Este documento trata sobre los metadatos, que son datos sobre los datos que proveen información estructurada y descriptiva. Explica que los metadatos se usan en sistemas de información, gestión documental y archivos para describir, buscar y recuperar información. También cubre los diferentes tipos de metadatos, estándares internacionales, legislación colombiana relevante, y campos de aplicación de los metadatos como gestión documental, repositorios digitales y preservación digital.

1. Saginfo Colombia® – Consultoría y FormaciónSaginfo Colombia® – Consultoría y Formación
Los Metadatos, una Huella
Digital en el Tiempo
Por:
M.Sc. Germán E. Torres H.

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Agenda
• ¿Qué son los metadatos?
• ¿Para que se usan?
• Tipos de Metadatos
• Estándares Internacionales
• Legislación Colombiana
• El Contexto
• Esquema de Metadatos
• Campos de Aplicación
• Conclusiones

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¿Qué son los Metadatos?
• Datos sobre los Datos
• Información estructurada
• Descripción
Fuente:
http://4.bp.blogspot.com/_DNdoo2UCTLw/TJCHF4mm
05I/AAAAAAAACI0/G5nFB77SVX0/s400/esquema.png

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¿Para que usan?
• Sistemas de Información
– Gestores Documentales
– Sistemas de Archivo
– Gestores de Contenido
– Bibliotecas
• Descripción de Información
• Búsqueda y Recuperación
• Clasificación
• Normalización
Fuente: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Nube-etiquetas.png

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Tipos de Metadatos
• Descriptivos / Normativos
• Estructurales
• Administrativos o de Negocio
Fuente:
http://latingeo.upm.es/Intranet/proyectos/Imgenes_
Proyectos/MetadatosIII.png

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Normas Internacionales
• ISO 23081 – Metadatos para la Gestión de Documentos
• ISO 15489 – Gestión de Documentos
• ISO 16175 – Documentos en el Entorno de Oficina Electrónica
• ISO 15801 – Almacenamiento de Imágenes Electrónicas
• ISO 15836 – Doublin Core
• ISO 12033 – Gestión de documentos. Imágenes electrónicas.
Directivas para la selección de métodos de compresión de
imágenes de documentos
• ISO 18492 – Conservación a Largo Plazo
• ISO 27001 – Seguridad de la Información
• ISO 30300 – Sistemas de Gestión para Registros
• MoReq2 – Diseño de Gestión para Sistemas de Documentos
• DoD5015 – Gestión de Registros
• OAIS - Open Archival Information System

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Legislación Colombiana
• Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos
• Ley 1437 de 2011 - Código de Procedimiento Administrativo
y de lo Contencioso Administrativo que fueron
reglamentadas a través del decreto 2609 de 2012 –
“…Disposiciones en materia de Gestión Documental para
todas las Entidades del Estado“
• Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia
• Decreto 2364 de 2012 - "Por medio del cual se reglamenta el
artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y
se dictan otras disposiciones"
• Ley 1581 de 2012 - Protección de Datos Personales

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El Contexto
Objeto / Documento
Metadatos Técnicos
Metadatos de Autenticidad
Metadatos de Gestión
Metadatos de Conservación

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El Contexto

10. Saginfo Colombia® – Consultoría y Formación
ISO 23081

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Esquema de Metadatos
• Agrupación por temáticas
• Descriptores de Campo
• Valores Permitidos
• Condición de Uso
• Obligatoriedad
• Repetible
• Diccionario de Datos
• Se pueden definir diferentes
esquemas.
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Ejemplo
Creación
Documental
Conversión y
Firma Gestión
Conservación y
Preservación Metadatos
TIEMPO
• Fecha
• Id documento
• Creado por
• Formato
• Info. Técnica.
• Clasificación de
Seguridad
• Datos personales
• Fecha
• Digitalizado por
• Formato
• Versión
• Info. Técnica
Digitalización.
• Firma
• Fecha
• Usado por
• Proceso
• Relaciones con
otros documentos.
• Reglas de negocio.
• Fecha
• Expediente
• Serie
• Conservación.
• Formatos
• Info. Técnica.
• Versión
• Esquema
• Hash
• Contexto
(metadatos)

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Campos de Aplicación
• Gestión Documental / Información
• Repositorios Digitales
• Interoperabilidad
• Preservación Digital
• Descriptores Documentales
• Búsquedas Cruzadas y Semántica
• Seguridad y Auditoría

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Conclusiones
• Para realizar una adecuada gestión de metadatos, se debe contar con
un área responsable dentro de la organización que garantice su
definición, uso, implementación y mantenimiento.
• Toda organización debe contar por lo menos con un esquema de
metadatos.
• El ciclo de vida de los documentos debe garantizar el acopio de los
metadatos durante el tiempo que dure dicho ciclo.
• Todo programa de gestión documental y/o de información, se debe
apoyar en un esquema de metadatos único dentro de la
organización.
• Todo sistema que genere, use, administre y conserve información
debe aplicar el esquema de metadatos definido en la organización.
• Los metadatos asociados a un documento deberían ser exportables
(xml) para así garantizar el contexto y migración hacia otros
sistemas.

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Muchas Gracias
M.Sc. Germán E. Torres H.
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