1. E Q U I P O S Y M A T E R I A L E S
S I S T E M A S D E A R C H I V O M A N U A L E S
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2. TIPOS DE ARCHIVOS
Observa los gabinetes de archivo e identifica en qué
se asemejan y en qué se diferencian.
Estos representan dos tipos de gabinetes: el VERTICAL y el LATERAL.
A continuación explicaremos las características de cada uno de ellos. 2

3. ARCHIVOS VERTICALES
 Gabinetes cerrados y resistentes, incluso
contra el fuego.
 Proveen cerradura con llave o combinación
numérica.
 Se les pueden adaptar marcos de metal con
rieles paralelos en cada lado para sostener las
carpetas que se guardan de forma sostenida.
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4. ARCHIVOS LATERALES
 Se utilizan mucho en oficinas médicas, hospitales, compañías de
seguros, entre otros lugares.
 Los expedientes guardados en
este tipo de archive,
generalmente usan códigos de
color para facilitar la
localización.
 Al colocar las carpetas en los archivos, los rótulos quedan situados de
lado, por eso se les llama laterales.
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5. CARPETAS
 Usualmente son de cartulina, también
pueden ser de cartón y otras de
plástico.
 Tienen un pliegue que permite expandir
el tamaño de la carpeta, a medida que se
añaden documentos.
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6.  Podemos encontrar carpetas con divisiones, lo que permite organizar la
información archivada.
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 Proveen una pestaña en posición
vertical u horizontal donde se coloca
una etiqueta para identificar el
contenido.

7. CARPETAS
 Tienen bordes en sus extremos que permiten colocarlas en los rieles de
la gaveta del archivo, de manera que quedan organizadas y derechas.
COLGANTES O SUSPENDIDAS
 Quedan suspendidas en
los rieles por lo que no se
esparcen en el archivo.
 En la parte superior tienen
espacio para colocar
etiquetas que identifican el
contenido.
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8. PESTAÑAS
 Se ubican en las carpetas colgantes.
 Están hechas de plástico o de cartón.
 Sirven para colocar el nombre
de la carpeta o las letras o
números que las identifiquen.
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9. ETIQUETAS
 Se adhieren a la carpeta o folder.
 Algunas tienen colores, formas y
tamaños diferentes que
permiten organizar
adecuadamente una gaveta de
archivo.
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10. GUIAS
 Piezas de cartón rotuladas con pestañas.
 Algunas tienen letras, números o una combinación de ambos.
 Se utilizan para dividir la gaveta del archivo en secciones.
 Tienen una pestana que sobresale.
 Los colores, tamaños y posición
dentro de la guía varían. Sin
embargo, se desplazan de izquierda
a derecha para facilitar la
visualización y búsqueda dentro de
una gaveta de archivo.
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11. BANDEJAS
 Utilizadas para archivar documentos
en constante movimiento (hojas de
trámite, hojas de asistencia,
memorandos, entre otros).
 Puede ser una forma PROVISIONAL
de archivar la información, en caso de
que no se tenga un archivo o no haya
espacio en las gavetas.
 Pueden ser horizontales o verticales.
La selección dependerá de la
necesidad y espacio.
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12. REFERENCIAS
Correa, M., & Díaz, A. (2010). Administración de documentos, enfoque
manual y electrónico. 2.ª Ed. México: McGraw-Hill Interamericana
Editores.
Mármol, M. (2012 Jun. 16). Módulo técnicas de documentación y archivo.
Recuperado de http://www.slideshare.net/marcomarmol/modulo-
tcnicas-de-documentacin-y-archivo
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