1. TRABAJO DE INVESTIGACION
UNIDAD 4
JUAN GAMBAALONSO
Estudiante
Luz Marina Arias González
Docente
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
GESTIÓN DOCUMENTAL II G4
BOGOTÁ
2015

2. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que
requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación
• R/ Un sistema de Gestión Documental, consisten en ciertos programas que se
componen de bases de datos las cuales disponen de tecnologías para un
tratamiento de los documentos, en su gran diversidad de series y tipologías. Con
este sistema se desarrollan varias oportunidades para mejorar los procesos
tradicionales, y dar un mejor servicio a los usuarios que son la base de un buen
trabajo y mantener o mejorar los lineamientos, para que los documentos estén
en buen estado y sean de fácil manejo.

3. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
• Se deben organizar los documentos tanto físicos y/o electrónicos, por
medio de cuadros documentales.
• Con la implementación de TRD y TVD, se establecen tiempos de
conservación y eliminación tanto en documentos físicos y/o electrónicos.
• Cuando se determina el tiempo de conservación documental con las TRD,
se puede hacer proceso de eliminación parcial o completas.
• De acuerdo con el ciclo vital documental se debe garantizar su autenticidad
de la información.
• Con las series y subseries, se podrá mantener la integridad documental.
• La disponibilidad de los documentos, debe ser completa y de fácil acceso
para los usuarios o funcionarios de la Entidad.

4. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar
su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la
cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.

7. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e
investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos
importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.
• Entidad Visitada:
• Agencia colombiana para la Reintegración
• Dando cumplimiento al Artículo 21 de la Ley 594 de 2000 – “Ley General de
Archivos”, sobre la elaboración de programas de gestión de documentos en las
entidades públicas o las privadas que cumplan funciones públicas, el artículo 10 del
Decreto 2609 de 2013 sobre “Obligatoriedad del programa de gestión
documental”. La Agencia Colombiana Para la Reintegración de Personas y Grupos
Alzados en Armas (ACR), diseña el Programa de Gestión Documental - PGD, como
un instrumento donde se formula y documenta el desarrollo de los procesos y
procedimientos archivísticos, con el propósito de facilitar la gestión documental de
la Entidad y garantizar la conservación de la memoria institucional.
• El presente PGD debe ser ajustado y actualizado de manera periódica, con base a
los cambios y regulaciones de la normatividad archivística colombiana, liderada por
el Archivo General de la Nación y los requerimientos propios de la ACR. La Entidad
debe regirse de acuerdo con lo reglamentado en el Programa de Gestión
Documental y los documentos del Sistema Integrado de Calidad.

8. • Origen de la Entidad
• Los orígenes de la ACR se remontan al Programa para la Reincorporación de la Vida
Civil (PRVC) que funcionó en el Ministerio de Interior y de Justicia entre 2003 y 2006.
El PRVC era un programa de Reintegración enfocado en el individuo, que buscaba
reformar y preparar a las personas desmovilizadas, a través de atención psicosocial,
capacitación académica y acceso al sistema nacional de salud, además del aporte de
una mensualidad económica.
• Marco conceptual
• Cumpliendo los estándares de calidad, constituidos como requisito dentro de la Ley
594 “Ley General de Archivos”, las disposiciones del Decreto 2578 y 2609 de 2012 y
demás disposiciones reglamentarias.
• Marco legal
• Los documentos de archivo hacen parte de los activos de las entidades y son pieza
fundamental, igualmente se convierten después del Talento Humano en los recursos
más valiosos para las mismas; porque son depositarios de su gestión, donde se
plasma el desarrollo de funciones y cumplimiento de obligaciones. Los documentos
de archivo son portadores de información necesaria para la toma de decisiones por
parte de la Alta Dirección y son también fuente de información para la
reconstrucción de la historia de la Entidad.

9. • Indague en la misma entidad lo siguiente:
¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del
sistema de Gestión de documentos?
• a) En la entidad se debe mantener los archivos bien organizados
• b) Debido a la función específica de la agencia, la información es
restringida, solo a personas directamente con la función.
• c) La información también se da por medio electrónico y físico, cuando se
requiere
• d) El factor humano es importante y capacitado, para una labor especifica
tanto sea como custodia u como intervención.

10. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el
sistema?
• El personal encargado de sistema debe ser capacitado para cada
proceso, y brindar seguridad a los usuarios y funcionarios.
• Los funcionarios que manipulan esta información, deben estar
capacitados y ubicados con las instalaciones adecuadas para su
proceso.
• Se debe elaborar y procesar bases de datos para su ubicación más
eficiente, y actualizar el sistema para poder brindar un mejor servicio.