DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

2.  ACUERDO 037 DE 2002
Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la
contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y
conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y
sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
 1. 5. CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO.
El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las
características tecnológicas de los soportes documentales, considerando los
siguientes aspectos:
 1.5.1. Estantería.
Diseño acorde con la dimensión de las unidades que contendrá,
evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
 Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas,
resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y
recubrimiento horneado químicamente estable.

3.  Cada bandeja deberá soportar un peso mínimo de 100 kg./mt lineal.
 Si se dispone de módulos compuestos por dos cuerpos de estantería, se deben
utilizar parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo
caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación.
 La balda superior debe estar a una altura que facilite la manipulación y el acceso a
la documentación.
 La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm del piso.
 Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para
evitar deterioros a la documentación.
 El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de
documentos ni de ningún otro material.
 Se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm. entre los muros y la estantería.
 El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de
70 cm. y un corredor central mínimo de 120 cm.

4.  1.5.2. Mobiliario para documentos de gran formato y en otros soportes:
 El diseño del mobiliario estará sujeto a las condiciones propias de los
documentos tendiendo sus diferencias tecnológicas, dimensiones, volumen y
peso. Y facilitará su correcta manipulación y adecuada conservación.
 El mobiliario utilizado debe contar con las características de resistencia,
solidez estructural, recubrimientos, aislamiento, seguridad y distribución, el
mobiliario empleado no debe generar factores de alteración que incidan en la
estabilidad del soporte, ni en la alteración de la información en ellos contenida.
 1.5.3. Unidades de conservación
 Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se recomienda
utilizar cajas, carpetas o medios de embalaje que garanticen su protección
con el de prolongar de manera considerable la conservación de los mismos.
 Las unidades de conservación deben ser elaboradas en cartón neutro y si no
se dispone de este material, se aplicará al cartón un recubrimiento que
impida la acidificación por contacto.

5.  Requieren carpetas colgantes con pestañas horizontales
 Tiene de dos a cuatro gavetas, como aparece en la figura
Características:
 Las gavetas se deslizan con facilidad, permitiendo
visualizar el contenido.
 Debido al desplazamiento de la gaveta hacia fuera del
mueble, se requiere espacio adicional para su manejo.
 La tapa de cada gaveta tiene un porta-índice o casilla
para colocar una tarjeta indicando el nombre de la
primera y de la última carpeta que contiene.
 En la parte superior tiene un mecanismo de seguridad
que opera para todas las gavetas.
 Cada gaveta tiene en su interior una canastilla de varillas
llamada soporte o porta carpetas, en la cual se cuelgan
las carpetas.

6.  Se les denomina verticales debido a que para estos archivos se utilizan carpetas con
pestaña vertical que permiten una visualización lateral de los nombres
Características:
 Tiene puertas articuladas, corredizas, enrollables dentro
del mueble, con llave central para ambas puertas.
 NO requiere espacio adicional para su manejo, puesto que
las puertas no abren hacia fuera.
 Al abrirlo, todo el material archivado queda a la vista, lo
que facilita la tarea de archivar y localizar documentos.
 Dos personas pueden trabajar simultáneamente en él.
 Los entrepaños son graduables, adaptables al tamaño de los
documentos.
 Los retenedores o separadores son móviles, lo que permite
variar el espacio entre ellos de acuerdo con las necesidades
del archivo.

7. Características:
 Son estructuras metálicas de 2 metros de altura por 0.85 cm. de
ancho a los cuales se les adaptan los entrepaños de acuerdo con el
tamaño de las carpetas o cajas a ubicar en ellos.
 Ideales para la organización de ARCHIVO CENTRAL, ARCHIVO
HISTÓRICO y FONDOS ACUMULADOS (éstos son depósitos de
archivo inactivo)
 Se adaptan al espacio disponible
y son movibles

8.  Caja metálica o de madera para las tarjetas o fichas, tiene guías
alfabéticas. Se utiliza como auxiliar de archivo para agilizar la localización de
carpetas.
 En el comercio se consiguen cajas metálicas especialmente diseñadas. Puede
también fabricarse de madera, con las siguientes especificaciones:
 Largo: 12 cms.
 Ancho: 8 cms.
 Fondo: 6 cms.

9.  Son cubiertas de cartulina resistente que se utilizan para guardar los
documentos en el archivador. Vienen en tamaño oficio y carta. Tienen una
pestaña que sirve para identificar su contenido y que puede estar en posición
HORIZONTAL, es decir en el borde superior opuesto al lomo, o VERTICAL, es
decir, a un lado de la carpeta.

10. MARBETES
 Son tiras de cartulina que se utilizan para escribir los nombres de las series,
subseries o códigos de las carpetas.
 Se fabrican en diferentes colores y tamaños.
LEGAJOS
Son dos tapas de cartulina en donde se colocan los documentos
correspondientes a cada carpeta sujetados por un gancho legajador que se
coloca hacia abajo de manera que el último documento sea el de fecha más
reciente. La documentación se organiza teniendo en cuenta el principio de
orden natural.

11. LEGAJADOR A-Z
 Se utiliza para documentos voluminosos. Su gancho permite sacar sólo el
documento que se necesita.
 Son regaladores fabricados en cartón grueso de notable resistencia y
rigidez.
 Vienen en tamaño oficio y carta
 Tienen gancho sujetador a presión, con tapa para sostener los documentos.
 Lomo de 8 cms para tamaño carta y oficio y lomo de 4 cms Únicamente en
tamaño oficio

12. computadora: es un sistema
electrónico que consta de una pantalla
o monitor, un teclado muy parecido al
de la máquina de escribir y una unidad
de procesamiento donde reside la
memoria y se efectúan las operaciones
y procesos.