Técnicas de archivo

1. Técnicas de Archivo y
clasificación de
documentos

2.  Conjunto de documentos
clasificados y ordenados
 Espacio físico en el que se
guardan u conservan los
archivos
 También hace referencia al
personal administrativo
encargado de la recepción ,
clasificación, archivado y
búsqueda de los documentos.
¿Que es un
archivo?

3. FINALIDAD
El archivo es consecuencia directa de la actividad que realice la empresa.
Cualquier empresa en el transcurro de su actividad ordinaria emite y recibe
documentos de diferentes tipos:
 Correspondencia
 Informes
 Facturas
 Contratos etc.
Por tanto la finalidad del archivo es clasificar y guardar los documentos que la empresa
necesita conservar para su funcionamiento normal

4. CICLO VITAL
 ARCHIVO DE GESTION
 Todos los documentos
relacionados con actividades
que se encuentran en curso en
busca de solución y que se
dilatan en el tiempo
 ARCHIVO CENTRAL
 Unidad administrativa donde
se agrupan todos los
documentos transferidos de
las diferentes gestiones una
vez finalizado su tramite y que
aun siguen vigentes y objeto
de consulta.
 ARCHIVO HISTORICO
 Es aquel transferido del
archivo central son los
archivos de conservación
permanente
ARCHIVO ACTIVO ARCHIVO INACTIVO

5. CLASIFICACION DEL ARCHIVO
Para ello debe tenerse en cuenta la clasificación, la ordenación y descripción de
los documentos de una institución, como parte integral delos procesos de
archivo.
Un buen criterio de ordenación debe facilitar el acceso a un determinado
documento.

7. PLAN DE CLASIFICACION
 El plan adoptado debe ser de fácil comprensión para todos los usuarios
 El archivo debe organizarse en función de las necesidades dela empresa
 Es necesario tener conocimiento previo de las diversas técnicas de
clasificación para que la estructura y la organización del archivo respondan a
criterios de eficiencia y operatividad.
 Hay que economizar espacio en la organización del archivo.
 Evitar el crecimiento del archivo, no archivando duplicados innecesarios.
 Que el mantenimiento del archivo no sea demasiado costoso.