PARA
- Calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos.
- Derecho del uso del Sello Icontec de conformidad con Norma Técnica
Colombiana.
- Diploma conferido por una institución y documento que establece un privilegio o
premio.
- Asistencia a congresos, cursos y seminarios.
- Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o de defunción.
- Documentos de identidad.
- Certificado de Aseguramiento de la calidad.
- Certificado del Sistema de Administración Ambiental.
- Becas, donaciones y exenciones.
- Créditos, préstamos u otras transacciones comerciales.
- Relación de retención de impuestos.
- Paz y salvos.
- Resultados de exámenes médicos.

11. 3.3 ESTILOS
3.3.1 BLOQUE EXTREMO
Las líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parten del margen izquierdo.
3.3.2 BLOQUE
Las líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parten del centro del escrito
hacia el margen derecho.
4. REQUISITOS
4.1 MARGENES
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 4 cm
Izquierdo entre 3cm y 4 cm
Derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas
subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

12. 4.2 PARTES DE LOS CERTIFICADOS Y LAS CONSTANCIAS
Los certificados y las constancias se elaboran en papel con membrete y sus
elementos se distribuyen de la siguiente manera:
4.2.1 NÚMERO (REFERENCIA)
Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica de
dos a tres interlíneas del margen superior y según el estilo elegido. Le puede
anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en
particular.
Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y
las constancias en forma secuencial.
4.2.2 FECHA
Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a
tres interlíneas del número (referencia) o de cuatro a seis del margen superior,
cuando no hay número y en forma completa, en orden de día, mes (en
minúscula) y año sin separarlo con punto.

13. 4.2.3 EL GARGO
El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado,
precedido de los artículos EL o LA y de tres a cuatro interlíneas de la fecha.
4.2.4 TEXTO
4.2.4.1 De tres a cuatro interlíneas de la identificación y contra el margen
izquierdo seinicia el texto con la conjunción Que, a la que siguen los datos del
solicitante que puede ser:
- Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida, y el
número del documento de identidad.
- Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT.
4.2.6 FIRMANTE
El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenida, de
cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto y según el estilo elegido.
En el caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro en
pareja. En caso de dos o más firmantes, si el número es impar, el último se centra.

14. 4.2.7 TRANSCRIPTOR
A dos interlíneas del firmante y contra el margen izquierdo se anota el nombre (con
mayúscula inicial) e inicial del apellido, de la persona responsable de transcriptor
del documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre
compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.
4.2.8 Certificados y constancias expedidos por centro educativos.

15. NCTC 3234 ELABORACIÓN CIRCULAR.
CONCEPTO
Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto
o contenido, dirigido a varios destinatarios
CLASES DE CIRCULAR.
CLASE INTERNA
Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente
actividades de la entidad, normas generales, cambios, políticas, disposiciones,
ordenes, asuntos de interés común.
CLASE EXTERNA
Comunicación con el mismo texto utilizado para dar a conocer a sus clientes,
proveedores y distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter
general.

16. PARTES
Denominación del documento.
Numero.
Fecha.
Destinatario.
Asunto.
Texto.
Paginas Subsiguientes.
Despedida.
Remitente.
Anexos.
Transcriptor.

17. ICONTEC
El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC), es
el Organismo Nacional de Normalización de Colombia. Entre sus labores se
destaca la reproducción de normas técnicas y la certificación de normas de
calidad para empresas y actividades profesionales. ICONTEC es el
representante de la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), en
Colombia.
ICONTEC es un organismo multinacional de carácter privado, sin ánimo de
lucro, que trabaja para fomentar la normalización, la certificación, la metrología y
la gestión de la calidad en Colombia. Está conformado por la vinculación
voluntaria de representantes del Gobierno Nacional, de los sectores privados de
la producción, distribución y consumo, el sector tecnológico en sus diferentes
ramas y por todas aquellas personas jurídicas y naturales que tengan interés en
pertenecer a él.

18. NORMA APA
Las normas APA es un conjunto de estándares creados por la American
Psychological Association con la finalidad de unificar la forma de presentación de
trabajos escritos a nivel internacional, diseñadas especialmente para proyectos de
grado o cualquier tipo de documentos de investigación

19. GRACIAS
.