1. UNIVERSIDA DE PANAMA
FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS Y
TECNOLOGIA
TEORIA ARCHIVISTICA II
Equipos y Materiales de Trabajo de Archivo
Profesor Víctor Acosta
Presentado por: Jessica Ortega
Lunes, 20 de noviembre de 2017.

2. INTRODUCCION
 Normalmente los archivos no cuentan con presupuestos ni infraestructuras
adecuadas, ni con la debida importancia dentro de las instituciones. Casi siempre los
documentos se encuentran almacenados en depósitos olvidados, llenos de polvo,
adquiriendo una imagen que los sitúa como depositarios de papeles inútiles y
mazmorras de castigo. Esta es la realidad de las instituciones públicas o privadas en
nuestro país y en cualquier parte del mundo.

3. EQUIPOS Y MATERIALES DE TRABAJO
 Mobiliario
El mobiliario de los depósitos determina de forma importante la conservación de los
documentos.
Hay tres características que determinan la idoneidad del mobiliario:
• Configuración Física
• Materiales de Fabricación
• Acabado conseguido

4. Configuración Física.
• Acabado liso, no abrasivo
• Acero Pintado o protegido con alguna imprimación.
 Materiales
• Acero con Recubrimiento de Esmalte Secado al Horno.
• Acero Recubierto de Polímeros en Polvo.
• Aluminio Anodizado
• Acero Cromado.
• Madera.

5. Muebles e implementos para la organización
de los archivos.
• Archivadores: Muebles metálicos o de madera especialmente diseñados para
organización de archivos.
Pueden ser:
 Archivadores horizontales: Requieren carpetas colgantes con pestañas horizontales.

6. Archivador de Gavetas: Tiene
de dos a cuatro gavetas, como
aparece en la figura
 Características:
• Las gavetas se deslizan con facilidad, permitiendo
visualizar el contenido.
• Debido al desplazamiento de la gaveta hacia fuera del
mueble, se requiere espacio adicional para su manejo.
• La tapa de cada gaveta tiene un porta-índice o casilla
para colocar una tarjeta indicando el nombre de la
primera y de la última carpeta que contiene.
 Utilización:
Se utiliza para toda clase de archivos en los que los
documentos estén colocados en carpetas o fólderes.

7. Archivador Folderama: Dadas sus
características de adaptabilidad para el
archivo de documentos y carpetas de
diferentes dimensiones, se puede utilizar
para: correspondencia, legajadores A-Z,
libros de contabilidad, etc.
 Características:
• Tiene puertas articuladas, corredizas,
enrollables dentro del mueble, con llave
central para ambas puertas.
• NO requiere espacio adicional para su
manejo, puesto que las puertas no abren
hacia fuera.
• Al abrirlo, todo el material archivado queda a
la vista, lo que facilita la tarea de archivar y
localizar documentos.
• Dos personas pueden trabajar
simultáneamente en él.

8. Estantería Metálica Abierta
 Características:
• Son estructuras metálicas de 2 metros de
altura por 0.85 cm. de ancho a los cuales se
les adaptan los entrepaños de acuerdo con el
tamaño de las carpetas o cajas a ubicar en
ellos.
• Ideales para la organización de Archivo
Central, Archivo Histórico y Fondos
Acumulados (éstos son depósitos de archivo
inactivo)
• Se adaptan al espacio disponible y son
movibles

9. Implementos de Archivo
Tarjetero: Caja metálica o de
madera para las tarjetas o
fichas, tiene guías alfabéticas.
Se utiliza como auxiliar de
archivo para agilizar la
localización de carpetas.

10. Implementos de Archivo
Ganchos Legajadores: Son los que
sostienen y sujetan los documentos. El
mercado ofrece ganchos metálicos y
plásticos; por orientaciones del Archivo
General de la Nación (entidad rectora de
las políticas archivísticas del Estado) se
recomienda utilizar el gancho plástico, en
razón a que el gancho metálico cuando
se oxida deteriora los documentos.

11. Implementos de Archivo
Perforadora: Se utiliza para perforar los
documentos. Es importante tener en
cuenta que la perforación se debe hacer
de tal manera que los documentos
queden alineados en la parte superior al
ubicarlos dentro del legajo.

12. Papelería para Archivo
Carpetas o Folders: Son cubiertas de
cartulina resistente que se utilizan para
guardar los documentos en el archivador.
Vienen en tamaño oficio y carta. Tienen
una pestaña que sirve para identificar su
contenido y que puede estar en posición
horizontal, es decir en el borde superior
opuesto al lomo, o vertical, es decir, a un
lado de la carpeta.

13. Papelería para Archivo
Carpeta colgante: Lámina de cartón
resistente, diseñadas para cada tipo de
archivador. Tienen pestaña visible y se
utilizan para separar un grupo de
carpetas dentro del archivo, lo cual facilita
la búsqueda de los documentos.

14. Papelería para Archivo
Marbetes: Son tiras de cartulina que se
utilizan para escribir los nombres de las
series, sub series o códigos de las
carpetas.

15. Papelería para Archivo
 Legajos: Son dos tapas de cartulina en donde se
colocan los documentos correspondientes a cada carpeta
sujetados por un gancho legajador que se coloca hacia
abajo de manera que el último documento sea el de fecha
más reciente. La documentación se organiza teniendo en
cuenta el principio de orden natural.
 El legajo se identifica con los siguientes datos:
• Razón Social de la empresa en la parte superior del
legajo
• Nombre de la dependencia a la cual pertenece
• La palabra Archivo
• Las expresiones Código, Serie y fechas extremas
seguidas de líneas en donde se colocan los
respectivos datos.

16. Papelería para Archivo
Legajados de la A-Z: Se utiliza para
documentos voluminosos. Su gancho
permite sacar sólo el documento que se
necesita.
Son legajadores fabricados en cartón
grueso de notable resistencia y rigidez.
Vienen en tamaño oficio y carta.

17. Equipos Tecnológicos:
 ARCHIVO MODERNO: Actualmente el
archivero moderno utiliza las tecnologías de la
información como medios para agilizar los
procesos archivísticos. De tal manera, que los
documentos primarios de valor temporal y
permanente los organiza, describe, conserva y
los pone al uso del productor del documento y al
usuario externo.

18. Equipos Tecnológicos:
 El Ordenador Personal: La revolución
tecnológica para los archivos llegó con el
ordenador personal, desde su aparición han
evolucionado mucho, y en poco tiempo, han
ganado en capacidad, rapidez y accesibilidad,
por lo que se ha convertido en herramienta de
trabajo indispensable, también en los archivos.
 La computadora ha permitido la
automatización paulatina de algunas de las
tareas archivísticas

19. Equipos Tecnológicos
 La Digitalización: Otro recurso informático útil
para la gestión documental es la digitalización, que
consiste en la captura de la información y su
transformación a formato digital, para que se pueda
manipular desde un ordenador. Es útil sobre todo
para evitar la manipulación de la documentación
original, documentos históricos, en mal estado y
para documentos de mucha consulta y desde
diferentes puestos de trabajo. Se pueden
almacenar en formato de imagen, o en formato de
texto, para lo cual es necesario utilizar un programa
de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), es
una tecnología cara.. Y esta tarea se complementa
con una indexación de los documentos.

20. Equipos Tecnológicos
 La Microfilmación: Es otro de los recursos
existentes en nuestro medio consiste en
tomar una foto de cada uno de os
documentos y conservarlos en el rollo de
película, es una tecnología muy utilizada, ya
que permite una serie de exigencias que el
mundo de los archivos debemos tener en
cuenta con la seguridad y confiabilidad de la
información
Internet es, principalmente, la fuente de
información más actualizada e inmediata
de que disponemos actualmente, es
enormemente útil para el trabajo del
archivero, pero también como medio de
difusión del archivo. Es el instrumento
más rápido y ágil para encontrar
información concreta sobre un archivo.