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8. la organizacion del archivo

  • 1.
  • 2. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Los archivos de oficina o de gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por la oficina en el desarrollo de las funciones y actividades que tenga encomendadas, y conservadas como instrumento para la toma de decisiones, tramitación de asuntos y
  • 3. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Centralizado: archivos: Clases de Archivo localizado en un solo departamento. Beneficios: Economía de espacio, equipamiento y personal. Información accesible a todo el personal. Responsabilidad: definida y localizada, permitiendo en su utilización La centralización se puede realizar solo a
  • 4. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Descentralizado o departamental Cada departamento archivo tiene su propio Permite mantener la confidencialidad de los documentos (no permitiendo el acceso a otros departamentos) así como acceso rápido a los documentos
  • 5. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Descentralizado o departamental Todo el personal del departamento tiene acceso al archivo, aunque debe existir una persona con responsabilidad directa sobre el archivo
  • 6. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Mixto Es una mezcla entre: - Descentralizados los archivos activos y semi-activos - Centralizados los archivos inactivos y/o históricos
  • 7. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Activo Es el archivo que contiene toda la documentación actual que se usa de manera frecuente, que debe ser accesible a la persona y, situada en proximidad al puerto de trabajo, en una área delimitada por la ley de economía de
  • 8. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Semiactivo Contiene la documentación no activa utilizada de manera ocasional, accesible y cerca del archivo activo
  • 9. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Semiactivo La documentación archivada contiene acciones y estudios terminados, pero todavía en uso para la consulta y puede ser considerada como rutinaria (está en espera de ser pasada al archivo cronológico o técnico que necesita estar disponible en el mínimo tiempo) o de referencia que debe quedar un cierto tiempo en el archivo inactivo debido al interés que representa para el trabajo cotidiano
  • 10. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Inactivo o pasivo Contiene la documentación referida a acciones pasadas, apenas utilizada y que no ofrece a la empresa sino un interés jurídico o histórico
  • 11. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Inactivo o pasivo Esta documentación está guardada en locales/departamentos alejados del puesto de trabajo, especialmente adaptados para este fin.
  • 12. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Inactivo o pasivo La documentación, en espera de su destrucción, se conserva, por una parte, de acuerdo con los textos legales en vigor y, por otra, según las leyes interiores de la empresa para aquellos documentos que escapan al