1. Docout Seguros

2. ÍNDICE
Historia y expansión internacional
Inversión
Infraestructura y capacidades
Servicios y procesos
Modelo de relación y beneficios
Plataforma y herramientas
CID
Docout Seguros
Beneficios para el cliente
Firma Biométrica
Referencias
2

3. CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DOCOUT
Históricamente, nuestras soluciones y métodos nos constituyen en una perfecta
extensión del cliente para sus operaciones de back-office:
Adaptamos la aplicación de nuestra tecnología y operaciones a las necesidades
exclusivas de cada cliente.
Proporcionamos acuerdos de nivel de servicio específicos a las necesidades
cada cliente y su negocio.
Transformación de costes fijos en costes variables , que permite al cliente ajustar el
presupuesto de gastos a escala empresarial y en constante cambio.
Los clientes de BPO tienen acceso a los sistemas de infraestructura basados en web que
incluyen transferencia de archivos, alertas, notificaciones, registro de incidencias y
solicitudes, informes y cuadros de mando de gestión de servicios.
Funciones avanzadas como plan de recuperación de desastres y alta disponibilidad a
través de una excepcional gama de opciones de continuidad del negocio y de contingencia.
Certificaciones en normas ISO-9001, ISO-27001, ISO-14001, DIGA
3

4. ¿POR QUÉ DOCOUT?
Nuestros clientes nos confían sus procesos de back-office, y el
outsourcing les permite liberar recursos, personal y tiempo que ahora
destinan en favor de su diferencia competitiva.
Al comienzo de cada proyecto, con el objetivo de ofrecer el mejor
servicio, efectuamos un análisis de los procesos del cliente para
identificar aquellos flujos que incluyen documentación (ya sea
físicamente en papel o de otras tipologías) y cuáles son los factores
que influyen en su estrategia.
el negocio de nuestros clientes
es nuestra razón de ser
4

5. DOCOUT: HISTORIA
Catalunya
2002
2007
Borox
2008
Servicios
2009
Expansión Nacional:
Madrid, Cuenca, Barcelona
Norte
2010
Banca, Seguros, Suministros,
Telecomunicaciones.
2011
2012
2013
2015
Expansión Internacional:
LATAM, EEUU, UK
5

6. PRESENCIA INTERNACIONAL - PARTNER
DOCOUT es el partner principal de la multinacional EDICOM, especializada en la
integración, transformación y transporte de información digital, así como en
servicios de firma electrónica, TSA, etc., Para la prestación de servicios y
soluciones de forma conjunta.
Gracias a este acuerdo, ambas compañías colaboran en el diseño y desarrollo de
servicios orientados a la externalización de procesos, compartiendo conocimiento,
especialización y valor añadido propio de sus actividades.
Para lograrlo, las dos empresas hacen uso conjunto de su infraestructura, sedes y
capacidades logísticas, al mismo tiempo que aportan todos aquellos
componentes naturales a sus herramientas y objetos de negocio:
•
Desarrollo e implantación de sistemas transaccionales de alto rendimiento B2B, B2G y
B2C.
•
Intercambio internacional electrónico de datos y comunicaciones.
•
Emisor certificado internacionalmente de documentos electrónicos:
•
•
•
Factura electrónica, factura-e, factura DEMAT.
Firma electrónica certificada.
Plataforma en modo ASP: nivel de servicio asegurado (SLA).
6

7. PRESENCIA INTERNACIONAL
DOCOUT México
Sede: México DF
Procesamiento:
México
EE.UU.
DOCOUT
Pacífico
Sede: Bogotá
Procesamiento:
Colombia
Chile
Perú
Ecuador
Panamá
Centroamérica
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8. INVERSIÓN
En 2013 DOCOUT ha invertido más de 4.000.000€, de los
cuales:
50 % de la inversión en la Comunidad de Madrid.
50% restante, entre nuestros nuevos centros de España y Latam.
Nuestro LEITMOTIV, bases para el crecimiento:
Eficiencia, Ahorro de Costes, Calidad en el Servicio
Objetivos:
Generación de empleo.
Reinversión de los recursos.
Expansión hacia el mercado exterior.
Desarrollo nuevas tecnologías.
8

9. INFRAESTRUCTURA
DOCOUT posee el mayor centro de procesos documentales en
Europa (Centro Integral Documental, CID) donde ejecutamos procesos
de negocio BPO especializados de sectores como: el bancario, el
asegurador, el de telecomunicaciones y el de suministros, etc.
Tratamiento y
Oficinas (m²)
Centros DOCOUT
Getafe (Madrid)
Archivo físico
(m²)
Archivo físico
(contenedores)
Archivo físico
(ml)
11.000
4.000
500.000
200.000
Tarancón (Cuenca)
2.376
38.624
2.322.719
929.087
Barcelona
Sallent (Barcelona)
250
1.500
1.600
20.348
105.540
1.204.958
42.216
481.983
14.876
62.972
4.027.677
1.311.070
Total
9

10. CAPACIDADES
1.600 km. Lineales para archivo físico de documentación.
+3 millones de imágenes / día digitalizadas.
450 puestos de catalogación completamente equipados y
conectados en red.
Más de 100 tb. (3.000 millones de imágenes) de
alojamiento electrónico en nuestros servidores.
18 tb. (552 millones de imágenes) de alojamiento
electrónico en el data center.
10

11. SERVICIOS
Consultoría
Documental
Reingeniería de
procesos
Análisis documental
Organización
archivística
Plan de implantación
Recomendaciones
Tratamiento
Documental
Tratamiento Electrónico
Y Digital
Servicios De Valor
Añadido
Logística y picking
Digitalización
Plataforma web
Transporte y valijas
Calidad del dato
Recepción e inventario
Catalogación
electrónica
Integración con ERP,
CRM y/o gestor
documental del cliente
Preparación
Archivo y custodia
Servicio de consultas
Destrucción
confidencial y
certificada
Impresión
Alojamiento electrónico
Custodia de soportes
informáticos
e-documento
e-factura
BPOs
DOCOUT-Servi
Data warehouse
Contact center, help
desk
e-valija
proceso integral: BPO
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12. SERVICIOS
Consultoría Documental
Destrucción
Tratamiento
Valija
e-Valija
Digitalización
Gestión de
recobro
Alojamiento
Electrónico
Integración
ERP´s
Documento
Electrónico
Cuentas
a Pagar
Procesos
Documentales
Custodia
de soportes
informáticos
Custodia de Archivos
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13. MODELO DE PROCESOS GENÉRICO I
14

14. MODELO DE PROCESOS GENÉRICO II
Proceso DOCOUT
Proceso
CLIENTE
documentos
digitales
e-mails
(ley
Dodd-Frank)
procesamiento
OCR’s
Client Global
Presence
grabaciones de voz
(ley Dodd-Frank)
metadatos
aplicaciones chat
(ley Dodd-Frank)
herramienta
procesamiento
automatizado
cliente
Integración
arquitectura
corporativa
cliente
digitalización y
procesamiento
manual
documentos físicos
(transitorio)
BPM
DOCOUT
15

15. PROCESOS POR SECTORES
Sector Financiero
Sector Asegurador
Sector Utilities
Contratos
Contratos
Contratos de clientes
Tarjetas de crédito
Altas de pólizas de
seguros (histórico)
Emplazamientos
Préstamos
Hipotecas
MiFID
3ª directiva
Transferencias de cuentas
cash isa
Expedientes de RRHH
Encuestas de marketing
Tratamiento de cheques
Altas de pólizas de
seguros (diario)
Modificaciones de pólizas
de seguros
Bajas de pólizas de
seguros
Gestión de correos de
solicitud
Tratamiento de preferentes
Gestión de faxes de
solicitud
Expediente digital
Historias clínicas
Cuentas por pagar
Gestión de tasas
Sector AAPP’s
Expedientes de nacimientos,
matrimonios y defunciones
Tesis doctorales
Firma digital
Expedientes de
planeamientos urbanísticos
Facturas sin pedido
Sentencias judiciales
Facturas con pedido
Expedientes de expropiación
Expedientes de RRHH
Encuestas de marketing
Registros civiles
Registros de la propiedad
Periódicos
Documentación histórica
Expedientes de RRHH
Libros
Planos
Encuestas de marketing
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16. BENEFICIOS CLAVE
(1/3)
Los servicios de BPO de DOCOUT se entregan a través de una
plataforma tecnológica común, lo que facilita a los clientes añadir o
cambiar los servicios a medida que cambian sus necesidades.
1. COSTE VARIABLE
2. LIBERAR CAPITAL Y GESTIÓN DEL TIEMPO
3. REDUCCIÓN DEL RIESGO OPERACIONAL
4. SERVICIO AL CLIENTE MEJORADO
5. MEJORA DE LA INTELIGENCIA DE NEGOCIO
6. La cartera de soluciones de BPO DE DOCOUT OFRECE
SOLUCIONES PARA UNA AMPLIA VARIEDAD DE
APLICACIONES EMPRESARIALES
17

17. PLATAFORMA TECNOLÓGICA DOCOUT
Tecnología propia enfocada al servicio
interfaz online
de usuario
alojamiento electrónico
y consultas online
gestión de informes
vía data warehouse
gestión de flujos
de trabajo
producción
18

18. CID
(Centro Integral Documental)

19. CID (Centro Integral Documental)
Objetivo
CENTRALIZACIÓN DE DISTRIBUCIÓN CENTRAL DE:
-Gestión Estafeta
-Archivo Físico (Custodia)
-Procesos documentales
-BPO

20. DOCOUT SEGUROS

21. DOCOUT
SEGUROS
EMISIÓN
SINIESTROS/
GESTION PRESTACIONES
- Gestión Campañas
- Teleselección/suscripción
- Cartas al asegurado/Pólizas
CUSTODIA
- Operativa (documentación/comunicación para el
cliente)
- WORKFLOW/Gestión (lógica encaminada a prestar el
servicio o pagar el siniestro)
SEPA
Nueva normativa
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22. DOCOUT SEGUROS: Emisión
LOGÍSTICA
Centralizamos la distribución tanto de documentación como Welcome
Packs o productos regalo…
- PÓLIZAS Y CARTAS
GESTIÓN
- ANULACIONES
- GESTIÓN CORREO
DEVUELTO
-Gestionamos la información
Valor añadido:
-Cuadro de mando
comprobación de
requerimientos
-Custodia documental
Envío cartas certificadas/Cancelación de pólizas
Proceso de control
informes
devoluciones
CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN
Perseguimos que la documentación durante todo el ciclo de vida de la póliza este completa
y correcta tanto en el momento de contratación hasta la cancelación de la misma
TRAZABILIDAD
30

23. DOCOUT SEGUROS: Siniestros/Gestión de
prestaciones
- Documentación
- Comunicación para el cliente
ES
D EN
E C
AC AD
C EN
IO A
N C
ES IÓ
N
OPERATIVA
D
GESTIÓN
Toda la lógica encaminada a prestar el servicio o
pagar el servicio
VALOR AÑADIDO
Automatización de tareas:
o Incardinación con las BANDEJAS DE TAREAS dentro del Proceso de
Negocio (prestaciones de desempleo)
o Soporte en los procesos administrativos de la cadena de valor
(impresión cartas de pago, anulaciones cierre de expedientes)
o Gestión cuentas a pagar proveedores (emisión y envío)
o Gestión del proceso de quejas y reclamaciones
Custodia física de la documentación
31

24. Flujo Compras+ CxP

25. Flujo Gestión Devolver Firmados
33

26. DOCOUT SEGUROS: SEPA
¿Qué es SEPA ? (Single Euro Payments Area o Zona Única
de Pagos en Euros).
Es una normativa Europea que homogeneiza la operación
bancaria básica de los países de la UE con objeto de que los
usuarios dispongan de un único conjunto de estándares y
normas.
¿En qué afecta a las empresas aseguradoras?

Domiciliaciones bancarias por cobro de primas

Transferencias bancarias pago de prestaciones (prima única, PRM)

B2B
¿Qué implicaciones tiene?

Cambio de longitud en las cuentas corrientes de 20 a 24 dígitos, IBAN-Banco-Oficina-DC-N.Cuenta
más Cod. BI

En el envío de remesas es necesario incluir el numero de mandato (MUR) autorización expresa de
domiciliaciones de recibos

Todas las empresas tienen que comunicar fehacientemente
asegurados/clientes. Entrada en Vigor 01/02/2014 (Aplazada 6 meses)
estos
cambios
a
sus
34

27. Valor añadido de DOCOUT en la aplicación de la
SEPA
•
Consultoría de situación sobre las necesidades de cada cliente
•
Diseño de reglas de negocio para elección entre los diferentes métodos de
comunicación
•
Herramientas colaborativas con las entidades aseguradoras para:
₋ Notificación certificada Multicanal
 Carta Certificada
 Email Certificado
 SMS Certificado
 Notificación a través de red comercial
 Fax Certificado
 No notificación
₋ Seguimiento y control de flujos de información con indicadores de
cumplimiento y generación de informes de situación
•
Trazabilidad y gestión de Envíos
•
Impresión
•
Alojamiento por el tiempo requerido de la información asociada al
cumplimiento de la norma
35

28. Beneficios para el cliente
₋
₋
₋
₋
₋
₋
₋
₋
₋
₋
Ahorro de espacio y costes
Reducción de riesgos operacionales
Conversión de costes fijos en variables
Control de calidad y mejora del flujo de la información
Centralización de los procesos documentales de sus sedes
Outsourcing Integral del Sistema de Información documental
Tecnología “en servicio” sin ninguna inversión
Garantizar seguridad e integridad de la documentación
Flexibilidad para acometer los cambios en el volumen de negocio.
Accesibilidad de la información a los usuarios gracias a la inmediata
disponibilidad de la documentación
₋ Garantizamos una trazabilidad y a lo largo de todo el ciclo de tratamiento
documental
₋ Solución portable a otros países con el mismo proveedor
₋ Proveedor fiable con capacidad de crecimiento y flexibilidad
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29. Ejemplos:
- Contamos con apartados postales para que vuestros clientes envíen su
documentación sin necesidad de pasar por la oficina: velocidad de
Tramitación
- Posibilidad de incorporar nuevas tecnologías como los códigos BIDI para
ahorrar costes y reducir tiempos
IMPLEMENTACIÓN CONTROL Y RECONOCIMIENTO DE FIRMAS:
COHERENTE
ILEGIBLE
COMPARACIÓN AUTOMÁTICA
FIRMAS ANTERIORES
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30. FIRMA BIOMÉTRICA

31. Beneficios para el cliente: Firma biométrica.
La implementación de la Firma Biométrica en la agenda del
tramitador
Optimiza la gestión de los procesos aseguradores:
•
Aprovechando los avances tecnológicos conocemos en tiempo real
el
estado de análisis del siniestro / prestación.
•
Permite un ahorro notable de papel
y tiempo
•
€
Ofrece una mayor seguridad.
39

32. Beneficios Firma Biométrica
1. El documento se
muestra en el
dispositivo
2. El cliente/perito firma
sobre el dispositivo
3. Se capturan los
datos biométricos
1/2
4. Se cifran los datos
biométricos obtenidos
5. Se incorpora una firma
en la que se incluyen los
datos biométricos cifrados
junto con un sello de
tiempo
o Vinculación única entre el firmante y el documento
o Cifrado de los datos biométricos
o Imposibilidad de utilizar la información de la firma para firmar otro documento
o
o
o
o
..distinto al que ha firmado el usuario
Se garantiza la integridad de los datos firmados
Se garantiza el tiempo exacto en que se produce la firma
Se asegura la confidencialidad de los datos biométricos
Uso de terceros de confianza
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33. Beneficios Firma Biométrica
2/2
o Se dispone de un procedimiento de validación de firmas y demostración
o
o
o
de la validez de la firma en caso de litigio
La cantidad y utilidad de los datos registrados permiten que el perito disponga de un
nivel de información muy superior al habitual
Despliega todos los efectos jurídicos que el Derecho otorga a la firma de un
documento
El documento electrónico firmado es apto para ser utilizado como prueba documental
en los procedimientos judiciales
Documento firmado
Informe final
1. Verificación de
la firma
electrónica y
sello de tiempo
2. Extracción de
la firma
biométrica con la
clave privada del
tercero de
confianza
3. Adquisición de
nuevas firmas del
sujeto
4. Comparación y
toma de decisión
13

34. REFERENCIAS
42

35. 43